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GUIDED'AUDITCOMPTABLEETFINANCIER
Evaluationdu contrle interne
SecteurprivRapportDfinitif4Juillet2009
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EVALUATIONDUCONTRLEINTERNESECTEURPRIVRAPPORTDFINITIF 4JUILLET2009
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valuation du contrle interne constitue une tape fondamentale dans la dmarche
daudit.Ellepermetdvaluerlorganisationcomptableetfinancire,dendterminerles
forcesetlesfaiblessesetdorienterenconsquenceleprogrammedecontrle.
Leprogrammede travailEvaluationducontrle interneproposdans leguidedauditestun
outilpourassisterlauditeurdanssadmarchemthodologique.Ilproposeunemthodologieet
un ensemble doutils (questionnaire des sparations des fonctions, questionnaires par cycle,
mthodedvaluationdesrisques).
Le guide daudit propose une dmarche mthodologique en trois tapes.
ETAPE1PRISEDECONNAISSANCEGNRALEDUCONTRLEINTERNE
Lesobjectifsdestravauxsontlessuivants:
ComprendrelorganisationcomptableetfinanciredelentitauditeIlsagirapour lauditeurdecollecter lensembledes informationsdocumentairessur ledispositifdecontrleinterne:
Guidedeprocdures, Cartographiedesprocessusactivitsacteurs, Cartographiedesrisquesmthodedvaluation, Plandactions, Liste des acteurs du dispositif: rfrent contrle interne, audit interne, comit
daudit,
Tableaudebordducontrleinterne. Procderdestestsdeconformit
Poursassurerdesacomprhensiondesprocdures,lauditeurprocderades:
Testsdecheminement:retracerphaseaprsphaseuneprocdure, Testsspcifiques:slectionsurcertainesactivitsouparrapportcertainsacteurs, Restitutionsauxacteursdelentitdesacomprhensiondelaprocdure.
L
METHODOLOGIE
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ETAPE2EVALUATIONDUDISPOSITIFDECONTRLEINTERNE
Lesobjectifsdestravauxsontlessuivants:
Identifierlesforcesetlesfaiblessesdudispositifdecontrleinterne Force du dispositif du contrle interne: risque possible, rsultat de procdures
insuffisantespourrduirelerisquepotentielunniveauacceptable.
Forcedudispositifducontrle interne:corresponduneprocdureexistantequi,parsaprsence,couvrecompltementoupartiellementunrisquepotentiel.
EvaluerlafonctioninformatiqueLimportance majeure des systmes dinformation comptables et financiers ncessiteunevaluationparlauditeur.Cestravauxvontconsisternotamment:
Elaboreroumettrejourlacartographiedusystmedinformation; Identifier les applications, interfaces manuelles automatiques, priodicit, acteurs
descontrles,contrlesautomatiques;
Apprhenderlorganisationdelexploitation; Comprendrelesincidentsdexploitationaucoursdelexercice; Matriserlesrglesdescuritphysiqueetlogique; Identifierlesplansdesecours; Procderdestestsspcifiquessurdesapplications; Procderdestestsspcifiquessurdesdonnes.
ProcderdestestsdeprocduresurlespointsfortsIlsagitdesassurerparunesriede testsde lavracitdespoints forts.Lestestsdepermanence ont pour objectif de valider lexistence des points forts et den mesurerlimpactrelsurlacouverturedesrisques.
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ETAPE3LABORATIONDUPROGRAMMEDETRAVAIL
Alissuedecestravaux,lauditeurdterminelesforcesetfaiblessesdudispositifdecontrleinterne.Auregarddecesconclusionsetencohrenceaveclesassertionsdaudit,lauditeurlaboreunenotedorientationdelaquelledcoulerasonprogrammedecontrle.
Pourmmoirelesassertionsdauditcommunmentadmisessontlessuivantes:
Fluxdoprationsetlesvnementssurvenusaucoursdelapriode: Ralit:lesoprationsetlesvnementsquionttenregistrssesontproduitset
serapportentlentit;
Mesure:lesmontantsetautresdonnesrelativesauxoprationsetvnementsonttcorrectementenregistrs;
Exhaustivit: toutes les oprations et tous les vnements qui auraient d treenregistrssontenregistrs;
Sparationdesexercices:lesoprationsetlesvnementsonttenregistrsdanslabonnepriode;
Classification:lesoprationsetlesvnementsonttenregistrsdanslescomptesadquats.
Soldesdescomptesenfindepriode: Existence:lesactifsetlespassifsexistent; Droitsetobligations:lentitdtientetcontrlelesdroitssurlesactifs,etlesdettes
correspondentauxobligationsdelentit;
Exhaustivit:touslesactifsetpassifsquiauraientdtreenregistrslontbient; valuationetimputation:lesactifsetlespassifssontinscritsdanslescomptespour
des montants appropris et tous les ajustements rsultant de leur valuation ouimputationsontcorrectementenregistrs;
Prsentationdescomptesetinformationsfourniesenannexe: Ralit et droits et obligations: les vnements, les transactions et les autres
lmentsfournissesontproduitsetserapportentlentit;
Exhaustivit: toutes les informations relatives lannexe des comptes ont tfournies;
Prsentationetintelligibilit: lescomptesetlinformationfinanciresontprsentsde manire approprie et les informations donnes dans lannexe sont clairementprsentes;
Mesure et valuation: les informations financires et les autres informations sonttraduitesfidlementetpourlesbonsmontants.
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OUTILS:Note1:Mthodedvaluationdesrisques(typemthodologieAMDEC)
Note2:Questionnairesparationdesfonctions
Note3:Questionnairesdvaluationducontrleinterneparcycle
LAMETHODEAMDECMthodefournietitredillustration.
LamthodeCOSOpeutgalementtreprconise.
A. PRESENTATIONGENERALEDELAMETHODEAMDEC
Dveloppedanslesannes40auxEtatsUnis,lamthodedAnalysedesModesdeDfaillance,deleursEffetsetdeleurCriticit(AMDEC)atoriginellementconuepourdterminerlafiabilitdunsystmedeproduction(loriginelautomobile,plusrcemmentlenuclaireetlindustriechimique).LAMDECsestdepuisdveloppeauseindusecteurtertiaire,notammentdanslecadrededmarchesqualit(ex:danslamatrisedurisquedinsatisfactionduclient).
LamthodeAMDECestparticulirementintressantedanslecadredunemissiondauditdanslamesureoelleoffretoutlafois:
- Unemthodologiedidentificationdesrisques,- Leslmentsdecaractrisationdecesrisques,- Unevaluationchiffredelimportancedecesrisques.
LamthodeAMDECestunedmarcheconsistantdfiniretrecenserauniveaudechaquecomposant,lesdfaillancespotentiellesetdenvaluerlesincidencesprobables.Encasdidentificationderisquesmajeurs,cettemthodedbouchesurlancessairemiseenuvredunesriedecontrlesvisantrduirelexistencedesfacteursderisquesanalyssouenlimiterleseffets.
LamthodeAMDECreposesur2hypothses:
- Laralisationdunedfaillanceentranencessairementleseffetsouimpactsattendus,- Ceseffetssontvalustouteschosesgalesparailleurs,c'estdiresupposantqueles
procduresetlesmodesdefonctionnementdelastructureonttrespects.
NOTE1
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LedploiementdelamthodeAMDECsedcomposeendeuxgrandestapes:
Lidentificationdesrisqueso Lidentificationdesrisquespotentielso Le choix de lchantillon (reprsentatif de la population mre ou des populations
risque)
Lamesuredurisqueo Lchantillonnageo Leniveaudeprioritdurisque(lacotation)
B. LIDENTIFICATIONDESRISQUESLidentificationdesrisquessefondesurunerevuedeprocessus.
Cettedmarchequipermetdidentifierdesrisquespotentielsncessitedepossderoudfinirlesprocessusanalyser.Danslecadredunaudit,lesprogrammesdecontrle(parcycle)fournissentleslmentsconstitutifsdesprocessusanalyser(leprocessusdengagementdeladpense,leprocessusdinventaire,leprocessusderceptiondesbiens).
Lestravauxralissdanslecadredelvaluationducontrleinternedelentitcontrlepermettrontdefournirlauditeurunelistederisquespotentielsquidevrontfairelobjetduneattentiontouteparticuliredelauditeur.
Ltudedecesrisquespassetoutdabordparleurcaractrisation:quelleestloriginedurisque(ex:nonmisejourdunlisting)?Commentsemanifestetil(ex:erreurdevalorisationdesbiens)?
Quel
est
son
mode
de
dclenchement
(ex
:
non
application
de
la
procdure
par
lagent
responsable)?
Afindevaliderlexistencedunrisquepotentieletdenmesurerlimportance,ilconvientdeprocderunchantillonnage.Latechniquedebaseconsisteenlaslectiondunchantillonreprsentatifdelapopulationmre.Celapermetdexploiterlesdonnesdunepartiedelapopulationobserveetdeconsidrerlesrsultatscommereprsentatifsdecequiauraittobtenuparlanalysedelapopulationtouteentire.
Unesecondetechniqueconsisteenlaslectiondunchantillondontlescaractristiquesenfontlefoyerprivilgidelasurvenanceprobabledurisqueidentifi.Ilsagitdoncdeclasserlapopulationmreselonlescritrespermettantdefaireapparatrelaoulescatgorie(s)delapopulationlesplus
expossaurisquequelonsouhaiteobserver.Cettetechniquenepermetplusdeconsidrerlesrsultatsdelchantillonnagecommereprsentatifsdecequiauraittobtenuparlanalysedetoutelapopulationmre,maispermetenidentifiantlespopulationsrisquedecaractriserplusfacilementcesrisquesetdenidentifierplusaismentlesmesuresdecontrlesappropriesleurrduction.
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C. LAMESUREDURISQUE
La
criticit
de
la
dfaillance
(NPR)
:
Niveau
de
Priorit
de
Risque
qui
sobtient
par
la
multiplication
de
3indices.
NPR=OGE
Loccurrencedeladfaillance(O),c'estdiresafrquencederalisation; La gravit des effets attendus (G), c'estdire limportance de leffet dune dfaillance
potentielleapprcieselonunegrilledvaluationprtablie;
La capacitdendiguement de la dfaillance (E), c'estdire la mesure de la possibilit delimiter(voirdempcher)leseffetsdeladfaillancealorsmmequelleestdjsurvenue;
Lacotationdurisque,consisteen llaborationdunegrilledemesurepourchacundeces indices.Lchantillonnagepermetderenseignercesgrilles.
1. LchantillonnageLechoixdunchantillonconditionnetrssouvent lesuccsdunaudit.Eneffet, lesmthodesmodernesdanalysedufonctionnementetdelagestiondesorganisations,publiquesetprives,se fondent en grande partie sur des enqutes qui ncessitent la structuration rigoureusedchantillons reprsentatifs du phnomne ou de la population (au sens statistique duterme).
Selon les cas, la population do sera issu lchantillon peut constituer lobjet scientifiquedtude,ouservirdemoyendinformationparmidautres,pour lacomprhensionou lanalysedunobjetexogne.
La ralisationduneenquteparchantilloncorrespond,en quelque sorte, lamise en placedunprogrammedemaximisationdesenseignementsetdeminimisationde lincertitude,souscontraintes de fond (objectifs, problmatique, utilisations) et de forme (cots, dlais, canauxdenqutes,traitements).
Certains audits techniques ou de scurit qui exigent une extrme capacit rvlatrice desinvestigations, supposent ltablissement de niveau de confiance trs lev (99 %) etlacceptationde margederreur trstroite (
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LatailledelchantillonLaprobabilitestdfiniecommelalimitestatistiqueverslaquelleuneproportiontendaufuretmesurequelenombredobservationsaugmente.
Dterminerlatailledunchantillonconsisterduireaumaximumlincertitudepourapprocherlavraierponse,lavraieproportion.
Statistiquement,latailledelchantillonestfournieaprsavoirdterminleniveaudeconfianceetlamargederreurconsidrscommeraisonnablesparlauditeur.
LeniveaudeconfianceetlecoefficientLaprobabilitquelephnomneobservsetrouvedanslchantillons'appelleleniveaudeconfiance.
Ilconvientdoncdansunpremiertempsdesefixerceniveaudeconfiance.Lesniveauxdeconfiancerequispeuventtrelevs:95%voire99%(contrledeproduction)ouplusfaibles(90%ou67%pourlesenqutesdopinion).
Leniveaudeconfianceserapportelchantillon:Ilya95chancessur100pourquelapopulationobservesesitueentreetouencoresilontirait100chantillonsdiffrentsauseindelapopulationmre,95(ou67)donneraitlemmersultat.
Achaqueniveaudeconfiancecorresponduncoefficient(abscissedelacourbedeGauss)quipermettradecalculerlamargederreursurlaproportionobserve.Cecoefficientcorrespondaunombredcartstypesncessairespourestimerlobservation.
NIVEAUDECONFIANCE COEFFICIENT
67% Environ1(0,99)
90% Environ1,65
95% Environ2(1,96)
99,8% Environ3(3,09)
(autrelecture:67%dunepopulationGaussienneestcompriseentre+ouuncarttypedelamoyenne,et95%entre+ou2cartstype).
LamargederreurLamargederreurcestdirelerreuracceptelorsdelextrapolationlapopulationdebaseportantsurunrsultatobservdpend:
- delaproportionellemme- delatailledelchantillon- duniveaudeconfianceretenu
Lamargederreurcorrespondlcartmoyenentrelesrsultatsobtenussurlchantillonetceuxquelonauraitobtenussurlapopulationmreenlinterrogeantentotalit.Ex:Sionobtientuntauxderreursurliquidationdesfraisdemissionde50%avecunemargederreurde2%,la
vraievaleurestcompriseentre48et52%.Etsilonsefixeunniveaudeconfiancede95%,
celaveutdirequilya95%dechancequeletauxderreursurliquidationdesfraisdemission
soitcomprisentre48et52%.
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Lamargederreurmestgale+ou P(P=proportionobserve).
P=coefficientdeGaussx
Lcarttype:
1
100
N
nNx
n
PP
quandNesttrslargementsuprieurn: 11
N
nN
n
PP
100
avec =carttype
P =proportionobserve(100%)
n =tailledelchantillon
N =tailledelapopulationmre
Sileniveaudeconfianceestde95%: 2)100(
2
n
PPP
Sileniveaudeconfianceestde67%: )100(
2
n
PPP
Danslapratique,onpeututiliserdestablesstatistiquesoudesabaquespourestimerlesmarges
derreurrelativesauxproportionsconstates.
2. Leniveaudepriorisationdesrisques(lacotation)Lacriticitdeladfaillance(NPR):NiveaudePrioritdeRisquequisobtientparlamultiplicationde3indices.
NPR=OGE
1. Loccurrencedeladfaillance(O),c'estdiresafrquencederalisation;2. La gravit des effets attendus (G), c'estdire limportance de leffet dune dfaillance
potentielleapprcieselonunegrilledvaluationprtablie;
3. La capacitdendiguement de la dfaillance (E), c'estdire la mesure de la possibilit delimiter(voirdempcher)leseffetsdeladfaillancealorsmmequelleestdjsurvenue;
Lemodledenotationreposesurlidentificationdunechellecommuneaux3critres:notesur5,sur4sur10
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Exemple
Risque INDICE
Dsignation O G E NPR
Impay 3 2 2 12
Erreurdevalorisationdesimmobilisations 3 3 2 18
Erreurdimputation 3 3 1 9
Certainsmodles(AMDEC)intgrentun4meindicedecriticit:lacapacitdedtectiondurisque.
Audeldelidentificationetdelvaluationdesrisquesquipermettrontdeprciserleprogrammedecontrledelauditeur,lamthodeAMDECoffredoncuneintressantesourcedindicateursdepilotagecarellechiffrelesrisquesprioritairesduneorganisationpermettantainsideproduirergulirementlamesuredeleurvolutionetdensurveillerlamatrise.
Letableaudebord,outildalerteaveclequelledcideurdoitpilotersonactivit,estlesupportdelaprisededcisions.Cesontlesplansdactionscorrectrices,laborssuitelanalysedutableaudebord,quipermettrontderduirelesrisques.LefficacitdelamiseenuvredesactionsdcidesestmesureparlesindicateursdepilotagevaluantlesrisquesselonlesprincipesdecotationdelamthodeAMDEC.
Lacotationdesindicesmesurantlacriticit:lafichedecotationUnenotedecriticitdoittreattribuechacundesrisquesidentifis.
Il
sagit
pour
chacune
des
composantes
(indices)
de
la
criticit
(frquence,
gravit
et
capacit
dendiguement)dlaborerunegrilledenotation.
Lesgrillesdenotation,commelesfacteursnoternesontpasimposesparlamthodeAMDEC.Elleprvoitaucontrairequelesgrillesdoiventtrelaboresparlesdestinatairesdelinformationproduite:lesauditeurs.
Ainsi,unefoislesrisquesidentifisconvientildeconstruiredesgrillesdenotationpourchaquerisqueetdidentifierlesfacteursquiferontlobjetdecettenotation.Danslecadredemissionssimilaires,ilconvientdutiliserlesmmesgrillesdenotationpournoterlesmmesrisques.
1 risque 3 indices
1 indice 1 grille de notation (chelle)
1 n facteur(s)1 grille de notation
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LesgrillesdenotationAchaqueindicecorrespondunegrilledenotationquipeutallerde13(chelledenotationauchoixdelauditeur).Ex:
- 1:faible:frquenceougravitfaible,capacitdendiguementleve- 2:moyen:frquenceougravitoucapacitdendiguementmoyenne- 3:lev:frquenceougravitleve,capacitdendiguementfaible
Enrsum:lanote1estaffecteunproblmemineuretlanote3unproblmeimportant.
LesfacteursnoterLesnotesportentsur1ouplusieursfacteur(s)composantlindice.
- frquence:lanotationportesurlaoulesprincipalesmanifestationsdurisque.- gravit:lanotationportesurlaoulesprincipalesconsquencesdurisque.- capacitdendiguement:lanotationportesurlaoulesprincipalescausesdurisque.
LapondrationdesnotesCettemthodeparticulirementminutieusepeutaboutirpourunemmefichelanotationdunnombredefacteursdiffrentsdunindicelautre.Unchoixdoitdonctreoprafindedciderdupoidsdonnerlanotedechaqueindicedanslecalculdelacriticitdurisqueconcern.
Unefoisencore,lamthodeAMDEClaisselauditeurlesoindepondrerlesindices.Ilestgalementpossibledechoisirdenepaspondrerlesindicesenramenantlesnotesdechacundescritresunemmechelle(parlapplicationdelarglede3).
Audeldelavrificationdelexistencedesrisquespotentiels,lchantillonnagepermettentdefournirleslmentsutilesaurenseignementdecertainesnotescommelafrquenceoulagravit(lorsquecettegravitcemesureenmontantparexemple).
LacomparaisondesnotesdesdiffrentsrisquestudisLamiseenperspectivedesnotesdelensembledesrisquesidentifispermetdeclasserlesrisques.Ainsidesrisquesimportantsapparaissentauxcotsderisquesmineurs.Lauditeur
focaliserasonprogrammedecontrlesurlesrisquesmajeursdtects.
Lacomparaisondesnotesdesdiffrentsrisquesestpossibledanslamesureolauditeurapralablementvrifiquelensembledesrisquesonttnotssurlammechelleglobaledecotationdesfacteursquilescomposent.Unefoisdeplus,encasdebesoin,lesnotesdelensembledesrisquesdevronttreharmonisesparlapplicationdelarglede3afinquellessoientrenduescomparables.
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QUESTIONNAIRESEPARATIONDESFONCTIONSCLIENT REFERENCES
SEPARATIONDESFONCTIONS CISEP
DATE REDACTEUR VISASDEREVUE EXERCICE
XX/XX/XXXX
FONCTIONS
PERSONNES
PDG
M.ouMme
DG
M.ouMadame
Compt
able
M.ouMme
Cabine
td'expertise
comptable
COURRIER
Ouverture Enregistrement Lecteur
VENTE
Acceptationdescommandes Bond'expdition Facturation Contrlefacturation Avoirs Comptabilisation Endosdesrglements Remisesdechques Enregistrementrglements
Achats
Autorisationdecommandes Bonsdecommandes Bonsderception Contrlerception Contrlefacturation Bonpayer tablissementrglements Comptabilisation
BANQUE
Comptabilisation Rapprochements Signature
CAISSE
Brouillard Espces Comptabilisation Autorisations
PAIE
lmentsdebase Bulletinslibredepaie Rglementdelapaie comptabilisation
Lasparationdesfonctionsvousparatellesatisfaisante?
NOTE2
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QUESTIONNAIRED'EVALUATIONDUCONTRLEINTERNEPARCYCLE
SommaireRf. Questionnaire Ralis Nonralis Observations
CIAA
Chargesimmobilises,immobilisationsincorporellesetcorporelles
CIAQ Immobilisationsfinancires
CIBB Stocks
CIBG Clientsventes
CIBK Autrescrances
CIBT Trsorerie(activeetpassive)
CICP Capitauxpropres
CIDN Risquesprovisionns
CIDFDettesfinanciresetressourcesassimiles
CIDJFournisseurs/Achats,transportsetservicesextrieurs
CIDK Dettesfiscales/Imptsettaxes
CIDLDettessociales/Chargesdepersonnel
CIDM
Autresdettes
NOTE3
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RAPPORTDFINITIF4JUILLET2009
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CI-AA
PROG
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CCHHAARRGGEESS IIMMMMOOBBIILLIISSEEEESS,,
IIMMMMOOBBIILLIISSAATTIIOONNSS IINNCCOORRPPOORREELLLLEESS,,IIMMMMOOBBIILLIISSAATTIIOONNSS CCOORRPPOORREELLLLEESS
OUI NON NAi OBSERVATIONS
DTERMINATIONETRALISATIONDESINVESTISSEMENTS Existencedebudgetdinvestissementpluriannuels Existence de budget de maintenance et de grosses
rparationspluriannuels Phasesobligatoiresdeladcisiondinvestissement Rles des acteurs dfinis et diffuss sur la politique
dinvestissement(demandeur,formalisateur, valideur) Existence dune procdure de suivi des projets
dimmobilisation encours Existence dune comptabilit auxiliaire des
immobilisations Existence dune nomenclature des immobilisations et
duneprocdureassocie Existencedunepolitiquedassurancedesactifs ACQUISITIONS,PRODUCTIONENINTERNE,CESSIONSMISEAUREBUT Entres en comptabilit: contrles associs aux
acquisitionsdirectes Entres en comptabilit: contrles associs aux
productionseninterne Cessions:contrlesassocis:
Miseaurebut:contrlesassocis Vol:contrlesassocis
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERProcduredinventaireImmobilisationencoursAcquisitiondirecteRapprochementdesinventairesphysiquesetcomptablesProcduredesuividesimmobilisations
MiseaurebutCessionVolRapprochementcomptabilitauxiliaireetimmobilisation
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RAPPORTDFINITIF4JUILLET2009
2
CI-AA
PROG
2
OUI NON NAi OBSERVATIONS
Casse:contrlesassocis Conservation des titres de proprit: acteurs et
procdure,rglesdarchivage COMPTABILISATION,OPRATIONSDINVENTAIRE Elmentdedoctrinesur les rglesdecomptabilisation
enimmobilisation Existence dun seuil de comptabilisation en
immobilisations Existence dune procdure de dtermination de la
valeurdacquisition/valeurinitiale Rles et responsabilit des acteurs dans le cadre des
oprationsdinventaire Existence dun inventaire physique tenu jour
(priodicitdelamisejour)etvaloris(priodicitdelavalorisation)
Existenceduneprocduredinventaireformalis Existence dune revue documente et formalise des
duresdutilisationdesbiens
Existence dune revue documente et formalise desindicesdedprciation
Existence dune revue documente et formalise desrisquessurremiseentatdactif
Priodicit des inventaires physiques et dernierinventaireparcatgoriedimmobilisation
Rapprochement priodique entre les inventairesphysiqueetcomptable
Oprationsdinventairephysique:contrlesassocis Oprationsdinventairecomptable:contrlesassocis
iNA = Non Applicable
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RAPPORTDFINITIF4JUILLET2009
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CI-AQ
PROG
1
IIMMMMOOBBIILLIISSAATTIIOONNSS FFIINNAANNCCIIEERREESS
OUI NON NAi OBSERVATIONS
SPARATIONDESFONCTIONS La sparation des fonctions estelle assure? (Cf.
annexeA)
o Fonctionde
contrle
o Fonctiondecomptabilisation etd'enregistrement
o Fonctiondedtentiondebiensouvaleurs
o Fonctiondedcision
PRISEDEPARTICIPATION Dsignationdesacteursresponsablesdelapolitiquede
participation
Existence dune tude pralable (valorisation,financement)
Existencede
phases
de
validation
et
de
contrles
associs
PRT Rglesdautorisationdesprts
Rglesdarchivagedesdocumentsjustificatifs
Existencedeschanciersetduneprocduredesuivi
DPTSETCAUTIONNEMENT Archivagedesdocumentsjustificatifs
Existencedeschanciersetduneprocduredesuivi
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERVersementduncautionnement
Prisedeparticipation
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RAPPORTDFINITIF4JUILLET2009
2
CI-AQ
PROG
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
COMPTABILISATIONDESACHATSETVENTESDETITRES Les achats et les ventes de titres sontils soumis
autorisation du Conseil dadministration ou de
responsablesayantobtenudlgation?
Existetil un dossier pour chaque catgorie de titrespermettantdeconnatre:
o les lments justificatifs du prix pay (enparticuliersilestdiffrentducoursdebourse)?
o lhistorique des mouvements de titres et des
variationsde
valeur
?
o les informationsncessaires lvaluationde lavaleurlafindechaqueexercice(enparticulier,
comptes annuels certifis, rapports
dexperts)?
Laprocdureenplacepermetellede sassurerque lacomptabilitest informedetous lesmouvementsqui
affectentlavaleurduportefeuille?
COMPTABILISATIONDES ENCAISSEMENTSDES PRODUITSDETITRES
Un
registre
des
dates
auxquelles
les
produits
des
titres
sont recevoir,ainsique leurmontant,estil tenupar
une personne autre que celle qui reoit les
encaissements?
Vrifieton que tous les produits des titres sontencaisss leurchance,etcorrectement enregistrs
encomptabilit?
Cette vrification estelle effectue par une personneindpendantedecellesquisontcharges:
o delaconservationdestitres?
o desencaissements?
o delenregistrementcomptable?
Lescontrlessur lesproduitsdestitressappliquentilsaussiaux:
o titres appartenant des tiers qui les auraientremislentrepriseentantquegages?
o titresappartenantlentreprisequiauraienttdpossengarantiechezlestiers?
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3
CI-AQ
PROG
3
OUI NON NAi OBSERVATIONS
PROTECTIONETBONNEUTILISATIONDESTITRES Un inventairedtailldonnantunedescriptiondetous
lestitresaveclesnumrosdecertificatsestiltenu?
Les titressontilsconservsdansuncoffreoudposschez des tiers (banque, agent de change), afin que
leuraccssoitrservdespersonnesautorises?
Lestitressontilstousaunomdelasocit?
Linventaireprvuauparagraphe1estilrgulirementrapprochavec:
o lexistantphysique
ou
des
confirmations
des
tiersquilesontendpt?
o lescomptes?(prciserlafrquence). Lasocitvrifietellequellereoittouslescertificats
relatifsauxactionsdegarantiesilyalieu?
-
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CI-AQ
PROG
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ANNEXE A
GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS
TITRES DE PARTICIPATION ET TITRES DE PLACEMENT
CYCLE:
Dossier:
N FONCTIONS OU ACTIVITES PERSONNEL CONCERNE
1. Dtention des titres
2. Tenue des fiches individuelles
3. Comptage physique
4. Rapprochement comptes individuels comptes
collectifs
5 Autorisation des mouvements
6. Accs la comptabilit gnrale
7. Demande de confirmation la banque
8. Exploitation de la rponse de la banque
CONCLUSIONS:
-
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CI-AQ
PROG
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ANNEXE B
MODELE DE MISE EN FORME
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE
OBJECTIFS DES CONTROLES
10 TITRES DE PARTICIPATION
ET TITRES DE PLACEMENT
OBJECTIFS RECHERCHES
A Sassurer que les sparations de fonctions sont suff isantes
B Sassurer que les achats et les ventes des titres sont dment autoriss et correctement comptabil iss.
C Sassurer que les produits des titres sont encaisss par lentreprise et sont correctement comptabiliss.
D Sassurer que les titres sont protgs et utiliss au mieux des intrts de la socit.
Etablissement et mise jour : Supervision :
Etabli par _____________________le _______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
iNA = Non Applicable
-
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CI-BB
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SSTTOOCCKKSS
OUI NON NAi OBSERVATIONS
THMESGNRAUX Existence dune procdure didentification prcise et
partagedesstocksdevanttresuiviscomptablementparlentit
Existence de rgles formalises et partages entretouslesacteurspourlavalorisationdesstocks
Existence dune procdure dinventaire des stockspriodique
Existence dune procdure didentification desdprciations
Identificationprciseetjourdelensembledeslieuxdestockage
Identification des acteurs: responsable des stocks,acteurs
de
comptage,
superviseur
Existence de documents formaliss pour les
oprations dinventaire: feuille de comptage,comptageprotg,feuillesparaphes
Connaissancepartageparlesacteursdesprocduresdecomptage,examenetrelevdesinventaires
Existence duneprocdure didentification des stocksendommagsouprims
Existence dune procdure de rapprochement entrelinventaireetlacomptabilit
Analysedocumenteet formalisedescartspar lesresponsables
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERSuividesapprovisionnementsSuividesencoursdeproductions
SuividesdprciationsdestocksOprationsdinventaire
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CI-BB
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
Rgles de sparation des fonctions respectes entremagasinieretcomptable
Existencedebonsdentreenstocks Existence de bons dentre des produits finis en
magasin Existencedebonsdesortiesdesstocks Existencedebonsderetour Existencedassurancesurlesstocks Existence dune procdure de rception des factures
(tamponarrive) Formalisation des contrles entre les factures clients
etlessortiesdestocks Existence de procdure de rapprochement de la
comptabilit auxiliaire des stocks (informatique oumanuelle)aveclacomptabilit
PRODUCTION Existence de procdures permettant de recenser
systmatiquement et priodiquement les besoins delentrepriseauregarddelaproduction
Existencedunplandassurancequalit Existencedunecomptabilitanalytiquefiable SUIVIDESSTOCKS Existencedeprocduresdelimitationdaccsauxlieux
destockage Justification systmatique de lensemble des
mouvementsenstocks Sparationphysiquedesbiensstockspourlecompte
detiers
Existencedeprocduresdesuivietcontrledesstockshorsentreprise
Existencedeprocduresdesuividesencours Existence de procdures de valorisation et
dprciationdesstocks
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CI-BB
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
OPRATIONSDEVALORISATIONETDPRCIATIONS Audit priodique des applications informatiques de
gestiondesstocks Existence de calculs automatiss de valorisation des
stocks Existencedecalculsautomatissdesdprciations
iNA = Non Applicable
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CCLLIIEENNTTSS
VVEENNTTEESS
FAIT NONFAIT NAi OBSERVATIONS
SPARATIONDESFONCTIONSLa sparation des fonctions estelle assure? (Cf.annexeA)
o Fonctiondecontrle
o Fonctiondecomptabilisationetd'enregistrement
o Fonctiondedtentiondebiensouvaleurs
o Fonctiondedcision
LEBUDGETExistetil un systme de contrle budgtaire desventes?
Lesbudgets (ouprvisions)sontilscomparsavec les
ralisations
et
les
variations
expliques
rgulirement?
ACCEPTATIONETTRAITEMENTDESCOMMANDESLes commandes clients sontelles revues etapprouves,avantacceptation,par:
o leservicecommercial,encequiconcernelesconditionsetladisponibilitdesmarchandises?
o leservicecrditpourlerecouvrementdelacrance?
Les commandes tlphoniques doiventelle treconfirmes
par
crit
par
le
client
avant
dtre
excutes?
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERTraitementdescommandes
Ralisationdelaprestation
Facturationetsuividescrancesclients(ycomprispolitiquederelance)
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FAIT NONFAIT NAi OBSERVATIONS
Suividudlaimoyendetraitementdescommandes
Enregistrement systmatiquedes commandeset suividutraitementdescommandes
Vrificationdelasolvabilitdesclients
Vrification, validation des conditions financiresaccordes(acteurs,rlesetphase)
Approbation des ouvertures de comptes clients(acteurs,rlesetphase)
Existence des pouvoirs pour lacceptation descommandes
Contrledelamiseenuvredespouvoirs(acteursetresponsabilit)
SORTIESDEMARCHANDISESETSUIVIDELARALISATIONDESPRESTATIONSExistencedundocumentdesortieprnumrot
o cettesquenceestellecontrleparleservicefacturation?
ExistencedunsuividesprojetsencoursetsuividuCAencours
Les expditions sontelles faites au vu dun bon decommandeaccept?
La procdure permetelle de livrer les marchandisesaux clients dans les dlais fixs, ceci afin dviter les
rclamationset les risquesde litigesavec la clientle
quipeuventenrsulter?
FACTURATIONExistencedesbonsdelivraison,PVderception
Existencedunegrilletarifaire
Existencedune
politique
officielle
de
rduction
Validation des rductions exceptionnelles (acteur,phase,rles)
Suividudlaimoyendetraitementdelacommande
Sparationdes fonctionscommerciales, facturationetcomptabilisation
Suividudlaimoyendefacturation
Existence dune piste daudit de la commande aupaiementetinversement
Contrlessur
les
diffrentes
tapes
(comptabilisation,
remise de chque, enregistrement des rglements;
autorisationdescommandes,)
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FAIT NONFAIT NAi OBSERVATIONS
Lesfacturessontellestabliespartirdesdocumentsdexpdition?
Lesfacturessontellesprnumrotes?
Lasquencenumriquedesfacturesestelle:
o contrle?
o rapprochergulirementdelasquencenumriquedesdocumentsdexpdition?
Les factures sontelles contrles, par une personneautrequecellequilesatablies,avec:
o lesbonsdecommandespourcontrledesconditions?
o lesbonsdexpditionspourcontrledesquantits?
o lestarifsoulesapprobationsindividuellesdeprixpourlexactitudedesprixfacturs?
Lescalculsarithmtiquessontilsvrifis?
Lesfacturessontellesexpdiesdirectementauclientparleservicefacturationouparlecourrier?
Uncontrle
est
ilfait
pour
sassurer
que
toutes
les
facturessontenregistresetquetous lesnumrosde
facturefontlobjetdunsuivicomptable?
Lesmarchandises (ycompris lesemballages,palettes,etc.) expdies en vertu dun contrat de vente
conditionouenconsignation,sontellescorrectement
suiviesetcomptabilises?
Les totaux des journaux de vente sontilsrgulirementrapprochsavec :
o letotaldesfacturesetavoirsmisdanslapriode?
o lemontantpassencomptecollectif?
Lescomptespermettentilsdedistinguer :
o lesventesauxsocitsdummegroupe?
o lesexportations?
o lesventesparcatgoriesdeclientle?
o lesventesparclassesdeproduits?
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FAIT NONFAIT NAi OBSERVATIONS
LESRRRLesdocumentsprnumrotssontilstablis:
o encasderetourdemarchandises?
o encasderclamationsautres(demandederemiseexceptionnelleparexemple)?
Ces documents fontils lobjet dune autorisationformelleavantmissiondesavoirs?
Lesavoirssontils:
o tablispartir
des
documents
ci
dessus
?
o prnumrots?
o rapprochsaveclesfacturesdorigine?
o autorissavantenvoiauclient?
Uncontrledesliassesviergesdavoirsestilralis?
Lessoldescrditeurs(ycomprisceuxdusaupaiementdacomptes)sontilsrgulirementexamins?
Les crances passes en pertes ontelles tapprouvesauparavantparunresponsable?
SUIVIDESCOMPTESCLIENTSExistencedunfichierclients
Misejourdelacomptabilitauxiliaire
Suividudlaidemisejour
Suividudlaidanalysedescomptesclients
Existence dune politique de relance (dlai, type derelance)
Existence dune politique de suivi des crancesdouteuses
Enfindepriode, lerapprochement prvuau$9estil:
o revupouridentifierlesbonsdexpditioneninstancedefacturationoulesfacturations
davance?
o utilispourenregistrerlescrituresdergularisation ncessaires?
LESCLIENTSRISQUEDes limites de crdit sontelles fixes pour chaque
client?
Ces limitessontelles revues rgulirementpour tenircomptedescirconstances?
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FAIT NONFAIT NAi OBSERVATIONS
Ces limites de crdit sontelles indiques sur lescomptesclients?
Les commandes clients sontelles approuves par leservice surveillance des crdits avant dtre
excutes?
Le responsable du service (surveillance des crditsestilpromptementavisdesimpays?
N.B:UNEATTENTIONPARTICULIREDEVRATREAPPORTECETOBJECTIFDANSLESSOCITSQUITRAITENTAVECUNNOMBRELIMIT
DECLIENTS:LADFAILLANCEDELUNDENTREEUXPOURRAITENEFFETREMETTREENQUESTIONLACONTINUITDEXPLOITATIONDELA
SOCIT.
LERECOUVREMENTEnvoietondesrelevsmensuelstouslesclients?
Ces relevs sontils tous envoys directement auxclients(etnonpasconfisauxreprsentants,etc)?
Les paiements reus sontils rapprochs des factures(parexempleparlettragergulierdescomptesclients,
etc)?
La socit prparetelle une balance par anciennetdecrances:
o rgulirement?
o enfonctiondesdatesdchance(etnonpasdesdatesdefactures)?
Cette balance estelle rgulirement soumise unresponsable, en mme temps que les informations
concernantlesimpays,etlesdpassementsdelimites
decrdit?
Cette balance sertelle de base une procdure derelancesystmatique?
Cetteprocdurederelanceestellesuivieduneremise
rgulireau
contentieux
des
crances
douteuses
?
FIABILITDUSYSTMEDECOMPTABILISATIONTientondescomptesindividuelsclients?
Tienton un compte collectif clients, mouvementindpendammentdescomptesindividuels?
Etablitondesbalancesclientsmensuelles?
Le solde du compte collectif estil rapprochmensuellementavec:
o letotaldescomptesindividuels?
o letotaldelabalanceparanciennetdecrances(voirE.3)?
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FAIT NONFAIT NAi OBSERVATIONS
Lesbalancessontellesvrifies intervalles rguliersparunresponsableindpendant?
La politique dtablissement des provisions pourcrancesdouteusesestelle:
o clairementdfinie?
o suffisammentprudente(cestdirepasbasesurleseulcritrededductibilitfiscale?
Les employs chargs des comptes clients doiventilssassurer que les pices comptables sont approuves
avantde
les
comptabiliser
?
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CI BG
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ANNEXE A
GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS VENTES-CLIENTS
CYCLE:
Dossier:
N FONCTIONS OU ACTIVITES PERSONNEL CONCERNE
Fonctions
1. Traitement des commandes
2. Examen de la solvabilit des clients
3. Facturation
4. Contrle bon de livraison Facture
5. Contrle commande Facture
6. Tenue du journal des ventes
7.Vrification de la continuit des numros de facturescomptabilises
8. Liste des bons de sortie non facturs
9. Tenue des comptes clients
10. Etablissement de la balance clients
11. Etablissement de la balance clients par anciennet de solde
12. Rapprochement de la balance clients compte collectif
13. Centralisation des ventes
14. Dtermination des conditions de paiement
15. Relev des chques reus au courrier
16. Dtention des effets recevoir
17. Tenue du journal des effets recevoir
18. Inventaire des effets recevoir
19. Accs la comptabilit gnrale
20. Tenue du journal de trsorerie
21. Emission davoirs
22. Approbation des avoirs
23. Etablissement des relevs clients
24. Envoi des relevs aux clients
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CI BG
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ANNEXE B
MODELE DE MISE EN FORME
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE
OBJECTIFS DES CONTROLES
6 VENTES - CLIENTS
OBJECTIFS RECHERCHES
A Sassurer que les sparations de fonctions sont suff isantes
B Sassurer que toutes les marchandises fournies et les services rendus la clientle sont correctementfacturs et comptabiliss.
C Sassurer que les rabais, remises, ristournes accords aux clients et les crances passes en pertes sontdment autoriss et correctement comptabiliss.
D Sassurer que les marchandises ne sont pas livres aux cl ients qui ont atteint leur limite de crdit et quireprsentent un risque pour la socit.
E Sassurer que les crances sont recouvres avec clrit
F sassurer que le systme de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes affects par lesoprations de ventes est fiable.
Etablissement et mise jour : Supervision :
Etabli par _____________________le _______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
iNA = Non Applicable
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CI-DM
PROG
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AAUUTTRREESS CCRREEAANNCCEESS EETT AAUUTTRREESS DDEETTTTEESS
Les procdures de contrle interne relatives aux autres crances et dettes sont troitement lies auxprocduresdesautrescycles.Ilconviendradesattacherauxrglesdesparationdesfonctionssurlesoprationsendevisesetdeprocderauxcontrlesdergularitetanalysedesvariationsdescomptescourantsdassocis.
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERSuividesoprationsendevisesSuividesoprationsdecessiondactifsSuividescomptesdattenteOprationsdinventaireSuividescomptescourantsAssocis
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CI-BT
PROG
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TTRREESSOORREERRIIEE
OUI NON NAi OBSERVATIONS
SPARATIONDESFONCTIONS Lasparationdesfonctionsestelleassure?(Cf.annexeA)
o Fonctiondecontrle
o Fonctionde
comptabilisation
et
d'enregistrement
o Fonctiondedtentiondebiensouvaleurs
o Fonctiondedcision
THMESGNRAUXSURLESOPRATIONSDETRSORERIE Existence dune documentation officielle et jour sur
lorganisationdescomptesfinanciersdanslentit
Respectdesrglesdesparationdesfonctions
o Ordonnateurpayeur
o Ouvertureducourriersaisiedesoprationsliesla
trsorerie
Etablissementdes rapprochements bancaires acteurs etrles,supervisiondestravaux
Etablissement des rapprochements de caisse acteurs etrles,supervisiondestravaux
Respectdesrglesdesparationdesfonctions
Dlaidtablissementdesrapprochementsbancaires
Dlaisdtablissementdesrapprochementsdecaisse
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERObtention,utilisationetconservationdes
chquiers,caisseetautresmoyensde
paiement
Procduredencaissementdeschques
Tenuedelacaisse
Rapprochementbancaire
Ouverture,autorisationsuruncompte
bancaire
Autorisationsurlesoprationsfinancires
(emprunts,VMP)
Paiementparvirementinternet
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
ENCAISSEMENTSLAREMISEENBANQUE Dlaideremisedesrglementsreus
Datedevaleuretdlaidemisedispositiondesfonds
Le courrier estil ouvert par une personne autre que lecaissieroulesresponsablesdescomptesclients?
Lapersonneouvrantlecourrier,prparetelleunelistedeschques,espceseteffetsreus?
Les
chques
et
effets
sans
bnficiaires
sontils
immdiatementcompltsaunomdelentreprise?
Le caissier remetil immdiatement et intgralement enbanque,leschquesetespcesquionttreus?
Les bordereaux de remises en banque retourns par labanque et authentifis par celleci, sontils reus
directementparunemployindpendantducaissier?
Ces bordereaux, sontils compars par une personneindpendante,aveclalistedesfondsreus($2a)?
Lenregistrement sur les comptes clientsestil faitpartirdavisderecettespluttqupartirdespicesellesmmes
(chquesen
particulier)
?
Lorsquil y a des encaissements effectus par des agentsreprsentants, livreurs, etc , ces personnes sontelles
tenues:
o dtablirdesreusprnumrots?
o detransmettrecesrecettesimmdiatementlabanqueoulasocit?
Des vrifications sontelles faitespriodiquementparunepersonne indpendantepour sassurerque tous les fonds
reusonttcorrectementremisenbanque?
ENCAISSEMENTETSUIVIDESEFFETS Les effets envoys lacceptation sontils enregistrs de
faonpermettrelesuivideleurretour?
o Sioui,leregistreestilrevupriodiquementpourlesuivideseffetsnonencoreretournsacceptspar
lesclients?
les effets reus (accepts ou non soumis acceptation)sontilsconservsdansuncoffre?
Les effets enportefeuille sontils rgulirement comparsaveclegrandlivre(ouunchancier)?
Les effets sontilsmis en recouvrement suffisamment tt
avantla
date
dchance
?
Unbordereauestiltabliparlasocitpouraccompagnerleseffetsremislencaissement?
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CI-BT
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
Lorsqueleseffetssontremislescompte,unelistedeceseffetsestelletablielorsquilssortentduportefeuille?
Lesprorogationsoulesrenouvellementsdeseffetsdoiventils faire lobjet dune autorisation spcifique par un
responsable?
Leseffetsretournsimpayssontilsredbitsauxcomptesdesclients?
Yatil un responsable charg de suivre le recouvrementdeseffetsimpays?
Lesservicescommerciauxsontilsinformsdesimpays,de
manire
viter
de
nouvelles
livraisons
au
client
?
COMPTABILISATION Dlaidecomptabilisationdesoprationsencomptabilit
Comptabilisation systmatiquedes chques reusparunepersonne indpendante de celle charge des remises en
banque
Existence dun rapprochement entre chques reus etchquesencaisss
Le total des recettes encaisses estil rgulirementrapproch du montant des crdits ports aux comptes
clients
(et/ou
dbiteurs
divers)
?
La socit utilisetelle les comptes: effets remis lencaissementeteffetsremislescompte?
o Sinon:
- lecompteeffets recevoiraubilannestilcrditquelorsquonreoitlavisdecrditdelabanque?
- aton la date du bilan un tat comptable ouextracomptabledes risques en cours; cestdire
des effets remis lencaissement ou escompts
avant ladatedubilan etdont lchance se situe
surlenouvelexercice?
o Sioui,
ces
comptes
sont
ils
rgulirement
analyss
pour sassurer quils ne comprennent pas deffets
dontlchanceestdpasse?
Les journaux auxiliaires dencaissement sontilscorrectementcentraliss?
PAIEMENTSAUTORISATIONSETJUSTIFICATIONSDEPAIEMENT Justificationsdespaiementspardesoprationsinitiespar
lentit
Justification systmatique des paiements par des picesjustificatives
Autorisationssurlesdiffrentsmodesdepaiement
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
Dfinition des pouvoirs sur les chques, virement etoprationsdecaisse
Conservationdeschquesannulslasouche
En dehors des oprations de petite caisse, toutes lesdpensessontellesfaitessousformedechque,effetsde
commerce,ouvirementsbancaires?
Lmission de chques au porteur ou en blanc, estelleprohibe?
Leschquesetlesbilletsordreviergessontils:
o
conservs
dans
un
coffre
?
o accessibles seulement aux personnes autorises remplirleschquesetbilletsordre?
Lesbilletsordresontilsprnumrots?
Les traites tires sur la socit sontelles soumises sonacceptation?
Les factures et leurs justificatifs dment contrls etapprouvs sontils prsents au signataire des titres de
paiement?
Lindication du paiement estelle porte sur les picesjustificatives au moment de la signature, afin dviter les
doublespaiements
?
Leschquesetbilletsordresontilstoustirslordredebnficiairesnommmentdsigns?
Leschquesetbilletsordresignssontilsexpdisparlesignataire luimme ou par une personne directement
placesoussesordres?
Les chques errons, sontils annuls pour viter leurremploietclasss?(parexempleenagrafantlechqueou
lenumroduchquelasouche).
Yatiluneprotectionidentiquepourlesbilletsordre?
Contrletonleseffetsretournsaprspaiement?
Quand une machine signer les chques ou les billets ordreestutilise,lecomposteurestillobjetduncontrle
adquat?
COMPTABILISATIONDUPAIEMENT Dlaidecomptabilisationdesoprationsencomptabilit
Existence systmatiquedun estampillageBon payersurlespicesjustificativesdepaiement
Existence systmatique dun estampillage Pay sur lespicesjustificativesdepaiement
Existencede
comptes
bancaires
inactifs
Leschquesmissontilsenregistrsparordrenumriquedanslejournaldesrglements?
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
Leseffetssontilsenregistrsparordrenumriquedansunjournaldeseffets?
Les squences numriques sur les journaux sontellescontrles:
o pourleschques?
o pourleseffets?
Lescomptesbancairessontilsbiencrdits:
o aujourdelchancepourleseffets?
o
aujourdeleurmissionpourleschques?
Un rapprochement estil effectu rgulirement entre lemontant des effets individuels figurant sur lejournal des
effets payer et le compte gnral effets payer en
comptabilit?
Tientonun registredesprlvementsbancaires? (impt,tlphone,lectricit,loyer,etc)
o Leregistreestilrevuetremisjourrgulirement?
o Lenregistrement comptable des prlvements estilfaitsansretard?
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PROG
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ANNEXE A
GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS TRESORERIE
CYCLE:
Dossier:
N FONCTIONS OU ACTIVITES PERSONNEL CONCERNE
1. Tenue de la caisse
2. Dtention de titres
3. Dtention des chques reus des clients
4. Autorisation davance aux employs
5. Dtention des carnets de chques
6. Prparation des chques
7. Approbation des pices justificatives
8. Signature des chques
9. Annulation des pices justificatives
10. Envoi des chques
11. Tenue du journal de trsorerie
12. Liste des chques reus au courrier
13. Dpts en banque de chques ou espces
14. Tenue des comptes clients
15. Tenue des comptes fournisseurs
16. Emission davoirs
17. Approbation des avoirs
18. Rception des relevs bancaires
19. Prparation des relevs bancaires
20.Comparaison de la liste des chques reus au courrier avec lesbordereaux de remise en banque et avec le journal de trsorerie
21. Accs la comptabilit gnrale
22. Tenue du journal de ventes
23. Prparation des factures clients
CONCLUSIONS:
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ANNEXE B
MODELE DE MISE EN FORME
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE
OBJECTIFS DES CONTROLES
7 TRESORERIE - DEPENSES
OBJECTIFS RECHERCHES
A Sassurer que les sparations de fonctions sont suff isantes.
B Sassurer que les paiements sont justi fis et dment autoriss
C Sassurer que les paiements sont correctement comptabil iss.
Etablissement et mise jour : Supervision :
Etabli par _____________________le _______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
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QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE
OBJECTIFS DES CONTROLES
8 TRESORERIE - RECETTES
OBJECTIFS RECHERCHES
A Sassurer que les sparations de fonctions sont suff isantes
B Sassurer que les recettes sont intgralement et rapidement remises en banque.
C Sassurer que lencaissement des effets est rgulirement suivi.
D Sassurer que toutes les recettes sont comptabilises.
Etablissement et mise jour : Supervision :
Etabli par _____________________le _______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
iNA = Non Applicable
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CI-CP
PROG
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CCAAPPIITTAAUUXX PPRROOPPRREESS
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERAugmentationdescapitauxpropresDiminutiondescapitauxpropres
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RRIISSQQUUEESS PPRROOVVIISSIIOONNNNEESS
LESLMENTSPROBANTSOBTENUSSURCECYCLERELVENTESSENTIELLEMENTDELARVISIONCOMPTABLE.
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CI-DF
PROG
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DDEETTTTEESS FFIINNAANNCCIIEERREESS
OUI NON NAi OBSERVATIONS
THMESGNRAUXSURLECYCLE Existenceduneprocduredengagement Existenceduneprocduredesuividesemprunts Existenceduneprocduredesuividesrisquesdetaux
iNA = Non Applicable
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERValidationinternedunedemandedempruntValidationinternedesgarantiesdonnesSuividesempruntsSuividesrisquesdetaux
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CI-DJPROG
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FFOOUURRNNIISSSSEEUURRSS
AAcchhaattss,, ttrraannssppoorrttss eett sseerrvviicceess eexxttrriieeuurrss
OUI NON NAi OBSERVATIONS
SPARATIONDESFONCTIONSLa sparation des fonctions estelle assure? (Cf.annexeA)
o Fonctionde
contrle
o Fonction de comptabilisation etd'enregistrement
o Fonctiondedtentiondebiensouvaleurs
o Fonctiondedcision
EXPRESSIONDESBESOINSExistencedepouvoirs(acteursetresponsabilits)
Identificationdescontrlesparacteuretparphase
Existence
dune
procdure
formalise
permettant
de
recenser systmatiquement et priodiquement les
besoinsdelentreprise
Existencededemandesdachats
Existencedunepistedauditde lademandedachatlexpressiondubesoin
Existenceduneprocduredesuividesstocksetgestiondeseuildalerte
DCLENCHEMENTDELACOMMANDEExistencedepouvoirs(acteursetresponsabilit)
Lesachatsdebiensouservicesontilsdclenchssurlabasededemandesdachattabliespardespersonnes
habilites?
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERExpressiondubesoin
Demandedachat
Commande
Rception
Facturation
Paiement
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CI-DJPROG
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
Identificationdescontrlesparacteuretparphase
Les achats sontils effectus par appel laconcurrence?
Existencedeprocduredappelsdoffres
Existenceduneprocduredeslectiondesoffres
Existenceduncircuitdepouvoirsclairetformalis
Existence systmatique de bons de commande (BDC)fournisseurs
o Sioui,
sont
ils
pr
numrots
?
o Sioui,sontils tablisenquantitetenvaleur?
o Sioui,sontils signsparunresponsable,auvudelademandedachat?
Pistedauditdelacommandelexpressiondesbesoins
Responsabilisation des acteurssur les bons decommande
Existence dun circuit de validation des bons decommande
Existencedefichierdefournisseursrfrencs?
Comparaison priodique entre prix des fournisseursrfrencsetprixdumarch?
Les commandes en cours sontelles rgulirementvalues pour dterminer les engagements pris par
lentreprise?
RCEPTIONDESBIENSOUSERVICESExistencedepouvoirs(acteursetresponsabilit)
Identificationdescontrlesparacteuretparphase
Existence
systmatique
de
bons
de
rception
o Sioui,sontilsprnumrots?
o Sioui,sontilssignsparlerceptionnaire ?
Enregistrementsystmatiquedubonderception
Identificationphysiquedelarception
Rapprochementsystmatiqueentre lebonde livraisonetlebondecommandesurlesquantitsetlaqualit
Existencedunsystmedecontrlequalit
Respect des sparations de fonctions:
commande/rception,Facture/Paiement
Existence dune politique de relance des fournisseurs,pourretarddelivraisonnotamment
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CI-DJPROG
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
Existence dun bon dinspection ou autre systme decontrleappropripourlesservicesreus?
RETOURSDEMARCHANDISESETRCLAMATIONSExistence dun bon de retour pour les marchandisesretournes?
Les rclamations faites sontelles enregistressystmatiquement?
Les bons de retour et les demandes davoir sontilstransmisauxpersonneschargesdobtenirlesavoirs?
Si oui, ces personnes se serventelles de la prnumrotation pour vrifier quelles reoivent tous les
bonsderetouretdemandesdavoir?
Estilprocdrgulirementunerevuedesretoursetdesrclamationsnonrecoupsavecdesavoirs?
ENREGISTREMENTDESACHATSETDESDETTESFOURNISSEURSExistencedunfichierfournisseurs
Existencedepouvoirs(acteursetresponsabilits)
Identificationdescontrlesparacteuretparphase
Vrificationsdesmentionsindiquessurlesfacturesounoteannexe
Sides factures sont envoyes aux servicesutilisateurspourapprobation?
o Sontelles accompagnes des picesjustificatives?
o La comptabilit gardetelle une trace de cesenvois?
o Les services utilisateurs sontils rgulirement
relancs
?
Existence dun suivi des prestations rceptionnes etnonfactures
Transmission systmatique et immdiate des facturesetdesavoirs auservicecomptabilit
o Existetil un systme de numrotationsquentielledesfacturesetavoirslarception
parleservicecomptable?
o Ladatederceptionsurlafacture(avoir)estelleapposeenmmetemps?
o Lesdoubles
de
factures
et
avoirs
sont
ils
identifislaideduntampon?DUPLICATAou
doubledtruit?
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
Leresponsableduservicecomptabilitapprouvetillesfactures(appuyesdesbonsdecommandeetbonsde
rception) avant dordonnancer le paiement et de
procderlimputationcomptable?
Comptencedescollaborateurspourlestravaux
Existence dun marquage des factures Factureoriginale
Existence dunmarquage des factures par un bon payer
Les factures et avoir fournisseurs sont-ils vrifis par le servicecomptable ?
o Rapprochement des quantits, qualits, prix etconditions de paiement avec les bons de
commandes*
o Rapprochement des qualits et quantits aveclesbonsderceptionouderetour*
o Exactitudearithmtique?
o Imputationcomptable?
o Contrledesremisesetbonificationsdues?
*ou
tout
autre
justificatif
pour
les
services
et
frais
annexes.
Estampillage des factures payes par la mentionPay
Dlaidemisejourdelacomptabilitfournisseurs
Existenceduneprocduredarchivage
PAIEMENTDESFACTURESExistencedepouvoirs
Identificationdescontrlesparacteurparphase
Le service comptable utilisetil les squencesnumriquesdesdocumentssuivantspoursassurerquil
reoittouteslesinformationsncessaires?
o bonsdecommande
o bonsderception
o bonsderetouret/oudemandesdavoirs
o facturesetavoirsreus
Le service comptable se sertil de la squencenumrique des factures et avoirs reus pour vrifier
quilssont
touts
comptabiliss
?
Rapprochementdesfacturesauxbonsdecommande
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CI-DJPROG
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
o Qualit
o Quantit
o Prix
o Conditionsfinancires
Rlesdesacteursdanslescontrles
Existence dun suivi des avoirs pour lesmarchandisesretournes
Organisation dfinie et partage de la comptabilit
fournisseurs
Lorsque des fournisseurs adressent des relevs decompteslasocit:
o Cesrelevssontilscomparsaveclessoldesdescomptesencomptabilit?
o Les diffrences sontelles recherches etapures?
o Ces ajustements sontils approuvs par unresponsable?
Enfindepriode,lacomptabilitutilisetelle?
o Les bons de rception non facturs et lesfacturesen instancedapprobationpourvaluer
leschargespayer?
o Les bons de retour ou demandes davoirs nonrapprochsdavoirspour valuer lesproduits
recevoir?
o Lesbonsdecommandenonhonorspour?Pourvaluerlesengagementsreusetrechercher les
passifsnonenregistrspourservicesreus.
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CI-DJPROG
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ANNEXE A
GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS ACHATS-FOURNISSEURS
CYCLE :
Dossier :
N FONCTIONS OU ACTIVITES PERSONNEL CONCERNE
1. Demandeurs dachats
2. Etablissement des commandes
3. Autorisation des commandes
4. Rception
5. Comparaison commande-facture
6. Comparaison bon de rception-facture
7. Imputation comptable
8. Vrification de limputation comptable
9. Bon payer
10. Tenue du journal des achats
11. Tenue des comptes fournisseurs
12.Rapprochement des relevs fournisseurs avec lescomptes
13.
Rapprochement de la balance fournisseurs avec le
compte collectif14. Centralisation des achats
15. Signatures des chques
16. Envoi des chques
17. Acceptation des traites
18. Tenue du journal des effets payer
19. Tenue du journal de trsorerie
20. Annulation des pices justificatives
21. Accs la comptabilit gnrale
22. Suivi des avoirs
CONCLUSIONS:
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ANNEXE B
MODELE DE MISE EN FORME
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE
OBJECTIFS DES CONTROLES
2 ACHATS - FOURNISSEURS
OBJECTIFS RECHERCHES
A Sassurer que les sparations de fonctions sont suff isantes
B Sassurer que toutes les commandes sont dment autorises et que leur suivi permet de connatre lesengagements pris par lentreprise.
C Sassurer que les marchandises et services reus sont conformes aux commandes quant la quantitet la quali tet quils sont enregistrs sans dlais.
D Sassurer que les marchandises retournes ainsi que les rclamations concernant les quantits, lesqualits et les dlais de l ivraison sont suivis de faon obtenir des avoirs pour ces lments.
ESassurer que les factures et avoirs sont contrls avec les bons de rception ou de retour pour lesquantits et la qualitet avec les bons de commande pour les prix et conditions de paiement.
Que les factures et avoirs sont approuvs avant enregistrement.
F Sassurer que les dettes et crances sont enregistres mme si les factures ou avoirs correspondants nesont pas encore reus ou approuvs. systme de comptabil isation des comptes clients et des autrescomptes affects par les oprations de ventes est fiable.
Etablissement et mise jour : Supervision :
Etabli par _____________________le _______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
i NA = Non Applicable
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CI-DK
PROG
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DDEETTTTEESS FFIISSCCAALLEESS
Les procdures de contrle interne relatives aux dettes fiscales sont troitement lies aux procdures desautrescycles.Leprogrammedecontrlecouvreessentiellementlesassertionsdauditdececycle.
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISERDterminationdelimptsurlessocitsElaborationdeladclarationdeTVA
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CI-DL
PROG
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DDEETTTTEESS SSOOCCIIAALLEESS
CCHHAARRGGEESS DDEE PPEERRSSOONNNNEELL
OUI NON NAi OBSERVATIONS
THMESGNRAUXSURLECYCLE Existencedunservicedepaie
Sparationdesfonctionssatisfaisantes (Cf.AnnexeA)
o laborationdelapaie,dclarationsociale
o Comptabilisation
o Paiement
Misejourdesregistresobligatoiresdepaie
GESTIONETSUIVIDESEFFECTIFS(ENTRESSORTIES) Existencedepouvoirs(acteursetresponsabilits)
o Procduredembauche
o Procduredelicenciement
o Procdurededpart
o Procduredemodificationdesalaire
Cohrencedesembauchesauregarddesrfrentiels
o Budgetprvisionnel
o Comptences
o grilledesalaires
Misejourduregistredupersonnel(existence,acteurs,responsabilits,priodicit)
o Procduredepriseencomptedesentres(date
dengagementde
chaque
personnel)
o Dtaildesrmunrationsetretenueseffectuer(parpersonne)
PROCDURESCLSSURLECYCLEOBTENIROUDFAUTFORMALISEREmbauchedunsalari
Elaborationdesbulletinsdepaieetdclarationssocialesmensuelles
Dpartdunsalari
Suividescongspays
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CI-DL
PROG
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OUI NON NAi OBSERVATIONS
o Exemplaireducontratdetravaildechacun
o Procduredepriseencomptedesdparts
Toutes cesmodifications sontprisesen comptepar leservicepaie?
ETABLISSEMENTDELAPAIEETDESDCLARATIONSSOCIALES Existence dun systme de contrle des variables depaieavantcommunicationdesdonnesauservicepaie
o Heurestravailles
o Primes
o Congspays
o Absence
o Affairescommissionables
Contrlesformalissdecohrenceentrelesbulletinsdepaieetlescontratsdetravail
Contrles formalissdesbulletinsdepaieavec la listedesprsents
Contrlesformalissdeschquesmisaveclalistedes
prsents.Les
signataires
des
chques
o sassurentilsquelapaieatapprouve?
o apposentilsleursinitialessurlejournaldepaie?
Contrles formaliss du temps travaill et des partiesvariables
Contrlesformalissducalculdescotisationssociales
Contrles formaliss et rapprochements desdclarationssocialesaveclesbasescumuls
La paie estelle approuve par un responsable avant
paiement?
Les informationsncessairespour le calculdescongspayssontellesdtenuesparleservicepaie?
Surveilleton suffisamment les dductions autres quesociales,surlesappointementsetlessalaires(exemple:saisiesarrts,etc)?
Les comptes davances et dacomptes sontilsrgulirementconfirmsaveclesbnficiaires?
Dlaidepaiementdessalaires
Dlaidepaiementdesdclarationssociales
Rapprochement priodiquement des tats derestitutiondulogicieldepaieetdelacomptabilit
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CI-DL
PROG
3
OUI NON NAi OBSERVATIONS
Dlaidemisejourdelacomptabilit
PAIEMENT Sidessalairessontpaysenespces:
o Contrletonlidentitdubnficiaireavantdelepayer?
o Lascuritsurlesespcesentrelemomentoellessontretiresdelabanquejusquaumomentoellesdeviennentlapropritdesemploysestellesuffisante?
Utiliseton un compte bancaire spcifique pour lapaie?
COMPTABILISATION Avant enregistrement de lcriture de paie; lesmontants,par compte, sontils comparsavec lemoisprcdent?
Des explications sontelles demandes pour toutevariationanormale?
OBLIGATIONSLGALES Leslivressuivantssontilstenusjour:
o Livredepaiecotetparaph?
o Livredentreetsortiedupersonnel?
o Livredelamainduvretrangre?
Les charges sociales et autres dductions sur salairessontellesacquittesrgulirement?
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CI-DL
PROG
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ANNEXE A
GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS
GRILLE DE SEPARATION DE FONCIONS PAIE-PERSONNEL
CYCLE:
Dossier:
N FONCTIONS OU ACTIVITES PERSONNEL CONCERNE
1. Approbation des entres ou sorties de personnel
2. Dtermination des niveaux de rmunrations
3. Autorisation des primes
4. Approbation des heures travailles
5. Prparation de la paie
6. Vrification des calculs
7. Approbation finale de la paie aprs sa prparation
8. Prparation des enveloppes de paie
9. Distribution des enveloppes
10. Signature des chques de salaire
11.Rapprochement de banque du compte bancaire rservaux salaires
12. Centralisation de la paie
13. Dtention des dossiers individuels du personnel
14.Comparaison priodique du journal de paie avec lesdossiers individuels
15. Autorisation dacomptes ou avances.
CONCLUSIONS:
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Exercice : _______________ Fait par : ____________ Le : ______________________ Le : _____________________
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PROG
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ANNEXE B
MODELE DE MISE EN FORME
QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE
OBJECTIFS DES CONTROLES
3 GESTION SOCIALE
OBJECTIFS RECHERCHES
A Sassurer que les sparations de fonctions sont suff isantes.
B Sassurer que les personnes figurant sur le journal de paie ont bien droit leur rmunration
C Sassurer que :a) la paie est tablie correctementb) le paiement seffectue avec la scuri tncessai rec) lenregistrement comptable est fiabled) les dispositions lgales sont respectes.
Etablissement et mise jour : Supervision :
Etabli par _____________________le _______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
Mis jour par __________________le_______________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________
par ____________le___________