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Engage Faculty and Staff on a Shoestring Budget

Donna McNeely & Dave GroganUniversity of Illinois Ethics and Compliance Office

Producing your own“What you need to know in less than 5 minutes”

animated compliance videos

Introduction

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• Donna McNeelyMBA, CPA, CCEP, CIA, CIG, CFSA, CGAP Executive Director of University Ethics and ComplianceUniversity Ethics Officer University of Illinois System

• Dave GroganJD, CPA, LLM, CCEP Associate Director of University ComplianceUniversity of Illinois System

Presenters

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• §8B2.1(a) ‐ To have an effective compliance and ethics program

(1) Exercise due diligence to prevent and detect criminal conduct;

(2) Otherwise promote an organizational culture that encourages ethical conduct 

and a commitment to compliance with the law 

• How do you create a culture of compliance in an academic and research 

environment?

Federal Sentencing Guidelines

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• TrainingOnline or in person

o Typically delivered using PowerPoint slides or handouts

o 30‐60 minutes unless the recipient clicks‐through

Reluctant or recalcitrant trainees

Results: check the box vs. effectiveness

• Newsletters and noticesDiscuss new regulations or policies

Announce regulator enforcement actions

Traditional Methods

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“Millennials, who will make up 75 percent of the workforce by 2025,have an average attention span of only 90 seconds.”

Another Tool

Source: 2016 Training Trends by Jayme Jenkins on eLearning Industry on June 13, 2016

“Instead of using lengthy videos, savvy trainers have found that content delivered in small and very specific video “bursts” can provide an effective 

learner experience that targets specific and measurable training objectives. In short, microlearning videos are very effective at teaching employees specific 

concepts, delivered in the short and straight manner that they prefer.” 

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What Are We Talking About?

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• Awareness vs. training

• Off‐the‐shelf videos vs. self‐produced

• Real‐life vs. animated videos

• Humorous vs. serious presentations

• Establish a brand and stick to it

• Establish a maximum video length

• Frequency of distribution (e.g., ad 

hoc, monthly, quarterly)

Step 1: Develop Your Approach

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Examples

• FERPA

• Int’l travel and export controls

• Gifts

• Title IX Responsible Employees

• Medical student notes

• Recycling

• Minors on campus

Step 2: Pick the Right Topics

Factors to consider

• Discreet subjects

• Relevance

• Timeliness

• Well‐settled rules where expectations are clear

• Stakeholders can be identified and will cooperate/assist

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• ConsiderationsCost

Level of technical expertise required

Quality of video end product

Ability to modify videos

Ability to distribute and view videos

Video licensing

• Google “animated video maker” for options

Step 3: Find Animation Software

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• Who “owns” the topic?

Topics you own are easier to convert to video

Consider a partnership ‐ you will need owner expertise and buy‐in

• Key administrators

• General counsel

• Public relations

Step 4: Identify Key Stakeholders

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• Get the script right – time spent now will reduce work later

Conversational tone

Not too technical

100% accurate – use subject matter experts

Time the script to make sure it’s within limits

• Multi‐campus scenarios

One video fits all or one video for each campus

o Option: Use a Resource Page to differentiate

Step 5: Prepare the Script

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• Vet the script with all stakeholdersGeneral counsel

Key administrators

Public relations

• It is much easier to change the script before you’ve animated it

Re‐vet changes until all agree on the proposed script

You do not want a stakeholder to be surprised by the video or content

Step 6: Vet the Script

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• Keep the animation simple – don’t build in distractions Keep character roles consistent throughout the video

• Only use/import images for which you have permission

• Don’t include information likely to change – save that for the Resource Page

• Sound – get a mic!Find a location and process that works and be consistent

• Accessibility considerationsColor contrast

Closed captioning

• Diversity

Step 7: Produce the Draft Video

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• Vet the video with the same stakeholders that vetted the script

Ensure the topic owner finds the animation acceptable

It’s easier to change content now than after closed captioning

• General counsel

• Public relations

Step 8: Vet the Draft Video

Thousands of people may see your video – don’t skimp on the vetting!

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• Selecting a YouTube channel Does your institution have a social 

media policy?

Should you use your institution’s YouTube channel?

Creating a compliance office channel

• Don’t send people to your YouTube channel to watch your videos!

Step 9: Send Video to YouTube

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Step 9a: Key YouTube Settings

• Public vs. Unlisted

• Don’t allow comments

• Allow embedding

• Restricted Mode: ON

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Step 10: Closed Captioning

Paste script here.

YouTube makes closed captioning easy – and it’s free!

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Closed Captioning (con’t)

• Described and Captioned Media Program Key (DCMP Key)Closed captioning should not cover text or important visual content

Use correct grammar, punctuation and capitalization

• Download your final closed captioning into an SBV fileThe SBV file can be uploaded later if you make changes to the video

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• The video’s takeawaysUse consistent theme

• Summarize key points from the video (take from the script)

• Links to relevant laws, regulations, policies and websites

• Points of contact

• Include a revision date

Step 11: The Resource Page

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• Vet both the video and the resource page

• Make sure stakeholder leaders approve of the video

• Accessibility review

IT

Access and Equity

Disability Services

Step 12: Vet the Draft Video Again!

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• Do not send people to YouTube to watch your videos

Embed the videos in a central compliance webpage

Keep a master list of any stakeholder sites you allow to embed the video

Ensure “Show suggested videos when the video finishes” is not checked!

Watch the video all the way through

• Post the resource page with the video

• Visit our 5‐Minute Video webpage at: https://www.ethics.uillinois.edu/resources/5_minute_videos

Step 13: Embed the Video

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• Do a “sneak preview” with a test audience

Compliance Officer Network

Feedback resulting in changes to the video

• This is your last chance to catch and correct any problems

Major changes may require additional vetting

Better to make changes now than send out something with errors

Step 14: Test Audience

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Guidance

• Develop an overarching communications plan

Guard against market saturation/diminution of brand

• Identify multiple delivery methods

Select those most likely to reach the target audience

• Display a thumbnail in the announcement

• If possible, make the video accessible from the announcement

If you must link to the video, link to a video embedded in your website

Do not link to a YouTube channel – you can’t control what else may be visible

Examples

• Mass e‐mail from Compliance Office

• Dean/Dept. Head forward e‐mail to target audience

• Joint e‐mail from Compliance Office and sponsoring Dean/Dept. Head

• Include in a Compliance Office newsletter

• Include in weekly university, college or department announcements

• Specific department or employee group distributions

• Embed link in other training programs

Step 15: Distribute the Video

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• You will get feedback – good and bad

Respond to all constructive feedback

Make adjustments in the next video

Don’t take the feedback personally (unless it’s good!) 

Step 16: Learn from Feedback

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• Measuring performance# of views (YouTube)

# of views as a % of the target population (calculate)

Average view duration (YouTube)

• Measures of effectivenessImproved processes/compliance rates

Comments from viewers (both good and not so good)

Questions on subject matter following release of video

Step 17: Measuring Success

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Donna McNeelyExecutive Directorethicsofficer@uillinois.edu217‐206‐6202

Dave GroganAssociate Directordgrogan@uillinois.edu217‐300‐1862

Questions?

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