D i s i a p k a n o l e h : S P S - D A P - D K S I G e d u n g A H N L a n t a i 2 , K a m p u s I P B D a r m a g a
2011
MANUAL PENGOPERASIAN
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
SEKOLAH PASCASARJANA
PADA TINGKAT DEPARTEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
1
DAFTAR ISI
I. PENGANTAR......................................................................................................................... 2
II. MENJALANKAN SIMAK SPs .................................................................................................. 3
III. DATA MASTER ..................................................................................................................... 4
A. Mahasiswa ................................................................................................................ 4
B. Matakuliah ................................................................................................................ 7
C. Program Studi............................................................................................................ 8
D. Kurikulum .................................................................................................................. 9
E. Nilai ......................................................................................................................... 10
F. Dosen ...................................................................................................................... 14
IV. KRS ..................................................................................................................................... 15
V. ABSENSI ............................................................................................................................. 16
VI. UBAH PASSWORD .............................................................................................................. 18
VII. MENUTUP SIMAK SPS ........................................................................................................ 18
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
2
I. PENGANTAR
Manual Pengoperasian Sistem Informasi Akademik Sekolah Pascasarjana (SIMAK SPs)
berbasis web ini disiapkan untuk membantu para pengguna dalam pengoperasian atau
penggunaan SIMAK SPs. Sehingga, diharapkan dengan membaca manual pengoperasian
ini pengguna dapat mengoperasikan SIMAK SPs dengan sebaik-baiknya.
Untuk dapat mengoperasikan SIMAK SPs berbasis web ini diperlukan persyaratan antara
lain: a) komputer yang digunakan terhubung ke jaringan internet maupun ke jaringan
intranet kampus IPB. Untuk terhubung ke jaringan internet, dapat menggunakan Speedy,
Modem (SmartFred, AHA, dll), Dial Up dengan saluran telepon, dll. Sedangkan
penggunaan intranet kampus IPB dimungkinkan apabila komputer yang akan digunakan
berada di area kampus IPB dan terhubung dengan jaringan LAN baik dengan
menggunakan kabel UTP maupun menggunakan sarana Wireless yang sudah terpasang.
b) Sudah terinstal salah satu program perambah (browser) seperti Mozilla Firefox, Google
Chrome, Internet Explorer, dll. untuk digunakan menjalankan aplikasi SIMAK SPs.
Manual Pengoperasian SIMAK SPs ini diperuntukkan bagi pengguna pada tingkat
Departemen yang ditugaskan sebagai operator SIMAK SPs berbasis web.
Demikian, mudah-mudahan bermanfaat.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
3
II. MENJALANKAN SIMAK SPs
Untuk memulai pengoperasian SIMAK SPs, pertama-tama jalankan program browser yang
ada seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, atau lainnya, lalu
lakukanlah salah satu cara berikut ini :
a. Pada program browser, tuliskan alamat URL : http://www.ipb.ac.id. Pada bagian
kanan sebelah tengah halaman web IPB terdapat sebuah link dengan tulisan IPB
Applications & Information System Portal, lalu klik link ini. Pada Menu Academic
Application, klik SIMAK Online Pascasarjana.
b. Pada program browser, tuliskan alamat URL : http://akademik.pasca.ipb.ac.id.
Setelah melaksanakan salah satu instruksi di atas, selanjutnya akan ditampilkan halaman
awal SIMAK SPs seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Halaman Login SIMAK SPs
Selanjutnya pengguna harus memasukkan Username dan Password yang telah
diberitahukan oleh pengembang maupun oleh administrator SIMAK SPs ini. Terdapat 3
(tiga) jenis user pada SIMAK SPs ini, yaitu: 1) user untuk Administrator SPs, 2) user untuk
pengguna pada Departemen, dan 3) user untuk mahasiswa. User Administrator SPs
diperuntukkan bagi pengguna SIMAK SPs di tingkat Sekolah Pascasarjana maupun
Direktorat Administrasi Pendidikan. User Departemen diperuntukkan bagi pengguna di
tingkat Departemen yang mengampu program-program studi Sekolah Pascasarjana. User
Mahasiswa diperuntukkan bagi mahasiswa sekolah Pascasarjana agar dapat mengakses
SIMAK SPs. Ketiga jenis user tersebut telah disiapkan dan telah berjalan. User bagi
mahasiswa terdaftar pada User Access IPB, sehingga mahasiswa dapat menggunakan
fasilitas internet yang telah disediakan oleh IPB. Selain itu, user access yang dimiliki oleh
setiap mahasiswa ini juga dapat digunakan untuk mengakses aplikasi-aplikasi lain yang
telah ada seperti Electronic Mail (http://mail.student.ipb.ac.id), blog mahasiswa
(http://username.student.ipb.ac.id), Captive Portal IPB (http://login1.ipb.ac.id;
http://login2.ipb.ac.id), dan lain-lainnya.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
4
Jika login dengan menggunakan user Administrator Departemen berhasil, maka
ditampilkan halaman Home sistem SIMAK SPs seperti Gambar 2.
Gambar 2. Halaman Awal SIMAK SPs
Pada halaman awal (Home) SIMAK SPs, terdapat 4 (empat) menu, dengan judul Data
Master, KRS, Absensi, dan Ubah Password. Menu Data Master, digunakan untuk
pengelolaan/melihat data master yang diperlukan oleh sistem SIMAK SPs, terdiri dari
Mahasiswa, Matakuliah, Program Studi, Kurikulum, dan Nilai.
III. DATA MASTER
A. Mahasiswa
Pada menu mahasiswa ditampilkan seluruh data mahasiswa dari setiap
departemen/program studi masing-masing seperti pada Gambar 3.
Gambar 3. Halaman Data Mahasiswa
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
5
Pada tampilan data mahasiswa tersebut terdapat tujuh kolom data yaitu, NRP, Nama,
Tahun Masuk, Semester, Mayor, Nilai, dan Prestasi. Tombol perintah dengan keterangan
‘Filter Data Mahasiswa’ dapat digunakan untuk membatasi tampilan daftar mahasiswa
dalam lingkup yang lebih kecil lagi, yaitu per program studi dengan strata tertentu (S2/S3)
dan tahun masuk mahasiswa tertentu (misal 2011). Penggunaan perintah ini bermanfaat
bagi departemen yang program studinya banyak, sebagai contoh Departemen Ilmu Tanah
dan Sumberdaya Lahan (TSL) dengan jumlah program studi ada sebanyak 8 (delapan)
program studi (S2/S3). Untuk melakukan filter data mahasiswa, klik pada link ‘Filter Data
Mahasiswa’, ditampilkan form filter data seperti pada Gambar 4. Berikan tanda cek pada
kotak sebelah kiri, misal pada kotak Program Studi/Mayor lalu pilih salah satu program
studi yang ada. Hal yang sama dapat dilakukan pada kotak pemilihan strata dan tahun
masuk. Setelah selesai menentukan kriterima pemilihan data, lalu klik Tombol ‘Filter’,
maka ditampilkan daftar mahasiswa yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan.
Gambar 4. Filter Data Mahasiswa
Untuk melihat biodata mahasiswa dapat dilakukan dengan melakukan klik pada salah
satu NRP yang ada. Ditampilkan informasi biodata mahasiswa seperti contoh pada
Gambar 5.
Kolom Nilai apabila diklik pada salah satu baris NRP tertentu menampilkan data nilai
seperti pada Gambar 6. Pada tampilan nilai dari mahasiswa yang dipilih dapat dilakukan
pencetakan transkrip dengan memilih tombol Transkrip. Bentuk transkrip dapat dilihat
pada Gambar 7.
Apabila mahasiswa belum mengisikan data matakuliah/KRS, maka pada kolom nilai akan
ditampilkan ‘Belum Tersedia’ (Gambar 3). Pengisian data KRS mahasiswa untuk kasus
seperti ini dapat dilakukan oleh administrator Pascasarjana dengan menyalin data dari
Formulir FRS Mahasiswa ke Formulir KRS.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
6
Gambar 5. Biodata Mahasiswa
n
Gambar 6. Halama Nilai Mahasiswa
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
7
Gambar 7. Halaman Transkrip Mahasiswa
Kolom Prestasi apabila diklik pada salah satu NRP tertentu menampilkan data prestasi
yang dicapai oleh mahasiswa tersebut seperti pada Gambar 8.
Gambar 7. Daftar Prestasi Mahasiswa
B. Matakuliah
Pada menu Data Master pilih matakuliah, ditampilkan seluruh data matakuliah yang ada
di departemen tersebut seperti pada Gambar 8.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
8
Gambar 8. Halaman Matakuliah
Untuk melihat rincian dari matakuliah (Gambar 9), maka lakukan klik pada link kode
matakuliah.
Gambar 9. Halaman Detil Matakuliah
C. Program Studi
Untuk melihat program studi yang ada pada suatu departemen, pilih menu data master
lalu klik program studi. Ditampilkan daftar program studi yang ada seperti pada Gambar
10. Informasi pada kolom daftar program studi meliputi kode program studi, nama
program studi, departemen pengampu, fakultas, strata, dan kolom Aksi untuk melakukan
perubahan atau penghapusan data program studi. Sebagai contoh pada tampilan gambar
tersebut, Departemen Ilmu Komputer mengampu dua Program Studi.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
9
Gambar 10. Halaman Daftar Program Studi
Untuk melihat detil suatu program studi, klik salah satu kode program studi yang ada
pada kolom Kode Mayor. Selanjutnya akan ditampilkan informasi mengenai program
studi seperti pada Gambar 11.
Gambar 11. Detil Program Studi
Administrator Departemen tidak dapat melakukan penambahan, perbaikan, maupun
penghapusan program studi. Penambahan, perbaikan, maupun penghapusan program
studi dilakukan oleh Administrator pada level Pascasarjana.
D. Kurikulum
Untuk melihat kurikulum program studi, pilih menu Data Master lalu klik Kurikulum. Akan
ditampilkan daftar kurikulum yang ada seperti pada Gambar 12. Informasi pada kolom
daftar kurikulum meliputi program studi/mayor, kode matakuliah, nama matakuliah,
tahun akademik, semester akademik, dan sks.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
10
Gambar 12. Halaman Daftar Kurikulum
Untuk melihat detil data matakuliah dari kurikulum program studi, klik link salah satu nama
program studi yang ada pada kolom program studi/mayor dengan baris kode matakuliah
yang ingin ditampilkan. Selanjutnya ditampilkan informasi mengenai matakuliah seperti
pada Gambar 13.
Gambar 13. Halaman Detil Matakuliah pada Kurikulum
Administrator Departemen tidak dapat melakukan penambahan, perbaikan, maupun
penghapusan kurikulum. Penambahan, perbaikan, maupun penghapusan kurikulum
dilakukan oleh Administrator pada level Pascasarjana.
E. Nilai
Pada menu nilai, operator dapat melihat nilai mahasiswa dan transkripnya, melihat
biodata mahasiswa, serta melakukan pemasukan nilai ke basisdata. Setelah memilih
menu Nilai, ditampilkan informasi halaman mahasiswa seperti pada Gambar 14.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
11
Gambar 14. Menu untuk Melihat Nilai
Pada Gambar 14 terlihat daftar mahasiswa dengan urutan kolom NRP, nama mahasiswa,
tahun masuk, program studi/mayor, dan kolom nilai untuk melihat nilai/krs. Untuk
melihat biodata mahasiswa, maka lakukan klik pada salah satu NRP mahasiswa.
Ditampilkan biodata mahasiswa seperti pada Gambar 5. Untuk melihat yang sudah diraih
oleh seorang mahasiswa dan transkripnya maka lakukan klik pada salah satu link Nilai
pada kolom NILAI. Ditampilkan daftar nilai seperti pada Gambar 6, untuk melihat
transkripnya klik pada tombol Transkrip, ditampilkan contoh transkrip seperti pada
Gambar 7.
Pada Gambar 14 terdapat tombol ‘Upload Nilai’ yang dapat digunakan untuk
memasukkan (‘upload’) nilai akhir mahasiswa dari suatu matakuliah tertentu. Untuk
melakukan proses upload nilai ada 3(tiga) tahap yang harus dilakukan. Pertama, unduh
(download) daftar peserta matakuliah (mahasiswa) dari suatu matakuliah tertentu. Pada
proses ini akan didapatkan borang nilai berupa berkas Ms. Excel yang berisi informasi
kode matakuliah, nama matakuliah, tahun dan semester akademik, serta kolom NRP,
Nama mahasiswa dan kolom Nilai Mutu yang masih kosong. Kedua, isilah borang nilai
dalam format Excel dengan nilai huruf mutu yang telah didapatkan dari dosen. Bila nilai
sudah tersedia pada berkas Ms. Excel yang lain (salinan dari dosen), maka pengisian
borang nilai dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi ‘Lookup’ yang tersedia pada
Ms. Excel. Ketiga, lakukan proses mengunggah (upload) nilai dari file Ms. Excel yang telah
disiapkan untuk dimasukkan ke basisdata nilai mahasiswa.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
12
a. Mengunduh (download) Daftar Peserta
Prosesnya sebagai berikut: lakukan klik tombol ‘Upload Nilai’ yang berada di atas tabel
nama mahasiswa. Selanjutnya pada bagian ‘Download Form Nilai’, pilih matakuliah,
tahun, dan semester akademik untuk meng-unggah berkas yang berisi form pengisian
nilai mahasiswa yang mengambil matakuliah tersebut (Gambar 15).
Gambar 15. Tampilan Mengunggah dan Mengunduh Berkas Nilai
b. Mengisi Nilai pada File Excel
Setelah berhasil mengunggah file excel yang berisi daftar mahasiswa dari suatu
matakuliah, selanjutnya buka file excel tersebut. Akan tampak daftar mahasiswa peserta
matakuliah seperti pada Gambar 16.
Gambar 16. Daftar Mahasiswa untuk Diisi Nilai
1. Dalam file Excel tersebut, akan muncul daftar mahasiswa yang mengambil matakuliah
yang dipilih, beserta kolom ‘HURUFMUTU’ untuk pengisian nilai mahasiswa.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
13
2. Dalam pengisian nilai, hanya dilakukan pengisian nilai di kolom ‘HURUFMUTU’, tanpa
mengubah isi dari cell maupun keterangan (header) dari isi file Excel tersebut. Huruf
mutu yang diisikan adalah : A/AB/B/BC/C/D/E/BL/L/Sit/null(blank). Huruf mutu yang
diisikan selain itu, akan ditolak oleh sistem pada waktu dilakukan proses meng-Unggah
(upload) nilai akhir.
3. Diakhir daftar mahasiswa, isikan tim dosen pengajar dengan data NIP, Nama, Jumlah
Pertemuan. Dituliskan berurutan kebawah.
4. Setelah pengisian nilai dan pengisian daftar tim pengajar selesai, save perubahan isi
file Excel tersebut. Untuk memudahkan dalam pengelolaan file nilai, simpanlah file
nilai ini dalam folder tertentu, misalnya folder D:\NilaiPasca\2011-1 (yang bermakna
kumpulan nilai SPs pada tahun akademik 2011/2012 semester ganjil), dan berikan
nama file Excel sesuai dengan kode matakuliahnya, misal STK511.xls. Apabila terdapat
beberapa kelas paralel dalam satu matakuliah, maka pemberian nama file-nya dapat
berupa misalnya, STK511-1.xls, STK511-2.xls, STK11-3.xls, dst. atau disimpan dalam
lembaran Sheet yang berbeda-beda.
c. Mengunggah (Upload) Daftar Nilai
Setelah berhasil mengisi daftar nilai yang disimpan dalam file Excel, selanjutnya dilakukan
proses mengunggah file Excel tersebut agar nilai yang telah diisikan dapat disimpan
dalam basisdata SIMAK SPs. Perhatikan kembali Gambar 15 bagian Upload Nilai.
1. Pada baris dengan pesan ‘File (Tipe file xls):’, klik tombol ‘Browse..’ untuk memilih file
nilai dalam format Excel yang telah disiapkan. Pilih Folder dan file nilai dalam format
Excel dimana nilai itu berada. Kemudian, klik tombol ‘Open’ untuk membuka file nilai
agar siap diunggah. Sampai tahap ini, sebagai contoh file nilai yang akan diunggah
adalah KOM511.xls akan tampak seperti pada Gambar 17 berikut ini.
Gambar 17. File Nilai yang Siap Diunggah
2. Setelah file nilai dipilih, tekan tombol ‘Upload Nilai’ untuk melakukan proses
mengunggah nilai ke basisdata SIMAK SPs.
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
14
3. Jika proses berhasil, silakan periksa data nilai mahasiswa dari matakuliah yang telah
dipilih dengan melihat ‘tabel list’ matakuliah dibawah form upload nilai, dan klik link
‘Tampil’ pada kolom ‘Nilai’ (Gambar 18).
Gambar 18. Matakuliah dengan Nilai yang Sudah Diunggah
F. Dosen
Pada menu Dosen, operator dapat melihat data NIP, nama, dan gelar dosen (Gambar 19).
Terutama pada waktu melengkapi isian nilai huruf mutu suatu mata kuliah, dimana pada
akhir data mahasiswa operator diminta untuk mengisi Tim Dosen yang terdiri dari NIP,
Nama, dan Jumlah Pertemuannya (Gambar 16). Menu dosen dapat digunakan untuk
membantu pencarian NIP dari dosen yang dimaksud seperti pada Gambar 20. Apabila
data dosen yang dicari sudah tampak pada monitor, selanjutnya salinlah identitas NIP dan
nama dosen dengan cara (Copy – Paste) dari SIMAK SPs ke file Excel yang dituju.
Gambar 19. Daftar Dosen
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
15
Gambar 20. Pencarian Dosen Tertentu
IV. KRS
Menu KRS berisi data KRS yang digunakan untuk pemantauan data KRS mahasiswa. Pada
tampilan data KRS terdapat kolom No, NRP, Nama, Mayor/PS, Strata, Jumlah MK, Jumlah
SKS, dan Detail dari KRS mahasiswa seperti pada Gambar 21.
Gambar 21. Tampilan Data KRS
Untuk melihat daftar matakuliah secara rinci yang diambil oleh seorang mahasiswa, maka
pada baris salah satu mahasiswa tersebut klik link Detail yang berada pada kolom DETAIL.
Selanjutnya akan ditampilkan data rinci mahasiswa seperti pada Gambar 22. Informasi
yang ditampilkan berupa data NRP, Nama, Mayor/PS, Semester, dan Tahun Akademik
mahasiswa, serta kolom detil yang berisi informasi No, KodeMK, NamaMK, SKS, Nama
Departemen, Status MK (wajib/pilihan/dll), dan Status Pengambilan (Penuh/Sit In).
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
16
Gambar 22. Tampilan Data KRS Seorang Mahasiswa
V. ABSENSI
Menu ABSENSI berisi formulir kehadiran yang dapat digunakan untuk mencatat kehadiran
mahasiswa pada waktu kuliah/praktikum/ujian. Memilih menu Absensi akan
menampilkan Daftar Matakuliah pada Program Studi seperti pada Gambar 23. Untuk
melihat Daftar Mahasiswa yang Mengambil Matakuliah tertentu, maka pada kolom DATA
lakukan klik pada link Tampilkan. Contoh Daftar Absensi dapat dilihat pada Gambar 24.
Gambar 23. Tampilan Daftar Matakuliah untuk Absensi
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
17
Gambar 24. Tampilan Daftar Hadir Suatu Matakuliah
Untuk dapat menampilkan bentuk file dalam format pdf seperti diatas, diperlukan aplikasi
‘Adobe Reader’. Pada komputer yang digunakan, aplikasi ini harus sudah terinstal
sebelumnya. Dalam aplikasi ini tersedia fasilitas Simpan file Absensi, Print file Absensi ke
kertas, dan memperbesar/memperkecil bentuk tampilan pada layar. Fasilitasnya seperti
yang terlihat pada Gambar 25. Untuk keperluan absensi perkuliahan/praktikum dan
lainnya, Daftar Hadir dapat dicetak dari Departemen pengampu masing-masing
matakuliah. Untuk kembali ke tampilan sebelumnya (Daftar Matakuliah) dapat dilakukan
dengan mengklik tanda ‘Back’ pada aplikasi perambahnya (Gambar 26).
Gambar 25. Tampilan Fasilitas dari Adobe Reader
Gambar 26. Panah Kekiri Kembali ke Tampilan Sebelumnya
MANUAL PENGOPERASIAN 2011
18
VI. UBAH PASSWORD
Menu UBAH PASSWORD digunakan untuk melakukan perubahan password. Memilih
menu Ubah Password menampilkan informasi seperti pada Gambar 27. Untuk melakukan
perubahan password, isilah Password Lama kemudian Password Baru. Untuk meyakinkan
password baru, maka ulangi pengisian password baru pada petak Konfirmasi Password
Baru. Klik tombol Ubah untuk menyimpan data password baru, atau klik tombol Batal
apabila akan membatalkan perubahan password.
Gambar 27. Tampilan Ubah User
VII. MENUTUP SIMAK SPS
Untuk mengakhiri pengoperasian SIMAK SPs, maka pada tampilan menu awal klik pada
tombol ‘Logout’ seperti yang ditampilkan pada Gambar 28. Setelah mengklik tombol
‘Logout’, aplikasi akan ditutup setelah proses ‘Logout’ sukses.
Gambar 28. Tampilan Logout
oooOOOooo