Download - userguide openKM
USER GUIDE
DAFTAR ISI
BAB
I
PENGENALAN OPENKM...............................................................................................................................1
1.1 Menubar......................................................................................................................................2
1.2 Toolbar........................................................................................................................................2
1.3 Workspace...................................................................................................................................2
1.4 Path.............................................................................................................................................3
1.5 Properties Panel..........................................................................................................................3
1.6 Taxonomy dan Daftar Dokumen..................................................................................................4
1.7 My Document..............................................................................................................................4
1.8 User Identification.......................................................................................................................5
1.9 Statusbar......................................................................................................................................5
BAB II
OPENKM......................................................................................................................................................6
2.1 Login............................................................................................................................................6
2.2 Membuat Folder..........................................................................................................................7
2.3 Upload Document........................................................................................................................7
2.4 Download Document...................................................................................................................8
2.5 Hak Akses.....................................................................................................................................9
2.6 Chat...........................................................................................................................................12
BAB III
CONTOH KASUS.........................................................................................................................................15
DAFTAR ISTILAH.........................................................................................................................................18
1
BAB I
PENGENALAN OPENKM
OpenKM merupakan sistem manajemen dokumen elektronik yang bersifat open source
Penggunaan sistem manajemen dokumen ini bertujuan membantu suatu perusahaan atau instansi
untuk mengelola sumber daya yang tersedia sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Melalui
sistem ini, informasi terutama pengetahuan yang muncul dan berkembang dapat diakses bersama
oleh anggota lainnya. OpenKM merupakan alternatif pertama yang dieksplorasi dalam penelitian
ini. OpenKM cukup ideal sebagai sistem manajemen dokumen karena mendukung semua fitur
yang harus difasilitasi oleh suatu KMS seperti yang telah dibahas pada bagian sebelumnya.
Namun, proses sharing informasi dan pengetahuan hanya dapat dilakukan melalui notes dari
setiap dokumen. Idealnya, disediakan forum diskusi untuk setiap dokumen yang ada.. Di dalam
sistem ini juga menyediakan fasilitas chat sehingga memudahkan pengguna berkomunikasi
dengan pengguna lainnya.
Sistem ini terdiri dari berbagai bagian, antara lain :
1.1 Menubar
Gambar 1. Menubar
NOTE : untuk penjelasannya bisa dilihat di halaman daftar istilah
1.2 Toolbar
Di dalam toolbar terdapat beberapa fungsi yang hampir sama dengan menubar. Hanya
mungkin ada beberapa yang tidak ada di dalam menu bar. Seperti Refresh, Add Group
Properties, Delete Group Properties.
2
Gambar 2. Toolbar
1.3 Workspace
Workspace berguna untuk berpindah antara Search , DashBoard, dan Administration.
Gambar 3. Workspace
Untuk mencari sebuah dokumen di dalam taxonomy maka bisa menggunakan tab search,
apabila di Search maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini
Gambar 4. Search
Di dalam Dashboard berisi beberapa layanan informasi dan utilitas pengguna seperti,
dokumen umum dan email serta informasi yang sudah dikerjakan tentang manajemen
sebuah dokumen, baik meliputi lock, unclock, download dan sebagainya.
Gambar 5. Administration
3
1.4 Path
Path menunjukkan lokasi folder anda dalam pohon(Taxonomy, Thesaurus, MyDocument,
tergantung pada tampilan Anda telah mengaktifkan pada saat tertentu).
Gambar 6. Path
1.5 Properties Panel
Propeties panel berisi detail suatu folder yang berada di taxonomy. Properties panel ini
berada di pojok kanan bawah.
Gambar 7. Property Panel
1.6 Taxonomy dan Daftar Dokumen
Taxonomy merupakan daftar folder yang membentuk seperti pohon(Tree) karena terdiri
dari folder induk dan anak folder.
Daftar suatu dokumen yang terletak di dalam suatu folder bisa di lihat di bagian ini.
Gambar 8. Taxonomy
4
1.7 My Document
Semua dokumen pribadi yang bersifat Private terletak di bagian ini. Dan tersedia haya
untuk pemilik.
Gambar 9. MyDocument
1.8 User Identification
Di dalam bagian ini diidenfikasi anda sebagai user yang saat ini akan diidentifikasi.
Gambar 10. UserIdentiifcation
1.9 Statusbar
Statusbar menunjukkan pemberitahuan yang ada di dalam sistem tersebut. Baik berisi
permberitahuan chat, email , note dan lain-lain.
Gambar 11. Satusbar
5
BAB 2
OPENKM
2.1 Login
Akses Layanan File Sharing dengan mengakses alamat
“http://edoc.stem.intra:8080/OpenKM” atau “http://192.168.0.16:8080/OpenKM” di
browser yang ada (misal : Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer).
Kemudian akan muncul halaman awal seperti berikut
Gambar 12. Login
Untuk Login silakan anda masukkan “user” dan “password”. Setelah Login maka
muncul tampilan yang berisi 3 bagian, seperti berikut ini :
Gambar 13. Home
6
2.2 Membuat Folder
Gambar 14. Create Folder
Selain itu menggunakan cara di atas bisa juga menggunakan menu “Create Folder “ di
menu bar atau toolbar.
Setiap user harus memiliki 1 folder di taxonomy , ini akan memudahkan dalam upload
dan download dokumen. Ini berguna untuk manajemen dokumen dan sharing file antar
sesama user.
2.3 Upload Document
Untuk mengupload sebuah dokumen cukup memilih menu upload yang berada di dalam
toolbar. Berikut tampilannya :
Gambar 15. Upload Document
Setelah diklik maka akan muncul tampilan sebagai berikut ini :
Gambar 16 . Browse
7
Kemudian pilih untuk memilih dokumen, lalu pilih Upload . Maka secara
otomatis dokumen yang sudah dipilih akan di Upload. Setelah sukses Upload file maka
muncul tampilan sebagai berikut.
Gambar 17. Upload
2.4 Download Document
Untuk mendownload dokumen maka klik kanan dan pilih Download di dokumen yang
akan di download.
Gambar 18. Download
8
2.5 Hak Akses
Gambar 19. Bagan Organisasi
Dari di atas terdapat group utama yaitu AKAMIGAS . Semua user yang berada di
dalam AKAMIGAS berhak untuk mengakses data yang ada di dalamnya. Di dalam
AKAMIGAS terdapat 4 SubGroup yaitu Adm Akademis, Adm Keuangan , Manajemen
Direktur, UPT. Berikut penjelasan setiap group.
- Adm Akademis : Asrama, Evaluasi, Pembinaan, Perkuliahan,Public, Private
- Adm Keuangan : Keuangan,Perlengkapan,Personalia,Public, Private
- Manajemen Direktur : DIrektur, PD I, PD II, PD III
- UPT : Kominfo, Lain-lain
Dari tersebut pada setiap Group, Subgroup dan User harus memiliki Private dan
Public .
9
AKAMIGAS
Adm Akademis
Asrama
Perkuliahan
Public
Private
Evaluasi
Pembinaan
Adm Keuangan
Keuangan
RT Angkutan
Public
Private
Perlengkapan
Personalia
Manajemen Direktur
Direktur
PD II
PD I
PD II
UPT
Kominfo
Lian-Lain
Folder Private, hanya boleh di akses oleh user lain yang berada dalam
satu group, sedangkan untuk group lain tidak bisa mengakses file dan folder
yang berada di dalam folder Private.
Folder Public , boleh diakses siapapun dan tidak harus user dalam satu
group.
Berikut cara untuk membuat folder Public dan Private di dalam folder :
Gambar 20. Create Folder Private and Public
Berikut tampilan setelah membuat folder Public dan Private :
Gambar 21. Folder Private and Public
- Hak akses untuk setiap folder Public dan Private bisa diatur kolom security yang
terletak di kolom bawah kanan.
Gambar 22. Security
10
Untuk mengaturnya hak akses maka klik menu Update yang berada di tengah kolom
Gambar 23. HakAkses
Setelah menu Update maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :
Gambar 24.Security User
Berikut ini contoh apabila ingin mengatur siapa saja yang boleh mengakses file maka
pilih user yang berada di kolom user sebelah kanan kemudian klik tanda panah ke kiri.
Dan begitu sebaliknya untuk menghapus user yang ada di sebelah kiri.
Untuk mengatur hak akses setiap user maka bisa diatur di menu user, seperti di atas.
Sedangkan untuk mengatur hak akses group , maka pilih menu Groups sehingga akan
muncul tampilan seperti di bawah ini.
11
Gambar 25. Add User
Gambar 26. Add Groups
2.6 Chat
Di dalam sistem ini terdapat fasilitas chat. Berikut langkah untuk memulai chat di
dalam OpenKM :
12
1. Untuk memulai chat dengan user lain maka klik (Chat Room) yang berada di
toolbar bawah. Seperti gambar berikut ini :
Gambar 27. ChatRoom
2. Setelah klik menu Chat Room maka akan muncul tamilan daftar user yang online
seperti gambar berikut ini :
List User yang
Online
Gambar 28. List User
Untuk memulai chat dengan user lain maka pilih yang ada di daftar online dan
kemudian klik yang ditunjukkan pada anak panah seperti pada gambar di
atas.
Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini :
13
Gambar 29. Chat
Ketika anda ingin mengirim pesan cukup dengan mengetik dan tekan Enter dengan
begitu pesan akan terkirim seperti gambar berikut ini
Gambar 30. Chatt TO user
14
BAB III
CONTOH KASUS
Berikut ini langkah untuk mengirimkan dokumen kepada user tertentu :
1. Masuk pada folder Private anda di dalam Taxonomy.
2. Klik yang berarti Add Document (tambah document) yang berada di dalam toolbar
3. Kemudian muncul tampilan seperti berikut ini
Gambar 31. Browse Document
Untuk memilih dokumen yang akan di Upload maka pilih ,sehingga akan muncul
tampilan File Upload berikut ini :
Gambar 32. File Upload
15
Silakan pilih dokumen yang akan di Upload dengan mengklik pada dokumen tersebut kemudian
pilih tombol seperti gambar di atas.
Setelah memilih tombok Open maka akan muncul tampilan seperti berikut ini
Gambar 33. Add New Document
Untuk mengatur hanya user tertentu yang akan mengakses maka centang pada bagian
sehingga akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
Gambar 34. Notification
16
Pada bagian kolom Notification message silakan anda ketik pesan yang akan akan ditampilkan
saat dokumen tersebut di upload.
Untuk bagian memilih user atau group yang akan diperbolehkan mengakses maka document
tersebut. Setelah dipilih user / group yang boleh mengakses maka klik sehingga
muncul tampilan berikut ini.
Gambar 35. Success Upload
Untuk mengupload lagi maka klik pada sedangkan untuk menutup
pemberitahuan maka klik
17
DAFTAR ISTILAH
Create folder : untuk membuat folder baru
Add document : untuk menambah/ upload dokumen baru
Download document : untuk mendownload dokumen yang ada di dalam di
folder
Download document as
: untuk mendownload document yang ada dengan
format PDF
Send document link : untuk mengirim alamat/link dokumen
Send document attachment : untuk mengirim file yang sudah dipilih di dalam
folder dan kemudian dikirim ke group / user tertentu
Export to ZIP : untuk mengeksport folder ke dalam bentuk .zip
Scanner : untuk menscan dokumen
File uploader : untuk mengupload file
Purge trash : untuk membersihkan dokumen yang dianggap sampah
Exit : untuk logout
Lock : untuk mengunci file agar tidak sembarang orang bisa
memodifikasi file
Unlock : untuk membuka kunci file agar bisa di akses kembali
Check Out : untuk mengganti / mengubah isi file dengan
mendownloadnya
Check In : untuk menyimpan kembali file yang sudah diubah
Cancel Check Out : untuk mengcancel file yang akan di edit
Delete : untuk menghapus file
Copy : untuk mengcopy file yang ada
Move : untuk memindahkan file yang ada
Rename : untuk mengganti nama file
Language : untuk memilih bahasa
Skin : untuk mengganti tampilan, baik itu font maupun
umum
Debug Console : untuk berpindah ke console
18
Show Administration : untuk menampilkan administrasi tools dan bisa
dikonfigurasi
Prefenrence : untuk mengatur mail account
Home : untuk kembali ke folder home
Set default home : untuk menyeting file home
Edit Bookmark : untuk mengubah bookmark
Add property group : menambah group property
Remove property group : menghapus group property
Add Subcription : document akan ditampilkan di pengguna karena
penggunna berlangganan document tersebut
Remove Subcription : document tidak akan ditampilkan karena pengguna
sudah tidak berlangganan
Refresh : untuk mereload tampilan setelah ada perubahan
19