97
3.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUALES
3.2.1 REGISTRO ACADÉMICO
El Sistema de Registro de Administración Académica de la Universidad registra el
control y la actualización de los expedientes académicos de todos los estudiantes.
El sistema de registro académico se encuentra desarrollado en FoxPro for
Windows, como gestor de base de datos, fundamentándose por su potencia, y
portabilidad, utilizando así poco espacio en memoria aproximadamente 280 K de
memoria, además de tener un sistema de programación multiusuario para uso de
área local, el Sistema de Registro de Administración Académica, cuenta con
inscripción de asignaturas, cambios de grupos, retiro de asignaturas, registro de
notas por alumnos, listados de alumnos por materia, etc.
Actualmente en los procesos que los alumnos realizan para poder ingresar e
inscribirse, es necesarios realizar cambio que mejoren los mecanismos ya que el
alumno realiza muchos procesos demasiado largos y repetitivos, lo que provoca
perdidas de tiempo, tanto para el alumno como para el personal de Administración
Académica, pero para hacer modificaciones en los procesos es necesarios saber
como se están efectuando actualmente, para ello se describen los procesos a
seguir cuando los alumnos ingresan a la universidad.
98
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Es importante destacar que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la
información, se procederá a la graficación de los procedimientos a través de
diagramas los cuales cada uno tiene su respectiva descripción para poder mostrar
cómo se realiza el proceso actualmente.
Los diagramas de flujo son la representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo. Los diagramas de flujo conocidos también como
fluxogramas expresan gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de éste, estableciendo su secuencia cronológica.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología
para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico
de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información, de la cual
se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los
diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.
El formato del diagrama de flujo utilizado es horizontal, en él el flujo o la secuencia
de las operaciones va de izquierda a derecha.
99
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI UTILIZADOS EN LOS FLUJOGRAMAS
SIMBOLO
REPRESENTA
TERMINAL. Indica el inicio o la ter0minación del flujo,
puede ser acción o lugar, además se usa para indicar
una unidad administrativa o persona que recibe o
proporciona información.
PROCESO. Representa la realización de una
operación o actividad relativas a un procedimiento.
DOCUMENTO. Representa cualquier tipo de
documento que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
OPERACIÓN CON TECLADO. Representa una
operación en que se utiliza una perforadora o
verificadora de tarjeta.
DIRECCIÓN DE FLUJO O LINEA DE UNION. Conecta
los símbolos señalando el orden en que se deben
realizar las distintas operaciones.
100
3.2.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INGRESO DE ALUMNOS DE NUEVO
INGRESO
ALUMNO NUEVO INGRESO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
SOLICITA ASESORIA
CANCELA
SOLICITA HOJA DE INSCRIPCION Y ENTREGA FORMULARIO
EMITE CARNET
FIN
3.2.1.2 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INGRESO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO
* Tiempos recabados en la investigación preliminar la cual contempló visitas, chequeos, toma de tiempos de cada
uno de los procesos detallados en el cap. III
PASO DESCRIPCION UNIDAD RESPONSABLE PERSONA RESPONSABLE PARTICIPANTE DURAC.
ACTUAL
1. Solicita ayuda e información en la Unidad de Nuevo Ingreso sobre tramites a seguir
Unidad Nuevo Ingreso Coordinadora de Unidad Nuevo Ingreso
Alumno y Personal Unidad Nuevo Ingreso
5 min.
2. Cancela aranceles en colecturía Colecturía Coordinador de Cobros
Alumnos y Personal de colecturía
10 min.
3. Solicita a Unidad de Nuevo Ingreso la información para admisión a la Universidad
Unidad Nuevo Ingreso Unidad Nuevo Ingreso
Alumno y Personal de Nuevo Ingreso
3 min.
4. Llenado de los formularios por parte del estudiante
Alumno Alumno Alumno 40 min.
5. Chequear formularios por parte de Unidad de Nuevo Ingreso
Unidad Nuevo Ingreso Coordinador de Unidad Nuevo Ingreso
Unidad Nuevo Ingreso
5 min.
6. Emisión de Numero de Carnet y Comprobante de Admisión
Unidad Nuevo Ingreso Coordinadora de Unidad Nuevo Ingreso
Unidad Nuevo Ingreso
2 min.
* Total 1 h 5 min.
102
3.2.1.3 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS
DE NUEVO INGRESO
ALUMNO NUEVO INGRESO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
INFORMACIÓN DE ARANCEL Y FORMA DE PAGO
CANCELA ARANCELES
PRESENTA RECIBOS CANCELADOS
LLENA FORMULARIOS INSCRIPCION
REVISIÓN DE FORMULARIOS DE INSCRIPCION
DIGITACION AL SISTEMA Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS
EMISIÓN DEL CARNET
FIN
3.2.1.4 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE NUEVO INGRESO
PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE PARTICIPANTE
DURAC.
ACTUAL
1 Información sobre aranceles y forma de pago Unidad Nuevo Ingreso Coordinadora de
Nuevo Ingreso Alumno y personal U. Nuevo Ingreso 2 min.
2 Cancelación de aranceles (matricula, 1° cuota, inscripción.) Colecturía Coordinador de
Cobros Alumnos y personal de colecturía 10 min.
3 Presentar recibos cancelados y obtener papelería de inscripción Unidad de Inscripción
Coordinador de Unidad de Inscripción
Alumno y personal de Unidad de Inscripción
3 min.
4 Llenado de formularios de inscripción Alumno Alumno Alumno 10 min.
5 Revisión de formularios de inscripción Unidad de Asesoría
Coordinador de Unidad de Asesoría
Alumno y personal Unidad de Asesoría 10 min.
6 Digitación al sistema de registro académico y emisión de constancia
Unidad de Sistemas Administración Académica
Coordinador de Unidad Sistemas Administración Académica.
Alumno y personal de Unidad de Sistemas Administ. Académica
5 min.
7 Emisión del Carnet de estudiante Unidad de Sistemas Administración Académica
Asistente de Inscripción
Alumno y personal de Inscripción 10 min.
* Total 50 min.
104
3.3.1.5 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS
DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS
ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
SOLICITA ASESORIA CON NOTAS CERTIFICADAS
CANCELA EQUIVALENCIAS Y ARANCELES DE INSCRIPCION
EMISIÓN DE EQUIVALENCIA DE NOTAS
LLENADO DE FORMULARIO DE ADMISION
CHEQUEO DE FORMULARIOS
LLENADO DE FORMULARIO INSCRIPCION
REVISIÓN DE FORMULARIO INSCRIPCION
DIGITACION AL SISTEMA Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS
EMISIÓN DEL CARNET
FIN
3.2.1.6 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS
PASO DESCRIPCION UNIDAD RESPONSABLE
PERSONA RESPONSABLE
PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1 Presenta notas certificadas al Decano Decanato Alumno
Coordinador de equivalencias y alumno
20 min.
2 Cancelación de equivalencia de notas y derechos de inscripción Colecturía Alumno Coordinador de
cobros y alumno 10 min.
3 Emisión de equivalencia de notas Decanato Coordinador de equivalencias
Coordinador de equivalencias de notas
20 min.
4 Llenado de formularios de admisión Alumno Alumno Alumno 40 min.
5
Chequeo de formulario por parte de unidad de nuevo ingreso
Unidad de Nuevo Ingreso
Coordinador de Nuevo Ingreso
Alumno y personal de Unidad de Nuevo Ingreso
5 min.
6 Llenado de formulario de inscripción Alumno Alumno Alumno 10 min.
7 Revisión de formularios de inscripción
Unidad de Asesoría
Coordinador de Unidad de Asesoría
Alumno y personal de la Unidad de Asesoría
10 min.
8 Digitación al sistema de registro académico y emisión de constancia
Unidad de Sistemas Administración Académica
Coordinador de Unidad de Sist. Administración Académica
Alumno y personal de Unidad de Sist.Administración Académica
5 min.
9 Emisión del carnet de estudiante Administración Académica
Asistente de Inscripción
Alumno y personal de Inscripción
10 min.
* Total 2 h. 10 min.
106
3.2.1.7 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ANTIGUO
INGRESO
ALUMNO CONTABILIDAD COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
SOLICITA SOLVENCIA ULTIMO CILO DE ESTUDIO
PRESENTA RECIBOS CANCELADOS
SOLICITA FORMULARIO INSCRIPCION
LLENA FORMULARIO INSCRIPCION
REVISIÓN DE FORMULARIOS DE INSCRIPCION
DIGITACION AL SISTEMA Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS
EMISIÓN DEL CARNET
FIN
3.2.1.8 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE ANTIGUO
INGRESO
PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD
RESPONSABLE
PERSONA
RESPONSABLE PARTICIPANTE
DURAC.
ACTUAL
1 Solicitar solvencia de último ciclo de estudio Contabilidad Coordinador de
Contabilidad Alumno y personal de contabilidad 15 min.
2
Presentar recibos cancelados y obtener papelería de inscripción Unidad de Inscripción
Coordinador Unidad de Inscripción
Alumno y personal de Unidad de Inscripción
3 min.
3 Llenado de formularios de inscripción Alumno Alumno Alumno 10 min.
4 Revisión de formularios de inscripción Unidad de Asesoría
Coordinador de Unidad de asesoría
Alumno y personal de Unidad de asesoría
5 min.
5 Digitación al sistema de registro académico y emisión de constancia
Unidad de Sistemas Administración Académica
Coordinar de Unidad de sistema Administración Académica
Coordinar de Unidad de sistemas Administración Académica
10 min.
6 Emisión del carnet de estudiante Administración Académica
Asistente de Inscripción
Alumno y personal de Inscripción 10 min.
* Total 50 min.
108
3.2.1.9 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE PROFESORADO
ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
PAGO DE GASTOS DE GRADUACION
REVISIÓN DE EXPEDIENTE
SOLICITA CARTA DE EGRESADO
FIN
INSCRIPCIÓN DE ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADUACION
3.2.1.10 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN EGRESO DE PROFESORADO
PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD
RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1 Pago de gastos de Graduación Colecturía
Coordinador de cobros
Egresado y personal de Colecturía
5 min.
2 Revisión de Expediente Administración Académica
Coordinador de Administración Académica
Egresado y personal de Administ. Academ.
1 mes
3 Solicitar carta de egresado Administración Académica
Coordinador de Administración Académica
Egresado y personal de Administ. Academ.
3 meses
4 Inscripción de Anteproyecto Decanato Decano Egresado y Decano
1 mes
* Total
5 meses
110
3.2.1.11 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE
LICENCIATURA / INGENIERÍA
ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
PAGO CARTA DE EGRESO
REVISIÓN DE EXPEDIENTE
SOLICITA CARTA DE EGRESADO
FIN
INSCRIPCIÓN DE ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADUACION
3.2.1.12 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCION EGRESO DE LICENCIATURA / INGENIERÍA
PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD
RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1 Pago de Carta de Egreso Colecturía Coordinador de
cobros
Egresado y personal de Colecturía
5 min.
2 Revisión de Expediente Administración
Académica
Coordinador de Administración Académica
Egresado y personal de Administ. Academ.
1 mes
3 Solicitar carta de egresado Administración Académica
Coordinador de Administración Académica
Egresado y personal de Administ. Academ.
3 meses
4 Inscripción de Anteproyecto de Trabajo de Graduación Decanato Decano Egresado y
Decano
1 mes
* Total 5 meses
112
3.2.1.13 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE LICENCIATURA EN
CIENCIAS JURÍDICAS
ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
PAGO DE CARTA DE EGRESO
REVISIÓN DE EXPEDIENTE
SOLICITA CARTA DE EGRESADO
FIN
SOLICITA FECHA PARA EXAMEN ORAL Y ESCRITO
3.2.1.14 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN EGRESADO DE LICENCIATURA EN CIENCIAS
JURÍDICAS
PASO
DESCRIPCIÓN
UNIDAD RESPONSABLE
PERSONA RESPONSABLE
PARTICIPANTE
DURAC. ACTUAL
1 Pago de carta de Egreso Colecturía
Coordinador de cobros
Egresado y personal de Colecturía
5 min.
2 Revisión de Expediente Administración Académica
Coordinador de Administración Académica
Egresado y personal de Administ. Academ.
1 mes
3 Solicitar carta de egresado Administración Académica
Coordinador de Administración Académica
Egresado y personal de Administ. Academ.
3 meses
4 Solicitar fecha para Examen oral y escrito Decanato Decano Egresado y
Decano
1 mes
* Total 5 meses
114
3.2.1.15 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: REINGRESO PARA ESTUDIANTE
GRADUADO QUE DESEA ESTUDIAR NUEVA CARRERA
ALUMNO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
SOLICITA REINGRESO
ASESORIA EQUIVALENCIAS DE MATERIAS GANADAS
PRESENTA CERTIFICACIÓN GLOBAL DE NOTAS Y SOLICITUD LLENA
CANCELA ESTUDIO DE EQUIVALENCIA DE MATERIAS GANADAS Y ARANCELES DE INSCRIPCION
FIN
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ANTIGUO INGRESO
3.2.1.16 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN REINGRESO PARA ESTUDIANTE GRADUADO QUE
DESEE ESTUDIAR NUEVA CARRERA
PASO
DESCRIPCIÓN UNIDAD
RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE
PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1 Solicitud de reingreso Unidad de Administración Académica
Coordinador Reingreso de Administ. Academ.
Alumno y personal Administración Académica
2 min.
2 Asesoría equivalen materias ganadas
Unidad de Administración Académica
Coordinador Reingreso de Administ. Academ.
Alumno y personal de Administración Académica
30 min.
3 Presentar certificación global de notas y solicitud llena
Unidad de Administración Académica
Coordinador unidad de Admin. Académica
Alumno y personal Administración Académica
30 min.
4 Cancelación de Aranceles Colecturía Coordinador de Cobros
Alumno y personal de Colecturía 10 min.
5 Proceso Inscripción de Antiguo Ingreso
Administración Académica
Coordinador de antiguo ingreso
Alumno y personal de Inscripción 50 min.
* Total 2 horas
116
3.2.1.17 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: REINGRESO PARA ESTUDIANTE
INACTIVO
ALUMNO COLECTURIA ADMINISTRACION ACADEMICA
INICIO
PRESENTA SOLVENCIA FINANCIERA / BIBLIOTECA
SOLICITA REINGRESO
SOLICITA ASESORIA PARA INSCRIPCION
PAGO ARANCELES DE INSCRIPCION
PROCESO INSCRIPCIÓN ANTIGUO INGRESO
FIN
3.2.1.18 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN REINGRESO PARA ESTUDIANTE INACTIVO
PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD
RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1
Presentar solvencias Financiera, Biblioteca
Admin. Financiera Biblioteca
Coordinador Administración Financiera, Biblioteca
Alumno y personal de Financiera Biblioteca
30 min.
2 Solicitar reingreso Unidad Administración
Académica
Coordinador Reingreso Administ. Académica
Alumno y personal de Administración Académica
5 min.
3 Cancelación de Aranceles Colecturía Coordinador de Cobros
Alumno y personal de Colecturía 10 min.
4 Proceso de Inscripción de Antiguo ingreso
Unidad de Administ. Académica
Coordinador de Antiguo Ingreso
Alumno y personal de Inscripción 50 min
* Total 1h 35 m.
118
3.2.1.19 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: CAMBIO DE CARRERA
ALUMNO ADMINISTRACION ACADEMICA
INICIO
SOLICITA CAMBIO DE CARRERA
PRESENTA SOLICITUD LLENA Y SOLVENCIAS
RESOLUCION
PROCESO INSCRIPCIÓN
FIN
3.2.1.20 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN CAMBIO DE CARRERA
PASO
DESCRIPCIÓN
UNIDAD RESPONSABLE
PERSONA RESPONSABLE
PARTICIPANTE
DURAC. ACTUAL
1 Solicitud cambio de carrera Unidad de Admin. Académica Administración
Académica
Alumno y personal de admin. Académica
2 min.
2 Presentar solicitud y solvencias Alumno Alumno Alumno
30 min. 3 Resolución Administración Académica Coordinador de
Admin. AcadémicaPersonal de Admin. Académica
5 min.
4 Proceso de Inscripción Unidad de Inscripción
Coordinador de Unidad de Inscripción
Alumno y personal de Unidad de Inscripción
50 min
* Total 1h 25 m.
120
3.2.1.21 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: RETIRO DE MATERIA
ALUMNO ADMINISTRACION ACADEMICA
INICIO
SOLICITA RETIRO DE MATERIA
PRESENTA SOLICITUD
RESOLUCION
FIN
3.2.1.22 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN RETIRO DE MATERIA
PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD
RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1 Solicita retiro de materia Administración Académica
Coordinador de Administración Académica
Alumno y personal de Administración Académica
2 min.
2 Presenta solicitud Administración Académica
Coordinador de Administración Académica
Alumno y personal de Administración Académica
5 min.
3 Retiro de materia Administración Académica
Administración Académica
Alumno y personal Admin. Académica 5 min.
* Total 12 min.
122
3.2.1.23 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: TERCERA MATRICULA
ALUMNO SECRETARIO GENERAL ADMINISTRACIONACADEMICA
INICIO
SOLICITA TERCERA MATRICULA
RESOLUCION
PROCESO INSCRIPCIÓN
FIN
3.2.1.24 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN TERCERA MATRICULA
PASO
DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE
PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1 Solicitud de Tercera Matricula
Unidad de Administración Académica Secretario General Alumno y
secretario General 2 min.
2 Resolución Administración Académica Consejo Directivo Consejo Directivo 15 días
3 Proceso de Inscripción Unidad de Administración Académica
Coordinador de Admin. Académica
Alumno y personal de Admin. Acad. 50 min.
* Total 15 d 50 min.
124
3.2.1.25 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: TRASLADO DE SEDE
ALUMNO ADMINISTRACIÓN ACADEMICA
INICIO
SOLICITA TRASLADO DE SEDE
PRESENTA SOLICITUD
RESOLUCION
FIN
3.2.1.26 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN TRASLADO DE SEDE
PASO
DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLE PERSONA
RESPONSABLE
PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL
1 Solicitud de Traslado Unidad Administración Académica
Coordinador de Admin. Académica
Alumno y personal de Admin. Acad.
2 min.
2 Presentar solicitud y solvencias Unidad Administración Académica
Coordinador de Admin. Académica
Alumno y personal de Admin. Acad.
30 min.
3 Resolución Unidad Administración Académica
Coordinador de Admin. Académica
Personal de Admin. Académica
10 min.
* Total 45 min.