Download - Managing Operations -Mat Managemen
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
1/46
Managing Operations:Materials Management
Control
Hari PrasetyoUniversitas
Muhammadiyah Surakarta
#2
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
2/46
QuickReview
Operation management is the businessfunction that plans, organizes coordinates andcontrols the resources needed to produce acompanys goods and services
t is mainly concerned !ith managing theprocess that converts inputs into outputs
t closely interacts !ith the accounting,"nance and human resource managementfunction in an organization
Pharmacy is a highly competitive industry,and companies are e#periencing "nancialpressures more than ever before
Hence operations management is the
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
3/46
Why managing materials isimportant
nventory usually represents apharmacys largest current asset
$he value of inventory to allpharmacies continues to rise
!herefore" proper managementof inventory has a signicantimpact on $oth the nancial an%the operational aspects of anypharmacy
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
4/46
&onsekuensinya'''
%eberadaan inventori perludieliminasi, bila tidak mungkin maka
keberadaannya harus diminimalkan&'MU& tetap dapat men(aminkelancaran pemenuhan permintaanpemakainya)
%ondisi kekurangan inventori*inventory shortage+ merugikanpengelola dan pemakai)
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
5/46
!ipe(tipe )erse%iaan *+,
i dalam suatu sistem manufaktur,inventori muncul dalam bentuk-
Persediaan .ahan .aku *Raw Material+
Persediaan .arang Setengah /adi *Workin Process/ WIP+
Persediaan .arang /adi *Finished
Goods+ Persediaan .arang Penolong *Supplies+
Persediaan Suku 0adang *Spare Part+
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
6/46
!ipe(tipe )erse%iaan *2,
i luar sistem manufaktur-
ari bentuknya inventori di luar sistemmanufaktur berupa produk (adi *fnished goods+
yang bergerak dari pabrik menu(u pemakai)Mengalir dari gudang pabrik *actorywarehouse+, gudang distribusi *distriutionwarehouse+, pengecer *retailer+, hinggakonsumen akhir *end user+)
'danya berbagai pihak yang mengelola aliranbarang dari pemasok ke konsumen membentuksuatu sistem yang dikenal dengan sistem rantaipasok *supply chain syste!+
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
7/46
!ipe(tipe )erse%iaan *-,
/enis inventori di luar sistem manufaktur-1)nventori operasi *operational inventory+-
inventori barang yang digunakan untukmen(amin kelancaran pemenuhan permintaanpemakai
2)nventori penyangga *u"er inventory+-inventori barang yang digunakan untukmeredam 3uktuasi permintaan yang bersifatrandom
4)nventori siklis *cycle inventory+- inventori yang
digunakan untuk menanggulangi lon(akanpermintaan yang berulang dalam menurutselang !aktu karena sebab ke(adian tertentu
5)nventori musiman *seasonal inventory+-inventori yang digunakan untuk menanggulangi
lon(akan permintaan yang berulang dalammenurut selang !aktu karena sebab musiman
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
8/46
.enis )ermasalahan /istem0nventori
1) Permasalahan operasional-
. .ersifat kualitatif dan berkaitan dengan permasalahankelancaran dan e"siensi mekanisme serta prosedurpengoperasian harian sistem inventori)
Permasalahan organisasi dan administrasi Permasalahan koordinasi Permasalahan eksternal
2) Permasalahan kebi(akan inventori-
. .agaimana men(amin permintaan pemakai dapatdipenuhi dengan ongkos minimal)
Penentuan stock operasi *operating stock+ Penentuan saat pemesanan *reorder point+, dan Penentuan cadangan pengaman *saety stock+
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
9/46
)ermasalahan Organisasi %an1%ministrasi
Meliputi hal6hal terkait dengan aspek fungsional sisteminventori, antara lain- Pengorganisasian inventori- penyusunan barang, layout
gudang,#o descritionpeker(a gudang, (ad!al ker(a, dan
lain6lain Mekanisme dan prosedur pengadaan inventori 'dministrasi dan sistem informasi inventori
/ika permasalahan ini teratasi maka pengelola akanmudah men(a!ab pertanyaan sederhana berikut- /enis barang apa yang dikelola imana barang tersebut berada .erapa (umlah yang tersedia .erapa yang sedang di pesan Siapa pemasok barang tersebut, dll
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
10/46
)ermasalahan ksternal
Pihak eksternal dari pengelola ada 2yaitu- P7M'%' dan P7M'SO%
%etidakberaturan dari pihak eksternaltidak dapat dihindarkan
P7&879O9'- .ersifat Proaktif untukmengurangi variabilitas
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
11/46
)ermasalahan &oor%inasi
%eterkaitan antara pengelola inventori dengan unitorganisasi lain) Misalnya, inventori spare partsdenganbagian !aintenance, inventori bahan mentah denganbagian permesinan, dan lain lain
$iap unit organisasi: usaha memiliki kepentingan yangberbeda6beda sesuai %P masing6masing dan berusahauntuk memenuhi target nilai %P6nya)
Misalnya bagian produksi ingin mesin selalu dapatbeker(a dengan e"siensi 1;;
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
12/46
8ambar penggunaan nventori
Time
Inve
ntory
Level
Persediaan
Rata-rata
(Q*/2)
0Minimum
inventory
Order quantity Q
(ma!imum
inventory level)
Usage Rate/ la"u
#en$$unaan
Mo%el )engen%alian 0nventori: OQ
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
13/46
Model 7O?- .erapa (umlah yangharus dipesan=
%umla& Pemesanan
'nnual ost
Order (etu#) ost urve
O#timal
Order Quantity (Q*)
Minimum
total ost
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
14/46
7O? Model- >OP
Reorder
Point(ROP)
Time
Inventory Level
'vera$e
Inventory
(Q*/2)
Lead Time
O#timal
Order
Quantity(Q*)
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
15/46
EOQ
Jumlah Pemesanan
Waktu antar Pesan Working Days / Year
Working Days / Year
= =
= =
= =
=
=
Q* D S
H
N D
Q*
TN
d
D
ROP d L
2
D= Demand per year
S= Setup order! "ost per
order
H= #olding "arrying! "ost
d= Demand per day
L= $ead time in days
Persamaan 7O?
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
16/46
)engelolaan 0nventori %enganpengklasikasian
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
17/46
Pendahuluan @1A
alam sistem inventori, (enis dan (umlah barangyang dikelola bisa mencara ratusan ribu
Perlu pemilahan agar e"sien, tidak semua
barang memiliki tingkat penggunaan dankepentingan yang sama
.agaimana memilahnya=
$ingkat kepentingan bersifat subyektif, dalamoperasional tingkat kepentingan diukur melaluitingkat kekritisan barang
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
18/46
Pendahuluan @2A
.arang dikategorikan kritis (ika ketiadaanbarang tersebut menyebabkan fungsiutama dari sistem yang dikelola tidak
berfungsi %ecepatan konsumsi: pemakaian barang-Slow !ovingdan Fast !oving
Maintenance- B7SO *$ital, %ssential,Supporting, dan &perating+
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
19/46
1nalisa 13C
Merupakan prosedur sederhana untukmengklasi"kasikan barang dengan (enisdan (umlah yang banyak men(adi 4
kategori, yaitu ', ., dan 0 %elebihan analisa '.0
Mudah diimplementasikan apat diterapkan untuk berbagai obyek Hasil gra"k mudah dianalisa
%elemahan '.0 Pengklasi"kasian terlalu kasar Syarat- data harus konsisten
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
20/46
&riteria )em$agian &ategori 1"3" %an C *+,
Class Value per
year (%)
Percentage to the
total inventory
A Parts
B Parts
C parts
75%-80%
10%-15%
10%
5%-10%
10%~15%
80%
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
21/46
%riteria Pembagian %ategori ', .,dan 0 @2A
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
22/46
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
23/46
0ontoh-
Part Number Percentage Annual Value($) at!" Classes
1
#
5
&
78
'
10
#0%
0%
50%
'0000
77000
#&5015001
1#500
8#50
1#00850
50
150
7#%
#%
5%
A
B
C
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
24/46
0ontohC
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
25/46
%ategori '
&ilai tinggi sehingga perlu penanganan yangketat
Perencanaan dan peramalan harus lebih akurat*berbantuan komputer+
9akukan cycle counting lebih sering *bulanan+dengan toleransi keakurantan yang ketat
%ontrol dan pera!atan yang lebih intensif
Real ti!e !onitoring
Pemilihan pemasok- e"sien Ongkos dihitung lebih cermat
Proposal pengadaan meliputi penentuan ukuranlot
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
26/46
%ategori .
Memiliki nilai kategori rata6rata
Setiap produk atau sub group
produk *Misal, .1 dan .2+ dalamkategori . dapat dilakukanperencanaan dengan metodetersendiri
Perlakuan sama dengan '
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
27/46
%ategori 0
Memiliki nilai yang rendah
.iaya pengelolaan manual tinggi, revie!secara periodik
Pesan dalam interval, dengan (umlahyang besar dan ada stok pengaman
&utsourcing'
%lasi"kasikan lebih detail, misal 01, 02
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
28/46
Strategi untuk ' dan 0
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
29/46
%>$7>' $'M.'H'&- DEF
D - penggunaan relatif konstan%oe"sien 3uktuasinya G ;)1
E - penggunaan ber3uktuasi
%oe"sien 3uktuasinya ;)1 ;)2I
F - penggunaan tidak teratur %oe"sien 3uktuasinya J ;)2I
9ihat 8ambar
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
30/46
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
31/46
%>$7>'- B7SO
%riteria ini didasarkan pada tingkatkekritisan barang
.agian !aintenancemengklasi"kasikan
komponen: spare partsberdasarkandampaknya terhadap (alannya produksi
B - $ital
7 - %ssential S - Supporting
7 - &perating
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
32/46
'&'9S' P7>M&$''&
Permintaan ndependen .esarnya permintaan suatu barang tidak bergantungpada barang lain
Forecasting: Peramalan memegang peran kunci Untuk pengaman perlu cadangan
Permintaan ependen .esarnya permintaan suatu barang bergantung pada
barang lain 9ogika Material Re(uire!ent Planning*MRP+ dapat
diimplementasikan
engan memisahkan antara barang independen
dan dependen maka- Perencanaan pengadaan barang akan lebih akurat Metode untuk mengendalikan inventori lebih tepat
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
33/46
%lasi"kasi atas '.0 K B7SO
Klasifikasi A B C
V AV BV CV
E AE BE CE
S AS BS CS
O AO BO CO
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
34/46
P7M'&$'U'&
&B7&$O>
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
35/46
Sistem Penga!asan Stok
Memiliki kemampuan- Mendapatkan informasi stok dalam (umlah yang
benar, tempat yang benar, dan !aktu yang benar
Melacak level stock
Membuat order Mengeluarkan stok
Manual Syste!
a) Stock *ook
Hanya untuk inventori terdiri dari beberapa item Sistem Re+orderyang sederhana- Two-bin System Penyimpanan stok per item dalam 2 kontainer, ketika
kontainer satu kosong maka digunakan kontaner 2dan saatnya melakukan pemesanan
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
36/46
Manual Syste!
b) Stock ,ard Setiap stok memiliki card yang berisi
informasi
-escrition- pen(elasan nama barang $alue- 9o! Medium High .ocation- >ak Penempatan Re+order .evel 0uantities .ead 1i!e-
.atas mulai melakukan pemesanan, ukuran
pemesanan, dan lead time pemesanan Supplier- &ama pemasok yang memasok
barang tersebut Past Stock 2istory- 0atatan ri!ayat
pengambilan
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
37/46
,o!puteri3ed Syste!
Pada prinsipnya sama dengan yangmanual, namun memiliki kelebihan antaralain-
$erintegrasi dengan bagian accountingdaninvoicing
Monitoringdilakukan secara otomatis apat mengontrol batch Mampu mengidenti"kasi pemasok yang palingmurah dan cepat
Syste! *arcodemempercepat pencatatan >L mampu mendeteksi setiap (enis produk
&O$7- sistem ini akan ber(alan denganbaik /%' data masukan pertama baik*Stok 1akingharus akurat+
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
38/46
Stock $aking
'ktivitas membuat daftar stok, mencatat lokasidan nilai dari stok tersebut)
$iap periode tertentu:tahun dilakukan audit
untuk menghitung nilai dari stok sebagai bagiandari proses akunting
engan menggunakan code *termasuk arcode+proses tersebut lebih mudah !alaupun tetapmemakan !aktu yang lama *ti!e consu!ing4
Pengecekan stok yang lebih sering *a rollingstock take+ dapat menghindari beban tahunantetapi membutuhkan konsentrasi sepan(angtahun
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
39/46
$u(uan Stock 1aking
Mendapatkan (umlah dan nilai aktual dari aset*barang di inventori+ yang dimanfaatkan padabagian akunting ataupun pemakai
Melakukan validasi input manual ataupunelektronik
Untuk input perencanaan kebutuhan bersihsehingga dapat mengurangi dead stock
Mengurangi deviasi barang di inventori terhadapkebutuhan aktual *akibat hilang ataupunkadaluarsa+
.agian dari proses kontrol terhadap pengelolaanoperasional inventori
Menganalisa kiner(a dari sistem inventori
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
40/46
Manfaat Stock 1aking
Men(amin terpenuhinya kebutuhan dalamkuantitas dan kualitas
Memininumkan penanaman modal : investasibahan
$er(aminnya barang yang diterima sesuai dgnspesi"kasi purchase order
$erlindung dari pencurian, kerusakan dankerusakan mutu
apat melayani produksi dengan bahan6bahan
yang dibutuhkan pada !aktu, tempat sertamencegah penyalahgunaan dan penyele!engan
Pencatatan persediaan yang akurat tentangbarang masuk, keluar dan penggunaannya
.agian dari proses pengukuran kiner(a sistem
inventori
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
41/46
,ycle ,ounting vs PhysicalInventory
,ycle counting5Sebuah prosedur mana(emeninventori dimana S7.'8'& dari inventoridihitung pada !aktu:hari yang telah ditentukan
Physical Inventory5Sebuah prosedur mana(emen
inventori dimana S79U>UH dari inventoridihitung pada !aktu:hari yang telah ditentukan*stock opna!e+)
Padaphysical inventoryseluruh aktivitasberhenti dan semua (enis item dilakukan audit
,ycle counting lebih baik dalam hal sedikitnyamengganggu operasi *produksi+ dan bisadifokuskan pada item6item dengan tingkatpenggunaan yang tinggi *ast !oving+ dan nilaiyang tinggi *%elompok '+
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
42/46
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
43/46
Manfaat ,ycle ,ountingMengurangi !aktu berhentinya produksi yangdisebabkan aktivitas counting inventori
Mengurangi penyesuaian *ad#ust!ent+ inventoritahunan
Mendapatkan penyebab kesalahan dan melakukan
perbaikan dengan segera Men(aga catatan inventori tetap akurat
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
44/46
Lrekuensi 0ycle 0ounting
nventori perlu dikelompokkan danmendapatkan perlakukan 00 yangberbeda sehingga lebih fokus dan
efektif Metode Pengelompokan-
Metode Pareto: '.0
a) .erdasarkan persentase nilai
b) nventori dengan nilai mahal dilakukanlebih sering
c) $idak e"sien (ika ditin(au dari perspektifS0M, meski inventori bernilai kecil tapidapat menyebabkan seluruh sistem
berhenti
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
45/46
Pengelompokan))
.erdasarkan 6sage
a) idasarkan pada tingkat pemakaian- Fast !ovingvs SlowMoving
) Fast !ovingdihitung lebih sering
c) 9emah dalam hal analisa nilainya, sehingga secarakeuangan kiner(anya tidak maksimal *I1&R=+
. Hybrid
a) %ombinasi antara Fast Movingdengan7*,
-
7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen
46/46
>L
>L *Radio Fre(uency Identifcation+merupakan alat pencatatan kondisiinventori yang handyN melalui
identi"kasi barcode) ata melalui frekuensi radio dikirim kekomputer
apat meningkatkan kecepatan dan
keakuratan data sehingga prosespengecekan dapat dilakukan secarakontinyu
9&%-Bideo 'plikasi >L