Download - House Rent Allowance and Rent Recovery
House Rent Allowance and Rent
Recovery
House Rent Allowance and Rent Recovery Training Manual
Page i
Integrated Finance and Human Resource
Management System
House Rent Allowance and Rent Recovery
Author: Wipro Ltd.
Creation Date: May 23, 2020
Last Updated: May 25, 2020
Document Ref: -
Version: 1.0
House Rent Allowance and Rent Recovery Training Manual
Page ii
Document Control
Change Record
Date Author Version Change Reference
23-May-2020 Senthamizh Arasu N 1.0 Initial Draft (Tamil)
23-May-2020 Senthamizh Arasu N 1.0 Additional Screenshots for Explanation (Tamil)
23-May-2020 Senthamizh Arasu N 1.0 Explanation of Headings (Tamil)
25-May-2020 Senthamizh Arasu N 1.0 Final Corrections (Tamil)
Reviewers
Name Position
Ravi Kannamani Senior Project Engineer, Wipro
Requirement Discussion Panel
Sl. No. Name Designation/Location
1.
2.
3.
4.
Distribution
Copy No. Name Location
1 Wipro Project Team Project Library
2 TN IFHRMS Team Crystal Tool
House Rent Allowance and Rent Recovery Training Manual
Page iii
Table of Contents 1. Introduction.......................................................................................................... iv
1.1 Purpose ..................................................................................................................... iv
1.2 Document Conventions ........................................................................................... iv
1.3 Intended Audience and Reading Suggestions ....................................................... iv
1.4 References ................................................................................................................ iv
2. House Rent Allowance and Rent Recovery .......................................................... 1
2.1 House Rent Allowance ........................................................................................... 1
2.1.1 Flow Chart ................................................................................................................... 1
2.1.2 Initiator ........................................................................................................................ 2
2.1.2 Verifier ......................................................................................................................... 9
2.1.3 Approver ................................................................................................................... 10
2.2 Rent Recovery for Pay Level Below 5 or Equal ................................................ 12
2.2.1 initiator ....................................................................................................................... 12
2.2.2 Verifier ....................................................................................................................... 17
2.3.3 Approver .................................................................................................................... 18
2.3 Rent Recovery for Higher Grade. ...................................................................... 20
2.3.1 Initiator ...................................................................................................................... 20
2.3.2 Verifier and Approver .............................................................................................. 24
House Rent Allowance and Rent Recovery Training Manual
Page iv
1. Introduction
1.1 Purpose
This document will provide the detailed Instructions to House Rent Allowance and
Rent Recovery for Employees.
Following IFHRMS Roles/ Users will have the access to the above Processes:
▪ For House Rent Allowance initiation – Junior Assistant/ Assistant/
Accountant
▪ For Verification & Approval Process only - Superintendent (or) The
Equivalent officer of the Section to Verify and DDO to Approve the
Process .
1.2 Document Conventions
The format of this manual is simple.
• Bold face with blue color highlights is label or fieldname. • Red box is cursor or linklocation.
• For Instance, one Level of Approval is demonstrated. Even for more level
of approvals the process of approval remains thesame.
1.3 Intended Audience and Reading Suggestions
The main intended audience for this document is Assistant/Accountant,
Admin/Administration group of the office and Superintendent (or) The
Equivalent officer of the Section and HOD of Various Departments.
1.4 References
1. Reference From G.O.Ms.No.305, FINANCE [Pay Cell] DEPARTMENT,
Dated 13th October 2017.
2. IFHRMS House Rent allowance and Rent recovery details
House Rent Allowance and Rent Recovery Training Manual
Page v
Page 1
2. House Rent Allowance and Rent Recovery
2.1 House Rent Allowance
2.1.1 Flow Chart
Click on Review Button
Select Approval Groups (Wait for list of performers to be populated below)
Choose Residence Type from Search option
Fill Required Details against Residence type
For Example: If Occupying Rented GOVT Quarters, Must choose
Quarters Name & City Grade.
Enter Employee Id and Click Go Button and Click on Action
Button
Initiator Login into IFHRMS Application → Human Resource
Click on GTN Pay Service and Click on Rent Recovery
Details
Click on Create Button
Change Effective Date from Which Date the Employee is
eligible for that dues and Deductions
Click on Submit Button
Page 2
2.1.2 Initiator
செயல்முறை
Step Action
1. முதலில் Internet Explorer Browser –ஐ Click செய்யவும். Address
Bar ல் https://www.karuvoolam.tn.gov.in என்ற FHRMS இணையதள
முகவரிணய உள்ளடீவும். அதில் கீழே உள்ளவாறு IFHRMS இணைய தளத்தின் முகப்பு பக்கம் ழதான்றும். அதில் Login
என்பணத ழதர்வு செய்யவும்.
Page 3
Step Action
1. முதலில் User ID field- ஐ Click செய்யவும்.
User ID field ல் தங்களுணடய User ID ஐ Enter செய்யவும்.
ஊதாரைமாக : Enter "16020000084".
2. Password field ல்தங்களுணடய Password ஐ Enter செய்யவும். உதாரைம்
Enter "******".
3. User ID & Password-ஐ பதிவு செய்த பின்னர் Sign In button-ஐ அழுத்தவும்.
4. பிறகு ழதான்றும் திணரயில் Open Button-ஐ அழுத்தவும்.
Step Action
5. அதன் பின் காைப்படும் திணரயில் Human Resource என்ற
Icon ஐ Click செய்யவும்
Page 4
Step Action
6. இப்ழபாது காணும் திணரயில் GTN Pay Service Button- ஐ
Click செய்யவும். பின்னர் Rent Recovery Details- மீது Click
செய்யவும்
Step Action
7. ▪ இப்ழபாது காணும் திணரயில் Employee Id -ணய
சகாடுத்து Button-ஐ Click செய்யவும.
▪ Employee- சபயருக்கு ழேராக உள்ள Action button –ஐ
Click செய்யவும்.
Page 5
Step Action
8. ழதான்றும் திணரயில் Create Button-ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
9. ழதான்றும் திணரயில் Effective Date –ஐ மாற்ற ழவண்டும். எந்த Date-லிருந்து House Rent Allowance சகாடுக்கபட மற்றும் Rent பிடித்தம் ழமற்சகாள்ள ழவண்டிய Date –ஐ Select செய்யவும்.
Page 6
Step Action
10. Residence Type- ல் search செய்து ழதான்றும் திணரயில் Employee-க்கு உரிய Residence Type – ஐ ழதர்வு செய்யவும்.
▪ Police மற்றும் Fire Service – ழபான்ழறாருக்கு, Dues மட்டும்
House Rent Allowance சகாடுக்கபட ழவண்டுசமனில் HRA
In lieu of Rent Free Quarters –ஐ ழதர்வு செய்யவும்.
▪ HRA, Dues-ல் சகாடுக்கபட ழவண்டுசமனில் Occupying
Own or Private Rented House–ஐ ழதர்வு செய்யவும்.
▪ Employee Govt Rent free Quarters –ல் குடியிருப்பின்
Occupying Rent Free Govt Quarters –ஐ ழதர்வு செய்யவும். ▪ Quarters Name Field –ல் Quarters-ஐ ழதர்வு செய்யவும்
Page 7
Step Action
▪ Employee Govt Rented Quarters –ல் குடியிருப்பின் மற்றும்
Rent பிடித்தம் செய்ய Occupying Rented GOVT Quarters –ஐ ழதர்வு செய்யவும்.
▪ Quarters Name மற்றும் Quarters city Grade –ஐ கண்டிப்பாக ழதர்வு செய்யவும்.
▪ Quarter Charge for Higher Grade- ல் Amount ழதணவயில்ணல.
▪ Application Calculation செய்துக்சகாள்ளும்.
Step Action
11. Employee-க்கு உரிய Residence Type – ஐ ழதர்வு செய்த பின்பு Review button –ஐ Click செய்யவும்
Page 8
Step Action
12. பின்பு Approval Group-ஐ Select செய்யவும்.
Step Action
13. List of Performers திணரயில் ழதான்றிய பின்பு Submit Button-ஐ Click செய்யவும்
Page 9
2.1.2 Verifier
Step Action
1. Verifier Login செய்த பின் காைப்படும் திணரயில் Human Resource
என்ற Icon ஐ Click செய்யவும்
Step Action
2. பின்பு Notification panel –ல் உள்ள Notification –ஐ Click செய்யவும்.
Page 10
Step Action
3. பின்பு ழதான்றும் திணரயில் Verify என்ற Button –ஐ Click செய்யவும்
2.1.3 Approver
Step Action
1. Approver Login செய்த பின் காைப்படும் திணரயில் Human
Resource என்ற Icon ஐ Click செய்யவும்.
Page 11
Step Action
2. பின்பு Notification Panel–ல் உள்ள Notification –ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
3. பின்பு ழதான்றும் திணரயில் Approve என்ற Button –ஐ Click செய்யவும்
Page 12
2.2 Rent Recovery for Pay Level Below 5 or Equal
2.2.1 initiator
Step Action
1. Log In பின் காைப்படும் திணரயில் Human Resource என்ற
Icon ஐ Click செய்யவும்
Page 13
Step Action
2. இப்ழபாது காணும் திணரயில் GTN Pay Service Button- ஐ
Click செய்யவும். பின்னர் Rent Recovery Details- மீது Click
செய்யவும்
▪ இப்ழபாது காணும் திணரயில் Employee Id -ணய
சகாடுத்து Button-ஐ Click செய்யவும. ▪ Employee- சபயருக்கு ழேராக உள்ள Action
button –ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
3. ழதான்றும் திணரயில் Create Buttton-ஐ Click செய்யவும்.
Page 14
Step Action
4. ▪ ழதான்றும் திணரயில் Effective Date –ஐ மாற்ற ழவண்டும்.
எந்த Date-லிருந்து, House Rent Allowance சகாடுக்கபட மற்றும் Rent பிடித்தம் ழமற்சகாள்ள ழவண்டிய Date –ஐ Select செய்யவும்.
5. ▪ Residence Type- ல் search செய்து ழதான்றும் திணரயில்
Occupying Rented GOVT Quarters –ஐ Select செய்யவும்
Step Action
6. ▪ Quarters Name என்ற Field-ல் Search செய்து Quarters –ஐ
Select செய்யவும். 7.
▪ Quarters City Grade என்ற Field-ல் Search செய்து Quarters
City Grade –ஐ Select செய்யவும்.
8. Employee Pay Level 5- க்கும் கீழ் அல்லது 5 - ஆக இருந்தால், அவருக்கு Rent பிடித்தம் செய்ய கீழ்க்கண்டவாறு கைக்கீடு செய்து வரும் Amount-ஐ Quart Charge for Higher Grade Field-ல் Enter செய்யவும். Calcualtion = House Rent Allowance - ((duty pay/100) *Percentagae)
Page 15
Step Action
Example:
Duty Pay =32700
House Rent Allowance= 3600
LEVEL: TNGS Time Scale.Level 3 (16600 - 52400)
Office Location : Chennai.
City Grade : Grade 1(a)
எனில்
Manual Calculation:
=> 32700/100 =327
=> 327*3=981 ( 3 is percentage of Rent Recovery Percentage as per G.O 305 )
=> 3600 - 981= 2619 (3600 is HRA rates as per G.O 305)
So Quart Charge for Higher Grade Value Is : 2619
Refer : G.O.Ms.No.305, Dated 13th October 2017.
Page 16
Step Action
3. Quart Charge for Higher Grade –ல் Amount-ஐ Enter செய்த பின்பு
Review Buttton-ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
9. பின்பு Approval Group-ஐ Select செய்யவும். List of Performers
திணரயில் ழதான்றிய பின்பு Submit Button-ஐ Click செய்யவும்
Page 17
2.2.2 Verifier
Step Action
1. Veifier Login செய்த பின் காைப்படும் திணரயில் Human Resource
என்ற Icon ஐ Click செய்யவும்
Page 18
Step Action
2. பின்பு Notification panel –ல் உள்ள Notification –ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
3. பின்பு ழதான்றும் திணரயில் Verify என்ற Button –ஐ Click செய்யவும்
2.3.3 Approver
Page 19
Step Action
1. Approver Login செய்த பின் காைப்படும் திணரயில் Human
Resource என்ற Icon ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
2. பின்பு Notification Panel–ல் உள்ள Notification –ஐ Click செய்யவும்.
Page 20
Step Action
3. பின்பு ழதான்றும் திணரயில் Approve என்ற Button –ஐ Click செய்யவும்
2.3 Rent Recovery for Higher Grade.
2.3.1 Initiator
Step Action
1. Login செய்த பின் காைப்படும் திணரயில் Human Resource
என்ற Icon ஐ Click செய்யவும்
Page 21
Step Action
2. இப்ழபாது காணும் திணரயில் GTN Pay Service Button- ஐ
Click செய்யவும். பின்னர் Rent Recovery Details- மீது Click
செய்யவும்
▪ இப்ழபாது காணும் திணரயில் Employee Id -ணய
சகாடுத்து Button-ஐ Click செய்யவும. ▪ Employee- சபயருக்கு ழேராக உள்ள Action
button –ஐ Click செய்யவும்.
Page 22
Step Action
3. ழதான்றும் திணரயில் Create Button-ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
4. ▪ ழதான்றும் திணரயில் Effective Date –ஐ மாற்ற ழவண்டும்.
எந்த Date-லிருந்து, House Rent Allowance சகாடுக்கபட மற்றும் Rent பிடித்தம் ழமற்சகாள்ள ழவண்டிய Date –ஐ Select செய்யவும்.
5. ▪ Residence Type- ல் search செய்து ழதான்றும் திணரயில்
Occupying Rented GOVT Quarters –ஐ Select செய்யவும். 6.
▪ Quarters Name என்ற Field-ல் Search செய்து Quarters –ஐ Select
செய்யவும். 7.
▪ Quarters City Grade என்ற Field-ல் Search செய்து Quarters City
Grade –ஐ Select செய்யவும். 8. உதார்ணமாக: Group B Category-ல் இருக்கும் Employee , Group A
Category-ல் இருக்கும் Employee - காை குடியிருப்பில், குடிருப்பின் அவருக்கு Rent பிடித்தம் செய்ய அதிகபடியாய் பிடிக்கப்படும் Amount –ஐ மட்டும் கைக்கீட்டு செய்து Quarter Charge for Higher
Grade, Field-ல் Enter செய்யவும்.
• Higher Grade Quart Charge :
= Total Rent – ((Duty pay/100)*Rent Recovery Percentage + HRA).
Page 23
Step Action
Example:
Duty Pay =39100
House Rent Allowance= 4700
Total Rent : 6944
Level: TNGS Time Scale.Level 18 (36900 - 116600)
Office Location : Chennai.
City Grade : Grade 1(a)
Manual Calculation:
=> 39100/100 = 47
=> 327*3=141 ( 3 is percentage of Rent Recovery Percentage as per G.O 305 )
Rent => 1173+4700= 5873 (4700 is HRA rates as per G.O 305)
=> 6944 - 5873= 1071
So Quart Charge for Higher Grade Value Is : 1071
Refer : G.O.Ms.No.305, Dated 13th October 2017.
Step Action
3. Quart Charge for Higher Grade –ல் Amount-ஐ Enter செய்த பின்பு
Review Buttton-ஐ Click செய்யவும்.
Page 24
9. பின்பு Approval Group-ஐ Select செய்யவும். List of Performers
திணரயில் ழதான்றிய பின்பு Submit Button-ஐ Click செய்யவும்.
2.3.2 Verifier and Approver
Step Action
1. Approver Login செய்த பின் காைப்படும் திணரயில் Human
Resource என்ற Icon ஐ Click செய்யவும்.
Page 25
Step Action
2. பின்பு Notification Panel–ல் உள்ள Notification –ஐ Click செய்யவும்.
Step Action
3. பின்பு ழதான்றும் திணரயில் Approve என்ற Button –ஐ Click செய்யவும்