Download - KPP BARLY Ok.compressed
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
1/46
i
SISTEM PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA
PT.PRIMASID ANDALAN UTAMA
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III
1. Subarli 12135963
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA
BINA SARANA INFORMATIKA
2015
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
2/46
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
3/46
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
4/46
iv
DAFTAR ISI
Lembar Judul ............................................................................................... i
Lembar Pengesahaan .................................................................................. ii
Kata pengatar .............................................................................................. iii
Daftar Isi ...................................................................................................... iv
Daftar Simbol ............................................................................................... vi
Daftar Gambar ............................................................................................. vii
Daftar Tabel ................................................................................................. viii
Daftar Lampiran ........................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................... 1
1.2 Maksud dan Tujuan ............................................................ 2
1.3 Metode Penulisan .............................................................. 2
1.4 Ruang Lingkup ................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan ........................................................ 4
BAB II Landasan teori ......................................................................... 5
2.1 Konsep Dasar Sistem ........................................................ 5
2.2 Peralatan Pendukung ......................................................... 5
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................. 15
3.1 Umum ................................................................................ 15
3.2 tinjauan Perusahaan ........................................................... 163.2.1 Sejarah Perusahaan ....................................................... 16
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .............................................18
3.3 Prosedur Sistem Berjalan ................................................................ 23
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ...................................24
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan ............................................................26
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ............................................................... 29
3.6.1 Bentuk Dokumen Masukun (input ) .......................................... 29
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
5/46
v
3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran (output ) ......................................... 30
3.7 Permasalahan .................................................................................... 31
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ....................................................... 31
BAB IV 4.1 Kesimpulan ...................................................................................... 32
4.2 Saran .................................................................................................. 32
Daftar Pustaka ............................................................................................................ 33
Daftar Riwayat Hidup ................................................................................................ 34
Surat Keterangan PKL ............................................................................................... 34
Lampiran .................................................................................................................... 35
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
6/46
vi
Daftar Simbol
http://2.bp.blogspot.com/-d5c3KNt75CA/VMxvo_uU3CI/AAAAAAAACas/oEHkDyznm70/s1600/meto.PNG
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
7/46
vii
Daftar Gambar
1. Gambar III .1 Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................ 18
2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................ 24
3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan .................................................. 25
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
8/46
viii
Daftar Tabel
1. Tabel II.1. Notasi Tipe Data ......................................................................... 13
2. Tabel II.2. Notasi Struktur Data ................................................................... 14
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
9/46
ix
Daftar Lampiran
1. Lampiran A1 .............................................................................................. 15
2. Lampiran A2 .............................................................................................. 16
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
10/46
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang untuk tujuan
menjualnya kembali tanpa mengubah bentuk atau sifat barang secara berarti.
Dalam kegiatan perusahaan dagang terdapat aktivitas persediaan barang
dagang atau yang sering disebut sebagai persediaan yang terdiri atas barang-
barang yang disediakan untuk dijual kepada para konsumen. Perusahaan dagang
maupun perusahaan industri pada umumnya mempunyai persediaan yang jumlah
berbeda,jenis serta masalahnya tidaklah selalu sama antara perusahaan yang satu
dengan perusahaan yang lainnya. Pada umumnya dapatlah dikatakan bahwa
hampir pada semua perusahaan, Persediaan meliputi barang yang dibeli dan
disimpan untuk dijual kembali.
Modal yang tertanam dalam persediaan seringkali merupakan harta lancar yang
paling besar dalam perusahaan,namun prosedur pembelian,yang tidak efisien atau
upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani perusahaan karena
mengakibatkan barang tidak terjual dan persediaan barang yang berlebihan. Jadi
penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk
memperkecil atau membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.
Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Pencatatan
juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai
stock barang lebih dapat dipercaya.
Kerusakan barang,pemasukan yang tidak benar,kesalahan dalam
pencatatan, serta pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan pesanan dapatmengakibatkan perbedaan antara catatan persediaan dengan persediaan yang
sebenarnya di gudang. Untuk itu perlu diadakan pemeriksaan persediaan secara
periodik atas catatan persediaan dengan persediaan yang sebenarnya. Kebanyakan
perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali,namun ada juga yang
melakukannya sebulan sekali atau sehari sekali.
PT.Primasid Andalan Utama adalah perusahaan dagang yang bergerak
dibidang distributor benih untuk pertanian.Produk-produk ini yang nantinya akan
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
11/46
2
dijual kembali kepada para distibutor lalu ke petani-petani seluruh
indonesia.Karna banyaknya jenis benih serta bentuk benih yang hampir sama satu
dengan yang lain,maka diperlukan Pencatatan persediaan yang baik agar tidak
terjadi kesalahan dalam penyimpanan dan informasi stock barang.
Dari uraian yang dipaparkan diatas mengingat bahwa pencatatan
persediaan sangat penting,maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut
dalam sebuah karya tulis ilmiah yang berjudul “SISTEM PERSEDIAN
BARANG DAGANG PADA PT.PRIMASID ANDALAN UTAMA”
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam
perkuliahan.
2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan
pengetahuan.
3. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang cermat
dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan
yang original.
4. Lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada pengusaha.
1.3 Metode Penulisan
Untuk memperoleh data maupun keterangan yang dibutuhkan dalam
penyusunan penelitian ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Desain Penelitian
a. Teknik Pengumpulan data1. Wawancara
Dalam pengumpulan data juga melakukan wawancara dengan cara
berkomunikasi langsung dengan pihak-pihak terkait dengan tujuan untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2. Observasi
Dalam melakukan penelitian ini penggumpulan data secara langsung ke
lapangan dengan melihat objek yang di teliti dalam waktu yang
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
12/46
3
bersamaan.Metode ini bersifat umum dan menyeluruh sehingga manfaatnya dapat
dipakai sebagai dasar untuk penelitian yang lebih baik.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan observasi dan wawancara,juga dilakukan pengumpulan data
dengan cara studi pustaka untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan
membaca dan mempelajari dari buku-buku yang terkait dengan penelitian ini.
b. Data-data yang dibutuhkan
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Data Primer
Data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang terjadi
dilapangan yang diperoleh dari teknik wawancara,seperti :wawancari oleh staf
gudang dan bagian penjualan.
2. Data Sekunder
Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah
jadi,seperti :kartu stock dan laporan persediaan barang.
c. Metode Analisa Data
Didalam penelitian ini metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif,
dimana hasil penelitian beserta analisanya di uraikan dalam suatu tulisan,
kemudian dari analisis yang telah dilakukan diambil suatu kesimpulan.
d. Lokasi Penelitian
Adapun lokasi penelitian ini dilakukan di PT.Primasid Andalan Utama.
Plaza Kelapa Gading (Rukan Inkopal) Blok C No.48
Jl.Boulevard Barat Raya
Jakarta Utara.
1.4 Ruang Lingkup
Didalam penulisan Riset ini, penulis membahas tentang sistem penjualan benih
pada Pt Primasid Andalan Utama. Mengingat pembahasan didalam penjualan
benih cukup luas dan agar laporan Riset ini mencapai sasaran maka ruang lingkup
pembahasan meliputi, proses benih masuk, dan proses benih keluar.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
13/46
4
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahuai secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan kuliah
kerja praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk
mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan kuliah kerja praktek
ini.
Untuk memudahkan dalam penulisan Tugas Akhir, Kami membuat sistematika
dalam 4 Bab yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulisan Berisi tentang Umum/latar belakang, maksud dan
tujuan,metode penelitian,ruang lingkup dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulisan menjelaskan tentang konsep dasar sistem,dan
peralatan pendukung(tools sistem)
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulisan membahas menenai hal yang bersifat umum,tujuan
perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan strukur organisasi dan
prosedur system berjalan, diagram alir data (DAD) system berjalan,kamus data
system berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam
keluaraan,bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternatif
pemecahan masalah.
BAB IV PENUTUP Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran yang berhasil
ditarik dari seluruh pembuatan laporan kuliah kerja praktek ini. Yang mungkin
bermanfaat bagi pembaca maupun bagi pengelola Pt primasid Andalan Utama.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
14/46
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
A. Pengertian Sistem
Definisi Sistem Menurut Jerry Fith Gerald “sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sistem tertentu”.
Menurut Raymond Mc. Leod (2001 : 11) “sistem adalah sekelompok elemen yang
teriintegritas dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan”.
Sedangkan menurut Drs. KOMARUDIN “sistem adalah suatu susunan
yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur-
prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksana
kegiatan dari satu organisasi”.
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi
meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-
bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus
mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen
dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai
tujuan yang akan dicapai.
Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai
seperangkat elemen yang digabungkan satu sama yang lainnya untuk suatu tujuan
bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin prosedur, dokumen, data
atau elemen lain yang teroganisir elemen-elemen tersebut. Elemen sistemdisamping terhubung satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
B. Pengertian Informasi
Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Jogiyanto
(2005:8) ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan berarti bagi yang menerimanya”. Sumber dari informasi adalah data.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
15/46
6
Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data
adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian (event) adalah suatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata
(fact and entity) adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang
betul-betul ada dan terjadi.
C. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Lertch dan Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto
(2005:11) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi
organisasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Tujuan dari sistem informasi adalah menyajikan informasi untuk mengambil
keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, kegiatan operasi
subsistem suatu perusahaan, sehingga dapat diambil kesimpulan sistem informasi
memberi suatu cara untuk memandang suatu organisasi sebagai suatu keseluruhan
sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas.
Pemanfaatan komputer bahwa bagi aplikasi manajerial yaitu sistem
informasi, meskipun fakta bahwa komputer tidak lebih dari pada sekedar sebuah
alat untuk mengolah data, banyak manajer memandangnya sebagai elemen sentral
terpenting dalam suatu sistem informasi.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan ( Building Block ) yang terdiri dari:
1. Blok Masukan ( Input Block )Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode
dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke
dalam sistem. Masukan disini terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan,
perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan dan bentuk
tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan pengolahannya. Cara
untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan,
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
16/46
7
formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari, papan ketik
(keyboard ) dan lain-lain.
2. Blok Model ( Model Block )
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukkan
dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil
yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat
mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu
pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu
laporan ringkas. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis
data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block )
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan serta semua
pemakai sistem. Keluaran sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-
blok lain suatu sistem informasi. Jika suatu sistem informasi tidak sesuai dengan
kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis
data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. Keluaran sistem informasi dapat
berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek, laporan dan lain
sebagainya. Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran sistem informasi
dapat berupa layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau
microfilm. Umumnya keluaran sistem akuntansi berupa hasil cetak mesin cetak
dan tayangan pada monitor komputer.
4. Blok Teknologi (Technology Block )Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi
merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input , menjalankan model, menyimpan dan mengakses data
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri system
secara keseluruhan teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu brainware, software
dan hardware.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
17/46
8
5. Blok Basis ( Database Block )
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk
melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data secara fisik berupa media
untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk, dll. Basis
data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan
bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian,
dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Basis
data merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu lainnya,
tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control Block )
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakini bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila telanjur kesalahan-
kesalahan dapat langsung diatasi.
Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika memiliki beberapa unsur-
unsur, antara lain seperti dibawah ini:
a. Akurat
Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan – kesalahan tidak bisa
atau menyesatkan.
b. Tepat waktu
Yang dimaksud dengan tepat waktu disini adalah informasi yang datang pada
penerimanya tidak boleh terlambat.c.
Relevan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.
D. Karateristik Sistem
Modal utama sebuah sistem adalah input, proses dan output. Itu
merupakan sebuah sistem yang sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
18/46
9
masukan dan keluaran. Sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu
seperti :
1. Komponen (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk
satu kesatuan.
2. Batasan Sistem ( Bundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainya
dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar ( Enviroment )
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
mennguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut
4. Penghubung Sistem (interface)
Pengubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sistem ke
sistem lainya.
5. Masukan Sistem ( Input )
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal
(signal input ).
6. Keluaran (Output )
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubahmasukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem
tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
19/46
10
E. Klasifikasi Sistem
1. Sistem abstrak
Merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara
fisik (sistem teologia), Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik
contohnya seperti sistem komputer, sistem kuntansi dan lain sebagainya.
2. Sistem Alamiah
Merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam. Contohnya seperti sistem
matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya.
3. Sistem buatan manusia
Merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang
melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut Humanmachine
System contohnya seperti sistem informasi.
4. Sistem Tertentu ( Deterministic System)
Merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan contohnya seperti Sistem Komputer.
5. Sistem tak tentu (Probabilistic System)
6. Sistem tertutup (Close System)7. Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari
pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada
sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah (relatively closed
system) secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup. Sistem terbuka (open
system) merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan
luarnya.
2.2 Peralatan Pendukung (Tool System)
Dalam penulisan kuliah kerja praktek ini penulis menggunakan peralatan
(tool system) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktek ini,
adapun peralatan yang di gunakan:
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
20/46
11
1. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir misalnya
lewat telepon, surat dan sebagainya, atau lingkungan fisik dimana data tersebut
akan disimpan misalnya file card , microfile, hard disk, tape, diskette dan lain
sebagainya.
DFD merupakan alat yang akan digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur (struktured analisys and design). DFD
merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan
arus data di dalam sistem dengan struktur.
DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol)
yang berfungsi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu
didalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram Arus Data
sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang
akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan.
DFD merupakan gambaran secara logika. Adapun pengertian secara
umum dari DFD adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem
(autoformat) atau komputerisasi satu gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan menggunakan DFD
adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk
mengerti sistem yang akan dikerjakan dan atau dikembangkan danmemungkinkan untuk menggambarkan sistem dari levelyang paling tinggi
kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah. Kekurangan dari
DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping), proses keputusan
perhitungan. Pada DFD terdapat beberapa tingkatan, yaitu :
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
21/46
12
2. Kamus Data
Model berikutnya yang akan dibahas adalah Kamus Data (Data
Dictionary). Kamus Data tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana halnya
DFD, tetapi porsinya dalam memodelkan sistem tidak perlu diragukan lagi,
sebuah model tidak lengkap tanpa Kamus Data. Kamus Data adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data
yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat
hal-hal berikut:
a. Nama arus data
Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari
arus data juga harus dicatat di Kamus Data.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu
ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan
langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang
menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan
permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai
struktur yang berbeda.
c. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses
yang lainya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk lapran serta dokumen
hasil cetakan komputer.
d. PeriodePeriode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
Kamus Data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data
harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
e. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di Kamus
Data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
22/46
13
arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan
Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan
untuk meminta barang dari gudang.
f. Struktur data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri dari item-
item data apa saja.
Selain hal di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat
arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data, notasi
atau simbol yang digunakan di bagi menjadi dua macam yaitu :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini di gunakan untuk membuat spesifikasi
format input maupun output suatu data. Notasi umum digunakan antara lain :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
= Terdiri
+ Dan (and)
0 Pilih (boleh ya atau tidak)
{} Pengulangan Proses (iterasi)
[ ] Pemisah salah satu pilihan
I Pemisah plihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal : 172)
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
23/46
14
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang
umum digunakan adalah sebagai berikut :
Table II.2. Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri
+ Dan (and)
0 Pilih (boleh ya atau tidak)
{} Pengulangan Proses (iterasi)
[ ] Pemisah salah satu pilihan
I Pemisah plihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
Sumber : Tata Sutabri (Analisa Sistem Informasi, hal:172)
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
24/46
15
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Perusahaan dagang adalah perusahaan yang membeli barang untuk tujuan
menjualnya kembali tanpa mengubah bentuk atau sifat barang secara berarti.
Dalam kegiatan perusahaan dagang terdapat aktivitas persediaan barang
dagang atau yang sering disebut sebagai persediaan yang terdiri atas barang-
barang yang disediakan untuk dijual kepada para konsumen. Perusahaan dagang
maupun perusahaan industri pada umumnya mempunyai persediaan yang jumlah
berbeda,jenis serta masalahnya tidaklah selalu sama antara perusahaan yang satu
dengan perusahaan yang lainnya. Pada umumnya dapatlah dikatakan bahwa
hampir pada semua perusahaan, Persediaan meliputi barang yang dibeli dan
disimpan untuk dijual kembali.
Modal yang tertanam dalam persediaan seringkali merupakan harta lancar yang
paling besar dalam perusahaan,namun prosedur pembelian,yang tidak efisien atau
upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani perusahaan karena
mengakibatkan barang tidak terjual dan persediaan barang yang berlebihan. Jadi
penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk
memperkecil atau membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.
Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Pengendalian
intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi
mengenai stock barang lebih dapat dipercaya.
Kerusakan barang,pemasukan yang tidak benar,kesalahan dalam
pencatatan, serta pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan pesanan dapat
mengakibatkan perbedaan antara catatan persediaan dengan persediaan yangsebenarnya di gudang. Untuk itu perlu diadakan pemeriksaan persediaan secara
periodik atas catatan persediaan dengan persediaan yang sebenarnya. Kebanyakan
perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali,namun ada juga yang
melakukannya sebulan sekali atau sehari sekali.
PT.Primasid Andalan Utama adalah perusahaan dagang yang bergerak
dibidang importir dan distributor benih untuk pertanian.Produk-produk ini yang
nantinya akan dijual kembali kepada para distibutor lalu ke petani-petani seluruh
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
25/46
16
indonesia.Karna banyaknya jenis benih serta bentuk benih yang hampir sama satu
dengan yang lain,maka diperlukan sistem pengendalian intern persediaan yang
baik agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan dan informasi stock barang.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur
organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan
tersebut.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Industri benih di indonesia mengalami kemajuan yang sangat pesat dari tahun
ke tahun, perubahan pola tanaman petani dari pengunanan benih lokal mulai
beralih mengunakan benih – benih hibrida seperti ; Bermacam-macam semangka
baik yang berbiji baik yang buahnya bulat atau lonjong, tomat hibrida,cabai
hibrida yang kemudian dikuti dengan pengunaan mentimun hibrida dan terong
hibrida. Juga dengan berkembangnya secara pesat jenis-jenis baru yaitu semangka
tanpa biji dan melon.
Keseriusan dari berbagai rekan dari luar negeri untuk berusaha
mengembangkan berbagai jenis produk hibridanya yang diperkirakan dapet
dikembangkan secara luas di indonesia. Mereka berani menanamkan modal untuk
sering berkunjung ke Indonesia hanya untuk mencaritau mengenai pengembangan
produk hibrida hasil kombinasi mereka yang ditanam di indonesia.
Kondisi iklim di Indonesia yang dapat digunakan untuk menanam berbagai
jenis tanaman sepanjang tahun akan sangat membantu kecepatan permunian suatu
jenis tanaman dibandingkan dengan Negara-negara mempunyai 4 musim yangberbeda.
Banyak tenaga kerja yang bersedia walaupun perlu pelatihan yang cukup
lama mengingat belum terbiasa untuk bekerja di bidang perbenihan, dimana
dituntut suatu ketelitian, kejujuran dan berkualitas yang baik, upah buruh tani
yang cukup rendah merupakan modal utama dalam berproduksi secara masal yang
membutuhkan jumlah tenaga kerja yang cukup banyak.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
26/46
17
Beberapa hal tersebut diatas menjadi latar belakang bagi kami untuk memulai
mencoba merintis Industry Benih Hortikultural di Indonesia dengan nama
PT.PRIMASID ANDALAN UTAMA.
PT. Primasid Andalan Utama didirikan di jakarta, pada tanggal 18 Oktober
1996, yang mempunyai aktifitas kerja kersus di bidang penyediaan sarana
pertanian meliputi Benih, Pupuk Daun, Pestisida, Zat Pengatur Tumbuh, dan
bahan-bahan lain untuk mendukung kemajuan dibidang pertanian.
Selain itu perusahaan juga melakukan kegiatan dalam memproduksi benih
Semangka non-biji, semangka berbiji hibrida, Mentimun hibrida, Tomat hibrida
untuk dataran menengah dan pengembangkan Cabe hibrida mandul jantan.
Kerja sama dengan penangkar benih untuk produksi benih-benih Open
pollinated sperti Kacang Panjang, Buncis, kangkung,dll. Uji coba sinkronisasi
pembuangan padi hibrida dan persiapan produksi padi hibrida. Pengembangan
padi hibrida jenis introduksi.
Bidang kerja pada PT. Primasid Andalan Utama meliputi :
1. Penelitian dan pengembanga benih-benih unggul seperti seperti mentimun
hibrida, padi hibrida dan lain-lain.
2. membina hubungan dengan para pemasok lokal dalam pengembangan dan
pemasaran Pupuk Daun, Pupuk kalium, ZPT, Wetting, BIOPESTISIDA dan lain-
lain.
3. Membina hubungan dengan pemasok dari luar negeri antara lain Malaysia,
Filipina, jepang, Thailand dan India dalam rangka pegembangan jenis-jenis
hibrida unggul di Indonesia.
4. Kerjasama dengan para peneliti swasta dalam rangka penemuan dan
pengembangan produk-produk baru.5. Distrubusi sarana pertanian ke wilayah Sumatera, Jawa, Bali, lombok,
Kalimatan, Sulawesi dan NTT.
6. Kerjasama dengan aparat pertanian dalam rangka membantu peningkatan
produksi pertanian.
7. Pengembangan produksi padi hibrida.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
27/46
18
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang
menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub
bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian
mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan
tanggung jawabnya.
Berikut adalah struktur organisasi yang ada di PT. Primasid Andalan Utama yaitu
:
Gambar III.1 Struktur Organisasi dan Fungsi
KOMISARIS
DIREKSI
PEMBELIAN PENGAWASAN
PENGIRIMAN
PENGEMBANGA
N PEMASARAN
KEUANGAN
&AKUNTINGR & D PRODUKSI
BENIH
SUMUT
JABAR
JATENG
JABAR
JATENG
JATIM
LUAR NEGERI
DALAM NEGERI
SUMATERA
SULAWESI
KALIMATAN
NTT
NTB
BALI
JAWA
H R D
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
28/46
19
Penjelasan Gambar :
1. Komisaris
(dalam jumlah jamak disebut dewan komisaris) adalah sekelompok orang yang di
pilih atau ditunjuk untuk mengawasi kegiatan suatu perusahaan.
Komisaris sebuah organisasi adalah anggota dewan pengawasnya. Beberapa
istilah spesifik digunkan untuk menjelaskan keberatdaan atau ketiadaan
hubungannya terhadap organisasi tersebut.
Komisaris (atau komisaris dalam, inside director ) adalah seorang komisaris yang
juga merupakan seorang pegawai, petugas pemengang saham utama, atau
seseorang yang hubungan dengan organisasi (perusahaan) tersebut.
Komisaris adalah mewakili kepentingan dari para pemengang saham, keuangan,
penguasaan pangsa pasar dari organisasi tersebut.
2. Direksi
Direksi Perseroan terbatas bisa terdiri dari satu orang atau bisa juga lebih dari satu
orang, hal itu tergantung dari kebutuhan opersional perseroan.
Tugas tanggung jawab Direksi adalah menjalankan pengurusan perseroan.
Meski pengurusan itu dijalankan Direksi sesuai dengan kebijkannya sendiri
dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab.
Sebagai pengurus perseroan,
Kewajiban direksi didalam menjalankan tugasnya yaitu melakukan pengurusan
perseroan, Direksi wajib membuat Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus,
Risalah RUPS dan Risalah Rapat Direksi. Selain dokumen-dokumen tersebut,
Direksi juga berkewajiban membuat Laporan Tahunan Perseroan dan Dokumen
Perseroan.
3. Bagian R & D (Research and Development)
Metode penelitian dan pegembangan atau dalam bahasa inggrisnya Research and
Development adalah metode penelitian yang digunakan untuk menghasilkan
produksi tertentu, dan menguji keefektifan produk tersebut.
Penelitian dan pengembangan (Research and Development) pada industri
merupakan ujung tombak ndari suatu industri dalam menghasilkan produk-produk
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
29/46
20
baru yang dibutuhkan oleh pasar, contoh penelitian dan pengembangan untuk
varietas benih tomat.
4. Bagian Produksi Benih
Adalah orang-orang yang dipercaya oleh perusahaan unuk mengembangkan dan
varietas tanaman baru sebelum dipasarkan.
Fungsinya meliputi :
1. Penyusunan konsep program kerja bidang produksi tanaman pangan untuk
acuan pelaksanaan tugas.
2. Pelaksanaan penyusunan pedoman dan bimbingan bahan pembinaan
operasional demonstrasi dan uji terap.
3. Pelaksanaan pementaan potensi sentra komoditas dan penetapan sasaran areal
tanam.
4. Penyelenggaraan pemberian rekomndasi dan bimbingan penerapan paket
teknologi anjuran.
5. Penyelengaraan bimbingan, penerapan pedoman, standar mutu benih dan
pengaturan penggunaan benih serta pemantauan dari luar negeri.
5. Bagian Pembelian
Pembelian adalah serangkain tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa
melalui pertukaran, dengan maksud digunakan sendiri atau dijual kembali.
Tahapan-tahapan prosedur pembelian adalah berikut :
1. prosedur permintaan pembelian.2. Prosedur permintaan penawaran harga pemilihan pemasok.
3. Prosedur order pembelian.
4. Prosedur Penawaran harga.
5. Prosedur pemcatatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
30/46
21
6. Bagian Pengemasan dan pengiriman
Pengemasan merupakan sistem terkoordinasi untuk menyiapkan barang menjadi
siap untuk ditransportasikan, didistribusikan, disimpan, dijual, dan dipakai.
Adanya wadah atau pembungkusan dapat membantu mencegah atau mengurangi
kerusakan, melindungi produk yang ada didalamnya, melindungi dari bahaya
pencemaran serta ganguan fisik (gesekan, benturan, getaran). Di samping itu
pengemasan berfungsi untuk menempatkan suatu hasil pengelohan atau produk
industri agar mempunyai bentuk-bentuk yang memudahkan dalam penyimpanan,
pengangkutan dan distribusi.
Setelah proses pengemasan selesai maka barang dikirim atau didistribusikan
kepada para pelanggan sesuai dengan permintaan dan surat jalan atau faktur yang
telah dibuat.
7. Bagian Pengembangan dan Pemasaran
Pengembangan produk merupakan serangkaian aktivitas yang dimulai dengan
analisa persepsi dan peluang.
Dalam suatu perusahaan umumnya melalui 6 tahapan proses, antara lain adalah :
1. Fase 0 : Perancanaan produk
Kegiatan perencanaan sering dirujuk sebagai “zero fase” karena kegiatan ini
mendahului persetujuan pryek dan proses peluncuran pengembangan produk
aktual.
2. Fase 1 : Pengembangan Konsep
Pada fase pengembangan konsep, kebutuhan pasar target didetifikasi, alternatif
konsep-konsep produksi dibangkitkan dan dievaluasi, dan satu atau lebih konsep
dipilih untuk pengembangan dan percobaan lebih lanjut.3. Fase 2 : Perancangan Tingkat Sistem
Fase Perancangan tingkat sistem mencakup definisi arsitektur produk dan uraian
produk menjadi subsistem-susistem serta komponen-komponen.
4. Fase 3 : Perancangan Detail
Fase perancangan detail mencakup spesifikasi dari bentuk, material, dan toleransi
dari seluruh komponen unik pada produk dan identifikasi seluruh komponen
standar yang dibeli dari pemasok.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
31/46
22
5. Fase 4 : Pengujian dan Perbaikan
Fase pengujian dan perbaikan melibatkan konstruksi dan evaluasi dari bermacam-
macam versi produksi awal produksi.
6. Fase 5 : Produksi Awal
Pada fase produksi awal, produksi dibuat dengan mengunakan sistem produksi
yang sesungguhnya. Tujuan dari produksi awal ini adalah untuk melatih tenaga
kerja dalam memencahkan permasalahan yang timbul pada proses produksi
sesunguhnya. Peralihan dari produksi awal menjadi produksi sesungguhnya
biasanya tahap demi tahap. Pada beberapa titik pada masa peralihan ini, produk
diluncurkan dan mulai disediakan untuk didistribukan.
Sedangkan untuk pemasaran, pemasaran adalah kegiatan pemasar untuk
menjalankan bisnis guna memenuhi kebutuhan pasar dengan barang atau jasa,
menetapkan harga, mendistribukan, serta mempromosikannya melalui proses
pertukaran agar memuaskan konsumen dan mencapai tujuan perusahaan.
Dalam pemasaran ada yang dikenal dengan konsep pemasaran, yaitu konsep-
konsep inti pemasaran meliputi : kebutuhan, keinginan, permintaan, produksi,
utilitas, nilai dan kepuasaan, pertukaran transaksi dan hubungan pasar, pemasaran
dan pasar. Kita dapat memedakan antara kebutuhan, keinginan dan permintaan.
Kebutuhan adalah suatu keadaan dirasakannya ketiadaan kepuasan dasar tertentu,
keinginan adalah kehendak yang kuat akan pemuas yang spesifik terhadap
kebutuhan-kebutuhan yang lebih mendalam, sedangkan permintaan adalah
keinginan akan produk yang spesifik yang didukung dengan kemampuan dan
kesedian untuk membelinya.
8 Bagian Keuangan dan Akunting Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah
dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan
sehingga dapet digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah
dimengerti untuk pengembalian suatu keputusan serta tujuan lainya.
Maka bagian akunting berfungsi untuk mencatat seluruh aktifitas pemasukan dan
pengeluaran dana diperusahaan dari membuatkan laporan keuangan perusahaan.
9. Human Resource Departement (HRD)
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
32/46
23
Manajemen sember daya manusia, yaitu suatu proses menagani berbagai masalah
pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainya
untuk untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai
tujuan yang telah ditentukan bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm
adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut
human resource departement (HRD).
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Kegiatan sistem Persedian Barang dagang yang dilakukan oleh PT Primasid
Andalan Utama ini semuanya berdasarkan proses kegiatannya.
Adapun tahapan proses penjualannya sebagai berikut :
1. Pemesanan Barang Dagang
2. Penerimaan Barang Dagang
3. Penjualan
4. Stock Opname
5. Persedian Akhir
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
33/46
24
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, saya mencoba
menggunakan diagram arus data yang berfungsi untuk mempermudah pemahaman
sistem yang sedang berjalan.
a. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan:
DKP :Daftar kebutuhan part
PPB :Permohonan pembelian barang
PO :Purchase Order
STG :Sudah terima gudang
PPUB :Permohonan pembelian unit baru
PKB :Pemberitahuan barang baru
LSO :Laporan stok opnamePPC : Production Planning Control
PPIC : Production Planning Inventory Control
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
34/46
25
a. Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
35/46
26
a. Diagram Detail Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara lebih
rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang
data yang di cari. Yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan
keluaran yang berhubungan dengan pembelian alat berat pada PT. Primasid
Andalan Utama.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
36/46
27
1. Kamus data Dokumen Masukan
a. Surat Pemesanan
Nama Arus Data : Surat Pemesanan
Alias :PO
Bentuk Data :Manual/Cetakan komputer
Arus Data :Customer – Marketing – Proses – Arsip
Penjelasan :Sebagai salah satu syarat pemesanan Benih
Periode :setiap melakukan pemesanan Benih
Volume :1-25 Surat
Struktur Data : Header + Isi + Footer
-. Header = judul + tahun + no_PO + tanggal + Suplaer +
telp_fax + contact_person +
-.Isi = jumlah + nama_barang + harga(satuan + total ) +
terbilang
-. Footer = dipesan oleh + nama_pembayaran +
waktu_penyerahaan + kota_pemesanan + tanggal + ttd +
ttd_pemesan.
b. Rekap Terima Barang
Nama Arus Data : Rekap Terima Barang
Alias : Rekap Terima Barang
Bentuk Data : Manual/Cetakan komputer
Arus Data : supplier – Marketing – bagian_persedian – Arsip
Penjelasan :Sebagai salah satu bukti penerimaan Benih
Periode :setiap melakukan penerimaan BenihVolume :1-25 Surat
Struktur Data : Header + Isi + Footer
-. Header = judul + tahun
-.Isi = tanggal_terima + supplier + no_packing list +
nama_barang + Berat_kotor + Berat_packing +
Berat_bersih + keterangan
-. Footer = tgl_penerima + penangung_jawab + mengetahui
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
37/46
28
2. Kamus Data Dokumen Keluaran
c. Bukti invoice
Nama Arus Data :Bukti invoice
Alias :Bukti invoice
Bentuk Data :Cetakan komputer
Arus Data : Marketing – proses – custamer - Arsip Bukti invoice
Penjelasan :Berisi keterangan penagihan
Periode :setiap melakaukan transaksi
Volume :1-25 Surat
Struktur Data : Header + Isi + Footer
-. Header = + tgl +dipesan oleh + alamat_kirim barang +
no_tlfn + no_nota + no_po customer + dikirim_lewat +
jatuh_tempo +
- isi = jumlah_barang + unit + nama_barang + harga/unit +
discount + jumlah
- Footer = tebilang + subtotal + angkutan + bayar_hari +
total_tagihan + ttd_direktur
d. Surat Jalan
Nama Arus Data : Surat Jalan
Alias : Surat Jalan
Bentuk Data :Cetakan komputerArus Data :Marketing – proses – Bagian_persedian - custamer -
Arsip Surat Jalan
Penjelasan :Berisi keterangan penagihan
Periode :setiap melakaukan transaksi
Volume :1-25 Surat
Struktur Data : Header + Isi + Footer
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
38/46
29
-. Header = + tgl +dipesan oleh + alamat_kirim barang +
no_tlfn + no_surat jalan + no_po customer + dikirim_lewat
- isi = jumlah_barang + unit + nama_barang + keterangan
- Footer = admin_gudang + Diperiksa Oleh + tanda_tangan
penerima + ttd_direktur
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang di maksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian
dari bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses persedian barang
dagang bentuk dokumen ini sendiri di golongkan dalam dua bagian, yaitu
dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1 Bentuk Dokumen Masukun (input)
Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar
untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan
suatu keluaran yang disebut dengan output . Dokumen masukan yang digunakan
adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen : Surat PemesananFungsi : Sebagai salah satu bukti penerimaan Benih
Sumber masukan : Pemesanan
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap melakukan penerimaan benih
Media : Kertas
Jumlah : Tiga Lembar
Bentuk dokumen : Lampiran A.1b. Nama dokumen : Rekap terima barang
Fungsi : Sebagai salah satu bukti penerimaan Benih
Sumber masukan : Rekap terima barang
Tujuan : Supplier
Frekuensi : setiap melakukan penerimaan Benih
Media : Kertas
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
39/46
30
Jumlah : Tiga Lembar
Bentuk dokumen : Lampiran A.2
3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran ( output)
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung
kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan.
Dokumen keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut :
c. Nama dokumen : Bukti invoice
Fungsi : Berisi keterangan penagihan
Sumber masukan : invoice
Tujuan : Supplier
Frekuensi : setiap melakaukan transaksi
Media : Kertas
Jumlah : Tiga Lembar
Bentuk dokumen : Lampiran B.1
d. Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Berisi keterangan penagihan
Sumber masukan : Surat Jalan
Tujuan : Supplier
Frekuensi : setiap melakaukan transaksiMedia : Kertas
Jumlah : Tiga Lembar
Bentuk dokumen : Lampiran B.2
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
40/46
31
3.7 Permasalahan
Masalah Yang Dihadapi Oleh PT. Primasid Andalan Utama
1. terjadi selisih jumlah persedian barang dagang antara pencatatan manual
dengan fisik barang yang disebabkan :
a. tidak adanya pencatatan secara komputerasasi saat barang masuk dan keluar.
b. Kurang Kordinasinya bagian pencatatan dengan bagian penyimpanan fisik
barang.
2. tempat penyimpanan yang kurang tertata dengan baik.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:
1. Dengan adanya link yang menghubungkan data-data antar bagian maka dapat
mempercepat arus informasi pada perusahaan dan memudahkan dalam pencarian
data dan dapat melihat sesuai dengan hak akses masing-masing bagian.
2 Mengurangi keterlibatan banyak pihak, dengan hanya melibatkan pihak-pihak
yang penting dan terpercaya dalam melakukan pengecekan dan penandatanganan
dokumen-dokumen perusahaan
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
41/46
32
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan.
Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT. Primasid Andalan
Utama maka dapat disimpulkan bahwa:
1. PT. Primasid Andalan Utama dalam pencatatan persedian barang dagang
mengunakan sistem perpetual dengan metode fifo, sistem dan metode ini sudah
baik digunakan, karena setiap transaksi pembelian maupun penjualan, PT.
Primasid Andalan Utama selalu mencatat transaksi tersebut pada kartu stock,
sehingga jumlah persedian barang dagang selalu dapat diketahui setiap saat. Dan
setiap persedian barang dagang yang masuk terlebih dahulu maka dikeluarkan
terlebih dahulu juga oleh pihak gudang dikarenakan barang yang dijual memiliki
masa kadarluasa, dan apabila disimpan terlalu lama maka kelembaban pada benih
akan menurunkan tingkat persentase daya kecambah, serta kwalitas barang
menjadi menurun.
2. metode pencatatan perpetual yang digunakan pada PT. Primasid Andalan
Utama, dapat dikatakan sudah sesuai dengan metode pencatatan akuntansi,
dimana setiap terjadi transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang
dagang langsung dicatat pada kartu stock, dan setiap pengeluaran barang
menggunakan surat jalan sebagai bukti pengeluaran barang dagang dari gudang.
4.2 Saran
1. Untuk bagian pencatatan persediaan digudang diharapkan agar dapat lebih teliti
pada saat melakukan pencatatan persedian barang dagang agar meminimalisir
kesalahan informasi jumlah stock barang yang tersedia.2. Adanya pencatatan secara komputersasi selain dengan menggunakan pencatatan
manual.
3. Untuk Koordinasi bagian pencatatan dengan bagian penyimpanan fisik barang
diharapkan agar lebih ditingkatkan.
4. Pembenahan tempat penyimpanan persedian barang dagang agar barang –
barang yang disimpan tertata dan tersimpan dengan benar.
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
42/46
33
Daftar Pustaka
Jerry Fith Gerald 2000, http://elib.unikom.ac.id
Mc. Leod Raymond 2001, sistem informasi manajemen, jakarta, PT.
Prenhallindo
Drs. Komaruddin, http://darwana70.files.wordpress.com
Robert N. Anthony dan John Dearden, robymaulana.blogspot.com
Robert A. Lertch dan Roscoe, http://ilmumanajemen.com
http://elib.unikom.ac.id/http://elib.unikom.ac.id/http://elib.unikom.ac.id/http://darwana70.files.wordpress.com/http://darwana70.files.wordpress.com/http://darwana70.files.wordpress.com/http://ilmumanajemen.com/http://ilmumanajemen.com/http://ilmumanajemen.com/http://ilmumanajemen.com/http://darwana70.files.wordpress.com/http://elib.unikom.ac.id/
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
43/46
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
44/46
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
45/46
35
LAMPIRAN A.1
-
8/18/2019 KPP BARLY Ok.compressed
46/46
LAMPIRAN A.2