Contractual obligations/
Lepingulised kohustused
Joint Technical Secretariat / Ühine Tehniline Sekretariaat
Applicant SeminarSeminar toetuse taotlejatele
Key Contractual Issues
Contract Structure
Responsibility for the project
Start & implementation period
Payments & reporting
Visibility
Contract amendment
2
Võtmeküsimused lepingus
Lepingu struktuur
Projekti kohustused
Algus ja elluviimise periood
Maksed ja aruandlus
Nähtavus
Muudatused lepingus
3
Pre-conditions for signing Grant Contract
Updated Application Form (if requested in the JMC decision)
Signed Partnership Agreement
Original of the Financial Identification Form with the details
of the bank account Information on the on the external audit companies
(Auditors) which will carry out expenditure verification (NB! requirements for auditors are available in the Terms of
Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract)
4
Toetuslepingu sõlmimise eeltingimused
Ajakohastatud taotlusvorm (kui on seirekomitee otsusega
nõutud)
Allkirjastatud Partnerlusleping
Finantsteabe vormi originaal pangakonto andmetega Andmed välisaudiitorite kohta, kes hakkavad teostama
kulude kontrolli (NB! audiitoritele esitatavad nõuded on saadaval
toetuslepingu kulude kontrollimise lähteülesandes)
5
Contract Structure
Special Conditions
General Conditions
Application Form
Contract-award procedures
Request for payment and financial identification form
Model narrative and financial report
Model report of factual findings and terms of reference for
an expenditure verification
Model financial guarantee
6
Contract and its
annexes are
available on the
Programme
website!
Lepingu struktuur
Eritingimused
Üldtingimused
Taotlusvorm
Lepingu sõlmimise kord
Maksetaotluse ja finantsteabe näidis
Tegevus- ja finantsaruande näidis
Faktiliste tähelepanekute ja kulude kontrollimise
lähteülesande näidis
Finantstagatise näidis
7
Leping ja selle
lisad on
avaldatud
Programmi
kodulehel!
Responsibility for the project
After approval of the project, the applicant (Beneficiary) signs the Grant Contract with the Contracting Authority (Joint Managing Authority) and assumes full legal and financial responsibility for the project management and implementation vis-à-vis the Contracting Authority
Contracting Authority has no contractual relationship towards partners or sub-contractors
It receives the Grant from the Contracting Authority and ensures that it is managed and distributed in accordance with the Partnership Agreement signed with the project partner(s)
8
Projekti kohustused
Pärast projekti heakskiitmist allkirjastab toetuse taotleja (toetuse saaja) lepinguid sõlmiva asutusega (Ühine korraldusasutus) toetuslepingu ning võtab ühise korraldusasutuse ees endale täieliku juriidilise ja finantsvastutuse projekti juhtimise ja elluviimise eest
Lepinguid sõlmiv asutus ei oma lepingulist suhet partnerite või allhankijatega
Toetuse saaja võtab vastu toetuslepingu lepinguid sõlmivalt asutuselt ning tagab selle haldamise ja jaotamise vastavalt projektipartneri(te)ga sõlmitud partnerluslepingule
9
Project start and implementation period
Project starting date is defined by the Beneficiary and the Contracting Authority ; stipulated in the Grant Contract and it can be either the day following that on which the last of the two parties signs the Grant Contract, or a later date agreed in the Grant Contract,
but in any case no later than 6 months after the signing of the Grant Contract.
The duration of the project is calculated by adding to this date the number of months indicated in the Application as the duration of the project
In order to be eligible, costs have to be incurred during the implementation of the project, i.e. after the starting date of the project stipulated in the Grant Contract and before the project end
10
Projekti algus ja elluviimise periood
Projekti alguskuupäeva määravad toetuse saaja ja lepinguid sõlmiv asutus; see on sätestatud toetuslepingus ning alguskuupäev võib olla toetuslepingu viimase osapoole poolt allkirjastamise kuupäevale järgnev päev või muu hilisem toetuslepingus kokkulepitud kuupäev,
igal juhul ei tohi alguskuupäev olla hilisem kui 6 kuud pärast toetuslepingu allkirjastamist.
Projekti kestus arvutatakse lisades alguskuupäevale toetuse taotluses kestusena märgitud kuude arv
Abikõlblikud kulud tuleb kanda projekti elluviimise jooksul, st pärast toetuslepingus sätestatud projekti alguskuupäeva ja enne projekti lõppkuupäeva
11
Payments to the projectProject not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000:
• initial pre-financing of max 40% of the Grant
• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report
12
Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000:
• initial pre-financing of max 40% of the Grant for the first 12 months
• further pre-financing instalments (every 12 months); together with the initial pre-financing not exceeding 80% of the Grant
• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report
Väljamaksete teostamine projektileProjektid, mille kogukestvus ei ületa 18 kuud ja toetus ei ületa 300,000 eurot:
• eelmakse esmane osamakse kuni 40% toetusest
• lõppmakse 45 päeva jooksul pärast lõpparuande heakskiitmist lepinguid sõlmiva asutuse poolt
13
Projektid, mille kogu- kestvus ületab 18 kuud või toetus ületab 300,000 eurot:
• eelmakse esmane osamakse kuni 40% projekti esimese 12 kuu toetusest
• eelmakse täiendavad osamaksed (iga 12-kuulise perioodi kohta); eelmaksete kogusumma ei või ületada 80% toetusest
• lõppmakse 45 päeva jooksul pärast lõpparuande heakskiitmist lepinguid sõlmiva asutuse poolt
ReportingProject not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000:
•interim report has to be submitted with the request for payment
•final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end.
14
Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000:
• interim report has to be submitted one month after each six-month period• request for payment has to be accompanied with the report, expenditure verification report• final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end
AruandlusProjektid, mille kogukestvus ei ületa 18 kuud ja toetus ei ületa 300,000 eurot:
•vahearuanne tuleb esitada koos väljamaksetaotlusega
•lõpparuanne peab olema kontrollitud audiitori poolt ja see tuleb esitada hiljemalt kolm kuud pärast projekti lõpetamist.
15
Projektid, mille kogu kestvus ületab 18 kuud või toetus ületab 300,000 eurot:
• vahearuanne tuleb esitada hiljemalt 1 kuu pärast iga 6-kuulise perioodi lõppu• väljamaksetaotlusele tuleb lisada aruanne ja kulude kontrolli aruanne• lõpparuanne peab olema kontrollitud audiitori poolt ja see tuleb esitada hiljemalt kolm kuud pärast projekti lõpetamist
Visibility
Beneficiary and project partners have to publicise the fact that the European Union has co-financed the project
Detailed Communication and Visibility Manual can be downloaded: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
16
Nähtavus
Toetuse saaja ja projektipartner(id) peavad rakendama vajalikke meetmeid avalikkuse teavitamiseks, et projekti rahastatakse EL poolt
EL välistegevuse teabeedastuse ja nähtavuse suunised on saadaval siit: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
17
Contract amendment
Beneficiary must inform the Contracting Authority /JTS on any changes in the project
Request for changes has to be submitted to the Contracting Authority /JTS at least one month before the required changes have to enter into force
In duly justified cases project implementation period can be extended up to 6 months (NB! All project activities have to end before 31 December 2014)
Contingency reserve foreseen in the Application can only be used with the prior written authorisation of the Contracting Authority
18
Muudatused projektis
Toetuse saaja peab teavitama lepinguid sõlmivat asutust/ÜTSi projektis tehtavatest mis tahes muudatustest
Muudatuste taotlus tuleb esitada ühisele korraldusasutusele/ühisele tehnilisele sekretariaadile vähemalt üks kuu enne taotletavate muudatuste kavandatavat jõustumist
Põhjendatud juhtudel võib ühine korraldusasutus otsustada projekti elluviimise perioodi kuni 6 kuu võrra pikendada (NB! Kõik projekti tegevused tuleb lõpetada hiljemalt 31. detsembriks 2014)
Taotluses kavandatud ettenägematute kulude reservi võib kasutada ainult ühise korraldusautuse eelneval kirjalikul loal
19
JTS contacts
www.estlatrus.eu
Email: [email protected]
Phone: +371 6750 9520
Address: Ausekla Str. 14-3, Riga
20
ÜTS-i kontaktid
www.estlatrus.eu
E-post: [email protected]
Tel.: +371 6750 9520
Aadress: Ausekla tn. 14-3, Riia
21