PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
1
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS
EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” –ICETEX-
SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 006 DE 2009
PLIEGOS DE CONDICIONES
CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN ARCHIVÍSTICA Y
GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTÁ D. C. DICIEMBRE DE 2009
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
2
TABLA DE CONTENIDO JUSTIFICACION CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN CONVOCATORIA A VEDURIAS CIUDADANAS PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCION” RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES CAPITULO I 1. INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES 1.1 OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA 1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE 1.3 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN 1.4 PRESUPUESTO OFICIAL DISPONIBLE 1.5 ENTIDAD CONTRATANTE 1.6 DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA 1.7 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES 1.8 COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS 1.9 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA 1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN 1.10.1 Observaciones al Pliego de Condiciones 1.10.2 Respuestas a las observaciones y Adendas 1.10.3 Audiencia de precisión, alcance y contenido del pliego de condiciones 1.10.4 Apertura del plazo para la presentación de las propuestas 1.10.5 Cierre del plazo para la presentación de las propuestas 1.10.6 Suspensión del Proceso de selección 1.10.7 Prórroga del Plazo del Proceso de Selección Pública del Contratista 1.10.8 Evaluación de las propuestas 1.10.9 Aclaraciones a las presentadas 1.10.10 Adjudicación 1.10.11 Acto de declaratoria de desierta 1.10.12 Criterios de Desempate 1.10.13 Efectos de la Adjudicación 1.10.14 Suscripción del Contrato 1.10.15 Renuencia del proponente favorecido a la suscripción del contrato 1.10.16 Legalización del Contrato 1.10.17 Devolución de la Garantía de Seriedad de la PROPUESTA CAPÍTULO II DE LAS PROPUESTAS 2. RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR 2.2. REQUISITOS EXIGIDOS PARA PRESENTAR PROPUESTAS 2.3. PLAZO Y FORMA DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
3
2.3.1. Plazo de entrega de las Propuestas 2.3.2. Forma de entrega de las Propuestas 2.4. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.5. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DEL PLIEGO DE CONDICIONES 2.6. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA 2.7. RETIRO DE LA PROPUESTA 2.8. INFORMACIÓN INEXACTA 2.9. DEVOLUCIÓN DE PROPUESTAS 2.10. REGLAS DE SANEAMIENTO 2.11. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES 2.12. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA CAPÍTULO III 3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA 3.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO 3.1.1. Carta de Presentación de la PROPUESTA (Anexo No. 04) 3.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal 3.1.2.1 Personas Naturales 3.1.2.2 Personas jurídicas nacionales de naturaleza privada. 3.1.3. Personas jurídicas de naturaleza pública 3.1.4. Personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero. 3.1.5. Apoderado 3.1.6 Propuestas Conjuntas (Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra
forma de participación) (Anexo No. 006 y Anexo No. 007) 3.1.7. Registro Único Tributario 3.1.8. Garantía de Seriedad de la PROPUESTA. 3.1.9 Certificación de Pago de Aportes Parafiscales (Anexo No. 009) 3.1.10 Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría
General de la República 3.1.11 Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación 3.1.12 Apoyo a la industria nacional 3.1.13. Certificación de Mipymes 3.1.14. Consulta y Documento SIRI 3.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO 3.2.1 Estados financieros básicos 3.2.2. Tarjetas Profesionales 3.2.3 Certificados de Antecedentes Disciplinarios 3.2.4 Certificación de los Estados Financieros 3.2.5 Dictamen a los Estados Financieros 3.2.6 Declaración tributaria del impuesto de renta y complementarios 3.2.7 Otros Aspectos Financieros 3.2.8. Parámetros financieros Exigidos 3.3. DOCUMENTOS PARA LA EVALUACIÓN ECONÓMICA 3.3.1. Diligenciamiento de los formatos de las propuestas de precios (Anexo1)
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
4
CAPÍTULO IV 4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 4.1. ETAPA PREOPERATIVA 4.2. TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION,
DIGITALIZACION, ELIMINACION Y CONSULTA DEL ARCHIVO CENTRAL DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL
4.2.1 Transporte 4.2.2. Almacenamiento 4.2.2.1 Ubicación 4.2.2.2 Aspectos Estructurales 4.2.2.3 Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos 4.2.2.4 Distribución de áreas. 4.2.2.5 Capacidad de almacenamiento. 4.2.2.6 Estantería. 4.2.2.7 Distribución de estanterías. 4.2.2.8 Condiciones ambientales 4.2.3 Custodia 4.2.3.1 Preparación de un plan de emergencia 4.2.3.2 Definición de la Volumetría 4.2.4 Conservación de documentos 4.2.5 Digitalización de documentos-archivo central 4.2.6 Eliminación de documentos 4.2.7 Consulta de documentos 4.3 ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LAS INSTALACIONES
DEL EDIFICIO DE LA SEDE CENTRAL DEL ICETEX 4.3.1 Clasificación de los documentos 4.3.2. Ordenación de los documentos 4.3.3 Actualización de los documentos 4.3.4 Descripción documental e inventario 4.3.5 Inventario de documentos 4.3.6 Transferencias al archivo central 4.3.7 Transporte de las transferencias 4.3.8 Recepción de las transferencias 4.3.9 Conservación de documentos de las transferencias 4.3.10 Consulta de documentos 4.3.11 Actualización de las tablas de retención documental 4.4 TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION Y
CONSULTA DE APROXIMADAMENTE 455.000 TITULOS VALORES ACTUALES. 4.4.1. Transporte de Aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.4.2 Almacenamiento de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.4.3 Custodia de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.4.4. Software y Hardware de los Títulos Valores 4.4.5 Conservación de aproximadamente 455.000 Títulos Valores Actuales 4.4.6 Consulta de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales 4.5 RECEPCIÓN EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES) Y
PUNTOS DE ATENCIÓN DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL, TRANSPORTE,
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
5
VERIFICACIÓN FÍSICA Y JURÍDICA, DIGITALIZACIÓN, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACIÒN Y CONSULTA DE LAS CARPETAS Y TÍTULOS VALORES DURANTE LOS AÑOS 2010 AL 2012.
4.5.1 Recepción de los Títulos Valores y carpetas en las IES y Puntos de Atención a Nivel Nacional
4.5.2 Transporte de Títulos Valores Y carpetas 4.5.3 Verificación Jurídica de Cada uno de los Títulos Valores o Garantías de los
Créditos Educativos otorgados por el ICETEX. 4.5.4 Digitalización de Títulos Valores 4.5.5 Almacenamiento de Títulos Valores y carpetas 4.5.6 Custodia de Títulos Valores y carpetas. 4.5.7 Conservación de los Títulos Valores y carpetas 4.5.8 Software y hardware de Títulos Valores 4.5.9 Consulta de Títulos Valores 4.5.10 Capacitación 4.6. PRODUCTOS Y ENTREGABLES 4.6.1 Generales 4.6.2 Entregables: Transporte, Almacenamiento, Custodia, Conservación y
Consulta del Archivo Central del ICETEX 4.6.3 Entregables: Administración de los archivos de gestión de las instalaciones
del edificio de la presidencia del ICETEX 4.6.4 Entregables: transporte, almacenamiento, custodia y consulta de aprox.
455.000 títulos valores actuales 4.6.5 Entregables: Recepción, transporte, verificación, digitalización,
almacenamiento, custodia y consulta de los títulos valores. 4.7 REQUISITOS DEL EQUIPO HUMANO CAPÍTULO V 5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN 5.1. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO 5.2. TÉRMINO PARA EL ANÁLISIS DE HABILITACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS
OFERTAS. 5.3. VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS 5.3.1 Verificación Jurídica (Pasa/ No pasa) 5.3.2 Verificación Financiera (Pasa / No Pasa) 5.3.3 Oferta económica 5.4. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 5.5. CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS. 5.5.1. Factor Técnico (Máximo 70 Puntos) 5.5.1.1 Experiencia específica y cumplimiento del oferente (Máximo 30
Puntos) 5.5.1.2 Experiencia del equipo humano (MÁXIMO 20 PUNTOS) 5.5.1.3 Infraestructura (Máximo 20 puntos) 5.5.1.4 Propuesta económica. (MÁXIMO 30 PUNTOS) 5.5.1.5 Descuentos por multas o sanciones
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
6
CAPÍTULO VI 8. DISPOSICIONES GENERALES DEL CONTRATO 8.1 OBJETO DEL CONTRATO 8.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 8.3 DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 8.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE 8.5 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 8.6 VALOR DEL CONTRATO 8.7 FORMA DE PAGO 8.8 GARANTÍAS 8.9 GASTOS 8.10 CONFIDENCIALIDAD DEL CONTRATO 8.11 SUPERVISIÓN 8.12 MULTAS 8.13 PENAL PECUNIARIA 8.14 OBLIGACIÓN ESPECIAL SOBRE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS 8.15 MINUTA DE CONTRATO GLOSARIO ANEXOS PROPUESTA ECONOMICA RESUMEN DEL BALANCE GENERAL RESUMEN DEL ESTADO DE RESULTADOS CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA PACTO DE INTEGRIDAD MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO (PARAFISCALES) APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003)
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
7
JUSTIFICACIÓN CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN
GENERALIDADES
EL Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior –
Mariano Ospina Pérez- ICETEX, es una Entidad del Estado creada por el Decreto 2586
de 1950 y transformada en entidad financiera de naturaleza especial por la Ley 1002 de
2005.
La entidad está regida por las Normas que en materia Archivística expide el Archivo
General de la Nación quien es el Ente regulador de la política archivística del País,
encargado de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
La Ley General de Archivos 594 de 2000 Ley General de Archivos reglamenta las
políticas archivísticas para las entidades públicas- Esta ley señala que: “La administración
Pública deberá garantizar los espacios e instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos”.
De igual manera señala en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS”, el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo
y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafos 1: “La
administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.
3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán
cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de
archivos históricos”.
Este documento en sus apartes técnicos estará regido por la ley General de Archivos 594
de 2000 y sus acuerdos reglamentarios emitidos por el Archivo General de la Nación. El
mismo establece los principales aspectos técnicos, económicos, financieros, legales,
contractuales, entre otros que el ICETEX considera, el Oferente debe tener en cuenta
para elaborar y presentar la propuesta. El documento debe ser interpretado como un todo
y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. El orden de los
capítulos, numerales y cláusulas no debe ser interpretado como un grado de prelación
entre los mismos. Es responsabilidad del oferente examinar todas las instrucciones y
especificaciones contenidas en estos términos de referencia.
El Oferente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta, la normatividad
aplicable en especial la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se expide Ley General de
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
8
Archivos y se dictan otras disposiciones, el Acuerdo 037-2002 del Archivo General de la
Nación que establece las especificaciones técnicas de los servicios contratados sobre
depósito, custodia y administración de archivos, el Acuerdo 042 de 2002 que establece
los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas” y
La ley 527 de 1999- por medio de la cual se reglamenta el acceso y el uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico.
ANTECEDENTES DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL EN EL ICETEX.
El Plan Estratégico 2007-2010 del ICETEX describe dentro de sus lineamientos la
Modernización Tecnológica, como base para el fortalecimiento de la gestión administrativa
y misional de la Entidad. Dentro de esta Modernización se encuentran presentes los
procesos inherentes a la Gestión Documental, relacionados con la organización de sus
archivos, la utilización de nuevas tecnologías de información, programas, formatos y
herramientas tecnológicas, que permitan la generación de inventarios, servicios de
consulta y recuperación de información.
La actual administración a finales del año 2002, inició el Proyecto denominado
Modernización de la Gestión Documental en el ICETEX para organizar los Archivos de
Gestión y Central de la Entidad, así como mejorar los procesos de correspondencia, con
el propósito de prestar el apoyo logístico en el desarrollo de las funciones institucionales.
Las actividades del proceso de Gestión Documental que anteceden a este proceso
licitatorio son:
CENTRALIZACION DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
Desde el año 2003 se inicio el proceso de centralización de las series de historias
laborales, las carpetas de los créditos en amortización y los títulos valores.
PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, ARCHIVO
CENTRAL Y ELABORACION DE TERMINOS DE REFERENCIA Y CONTRATACION DE
LOS SERVICIOS DE CUSTODIA Y ADMINISTRACION DE TITULOS VALORES Y
FONDO ACUMULADO.
Durante los años 2004 y 2005, se desarrollaron actividades tendientes a la Organización
de los archivos de gestión, organización de algunas series documentales como historias
laborales y carpetas de créditos en amortización, contratación de personal calificado, y
elaboración de los términos de referencia que dieron lugar a la contratación inicialmente
de los servicios especializados en custodia y administración de los títulos valores y parte
del Fondo Documental Acumulado del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
9
IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL MERCURIO
Desde el año 2005 el ICETEX implementó el Programa de Gestión Documental Mercurio.
Durante los años posteriores actualizó la herramienta en su versión 5.0, habilitando las
opciones de recepción y envió de correspondencia. Además de la creación y
conformación de los expedientes virtuales, de los documentos recibidos.
Además integró al programa dentro de sus procesos de Gestión Documental para las
consultas del Archivo Central, Títulos Valores y Carpetas e Beneficiarios.
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL, ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÒN Y DE LOS TITULOS VALORES
Durante el año 2007 el ICETEX elaboró los términos de referencia que adjudicaron por
Contratación Directa la centralización, Organización del Fondo Documental Acumulado, la
Elaboración y Aplicación de Tablas de Valoración Documental, La administración de los
archivos de gestión y de los Títulos Valores de la Entidad.
ARCHIVO CENTRAL
Por medio del proceso de centralización se identificó y trasladó la documentación
perteneciente a los 23 puntos de atención a nivel nacional que el ICETEX tenía en todo el
país. Una vez ubicada esta información en las bodegas de la firma que ejecutó el
proyecto, se hizo su respectiva organización de acuerdo con la normatividad vigente para
los fondos acumulados.
A su vez se elaboraron las Tablas de Valoración Documental -TVD, las cuales surtieron
todos los procesos de verificación, evaluación y aprobación por parte del Archivo General
de la Nación las cuales se encuentran en proceso de aplicación.
ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÒN
Los archivos de gestión fueron organizados y administrados de acuerdo a la normatividad
archivística vigente y a los requerimientos específicos del ICETEX. Paralelamente se
actualizaron las Tablas de Retención Documental, las cuales están disponibles como una
importante herramienta para apoyar la continuidad del proceso de organización requerido
en este documento.
TITULOS VALORES
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
10
Con respecto a los títulos valores, se centralizaron en una bodega adecuada a los
requerimientos específicos de sus características; surtiendo todos las actividades de
revisión y validación jurídica, identificación y descripción, almacenamiento y conservación
y digitalización y montaje en el programa Mercurio para su permanente recuperación.
IES
La recolección en las IES y puntos de Atención de los Títulos Valores y Carpetas de los
Beneficiarios de los Créditos Educativos otorgados por el ICETEX, durante las vigencias
2008 Y 2009 a nivel nacional.
Este proceso incluyó las actividades de recepción, transporte, verificación física y jurídica,
digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y consulta de las carpetas y títulos
valores.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
11
CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS
Se convoca a todas la Veedurías Ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, a
participar en el presente proceso de Selección Pública del Contratista, a partir de esta
convocatoria y durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, realizando
las recomendaciones escritas que consideren necesarias, e interviniendo en las
audiencias que se convoquen durante el proceso, caso en el cual se les suministrará toda
la información y documentación que soliciten, publicada en la página Web de EL ICETEX
www.icetex.gov.co
El costo de las copias y las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el
artículo 24 del Código Contencioso Administrativo.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
12
PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”
En caso de conocerse situaciones de corrupción en el desarrollo de este proceso de
selección, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “lucha contra la corrupción”
a través de los números telefónicos: (1) 5601095, (1) 5657649, (1) 5657649, (1) 5624128;
vía fax al número telefónico (1) 5658671; la línea transparente del programa, a los
números telefónicos: 01 8000 913 040 o (1) 5607556; en el correo electrónico:
webmaster@anticorrupción.gov.co; al sitio de denuncias del programa, en el Portal de
Internet: www.anticorrupcion.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección
Carrera 8 No 7–27, Bogotá, D.C.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
13
RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES
Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan
en cuenta lo siguiente:
1. Los plazos establecidos en el presente Pliego de Condiciones se entenderán como
días hábiles y mes calendario, salvo indicación expresa en contrario. Cuando el día de
vencimiento de un plazo fuese un día no hábil dicho vencimiento se entenderá
trasladado al primer día hábil siguiente.
2. Se considera como documento oficial del pliego de condiciones del presente
proceso de selección, los que reposan en la Secretaría General del ICETEX, que
coinciden con el publicado en la página Web Del ICETEX www.icetex.gov.co
3. Será responsabilidad del proponente verificar el pliego de condiciones, adendas y
comunicaciones publicadas en la página Web del ICETEX www.icetex.gov.co, con los
que reposan en el Grupo de Contratación de la Entidad.
4. Examinar rigurosamente el contenido del presente pliego de condiciones, sus
exigencias, los documentos que hacen parte del mismo y las normas que regulan la
contratación administrativa con instituciones del Estado.
5. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos
que deben allegar con sus propuestas y verificar que contengan la información completa
solicitada.
6. Acreditar el cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos en las leyes, decretos y
en la presente convocatoria.
7. Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad o prohibición constitucional para contratar.
8. Comprobar que las fechas de expedición de los documentos solicitados se
encuentren dentro de los plazos exigidos en el pliego de condiciones.
9. Suministrar toda la información requerida por EL ICETEX.
10. Diligenciar totalmente los anexos y formatos que integran el pliego de condiciones.
11. Presentar la PROPUESTA en la forma establecida en la presente convocatoria con el
correspondiente índice y debidamente foliadas, en orden ascendente.
12. Tener presente las causales de rechazo de las propuestas.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
14
CAPÍTULO I
1. INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES
1.1 OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA
OBJETO: Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en
archivística y en la gestión documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto,
descripción o etapas que se señalen en los presentes pliegos de condiciones, para lo cual
llevará a cabo:
1. El transporte de la totalidad del Archivo Central de la Bodega del contratista
actual, ubicada en la ciudad de Bogotá a la Bodega del oferente, el
almacenamiento, la custodia, conservación, digitalización, eliminación y consulta del
archivo del ICETEX a nivel Nacional.
2. La administración de los Archivos de Gestión en las instalaciones del edificio de
la Sede Central del ICETEX, el transporte, recepción, conservación de los
documentos transferidos desde los archivos de gestión.
3. El Transporte de los Títulos Valores ubicados en la Bodega del contratista actual
en la ciudad Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, custodia,
conservación y consulta de 455.000 títulos valores.
4. La recepción de los Títulos Valores en las Instituciones de Educación Superior
(IES) y Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional, el transporte a la bodega
del oferente, verificación física y jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia,
conservación y consulta de las carpetas y títulos valores durante 2010 al 2012.
1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El presente proceso de selección pública se regirá por la Constitución Política de
Colombia, especialmente por lo consagrado en los artículos 209 y 267, por el artículo 8º.
de la Ley 1002 de 2005, por los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007 y en especial
por lo dispuesto en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de Febrero
de 2008 “ Manual de Contratación del ICETEX”.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
15
De acuerdo con la ley Colombiana, las normas actualmente vigentes se presumen
conocidas por todos los PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de
selección.
1.3 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN
Podrán presentar PROPUESTA las personas naturales o jurídicas, de manera
independiente, o en forma conjunta a través de Consorcios o Uniones Temporales o
cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley
Los consorcios o uniones temporales podrán estar compuestos por personas naturales
y/o jurídicas y, además de cumplir con los requisitos generales del presente pliego,
estarán sujetos a lo siguiente:
a. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión
temporal y, en el caso de Uniones temporales, señalarán los términos y extensión de la
participación en la PROPUESTA y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser
modificados sin el consentimiento previo de EL ICETEX, y en caso de no especificarse el
porcentaje de participación se entenderá que se hace a través de Consorcio.
b. Los miembros del consorcio o de la unión temporal deberán presentar el documento
de constitución, el cual deberá expresar claramente su conformación, las reglas básicas
que regulan las relaciones entre ellos y su responsabilidad, e igualmente su deseo de
participar en la presentación conjunta de la PROPUESTA y de suscribir el contrato. A su
vez, designarán a la persona que actuará como representante legal del Consorcio o de la
Unión Temporal y así lo indicaran en el documento de constitución.
c. Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la cual
se presentará la PROPUESTA, los proponentes aceptarán sin condicionamiento alguno la
asunción de una obligación solidaria e indivisible en relación con la presentación de la
PROPUESTA, la suscripción y legalización del contrato así como de su cumplimiento,
liquidación y garantía y en general, para todos los efectos que del contrato se deriven.
Existe responsabilidad solidaria e indivisible tanto en la fase precontractual como en la
contractual y postcontractual y para la existencia de esta, basta que la PROPUESTA se
presente en forma conjunta, en consorcio o en unión temporal.
d. Los proponentes extranjeros, podrán presentar su PROPUESTA en forma directa,
designando un apoderado para que los represente en el proceso precontractual. En caso
de resultar adjudicatarios deberán dar cumplimiento a lo señalado en el título VIII del Libro
II del Código de Comercio Colombiano, referente a la exigencia de constituir una sucursal
en Colombia, previo al inicio del plazo de ejecución.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
16
1.4 PRESUPUESTO OFICIAL DISPONIBLE
El contrato que se firme derivado del presente proceso de selección, será pagado con
recursos del presupuesto de El ICETEX de las vigencias futuras de 2010, 2011 y 2012
aprobadas por la Junta Directiva mediante Acuerdos No.33 de 2009.
El presente proceso de selección tiene un presupuesto oficial disponible hasta por la
suma de CUATRO MIL OCHOCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MILLONES
TRESCIENTOS SEIS MIL CUATROCIENTOS CON VEINTE PESOS MONEDA
CORRIENTE ($4.849.306.420), Incluido IVA , según consta en el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal No. CDP VF- 2009-025 de Noviembre 27 de 2009 expedido
por el Coordinador de Presupuesto del ICETEX.
La propuesta que supere el presupuesto oficial disponible, incurrirá en causal de rechazo.
COMPROMISO
Año 2010
Marzo-
Diciembre
Año 2011
Enero-Diciembre
Año 2012
Enero-Marzo
TOTAL
COMPROMISO
Administración
del Archivo
Central, Archivo
de Gestión y
Títulos Valores
de la Entidad
$1.578.266.885 $2.536.647.170 $734.392.365 $4.849.306.420
1.5 ENTIDAD CONTRATANTE
La Entidad contratante es el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios
Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” - ICETEX, entidad financiera de
naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto
Ley N° 2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley N° 3155 de 1968 y transformada
mediante la Ley 1002 de 2005 y los decretos 380,381 y 382 de 2007.
1.6 DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA
Los documentos que forman parte de este proceso, son:
1. Estudios de conveniencia y minuta técnica.
2. Los avisos de prensa del proceso de selección
3. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
4. Pliego de condiciones del proceso de selección
5. Observaciones presentadas al pliego de condiciones
6. Respuesta a las observaciones presentadas al pliego de condiciones
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
17
7. Actas de audiencia de aclaración de pliegos
8. Las adendas al pliego de condiciones si las hubiere
9. El acta de cierre del proceso de selección.
10. El informe de evaluación de las propuestas presentadas
11. Las observaciones presentadas a los informes de evaluación
12. El informe final de adjudicación
El proponente deberá examinar todas las instrucciones, formularios, anexos, formatos,
condiciones y especificaciones que figuren en los documentos del proceso de selección y
presentar su propuesta teniendo en cuenta los requerimientos del pliego de condiciones.
En el evento de que el proponente omita suministrar documentos o información que
verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de sus PROPUESTAS,
o sean solicitados en el Pliego de Condiciones que no afecten la asignación de puntajes o
constituyan factores de escogencia, será requerido por la Entidad Contratante para que
los aporte, dentro del día hábil siguiente al del respectivo requerimiento.
1.7 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES
En el pliego de condiciones se describen detallada y claramente, el objeto a contratar los
requerimientos para la presentación de la propuesta, los aspectos técnicos, económicos,
financieros y de capacidad jurídica y de organización exigidos, los fundamentos del
proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas
que gobiernan la presentación de las PROPUESTAS y su evaluación y ponderación, así
como las de adjudicación del contrato; las razones y causas para el rechazo de las
propuestas o la declaratoria de desierta del proceso, las condiciones de celebración del
contrato, presupuesto, forma de pago, mecanismos de cobertura de riesgos y en general
todos los asuntos relativos al proceso que estima que el proponente debe tener en cuenta
para elaborar y presentar su propuesta. Todos estos factores deben ser interpretados
como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada, por lo
tanto, el pliego de condiciones es uno con la minuta del contrato, los anexos, formatos y
adendas. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias
interpretaciones, conclusiones o análisis, efectúe el proponente, son de su exclusiva
responsabilidad.
El detalle y la descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas deberán
analizarse por los oferentes en el documento que como anexo técnico se acompaña al
pliego de condiciones.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
18
El orden de los capítulos y cláusulas de este Pliego de Condiciones, tampoco debe ser
interpretado como un grado de prelación entre los mismos y los títulos utilizados en el
sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.
Con la presentación de la PROPUESTA, el proponente manifiesta que estudio el pliego de
condiciones y todos los documentos del proceso de selección, que obtuvo las
aclaraciones solicitadas, que conoce la naturaleza de los bienes y servicios objeto de la
convocatoria, sus costos y tiempo de ejecución, que formuló su PROPUESTA de manera
libre, seria, precisa y coherente, y que además, se acoge a lo establecido en el Manual de
Contratación del ICETEX, y demás normas aplicables.
1.8 COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.
EL ICETEX, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 26 del Acuerdo N° 007 del 22 de
Febrero de 2008, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX y con el fin de facilitar la
comunicación interactiva con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso
de selección, ha dispuesto la dirección electrónica [email protected] a través de la
cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones y
podrá consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso en la
página Web de la Entidad www.icetex.gov.co así como en el Grupo de Contratación de la
Secretaría General en donde estará disponible toda la información del proceso para los
oferentes, con el fin de garantizar la transparencia del mismo.
1.9 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA
DESCRIPCIÓN FECHA
Primer Aviso de Prensa Domingo 29 de Noviembre de 2009
Publicación Pliego de Condiciones Jueves 03 de diciembre de 2009
Audiencia de aclaraciones Martes 15 de Diciembre de 2009 a las 10:00 a.m.
Observaciones a los pliegos de Condiciones por
parte de los interesados
Hasta el jueves 14 de Enero de 2010 a las 5:45
p.m.
Respuesta a las observaciones por parte del
ICETEX Hasta el Viernes 15 de Enero de 2010
Cierre del Proceso y Recepción de Propuestas Martes 19 de Enero de 2010 a las 10:00 a.m.
Publicación del informe preliminar de evaluación y
término para que los oferentes presenten
observaciones al mismo por escrito en la Secretaría
General.
Viernes 05 de febrero al martes 09 de febrero de
2010
Publicación consolidación observaciones hechas al
informe de evaluación Jueves 11 de Febrero de 2010
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
19
DESCRIPCIÓN FECHA
Término para que aquellos proponentes cuyas
propuestas hayan sido objeto de observaciones den
respuesta por escrito a las mismas.
Viernes 12 de febrero al lunes 15 de febrero de
2010
Publicación de la decisión final de la adjudicación Jueves 18 de febrero de 2010
1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Apertura del Proceso y Publicación del Pliego de Condiciones:
El ICETEX dará apertura al presente proceso de selección a partir de la fecha en la cual
se publique el presente pliego de condiciones en la página Web de la Entidad
www.icetex.gov.co.
La consulta del pliego de condiciones se realizará en la página Web www.icetex.gov.co., a
partir de la fecha que se señala en el cronograma del proceso. Así mismo se encuentra
disponible en la Carrera 3 No.18-32 Piso 2º de Bogotá, en la Secretaría General del
ICETEX, donde podrá ser consultado en el horario de 8:00 a.m. a 5:45 p.m. de lunes a
viernes.
No son admitidas las consultas telefónicas, ni personales, no tendrá fuerza vinculante
para PROPUESTA cualquier pronunciamiento verbal.
1.10.1. Observaciones al Pliego de Condiciones
Cualquier persona hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha señalada en el
cronograma para el cierre y recepción de propuestas, podrá presentar observaciones al
pliego de condiciones. Estas observaciones deberán enviarse al correo electrónico
1.10.2. Respuestas a las observaciones y Adendas
EL ICETEX responderá dentro de los dos (2) días calendario antes de la fecha señalada
en el cronograma para el cierre y recepción de las propuestas, las observaciones
presentadas.
Durante el término señalado anteriormente, EL ICETEX podrá igualmente modificar
mediante adendas los pliegos de condiciones, las cuales deberán ser publicadas en la
página www.icetex.gov.co.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
20
Las solicitudes de modificación por parte de los interesados serán procedentes siempre y
cuando:
Hayan sido radicadas en el ICETEX dentro del horario de atención al público o
remitidas al correo electrónico [email protected], desde la fecha de publicación
de los pliegos de condiciones y hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha
señalada en el cronograma para el cierre y recepción de propuestas.
Se indique claramente el numeral del pliego de condiciones, que se solicita
modificar y el fundamento de la solicitud.
Se señale claramente el nombre y cédula de ciudadanía de la persona interesada,
la condición en la que actúa y su dirección física y electrónica.
EL ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que
utilicen los oferentes para enviar sus observaciones al pliegos de condiciones y demás
documentos publicados por la entidad.
EL ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos para notificar las
respuestas a las observaciones y a las solicitudes de aclaración de pliego de
condiciones, así como los demás documentos publicados por la entidad.
1.10.3 Audiencia de precisión, alcance y contenido del pliego de condiciones
En la fecha señalada en el cronograma del pliego de condiciones, se realizará una
audiencia pública en el Auditorio Gabriel Betancourt Mejía del ICETEX, ubicado la Carrera
3 N° 18-32, piso 9 de ésta ciudad, con el fin de precisar el alcance, y contenido del pliego
de condiciones, en la cual se absolverán y aclararán las inquietudes e interrogantes de
los proponentes; dependiendo de la complejidad de las mismas serán atendidas en el
término que EL ICETEX estime conveniente. De tal audiencia se elaborará y suscribirá el
acta respectiva.
1.10.4 Apertura del plazo para la presentación de las propuestas
Las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en el presente proceso de
selección podrán presentar propuestas a partir del día de publicación del presente pliego
de condiciones en la página Web del ICETEX www.icetex.gov.co.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
21
1.10.5 Cierre del plazo para la presentación de las propuestas
Las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en el presente proceso de
selección podrán presentar propuestas hasta el día y hora señalados en el cronograma
del proceso.
Las PROPUESTAS presentadas después de la fecha y hora establecidas para el cierre
del presente proceso de selección, serán rechazadas. La hora oficial referida se
controlará en la página de Internet http: //horalegal.sic.gov.co/ de acuerdo con lo
establecido en el numeral 5° del artículo 20 del Decreto 2153 de 1992, según el cual
corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia coordinar y dar
la hora legal que rige en la República de Colombia.
La propuestas serán radicadas en el punto de radicación de correspondencia a través del
aplicativo mercurio, en EL ICETEX ubicado en la Carrera 3 N° 18-32 de ésta ciudad
primer piso, las cuales serán remitidas a la Secretaría General del ICETEX .
Recibidas las propuestas se levantará un acta que contendrá el orden de radicación de
las propuestas en forma estrictamente consecutiva, nombre o razón social del
proponente, representante legal, el número de folios, amparo de seriedad de la
propuesta y vigencia de la misma.
Se entenderán presentadas dentro del término aquí previsto, todas las propuestas que se
entreguen oportunamente, en la fecha, hora y lugar indicados en este pliego de
condiciones. La presentación de la propuesta constituye un compromiso entre el
proponente y EL ICETEX, según el cual dicha propuesta permanecerá disponible para su
evaluación y aceptación.
En ningún caso EL ICETEX se hará responsable del retardo de los proponentes en la
entrega de sus PROPUESTAS, por lo que resulta de su exclusiva responsabilidad el
precaver el cumplimiento del horario establecido.
Las propuestas que no se radiquen en la fecha, hora y lugar indicados serán
consideradas como PROPUESTAS extemporáneas y se rechazarán dejando constancia
del hecho en el acta, para lo cual se tendrá en cuenta el registro de ingreso en el punto de
radicación de correspondencia. Estas propuestas serán devueltas al interesado sin abrir.
A partir de la fecha y hora oficial de cierre del plazo del presente proceso de contratación,
los proponentes no podrán retirar, adicionar o corregir sus propuestas.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
22
No se admitirán propuestas enviadas por correo ordinario o certificado, por fax o correo
electrónico.
Información Confidencial: Los oferentes deberán indicar en su PROPUESTA cuáles de los
documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampare dicha
reserva, para así dar cumplimiento a lo establecido a la Ley 57 de 1985. Si el oferente no
hace pronunciamiento expreso amparado en la Ley se entenderá que toda la
PROPUESTA es pública. En todo caso, EL ICETEX se reserva el derecho de revelar
dicha información a sus funcionarios o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.
1.10.6 Suspensión del Proceso de selección
El proceso de selección podrá ser suspendido por EL ICETEX cuando a juicio de ésta se
presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y
que puedan afectar la culminación del proceso.
1.10.7 Prórroga del Plazo del Proceso de Selección Pública del Contratista
El plazo del proceso de selección, entendido como el término que debe transcurrir entre el
primer día de publicación del pliego de condiciones hasta la fecha de cierre del plazo para
presentar propuestas indicado en este pliego, podrá prorrogarse por EL ICETEX antes del
vencimiento del mismo.
Cualquier prórroga del plazo del cierre del proceso de selección será comunicada a los
interesados por medio de adenda que hará parte del presente Pliego de Condiciones. En
todo caso, las Adendas serán publicadas en la página Web de EL ICETEX
www.icetex.gov.co
1.10.8 Evaluación de las propuestas
El Comité Evaluador designado por EL ICETEX, verificará y/o evaluará según lo previsto
en el presente pliego, las propuestas y teniendo en cuenta los criterios de capacidad
jurídica, experiencia, capacidad técnica, capacidad tecnológica y capacidad financiera de
los proponentes.
El Comité evaluador deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones
serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada y firmada
por todos los miembros del comité al finalizar la sesión correspondiente.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
23
Una vez verificados los aspectos habilitantes, se procederá a la ponderación del
ofrecimiento más favorable para la Entidad, de acuerdo a lo contemplado en el numeral
denominado “Evaluación de las PROPUESTAS” de este pliego de condiciones.
El informe de evaluación en los aspectos técnicos y económicos de las propuestas
presentadas, serán publicados en la página Web de la Entidad www.icetex.gov.co. por un
término de tres (3) días hábiles para que los oferentes durante dicho plazo presenten
observaciones por escrito a la Secretaría General del ICETEX
1.10.9 Aclaraciones a las presentadas
De conformidad con el artículo 14 del Acuerdo N° 007 del 22 de febrero de 2008 aprobado
por la Junta Directiva del ICETEX, el Comité Evaluador podrá solicitar a cada proponente
las aclaraciones que considere necesarias. Las aclaraciones que rinda al proponente no
podrán modificar la propuesta presentada.
Con el fin de facilitar el examen, evaluación y comparación de las PROPUESTAS, EL
ICETEX podrá a través del comité evaluador solicitar por escrito al proponente hasta el
momento de la adjudicación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes
sobre los puntos dudosos o confusos de las PROPUESTAS, sin que por ello pueda
el proponente adicionar, modificar, completar o mejorar su PROPUESTA, ni EL ICETEX
hacer variación alguna a los términos de la misma o violar los principios fundamentales
que rigen el presente proceso de selección. EL ICETEX tomará de las aclaraciones de los
Proponentes únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.
Las solicitudes de aclaración y las respuestas correspondientes se harán por escrito,
estas últimas dentro del plazo previsto en la respectiva solicitud.
1.10.10 Adjudicación
Una vez concluya el proceso de evaluación, se ordenarán los puntajes de mayor a menor
y se le adjudicará al (los) proponente(s) que tenga(n) el(los) mayor(es) puntaje(s).
La adjudicación del proceso de selección se realizará de conformidad con lo establecido
en el literal f del artículo 9 del acuerdo 007 del 22 de febrero de 2008, mediante el cual se
adopta el manual de Contratación del ICETEX.
Con base en el informe de evaluación y cumplido el procedimiento establecido en el
artículo 14 del acuerdo No. 007 del 22 de febrero de 2008, el Representante Legal de la
entidad, o su delegado, comunicará al proponente seleccionado la adjudicación del
contrato.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
24
En el evento que no se presenten propuestas, o las recibidas no cumplan con las reglas
establecidas por el ICETEX en el pliego de condiciones del presente proceso de
selección, la entidad podrá contratar directamente, mediante solicitud de una sola
cotización, de conformidad con lo dispuesto en el literal c) del artículo 11 del Acuerdo N°
007 del 22 de Febrero de 2008, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX.
1.10.11 Acto de declaratoria de desierta
En caso de que no sea posible la adjudicación, EL ICETEX declarará desierto el presente
proceso de selección por los motivos o causas que impidan la selección objetiva de la
propuesta más favorable para la Entidad, ya sea porque las PROPUESTAS no cumplan
con las condiciones para ser objeto de adjudicación, porque no se presenten
PROPUESTAS, o por cualquier otra causa que impida su escogencia, mediante acto
administrativo debidamente motivado en el que se señalarán, en forma expresa y
detallada, las razones que han conducido a esa decisión y lo notificará a todos los
proponentes. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.
En el evento de declaratoria de desierta del presente proceso de selección y si persiste
para EL ICETEX la necesidad de contratar el objeto de este proceso, adelantará dicha
contratación conforme a lo dispuesto en el literal c) del artículo 11 del Acuerdo N° 007 del
22 de Febrero de 2008, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX.
1.10.12 Criterios de Desempate
Una vez concluido el proceso de verificación y de evaluación y cumplidos todos
los requisitos de ley, se procederá a la adjudicación del proceso de selección a la
propuesta que haya obtenido el mayor puntaje.
Se entenderá que hay empate entre dos propuestas y PROPONENTES, cuando hayan
obtenido igual puntaje. En el caso de empate entre los proponentes habilitados, la
adjudicación se resolverá en el siguiente orden:
a) Al proponente quien haya acreditado mayor puntaje en la evaluación técnica.
b) Si subsiste el empate al proponente que haya presentado el menor precio.
c) En caso de continuar el empate se adjudicará el proceso al proponente nacional.
d) Si hubiere varias propuestas nacionales, se dará prioridad a una Mipyme, de
conformidad con el artículo 12 de la Ley 590 de 2000, modificada por el artículo 9 de la
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
25
e) Ley 905 de 2004. para lo cual el proponente deberá haberlo manifestado en su
propuesta. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, dicha manifestación debe
hacerse por cada uno de sus integrantes. Es necesario precisar que con uno solo de los
integrantes que no cumpla con uno (1) de los dos (2) requisitos establecidos en la Ley 905
del 2 de agosto de 2004 y demás normas vigentes aplicables, el proponente será
considerado como NO Mipyme.
f) Si el empate continúa, se adjudicará el contrato en aplicación del sistema de balotas
que se realizará en el lugar que designe La Entidad en la ciudad de Bogotá.
1.10.13 Efectos de la Adjudicación
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga tanto a EL ICETEX como al adjudicatario, y
contra este no procede recurso alguno por la vía gubernativa. Su impugnación procede
mediante el ejercicio de las acciones judiciales que correspondan.
No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y su
suscripción sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, o si se demuestra que el acto
se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual EL ICETEX podrá
adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en
segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la Entidad.
1.10.14 Suscripción del Contrato
A partir del momento de la adjudicación y notificación y hasta ocho (8) días hábiles
siguientes a aquélla, el oferente favorecido deberá suscribir el respectivo contrato en la
sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C.
En caso de que el contratista se negare a suscribir el contrato, se procederá a hacer
efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y se adjudicará el proceso de selección al
oferente que haya ocupado el segundo orden de elegibilidad.
1.10.15 Renuencia del proponente favorecido a la suscripción del contrato
Si el proponente seleccionado mediante el presente proceso de selección no suscribe el
contrato dentro del término previsto, quedará a favor del ICETEX, en calidad de sanción,
la garantía de seriedad de la PROPUESTA, sin menoscabo de las acciones legales
conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
26
1.10.16 Legalización del Contrato
Dentro del plazo que le señale el ICETEX, deberán entregarse en la sede principal del
ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., los documentos relativos a la legalización del
contrato.
Dentro de este término, el proponente adjudicatario debe constituir la garantía, cancelar
los derechos de publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública, el
impuesto de timbre y demás impuestos a que hubiere lugar.
1.10.17 Devolución de la Garantía de Seriedad de la PROPUESTA
Al adjudicatario del contrato no se le devolverá la Garantía de Seriedad de la Propuesta,
sino hasta tanto éste haya cumplido a cabalidad con los requisitos previos de
perfeccionamiento del contrato celebrado, siempre que haya sido aprobada la Garantía
del contrato. A quienes quedaron en segundo lugar, se les devolverá después del
perfeccionamiento del contrato celebrado con el ganador del proceso de selección. EL
ICETEX pondrá a disposición de los demás proponentes la Garantía de Seriedad de la
propuesta a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a la adjudicación.
En el evento que se declare desierto el proceso de selección, EL ICETEX pondrá a
disposición de los proponentes la Garantía de Seriedad de la Propuesta, a partir de los
diez (10) días hábiles siguientes a tal declaratoria.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
27
CAPÍTULO II DE LAS PROPUESTAS
2. RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS
El proponente deberá elaborar la PROPUESTA por su cuenta y riesgo, de acuerdo con lo
solicitado en el presente pliego de condiciones y las modificaciones producidas por
adenda e incluir dentro de ella toda la información exigida, allegando los documentos
requeridos. La PROPUESTA junto con los ajustes que se puedan presentar por solicitud
del ICETEX, formarán parte integral del contrato. Se considera como documento oficial
del pliego de condiciones, el original que reposa en la Secretaría General del ICETEX,
cuyo contenido debe coincidir con el publicado en la página Web de la Entidad
www.icetex.gov.co
El proponente debe tener en cuenta todos los costos en que incurrirá para alcanzar la
realización del objeto del contrato derivado del presente proceso. Los costos para la
preparación y presentación de la PROPUESTA, correrán por cuenta exclusiva del
proponente y a riesgo de éste, razón por la cual EL ICETEX no reconocerá suma alguna,
ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.
Será responsabilidad del proponente verificar la correspondencia del pliego de
condiciones publicados en la página Web de la Entidad www.icetex.gov.co con la copia
que se le entregue en EL ICETEX o con el original que allí reposa.
La información contenida en las copias de las PROPUESTAS, debe coincidir en su
totalidad con el original de la PROPUESTA. En caso de presentarse alguna diferencia
entre el original de la PROPUESTA y las copias, prevalecerá la información consignada
en el original, y entre éste último y las contenidas en los Cds prevalecerá el texto impreso.
Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y
números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.
2.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR
Podrán participar como proponentes en el presente proceso de selección personas
jurídicas civiles o mercantiles, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública, mixta o
privada, y personas naturales, bien sea de manera individual o conformando Proponentes
Plurales a través de Consorcio, Unión Temporal, o bajo cualquier otra forma de asociación
admitida por las leyes de la República de Colombia, cuyos integrantes podrán tener la
calidad de personas jurídicas o naturales.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
28
Para la acreditación de la capacidad jurídica, los participantes del presente proceso de
selección, deberán adjuntar los documentos que se requieren a continuación para cada
caso, según la naturaleza y condiciones del Proponente.
2.2. REQUISITOS EXIGIDOS PARA PRESENTAR PROPUESTAS
Para presentar PROPUESTA el proponente deberá cumplir previamente los siguientes
requisitos:
2.2.1. Las personas jurídicas deberán acreditar que su objeto social le permite contratar
los servicios especializados de archivística o gestión documental, por medio del
certificado de existencia y representación expedido con una vigencia no superior a
treinta (30) días de antelación a la fecha de cierre del presente proceso de selección por
la Cámara de Comercio respectiva, en donde conste que su duración no será inferior a la
vigencia del contrato y un (1) año más.
En el caso de consorcios y/o uniones temporales cada una de las empresas que lo
conforman deberán tener dentro de su objeto social la prestación de los servicios de
archivística o gestión documental.
2.2.2. Tener la capacidad jurídica para contratar de conformidad con la ley.
2.2.3. Las personas naturales deberán presentar certificado de matrícula mercantil con
una fecha de expedición no superior a treinta (30) días anteriores al cierre del presente
proceso de selección.
2.2.4. No encontrarse relacionado en el boletín de responsables fiscales expedido por la
Contraloría General de la República. En el caso de personas jurídicas deberá acreditar
este requisito tanto la persona jurídica como su representante legal.
En el caso de consorcios o uniones temporales cada uno de los integrantes deberá
presentar en forma independiente la certificación de no estar reportado como sancionado
en dicho boletín. Si los consorciados o unidos temporalmente fueren personas jurídicas
este requisito deberá ser cumplido tanto por la empresa como por su representante legal.
2.2.5. El oferente no debe estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades
para contratar, especialmente por las establecidas en la Constitución Política, en el
artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007. En la carta de
presentación de la PROPUESTA el oferente debe afirmar bajo la gravedad del juramento,
el cual se entiende cumplido con su firma que no se halla incurso en ninguna causal de
incompatibilidad o inhabilidad prevista en la ley.
2.2.6. Cuando el Representante Legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades
para comprometer al oferente y contratar, deberá acreditar previamente que ha sido
facultado para presentar PROPUESTA y firmar el contrato, mediante documento expedido
por el órgano competente.
2.2.7. Cumplir con todos y cada uno de los documentos y requisitos exigidos en el
presente pliego de condiciones y con la normatividad vigente sobre la materia.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
29
2.2.8. En el caso de los Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de
participación conjunta, se deberán acreditar además de los anteriores requisitos, los
siguientes:
Haber sido conformado antes de presentar la PROPUESTA y expresar en el
documento de conformación del consorcio o de la unión temporal, que el término de
duración de cada uno de sus integrantes y del consorcio o unión temporal no será inferior
a la vigencia del contrato y un (1) año más, contados a partir de la fecha de cierre del
presente proceso de selección.
Indicar si su participación es a título de Consorcio o de Unión Temporal y en este
último caso, señalar los términos y extensión de su participación en la PROPUESTA y en
la ejecución del contrato, los cuales no podrán en el documento de constitución ser
modificados sin el consentimiento previo del ICETEX, de acuerdo con lo establecido en la
ley.
Los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán señalar las reglas básicas que
regulan las relaciones entre ellos y su responsabilidad, estableciendo el porcentaje de
participación de cada uno de los integrantes y deberán designar la persona que para
todos los efectos los representa, acompañando el documento que los constituya como tal,
con la firma autorizada de cada uno de sus integrantes.
2.3. PLAZO Y FORMA DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS
2.3.1. Plazo de entrega de las Propuestas
El plazo para la entrega de PROPUESTAS es aquel comprendido entre la fecha señalada
para la apertura del presente proceso de selección y la fecha y hora establecida para el
cierre de la misma.
Este plazo podrá ser prorrogado hasta por la mitad del término fijado inicialmente, ya sea
por iniciativa propia cuando lo estime conveniente la Entidad, o cuando lo soliciten los
interesados al proceso y EL ICETEX así lo apruebe, en aras de garantizar una suficiente
participación de proponentes.
2.3.2. Forma de entrega de las Propuestas
Las propuestas deberán venir escritas a máquina o en computador, foliadas en orden
consecutivo ascendente y con un índice, donde se relacione el contenido total de la
propuesta. Deberán entregarse en el lugar y hasta el día y hora fijada para el cierre del
proceso.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
30
Cada proponente deberá presentar única y exclusivamente una PROPUESTA, la cual
deberá comprender la totalidad del objeto del proceso de selección y ajustarse en todo a
los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en el pliego de condiciones.
El Proponente deberá allegar toda la documentación exigida en los mismos y en sus
anexos o formatos debidamente diligenciados, en el mismo orden en que fueron
solicitados.
Las enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma,
de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las
enmiendas no se considerarán válidas.
Por el hecho de presentar la propuesta, el proponente acepta las condiciones y
especificaciones del Pliego de Condiciones y de sus anexos o formatos, al igual que de
cualquier modificación que realice EL ICETEX durante el proceso.
En la propuesta no se deben colocar, pegar, recortar o sobreponer elementos como
propaganda, cintas, fotos o autoadhesivos que alteren o impidan conocer su información
original.
Los Proponentes presentarán las propuestas en DOS (2) sobres cerrados que se abrirán
el día del cierre del proceso de selección, que deberán contener: SOBRE No. 1: la
información jurídica, la técnica y financiera, en ORIGINAL y DOS (2) COPIAS. Los
documentos deberán venir debidamente foliados, en orden ascendente y la propuesta,
argollada, y en medio magnético la parte técnica; y SOBRE No. 2: Un original que
contendrá la PROPUESTA económica, que deberá estar debidamente foliada y en
medio magnético y además entregarse en formato Excel, debiendo corresponder
exactamente con la PROPUESTA impresa.
Todos los formatos que en el pliego de condiciones se indiquen deben estar diligenciados
en su totalidad, pudiendo ser requeridos por EL ICETEX cuando se hayan omitido los que
sirvan para verificar las condiciones del proponente o soporten el contenido de la
PROPUESTA, pero no cuando constituyan factores de escogencia, o se relacionen con la
falta de capacidad para presentar PROPUESTA, o acrediten circunstancias ocurridas con
posterioridad al cierre del proceso, caso en los cuales tales omisiones no podrán ser
subsanadas.
Todas las PROPUESTAS deberán presentarse personalmente, no se aceptaran
PROPUESTAS enviadas por correo ordinario o certificado ni fax; la información contenida
en las copias debe coincidir en su totalidad con el original de la PROPUESTA y en caso
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
31
de presentarse alguna diferencia prevalecerá la información consignada en el original. Si
se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letra y números,
prevalecerán las cantidades expresadas en letras.
En acatamiento a la Ley 2ª de 1979 (Defensa del Idioma) y de su Decreto Reglamentario
2744 de 1980, todos los documentos de la propuesta, correspondencia y todos los
documentos intercambiados entre los proponentes y EL ICETEX, deberán estar escritos
en idioma castellano.
Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma castellano, deberán
presentarse acompañados de la respectiva traducción, pero deberán presentarse
consularizados o apostillados, según el caso. Los boletines, manuales, catálogos e
información técnica pueden presentarse en el idioma inglés.
Los documentos expedidos en el extranjero deben estar sujetos a lo dispuesto en las
normas legales vigentes del C.P.C. y/o Convenio de la Haya según el país de origen.
El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior,
deberá acreditar en su propuesta la convalidación de estos títulos ante el Ministerio de
Educación Nacional.
El valor de la PROPUESTA debe presentarse en moneda legal colombiana. Para efectos
de la comparación de las PROPUESTAS, cuando se requiera verificar cualquier
información registrada en la PROPUESTA en moneda extranjera, se hará la equivalencia
de la moneda extranjera presentada a pesos colombianos, tomando como referencia la
respectiva TRM (tasa representativa del mercado) vigente en Colombia al día de
suscripción del documento donde repose la información aportada.
EL ICETEX, no reconocerá ningún reajuste de tarifa o precios durante la vigencia del
contrato, por lo tanto el oferente debe proyectar el valor de la PROPUESTA por el tiempo
de ejecución del contrato respectivo. Estos valores no estarán sujetos a modificaciones
por concepto de inflación y por ningún motivo se consideran costos adicionales.
No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y
resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del
contrato producto del mismo.
Los sobres deberán estar dirigidos de la siguiente manera, especificando en cada uno el
número del sobre (Sobre No.1 o Sobre No. 2); si es Original o Copia y contener la
siguiente información, así:
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
32
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL
EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” –ICETEX-
Selección Pública del Contratista No. 006 de 2009
Propuesta para contratar: (objeto).
Proponente: (Diligenciar el espacio).
Dirección, Ciudad, Teléfono, Fax, correo electrónico: (Diligenciar el espacio).
Contenido Sobre 1: (original; primera y segunda copia).
Contenido Sobre 2: (original propuesta económica).
2.4. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Presentada la PROPUESTA, y una vez finalizado el plazo previsto para su presentación,
ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, el proponente no podrá
retirar ni modificar los efectos ni el alcance de la PROPUESTA, so pena de indemnizar los
perjuicios que su revocación le cause a EL ICETEX, aparte de la efectividad de la garantía
de seriedad de la PROPUESTA, salvo por la causal de inhabilidad o incompatibilidad
sobreviniente.
La presentación de la PROPUESTA por parte del proponente constituye evidencia de que
estudió completamente las especificaciones, formularios y demás documentos que se le
entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de EL ICETEX sobre
inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que este pliego de
condiciones es completo, compatible y adecuado para identificar el objeto del proceso de
selección y del contrato que de ella se derive; que ha aceptado los compromisos de
confidencialidad y de integridad y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el
valor, plazo y demás aspectos de su PROPUESTA.
2.5. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DEL PLIEGO DE
CONDICIONES
El oferente se obliga a no suministrar información de carácter técnico que obtenga o
conozca con ocasión del presente proceso de selección o en la ejecución del objeto, así
como sobre los lugares a los cuales tenga acceso con ocasión del proceso o de la
ejecución del contrato en caso de ser favorecido con la adjudicación.
2.6. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA
Las PROPUESTAS deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario,
contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección o de sus prórrogas si las
hubiere.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
33
Durante este período el proponente no podrá retirar su PROPUESTA ni modificar los
términos o condiciones de la misma.
2.7. RETIRO DE LA PROPUESTA
El proponente podrá solicitar el retiro de su PROPUESTA mediante escrito dirigido al
ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., hasta la fecha y hora previstas para el cierre del
proceso de selección. En tal caso, en la diligencia de cierre del proceso y apertura de
PROPUESTAS, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la
PROPUESTA del proponente que solicitó el retiro.
De acuerdo con lo previsto en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1983, se podrá retirar la
PROPUESTA sin incurrir en sanción o indemnización cuando sobrevengan al proponente
causales de inhabilidades e incompatibilidades luego de presentada su PROPUESTA.
2.8. INFORMACIÓN INEXACTA
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la Constitución Política, EL ICETEX,
presume que toda la información que el proponente allegue a este proceso es veraz, y
corresponde a la realidad. En caso de que compruebe que la información suministrada o
los documentos aportados no coinciden con la realidad o son contradictorios, las razones
serán expuestas en el informe de evaluación.
EL ICETEX podrá designar funcionarios con el fin de verificar la información que los
proponentes han consignado en sus propuestas.
2.9. DEVOLUCIÓN DE PROPUESTAS
Las copias de las PROPUESTAS recibidas en este proceso de selección podrán ser
devueltas, a juicio de EL ICETEX, pero su original será guardado en los archivos oficiales,
durante el tiempo que lo estime pertinente.
2.10. REGLAS DE SANEAMIENTO
En este proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal y por lo tanto no se
rechazará una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que
verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la PROPUESTA, y
que no constituyan los factores de escogencia establecidos por EL ICETEX en el pliego
de condiciones.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
34
Los requisitos o documentos requeribles podrán ser solicitados por EL ICETEX en
condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, y deberán ser
subsanados dentro del día hábil siguiente al requerimiento de EL ICETEX, pero no se
permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad jurídica para
presentar la PROPUESTA, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad
al cierre del proceso, ni que se modifique, adicione o mejore el contenido o alcance de la
PROPUESTA.
Para efectos de subsanar la no presentación de alguno de los documentos exigidos, o
precisar la información sobre los presentados, siempre que sean subsanables, el
proponente tendrá el término de un (1) día hábil siguiente al requerimiento, contado a
partir de la fecha de la comunicación enviada por EL ICETEX vía email o fax indicados en
la PROPUESTA, debiendo presentar dentro de aquel, debidamente subsanado, el
documento solicitado.
2.11. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O
PARCIALES
No se aceptarán PROPUESTAS alternativas ni parciales, en caso de que se presenten
serán rechazadas.
2.12. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA
Habrá lugar al rechazo de la PROPUESTA en los siguientes casos:
2.12.1. No adjuntar la carta de presentación de la PROPUESTA, o la presentación de la
carta sin firma, o firmada por persona distinta al Representante Legal del proponente o a
quien estatutariamente tenga la facultad de comprometer al proponente.
2.12.2. Presentación de varias PROPUESTAS por el mismo proponente, por si o por
interpuesta persona (en consorcio, unión temporal o individualmente).
2.12.3. La no acreditación por las personas jurídicas PROPONENTES de que su objeto
social le permite desarrollar el objeto del proceso de selección o que el término de
duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más.
2.12.4. La limitación de facultades del representante legal para presentar propuesta y
suscribir el contrato.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
35
2.12.5. Encontrarse el proponente incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e
incompatibilidades de que trata el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el artículo 18
de la Ley 1150 de 2007 y el Manual de Contratación del ICETEX.
2.12.6. Cuando el proponente se presente bajo la figura de Consorcio o Unión Temporal
deberá cumplir con lo establecido en el numeral 3.1.6 del presente pliego de condiciones
so pena de rechazo.
2.12.7. Cuando la persona natural o jurídica proponente o los integrantes del consorcio o
la unión temporal no acrediten estar debidamente inscritos en la Cámara de Comercio, o
cuando la fecha de expedición del certificado respectivo sea superior a treinta (30) días y
no se haya subsanado el documento a pesar del requerimiento que en tal sentido haga EL
ICETEX.
2.12.8. Cuando el proponente o su representante legal en caso de personas jurídicas, o
cualquier integrante de consorcios o uniones temporales o su representante legal se
encuentren reportados en el boletín de responsables fiscales.
2.12.9. No acreditar la debida constitución de apoderado en Colombia y la suficiencia de
las facultades a él otorgadas por parte de las sociedades extranjeras proponentes, de
acuerdo a lo exigido en el pliego o cuando el término de duración de sus facultades no
abarca hasta la constitución de la sucursal en Colombia.
2.12.10. La no presentación del poder, cuando la propuesta sea presentada a través de
apoderado.
2.12.11. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial estimado.
2.12.12. Los proponentes que no estén inscritos en el Registro Único de Tributario (RUT),
al momento de presentar la propuesta.
2.12.13. Cuando no se presente la propuesta económica.
2.12.14. Cuando la PROPUESTA no cumpla con todas las especificaciones técnicas
mínimas solicitadas.
2.12.15. Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para
el cierre del proceso o haya sido enviada por correo ordinario o certificado, e-mail o fax, o
entregada en oficina o dependencia diferente a la indicada en el pliego de condiciones.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
36
2.12.16. Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de
cualquier condición o modalidad que represente un condicionamiento de la propuesta
para la adjudicación del proceso de selección.
2.12.17. Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de
disolución o liquidación de sociedades.
2.12.18. Cuando la PROPUESTA no cumpla con los indicadores financieros mínimos
establecidos en el presente pliego de condiciones.
2.12.19. Cuando no se presente la Garantía de Seriedad de la propuesta, o no se
presente el certificado de modificación de la misma, pese al requerimiento de EL ICETEX
o presentarlo extemporáneamente.
2.12.20. Cuando se compruebe que la información suministrada por el proponente o los
documentos allegados no coincidan con la realidad o sean contradictorios en los aspectos
jurídicos, financieros, económicos o técnicos.
2.12.21. El no encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales al momento del cierre
del presente proceso de selección.
2.12.22. Cuando el proponente habiendo sido requerido por EL ICETEX no allegue los
documentos, información o aclaraciones solicitadas, sin las cuales no sea posible valorar
objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas. Pero en ningún caso podrá
subsanarse la falta de capacidad para presentar la PROPUESTA ni acreditarse
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
2.12.23. Cuando se presenten propuestas parciales o alternativas.
2.12.24. Todo intento debidamente comprobado de un proponente de ejercer alguna
influencia sobre el proceso de evaluación de las PROPUESTAS o sobre la decisión de
adjudicación de EL ICETEX contratante, dará lugar al rechazo de la PROPUESTA de ese
proponente.
2.12.25. Cuando EL ICETEX establezca por cualquier medio que el proponente se
encuentra incluido en listas de control para el lavado de activos y financiación del
terrorismo, acorde con las políticas aprobadas por la Junta Directiva.
2.12.26. Encontrarse reportado en el SIRI, de conformidad con las leyes 190 de 1995 y
1238 de 2008.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
37
CAPÍTULO III
3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
Constituyen documentos de la PROPUESTA los que se aporten con la misma o aquellos
que la integran, cuando EL ICETEX los requiera.
3.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO
3.1.1. Carta de Presentación de la PROPUESTA (Anexo No. 04)
De acuerdo con el modelo suministrado por El ICETEX, los proponentes deberán adjuntar
con su PROPUESTA una carta de presentación que deberá estar firmada por el
proponente, persona natural o por el Representante Legal de la Sociedad, Consorcio,
Unión Temporal o cualquier tipo de asociación, indicando su nombre, documento de
identidad, valor de la propuesta y demás datos requeridos en el formato suministrado con
este Pliego de Condiciones.
Los proponentes no podrán encontrarse incursos dentro de alguna de las causales
de inhabilidad o incompatibilidad para contratar a que se refieren la Constitución Política,
el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y normas
concordantes, lo cual deberá ser declarado por el proponente bajo la gravedad de
juramento en la carta de presentación de la PROPUESTA.
3.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal
Dentro del presente proceso de Selección Pública se considerarán todas las propuestas
presentadas por personas naturales o jurídicas, consorcios y uniones temporales y demás
entes legalmente constituidos y domiciliados en Colombia, cuyo objeto social corresponda
a la prestación de servicios de archivística o gestión documental, con capacidad legal
para contratar y que no se encuentren incursos en las inhabilidades e incompatibilidades
consagradas en la constitución política, la ley y de conformidad con lo señalado en el
Acuerdo de Junta Directiva Del ICETEX No. 007 de 2008 “ Manual de Contratación del
ICETEX”.
3.1.2.1 Personas Naturales
Las personas naturales interesadas en presentar propuestas deberán anexar fotocopia
del documento de identificación y en el evento en que se encuentre obligada a la
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
38
inscripción como comerciante deberá presentar el registro mercantil con anticipación a la
fecha de presentación de la propuesta, mediante certificado expedido por la Cámara de
Comercio respectiva, no debiendo ser la fecha de expedición mayor de treinta (30) días
calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso.
Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia deberán constituir un
apoderado en los términos de la ley.
3.1.2.2 Personas jurídicas nacionales de naturaleza privada.
Se consideran personas jurídicas nacionales de naturaleza privada, aquellas entidades
constituidas con anterioridad a la fecha en la que vence el plazo para la presentación de
propuesta dentro del proceso de selección, conforme a la legislación colombiana y con
domicilio en Colombia, con aporte de origen privado, las que deberán cumplir al momento
de presentación de la propuesta con los siguientes requisitos:
a) Acreditar su existencia y representación legal, mediante la presentación del
respectivo certificado, expedido por la cámara de comercio de su domicilio social,
con fecha de expedición igual o inferior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha
de cierre del proceso;
b) En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, esta
constituida con anticipación a la fecha de presentación de la propuesta, y que su término
de duración no sea inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más;
c) Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar
adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social
correspondiente
d) que autorice previamente al representante legal para la presentación de la
propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos del proceso de
selección y requeridos para la contratación, en el caso de resultar adjudicatario;
3.1.3. Personas jurídicas de naturaleza pública
Se consideran personas jurídicas de naturaleza pública aquellas entidades conformadas
bajo las leyes de la República de Colombia, que por virtud de la ley o del acto que
autorice su constitución y según la participación estatal que se registre en ellas, deban
someterse al régimen de derecho público trátese de entidades territoriales o
descentralizadas funcionalmente de cualquier orden, las que deberán cumplir con los
siguientes requisitos:
a) Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y
representación se deriven de la constitución o la ley. Para el efecto, deberá mencionarse
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
39
los documentos y actos administrativos que conforme a la ley fueron expedidos en cada
caso por la autoridad competente con las formalidades y requisitos exigidos por la ley
para su eficacia y oponibilidad ante terceros. En todo caso, deberá mencionarse el
documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y
para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio de la
cual, será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber
cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para
obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contraen
mediante la presentación de la PROPUESTA.
b) Acreditar que el ente público oferente tiene la capacidad legal para participar en el
proceso de selección, presentar PROPUESTA, celebrar y ejecutar el contrato.
3.1.4. Personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero.
Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas públicas
o privadas de origen extranjero, las sociedades que no han sido constituidas de acuerdo
con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de
sucursales.
Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la
legislación colombiana, sin perjuicio de lo cual, para su participación deberán cumplir con
las siguientes condiciones:
a) Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán
presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio,
expedido con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha del cierre del proceso,
en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del representante legal de
la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para
comprometerla jurídicamente y sus facultades, en el cual se señale expresamente que el
representante no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el contrato y
comprometer a EL ICETEX a través de su propuesta. Cuando el representante legal tenga
limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que
conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al representante legal
para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para
actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar
adjudicatario.
b) En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, está
constituida con anticipación a la fecha de presentación de la propuesta y que su término
de duración no será inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más;
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
40
c) El proponente sin domicilio en Colombia deberá constituir un apoderado en los
términos de la ley y antes de la ejecución del contrato establecer una sucursal en
Colombia, de acuerdo con las estipulaciones del Código de Comercio, cuya existencia no
sea inferior al término de vigencia del contrato y un (1) año más;
En todos los casos el proponente deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos
legales exigidos para la validez en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con
el propósito de que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en los artículos
259 y 260 del Código de Procedimiento Civil, y en las demás normas vigentes.
3.1.5. Apoderado
Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el País
un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la
propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del
presente proceso de selección, suscribir los documentos de declaraciones que se
requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y
demás actos necesarios de acuerdo con el presente pliego de condiciones, así como para
representarla judicial o extrajudicialmente.
El poder que otorga las facultades, en caso de ser expedido en el exterior, deberá cumplir
todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en
Colombia de documentos expedidos en el exterior con el propósito que puedan obrar
como prueba conforme a lo dispuesto en los artículos 259 y 260 del Código de
Procedimiento Civil y demás normas vigentes.
Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas
extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal, y en tal caso bastará para
todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes
del Consorcio o Unión Temporal.
Reciprocidad.
La RECIPROCIDAD aplica para aquellos proponentes e integrantes de consorcios o
uniones temporales EXTRANJEROS que deseen el tratamiento de proponente nacional.
Las sociedades extranjeras sin domicilio en Colombia o las personas naturales
extranjeras no residentes en el país que presenten propuesta, recibirán el mismo
tratamiento que los nacionales, siempre que exista un acuerdo, tratado o un convenio
entre el país de su nacionalidad y Colombia, en el sentido de que a las propuestas de
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
41
servicios colombianos se les concederá en ese país el mismo tratamiento otorgado a sus
nacionales en cuanto a las condiciones, requisitos, procedimientos y criterios para la
adjudicación de los contratos celebrados con el sector público.
En el supuesto de no existir los mencionados acuerdos, el proponente deberá incluir
dentro del Sobre Uno, un certificado emitido por la respectiva Misión Diplomática
Colombiana, en la cual conste que los proponentes colombianos gozan de la oportunidad
de participar en los procesos de contratación pública en las mismas condiciones y con los
mismos requisitos exigidos a los nacionales de su país.
En todo caso, la inexistencia del acuerdo o certificación mencionados no restringe la
participación de sociedades o personas extranjeras, ni constituye causal de rechazo de su
propuesta.
En virtud de la Ley, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos
bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato
nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las
Propuestas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento
otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Este último caso se demostrará con informe
de la respectiva Misión Diplomática Colombiana, que se acompañará a la documentación
que se presente.
3.1.6. Propuestas Conjuntas (Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra
forma de participación) (Anexo No. 006 y Anexo No. 007)
Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en Consorcio o Unión
Temporal o cualquier otra modalidad de asociación.
En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por
la pluralidad de personas, y no las personas que lo conforman individualmente
consideradas.
Podrán participar Consorcios y Uniones Temporales, para lo cual deberán cumplir
los siguientes requisitos:
a) Nombres y domicilio de los constituyentes;
b) Acreditar la existencia del consorcio o de la unión temporal, y específicamente la
circunstancia de tratarse de uno u otro, lo cual deberá declararse de manera expresa en
el acuerdo de asociación correspondiente, señalando las reglas básicas que regulan las
relaciones entre ellos, los términos, actividades, condiciones y participación porcentual de
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
42
los miembros del consorcio o de la unión temporal en la propuesta y en la ejecución de las
obligaciones atribuidas al contratista por el contrato ofrecido;
c) Los integrantes de los consorcios o uniones temporales, también deberán
permanecer en consorcio o unidos temporalmente durante el término de vigencia del
contrato y un (1) año más. Por tanto deberá indicarse en la propuesta que durante este
término no será disuelta ni liquidada ninguna de estas formas de asociación, ni habrá
cesión del contrato entre quienes integran el Consorcio o la Unión Temporal.
d) Acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal, y capacidad jurídica
de las personas jurídicas consorciadas o asociadas en unión temporal, y la capacidad de
sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como para la
presentación de la propuesta y la celebración y ejecución del contrato;
Acreditar que el objeto social de cada uno de sus integrantes le permite la prestación de
los servicios de archivística o gestión documental.
e) La designación de un representante que deberá estar facultado para actuar en
nombre y representación del consorcio o unión temporal y de un suplente para
remplazarlo en sus ausencias;
f) Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración de
los consorcios o uniones temporales, deberán acreditarse mediante la presentación del
documento consorcial o de constitución de la unión temporal en la que se consignen los
acuerdos, los términos de la participación y la información requerida;
g) Los requisitos relacionados con la existencia, representación y capacidad jurídica
de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, respecto de las personas
jurídicas o naturales que se asocien en consorcio o en unión temporal para la
presentación de la propuesta, deberán acreditarse conforme se indica en el numeral 3.1.2.
del presente pliego de condiciones
h) Los miembros del consorcio responderán solidariamente de todas y cada una de
las obligaciones derivadas de la propuesta y, en consecuencia, las actuaciones, hechos y
omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a
todos los miembros que la conforman;
i) Los integrantes de la Unión Temporal responderán solidariamente por el
cumplimiento de la ejecución del objeto contractual y de su propuesta, pero las sanciones
por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, se
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
43
impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros
que la conforman.
j) Para efectos de la facturación y el pago, cuando se trate de consorcio o unión
temporal, en el documento de constitución deberá indicar si la misma se va a efectuar por
el representante del consorcio o unión temporal, en cuyo caso deberá señalar el
respectivo NIT; en caso contrario cuando la facturación se realice por separado, cada uno
de los miembros del consorcio o unión temporal, deberán indicarlo así, y señalar el
porcentaje del valor de participación de cada uno dentro del consorcio o unión temporal,
su razón social y Nit o identificación personal si fuere persona natural
Los consorciados o unidos temporalmente deberán mantener la misma participación
porcentual dentro de la propuesta conjunta, consorcio o unión temporal, que se acredite al
momento de la presentación de la propuesta. En caso de requerirse alguna modificación
en la participación de cualquiera de los integrantes de la propuesta conjunta, consorcio o
unión temporal, durante la duración del contrato, ésta deberá ser debidamente justificada
por el contratista y aprobada de manera expresa por LA ENTIDAD.
Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la cual se
presentará la PROPUESTA, los proponentes aceptarán sin condicionamiento alguno la
asunción de una obligación solidaria e indivisible en relación con la presentación de la
PROPUESTA, la suscripción y legalización del contrato así como de su cumplimiento,
liquidación y garantía y en general, para todos los efectos que del contrato se deriven.
Existe responsabilidad solidaria e indivisible tanto en la fase precontractual como en la
contractual y postcontractual y para la existencia de esta, basta que la PROPUESTA se
presente en forma conjunta, en consorcio o en unión temporal.
En todos los casos de propuestas presentadas por dos o más personas naturales o
jurídicas, en las que no se exprese de manera clara y explícita la clase y asociación que
se constituye (consorcio o unión temporal), se presumirá la intención de concurrir al
proceso de selección en consorcio, con los efectos y consecuencias que dicha forma de
asociación conlleve para los proponentes.
3.1.7. Registro Único Tributario
El proponente deberá adjuntar con la propuesta el Registro Único Tributario (RUT), de
acuerdo a lo estipulado en el Decreto 2788 del 31 de Agosto de 2004, Resolución 08502
del 21 de septiembre de 2004 expedida por la DIAN y demás normas concordantes.
La no presentación de la certificación, será subsanable durante el periodo de evaluación,
siempre y cuando se hayan registrado antes del cierre de la presentación de la propuesta.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
44
3.1.8. Garantía de Seriedad de la PROPUESTA.
El oferente deberá anexar con su propuesta una Garantía a favor del INSTITUTO
COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR
“MARIANO OSPINA PÉREZ” -ICETEX- NIT. 899.999.035-7, con una compañía de
seguros o entidad bancaria, establecida en el país y cuya póliza matriz esté aprobada por
la Superintendencia Financiera de Colombia, GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA
PROPUESTA expedida en “FORMATO ENTRE PARTICULARES”, que ampare la
seriedad de su propuesta, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del
presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de
la fecha de cierre del presente proceso de selección.
En caso de prórroga de la fecha de cierre del presente proceso, la vigencia de ésta
Garantía deberá ser ampliada de conformidad con lo requerido por EL ICETEX.
La garantía debe ser tomada a nombre del proponente, persona natural o de la razón
social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la
cámara de comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado o su
equivalente establezcan que la firma podrá identificarse con la sigla. Cuando se trate de
presentación de PROPUESTA conjunta o consorcio o unión temporal, deberá tomarse la
garantía a nombre de todos y cada uno de los integrantes, con su respectivo
porcentaje de participación, teniendo en cuenta lo anteriormente señalado.
El proponente por el acto de proponer, acepta que EL ICETEX le solicite ampliar el
término de vigencia de la garantía de seriedad de la PROPUESTA.
Al proponente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en los
siguientes casos:
• Cuando el proponente favorecido con la adjudicación del proceso de selección no
suscriba el contrato.
• Cuando, con posterioridad a la firma del contrato, el contratista no otorgue las garantías
exigidas dentro del término señalado.
La Garantía de seriedad, una vez seleccionado el contratista, podrá ser reclamada por los
proponentes no sus representantes o apoderados en la siguiente forma:
• Por el seleccionado, una vez aprobada la Garantía que ampare el contrato suscrito.
• Los demás oferentes podrán reclamarla dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a
la adjudicación del presente proceso de selección en la ciudad de Bogotá D.C.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
45
Por el hecho de presentar propuesta y de vencerse el plazo del presente proceso, se
entenderá que la PROPUESTA esta es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes
todas las condiciones originales de su propuesta durante todo el tiempo que dure el
proceso de selección, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarse de
acuerdo con el Pliego de Condiciones.
3.1.9 Certificación de Pago de Aportes Parafiscales (Anexo No. 008)
Con el objeto de dar cumplimiento a lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo
de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008, el proponente persona
jurídica o las personas jurídicas que conforman la unión temporal, consorcio o la
propuesta conjunta, deberán acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los
sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de
Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA. Requisito que deberá ser acreditado también por el contratista para la
realización de cada uno de los pagos derivados del contrato estatal.
Dicha acreditación se hará mediante certificación expresa suscrita por el Revisor Fiscal o
por el Representante legal, si de acuerdo a las normas vigentes no está obligado a tener
revisor fiscal, de la persona jurídica o de cada uno de los integrantes, en el caso de
conformación de unión temporal o consorcio.
En caso de proponentes (persona natural o jurídica o cada uno de los integrantes de la
unión temporal, consorcio o cualquier forma conjunta de participación) de origen
extranjero que no se encuentren, por cualquier causa obligados al cumplimiento de las
obligaciones con el sistema de seguridad social, así deberán expresarlo mediante
certificación expedida por su representante legal o apoderado, en la cual deberán constar
las justificaciones pertinentes.
En los demás casos, las certificaciones harán constar los aportes efectuados a los
sistemas mencionados durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del
presente proceso de selección.
EL ICETEX se reserva el derecho a verificar la veracidad de la información contenida en
la certificación.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
46
3.1.10 Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal expedido por la
Contraloría General de la República
De conformidad con lo consagrado en el artículo 60 de Ley 610 de 2000 y el parágrafo
primero del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, ningún proponente ni los integrantes de
consorcios o uniones temporales, podrá estar registrado en el Boletín de Responsables
Fiscales de la Contraloría General de la República vigente a la fecha de cierre del
presente proceso de selección y en caso de estarlo, será causal de rechazo.
Igual requisito deberá cumplir el representante legal de las personas jurídicas
proponentes o integrantes de proponentes plurales.
Se informa al(os) proponente(s) que de conformidad con la Circular N° 005 del día 25 de
Febrero de 2008, emitida por la Contraloría General de la República, es obligación de EL
ICETEX efectuar la respectiva consulta, pero el proponente podrá anexar la certificación
solicitada al presente proceso de selección.
3.1.11 Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la
Nación
Todo proponente y todos los integrantes de consorcios o uniones temporales, deberán
presentar certificado de antecedentes vigente a la fecha de cierre del presente proceso de
selección, emitido por la Procuraduría General de la Nación.
El anterior certificado puede ser consultado en la página Web www.procuraduria.gov.co
en el link “Servicios –Antecedentes disciplinarios-” en el módulo denominado “Generar
certificado de antecedentes disciplinarios” de conformidad con lo consagrado en la Ley
1238 de 2008.
Igual requisito deberá acreditar el representante legal de las personas jurídicas
proponentes o integrantes de proponentes plurales.
3.1.12. Apoyo a la industria nacional.
Con el fin de establecer el apoyo a la industria nacional, los proponentes NACIONALES y
EXTRANJEROS en virtud de lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 816 de 2003, DEBERÁN
ANEXAR A LA PROPUESTA UNA DECLARACIÓN SOBRE LA PROCEDENCIA, nacional o
extranjera de los bienes o servicios que serán dispuestos al servicio del contrato objeto de la
presente selección pública.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
47
La omisión de la información requerida en este numeral, no será subsanable por ser factor de
calificación, en todo caso, la no presentación de la información requerida no restringe la participación
del proponente, ni es causal de rechazo de la propuesta.
3.1.13. Certificación de Mipymes:
El representante legal de Micro-Pequeñas y Medianas Empresas deberá aportar
declaración en la que acredite, que su empresa cumple con los requisitos establecidos
en el artículo 2º de la Ley 905 del 2 de agosto de 2004 y demás normas vigentes y
aplicables sobre la materia.
Dicho requisito no aplica para personas jurídicas extranjeras sin Sucursal en Colombia.
En caso de Consocio o Uniones Temporales, dicha manifestación debe hacerse por cada
uno de los integrantes. Con uno solo de los integrantes que no cumpla con uno de los
requisitos establecidos en el artículo 2º del la Ley 905 de 2004 y demás normas
aplicables, el proponente será considerado como NO MIPYME.
La omisión de la información requerida en este numeral, no será subsanable por ser
criterio de desempate, en todo caso, la no presentación de la información requerida no
restringe la participación del proponente, ni es causal de rechazo de la propuesta.
3.1.14. Consulta y Documento SIRI
De conformidad con lo establecido en las Leyes 190 de 1995 y 1238 de 2008, todo
proponente deberá adjuntar con la propuesta, el reporte generado por la Procuraduría
General de la Nación, en cuanto a la consulta al Sistema de Información de Registro de
Sanciones y Causas de inhabilidad. No obstante el ICETEX al momento de la evaluación
hará la consulta respectiva.
3.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO
3.2.1 Estados financieros básicos
El proponente deberá presentar los estados financieros básicos a diciembre 31 de 2007 y
diciembre 31 de 2008; estos deben estar debidamente certificados y dictaminados, e
incluirse sus respectivas notas.
Los estados financieros básicos son el Balance General, el Estado de Resultados y el
Estado de Cambios en el Patrimonio. Los Balances deberán venir debidamente
clasificados (Activo y Pasivo Corriente, a largo plazo, y Fijo y Patrimonio) y los Estados de
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
48
Resultados (Ingresos Operacionales, no Operacionales, Costos, Gastos Operacionales y
no operacionales, Utilidades y provisiones de Impuestos) según sus estructuras. Así
mismo, deberán presentarse debidamente firmados por el representante legal, el
contador y el revisor fiscal, en caso de que lo hubiere. Adicionalmente, cada uno de los
proponentes deberá diligenciar los anexos No. 2 y 3.
En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos de la elaboración de
alguno de los estados financieros básicos, deberán adjuntar copia de la norma que los
ampara para tal situación.
Notas a los Estados Financieros
Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s)
tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Contador y/o
Revisor Fiscal), donde se aprecie(n) claramente la(s) firma(s) de dicho(os) profesional(es).
3.2.2. Tarjetas Profesionales
Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s)
tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Contador y/o
Revisor Fiscal), donde se aprecie(n) claramente la(s) firma(s) de dicho(os) profesional(es).
3.2.3 Certificados de Antecedentes Disciplinarios
Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida de los respectivos certificados
de antecedentes disciplinarios, expedidos por la Junta Central de Contadores con una
vigencia no mayor a tres (3) meses, del contador y/o Revisor Fiscal.
3.2.4 Certificación de los Estados Financieros
Los Estados Financieros deben venir certificados por el representante legal y contador. La
certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones
contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros (Ley 222/95
artículo 37).
3.2.5 Dictamen a los Estados Financieros
Los Estados Financieros a diciembre de 2007 y diciembre de 2008, deben presentarse
dictaminados por el revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente
que los hubiere examinado (Ley 222/95, artículo 38). Los contadores que firmen,
certifiquen o dictaminen los Estados Financieros, deben anexar la certificación de vigencia
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
49
y antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores (Ley 43/90 y
Resolución 074/02 de la Junta Central de Contadores).
En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos del dictamen a los
estados financieros, deberán adjuntar la norma que los ampara para tal situación.
3.2.6 Declaración tributaria del impuesto de renta y complementarios
El proponente que esté obligado a ello, deberá presentar la declaración tributaria del
impuesto de renta de los años 2007 y 2008, para lo cual se mantendrá la respectiva
reserva.
El oferente que presente la documentación de carácter financiero de forma incompleta,
será requerido para que la entregue. Si no lo hace, o si los documentos aportados no
cumplen con los requisitos exigidos, la propuesta será rechazada.
3.2.7 Otros Aspectos Financieros
En propuestas conjuntas (consorcios o uniones temporales), cada uno de sus integrantes
debe aportar en forma individual cada uno de los documentos financieros requeridos.
Los estados financieros deben conservar uniformidad en el registro de las operaciones,
con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su
claridad, confiabilidad y comparabilidad (Decreto 2650/93 artículo 3º).
El ICETEX podrá realizar los cruces de información con las entidades encargadas del
control jurídico y/o financiero de los proponentes. Si existieren inconsistencias entre los
documentos que soportan la propuesta y las verificaciones realizadas, la propuesta será
rechazada.
La verificación de los requisitos financieros se realizará una vez revisado el cumplimiento
de la presentación de todos los documentos financieros requeridos. Se estudiarán y
analizarán los requisitos financieros y documentos financieros exigidos en este Pliego de
Condiciones, verificando su estricto cumplimiento.
3.2.8. Parámetros financieros Exigidos
El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores financieros: una razón corriente
igual o mayor a una (1) vez, un capital de trabajo igual o superior al 10% del presupuesto
oficial total de la presente contratación, un nivel de endeudamiento total máximo del 70%
y una rentabilidad del patrimonio con resultado positivo. Los anteriores indicadores
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
50
financieros deben cumplirse en los dos períodos de análisis: Diciembre 31 de 2007 y
Diciembre 31 de 2008.
En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores
financieros se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el
porcentaje de participación de cada integrante, previamente establecido en el documento
del Consorcio o de la Unión Temporal, con los cuales se determinarán los factores de
verificación y se ubicarán en el rango respectivo.
Para verificar los indicadores financieros estipulados, se utilizarán las siguientes fórmulas:
Para verificar la liquidez del proponente se aplicará la siguiente fórmula:
RAZÓN CORRIENTE: ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE.
Para verificar el capital de trabajo se aplicará la siguiente fórmula:
CAPITAL DE TRABAJO: ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE
Para verificar el nivel de endeudamiento se aplicarán las siguientes fórmulas:
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) X 100
Para verificar la rentabilidad se aplicará la siguiente fórmula:
RENTABILIDAD: UTILIDAD DESPUÉS DE IMPUESTOS / PATRIMONIO TOTAL.
Serán rechazadas las propuestas que no cumplan con las condiciones exigidas para los
citados indicadores financieros en los dos periodos de análisis.
3.3. DOCUMENTOS PARA LA EVALUACIÓN ECONÓMICA
Los proponentes deberán presentar la propuesta económica de conformidad con el
presente pliego de condiciones, y deberán presentar los precios de las propuestas en las
condiciones.
3.3.1. Diligenciamiento de los formatos de las propuestas de precios
Según se indicó en los numerales anteriores, es de obligatorio cumplimiento por parte de
los proponentes presentar su propuesta económica en los formatos contenidos en el
Anexo 001, que hace parte integral del presente pliego de condiciones. En cada caso,
para cada año completo o parte de año, se incluye la sumatoria del dimensionamiento del
servicio estimado según canal. Esta Información deberá entregarse adicionalmente en
medio digital en formato compatible con excel 2007.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
51
CAPÍTULO IV
4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El presente capítulo incluye las características técnicas del servicio que se pretende
contratar y sobre el cual los Proponentes deben presentar sus respectivas propuestas:
OBJETO: Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en
archivística y en la gestión documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto,
descripción o etapas que se señalen en los presentes pliegos de condiciones, para lo cual
llevará a cabo:
1) El transporte de la totalidad del Archivo Central de la Bodega del contratista actual
ubicada en la ciudad de Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, la custodia,
conservación, digitalización, eliminación y consulta del archivo del ICETEX.
2) La administración de los Archivos de Gestión en las instalaciones del edificio de la
Sede Central del ICETEX, el transporte, recepción, conservación de los documentos
transferidos desde los archivos de gestión.
3) El Transporte de los Títulos Valores ubicados en la Bodega del contratista actual en
la ciudad Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, custodia, conservación y
consulta de 455.000 títulos valores.
4) La recepción de los Títulos Valores en las Instituciones de Educación Superior (IES) y
Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional, el transporte a la Bodega del oferente,
verificación física y jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y
consulta de las carpetas y títulos valores durante 2010 al 2012.
El ICETEX, se reserva los derechos de suprimir o aumentar el servicio objeto de la
presente selección, de acuerdo como se ejecute por el oferente el contrato que se origine
de la misma.
4.1. ETAPA PREOPERATIVA
Los proponentes deberán presentar un plan preparativo de empalme con el contratista
actual. Los proponentes que no lo presenten podrán ser requeridos por la entidad para
que lo hagan en el plazo que señale la entidad, si no lo hicieren su propuesta será
rechazada.
Los requerimientos mínimos esperados sobre de la etapa preoperativa son los siguientes:
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
52
Cronograma de recepción donde se especifique claramente las entregas parciales y
totales del archivo como de los títulos valores.
Inventarios Actualizados y bases de datos.
El ICETEX, para el cabal cumplimiento de las labores propias del periodo preoperativo
hará seguimiento al cumplimiento del cronograma.
El proponente asumirá los costos que se requieran con el fin de garantizar el
cumplimiento del periodo de empalme.
El plazo máximo de la etapa preoparativa es de un mes.
4.2. TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION,
DIGITALIZACION, ELIMINACION Y CONSULTA DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
ICETEX A NIVEL NACIONAL
El servicio especializado que se pretende contratar cubre la documentación del archivo
central del ICETEX con una volumetría aproximadamente de 6.000 metros lineales,
ubicados en una Bodega en Bogotá, el cual puede ser consultado por los Puntos de
Atención a Nivel Nacional.
La volumetría descrita es aproximada.
4.2.1 Transporte
El contratista seleccionado deberá recibir y validar de la firma que hoy se encuentra
contratada el inventario del Archivo central ubicado en la Bodega de Bogotá. El Inventario
Documental del Archivo deberá ser registrado en el Formato Único de Inventario
Documental establecido por el Archivo General de la Nación, para tal fin, de acuerdo con la
normatividad vigente. (Acuerdo 002 de 2004).
Realizar el transporte de toda la documentación perteneciente al Archivo Central de la
entidad ubicado en la bodega en Bogotá de la firma que hoy se encuentra contratada,
correspondiente a 18.000 cajas de Archivo las cuales se encuentran en buen estado, a la
bodega en la ciudad de Bogotá de la firma contratista seleccionada.
La firma externa contratada por el ICETEX que en este momento tiene en sus
instalaciones el almacenamiento y consulta el archivo central del ICETEX, entregará a la
firma seleccionada en este proceso licitatorio las 18.000 cajas de archivo x-300, y las
demás que resulten del proceso natural de crecimiento entre el tiempo transcurrido en el
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
53
proceso de licitación y el tiempo del inicio de ejecución del contrato que se origine de esta
licitación con el inventario respectivo. La verificación y entrega de las cajas se realizará
contra el inventario mencionado el cual deberá efectuarse con la participación del o de los
delegados por el ICETEX.
La firma seleccionada en este proceso deberá transportar la totalidad del Archivo Central
a una bodega de su propiedad o en arriendo en Bogotá. Para efectos del transporte las
partes deberán levantar un acta de verificación en la cual indiquen la cantidad de cajas a
transportar y el número de viajes, realizados en el día.
El tiempo estimado para la entrega de la totalidad del Archivo del ICETEX ubicado en la
Bodega de la firma externa en Bogotá (18.000 cajas) es de diez (10) días calendario a
partir de la suscripción del acta de inicio del contrato.
El transporte deberá realizarse en vehículos no blindados modelo 2003 en adelante, los
cuales deberán estar acondicionados en su parte técnica para proteger los documentos
bajo las medidas de seguridad y cuidado necesarios para que la información no sufra
daño alguno, el orden del transporte deberá ser consecuente con la numeración de las
cajas de acuerdo con el código de barras establecido para cada una de las cajas y de
acuerdo a la capacidad del furgón.
La dirección para la entrega del Archivo del ICETEX son:
CIUDAD DIRECCION TELEFONO
Archivo Central
BODEGA FIRMA EXTERNA Avenida 68 No. 10-05. TEL: 3759270.
4.2.2. Almacenamiento
La firma contratista deberá contar con una bodega propia o en arriendo en BOGOTA que
reúna las condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para la
organización y el almacenamiento del Archivo del ICETEX, relacionadas con el
almacenamiento, conservación custodia y consulta de documentos de archivo. En todo
caso, el ICETEX se reserva el derecho de solicitar al Archivo General de la Nación una
visita para verificar las condiciones físicas y técnicas de la Bodega, una vez adjudicada la
selección pública. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los ajustes
solicitados por el Archivo General de la Nación.
La firma seleccionada deberá proveer para el almacenamiento del Archivo Central del
ICETEX, los estantes, cajas X-300, carpetas, y demás insumos necesarios para llevar a
cabo la operación.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
54
Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar cajas, carpetas
o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de
manera considerable la conservación de los mismos.
Los oferentes deberán cumplir con las condiciones mínimas del archivo general de la
nación, la resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las
unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la
documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales
metálicos. (Acuerdo 49 del 5 de mayo de 2000).
El edificio y local destinado deberá cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad, contra incendios y de mantenimiento
que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo central de la
Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por escrito del
ICETEX.
4.2.2.1 Ubicación
El contratista seleccionado deberá proveer la Bodega propia o en arriendo ubicada en la
ciudad de Bogotá, en un terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad. Debe estar situado lejos de industrias
contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el espacio
suficiente para garantizar el almacenamiento del archivo central y su natural incremento.
4.2.2.2 Aspectos Estructurales
Sin perjuicio de lo establecido por el Archivo General de la Nación, si se utiliza estantería,
esta debe ser de por lo menos 7 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
55
El depósito se dimensionará teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del
material documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos,
especialmente en lo relacionado con el sistema contra incendios.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las
de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las
características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos:
4.2.2.3 Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos
Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la
documentación.
Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación
del material documental.
Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de
los acervos documentales.
Por tratarse de la custodia de títulos valores se solicita que las bóvedas se encuentren
debidamente protegidas contra incendios, grabación de imagen y voz digital, así como
control de acceso.
4.2.2.4 Distribución de áreas.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
56
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las
áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
4.2.2.5 Capacidad de almacenamiento.
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las
características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos mínimos y sin perjuicio de lo establecido por el Archivo General de la Nación en
su Acuerdo 037 de 2002.
4.2.2.6 Estantería.
La firma contratista deberá proveer de todos los estantes y cajas necesario para la
correcta y segura ubicación de todos los documentos pertenecientes al archivo del
ICETEX.
Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando
bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente
estable:
Deberá tener una altura de por lo menos 7 mts y cada bandeja soportar un peso de
100kg/mt lineal.
La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben
utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo
caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación
cada 7 cm. o menos.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
57
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados
para evitar desgarres en la documentación.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
Sobre la balda superior de los estantes no deberá colocarse ninguna Unidad de
Conservación (Caja), que pertenezca al Archivo Central del ICETEX.
4.2.2.7 Distribución de estanterías.
La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo
de 20 cm., entre éstos y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de
70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformación de la documentación almacenada.
El edificio y local destinado a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa,
ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
4.2.2.8 Condiciones ambientales
Material Documental: Soporte en papel.
Temperatura de 15 a 20o C con una fluctuación diaria de 4 oC
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Ventilación.
El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a
dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
58
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Filtrado de aire.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas
sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan
relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
El filtrado de aire consiste en rejillas protectoras que absorben el mugre del
exterior y permiten el ingreso de aire frío.
Iluminación en depósitos.
La iluminación de la bodega deberá ser la adecuada para que los documentos del
Archivo del ICETEX no se vean afectados ni sufran alteraciones.
Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,
Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a
conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá
estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
59
Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las
unidades documentales.
Mantenimiento.
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental. Esta limpieza deberá ser de manera permanente
de acuerdo a un cronograma establecido, evitando que las Unidades de
Conservación se afecten por la suciedad y el polvo.
Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y
para el efecto se deben emplear aspiradoras.
Garantizar la custodia, conservación y consulta de todos los documentos
entregados por el ICETEX, que conforman el archivo de la entidad.
Garantizar la estricta confidencialidad de la documentación perteneciente al
Archivo del ICETEX.
4.2.3 Custodia
La firma seleccionada deberá custodiar todo el Archivo Central del ICETEX una vez sea
entregado por la firma que hoy tiene la custodia del Archivo, en la Bodega Externa,
cuidando la integridad física de cada unidad documental y cada uno de los tipos de
documentos.
Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos (de computo, cámaras de
video), recurso humano (vigilancia), mobiliario, tecnología que garantice la seguridad, la
privacidad, y el buen manejo de la información de los documentos que conforman el
Archivo del ICETEX.
La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado y
que cuenta en sus instalaciones con Circuito cerrado de televisión, sistemas de control de
incendios, de inundaciones, detectores de temperatura, de calor, humo y brigadas contra
incendios, controles de roedores, de insectos.
La firma contratista deberá garantizar que cuenta con bóvedas de almacenamiento
independientes, ubicadas de manera adecuada lejos de baños, sótanos, tuberías, equipos
eléctricos.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
60
La firma contratista deberá minimizar los riesgos y garantizar condiciones mínimas de
seguridad como:
Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación
sonorizados, red telefónica, red sistemas de cómputo, extintores automáticos, plantas
eléctricas de emergencia.
La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo del ICETEX y los documentos
transferidos posteriormente del Edificio de la presidencia como resultado del normal
crecimiento en sus archivos de gestión y de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental..
Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:
Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de
urgencia.
Personal de vigilancia
Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores
manuales, sistemas de extinción fijos.
Puertas cortafuego.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y
asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el
interior.
Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los
productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar
las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.
La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los
sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el
mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de
agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de
evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 05 de mayo de
2000).Archivo General de la Nación.
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2,
solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación
o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones
del depósito y la capacidad de almacenamiento.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
61
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades
documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002).Archivo General de la Nación.
4.2.3.1 Preparación de un plan de emergencia
Este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados
con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de
mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el
Comité Paritario de Salud Ocupacional de las entidades entre otros. Los responsables de
los acervos documentales deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un
documento escrito. Este reporte deberá ser leído por todo el personal de la entidad y
ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso
de emergencia.
La información que se encuentran en un plan de emergencia aborda en términos
generales los siguientes aspectos mínimos:
Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía.
Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia
como extinguidores y materiales para intervención y los puntos donde la electricidad y el
agua pueden suspenderse entre otros.
Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde
se deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser
sometidos a tratamientos especiales.
Orden y detalles de las operaciones de salvamento.
Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento,
bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.
Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte
eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.
Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a
requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones. (Acuerdo 50 del
5 de mayo de 2000). Archivo General de la Nación.
LISTA DE CONDICIONES MINIMAS DE CONSERVACION Y SEGURIDAD PARA LOS
OFERENTES SIN PERJUICIO DE LO ESTABLECIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN (Los oferentes deberán llenar la siguiente lista, indicando si reúnen estos
requisitos mínimos).
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
62
Planta de repuesto de energía
Planes de contingencia de acuerdo al caso fortuito o fuerza mayor.
Tecnología de punta para el manejo de los archivos.
Sistemas de extinción de incendios.
Circuito cerrado de televisión - grabación de imagen y voz digital.
Bóvedas con espacios ambientales controlados para almacenar medios ópticos,
magnéticos y documentales.
Sensores de temperatura y humedad relativa.
Construcciones sismo resistentes.
Monitoreo interno y externo
Sistemas automático de extinción de incendio
Estanterías fabricadas con marcos y vigas de acero y acabados en pintura
electroestática.
Controladores de acceso de personal.
Sensores de inundación y de humo
Áreas totalmente identidades y marcadas
Sistemas de ventilación control y renovación de aire (filtros de aire)
Control de plagas.
Vigilancia personalizada interna y externa las 24 horas del día.
En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo central de la
Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por escrito del
ICETEX.
4.2.3.2 Definición de la Volumetría
La firma contratista establecerá la volumetría mensual en metros lineales de la totalidad
del Archivo del ICETEX para almacenamiento, conservación, custodia y consulta, y
mantendrá actualizada la volumetría del Archivo Central. El ICETEX cancelará el costo
mensual de almacenamiento del archivo de acuerdo con los costos unitarios presentados
en la propuesta económica.
4.2.4 Conservación De Documentos
La firma contratista deberá proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y
carpetas necesarias para garantizar la adecuada conservación de los documentos del
ICETEX, cuando por el normal resultado de su uso y manipulación, estas se encuentren
deterioradas y requieran cambio.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
63
En cuanto a las carpetas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan
su normal uso.
El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio cuando a partir de
la observación se evidencie dicha situación.
4.2.5 Digitalización de documentos
La firma contratista deberá digitalizar los documentos correspondientes a las series
documentales que el ICETEX requiera de acuerdo con las necesidades de la Entidad.
Deberá entregar una base de datos de toda la documentación digitalizada.
La firma contratista deberá garantizar como mínimo:
Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.
Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para
adelantar el trabajo.
Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y
aplicaciones de digitalización de archivos.
Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la
obsolescencia tecnológica.
Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por
accidentes o terrorismo.
Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas
archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el
objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos
descriptivos.
El ICETEX podrá solicitar el cargue de esta información en el aplicativo MERCURIO tanto
en datos como en imagen según lo considere, adicionalmente verificará la organización
de los documentos y archivos de conformidad con las técnicas archivísticas para la
realización de la digitalización
4.2.6 Eliminación de documentos
La firma contratista deberá descolgar y preparar los documentos que van a ser proceso
de eliminación por parte del ICETEX, previo envío por parte de la Entidad de los
respectivos listados de documentos como resultado de la valoración documental,
realizada por parte del Grupo Archivo a partir de las Tablas de Valoración Documental del
ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
64
El ICETEX decidirá si dichos documentos deberán ser eliminados por parte de la firma
contratista o en su defecto será la Entidad quien realice dicha actividad.
4.2.7 Consulta de documentos
La firma contratista deberá parametrizar su programa de Consulta, con el Programa de
Gestión Documental Mercurio 5.0 , el cual es el administrador de los procesos de Gestión
Documental de la Entidad, de manera que el resultado de las consultas a nivel nacional
se pueda visualizar por medio del Modulo Mercurio Archivo.
La firma proponente deberá permitir la consulta física, préstamo de documentos de las
personas designadas por el ICETEX para tal fin tanto en Bogotá como en los Puntos de
Atención Nacional de la entidad.
La firma proponente deberá establecer el procedimiento claro acerca del préstamo de los
documentos del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de
los documentos requeridos y consultados. Deberá presentar al ICETEX el respectivo
procedimiento de consulta para su aprobación, donde se definan los tiempos para
consultas normales – ordinarias y urgentes – extraordinarias.
La firma proponente deberá estipular los valores tanto para consulta urgente como para
consulta normal de unidades documentales o cajas. Así mismo deberá presentar cada
mes un informe especificando la cantidad de consulta, el tipo y cualquier otra variable
derivada de esta.
Deberá estipular claramente los costos por transporte de cajas para consulta, servicio de
fax, de teléfono para consulta y cualquier valor adicional que pueda surgir en el proceso
de consulta de documentos.
Deberá garantizar el estricto cumplimiento en el procedimiento de consulta y en los
tiempos estipulados para la entrega de los documentos consultados.
Deberá garantizar un servicio de urgencia en la consulta de documentos que garantice
cumplir con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el ICETEX,
el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento.
En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos
y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los
servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer control sobre los
documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de 2002). Archivo
General de la Nación.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
65
4.3 ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LAS INSTALACIONES
DEL EDIFICIO DE LA SEDE CENTRAL DEL ICETEX
La firma contratista deberá realizar la administración de los archivos de gestión en las
instalaciones en la carrera 7 No. 32-16 Pisos 17,18, 19 y 20 de la Torre Norte de la
ciudadela Turística San Martín o en el edificio de la Sede Central del ICETEX, ubicada en
la carrera 3ª No. 18-32 en Bogotá D. C. en la jornada laboral establecida por el ICETEX.
Para realizar dicha administración el contratista deberá tener en cuenta lo reglamentado
por el Archivo General de la Nación en la ley 594 de 2000, específicamente el Acuerdo
042 de 2002, el cual “establece los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas”, las circulares 004 del 2003 y 012 del 2004 acerca de la
organización de las historias laborales y las Normas Técnicas NTCGP1000 de 2004
Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública y MECI 1000 de 2005, Sistema de
Control Interno.
Además deberá suministrar el personal especializado con experiencia en archivística para
la administración de dichos archivos en las instalaciones del ICETEX. Así mismo debe
trasladar los equipos que considere necesarios para la administración de los archivos. A
continuación se relaciona la volumetría y ubicación aproximada de los archivos de
gestión:
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
66
OFICINAS Y VOLUMETRIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LA SEDE CENTAL
DEL ICETEX
No de
Dependencias ITEM DEPENDENCIA
METROS
LINEALES
1 1 PRESIDENCIA 4
2 1.1 Oficina de Control Interno 8,9
3 1.1.1 Grupo de Auditorias 4
4 1.2 Oficina de Riesgos 4
5 1.2.1 Grupo de Riesgos de Crèdito Operativo 150
6 1.3 Oficina de Relaciones internacionales 57
7 1.4 Oficina Comercial y de Mercado 3,5
8 1.4.1 Grupo de Atenciòn al Usuario 0,5
9 1.5 Oficina Asesora de Planeaciòn 7,02
10 1.5.1 Grupo de Administraciòn y Seguimiento Estrategico 0,12
11 1.6 Oficina Asesora Juridica 35
12 1.7 Oficina Asesora de Comunicaciones 28,9
13 2 SECRETARIA GENERAL 35
14 2.1 Grupo de Contrataciòn 242
15 2.2 Grupo deTalento Humano 39
16 2.3 Grupo de Administraciòn de Recursos Fìsicos 4
17 2.4 Grupo de Correspondencia 39
18 2.5 Grupo de Archivo 11,8
19 3 VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOGIA 5
20 3.0.1 Grupo de Gestiòn de Crèdito y Desembolsos 2,14
21 3.0.2 Grupo de Administraciòn de Cartera 7
22 3.1 Direcciòn de Tecnologia 2
23 3.1.1 Grupo de Infraesructura de Tecnologia 1
24 3.1.2 Grupo de Sistemas de Informaciòn 1
25 4 VICEPRESIDENCIA FINANCIERA 3
26 4.0.1 Grupo de Presupuesto 24
27 4.1 Direccion de Tesoreria 39
28 4.2 Direccion de Contabilidad 10
29 4.2.1 Grupo de Operaciones Contables y Preparaciòn de Estados Financieros 36
30 5 VICEPRESIDENCIA DE CREDITO Y COBRANZA 499,2
31 5.0.1 Proyecto ACCES 343,2
32 5.1 Direccion de cobranzas 1,2
33 6 VICEPRESIDENCIA DE FONDO EN ADMINISTRACION 202
1849,48TOTAL METROS LINEALES
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
67
La anterior volumetría y ubicación es aproximada, por lo cual el ICETEX se reserva los
derechos de aumentar o disminuir el servicio objeto de la presente licitación pública, de
acuerdo con los requerimientos de la Entidad.
La firma contratista deberá proporcionar un grupo humano integrado por mínimo 11
personas para la administración de los archivos de gestión, los cuales deberán estar
perfectamente uniformados con una bata e identificados.
Los funcionarios de la firma que sean encargados de la administración de los archivos de
gestión deberán tener el siguiente perfil:
Coordinador del Grupo de Administración:
Un (1) coordinador con formación profesional en archivística y conocimientos en sistemas,
con experiencia mínima de 2 años en organización de archivos de gestión y manejo de
grupo. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la
Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de retención Documental.
Equipo de auxiliares
Diez (10) Auxiliares con formación técnica o tecnológica en Archivística y conocimiento en
sistemas con experiencia mínima de un año en organización de archivos de gestión.
Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación
sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de Retención Documental.
Para la administración de los archivos de gestión la firma contratista deberá presentar un
plan de trabajo, estableciendo número de personas, equipos, horarios, actividades a
desarrollar.
Todos los insumos generados por la administración de los archivos de gestión deberán
ser aportados por la firma contratista.
LISTA DE INSUMOS QUE DEBERA PROVEER LA FIRMA CONTRATISTA
Cajas de Archivo (x-300 Y x-200) de ser necesarias.
Carpetas desasificadas (para las historias laborales).
Carpetas de Yute con marbete vertical.
Cartulinas azules tamaño oficio.
Ganchos legajadores plásticos
Rótulos adhesivos (Marbetes).
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
68
Papelería Necesaria.
Todos los equipos de cómputo, impresoras, necesarias para la administración de los
archivos de gestión, deberán ser aportados por la firma contratista.
En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos
y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los
servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer control sobre los
documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de 2002). Archivo
General de la Nación.
La firma contratista deberá realizar por lo menos las siguientes actividades para todos y
cada uno de los archivos de gestión. Estas actividades deberán realizarse a diario en
cada uno de los archivos:
4.3.1 Clasificación de los documentos
La firma contratada por el ICETEX deberá clasificar los documentos de acuerdo con las
Tablas de Retención Documental de cada Archivo, las cuales serán entregadas por el
ICETEX. Especificando las series y subseries documentales.
4.3.2. Ordenación de los documentos
Los documentos se deben ordenar de acuerdo con las series documentales definidas en
la clasificación, de forma cronológica, (Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la
Nación),quitando los ganchos de cosedora, los clips mariposa y todos los ganchos
metálicos.
Para las carpetas se armaran legajos (cartulinas azules) con ganchos legajadores
plásticos de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la nación. Los
legajos deberán foliarse con lápiz negro empezando en el número uno y terminando en el
folio 200. Al terminar dicha numeración deberá empezarse un nuevo legajo.
4.3.3 Actualización de los documentos
Los documentos generados o recibidos por los funcionarios dentro de sus actividades
diarias como resultado de sus funciones deberán ser archivados diariamente de acuerdo
con las series y subseries existentes en las Tablas de Retención Documental de cada
Dependencia y/o Oficina del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
69
Dicha actividad deberá realizarse con rigurosidad de manera que se mantengan
actualizados los diferentes expedientes.
4.3.4 Descripción documental e inventario
Para la descripción se deberán rotular las carpetas, los legajos y cajas al interior de cada
archivo rodante para identificar los documentos.
La rotulación y descripción documental de cada legajo y carpeta deberá realizarse de
acuerdo a lo establecido por el Grupo de Archivo del ICETEX siguiendo las normas del
Archivo General de la Nación. (Acuerdo 042 de 2002).
4.3.5 Inventario de documentos
Una vez realizada la descripción documental deberá mantenerse al día el inventario de los
documentos pertenecientes al Archivo de cada oficina de acuerdo con las instrucciones
impartidas por el ICETEX. Inventario único documental en hoja del programa Excel. Dicho
inventario deberá ser elaborado de acuerdo al Formato Único de Inventario Documental
definido por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 042 de 2002).
4.3.6 Transferencias al archivo central
Las transferencias al Archivo deberán hacerse periódicamente cada año de acuerdo con
lo establecido en las Tablas de Retención Documental.
Los Archivos de Gestión deberán mantener los documentos pertenecientes a las
vigencias anterior y actual únicamente para los documentos administrativos. Las demás
series se regirán por los tiempos determinados en las Tablas de Retención Documental.
Los documentos que se transfieran de los archivos de Gestion al Archivo Central del
ICETEX, almacenado en la Bodega de la firma contratada, como resultado de la
aplicación de las Tablas de Retención documental deberán estar totalmente organizados
técnicamente (clasificación, ordenación, descripción documental e inventario documental),
antes de ser enviados a la Bodega.
4.3.7 Transporte de las transferencias
La firma proponente deberá realizar el transporte de los documentos relacionados por el
ICETEX como resultado de las respectivas transferencias documentales de los archivos
de gestión de las oficinas del edificio de la Sede Central hasta el lugar donde se
encuentre la Bodega de la firma.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
70
El transporte deberá realizarse en vehículos no blindados modelo 2003 en adelante, los
cuales deberán estar acondicionados en su parte técnica para proteger los documentos
bajo las medidas de seguridad y cuidado necesarios para que la información no sufra
daño alguno.
CIUDAD DIRECCION TELEFONO
Transferencia de los Archivos de Gestión
BOGOTA Carrera 7 No. 32-16 Pisos 17,18, 19 y
20 de la Torre Norte de la ciudadela
Turística San Martín
Carrera. 3 No. 18-32
TEL: 3821670
4.3.8 Recepción de las transferencias
El contratista seleccionado recibirá para custodia en su bodega, las respectivas
transferencias documentales recogidas en el Edificio de la Sede Central o donde el
ICETEX así lo determine.
Deberá tener en cuenta la respectiva volumetría de las transferencias, y actualizar la
volumetría total del archivo del ICETEX.
4.3.9 Conservación de documentos de las transferencias
La firma contratista deberá proveer todas las Unidades de Conservación (cajas, y
carpetas necesarias para garantizar la adecuada conservación de los documentos que
van a ser objeto de las transferencias documentales desde el edificio de la presidencia o
el lugar que el ICETEX indique hasta la Bodega de Almacenamiento propia o en arriendo
en donde se almacene el Archivo Central de la Entidad.
En cuanto a las carpetas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan
su normal uso.
El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio cuando a partir de
la observación se evidencie dicha situación.
4.3.10 Consulta de los documentos
La firma contratista deberá realizar un procedimiento para las consultas de documentos
dentro de la Institución por parte de los funcionarios del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
71
Deberá utilizar las guías y formatos utilizados por el Archivo General de la Nación como
afueras, y formatos de préstamo documental y los reglamentados por la Entidad de
acuerdo con sus procesos y procedimientos de Calidad.
Deberá presentar informes estadísticos mensuales de las consultas de los archivos de
gestión de las instalaciones del edificio central del ICETEX.
Además de las actividades descritas, la firma contratista deberá mantener al día los
archivos de gestión, proveyendo el servicio de consulta para los funcionarios del ICETEX
dentro de los horarios de jornada laboral del ICETEX, o en los eventos en que el ICETEX
así lo disponga.
La firma contratista deberá garantizar la estricta confidencialidad de los documentos
pertenecientes a los archivos de gestión.
4.3.11 Actualización de las tablas de retención documental
La firma contratista deberá actualizar las Tablas de Retención Documental, siguiendo toda
la metodología descrita por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 039 de 2002), si
durante el periodo de ejecución del contrato que resulte de está Selección Pública el
ICETEX sufriere cambios en su estructura orgánica.
4.4 TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, CUSTODIA, CONSERVACION Y CONSULTA
DE APROXIMADAMENTE 455.000 TITULOS VALORES ACTUALES.
El contratista seleccionado deberá recoger en la ciudad de Bogotá aproximadamente
455.000 títulos valores en las instalaciones de la firma que actualmente almacena y
custodia los títulos valores del ICETEX. Por lo anterior, el proponente debe indicar en su
propuesta el costo de recolección, transporte y almacenamiento de los 455.000 títulos
valores.
El proponente deberá demostrar que tiene la infraestructura necesaria para custodiar los
títulos valores y está en capacidad de proveer este servicio con las proyecciones citadas
anteriormente.
4.4.1. Transporte de aproximadamente 455.000 títulos valores actuales
Previo a esta actividad el contratista deberá realizar la actividad de Recepción de los
Títulos Valores.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
72
El contratista seleccionado deberá recoger en la ciudad de Bogotá aproximadamente
455.000 títulos valores en las instalaciones de la firma que actualmente almacena y
custodia los títulos valores del ICETEX.
La firma contratista deberá chequear uno a uno los títulos valores entregados por la firma
contratada por el ICETEX para la custodia y almacenamiento de los títulos valores,
identificando, nombre, Número de identificación, número de folios de cada garantía.
El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada de los 455.000
títulos valores cuya información es la siguiente: 1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad;
4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef; 8)nombre_benef; 9)ciudad_benef;
10)direcc_benef ; 11)telefo_benef; 12)tipoid_d1; 13)identi_d1; 14)nombre_d1;
15)ciudad_d1; 16)direcc_d1; 17)telefo_d1; 18)tipoid_d2; 19)identi_d2; 20)nombre_d2;
21)ciudad_d2; 22)direcc_d2; 23)telefo_d2; 24)secuencial; 25)elegibilidad.
Los títulos valores están conformados por el pagaré y la carta de instrucciones o de
compromiso, de dos a seis folios, tamaño oficio o carta, están grapados con gancho de
cosedora y guardados en bolsas plásticas y con un código de barras único para su
recuperación.
La firma seleccionada entregará al ICETEX una lista de chequeo de la actividad de
recepción realizada con la firma que actualmente custodia los títulos valores. La entrega
debe constar en un Acta.
La firma contratista deberá transportar aproximadamente 455.000 títulos valores que se
encuentran las instalaciones de la firma que actualmente almacena y custodia los
títulos valores del ICETEX y transportarlos a una Bodega de su propiedad o en arriendo
que cumplas con las especificaciones técnicas antes señaladas.
El transporte de aproximadamente 455.000 títulos valores se debe realizar en vehículos
para el transporte de documentos de valor (títulos valores) nivel nacional modelo 2003 o
superior dispuestos para el adecuado almacenamiento y conservación durante el
transporte, los cuales deben ser blindados. Para el transporte de los títulos valores que
reposan en las IES el proponente deberá presentar tres alternativas de transporte de
valores con su respectivo nivel de seguridad.
La firma contratista deberá presentar los procedimientos de traslado de un lugar a otro,
indicando el número de cajas que va a transportar, los tiempos de recorrido, la cantidad
de envíos diarios y la totalidad de ellos.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
73
El contratista seleccionada deberá garantizar la integridad de cada una de los títulos
valores y de sus unidades de conservación durante el traslado a su bodega
CIUDAD DIRECCION TELEFONO
Títulos Valores
BODEGA FIRMA EXTERNA Calle 17 A No. 42 A 43 TEL: 3759270.
4.4.2 Almacenamiento de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales
La firma contratista deberá contar con una bodega en BOGOTÁ D. C. que reúna las
condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para el
almacenamiento y custodia de aproximadamente 455.000 títulos valores del ICETEX.
En todo caso, el ICETEX se reserva el derecho de solicitar al Archivo General de la
Nación una visita, para verificar las condiciones físicas y técnicas de la Bodega, una vez
adjudicada la licitación pública. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los
ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación.
La firma elegida deberá proveer del Espacio físico adecuado para el almacenamiento del
Archivo de aproximadamente 455.000 títulos valores del ICETEX, los estantes
necesarios para su ubicación física, las cajas X-300 y demás insumos necesarios que
garanticen su almacenamiento y seguridad.
Los oferentes deberán cumplir por lo menos con las condiciones mínimas del Archivo
General de la Nación, la resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración
de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la
documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales
metálicos. (Acuerdo 49 del 5 de mayo de 2000).
El edificio y local destinado deberá cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la
adecuada conservación de los acervos documentales. Por tratarse de la custodia de
títulos valores se solicita que las bóvedas se encuentren debidamente protegidas contra
incendios, grabación de imagen y voz digital, así como control de acceso.
Para todas las actividades relacionadas con el almacenamiento se deben tener en cuenta
y rigen las mismas condiciones descritas en los numerales 4.2.2. y 4.2.3 y la lista de
condiciones mínimas de conservación y seguridad para los oferentes.
El proponente deberá presentar en su propuesta el costo mensual unitario de
almacenamiento y custodia de los 455.000 títulos valores.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
74
En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de los 455.000
Títulos Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación
por escrito del ICETEX.
4.4.3 Custodia de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales
El contratista seleccionado garantizará la custodia de los 455.000 títulos valores del
ICETEX una vez sean entregados por la firma que actualmente tiene la custodia de los
mencionados títulos.
La firma contratista deberá custodiar el Archivo de los 455.000 títulos valores del ICETEX
en sus instalaciones, cuidando la integridad física de cada unidad documental.
Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos (de computo, cámaras de
video), recurso humano (vigilancia), mobiliario, tecnología que garantice la seguridad, la
privacidad, y el buen manejo de la información de los documentos que conforman el
Archivo de títulos valores del ICETEX.
Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:
* Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de
urgencia.
* Personal de vigilancia
* Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores
manuales, sistemas de extinción fijos.
* Puertas cortafuego.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y
asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el
interior.
Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los
productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar
las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.
La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los
sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el
mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de
agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de
evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 5 de mayo de 2000).
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
75
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2,
solkafan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación
o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones
del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades
documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002).
La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado.
La firma contratista deberá garantizar que cuenta en su instalaciones con Circuito cerrado
de televisión, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de
temperatura, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de
temperatura, de calor, humo y brigadas contra incendios, controles de roedores, de
insectos.
La firma contratista deberá garantizar que cuenta con bóvedas de almacenamiento
independientes, ubicadas de manera adecuada lejos de baños, sótanos, tuberías, equipos
eléctricos.
La firma contratista deberá minimizar los riesgos y garantizar condiciones mínimas de
seguridad como:
Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación,
sensorizados, red telefónica, red sistemas de computo, extintores automáticos, plantas
eléctricas de emergencia.
La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo de títulos valores del ICETEX
y los títulos valores transferidos posteriormente como resultado de su normal desarrollo.
En caso de extravío de un Titulo Valor, sin perjuicio de que la firma seleccionada adelante
a su costa el proceso de cancelación y reposición del Título Valor, ante el juez de la
jurisdicción competente en el territorio nacional, el ICETEX podrá imponer multa o hará
efectiva la cláusula penal pecuniaria a su elección. Para tales efectos la cláusula penal
pecuniaria cubrirá el 100% del monto de cada uno de los títulos extraviados.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
76
Si en el evento de hacer efectivo un título valor por parte de quién designe el ICETEX o a
través de un tercero para adelantar la acción judicial del cobro ejecutivo, se evidencia que
dicho título valor no reúne los requisitos, el contratista que resulte seleccionado en el
presente proceso responderá por un monto del 100% de dicho título ejecutivo, sin
perjuicio de que éste sea llamado en garantía dentro de la respectiva actuación judicial
que se adelanta.
En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de los 455.000
Títulos Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación
por escrito del ICETEX.
4.4.4. Software y Hardware de los Títulos Valores
El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada de los 455.000
títulos valores.
El oferente deberá crear una base de datos parametrizable con las herramientas
tecnológicas con que cuenta el ICETEX, que se pueda visualizar a través del Programa
de Gestión Documental Mercurio 5.0
Se deberá crear una opción que permita la consulta en línea de los 455.000 títulos valores
del ICETEX a través del Programa de Gestión Documental Mercurio 5.0
Dentro de la aplicación los campos que debe tener la Base de datos de títulos valores
son lo siguientes:
1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad; 4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef;
8)nombre_benef; 9)ciudad_benef; 10)direcc_benef ; 11)telefo_benef; 12)tipoid_d1;
13)identi_d1; 14)nombre_d1; 15)ciudad_d1; 16)direcc_d1; 17)telefo_d1; 18)tipoid_d2;
19)identi_d2; 20)nombre_d2; 21)ciudad_d2; 22)direcc_d2; 23)telefo_d2; 24)secuencial;
25)elegibilidad.
La firma contratista deberá registrar todos los 455.000 títulos valores el ICETEX.
4.4.5 Conservación de aproximadamente 455.000 Títulos Valores Actuales
La firma contratista deberá de ser necesario proveer todas las Unidades de Conservación
(cajas, y bolsas para garantizar la adecuada conservación de los 455.000 títulos valores
que van a ser objeto del transporte de la Bodega de la firma que tiene en la actualidad la
custodia de los títulos valores hasta la Bodega de su propiedad o en arriendo en donde
almacenará y custodiará los 455.000 títulos valores del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
77
Así mismo deberá proveer aquellas cajas que por su continuo uso y manipulación
resulten deterioradas, rotas, desvencijadas.
En cuanto a las bolsas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan
su normal uso.
El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio cuando a partir de
la observación se evidencie dicha situación.
4.4.6 Consulta de aproximadamente 455.000 Títulos Valores actuales
El ICETEX deja en claro que por política solamente se entregará el pagaré original en
caso de cancelación de la obligación o para la iniciación de cobro ejecutivo, de lo contrario
se entregará una fotocopia o se permitirá visualizar la imagen por el sistema Mercurio. Por
lo anterior el proponente deberá informar o indicar en la propuesta el costo unitario de
cada fotocopia.
La firma contratista deberá cotizar por las consultas de títulos valores ya sea consulta
inmediata o normal, incluyendo el costo de transporte en caso de requerirse. Deberá
cotizar por requerimiento del original o por copia. El promedio de consulta es de 320
títulos valores mensuales.
La firma proponente deberá garantizar la consulta, solicitudes de envío y recolección, vía
WEB., y deberá permitir la consulta, préstamo de títulos valores a los funcionarios
designados por el ICETEX para tal fin.
La firma proponente deberá establecer el procedimiento claro acerca del préstamo de
títulos valores del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de
los documentos requeridos y consultados.
Deberá garantizar el estricto cumplimiento en el procedimiento de consulta y en los
tiempos estipulados para la entrega de los títulos valores.
Deberá garantizar un servicio de emergencia en la consulta de títulos valores que
garantice cumplir con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el
ICETEX, el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento.
Cualquier tipo de proceso relacionado con los Títulos Valores que por alguna causa
requiera su realización por fuera de las instalaciones de la firma oferente deberá
solicitarse previamente por escrito justificando su ejecución, al ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
78
En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos,
de los títulos valores y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para
la prestación de los servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer
control sobre los documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de
2002).Archivo General de la Nación.
4.5 RECEPCIÓN EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES) Y
PUNTOS DE ATENCIÓN DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL, TRANSPORTE,
VERIFICACIÓN FÍSICA Y JURÍDICA, DIGITALIZACIÓN, ALMACENAMIENTO,
CUSTODIA, CONSERVACIÒN Y CONSULTA DE LAS CARPETAS Y TÍTULOS
VALORES DURANTE LOS AÑOS 2010 AL 2012.
El contratista que resulte seleccionado deberá efectuar de igual forma la recolección y
digitación de carpetas de documentos que reposan en cada una de las IES, durante los
años 2010 al 2012 y en los puntos de atención del ICETEX pues la legalización de
créditos educativos aprobados por el ICETEX, se realiza en la Instituciones de Educación
Superior (IES) y en los puntos de atención del ICETEX es en estas instituciones y puntos
de atención en donde reposan las carpetas de documentos presentados por los
beneficiarios para soportar la información registrada en las solicitudes. Para estos efectos
se deberá ir a las respectivas IES por lo menos una vez a la semana.
De igual forma deberá realizar la recolección de todos los pagarés y carpetas de
beneficiarios del año 2009, que las IES le entreguen para recoger.
Así mismo y corolario a lo anterior, es necesario recoger los títulos valores en cada una
de las Instituciones de Educación Superior (IES) con las cuales ICETEX actualmente tiene
alianzas estratégicas y en los Punto de Atención del ICETEX los cuales se encuentran
ubicados en todo el país; en consecuencia, el proponente debe informar o indicar en su
propuesta el costo unitario de recolección y verificación jurídica en sitio (en cada una de
las IES y puntos de atención), transporte, verificación jurídica, digitalización,
almacenamiento, custodia y consulta de la carpeta del beneficiario y título valor, que
deben ser recolectados en las 364 Instituciones de Educación Superior I.E.S con las que
actualmente el ICETEX tiene convenios.
Si durante la ejecución del contrato el ICETEX suscribiera o cancelara un convenio con
alguna otra IES el contratista deberá incluirlo dentro de su plan de recolección y por ende
disponer de toda la logística para llevar acabo la operación de recolección.
El procedimiento a tener en cuenta en las diferentes etapas se describe a continuación:
Recepción, verificación chequeo Grupo de títulos 1. Verificar identificación y nombre beneficiario,
numero de folios de cada garantía entregada por la
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
79
valores Las Tareas son:
Verificación
IES y/o Puntos de Atención a nivel nacional.
2 .Lista de chequeo del estado del pagare
3. Lista de chequeo validez jurídica
4. Se consulta el WEB service suministrado por el
ICETEX y se actualiza el estado en el que se
encuéntrale crédito (Se requiere computador Portátil
para actualizar Web Service)
La información suministrada por el WebService será
la siguiente: 1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad;
4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef;
8)nombre_benef; 9)ciudad_benef; 10)direcc_benef ;
11)telefo_benef; 12)tipoid_d1; 13)identi_d1;
14)nombre_d1; 15)ciudad_d1; 16)direcc_d1;
17)telefo_d1; 18)tipoid_d2; 19)identi_d2;
20)nombre_d2; 21)ciudad_d2; 22)direcc_d2;
23)telefo_d2; 24)secuencial; 25)elegibilidad.
5 Se imprime listado de títulos valores
recibidos que cumplieron lista de chequeo.
6 A través del WEB service se informa al
ICETEX el concepto jurídico emitido.
Características: Cada paquete conformado por 2 a 6
folios, tamaño oficio o carta, están grapados con
gancho de cosedora y guardados en bolsas plásticas
y cajas.
Transporte de las títulos valores Transporte de los títulos valore y carpetas
recolectados en las IES y en los puntos de Atención
y proveedores al sitio de almacenamiento, en
vehículos para el transporte documentos de valor a
nivel nacional modelo 2003 o superior dispuestos
para el adecuado almacenamiento y conservación
durante el transporte.
Almacenamiento Almacenamiento de los títulos valores y carpetas
recolectados en las IES y en los puntos de Atención
del ICETEX. Se tienen en cuenta los requerimientos
sobre instalaciones.
Custodia Custodia de los títulos valores y carpetas en este
ítem se tedian en cuenta todas las recomendaciones
emitidas por el Archivo General de la Nación
relacionadas con los sistemas de seguridad,
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
80
vigilancia y prevención.
Digitalización Digitalización – si pasa los chequeos de verificación
jurídica anteriores se digitaliza inmediatamente el
título valor.(escaneo mínimo 300 dpi) junto con la
carpeta de beneficiario (Carpeta Legal- Garantía y
soportes- Carpeta Comercial- Documentos
Soporte)se trasmiten vía Web Service al ICETEX.
Software y Hardware
Registro en base de datos de gestión documental y
almacenamiento de imágenes digitalizadas de los
títulos valores.
En este ítem se exige y evalúa el cumplimientos de
los requerimientos estipulados en los términos
referentes a Equipos de Computo Requerimientos
Mínimos), Software (Requerimientos Mínimos) y
espacios Locativos para Procesos Técnicos y
Consulta
Consulta de títulos valores En este ítem se exige los procedimientos de entrega,
copias y devolución de títulos valores.
El proponente deberá proveer un esquema automático de comunicación con las IES,
Centros de Atención del Icetex y Proveedores para desarrollar el proceso de recolección
de las carpetas de beneficiario y garantías de los créditos que permita:
Información en línea por parte de las IES de los requerimientos de recolección.
Programación inmediata de recolección de las garantías
Retroalimentación con las IES de las novedades relacionadas con el proceso de
recolección de carpetas de beneficiario y garantías
Retroalimentación con las IES y el ICETEX de los resultados del proceso de
Verificación Física y Jurídica de las garantías.
Transmisión en línea de la información resultante del proceso de Verificación
Física y Jurídica al ICETEX
Transmisión en línea de datos e imágenes correspondientes al Proceso de
Verificación Física y Jurídica, captura de datos y digitalización de los documentos.
Monitoreo por parte de ICETEX de todos los procesos desarrollados con las
garantías y carpetas de beneficiario de la entidad.
Monitoreo por parte del ICETEX en tiempo real de los procesos de comunicación
entre el proponente y los productores de garantías de créditos de la entidad (IES, Centros
de Atención y Proveedores.
El proponente deberá demostrar que tiene la infraestructura necesaria para custodiar los
títulos valores y está en capacidad de proveer este servicio con las proyecciones citadas
anteriormente
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
81
4.5.1 Recepción de los Títulos Valores y carpetas en las IES y Puntos de Atención a Nivel
Nacional
El contratista que resulte seleccionado deberá efectuar la recolección por lo menos una
vez a la semana de las carpetas de documentos y títulos valores que reposan en cada
una de las IES, previa verificación jurídica del título valor en sitio (IES) y en los puntos de
atención del ICETEX en todo el País.
Deberá presentar un documento claro acerca del procedimiento de recolección
indicando, tiempos y fechas de recolección, valor unitario de acuerdo con el peso. Valores
adicionales, cantidad de títulos recogidos, transporte. etc.
Ver: Proyección de número de títulos valores con su correspondiente carpeta por
Departamento.
Ver Proyección de Listado aproximado de Instituciones de Educación Superior.
Ver Proyección de Listado de los puntos de atención del ICETEX a nivel nacional.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
82
PROYECCIÓN DE NUMERO DE TITULOS VALORES CON SU CORRESPONDIENTE CARPETA POR DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO 2010 2011
ANTIOQUIA 3.301 3.401
ATLANTICO 6.499 6.697
BOLIVAR 2.455 2.530
BOYACA 885 912
CALDAS 669 689
CAQUETA 120 123
CASANARE 42 43
CAUCA 330 340
CESAR 312 321
CHOCO 31 31
CORDOBA 432 445
CUNDINAMARCA 1022 1053
DISTRITO CAPITAL 21.957 22.628
HUILA 256 264
LA GUAJIRA 51 53
MAGDALENA 1080 1.112
META 245 252
NARINO 1.315 1.355
NORTE DE SANTANDER 1171 1.206
PUTUMAYO 44 45
QUINDIO 421 433
RISARALDA 628 648
SANTANDER 3.299 3.399
SUCRE 330 340
TOLIMA 673 693
VALLE DEL CAUCA 4.701 4.844
TOTAL 52.269 53.857
Proyección Anual
LISTADO APROXIMADO DE INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR
IES SNIES MUNICIPIO TIPO INSTITUCION
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ANDES UNIVERSIDAD
FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES
UNIVERSITARIOS DE URABA ANTONIO
ROLDAN BETANCUR APARTADO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA
EMPRESARIAL ALEXANDER VON HUMBOLDT ARMENIA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA DE ADMINISTRACION Y
MERCADOTECNIA DEL QUINDIO ARMENIA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ARMENIA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA ARMENIA UNIVERSIDAD
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- ARMENIA INSTITUCION
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
83
TECNOLOGICA
CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE
DIOS BELLO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
POLITECNICO MARCO FIDEL SUAREZ BELLO
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION UNIVERSITARIA LASALLISTA CALDAS
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
CARMEN DE
VIBORAL UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA CAUCASIA UNIVERSIDAD
INSTITUCION UNIVERSITARIA DE ENVIGADO ENVIGADO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MANIZALES MANIZALES UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD CATOLICA DE MANIZALES MANIZALES UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE CALDAS MANIZALES UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE MANIZALES MANIZALES UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MANIZALES UNIVERSIDAD
COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION ACADEMIA SUPERIOR DE
ARTES MEDELLIN
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION ACADEMIA TECNOLOGICA DE
COLOMBIA -ATEC- MEDELLIN
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION COLEGIATURA COLOMBIANA MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION EDUCATIVA INSTITUTO
TECNICO SUPERIOR DE ARTES, IDEARTES MEDELLIN
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION UNIVERSITARIA ADVENTISTA MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA DE INGENIERIA DE ANTIOQUIA MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION
PUBLICA-ESAP- MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION ESCUELA COLOMBIANA DE
MERCADOTECNIA -ESCOLME- MEDELLIN
INSTITUCION
TECNOLOGICA
FUNDACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DE
LAS AMERICAS MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
84
FUNDACION UNIVERSITARIA BELLAS ARTES MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA ESUMER MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA LUIS AMIGO
FUNLAM MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA MARIA CANO MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA SEMINARIO
BIBLICO DE COLOMBIA MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUCION UNIVERSITARIA SALAZAR Y
HERRERA MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANO MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUTO TECNOLOGICO PASCUAL BRAVO MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA
CADAVID MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- MEDELLIN
INSTITUCION
TECNOLOGICA
TECNOLOGICO DE ANTIOQUIA MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD AUTONOMA
LATINOAMERICANA-UNAULA- MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD CES MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE MEDELLIN MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD EAFIT- MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MEDELLIN UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA MEDELLIN UNIVERSIDAD
COLEGIO INTEGRADO NACIONAL ORIENTE DE
CALDAS PENSILVANIA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION INSTITUTO DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS PEREIRA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA
ANDINA PEREIRA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
85
UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL
RISARALDA PEREIRA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD LIBRE PEREIRA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA -
UTP PEREIRA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA PUERTO BERRIO UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA CLARETIANA QUIBDO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO-
DIEGO LUIS CORDOBA QUIBDO UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD CATOLICA DE ORIENTE RIONEGRO UNIVERSIDAD
POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA
CADAVID RIONEGRO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA DE SABANETA
J. EMILIO VALDERRAMA SABANETA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA-CEIPA- SABANETA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACION
TECNICA PROFESIONAL DE SAN ANDRES SAN ANDRES
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SAN ANDRES UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
SANTA FE DE
ANTIOQUIA UNIVERSIDAD
CORPORACION UNIVERSITARIA DE SANTA
ROSA DE CABAL-UNISARC-
SANTA ROSA DE
CABAL
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA DEL
NORTE
SANTA ROSA DE
OSOS
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA TURBO UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR AGUACHICA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA ARAUCA UNIVERSIDAD
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ BARRANCABERMEJA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA BARRANCABERMEJA UNIVERSIDAD
CORPORACION EDUCATIVA -ITAE- BUCARAMANGA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION INTERAMERICANA DE
EDUCACION SUPERIOR-CORPOCIDES BUCARAMANGA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION UNIVERSITARIA DE
INVESTIGACION Y DESARROLLO - BUCARAMANGA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
86
TECNOLOGICA FITEC BUCARAMANGA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE
BUCARAMANGA-UNAB- BUCARAMANGA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA BUCARAMANGA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE SANTANDER BUCARAMANGA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER BUCARAMANGA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN-UMB- BUCARAMANGA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA BUCARAMANGA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SANTO TOMAS BUCARAMANGA UNIVERSIDAD
FUNDACION DE ESTUDIOS SUPERIORES
COMFANORTE -F.E.S.C.- CUCUTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA
SANTANDER CUCUTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD LIBRE CUCUTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA
SANTANDER OCAÑA UNIVERSIDAD
INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION RURAL-
ISER- PAMPLONA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA PAMPLONA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA DE SAN GIL -
UNISANGIL - SAN GIL
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD LIBRE SOCORRO UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR VALLEDUPAR UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA INTERNACIONAL
DEL TROPICO AMERICANO YOPAL
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL BARRANQUILLA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION POLITECNICO DE LA COSTA
ATLANTICA BARRANQUILLA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION UNIVERSITARIA AMERICANA BARRANQUILLA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIAS
EMPRESARIALES, EDUCACION Y SALUD -
CORSALUD- BARRANQUILLA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA DE LA COSTA
CUC BARRANQUILLA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA
LATINOAMERICANA - CUL BARRANQUILLA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
87
CORPORACION UNIVERSITARIA REFORMADA -
CUR - BARRANQUILLA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA NAVAL DE SUBOFICIALES ARC
BARRANQUILLA BARRANQUILLA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
FUNDACION UNIVERSIDAD DEL NORTE BARRANQUILLA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE BARRANQUILLA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO BARRANQUILLA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD LIBRE BARRANQUILLA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD METROPOLITANA BARRANQUILLA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR BARRANQUILLA UNIVERSIDAD
COLEGIO MAYOR DE BOLIVAR CARTAGENA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION UNIVERSITARIA REGIONAL
DEL CARIBE -IAFIC- CARTAGENA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA NAVAL DE CADETES ALMIRANTE
PADILLA CARTAGENA UNIVERSIDAD
FUNDACION TECNOLOGICA ANTONIO DE
AREVALO CARTAGENA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
FUNDACION UNIVERSIDAD DE BOGOTA-
JORGE TADEO LOZANO CARTAGENA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA COLOMBO
INTERNACIONAL - UNICOLOMBO CARTAGENA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO
COMFENALCO - CARTAGENA CARTAGENA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUCION UNIVERSITARIA BELLAS ARTES
Y CIENCIAS DE BOLIVAR CARTAGENA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA CARTAGENA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CARTAGENA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DEL SINU - ELIAS BECHARA
ZAINUM - UNISINU - CARTAGENA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR CARTAGENA UNIVERSIDAD
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACION
TECNICA PROFESIONAL - HUMBERTO
VELASQUEZ GARCIA CIENAGA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
UNIVERSIDAD DE CORDOBA MONTERIA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DEL SINU - ELIAS BECHARA
ZAINUM - UNISINU - MONTERIA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA MONTERIA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA RIOHACHA UNIVERSIDAD
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
88
INSTITUTO NACIONAL DE FORMACION
TECNICA PROFESIONAL DE SAN JUAN DEL
CESAR
SAN JUAN DEL
CESAR
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SANTA MARTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SANTA MARTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA SANTA MARTA UNIVERSIDAD
CORPORACION UNIVERSITARIA DE SUCRE
CORPOSUCRE SINCELEJO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL CARIBE -
CECAR SINCELEJO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE SUCRE SINCELEJO UNIVERSIDAD
INSTITUTO TECNOLOGICO DE SOLEDAD
ATLANTICO SOLEDAD
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION UNIVERSITARIA
EMPRESARIAL DE SALAMANCA BARRANQUILLA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA
DE NARIÑO -AUNAR- PASTO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUCION UNIVERSITARIA CENTRO DE
ESTUDIOS SUPERIORES MARIA GORETTI PASTO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE NARIÑO PASTO UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD MARIANA PASTO UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO BOGOTA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA MARIA CANO MEDELLIN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
COLEGIO MAYOR DEL CAUCA POPAYAN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA
DEL CAUCA POPAYAN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN POPAYAN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA
DE COMFACAUCA I.T.C. POPAYAN
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DEL CAUCA POPAYAN UNIVERSIDAD
FUNDACION CENTRO UNIVERSITARIO DE
BIENESTAR RURAL PUERTO TEJADA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA CENTRO
SUPERIOR CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO
SEDE
BUENAVENTURA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE BUGA INSTITUCION
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
89
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE CARTAGO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE PALMIRA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO SEDE ROLDANILLO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DEL DEPORTE CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA
LUMEN GENTIUM CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA PALMIRA UNIVERSIDAD
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE BELLAS
ARTES CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD LIBRE CALI UNIVERSIDAD
FUNDACION ACADEMIA DE DIBUJO
PROFESIONAL CALI
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
INSTITUCION UNIVERSITARIA ANTONIO JOSE
CAMACHO - UNIAJC CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA MARIA CANO CALI UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD ICESI CALI UNIVERSIDAD
INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIOS DE
COLOMBIA - UNICOC CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA PALMIRA UNIVERSIDAD
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUDA TULUA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DEL VALLE CALI UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI CALI UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI PALMIRA UNIVERSIDAD
INSTITUTO DE EDUCACION TECNICA
PROFESIONAL - INTEP ROLDANILLO
INSTITUCION
TÉCNICA,
TECNOLÓGICA Y
PROFESIONAL
CORPORACION REMINGTON CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION CRES CALI INSTITUCION
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
90
TECNICO
PROFESIONAL
CORPORACION UNICIENCIA CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DEL PACIFICO BUENAVENTURA UNIVERSIDAD
ESCUELA MILITAR DE AVIACION MARCO FIDEL
SUAREZ CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE CALI UNIVERSIDAD
CORPORACION EDUCATIVA CENTRO DE
ADMINISTRACION DE CALI CALI
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION ESCUELA SUPERIOR DE
ADMINISTRACION Y ESTUDIOS
TECNOLOGICOS-E.A.E.- CALI
INSTITUCION
TECNOLOGICA
FUNDACION TECNOLOGICA AUTONOMA DEL
PACIFICO CALI
INSTITUCION
TECNOLOGICA
FUNDACION UNIVERSITARIA SEMINARIO
TEOLOGICO BAUTISTA INTERNACIONAL CALI
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUTO DE EDUCACION EMPRESARIAL-
IDEE- CALI
INSTITUCION
TECNOLOGICA
INSTITUTO TECNICO NACIONAL DE
COMERCIO SIMON RODRIGUEZ CALI
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- CALI
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION DE ESTUDIOS
TECNOLOGICOS DEL NORTE DEL VALLE CARTAGO
INSTITUCION
TECNOLOGICA
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA FLORENCIA UNIVERSIDAD
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA-
GUADALAJARA DE
BUGA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO MOCOA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
INSTITUTO TECNOLOGICO DEL PUTUMAYO SIBUNDOY
INSTITUCION
TECNOLOGICA
ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA JULIO
GARAVITO BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE
LA SALUD BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVESITARIA EMPRESARIAL DE
LA CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
91
INSTITUCION UNIVERSITARIA COLOMBO
AMERICANA - UNICA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD CATOLICA DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE LA SALLE BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DISTRITAL-FRANCISCO JOSE
DE CALDAS BOGOTA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSIDAD DE BOGOTA-
JORGE TADEO LOZANO BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE LA SABANA CHIA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA
DE COLOMBIA CHIQUINQUIRA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA
DE COLOMBIA DUITAMA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA-UDEC FUSAGASUGA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA-UDEC GIRARDOT UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA IBAGUE UNIVERSIDAD
CORPORACION UNIVERSIDAD PILOTO DE
COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD
ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS
INDUSTRIALES BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSIDAD AUTONOMA DE
COLOMBIA -FUAC- BOGOTA UNIVERSIDAD
POLITECNICO GRANCOLOMBIANO BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y
AMBIENTALES UDCA. BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN-UMB- BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA
DE COLOMBIA SOGAMOSO UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE BOYACA UNIBOYACA TUNJA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA
DE COLOMBIA TUNJA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSIDAD CENTRAL BOGOTA UNIVERSIDAD
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
92
FUNDACION UNIVERSITARIA JUAN N. CORPAS BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA MONSERRATE BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION ESCUELA COLOMBIANA DE
REHABILITACION BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA-INPAHU BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION EDUCATIVA TALLER 5
CENTRO DE DISEÑO BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
ESCUELA DE INGENIEROS MILITARES BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION DE EDUCACION NACIONAL DE
ADMINISTRACION-CENDA- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO NEIVA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD PEDAGOGICA NACIONAL BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA BOGOTA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA KONRAD LORENZ BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL META VILLAVICENCIO
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSIDAD PILOTO DE
COLOMBIA GIRARDOT UNIVERSIDAD
CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE
EDUCACION SUPERIOR-CUN- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION UNIVERSITARIA LOS
LIBERTADORES BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD EAN BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD EL BOSQUE BOGOTA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSITARIA PANAMERICANA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA DEL HUILA-
CORHUILA- NEIVA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE IBAGUE IBAGUE UNIVERSIDAD
CORPORACION ESCUELA DE ARTES Y
LETRAS BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION TECNOLOGICA AUTONOMA DE BOGOTA INSTITUCION
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
93
BOGOTA-FABA- TECNOLOGICA
INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIOS DE
COLOMBIA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SANTO TOMAS TUNJA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIMINUTO- CORPORACION UNIVERSITARIA
MINUTO DE DIOS BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA
ANDINA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION TECNOLOGICA SAN FRANCISCO
DE ASIS BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y
DESARROLLO BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION INSTITUTO SUPERIOR DE
CARRERAS TECNICAS-INSUTEC- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A
DISTANCIA UNAD BOGOTA UNIVERSIDAD
INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACION
TECNICA PROFESIONAL
ESPINAL
(CHICORAL)
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION CENTRO DE EDUCACION
SUPERIOR, INVESTIGACIÓN Y
PROFESIONALIZACION -CEDINPRO- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION ESCUELA COLOMBIANA DE
HOTELERIA Y TURISMO-ECOTET- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR
ESATEC BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION INTERAMERICANA TECNICA-FIT- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR
NUEVA AMERICA BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
POLITECNICO INTERNACIONAL INSTITUCION
DE EDUCACION SUPERIOR BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
94
CORPORACION POLITECNICO COLOMBO
ANDINO BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION TECNICA DE COLOMBIA -
CORPOTEC- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION CENTRO DE ESTUDIOS
ARTISTICOS Y TECNICOS-CEART- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
CORPORACION INSTITUTO SUPERIOR DE
EDUCACION SOCIAL-ISES- BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
FUNDACION POLITECNICA - CORPO BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PROFESIONAL
INSTITUTO SUPERIOR DE CIENCIAS SOCIALES
Y ECONOMICO FAMILIARES-ICSEF- BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION DE EDUCACION DEL NORTE
DEL TOLIMA - COREDUCACION HONDA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL
COLOMBIANA - TEINCO BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
ESCUELA SUPERIOR DE CIENCIAS
EMPRESARIALES -INTESEG- BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION INTERNACIONAL PARA EL
DESARROLLO EDUCATIVO -CIDE- BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION JHON F. KENNEDY BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
CORPORACION UNIVERSAL DE
INVESTIGACION Y TECNOLOGIA -
CORUNIVERSITEC- BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR SAN
JOSE -FESSANJOSE- BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
ESCUELA DE SUBOFICIALES DE LA FUERZA
AEREA COLOMBIANA ANDRES M. DIAZ MADRID
INSTITUCION
TECNOLOGICA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA- MOSQUERA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
UNIVERSIDAD CATOLICA DE COLOMBIA CHIA UNIVERSIDAD
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR
SAN MATEO BOGOTA
INSTITUCION
TECNICA
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
95
PROFESIONAL
CORPORACION INSTITUTO COLOMBO
ALEMAN PARA LA FORMACION
TECNOLOGICA-ICAFT- BOGOTA TYT
CORPORACION TECNOLOGICA DE BOGOTA BOGOTA
INSTITUCION
TECNOLOGICA
ESCUELA TECNOLOGICA INSTITUTO TECNICO
CENTRAL BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA MILITAR DE CADETE GENERAL
JOSE MARIA CORDOVA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA NEIVA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD MILITAR-NUEVA GRANADA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS VILLAVICENCIO UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD-COLEGIO MAYOR DE
CUNDINAMARCA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA LETICIA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA-UDEC UBATE UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD SANTO TOMAS BOGOTA UNIVERSIDAD
COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL
ROSARIO BOGOTA UNIVERSIDAD
FUNDACION UNIVERSIDAD DE AMERICA BOGOTA UNIVERSIDAD
UNIVERSIDAD LIBRE BOGOTA UNIVERSIDAD
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION
PUBLICA-ESAP- BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
DIRECCION NACIONAL DE ESCUELAS BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CONSERVATORIO DEL TOLIMA IBAGUE
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA JUAN DE
CASTELLANOS TUNJA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE
COLOMBIA -UNIAGRARIA- BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONSO-
FUSA- BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA DEL ESPINAL
FUNDES
ESPINAL
(CHICORAL)
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
FUNDACION UNIVERSITARIA SANITAS BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA DE COLOMBIA BOGOTA INSTITUCION
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
96
IDEAS UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA
IBEROAMERICANA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
UNIVERSITARIA AGUSTINIANA-
UNIAGUSTINIANA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA
REPUBLICANA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
CORPORACION UNIVERSITARIA UNITEC BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA DE LOGISTICA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ESCUELA DE COMUNICACIONES FACATATIVA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
INSTITUCION UNIVERSITARIA LATINA -
UNILATINA BOGOTA
INSTITUCION
UNIVERSITARIA
ENS ACACIAS META
ENS ANTONIA SANTOS SANTANDER
ENS CENTRO DE ESTU PSICOPEDAGO BOGOTA
ENS CLAUDINA MUNERA CALDAS
ENS CRISTO REY SANTANDER
ENS DE ABEJORRAL ANTIOQUIA
ENS DE CALDAS CALDAS
ENS DE CONVENCION
NORTE DE
SANTANDER
ENS DE LA MOJANA SUCRE
ENS DE LA PRESENTACION CALDAS
ENS DE MANIZALEZ CALDAS
ENS DE MARIA RIONEGRO ANTIOQUIA
ENS DE MEDELLIN ANTIOQUIA
ENS DE NEIVA HUILA
ENS DE QUIBDO CHOCO
ENS DE RISARALDA RISARALDA
ENS DE SINCELEJO SUCRE
ENS DE SOCHA BOYACA
ENS DE STAS FARALLONES DE CALI VALLE DEL CAUCA
ENS DE URABA ANTIOQUIA
ENS DEL DISTRITO DE BARRANQUILLA ATLANTICO
ENS DEL NORDESTE ANTIOQUIA
ENS DEL QUINDIO QUINDIO
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
97
ENS DEMETRIO SALAZAR CASTILLO CHOCO
ENS DIOGENES A ARRIETA BOLIVAR
ENS DISTRITAL MARIA MONTESSORI BOGOTA
ENS DPTAL FEMENINA CORDOBA
ENS DPTAL JORGE ISAACS VALLE DEL CAUCA
ENS DPTAL NACIONALIZADA JUNIN CUNDINAMARCA
ENS DPTAL NUESTRA SEÑORA DE LA
ENCARNACION CUNDINAMARCA
ENS FEDERICO LLERAS ACOSTA VICHADA
ENS LA PRESENTACION SOATA BOYACA
ENS LEONOR ALVAREZ PINZON BOYACA
ENS MANUEL CANIZALEZ CHOCO
ENS MARIA AUXILIADORA ANTIOQUIA
ENS MARIA AUXILIADORA GRANADA META
ENS MARIA AUXILIADORA SOACHA CUNDINAMARCA
ENS MIXTA DISTRITAL MAGDALENA
ENS NACIONAL DE SENORITAS CAUCA
ENS NAL MIXTA PIEDECUESTA SANTANDER
ENS NOCAIMA CUNDINAMARCA
ENS NTA SRA DE LA PAZ BOGOTA
ENS NTA SRA DE LAS MERCEDES CHOCO
ENS NUESTRA SENORA DEL CARMEN BOLIVAR
ENS PARA SEÑORITAS DE SANTA MARTA MAGDALENA
ENS PEDRO JUSTO BERRIO ANTIOQUIA
ENS PIO XII PUPIALES NARINO
ENS PRESBITERO JOSE GOMEZ ISAZ ANTIOQUIA
ENS RAFAEL MARIA GIRALDO ANTIOQUIA
ENS SAGRADA FAMILIA URRAO ANTIOQUIA
ENS SAGRADO CORAZON CALDAS
ENS SAN CARLOS LA UNION NARINO
ENS SAN JUAN DEL CESAR LA GUAJIRA
ENS SAN PIO X CHOCO
ENS SANTA CLARA CAUCA
ENS SANTIAGO DE CALI VALLE DEL CAUCA
ENS STAS DE BUCARAMANGA SANTANDER
ENS VILLAVICENCIO META
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
98
LISTADO DE LOS PUNTOS DE ATENCIÒN DEL ICETEX A NIVEL NACIONAL
PUNTOS DE ATENCIÒN ICETEX
A NIVEL
NACIONA
L DIRECCION
TELEFONO FUNCIONARIO
ICETEX
FUNCIONARIO
OUTSORCING
Armenia Calle 21 No.16-31 Of.
202 7 44 40 98 fax
741 1773
Nelson Ceballos
co
Barranquill
a
Calle. 70 No. 53 74
Of 401
3567778,
3607499,
3607500,
3608261
Liliana Naranjo
Lnaranjo@icete
x.
gov.co
Edilberto Jimenez
co
Bogotá Cra. 3 No 18-32 382 1670 Ext.
Bucaraman
ga
Cra. 27 No. 52-60 6424148,
6428532,
6430566
Álvaro Martinez
amartinezg@ic
etex.gov.co
Gloria Triana
Cali Av.1aNorte No.7-37 6618658,
6618660,
6618661,
6618663
Juan Carlos
Arenas
jarenas@icetex
.
gov.co
Walter Osorio
Cartagena Cra. 32 No. 9-45 Of.
901/902 6647662,
6647662
Maria Elena
Sanchez
bolívar@icetex.
gov.co
Cúcuta Calle 9 No.0-136
Esquina 5710255,
5719779
Marleny
Ramirez
nortedesantade
o
Ibagué Calle. 8 No 3-07 2611039,
2618585
Ruth Becerra
Tolima2@icete
x.gov.co
Manizales Calle 23 No23-16
Piso 3 8845451,
8845848
Luisa Fernanda
Grisales
LGrisales@icet
ex.gov.co
Medellín Calle. 52 No. 47-42
Of. 1002
2512711,
2516597,
Carlos Vélez
cvelez@icetex.
Santiago
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
99
2519023,
2519716
gov.co
Montería Calle 31 No. 4-47
Piso 5 7816312,
7821066
Paola de la Hoz
Paternina
co
Neiva Cra.5ª No10-
38._Local 2
8713689,
871871690
Luz Stella
Andrade
Pasto Calle 18 No.24-29
P.3 7230497,
7234856
Raúl Yandar
raulyandar@ice
tex.gov.co
Pereira Calle 19 No.8-34 P-4 3250050,
3330837
Diana Maria Arias
Gutiérrez
Popayán
Calle 4 No. 1-15
8242368,
8244059
Jose Joaquin
Tovar Peña
ov.co
Quibdó Cra 2 No. 24-14
Of.209/210 6713380,
6716443
Lesvia Leonor
Liloy Murillo
LLILOY@icetex
.gov.co
Riohacha Calle 3ª No.6-10
Oficina 306
7286850,
7289351
Avenís Maria Gamez
Figueroa
Santa
Martha
Cra.3ª No.14-16
Local 102 4210216,
4214295
Lourdes
Margarita
Guerrero
Sincelejo Calle. 23No.19-28
P.1 Bancolombia 2822097,
2823218
Kevin Alexander Díaz
Madera
Tunja Calle 21 No 10-32 Of.
301
7427932,
7427933
Claudia Cristina Bello
Valledupar Calle 16B No.12-96
5706923,
5803471
Katherine Tatiana
Gutiérrez Barahona
.co
Villavicenci
o
Calle 38 No30a 64.
Of. 401/402 6622325,
6622542
Juan Carlos Céspedes
.co
Yopal Diag.15No-.15-70
Of.302 (3erPiso)
6320704,
6320705
Leidi Diana Pedraza
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
100
o
4.4.2 Transporte de Títulos Valores y carpetas
La firma contratista deberá transportar los títulos valores y las carpetas de beneficiario que
se encuentran en cada una de las Instituciones de Educación Superior (IES), en los
puntos de atención del ICETEX y proveedores con las cuales ICETEX tiene alianzas
estratégicas, y están ubicadas en todo el país; en consecuencia, el proponente debe
presentar en su propuesta el costo unitario de transporte, a precio global sin importar la
ciudad donde se realice la recolección y verificación jurídica.
El transporte de los títulos valores se debe realizar en vehículos para el transporte de
documentos de valor a nivel nacional modelo 2003 o superior dispuestos para el
adecuado almacenamiento y conservación durante el transporte, los cuales deben ser
blindados. Para el transporte de los títulos valores que reposan en las IES el proponente
deberá presentar tres alternativas de transporte de valores con su respectivo nivel de
seguridad.
La firma contratista deberá presentar los procedimientos de traslado de un lugar a otro,
indicando el número de cajas que va a transportar, los tiempos de recorrido, la cantidad
de envíos diarios y la totalidad de ellos.
El contratista seleccionada deberá garantizar la integridad de cada una de los títulos
valores y de sus unidades de conservación durante el traslado a su bodega.
4.5.3 Verificación Jurídica de Cada uno de los Títulos Valores o Garantías de los
Créditos Educativos otorgados por el ICETEX.
La firma seleccionada en la presente contratación directa deberá realizar la actividad de
verificación de cada una de los títulos valores con todos los documentos adicionales y
carta de instrucciones. La firma contratista deberá realizar una lista de chequeo
estableciendo el estado de los títulos valores y su validez jurídica. La firma contratista
deberá imprimir la lista de chequeo, registrando las novedades encontradas y entregará
un informe dirigido a los supervisores del contrato con el respectivo concepto de
idoneidad del título. La revisión jurídica de cada uno de los títulos valores debe ser
efectuada por un profesional del Derecho con tarjeta profesional y experiencia de por lo
menos un (01) año después de expedida la tarjeta profesional, en revisión de títulos
ejecutivos. Si el título valor recogido en la IES respectiva no cumple con los requisitos, no
deberá recibirlo dejando constancia del hecho y la causal del no recibo e informar al
ICETEX de dicha no aceptación del título valor. En el evento de que el pagaré cumpla
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
101
con todos los requisitos, el contratista seleccionado deberá informar al ICETEX para que
este proceda a realizar el visado y/o autorización de pago. El contratista cargará en el
sistema o software indicado por el ICETEX los títulos ejecutivos que cumplieron todos los
requisitos de verificación jurídica. La revisión jurídica y cargue del sistema de los títulos
ejecutivos que cumplieron todos los requisitos no podrá exceder de tres (3) días hábiles
siguientes a la recolección del respectivo título en la respectiva IES. Lo anterior es de
estricto cumplimiento dado que la oportunidad en el giro depende de la verificación
jurídica del título valor. El ICETEX precisa que el contratista que resulte seleccionado
almacenará y custodiará los títulos valores que cumplieron todos los requisitos de
verificación jurídica.
La firma seleccionada deberá informar al ICETEX el concepto jurídico (CUMPLE O NO
CUMPLE) a través de WEB service, y en caso de no aceptación indicar la causal que
origina el rechazo.
A continuación se anexa la lista de chequeo:
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
102
LISTA DE CHEQUEO
PAGARE / CARTA DE INSTRUCCIONES A continuación se relacionan los aspectos que deben ser revisados en este documento. Digite X dentro del recuadro según sea el caso "SI" o "NO".
Pagaré Carta de
Instruciones
A- CARACTERISTICAS GENERALES SI NO SI NO
1. Pagaré – Carta de Instrucciones en ORIGINAL.
2. Pagaré – Carta de instrucciones en formato autorizado por del ICETEX.
3. Pagaré numerado.
4 Pagaré - Carta de Instrucciones constituidos a favor del ICETEX.
5. Espacios en blanco sin diligenciar en Pagaré y Carta de instrucciones.
6. Pagaré – Carta de Instrucciones sin enmendaduras ni tachones.
7. Pagaré – Carta de Instrucciones sin perforaciones ni rotos.
8. Pagaré – Carta de Instrucciones sin manchas ni sucio.
9. Texto legible en Pagaré y Carta de Instrucciones
B- REVISION DE FIRMAS Y HUELLAS DACTILARES
1. Nombre del Aspirante corresponde al registrado en el sistema.
2. Número de identificación del Aspirante corresponde al registrado en el sistema.
3. Pagaré – Carta de Instrucciones debidamente firmados por el Aspirante.
4. Huella dactilar del Aspirante impresa en Pagaré y Carta de Instrucciones
5. Dirección de residencia y ciudad diligenciada en Pagaré.
6. Número de teléfono de residencia diligenciado en Pagaré.
7. Número de teléfono de oficina diligenciado en Pagaré.
8. Número de teléfono celular diligenciado en Pagaré
9. Firma de Aspirante autenticada en Carta de Instrucciones.
Si Aspirante es menor de edad se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Nombre del Representante Legal.
2. Número de identificación del Representante Legal.
3. Pagaré – Carta de Instrucciones debidamente firmados por el Representante Legal.
4. Huella dactilar del Representante Legal impresa en Pagaré y Carta de Instrucciones
5. Dirección de residencia y ciudad diligenciada en Pagaré.
6. Número de teléfono de residencia diligenciado en Pagaré.
7. Número de teléfono de oficina diligenciado en Pagaré.
8. Número de teléfono celular diligenciado en Pagaré
9. Firma de Representante Legal autenticada en Carta de Instrucciones.
C DEUDOR SOLIDARIO
1. Nombre del Deudor Solidario corresponde al registrado en el sistema.
2. Número de identificación del Deudor Solidario corresponde al registrado en el sistema.
3. Pagaré - Carta de Instrucciones debidamente firmados por el Deudor Solidario.
4. Huella dactilar del Deudor Solidario impresa en Pagaré y Carta de Instrucciones
5. Dirección de residencia y ciudad diligenciada en Pagaré.
6. Número de teléfono de residencia diligenciado en Pagaré.
7. Número de teléfono de oficina diligenciado en Pagaré.
8. Número de teléfono celular diligenciado en Pagaré
9. Firma de Deudor Solidario autenticada en Carta de Instrucciones.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
103
Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior ICETEX
Subdirección de Crédito y Cartera
División de Crédito
1. PAGARE
1.1 Constituido a favor del Icetex.
1.2 La promesa incondicional de pagar una suma determinadade dinero.
1.3 El nombre e identificación de la persona que debe hacer el pago.
1.4 El nombre e identificación de deudor solidario.
1.5 La indicación de ser pagadero a la orden o al portador
1.5 Registro de firma y huella de quien debe hacer el pago y del deudor solidario..
2. CARTA DE INSTRUCCIÓN
2.1 Constituida a favor del Icetex.
2.2. Autorización expresa e irrevocable para llenar en cuaquier tiempo los espacios dejados n blanco.
2.3 El nombre e identificación de la persona que debe hacer el pago.
2.4 El nombre e identificación de deudor solidario.
2.5 Registro de firma y huella de quien debe hacer el pago y del deudor solidario..
A continuación se relacionan los aspectos que deben ser revisados en este documento. Responda dentro del
recuadro según sea el caso "S" en caso afirmativo o "N" en caso negativo.
ADMINISTRACION DE GARANTIASLISTA DE CHEQUEO DE VALIDEZ JURIDICA
PAGARE Y CARTA DE INSTRUCCIÓN
4.5.4 Digitalización de Títulos Valores
La firma contratista deberá digitalizar inmediatamente los títulos valores del ICETEX que
cumplieron con los requisitos de verificación jurídica.
El proveedor deberá trasmitir vía WEB service, las imágenes digitalizadas de los títulos
valores y carpetas de beneficiarios contratista que cumplieron los requisitos de
verificación.
El contratista deberá entregar una base de datos de toda la documentación digitalizada.
La firma contratista deberá garantizar como mínimo:
Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.
Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para
adelantar el trabajo.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
104
Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y
aplicaciones de digitalización de archivos.
La firma contratista deberá recomendar las previsiones que debe tener la Entidad
contratante para evitar la obsolescencia tecnológica.
Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o
terrorismo.
Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas
archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el
objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos
descriptivos.
El ICETEX verificará la organización de los documentos y archivos de conformidad con
las técnicas archivísticas para la realización de la digitalización.
Para el proceso de Digitalización el oferente no podrá trasladar parcial o totalmente el
archivo de Títulos Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y
aprobación por escrito del ICETEX.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE TITULOS VALORES
ACTIVIDADES TITULOS VALORES FIRMA
EXTERNA (455.000
TITULOS VALORES)
TITULOS VALORES
RECOLECTADOS EN LAS IES
Recepción, Verificación y Transporte 10 días Una vez a la semana
Almacenamiento inicial 1 día Una vez a la semana
Custodia Durante el tiempo del
contrato
Durante el tiempo del contrato
Digitalización N.A Una vez a la semana
Automatización 45 días Una vez a la semana
4.5.5 Almacenamiento de Títulos Valores y carpetas
La firma contratista deberá contar con una bodega en BOGOTÁ D. C. que reúna las
condiciones mínimas descritas por el Archivo General de la Nación para el
almacenamiento, custodia y digitalización del Archivo de títulos valores y carpetas del
ICETEX.
En todo caso, el ICETEX se reserva el derecho de solicitar al Archivo General de la
Nación una visita, para verificar las condiciones físicas y técnicas de la Bodega, una vez
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
105
adjudicada la licitación pública. El contratista seleccionado estará obligado a realizar los
ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación.
La firma elegida deberá proveer del Espacio físico adecuado para el almacenamiento del
Archivo de títulos valores del ICETEX, los estantes necesarios para su ubicación física,
las cajas X-300 y demás insumos necesarios que garanticen su almacenamiento y
seguridad.
Los oferentes deberán cumplir por lo menos con las condiciones mínimas del archivo
general de la nación, la resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración
de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la
documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales
metálicos. (Acuerdo 49 del 5 de mayo de 2000).
El edificio y local destinado deberá cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la
adecuada conservación de los acervos documentales. Por tratarse de la custodia de
títulos valores se solicita que las bóvedas se encuentren debidamente protegidas contra
incendios, grabación de imagen y voz digital, así como control de acceso.
Para todas las actividades relacionadas con el almacenamiento se deben tener en cuenta
y rigen las mismas condiciones descritas en los numerales 4.1.1.2.2 a 4.1.1.2.8 y la lista
de condiciones mínimas de conservación y seguridad para los oferentes.
El proponente deberá presentar en su propuesta el costo mensual unitario de
almacenamiento y custodia de títulos valores.
En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de Títulos
Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por
escrito del ICETEX.
4.5.6 Custodia de Títulos Valores y carpetas.
El contratista seleccionado garantizará la custodia de los títulos valores y carpetas del
ICETEX una vez sean entregados por la firma que actualmente tiene la custodia de los
mencionados títulos y aquellos que el contratista recoja en cada una de la Instituciones de
Educación Superior.
La firma contratista deberá custodiar todo el Archivo de títulos valores y carpetas del
ICETEX en sus instalaciones, cuidando la integridad física de cada unidad documental.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
106
Deberá contar en sus instalaciones con todos los equipos (de computo, cámaras de
video), recurso humano (vigilancia), mobiliario, tecnología que garantice la seguridad, la
privacidad, y el buen manejo de la información de los documentos que conforman el
Archivo de títulos valores del ICETEX.
Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:
* Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de
urgencia.
* Personal de vigilancia
* Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores
manuales, sistemas de extinción fijos.
* Puertas cortafuego.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y
asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el
interior.
Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los
productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar
las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.
La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los
sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el
mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de
agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de
evacuación de aguas para las salas subterráneas. (Acuerdo 50 del 5 de mayo de 2000).
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2,
solkafan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación
o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones
del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades
documentales. (Acuerdo 037 de septiembre de 2002).
La firma contratista deberá garantizar vigilancia las 24 horas con personal calificado.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
107
La firma contratista deberá garantizar que cuenta en su instalaciones con Circuito cerrado
de televisión, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de
temperatura, sistemas de control de incendios, de inundaciones, detectores de
temperatura, de calor, humo y brigadas contra incendios, controles de roedores, de
insectos.
La firma contratista deberá garantizar que cuenta con bóvedas de almacenamiento
independientes, ubicadas de manera adecuada lejos de baños, sótanos, tuberías, equipos
eléctricos.
La firma contratista deberá minimizar los riesgos y garantizar condiciones mínimas de
seguridad como:
Red eléctrica, Red estructurada, Sistemas de pararrayos, sistemas de iluminación,
sensorizados, red telefónica, red sistemas de computo, extintores automáticos, plantas
eléctricas de emergencia.
La firma contratista deberá custodiar la totalidad del Archivo de títulos valores del ICETEX
y los títulos valores transferidos posteriormente como resultado de su normal desarrollo.
En caso de extravío de un Titulo Valor, sin perjuicio de que la firma seleccionada adelante
a su costa el proceso de cancelación y reposición del Título Valor, ante el juez de la
jurisdicción competente en el territorio nacional, el ICETEX podrá imponer multa o hará
efectiva la cláusula penal pecuniaria a su elección. Para tales efectos la cláusula penal
pecuniaria cubrirá el 100% del monto de cada uno de los títulos extraviados.
Si en el evento de hacer efectivo un título valor por parte de quién designe el ICETEX o a
través de un tercero para adelantar la acción judicial del cobro ejecutivo, se evidencia que
dicho título valor no reúne los requisitos, el contratista que resulte seleccionado en el
presente proceso responderá por un monto del 100% de dicho título ejecutivo, sin
perjuicio de que éste sea llamado en garantía dentro de la respectiva actuación judicial
que se adelanta.
En ningún caso el oferente podrá trasladar parcial o totalmente el archivo de Títulos
Valores de la Bodega inicialmente contratada a otra sin autorización y aprobación por
escrito del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
108
4.5.7 Conservación de los Títulos Valores y carpetas
La firma contratista deberá de ser necesario proveer todas las Unidades de Conservación
(cajas, y bolsas para garantizar la adecuada conservación de los títulos valores y
carpetas que van a ser recogidos en las IES y en los puntos de atención del ICETEX a
nivel nacional hasta la Bodega de su propiedad o en arriendo en donde almacenará y
custodiará los títulos valores y carpetas del ICETEX.
Así mismo deberá proveer aquellas cajas que por su continuo uso y manipulación
resulten deterioradas, rotas, desvencijadas en el proceso de transporte o en el normal
ejercicio del uso y manipulación dentro de las instalaciones de la Bodega de su propiedad
o en arriendo en donde almacene los Títulos Valores del ICETEX.
En cuanto a las carpetas recogidas en las IES y puntos de atención, cuando estas
requieran de cambio por uso o manipulación, ya sea por indicación del ICETEX o por
iniciativa propia deberá proveerlas.
En cuanto a las bolsas cuando estas se encuentren, rotas, rayadas, dobladas e impidan
su normal uso.
El ICETEX estará al tanto de dicha situación y solicitará dicho cambio a la firma contratista
cuando a partir de la observación se evidencie dicha situación.
4.5.8 Software y hardware de Títulos Valores
El ICETEX entregará a la firma contratista la base de datos actualizada con todos los
títulos valores (455.000 títulos valores más los recogidos en las IES y puntos de atención.
El oferente deberá crear una base de datos parametrizable con las herramientas
tecnológicas con que cuenta el ICETEX, que se pueda visualizar a través del Programa
de Gestión Documental Mercurio 5.0
Se deberá crear una opción que permita la consulta en línea de los títulos valores del
ICETEX.
Dentro de la aplicación los campos que debe tener la Base de datos de títulos valores
son lo siguientes:
1)Línea; 2)sublinea; 3)modalidad; 4)pagare; 5)crédito; 6)tipoid_benef; 7)identif_benef;
8)nombre_benef; 9)ciudad_benef; 10)direcc_benef ; 11)telefo_benef; 12)tipoid_d1;
13)identi_d1; 14)nombre_d1; 15)ciudad_d1; 16)direcc_d1; 17)telefo_d1; 18)tipoid_d2;
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
109
19)identi_d2; 20)nombre_d2; 21)ciudad_d2; 22)direcc_d2; 23)telefo_d2;
24)secuencial; 25)elegibilidad
La firma contratista deberá registrar todos los títulos valores el ICETEX, (tanto los que se
tienen en la actualidad en custodia 455.000 títulos v los que se generen a partir de los
créditos otorgados durante las vigencias 2010, 2011 y el primer trimestre del 2012).
4.5.9 Consulta de Títulos Valores
El ICETEX deja en claro que por política solamente se entregará el pagaré original en
caso de cancelación de la obligación o para la iniciación de cobro ejecutivo, de lo contrario
se entregará una fotocopia. Por lo anterior el proponente deberá informar o indicar en la
propuesta el costo unitario de cada fotocopia.
La firma contratista deberá cotizar por las consultas de títulos valores ya sea consulta
inmediata o normal, incluyendo el costo de transporte en caso de requerirse. Deberá
cotizar por requerimiento del original o por copia. El promedio de consulta es de 320
títulos valores mensuales.
La firma proponente deberá garantizar la consulta, solicitudes de envío y recolección, vía
WEB., y deberá permitir la consulta, préstamo de títulos valores a los funcionarios
designados por el ICETEX para tal fin.
La firma proponente deberá establecer el procedimiento claro acerca del préstamo de
títulos valores del ICETEX, con el fin de establecer los tiempos de búsqueda y entrega de
los documentos requeridos y consultados.
Deberá garantizar el estricto cumplimiento en el procedimiento de consulta y en los
tiempos estipulados para la entrega de los títulos valores.
Deberá garantizar un servicio de emergencia en la consulta de títulos valores que
garantice cumplir con los requerimientos que sean de carácter urgente y relevante para el
ICETEX, el cual deberá ser plasmado también en el procedimiento.
Cualquier tipo de proceso relacionado con los Títulos Valores que por alguna causa
requiera su realización por fuera de las instalaciones de la firma oferente deberá
solicitarse previamente por escrito justificando su ejecución, al ICETEX.
En ningún caso el ICETEX trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos,
de los títulos valores y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para
la prestación de los servicios archivísticos y diseñará mecanismos efectivos para ejercer
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
110
control sobre los documentos y servicios contratados. (Acuerdo 37 de septiembre 20 de
2002).Archivo General de la Nación.
El contratista deberá suministrar un software de administración documental que permita la
consulta en línea de la documentación histórica y de la documentación procesada en el
día a día que garantice:
Consulta de datos de los beneficiarios de créditos ICETEX
Consulta de calificación jurídica de garantías
Consulta de imágenes de garantías.
4.5.10 Capacitación
El contratista deberá garantizar el acompañamiento permanente a la entidad, las IES y los
constituyentes de créditos de Línea Fondos en Administración, de manera que la
capacitación e inducción previa y dentro del proceso garantice óptimos resultados en el
proceso y cada vez que el ICETEX lo requiera.
4.6 PRODUCTOS Y ENTREGABLES
A continuación se discriminan cada uno de los productos y entregables que debe entregar
el contratista al que se adjudique la licitación:
4.6.1 Generales
Entregable 1: Plan de Trabajo
Elaboración y presentación del Plan de Trabajo el cual incluya la metodología, los
procesos, procedimientos, controles, niveles de seguridad, información sobre tiempos
de recorridos de transporte, cantidad de envíos, recurso humano, físico y cronograma
para la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato. De igual manera.
Entregable 2: Plan de Emergencia de acuerdo con el numeral 4.2.3.1
Entregable 3: Procesos, Procedimientos, Controles y Niveles de Seguridad
El contratista seleccionado deberá presentar los procesos y procedimientos y cadenas de
seguridad que se deben implementar como resultado del plan de trabajo para la ejecución
del contrato.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
111
Entregable 4: Informes Estadísticos e Informes Definitivos
El proponente deberá presentar de acuerdo con el objeto del contrato informes de la
ejecución y desarrollo del contrato. Así como informes definitivos de las actividades de
recolección, de los archivos, de la volumetría (mensualmente). de las transferencias
documentales realizadas del edificio de la presidencia. Informes consolidados resultado
de estas actividades.
De igual manera, el proponente entregará de forma mensual o de acuerdo con el
requerimiento del ICETEX, informes estadísticos de las consultas normales, de
emergencia realizadas del Archivo Central y de los Títulos Valores del ICETEX en Ítems
separados.
Deberá presentar informes relacionados con la recolección en las IES, transporte,
verificación jurídica, custodia, volumetría, cantidad de pagarés en custodia (periódicos y
definitivos).
Todos aquellos informes que el ICETEX requiera y solicitud para verificar el cumplimiento
por parte del oferente en la ejecución del contrato.
4.6.2 Entregables: Transporte, Almacenamiento, Custodia, Conservación y
Consulta del Archivo Central del ICETEX
Entregable 5: Informe e inventario de la documentación que conforma el archivo
central el ICETEX
El proponente entregara el inventario del Archivo Central del ICETEX recibido en custodia
y un informe detallado del estado físico, cantidad de carpetas, cantidad de cajas
(volumetría) de la Totalidad del Archivo Central del ICETEX.
Se debe presentar el inventario en medio magnético.
Entregable 6: Inventarios periódicos del archivo
El contratista presentará de manera periódica (mensual) el inventario actualizado del
Archivo Central del ICETEX.
Entregable 7: Informes periódicos (Mensuales) de las consultas y de su
comportamiento
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
112
La firma contratista entregará informes periódicos mensuales a cerca del procedimiento de las
consultas del Archivo Central del ICETEX indicando las normales, urgentes, las efectivas y no
efectivas, las copias, digitales o físicas de acuerdo con los requerimientos y estado de los
documentos.
4.6.3 Entregables: Administración de los archivos de gestión de las instalaciones
del edificio de la presidencia del ICETEX
Entregable 8: Inventario, organización de los archivos de gestión y transferencias
documentales
Entregar la totalidad de las carpetas, legajos y cajas pertenecientes a los Archivos de
gestión debidamente rotulados para la identificación del archivo del ICETEX y ubicados
en los archivos rodantes de cada una de las áreas con su respectivo inventario
actualizado.
Realizar el inventario en el formato de transferencias y efectuar las transferencias
documentales de acuerdo a las vigencias y Tablas de Retención documental de la
Entidad.
Entregable 9: Informes periódicos (Mensuales) de las consultas y de su
comportamiento
La firma contratista entregará informes periódicos mensuales a cerca del procedimiento de las
consultas de los Archivos de Gestión, indicando las normales, urgentes, las efectivas y no
efectivas..
4.6.4 Entregables: Transporte, almacenamiento, custodia y consulta de aprox.
455.000 títulos valores actuales
Entregable 10: inventario de aprox. 455.000 títulos valores actuales
El proponente entregara el inventario de total del os 455.000 Títulos Valores recibidos en
custodia informe detallado del total de garantías recibido para custodia.
Se debe presentar el inventario en medio magnético.
Entregable 11: Almacenamiento de aprox. 455.000 títulos valores
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
113
El contratista establecerá en un documento la volumetría en metros lineales de la totalidad
de los 455.000 de títulos valores del ICETEX, que se encuentran en almacenamiento,
conservación, custodia y consulta.
4.6.5 Entregables: Recepción, transporte, verificación, digitalización,
almacenamiento, custodia y consulta de los títulos valores.
Entregable 12: inventario y verificación física y jurídica de los títulos valores
El proponente entregara el inventario de Títulos Valores recibido en custodia, informe
detallado del estado físico y validez jurídica (para los títulos nuevos) de cada uno de los
Títulos Valores.
El informe de la verificación jurídica de cada uno de los títulos valores deberá realizarse
semanalmente y reportar en el software definido por el ICETEX en los tiempos
establecidos por la entidad, es de estricto cumplimiento este reporte dada la importancia
que tiene para el proceso de giro.
Entregable 13: Almacenamiento de los títulos valores
El contratista deberá entregar la totalidad del archivo de Títulos Valores en los estantes y
lugar definido dentro de la Bodega ubicada en la ciudad de Bogotá, una vez verificada la
información física y jurídica de los Títulos Valores, y demás títulos que el ICETEX envíe
de acuerdo con el normal desarrollo de su operación.
El contratista establecerá en un documento la volumetría en metros lineales de la totalidad
del Archivo de títulos valores del ICETEX, que se encuentran en almacenamiento,
conservación, custodia y consulta.
Entregable 14: Digitalización de títulos valores
El contratista seleccionado entregará la base de datos de los Títulos Valores
digitalizados (los cuales cumplieron la verificación jurídica) y propondrá las políticas de
consulta y administración de los mismos. Entrega de Aplicación en la base de datos y el
software para consulta en Web de acuerdo con las especificaciones técnicas descritas en
estos términos de referencia.
Entregable 15: Inventarios periódicos de Títulos Valores
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
114
El contratista presentará de manera periódica (mensual) el inventario actualizado de los
Títulos Valores del ICETEX.
Entregable 16: Informes periódicos acerca de la recolección y verificación De
Títulos Valores
El contratista presentará de manera periódica (mensual) los informes relacionados con la
recolección y verificación jurídica de los Títulos Valores del ICETEX, indicando los títulos
recogidos por universidades, por líneas de crédito, las cantidades de títulos definidos
como viables y los definidos como no viables, así como el registro estadístico de los
criterios que definieron la no viabilidad de los títulos valores.
Entregable 17: Informes periódicos (Mensuales) de las consultas y su
comportamiento
La firma contratista entregará informes periódicos mensuales a cerca del procedimiento
de las consultas de los Títulos Valores, indicando las normales, urgentes, las efectivas y
no efectivas, las copias, digitales o físicas de acuerdo con los requerimientos y estado de
los documentos.
4.7 REQUISITOS DEL EQUIPO HUMANO
El Equipo Humano mínimo requerido para el desarrollo y cumplimiento del objeto del contrato
que se derive de la presente licitación pública, deberá contar con formación técnica o
tecnológica o profesional en Archivística, de acuerdo con sus funciones y responsabilidades
dentro de la ejecución del contrato, con experiencia en almacenamiento y custodia de
archivos centrales y/ administración y custodia de Títulos Valores. El ICETEX podrá en
cualquier momento verificar dicha información y en caso de incumplimiento de los requisitos
podrá solicitar el cambio de personal.
El Equipo Humano clave para el desarrollo y cumplimiento del objeto del contrato deberá
cumplir por lo menos con el siguiente perfil y experiencia. El no cumplimiento de tales
requisitos será causal de rechazo:
El Gerente del Proyecto: Deberá ser un profesional en archivística y contar como mínimo
con tres (3) años de experiencia en Gerencia de Proyectos de Gestión Documental.
Preferible con experiencia en almacenamiento y custodia de archivos y/o títulos valores
y/o gestión documental
El Profesional del Proyecto: Deberá ser un profesional en Archivistica con experiencia
mínima de dos (2) años en proyectos de Gestión Documental.
Preferiblemente en almacenamiento y custodia de archivos y/o títulos valores y/o gestión
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
115
documental.
El Equipo Humano mínimo requerido para la administración de los Archivos de gestión
deberá contar con el siguiente perfil y experiencia. El no cumplimiento de tales requisitos
será causal de rechazo:
Coordinador del Grupo de Administración de los Archivos de Gestión :
Un (1) Profesional con formación profesional en archivística y conocimientos en sistemas,
con experiencia mínima de 2 años en organización de archivos de gestión y manejo de
grupo. Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la
Nación sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de retención Documental.
Equipo de auxiliares
Diez (10) Auxiliares con formación técnica o tecnológica en Archivística y conocimientos
en sistemas con experiencia mínima de un año en organización de archivos de gestión.
Conocimiento de las normas archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación
sobre organización de Archivo de Gestión y Tablas de Retención Documental.
El oferente deberá proporcionar al personal que estará en las instalaciones del edificio de
la Presidencia del ICETEX, los uniformes y distintivos de identificación. Además deberá
dotar al personal de elementos indispensables para la prestación del servicio tales como
cosedoras, perforadoras, bayetillas, lapiceros, linternas, impermeables, libros de registro,
etc.
El oferente deberá adjuntar las hojas de vida y las certificaciones académicas y de
experiencia del equipo humano clave para el desarrollo y cumplimiento del objeto del
contrato y del requerido para la administración de los archivos de gestión.
El proponente deberá dimensionar y presentar en su propuesta técnica el equipo humano
requerido para la revisión jurídica de cada uno de los títulos valores, lo cual se hará con
base en la información suministrada en el numeral 3.5.1 de los presentes términos de
referencia. La no presentación o presentación incompleta de dicho documento será
subsanable.
El equipo humano requerido para la revisión jurídica de cada uno de los títulos valores
como mínimo deberá contar con el siguiente perfil y experiencia:
Profesional del Derecho con tarjeta profesional y experiencia de por lo menos un (01) año,
después de expedida la tarjeta profesional, en revisión de títulos ejecutivos.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
116
El oferente deberá adjuntar las hojas de vida y las certificaciones académicas y de
experiencia de los profesionales en derecho.
El ICETEX podrá en cualquier momento verificar dicha información y en caso de
incumplimiento de los requisitos podrá solicitar el cambio de personal.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
117
CAPÍTULO V
5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN
5.1. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO
La información relativa al análisis, aclaración, verificación, evaluación y comparación de
las propuestas y las recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrán
ser conocidas por personas diferentes de los funcionarios de LA ENTIDAD que
estén adelantando el proceso de evaluación hasta que de él se corra traslado a los
proponentes, por tres (3) días hábiles, desde su publicación en la página Web
www.icetex.gov.co quedando a disposición de los proponentes en la Secretaría General
del ICETEX, para que dentro del mismo término los oferentes presenten las
observaciones escritas correspondientes, de conformidad con lo establecido en el
presente Pliego de Condiciones.
Todo intento debidamente comprobado de un proponente de ejercer alguna
influencia sobre el proceso de evaluación de las ofertas o sobre la decisión de
adjudicación de la Entidad contratante, dará lugar al rechazo de la oferta de ese
proponente.
5.2. TÉRMINO PARA EL ANÁLISIS DE HABILITACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS
OFERTAS.
Los estudios jurídicos, técnicos, tecnológicos y financieros necesarios para la habilitación
y los técnicos y económicos necesarios para la evaluación de las propuestas se
realizarán dentro del plazo previsto por la entidad. Durante este término EL ICETEX
podrá solicitar aclaraciones e informaciones adicionales sobre su oferta a cualquiera de
los proponentes. En ningún caso la oferta presentada podrá ser modificada, mejorada u
objeto de adición después del cierre del proceso de selección.
5.3. VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Una vez presentadas las ofertas, EL ICETEX procederá a la verificación de los
documentos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros comprobando si estos se ajustan
o no a las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones.
La verificación y evaluación de las propuestas se adelantará por el Comité Evaluador
designado para el efecto de conformidad con el artículo 14 del Acuerdo de Junta
Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de Febrero de 2008 “ Manual de Contratación del
ICETEX”.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
118
5.3.1 Verificación Jurídica (Pasa/ No pasa)
Los requisitos jurídicos exigidos en el numeral 3.1 “Contenido de Documentos Jurídicos”,
serán objeto de verificación por parte de LA ENTIDAD:
5.3.2 Verificación Financiera (Pasa / No Pasa)
Los requisitos financieros exigidos en el numeral 3.2 “Documentos de Contenido
Financiero”, serán objeto de verificación por parte de LA ENTIDAD.
En caso de no cumplir alguno de estos requisitos previo requerimiento si a ello
hubiere lugar, dentro del término establecido en este pliego, se rechazará la propuesta.
5.3.3. Oferta Económica
La propuesta económica deberá expresarse en pesos, en Moneda Legal Colombiana.
Para lo cual el proponente deberá diligenciar en su totalidad los tres formatos de acuerdo
con las vigencias allí estipuladas, so pena de RECHAZO. (Anexo 1)
El proponente indicará en el anexo 1, de la propuesta económica los valores unitarios
ofrecidos para cada ítem. En caso de presentarse errores aritméticos en la determinación
del valor total de la propuesta económica que superen el 1% del valor de la propuesta,
ésta será RECHAZADA.
Los valores unitarios propuestos contemplarán todos los costos directos, indirectos,
impuestos, tasas y contribuciones y cualquier otra erogación necesaria para la ejecución
del contrato resultado del presente Proceso, teniendo en cuenta las especificaciones
técnicas contenidas en el presente pliego de condiciones.
Los precios unitarios contenidos en la propuesta y los que llegaren a pactarse en el
desarrollo de la ejecución del contrato, no estarán sujetos a ajuste alguno; razón por la
cual, el proponente deberá prever en su oferta que tiene que asumir los posibles
incrementos que se ocasionen, inclusive aquellos que se presenten en la ejecución del
contrato por cambio de año.
Para que sea válida la corrección, las tachaduras, borrones o enmendaduras deberán
acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del
proponente. En caso contrario, se tomará como valido el texto original.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
119
Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a los textos. El valor total
de la oferta no podrá ser superior al cien (100%) por ciento del PRESUPUESTO OFICIAL,
so pena de RECHAZO, ni inferior al noventa (90%) por ciento del PRESUPUESTO
OFICIAL.
5.4. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Solo serán objeto de evaluación las ofertas cuya verificación las habilite desde el punto
de vista jurídico y financiero.
Una vez efectuada la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes se
procederá a la evaluación de las ofertas teniendo en cuenta el ofrecimiento más
favorable para EL ICETEX y para los fines que ésta busca, según la cual la oferta más
favorable será aquella que teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de
escogencia y su ponderación sea la más ventajosa para la Entidad sin consideración a
otros factores.
El ICETEX efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los
ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los
estudios y deducciones de la Entidad o de los organismos consultores o asesores
designados para ello.
El ICETEX evaluará técnica y económicamente las propuestas hábiles y les otorgará
puntaje teniendo en cuenta los factores de calificación sobre un total de cien (100)
puntos, así:
5.5. CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE
Factor Técnico 60 PUNTOS
Experiencia del Oferente 30 puntos
Experiencia del Equipo Humano 15 puntos
Infraestructura 15 puntos
Apoyo a la Industria Nacional 10 puntos
Factor Económico 30 PUNTOS
TOTAL PUNTAJE ASIGNADO 100 PUNTOS
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
120
5.5.1. Factor Técnico (Máximo 60 Puntos)
Se calificará la experiencia cuando se tenga contratos con entidades públicas o privadas
de por lo menos hasta 10 años anteriores a la presente proceso de selección y que
vengan soportados con certificaciones expedidas por la entidad contratante que avalen el
resultado satisfactorio (bueno o excelente), alcanzado en el desarrollo de los mismos.
5.5.1.1 Experiencia especifica y cumplimiento del oferente (Máximo 30 Puntos)
La experiencia del proponente se calificará con base en los contratos de custodia de archivos
centrales y/o administración y custodia de títulos valores.
La asignación del puntaje se hará de acuerdo con la tabla enunciada a continuación, siempre
y cuando uno de los contratos certificados tenga como mínimo un valor correspondiente al
40% del valor del presupuesto oficial de la presente selección pública, y una de las
certificaciones presentadas debe corresponder a la administración y custodia de títulos
valores y su cuantía debe ser igual o superior al 40% del presupuesto oficial . En todo caso la
no presentación de la citada certificación y del contrato certificado dará una puntuación de 0
puntos.
FACTOR PUNTAJE
De 4 contratos en adelante. 30 Puntos
3 contratos 20 Puntos
2 contratos 10 Puntos
1 contrato o menos 0 Puntos
Si la OFERTA se presenta en consorcio o unión temporal, para efectos de la evaluación de la
experiencia se tendrá en cuenta la sumatoria de los proyectos exitosos presentados por los
miembros que la integran, en el marco de la puntuación de la tabla anterior.
El proponente deberá acreditar con las certificaciones respectivas expedidas por el
contratante, la celebración, ejecución y cumplimiento de contratos que hayan sido ejecutados
o que se encuentren en ejecución, cuyo objeto corresponda a la prestación de servicios
especializados de gestión documental, enfocados a la ejecución de procesos de custodia,
almacenamiento de archivos centrales o similares.
Las certificaciones deberán contener el nombre de la entidad contratante, el contratista, el
objeto, el valor, el plazo y el cumplimiento satisfactorio del contrato. La certificación deberá
contener la dirección y el teléfono de quien la expida.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
121
La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los eferentes, si
se advierten discrepancias entre esta información y lo establecido por la entidad, el
proponente incurrirá en causal de rechazo.
5.5.1.2 Experiencia del equipo humano (MÁXIMO 15 PUNTOS)
Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto
social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la Ley
594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán
reunir los siguientes requisitos mínimos:
Servicios en procesos archivísticos de custodia, almacenamiento y descripción de
documentos.
La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o
ciencias de la información o que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en
trabajos archivísticos.
La firma contratista deberá acreditar que cuenta con personal con profesionales con
formación académica en Archivística y/o ciencias de la información y será responsable del
desarrollo de los procesos archivísticos que se le contraten. Haber desempeñado la
actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediante certificaciones de
prestación efectiva del servicio. (Acuerdo 37 de 2002).
El Equipo Humano clave para el desarrollo de la prestación de servicios profesionales se
calificará con base en los factores que se describen a continuación relacionados con la
gerencia o participación de proyectos en la organización de fondos acumulados, y/o
administración de archivos, y/o administración y custodia de títulos valores, y/o
digitalización de archivos y/o gestión documental, para lo cual deberá adjuntar la
documentación requerida en el numeral 4.3 certificaciones académicas y hojas de vida.
La asignación del puntaje se hará de acuerdo con la siguiente tabla:
FACTOR PUNTAJE
El Gerente del Proyecto:
Si tiene postgrado(s) en proyectos de gestión documental y/o planeación organizacional y/o
organización de archivos. 4 puntos.
Si ha gerenciado más de dos proyecto(s de gestión documental y/o planeación
organizacional de archivos, preferiblemente en almacenamiento, custodia de archivos centrales y/o
administración y custodia de títulos valores con un valor como mínimo correspondiente al 50% del
valor del presupuesto oficial de la presente contratación directa. 2 puntos.
4 Puntos
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
122
Si no cumple ninguno de los dos citados factores. 0 puntos.
El Profesional del Proyecto. 4 puntos
Si ha participado en más de dos proyecto(s de gestión documental (almacenamiento,
custodia de archivos centrales y/o administración y custodia de títulos valores) como mínimo
correspondiente al 50% del valor del presupuesto oficial de la presente contratación directa. 2
puntos.
Si no cumple ninguno de los dos citados factores. 0 puntos
4 Puntos
Coordinador del Grupo de Administración. 4 puntos
Si ha participado en más de dos proyecto(s) de gestión documental (almacenamiento,
custodia de archivos centrales y/o administración y custodia de títulos valores) como mínimo
correspondiente al 50% del valor del presupuesto oficial de la presente contratación directa. 2
puntos.
Si no cumple ninguno de los dos citados factores. 0 puntos.
4 Puntos
Equipo de Diez (10) Auxiliares. 3 puntos.
Si el Equipo lo conforman más de (10 auxiliares). 2 puntos.
Si no cumple ninguno de los dos citados factores. 0 puntos.
3 Puntos
5.5.1.3 Infraestructura (Máximo 15 puntos)
La infraestructura será evaluada, teniendo en cuenta el cumplimiento de las condiciones
que se señalan a continuación. Se les otorgará un puntaje de acuerdo al cumplimiento de
condiciones de infraestructura que cumpla el proponente, así:
Planta de repuesto de energía
Planes de contingencia de acuerdo al caso fortuito o fuerza mayor.
Tecnología de punta para el manejo de los archivos.
Sistemas de extinción de incendios.
Circuito cerrado de televisión - grabación de imagen y voz digital.
Bóvedas con espacios ambientales controlados para almacenar medios ópticos,
magnéticos y documentales.
Sensores de temperatura y humedad relativa.
Construcciones sismorresistentes.
Monitoreo interno y externo
Sistemas automático de extinción de incendio
Estanterías fabricadas con marcos y vigas de acero y acabados en pintura
electroestática.
Controladores de acceso de personal.
Sensores de inundación y de humo
áreas totalmente identificadas y marcadas
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
123
Sistemas de ventilación control y renovación de aire (filtros de aire)
Control de plagas.
Vigilancia personalizada interna y externa las 24 horas del día.
FACTOR PUNTAJE
Si el oferente cumple con las 17 condiciones de conservación
y seguridad indicadas anteriormente en el numeral 4.2.1.3
15 Puntos
Si el oferente cumple con menos de 17 condiciones de
conservación y seguridad indicadas anteriormente en el
numeral 4.2.1.3
0 Puntos
FACTOR LEY 816 DE 2003 – APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL – 10 PUNTOS
El proponente podrá ofrecer la prestación de sus servicios con personal colombiano o con
personal extranjero o mixto. Se otorgarán diez (10) puntos a los proponentes que
ofrezcan sus servicios con personal 100% nacional y cinco (5) puntos a los proponentes
que ofrezcan sus servicios con participación de personal extranjero. Para tal efecto
deberá diligenciar el Anexo N° 9 de este Pliego de Condiciones:
Nota: En este factor de calificación, se otorgará el mismo tratamiento de bienes y servicios
nacionales a aquellos servicios originarios de los países con los que Colombia ha
negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los
cuales a las ofertas de servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento
otorgado a sus servicios nacionales. En este caso se demostrará con informe de la
respectiva Misión Diplomática Colombiana, que se acompañará a la oferta, sin el cual no
se considerará este tratamiento en el presente proceso de selección.
5.5.1.4 Propuesta económica. (MÁXIMO 30 PUNTOS)
Se verificará que el valor total de la oferta presentada sea menor o igual al 100% y mayor
o igual al 90% del valor del Presupuesto Oficial, si no cumple lo anterior, la propuesta no
será considerada para ningún efecto en la evaluación económica. Por lo tanto tendrá una
calificación de cero (0) puntos.
El ICETEX verificará aritméticamente las propuestas y en caso de presentarse errores
aritméticos en la determinación del valor total de la propuesta económica que superen el
1.0 % del valor de la propuesta, ésta será RECHAZADA.
El valor total de la Oferta Económica señalada en el FORMATO No. 01. de las
propuestas HABILITADAS, serán evaluadas teniendo en cuenta el valor corregido
aritméticamente.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
124
Con el siguiente procedimiento:
Se determinará la media aritmética con el valor total de las propuestas incluidos todos los
costos. A la propuesta cuyo valor se encuentre inmediatamente por debajo de la media
aritmética, se le asignaran 30 puntos. A las demás ofertas se asignará puntaje así:
Para las propuestas inferiores a la Media Aritmética se asignará puntaje con la siguiente
fórmula:
3015Vm
VoVmP
Donde:
P = Puntaje a asignar
Vo = Valor de la oferta a calificar
Vm = Valor de la oferta inmediatamente por debajo de la Media aritmética.
Para las propuestas de valores superiores a la Media aritmética se asignará puntaje con
la siguiente fórmula:
3015Vm
VmVoP
5.5.1.5 Descuentos por multas o sanciones
A los proponentes que afirmen en su carta de presentación y/o acrediten en su propuesta que han sido
multados y/o sancionados por actos administrativos debidamente ejecutoriado, se le restaran cinco (5) puntos
por cada una de las multas o sanciones aplicadas del total de la clasificación.
Cuando el proponente acredite o manifieste en su propuesta que no han sido sancionados y el ICETEX
corrobore que dicha información no se ajusta a la realidad, la propuesta será rechazada de conformidad con
las causales de rechazo.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
125
CAPÍTULO VI
8. DISPOSICIONES GENERALES DEL CONTRATO
8.1 OBJETO DEL CONTRATO
Prestación de servicios especializados en archivística y en la gestión documental, acorde
con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en los
términos de referencia, para lo cual llevará a cabo.
1) El transporte de la totalidad del Archivo Central de la Bodega del contratista actual
ubicada en la ciudad de Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, la custodia,
conservación, digitalización, eliminación y consulta del archivo del ICETEX.
2) La administración de los Archivos de Gestión en las instalaciones del edificio de la
Sede Central del ICETEX, el transporte, recepción, conservación de los documentos
transferidos desde los archivos de gestión.
3) El Transporte de los Títulos Valores ubicados en la Bodega del contratista actual en la
ciudad Bogotá a la Bodega del oferente, el almacenamiento, custodia, conservación y
consulta de 455.000 títulos valores.
4)La recepción de los Títulos Valores en las Instituciones de Educación Superior (IES) y
Puntos de Atención del ICETEX a nivel nacional, el transporte a la Bodega del oferente,
verificación física y jurídica, digitalización, almacenamiento, custodia, conservación y
consulta de las carpetas y títulos valores durante 2010 al 2012..
8.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
1. Acreditar, de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del
Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008, el cumplimiento
del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones,
riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el
representante legal o revisor fiscal según el caso.
2. Cuando el proponente sea Consorcio o Unión Temporal, cada una de las personas
naturales o jurídicas que lo integran, deberán certificar que se encuentran en cumplimiento
de la anterior obligación, al momento de presentar la propuesta.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
126
3. No aparecer, el proponente (persona natural o jurídica) y/o su representante
reportado en el último Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la
República, de conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.
4. El Proponente deberá implementar previo al inicio de la ejecución del contrato un
sistema de reporte de información de acuerdo a lo establecido en el presente pliego de
condiciones.
8.3 DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
1. Suministrar toda la información y documentación requerida en el pliego de
condiciones como obligaciones posteriores a la aceptación de la propuesta.
2. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, de acuerdo con las obligaciones y
requisitos contenidos en la propuesta presentada y en el pliego de condiciones.
3. Ejecutar el objeto del contrato derivado de este proceso en el plazo establecido,
independiente de cualquier factor que se pueda generar en esta etapa.
4. Cumplir con el objeto del presente contrato, bajo la coordinación y control del
Supervisor.
5. Responder por el pago de los impuestos que cause la legalización y ejecución del
contrato.
6. Responder por todo daño que se cause a bienes, al personal que se utilice y a terceros
en la ejecución del contrato.
7. Mantener la información técnica del proyecto en absoluta reserva de conformidad con
el acuerdo de confidencialidad suscrito entre las partes.
8. Coordinar reuniones de seguimiento con EL ICETEX y con la supervisión del contrato.
9. Informar cualquier retraso, inconveniente, y cambio en el personal, y presentar plan de
corrección.
10. Cumplir con todos los requerimientos legales de contratación con sus empleados.
11. Presentar los informes de seguimiento exigidos por el supervisor o por EL ICETEX.
12. Suscribir las garantías establecidas en la cláusula de Garantías, y mantener
actualizada la vigencia de cada una de ellas, acorde a los plazos y condiciones allí
establecidas.
13. Cumplir todas las obligaciones contempladas en el pliego de condiciones, en la
propuesta y en el presente contrato y sus anexos, a su costa y riesgo, así como responder
frente a EL ICETEX por la ejecución eficiente y oportuna de las actividades objeto de este
contrato.
14. Cumplir con todas las obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato, así
como todas las normas, leyes y reglamentos vigentes, o que se expidan posteriormente y
que contemplen aspectos relativos a la ejecución del mismo. La periodicidad y demás
requisitos de los informes que deberá presentar EL CONTRATISTA durante la ejecución
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
127
del contrato serán establecidos por el supervisor del contrato durante la ejecución del
mismo.
15. Las demás establecidas en el pliego de condiciones y las que solicite EL ICETEX en
la ejecución del contrato.
8.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE
1. Formular sugerencias por escrito sobre observaciones que estime convenientes en el
desarrollo del contrato, siempre enmarcadas dentro del término del mismo.
2. Ejercer el control sobre el cumplimiento de las condiciones contratadas, a través del
supervisor del contrato.
3. Verificar los pagos efectuados por EL CONTRATISTA de los derechos de publicación
del contrato en el Diario Único de Contratación Pública en la forma y plazos estipulados
en el contrato.
4. Verificar de manera permanente el cumplimiento por parte de EL CONTRATISTA de
las obligaciones relacionadas con el pago de salud, pensiones, ARP, Cajas de
Compensación, SENA e ICETEX.
5. Designar un supervisor para este contrato.
8.5 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo del contrato resultante de esta Selección Pública del Contratista será por el
término de dos (2) años, contados a partir de la Orden de Inicio que imparta el supervisor,
previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.
8.6 VALOR DEL CONTRATO
El valor total del contrato es hasta por la suma de de CUATRO MIL OCHOCIENTOS
CUARENTA Y NUEVE MILLONES TRESCIENTOS SEIS MIL CUATROCIENTOS
DIECINUEVE CON SETENTA CENTAVOS MONEDA CORRIENTE ($4.849.306.419,70)
incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), según consta en el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal No. CDP VF-2009-025 de fecha 27 de Noviembre de 2009
expedido por el Coordinador de Presupuesto del ICETEX.
El valor del contrato derivado del presente proceso de selección, será el correspondiente
al valor adjudicado.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
128
8.7 FORMA DE PAGO
El ICETEX cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato resultante de este proceso
de selección, así:
En mensualidades vencidas, previa presentación de un informe detallado en el que
indique las gestiones realizadas, acompañada de la certificación de recibo a satisfacción
expedida por el interventor o supervisor del contrato y de los recibos de pago con los
cuales acrediten estar al día en los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y
parafiscales, de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo de
Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008. El Pago se hará mediante
transferencia electrónica a la cuenta que EL CONTRATISTA señale para tal fin.
El valor del presente contrato comprende todos los costos directos e indirectos derivados
de la ejecución; incluye entre otros los gastos de administración, salarios y prestaciones
sociales del personal, incremento salariales y prestacionales, desplazamiento, transporte
del equipo de trabajo, del contratista, honorarios, asesorías en actividades objeto del
contrato, impuestos a cargo del contratista, las deducciones a que haya lugar y en
general, todo costo en que incurra el contratista para la ejecución del objeto del contrato;
por consiguiente, EL ICETEX no reconocerá valor alguno por reajuste efectuados por el
contratista por concepto de costos, gastos, actividades adicionales que aquel requiera
para ejecutar el contrato y que fueron previsibles al momento de presentación de su
oferta. Se entenderá que todos los impuestos y deducciones generales del contrato corren
por cuenta del contratista.
Los desembolsos se efectuarán, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de
radicación de las cuentas debidamente aprobadas por el supervisor.
8.8 GARANTÍAS
El PROPONENTE seleccionado deberá constituir garantía “ENTRE PARTICULARES” que
ampare los siguientes riesgos:
De cumplimiento general del contrato, incluida: Por una cuantía equivalente al diez por
ciento (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución y cuatro
(4) meses más.
De calidad del servicio: Deberá garantizar la calidad del servicio contratado por el veinte
(20%) por ciento del valor del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del contrato y
cuatro (4) meses más.
De pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones del personal que EL
CONTRATISTA ocupe en el desarrollo del contrato, en cuantía equivalente al diez por
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
129
ciento (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3)
años más.
En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución y/o el valor del contrato, el
contratista se compromete a mantener vigentes las garantías constituidas y a ampliarlas
por el plazo o valor resultante.
8.9 GASTOS
Todos los gastos inherentes a la legalización del contrato tales como timbres,
publicaciones, impuestos de cualquier naturaleza, seguros y garantías, serán a cargo del
proponente, así como todos los costos y/o gastos necesarios para la ejecución del objeto
del contrato de acuerdo con lo contenido en el pliego de condiciones y la propuesta
presentada
El ICETEX efectuará las retenciones que en materia de impuestos establezca la ley.
8.10 CONFIDENCIALIDAD DEL CONTRATO
El contratista se obliga a que él y las personas de su equipo de ejecución que lleguen a
tener acceso a la información técnica del proyecto suscriban el acta de confidencialidad o
quedará consignada en el contrato.
La información que le sea entregada o a la que tenga acceso EL CONTRATISTA en
desarrollo y ejecución del contrato, gozan de confidencialidad de la información por razón
del secreto profesional. Por ello toda información a la que tenga acceso EL
CONTRATISTA está protegida por las normas que rigen el secreto profesional y, por
tanto, solo podrá ser usada para fines inherentes a su actividad en desarrollo del contrato
que aquí se suscribe. La protección es indefinida, por lo que no se podrá hacer uso de ella
en ningún tiempo ni durante la ejecución del contrato ni una vez finalizado. Cualquier
incumplimiento a este compromiso podrá ser objeto de las sanciones que se pactan en el
contrato.
8.11 SUPERVISIÓN
EL ICETEX controlará el cumplimiento de las obligaciones por parte de EL
CONTRATISTA a través del supervisor que designe para el efecto la Entidad, el cual
ejercerá la supervisión del presente contrato conforme a lo dispuesto sobre el particular
en las normas internas expedidas para el efecto por EL ICETEX, así como en lo
estipulado en la presente minuta y en los artículos 22 y 23 del Acuerdo de Junta Directiva
del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008. EL ICETEX por conducto del supervisor
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
130
controlará y/o supervisará la ejecución de todas y cada una de las obligaciones y/o
actividades a cargo de EL CONTRATISTA, así como el cumplimiento de los
requerimientos técnicos y de calidad previstos en el presente contrato. EL
CONTRATISTA deberá prestar su colaboración y garantizar las facilidades y el suministro
de toda la información necesaria para que el supervisor pueda cumplir sus funciones de
supervisión y control. El ICETEX no ejercerá funciones de control de las actividades de
los subcontratistas. Las instrucciones impartidas por el supervisor, serán de forzosa
aceptación para EL CONTRATISTA, en todo lo que se refiere a los aspectos regulados
por las cláusulas del presente contrato, en todo caso, estas facultades no los autorizan
para impartir órdenes o instrucciones a EL CONTRATISTA que afecten la autonomía en
la gestión del objeto de este contrato, sino que se limitará a verificar el correcto
cumplimiento del mismo y a exigir la ejecución de los correctivos necesarios para
asegurar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA.
8.12 MULTAS
EI ICETEX, en caso de retardo o incumplimiento parcial de las obligaciones pactadas por
parte del CONTRATISTA, éste pagará a título de pena el uno (1%) por ciento del valor del
contrato, por cada día de retraso en el cumplimiento del mismo, sin que el monto total
exceda del diez (10%) por ciento del valor del contrato.
8.13 PENAL PECUNIARIA
En caso de incumplimiento definitivo de las obligaciones a cargo del contratista, éste
cancelará al ICETEX a título de estimación anticipada de perjuicios una suma equivalente
al veinte (20%) por ciento del valor del contrato.
El cobro de la penal moratoria y la penal pecuniaria acordadas en este contrato se harán
efectivas de la siguiente forma: en caso de existir saldos pendientes a favor del
contratista, EL ICETEX hará el descuento que corresponda de dichos saldos, para el
efecto, con la suscripción del contrato, el contratista autoriza de forma expresa e
irrevocable al ICETEX, para efectuar los correspondientes descuentos. En caso de no
existir saldos pendientes a favor del contratista, EL ICETEX solicitará el pago al
contratista quien deberá realizar el pago dentro de los quince (15) días siguientes al
recibo de la comunicación, en caso que el contratista no cancele la obligación, se acudirá
a los mecanismos previstos en la normatividad vigente sobre solución de conflictos.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
131
8.14 OBLIGACIÓN ESPECIAL SOBRE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS
EL CONTRATISTA se obliga con EL ICETEX, a no utilizar el objeto de éste contrato y/o
utilizar a la Entidad, como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o
aprovechamiento, en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de
actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a actividades delictivas o a
transacciones o fondos vinculados con las mismas y a informar al ICETEX,
inmediatamente, cualquier sospecha o información que llegare a conocer relacionada con
este tema, respecto de las obligaciones derivadas del presente contrato.
En caso que EL CONTRATISTA, o cualquiera de sus representantes legales o miembros
directivos, figure en una lista de control de lavado de activos y financiación del terrorismo
o se encuentre vinculado en un proceso judicial o delitos fuentes, EL ICETEX podrá
unilateralmente dar por terminado el contrato, de conformidad con las políticas adoptadas
por la Junta Directiva del ICETEX, mediante Acuerdo N° 016 del día 3 de Abril de 2008.
8.15 MINUTA DE CONTRATO
La minuta de contrato corresponde a un modelo del contrato que estará sujeto a los
ajustes y modificaciones derivados de lo previsto en el pliego de condiciones, las
necesidades propias del contrato específico y el proceso de selección, la cual será
realizada con posterioridad al proceso de adjudicación.
MARTA LUCÍA VILLEGAS BOTERO
Presidenta
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
132
GLOSARIO
El siguiente Glosario de Términos se coloca como fuente de consulta y referencia
específicamente para esta Selección Pública.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de
Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de
la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía
en custodia.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el
fin de conocer la información que contienen.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y
conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento
y la conservación de los documentos de archivo.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
133
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en
el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm
y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
IES: Instituciones de Educación Superior.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
134
Norma NTC4095 ISAD G: Norma Internacional General de Descripción Archivistica.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y
la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en
papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra
de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse
también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
135
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al
central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios
y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
136
ANEXO 01- PROPUESTA ECONOMICA MARZO – DICIEMBRE
2010
ITEM DESCRIPCIÓNUNIDAD DE
MEDIDA
CANTIDAD
ESTIMADA
(A)
COSTO
UNITARIO
(SIN IVA) (B)
COSTO
TOTAL(C=A*B)MESES ( D)
COSTO TOTAL
TIEMPO
PROYECTADO
(E=C*D)
IVA (F)
PROPUESTA
ECONOMICA
(INCLUIDO IVA)
G=E+F
1
GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRACION DEL ARCHIVO
CENTRAL1.1 Transporte y custodia del Archivo Central ubicado en la bodega de la
firma externa en Bogotá a la bodega de la firma seleccionada.3
metros lineales 6.000 - NO APLICA - - -
1.2 Transporte y custodia de los documentos transferidos de los archivos
de gestiòn de las instalaciones de la Presidencia del ICETEX a la
bodega de la firma seleccionada. metros lineales 400 - NO APLICA - - -
1.3 Almacenamiento y Custodia del Archivo Central del ICETEX (Incluye
los meros lineales de los documentos transferidos de los Archivos de
Gestiòn del Edificio de la Presidencia)metro lineal/
mes 6.400 - 24 - - -
1.4 Digitalización del Archivo Central (30% del Total del Archivo) metros lineales 900 - 24 - - -
1.5 Consulta normal del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,
consulta web, fax, a todo costo) Carpeta 960 - 24 - - -
1.6 Consulta urgente del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,
consulta web, fax, a todo costo) Carpeta 475 - 24 - - -
SUBTOTAL ARCHIVO CENTRAL ( 1 ) - - - -
2 GESTION DOCUMENTAL- ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS
DE GESTION DE LA PRESIDENCIA
2.1Admiunistraciòn de los Archivos de Gestiòn
Mes 1 24
SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE ARCHIVOS DE GESTIÒN ( 2 ) - - - -
3 ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES. - - - -
3.1Recolección de 455.000 títulos valores y transporte a la bodega del
contratista seleccionado (blindaje grado 1 y un escolta)
Título Valor (4 a
6 folios) / mes 455.000 - NO APLICA - - -
3.2 Transporte de los titulos valores y carpetas de beneficiarios recogidos
en las IES a la bodega del contratista seleccionado.Titulo valor (De
4 a 6 Folios)+
Car.Ben.115.236 NO APLICA
3.3 Verificacion fisica y juridica de cada uno de los titulos valores recogidos
en las IES 115.236 NO APLICA
3.5 Digitalizacion de Pagares por imagen Imagen 691.414 NO APLICA
3.4 Almacenamiento y custodia de títulos valores Título Valor (4 a
6 folios) / mes 570.236 - 24 - - -
3.5
Captura de informacion de titulos valores
Titulo valor (De
4 a 6 Folios)+
Car.Ben.115.236 NO APLICA
3.6 Consulta normal de títulos valores (incluye costos de fotocopias,
transporte, consulta web a todo costo)
Título Valor (4 a
6 folios) 43400 - 24 - - -
3.7 Consulta urgente de títulos valores (incluye costos de fotocopias,
original, transporte, consulta web a todo costo)
Título Valor (4 a
6 folios) 584 - 24 - - -
SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES ( 3 ) - - - -
4 CARPETAS DE BENEFICIARIOS - - - -
4,1 Verificacion y chequeo documental de carpetas de beneficiarios carpeta 115.236 - NO APLICA - - -
4,2 Digitalizacion de carpetas por imagen Imagen 2074242,06 - NO APLICA - - -
4,3 RecuperacionesTitulo valor (De
4 a 6 Folios)11000 - NO APLICA - - -
4,4 Actualizaciones Titulo valor (De
4 a 6 Folios)11000 - NO APLICA - - -
4,5 Codificación de expedientes Titulo valor (De
4 a 6 Folios)115.236 - NO APLICA - - -
SUBTOTAL CARPETAS DE BENEFICIARIOS ( 4 ) - - - -
TOTAL PROPUESTA ECONOMICA (1+2+3) - - - -
4. El numeral 3.4 Corresponde al valor mensual proyectado de tìtulos valores que se tienen màs los que se generen en las IES y Puntos de Atenciòn.
ANEXO No. 001. PROPUESTA ECONOMICA-PRESUPUESTO OFICIAL
Notas:
1. La propuesta econòmica incluye todos los costos de las actividades requeridas en los pliegos de condciones
3. En caso de que la firma seleccionada sea la empresa que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores, se entiende que no tendrà costo alguno para el ICETEX el transporte del Archivo
Central y de los Tìtulo Valores que se encuentran en dicha Bodega en Bogotà. Unicamente con el propòsito de hacer comparables econòmicamente las propuestas, se tomarà el costo promedio del ìtem
1.1 de las demàs propuiestas hàbiles, para sumarlo al valor de la propuesta presentada por la firma que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores.
2. Las cantidades presentadas son indicativas y podràn aumentar o disminuir durante la ejecuciòn del contrato de acuerdo con los requerimientos del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
137
PROPUESTA ECONOMICA ENERO – DICIEMBRE 2011
ITEM DESCRIPCIÓNUNIDAD DE
MEDIDA
CANTIDAD
ESTIMADA
(A)
COSTO
UNITARIO
(SIN IVA) (B)
COSTO
TOTAL(C=A*B)MESES ( D)
COSTO TOTAL
TIEMPO
PROYECTADO
(E=C*D)
IVA (F)
PROPUESTA
ECONOMICA
(INCLUIDO IVA)
G=E+F
1
GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRACION DEL ARCHIVO
CENTRAL1.1 Transporte y custodia del Archivo Central ubicado en la bodega de la
firma externa en Bogotá a la bodega de la firma seleccionada.3
metros lineales 6.000 - NO APLICA - - -
1.2 Transporte y custodia de los documentos transferidos de los archivos
de gestiòn de las instalaciones de la Presidencia del ICETEX a la
bodega de la firma seleccionada. metros lineales 400 - NO APLICA - - -
1.3 Almacenamiento y Custodia del Archivo Central del ICETEX (Incluye
los meros lineales de los documentos transferidos de los Archivos de
Gestiòn del Edificio de la Presidencia)metro lineal/
mes 6.400 - 24 - - -
1.4 Digitalización del Archivo Central (30% del Total del Archivo) metros lineales 900 - 24 - - -
1.5 Consulta normal del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,
consulta web, fax, a todo costo) Carpeta 960 - 24 - - -
1.6 Consulta urgente del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,
consulta web, fax, a todo costo) Carpeta 475 - 24 - - -
SUBTOTAL ARCHIVO CENTRAL ( 1 ) - - - -
2 GESTION DOCUMENTAL- ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS
DE GESTION DE LA PRESIDENCIA
2.1Admiunistraciòn de los Archivos de Gestiòn
Mes 1 24
SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE ARCHIVOS DE GESTIÒN ( 2 ) - - - -
3 ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES. - - - -
3.1Recolección de 455.000 títulos valores y transporte a la bodega del
contratista seleccionado (blindaje grado 1 y un escolta)
Título Valor (4 a
6 folios) / mes 455.000 - NO APLICA - - -
3.2 Transporte de los titulos valores y carpetas de beneficiarios recogidos
en las IES a la bodega del contratista seleccionado.Titulo valor (De
4 a 6 Folios)+
Car.Ben.115.236 NO APLICA
3.3 Verificacion fisica y juridica de cada uno de los titulos valores recogidos
en las IES 115.236 NO APLICA
3.5 Digitalizacion de Pagares por imagen Imagen 691.414 NO APLICA
3.4 Almacenamiento y custodia de títulos valores Título Valor (4 a
6 folios) / mes 570.236 - 24 - - -
3.5
Captura de informacion de titulos valores
Titulo valor (De
4 a 6 Folios)+
Car.Ben.115.236 NO APLICA
3.6 Consulta normal de títulos valores (incluye costos de fotocopias,
transporte, consulta web a todo costo)
Título Valor (4 a
6 folios) 43400 - 24 - - -
3.7 Consulta urgente de títulos valores (incluye costos de fotocopias,
original, transporte, consulta web a todo costo)
Título Valor (4 a
6 folios) 584 - 24 - - -
SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES ( 3 ) - - - -
4 CARPETAS DE BENEFICIARIOS - - - -
4,1 Verificacion y chequeo documental de carpetas de beneficiarios carpeta 115.236 - NO APLICA - - -
4,2 Digitalizacion de carpetas por imagen Imagen 2074242,06 - NO APLICA - - -
4,3 RecuperacionesTitulo valor (De
4 a 6 Folios)11000 - NO APLICA - - -
4,4 Actualizaciones Titulo valor (De
4 a 6 Folios)11000 - NO APLICA - - -
4,5 Codificación de expedientes Titulo valor (De
4 a 6 Folios)115.236 - NO APLICA - - -
SUBTOTAL CARPETAS DE BENEFICIARIOS ( 4 ) - - - -
TOTAL PROPUESTA ECONOMICA (1+2+3) - - - -
4. El numeral 3.4 Corresponde al valor mensual proyectado de tìtulos valores que se tienen màs los que se generen en las IES y Puntos de Atenciòn.
ANEXO No. 001. PROPUESTA ECONOMICA-PRESUPUESTO OFICIAL
Notas:
1. La propuesta econòmica incluye todos los costos de las actividades requeridas en los pliegos de condciones
3. En caso de que la firma seleccionada sea la empresa que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores, se entiende que no tendrà costo alguno para el ICETEX el transporte del Archivo
Central y de los Tìtulo Valores que se encuentran en dicha Bodega en Bogotà. Unicamente con el propòsito de hacer comparables econòmicamente las propuestas, se tomarà el costo promedio del ìtem
1.1 de las demàs propuiestas hàbiles, para sumarlo al valor de la propuesta presentada por la firma que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores.
2. Las cantidades presentadas son indicativas y podràn aumentar o disminuir durante la ejecuciòn del contrato de acuerdo con los requerimientos del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
138
PROPUESTA ECONOMICA ENERO – MARZ0 2012
ITEM DESCRIPCIÓNUNIDAD DE
MEDIDA
CANTIDAD
ESTIMADA
(A)
COSTO
UNITARIO
(SIN IVA) (B)
COSTO
TOTAL(C=A*B)MESES ( D)
COSTO TOTAL
TIEMPO
PROYECTADO
(E=C*D)
IVA (F)
PROPUESTA
ECONOMICA
(INCLUIDO IVA)
G=E+F
1
GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRACION DEL ARCHIVO
CENTRAL1.1 Transporte y custodia del Archivo Central ubicado en la bodega de la
firma externa en Bogotá a la bodega de la firma seleccionada.3
metros lineales 6.000 - NO APLICA - - -
1.2 Transporte y custodia de los documentos transferidos de los archivos
de gestiòn de las instalaciones de la Presidencia del ICETEX a la
bodega de la firma seleccionada. metros lineales 400 - NO APLICA - - -
1.3 Almacenamiento y Custodia del Archivo Central del ICETEX (Incluye
los meros lineales de los documentos transferidos de los Archivos de
Gestiòn del Edificio de la Presidencia)metro lineal/
mes 6.400 - 24 - - -
1.4 Digitalización del Archivo Central (30% del Total del Archivo) metros lineales 900 - 24 - - -
1.5 Consulta normal del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,
consulta web, fax, a todo costo) Carpeta 960 - 24 - - -
1.6 Consulta urgente del Archivo (incluye costos de fotocopias, transporte,
consulta web, fax, a todo costo) Carpeta 475 - 24 - - -
SUBTOTAL ARCHIVO CENTRAL ( 1 ) - - - -
2 GESTION DOCUMENTAL- ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS
DE GESTION DE LA PRESIDENCIA
2.1Admiunistraciòn de los Archivos de Gestiòn
Mes 1 24
SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE ARCHIVOS DE GESTIÒN ( 2 ) - - - -
3 ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES. - - - -
3.1Recolección de 455.000 títulos valores y transporte a la bodega del
contratista seleccionado (blindaje grado 1 y un escolta)
Título Valor (4 a
6 folios) / mes 455.000 - NO APLICA - - -
3.2 Transporte de los titulos valores y carpetas de beneficiarios recogidos
en las IES a la bodega del contratista seleccionado.Titulo valor (De
4 a 6 Folios)+
Car.Ben.115.236 NO APLICA
3.3 Verificacion fisica y juridica de cada uno de los titulos valores recogidos
en las IES 115.236 NO APLICA
3.5 Digitalizacion de Pagares por imagen Imagen 691.414 NO APLICA
3.4 Almacenamiento y custodia de títulos valores Título Valor (4 a
6 folios) / mes 570.236 - 24 - - -
3.5
Captura de informacion de titulos valores
Titulo valor (De
4 a 6 Folios)+
Car.Ben.115.236 NO APLICA
3.6 Consulta normal de títulos valores (incluye costos de fotocopias,
transporte, consulta web a todo costo)
Título Valor (4 a
6 folios) 43400 - 24 - - -
3.7 Consulta urgente de títulos valores (incluye costos de fotocopias,
original, transporte, consulta web a todo costo)
Título Valor (4 a
6 folios) 584 - 24 - - -
SUBTOTAL ADMINISTRACIÒN DE TITULOS VALORES ( 3 ) - - - -
4 CARPETAS DE BENEFICIARIOS - - - -
4,1 Verificacion y chequeo documental de carpetas de beneficiarios carpeta 115.236 - NO APLICA - - -
4,2 Digitalizacion de carpetas por imagen Imagen 2074242,06 - NO APLICA - - -
4,3 RecuperacionesTitulo valor (De
4 a 6 Folios)11000 - NO APLICA - - -
4,4 Actualizaciones Titulo valor (De
4 a 6 Folios)11000 - NO APLICA - - -
4,5 Codificación de expedientes Titulo valor (De
4 a 6 Folios)115.236 - NO APLICA - - -
SUBTOTAL CARPETAS DE BENEFICIARIOS ( 4 ) - - - -
TOTAL PROPUESTA ECONOMICA (1+2+3) - - - -
4. El numeral 3.4 Corresponde al valor mensual proyectado de tìtulos valores que se tienen màs los que se generen en las IES y Puntos de Atenciòn.
ANEXO No. 001. PROPUESTA ECONOMICA-PRESUPUESTO OFICIAL
Notas:
1. La propuesta econòmica incluye todos los costos de las actividades requeridas en los pliegos de condciones
3. En caso de que la firma seleccionada sea la empresa que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores, se entiende que no tendrà costo alguno para el ICETEX el transporte del Archivo
Central y de los Tìtulo Valores que se encuentran en dicha Bodega en Bogotà. Unicamente con el propòsito de hacer comparables econòmicamente las propuestas, se tomarà el costo promedio del ìtem
1.1 de las demàs propuiestas hàbiles, para sumarlo al valor de la propuesta presentada por la firma que actualmente custodia el Archivo Central y los Tìtulos Valores.
2. Las cantidades presentadas son indicativas y podràn aumentar o disminuir durante la ejecuciòn del contrato de acuerdo con los requerimientos del ICETEX.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
139
ANEXO 002
RESUMEN DEL BALANCE GENERAL
(AL __ DE __ DE 200_)
Expresado en _____________
Razón Social del proponente o del integrante del Consorcio o Unión Temporal
_____________________________________________________________
ACTIVO CORRIENTE $______________________________
ACTIVO LARGO PLAZO $______________________________
ACTIVO TOTAL $______________________________
PASIVO CORRIENTE $______________________________
PASIVO LARGO PLAZO $______________________________
PASIVO TOTAL $______________________________
PATRIMONIO $______________________________
Los valores deben indicarse en moneda legal colombiana.
REPRESENTANTE LEGAL (Nombre y firma) C. C. No. ___________________
CONTADOR PÚBLICO (Nombre y firma) C. C. No. ___________________
REVISOR FISCAL (Nombre y firma) T. P. No. ___________________
Los suscritos firmantes hacemos constar que los datos consignados en el presente
formulario son verídicos y nos sometemos a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 222
de 1995. Firmamos bajo la gravedad de juramento.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
140
ANEXO 003
RESUMEN DEL ESTADO DE RESULTADOS
(AL __ DE __ DE 200_)
Expresado en _____________
Razón Social del proponente o del integrante del Consorcio o Unión Temporal
INGRESOS OPERACIONALES $______________________________
COSTOS OPERACIONALES $______________________________
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL $______________________________
GASTOS OPERACIONALES $______________________________
UTILIDAD OPERACIONAL $______________________________
INGRESOS NO OPERACIONALES $______________________________
GASTOS NO PERACIONALES $______________________________
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS $______________________________
PROVISIONES PARA IMPUESTOS $______________________________
UTILIDAD NETA $______________________________
Los valores deben indicarse en moneda legal colombiana.
REPRESENTANTE LEGAL (Nombre y firma) C. C. No. ___________________
CONTADOR PÚBLICO (Nombre y firma) C. C. No. ___________________
REVISOR FISCAL (Nombre y firma) T. P. No. ___________________
Los suscritos firmantes hacemos constar que los datos consignados en el presente
formulario son verídicos y nos sometemos a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 222
de 1995.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
141
ANEXO 004
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
_________, ___ de ______ de 20091
Señores
ICETEX
Carrera 3ª. No. 18 – 32
Ciudad
Referencia: SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 006 de 2009
Respetados señores:
El(los) suscrito(s), actuando en nombre y representación de _______________2
ofrece(mos)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXy
declara(mos):
1. Que tengo(tenemos) poder y/o representación legal para firmar y presentar esta
Propuesta y, en consecuencia, que esta Propuesta y el Contrato que llegare a
celebrarse en caso de Adjudicación, compromete totalmente a la(s) persona(s)
(natural(es) y/o jurídica(s)) que legalmente represento.
2. Que ninguna otra persona o Entidad, diferente a las aquí nombradas, tiene
participación en esta oferta o en el Contrato que será el resultado de este proceso de
selección y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha oferta.
3. Que hemos estudiado, conocemos, entendemos y aceptamos el contenido de
todos los documentos que hacen parte del Pliego de Condiciones de la Selección
Pública del Contratista No. 006 de 2009 y sus Anexos, así como de todas las adendas
a los pliegos de condiciones, (______________________3), y demás condiciones e
informaciones necesarias para la presentación de esta Propuesta, y aceptamos
totalmente todos los requerimientos, obligaciones y derechos establecidos en dichos
Pliegos y documentos.
1 Indicar ciudad y fecha. 2 Indicar el nombre de la persona natural o jurídica Proponente. En el caso de Consorcio, Unión Temporal, debe incluirse el nombre de la asociación Proponente, así como el nombre de cada uno de sus integrantes. 3 Indicar el número y la fecha de cada una de las Adendas recibidas.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
142
4. Que renunciamos a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación
de los documentos del presente proceso de selección.
5. Que reconocemos la responsabilidad que nos concierne en el sentido de conocer
técnicamente las características y especificaciones de los productos y servicios que nos
obligamos a producir y prestar y asumimos la responsabilidad que se deriva de la
obligación de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para
presentar la Propuesta, sobre un examen cuidadoso de las características del negocio,
de conformidad con lo previsto en el Pliego de Condiciones.
6. Que aceptamos y reconocemos que cualquier omisión en la que hayamos podido
incurrir y que pueda influir en nuestra Propuesta, no nos eximirá de la obligación de
asumir las responsabilidades que nos lleguen a corresponder como futuros contratistas y
renunciamos a cualquier reclamación, reembolso o ajuste de cualquier naturaleza o
situación que surja y no haya sido contemplada por nosotros en razón de nuestra falta de
diligencia en la obtención de la información.
7. Que nuestra Propuesta básica cumple con todos y cada uno de los
requerimientos y condiciones establecidos en los documentos de la Selección Pública
del Contratista, sin incluir excepción o condicionamiento alguno para la Adjudicación.
8. Que no existe ninguna falsedad en nuestra Propuesta y que asumimos total
responsabilidad frente al ICETEX cuando los datos suministrados sean falsos o contrarios
a la realidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el Código Penal y demás normas
concordantes.
9. Que la información suministrada con nuestra Propuesta no fija condiciones
artificialmente bajas con el propósito de obtener la Adjudicación del Contrato.
10. Que con la presentación de la propuesta nos comprometemos a cumplir TODOS los
requerimientos descritos en el presente pliego de condiciones.
11. Que aceptamos y autorizamos al ICETEX para que verifique la información
aportada con nuestra Propuesta.
12. En la eventualidad de que nos sea adjudicado el Contrato, nos obligamos
incondicional y solidariamente a:
(i) Firmar y ejecutar el Contrato, en los términos y condiciones previstos en el
Pliego de Condiciones de la Selección Pública del Contratista No. 002 de 2009, en la
minuta del Contrato y en sus Anexos.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
143
(ii) Asumir todas las obligaciones emanadas de nuestra Propuesta y de la
Adjudicación hasta la efectiva suscripción del Contrato.
(iii) Cumplir dentro de los plazos fijados en el Pliego de Condiciones y en la
minuta del Contrato todos los trámites necesarios para la firma, legalización y ejecución
del mismo.
13. Que de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, adjunto se presenta
la totalidad de la documentación solicitada en el mismo.
14. Que a solicitud del ICETEX me(nos) obligo(amos) a suministrar cualquier información
necesaria para la correcta evaluación de esta Propuesta.
15. Que la presente Propuesta consta de ________ (__) folios debidamente numerados.
16. Bajo la gravedad del juramento manifiesto (manifestamos) que:
(i) No me(nos) encuentro(encontramos) ni personal ni corporativamente,
incurso(s) en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en el
artículo 8 y 9 de la Ley 80 de 1993; el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 que adicionó el
literal j) al numeral 1° y un inciso al parágrafo 1° del artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y en el
numeral 4 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002 y demás disposiciones legales vigentes y
no me(nos) encuentro(encontramos) en ninguno de los eventos de prohibiciones
especiales para contratar;
(ii) No me(nos) encuentro(encontramos) incurso(s) en ninguna causal de
disolución y/o liquidación y que no me(nos) encuentro(encontramos) adelantando un
proceso de liquidación obligatoria o concordato;
(iii) No me(nos) encuentro(encontramos) en proceso de reestructuración según
lo previsto en la Ley 1116 de 20064.
(iv) No me(nos) encuentro(encontramos) reportado(s) en el Boletín de
Responsables Fiscales vigente, publicado por la Contraloría General de la República, de
acuerdo con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, en
concordancia con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.
4 Indicar lo siguiente en caso de que un integrante del Proponente plural se encuentre en proceso de reorganización, según lo previsto en la Ley 1116 de 2006“__________, quien forma parte de Proponente plural _________, con una participación del ______ por ciento (__%) en el mismo, se encuentra en proceso de reorganización.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
144
(v) He (hemos) cumplido con mi (nuestras) obligaciones de aporte con los sub-
sistemas de seguridad social en salud, riesgos profesionales y pensiones, así como mi
(nuestras) obligaciones de aporte a las Cajas de Compensación Familiar, al Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, de conformidad
con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX
N° 007 del 22 de febrero de 2008.
La información relativa al Proponente que podrá ser utilizada por EL ICETEX para todos
los efectos del presente proceso de selección es la siguiente:
Nombre del Proponente: _______________________________________
NIT del Proponente: _____________ Régimen: _____________________5
Representante legal del Proponente: ______________________________
Documento de identidad del representante legal del Proponente: ________
Dirección del Proponente:_____________________ Ciudad: ____________
Teléfono del Proponente:_____________________
Fax del Proponente:_____________________
Correo electrónico del Proponente:_____________________
Atentamente,
Nombre de cada uno de los integrantes del Proponente plural
_______________________________________________
Nombre y firma del representante legal o apoderado del Proponente
Nombre del Proponente
____________________________________________
Nombre y firma del representante legal o apoderado del Proponente
5 Indicar el régimen al que pertenece el Proponente: autoretenedor, gran contribuyente, régimen común, régimen simplificado, actividad económica.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
145
ANEXO 005
PACTO DE INTEGRIDAD
El suscrito a saber ____________________________________, domiciliado en la ciudad
de __________________, identificado con ______________________ No.
______________ quien obra en ______________________________________, (Escribir
si obra en nombre propio o en calidad de representante legal de alguna persona natural,
jurídica, consorcio o unión temporal) y en adelante se denominará el PROPONENTE,
manifiesta su voluntad de asumir de manera unilateral, el presente PACTO DE
INTEGRIDAD, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
PRIMERO: Que EL ICETEX adelanta el proceso de Selección Pública del Contratista
No. 002 de 2009, cuyo objeto es “Seleccionar al contratista que ofrezca las mejores
condiciones para la prestación de los servicios especializados de atención al usuario, a
través de los siguientes canales: Contact Center, atención virtual, atención personalizada,
atención escrita y atención telefónica vía PBX. El seleccionado atenderá a los usuarios
actuales, potenciales del ICETEX y público en general, acorde con las especificaciones
técnicas y funcionales señaladas en el presente Pliego de Condiciones”.
SEGUNDO: Que es interés del PROPONENTE apoyar la acción del Estado Colombiano y
del ICETEX para promover la cultura de la probidad y fortalecer la transparencia en los
procesos de contratación.
TERCERO: Que siendo el interés del PROPONENTE participar en la SELECCIÓN
PÚBLICA DEL CONTRATISTA mencionada en el considerando primero, se encuentra
dispuesto a suministrar la información propia que resulte necesaria para aportar
transparencia y objetividad al proceso y en tal sentido suscribe el presente documento y
asume los siguientes compromisos:
1. EL PROPONENTE no ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a
ningún funcionario público en relación con su propuesta, con el proceso de SELECCIÓN
PÚBLICA DEL CONTRATISTA, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del
contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
2. EL PROPONENTE no permitirá que nadie, bien sea empleado suyo o un agente
comisionista independiente, o un asesor o consultor lo haga en su nombre.
3. EL PROPONENTE impartirá instrucciones a todos sus empleados, agentes, asesores y
a cualquiera otro representante suyo, exigiéndole el cumplimiento en todo momento de las
Leyes de la República de Colombia en el presente proceso de SELECCIÓN PÚBLICA
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
146
DEL CONTRATISTA y la relación contractual que podría derivarse de ella y les impondrá
las siguientes obligaciones:
No ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago a los funcionarios del ICETEX, ni a
cualquier otro servidor público o privado que pueda influir en la adjudicación de la
propuesta, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia
sobre funcionarios públicos, pueda influir sobre la adjudicación de la propuesta.
No ofrecer pagos o halagos a los funcionarios del ICETEX, durante el desarrollo del
contrato que se suscriba si llegase a ser elegida su propuesta.
4. EL PROPONENTE no efectuará acuerdos o realizará actos o conductas que tengan por
objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de SELECCIÓN PÚBLICA DEL
CONTRATISTA.
5. EL PROPONENTE se compromete a verificar toda la información, que a través de
terceros deba presentar a la Entidad para efectos de este proceso de selección.
6. EL PROPONENTE asumirá la responsabilidad por el suministro de información
inconsistente, imprecisa o que no corresponda a la realidad, en el presente proceso.
7. EL PROPONENTE actuará bajo los principios de la ética, la moral, las buenas
costumbres, la probidad y en general bajo los principios de transparencia que rigen la
contratación administrativa.
8. EL PROPONENTE asume a través de la suscripción del presente compromiso, las
consecuencias previstas en este pliego de condiciones si se verificare el incumplimiento
de los compromisos de integridad.
9. El PROPONENTE manifiesta y garantiza a través de la suscripción del presente
documento, que conoce y respetará las reglas establecidas en el pliego de condiciones y,
en consecuencia, aceptará las decisiones que en cumplimiento del mismo tome la
Administración.
En constancia de lo anterior, y como manifestación de la aceptación de los compromisos
unilaterales incorporados en este pliego de condiciones, se firma el mismo en la ciudad de
Bogotá, D.C., a los ___ días del mes de _____ de ____.
___________________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL PROPONENTE
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
147
ANEXO 006
MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO
Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido el CONSORCIO
_______________________________________ para participar en la Selección Pública
del Contratista No. 006 de 2009 que tiene por objeto seleccionar propuesta para
XXXXXXX.
Integrantes del consorcio:
1. Nombre: _____________________________________________________
C.C. o NIT: ____________________________________________________
2. Nombre: _____________________________________________________
C.C. o NIT: ____________________________________________________
Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante: _____________
______________________________________________________________
Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.
Compromiso: Al conformar el consorcio para participar en la SELECCIÓN PÚBLICA DEL
CONTRATISTA, sus integrantes se comprometen a:
1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el
contrato.
2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de
las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.
3. Responder en forma solidaria por todas las actuaciones, hechos y omisiones que se
presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato.
4. No ceder su participación en el consorcio a otro integrante del mismo.
5. No ceder su participación en el consorcio a terceros sin la autorización previa de EL
ICETEX.
6. No revocar el consorcio durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año más.
ORGANIZACIÓN INTERNA DEL CONSORCIO: Para la organización del Consorcio,
hemos designado como Representante Legal a _______________, quien tendrá las
siguientes facultades:
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
148
1. _________________________________________________________
2. _________________________________________________________
3. _________________________________________________________
Para constancia se firma el presente documento en ________________, a los
___________ (____) días del mes de ______________ de ______.
NOMBRES Y FIRMAS: _____________________________________________
NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo, su contenido podrá ser variado por
los PROPONENTES.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
149
ANEXO 007
MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL
Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido la UNIÓN
TEMPORAL _________________________________________, para participar en la
Selección Pública del Contratista No. 002 de 2009, que tiene por objeto seleccionar
propuesta para XXXXXXXX
Integrantes de la Unión Temporal:
1. Nombre: _________________________________________________
C.C. o NIT:________________________________________________
2. Nombre: _________________________________________________
C.C. o NIT: ________________________________________________
Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante: _____________
______________________________________________________________.
Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.
Compromiso: Al conformar la unión temporal para participar en la SELECCIÓN PÚBLICA
DEL CONTRATISTA, sus integrantes se comprometen a:
1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el
contrato.
2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de
las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.
3. Responder ante las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la
propuesta y del contrato de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de
los miembros de la unión temporal.
4. No ceder su participación en la unión temporal a otro integrante de la misma.
5. No ceder su participación en la unión temporal a terceros sin la autorización previa de
EL ICETEX.
6. No revocar la unión temporal durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año
más.
ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA UNIÓN TEMPORAL: Para la organización de la
Unión Temporal hemos designado como Representante Legal a ______
______________________________, quien tendrá las siguientes facultades:
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
150
1. _________________________________________________________
2. _________________________________________________________
3. _________________________________________________________
Para constancia se firma el presente documento en _______________, a los
___________ días del mes de ___________________ de _____.
NOMBRES Y FIRMAS: _____________________________________________
NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser variado por
los PROPONENTES
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
151
ANEXO 008
MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO
LITERAL D) DEL ARTÍCULO 18 DEL ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA DEL ICETEX
N° 007 DEL 22 DE FEBRERO DE 2008
Yo ______________________________________, identificado con cédula de ciudadanía
No. _____________, en mi calidad de _________________6 de la empresa
_______________________ con NIT No. _________, bajo la gravedad del juramento
manifiesto que la empresa ______________ ha cumplido durante los seis (6) meses
anteriores a la fecha de expedición de la presente certificación, con los pagos al sistema
de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes
parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo,
por lo que declaro que se encuentra a PAZ Y SALVO con las Empresas Promotoras de
Salud -EPS-, los Fondos de Pensiones, las Administradoras de Riesgos Profesionales -
ARP-, las Caja de Compensación Familiar, el ICBF y el Servicio Nacional de Aprendizaje -
SENA-.
____________________________
Firma
Identificación No. ________________________________
En calidad de: ___________________________________
Ciudad y fecha: __________________________________
NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser ajustado por
los PROPONENTES.
6 La presente certificación debe ser firmada por el Revisor Fiscal. En el evento en que la empresa no tenga Revisor Fiscal,
la certificación deberá ser firmada por el Representante Legal de la misma. En caso que la empresa tenga menos de seis (6) meses de creada, deberá certificar el cumplimiento a partir de la fecha de su constitución.
PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA N° 006-2009
SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
152
ANEXO 009
APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003)
Personal que prestará sus servicios durante la ejecución del contrato objeto derivado del
presente proceso de selección.
SERVICIOS PROFESIONALES, TÉCNICOS U
OPERATIVOS ASOCIADOS AL PROCESO EN LAS
SIGUIENTES ACTIVIDADES:
Componente Nacional
(%)
Componente Extranjero
(%)
Servicios Especializados de Gestión Documental