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COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME
DE GESTIÓN 2008 - 2009
AUDIENCIA PÚBLICA
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COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE
GESTIÓN 2008 - 2009
PROGRAMA3:30 pm Bienvenida e
Instalación
Dra. Sara Gonzalez Hernandez
Director General Saliente
INTERVENCIÓN DE LA ENTIDAD
3:45 pm Informe de Gestión Dra. Sara Gonzalez Hernandez
Directora General - Saliente
4:00 pm Gestión Jurídico -
Administrativa
Dr. Antonio Rafael Díaz Montiel
Secretario General
4:15 pm Gestión Presupuestal y
Financiera
Dra. Marlene Bello Castillo
Jefe Oficina Planeamiento Archivístico
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COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE GESTIÓN 2008 - 2009
INTERVENCIÓN ORGANIZACIONES SOCIALES, GREMIOS Y CIUDADANOS
4:10 pm Preguntas Empresaria, Estudiante, Participante de los consejos
CONCLUSIONES Y CIERRE
4:30 pm Conclusiones Dr. Hernando Ossa Lenis
Jefe Oficina de Control Interno
4:45 pm Cierre
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CONTENIDO
• INFORME DE GESTIÓN 2008 - 2009– CUMPLIMIENTO METAS SIGOB
– LOGROS DEL PLAN DE ACCIÓN 2009• Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental
• Modernización de los Archivos Públicos
• Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos
• Fortalecimiento Institucional
• INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO - ADMINISTRATIVA
• INFORME DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERO
• CONCLUSIONES
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INFORME DE GESTIÓN 2008 - 2009
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EJES ESTRATÉGICOS
• RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
• MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
• FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
• FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
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Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA
Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas
Meta 2008: Sector 17, AGN 3
AGN – CUMPLIMIENTO METAS SIGOB -2008
TEMA DE INVESTIGACIÓN % DE AVANCE
1. Evaluación de productos naturales a base
de plantas: repelentes100%
2. Evaluación del deterioro en cintas de
microfilm y CD100%
3. Diagnóstico de la sigilografía del Fondo
Manuscritos y Leyes Originales 100%
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Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA
Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas
Meta 2008: Sector 17, AGN 4
AGN – CUMPLIMIENTO METAS SIGOB - 2009
TEMA DE INVESTIGACIÓN % DE AVANCE
1. Evaluación de cintas adhesivas translúcidas comerciales
para su uso en la conservación Documental 70%
2. Implementación de métodos analíticos aplicados a
soportes Documentales Fase II 70%
3. Control de biodeterioro Documental con extractos de
plantas Fase II
80%
4. Evaluación y control de métodos de intervención de
tintas ferrogálicas 85%
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
• Restauración de 13520 folios del AGN ,
relacionados con el BICENTENARIO
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
• Descripción de 83016 folios del AGN , de
los fondos: Presidencia de la República,
Camilo Torres, Alfonso Araujo Gaviria,
Ministerio de Minas y Energía,
Superintendencia de Industria y Comercio,
Ministerio del Interior y Justicia, Ministerio de
Relaciones Exteriores
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
• Se digitalizaron durante
2008 y 2009, dentro del
Plan Nacional de
Digitalización de Archivos;
cerca de 1,5 millones de
imágenes digitales
relativas al Bicentenario.
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
• Se realizó la compra de una Cámara
Planetaria Digitalizadora para documentos de
gran formato
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PARTICIPACIÓN EN LA CAMPAÑA CONTRA EL TRÁFICO ILÍCITO DEL PATRIMONIODentro del convenio se está trabando el curso virtual de patrimonio y la lista roja de bienes en peligro de exportación y de tráfico ilícito.
Proyecto financiado por el Consejo de Estado de los Estados Unidos y la UNESCO
RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
CAPACITACIÓN
• Se han realizado capacitaciones así: CAPACITACIONES CANTIDAD
CURSOS BASICOS NIVELES I, II, III 7TALLERES DE MICROFILMACION Y DIGITALIZACION, CONSERVACION DOCUMENTAL ELABORACION Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 4VIDEOCONFERENCIAS Descripción Documental, con el apoyo del SENA y La Universidad de la Salle , "Pautas para la utilización del Microfilme", El Sistema Nacional de Archivos, NTC 3723 Microfilmación de Documentos, "Pautas para la utilización de la digitalización 5CAPACITACION POR DEMANDA: REGISTRADURIA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL, MUNICIPIO DE GARZON , SANIDAD MILITAR, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR REGIONAL DEL META,COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES,DIPLOMADO UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS,MINISTERIO DE DEFENSA 7
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
• SISNA EN LA REGION CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO
Visitas de Acompañamiento a Gobernaciones 21
Visitas de Acompañamiento Alcaldías 14
• COMITES TECNICOS DE ARCHIVOS
Reuniones de Comités Técnicos 26
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
• INSPECCIÓN Y VIGILANCIA Construcción y Reglamentación del Modelo de Inspección, Control y
Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos (Borrador) 1
Inspección a las Entidades reportadas con hallazgos de tipo archivístico por parte de la Contraloría General de la República
• Entidades visitadas 31 Seguimiento y control de los Planes de Mejoramiento de las
Entidades inspeccionadas en las vigencias 2005, 2006, 2007 y 2008
• Entidades visitadas 55
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS – AGN CUBA
• Se realizó Seminario Internacional, el cual se orientó a capacitación, trabajos prácticos y talleres en restauración por la coordinadora del Archivo Histórico de Cuba, dentro de convenio realizado con Presidencia de la República Acción Social, y el AGN.
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• Se adelanta norma para Armonizar MECI, GP:1000, y el Sistema de Gestión Documental
MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
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• Aprobación de 16 TRD en las siguientes entidades
ESE RITA ARANGO ALVAREZ DEL PINO EN LIQUIDACIÓN
GOBERNACIÓN DE SAN ANDRES PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA
INSTITUTO CARO Y CUERVO
GOBERNACIÓN DE SANTANDER
ELECTRIFICADORA DEL CAQUETA S.A.
ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A.
INSTITUTO AMAZÓNICO DE INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS SINCHI
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN DE RECURSOS BIOLOGICOS ALEXANDER VON HUMBOLDT
GOBERNACIÓN DEL GUAVIARE
UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES
CORPORACIÓN AUTONOMA REGIONAL DEL CESAR
ESE ANTONIO NARIÑO EN LIQUIDACIÓN
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
ESE SANATORIO AGUA DE DIOS
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE SANTANDER
FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO
MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
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• Aprobación de 9 TVD en las siguientes entidades:FONDO NACIONAL DE AHORRO
ESE FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
LA PREVISORA VIDA S.A.
IFI CONCESIÓN DE SALINAS
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
ICCE, OFICINA ADMINISTRATIVA PARA PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS CONJUNTOS
ADMINISTRACIÓN POSTAL NACIONAL
ESE ANTONIO NARIÑO
MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
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INFORME DE GESTIÓN
JURÍDICO - ADMINISTRATIVO
2008 - 2009
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PLAN DE RENOVACIÓN ORGANIZACIONAL
No. Resolución Fecha Objetivo
111 Mayo 19 de 2009 Crear el Grupo de Gestiónde Proyectos dependiendodirectamente de la DirecciónGeneral.
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ORGANIGRAMA ACTUAL
DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACION
DIVISIÓN DE PROGRAMASESPECIALES
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARÍA GENERAL
COMITÉ DEARCHIVOS
OFICINA DE PLANEAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO
DE LA POLIÍTICA ARCHIVÍSTICA
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
GRUPO DE TALENTO HUMANO
GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA
GRUPO DE CONTABILIDAD
GRUPO DE MICROFILMACIÓNY DIGITALIZACIÓN
GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS
GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA DEL SNA
GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS
DEL SECTOR PÚBLICO
GRUPO DE SERVICIOS GENERALES
UNIDAD DECONTROL INTERNO
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
COMITÉEVALUADOR
DE DOCUMENTOS
NIVEL No. CARGOS
DIRECTIVO 2
ASESOR 1
EJECUTIVO 6
PROFESIONAL 32
TÉCNICO 27
ASISTENCIAL 29
TOTAL CARGOS 97
FUENTE: READECUACIÓN INSTITUCIONAL AGN
RESOLUCIÓN No. 111 DE MAYO 19 DE 2009.
ELABRADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICOFecha: 12-08-09
COMITÉDE DIRECCIÓN
GRUPO DE SISTEMAS
GRUPO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
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CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Convenios Estado Actual
Caja Agraria 01 – Historias Laborales. Proyecto culminado el 30 de junio de 2009.
Caja Agraria 02 – Administración Integral. Convenio en fase de organización de oficinas(Presidencia y Vicepresidencia).
Banco Central Hipotecario – BCH en Liquidación.
Traslado de documentación para segundaeliminación.
Compañía de Financiamiento Comercial –COFINPRO en Liquidación.
Realización de procesos de Admón. Integral.
Instituto de Fomento Industrial – IFI en Liquidación.
Revisión y cotejo de la información entregadapara Admón. Integral.
Fiduciaria del Estado – FIDUESTADO en Liquidación.
Verificación de los registros del Formato Únicode Inventario Documental en Winisis.
Banco Cafetero – BANCAFE en Liquidación. En espera del archivo documental queentregará la liquidada para la Admón. Integral.
Banco del Estado – BANESTADO en Liquidación. Monitoreo de condiciones ambientales y físicaspara custodia de rollos de microfilm.
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CONVENIOS CON OTRAS ENTIDADES
2. Superintendencia de Notariado y Registro. Proyecto deasistencia técnica suscrito en diciembre de 2007
3. Están proyectados
Ministerio de Agricultura
Superintendencia de Puertos y Transportes
FES (Fundación para la educación y el desarrollo social)
Ministerio de la Protección Social
Fondo Ganadero del Caquetá
Justicia Penal Militar
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CONTRATACION
Clases de Contratos Cantidad
Obra 3
Suministros 7
Servicios 2
Compraventa 17
Interventoría 2
Arriendo 3
Seguros 3
Prestación de Servicios 261
Urgencia Manifiesta 1
TOTAL 299
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MODALIDADES DE SELECCION
Modalidad de Selección Cantidad
Licitación Pública 2
Selección Abreviada* PROCESOS DE COMPRA POR BOLSA
2
Convocatoria Pública 17
Contratación Directa 278
TOTAL 299
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28
AVANCE MODELO ESTÁNDAR
DE CONTROL INTERNO (MECI)
ETAPA AVANCE
Planeación, diseño e implementación 96%
Diseño e implementación del Modelo 93%
Evaluación a la implementación del MECI 84%
Normograma SCI 95%
AVANCE PROMEDIO 92%
*En la revisión realizada por la Contraloría a la implementación del Sistema Integrado de Gestión se calificó con un 85%.
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29
ETAPA DESCRIPCIÓNPESO
TOTAL
PLANIFICACIÓNPolítica de calidad 2.5%
5%Objetivos de calidad 2.5%
IMPLEMENTACIÓN(Desarrollo y
documentación)
Modelo de operación por procesos
20%47%
Manual de calidad 13%
Sensibilización y Socialización 14%
VALIDACIÓNAuditoría Interna 17%
41%Revisión por la alta dirección 24%
AVANCE 93%
AVANCE GESTIÓN DE CALIDAD
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RESPONSABILIDAD SOCIAL
TIPOPRESENTADOS A
NOVIEMBRERESPUESTAS
20092008 2009
DERECHOS DE PETICIÓN 61 92 89
QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 29 6 6
CONCEPTOS
CORREO POSTAL Y ELECTRÓNICO
320 653 464
PÁGINA WEB 164 59
TOTALES 410 915 618
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RESULTADOS AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALREALIZADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
RESULTADOSVIGENCIA
2007 2008
CONCEPTO SOBRE GESTIÓNFAVORABLE CON OBSERVACIONES
FAVORABLE CON OBSERVACIONES
RESULTADO TOTAL 60,5 73,86HALLAZGOS 36 24
EN LA VIGENCIA 2008 EL RESULTADO FUE EL
FENECIMIENTO DE LA CUENTA
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INFORME DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL Y FINANCIERA2008 - 2009
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33
CIFRAS PRESUPUESTALES
Aportes de la Nación vs. Recursos Propios
Funcionamiento vs. Inversión
-
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
Aportes de la Nación
Recursos Propios
-
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
Funcionamiento
Inversión
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34
CIFRAS PRESUPUESTALES
99,97%
90,13%94,81% 97,82%
92,46% 91,04% 88,50%79,90%
90,30%
108,11%116,27%
101,73%
102,36%
116,85%101,16%
66,06%
54,77%
89,39%
99,97%
93,79%96,20%
97,68%95,68% 95,45% 94,63%
95,29%
96,31%
90,62%
97,46%
96,02% 98,66%
96,42%97,87%
57,07%
70,67%
98,00%
19
91
19
92
19
93
19
94
19
95
19
96
19
97
19
98
19
99
20
00
20
01
20
02
20
03
20
04
20
05
20
06
20
07
20
08
% ejecución sobre apropiación inicial % ejecución sobre apropiación definitiva
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EJES ESTRATÉGICOS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN
MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS
SNA
EJES
RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PROYECTOS
1. Implantación del Sistema Nacional Archivos
2. Dotación y Automatización de Archivos
3. Divulgación del Patrimonio Documental e Imagen Institucional
4. Recuperación del Patrimonio Histórico Documental
5. Conservación y Recuperación del Patrimonio Documental
6. Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN
7. Renovación e Implementación de Tecnologías de la Información en el AGN
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8. Mejoramiento, Dotación y Adecuación del Inmueble para la Creación del Archivo Intermedio de las EFPL
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EJECUCION PRESUPUESTAL INVERSIÓN PROYECTOS
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EJECUCION PRESUPUESTAL A NOVIEMBRE DE 2009
CONCEPTO APROPIACION COMPROMISOS % CERTIFICADO %
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
5.948.288.127 4.191.102.706 70,46% 4.347.486.458 73,09%
GASTOS DE INVERSIÓN
6.895.477.696 4.767.617.155 69,14% 4.991.472.550 72,39%
TOTAL PRESUPUESTO
12.843.765.823 8.958.719.861 69,75% 9.338.959.008 72,71%
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DE: INVERSIONES FRANCO (EMPRESA)
DRA. CLARA FRANCO
PREGUNTA:
¿El AGN tiene algunas responsabilidades dónde la actividad que se desarrolla es
única en el país, cómo por ejemplo la formulación de la política archivística. En
otros servicios el AGN tiene competencia, en algunos casos con empresas
privadas. En estos servicios, cómo ve el AGN su futuro y si tiene actividades
para mantener y mejorar su competitividad?
INTERVENCIÓN DE LA CIUDADANÍA
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DE: JUAN MANUEL REINA
TÉCNICO EN GESTIÓN DOCUMENTAL SENA
PREGUNTA:
¿En la actualidad cuál es la función de los Consejos Departamentales y
Municipales con respecto a la evaluación de las TRD y TVD; qué directriz
proporcionar el AGN para garantizar la elaboración de las TRD y TVD?
INTERVENCIÓN DE LA CIUDADANÍA
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DE: MARÍA ISABEL GÓMEZ AYALA
COORDINADORA GRUPO BIENES CULTURALES MUEBLES
DIRECCIÓN DE PATRIMONIO
PREGUNTA:
¿Cuál es la política del Archivo General de la Nación para la protección y
salvaguardia del patrimonio documental que es propiedad de particulares?
INTERVENCIÓN DE LA CIUDADANÍA
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INTERVENCIÓN DE LA CIUDADANÍA
DE: MARÍA ISABEL GÓMEZ AYALA
COORDINADORA GRUPO BIENES CULTURALES MUEBLES
DIRECCIÓN DE PATRIMONIO
PREGUNTA:
¿Qué acciones implementa el AGN para evitar que el patrimonio
documental de Colombia sea subastado o comercializado en el
extranjero?
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INTERVENCIÓN DE LA CIUDADANÍA
DE: MARÍA ISABEL GÓMEZ AYALA
COORDINADORA GRUPO BIENES CULTURALES MUEBLES
DIRECCIÓN DE PATRIMONIO
PREGUNTA:
¿Los particulares deben registrar los bienes documentales ante el
AGN?; ¿Cuál es el trámite?