docflow profile: collaborative applications

20
DOCFLOW ITALIA DOCFLOW ITALIA COLLABORATIVE APPLICATIONS COLLABORATIVE APPLICATIONS Carlo Petti – President SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com

Upload: docflow

Post on 25-Jan-2015

1.705 views

Category:

Business


0 download

DESCRIPTION

DocFlow develops web-based solutions for managing, accessing, distributing and sharing document-based knowledge, by exploiting the most innovative, robust and flexible state-of-the-art technologies. DocFlow concentrates on EDM, KM and WORKFLOW MANAGEMENT to provide easy, quick and customized solutions for a large variety of industries.

TRANSCRIPT

Page 1: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DOCFLOW ITALIADOCFLOW ITALIACOLLABORATIVE APPLICATIONSCOLLABORATIVE APPLICATIONS

Carlo Petti – President

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com

Page 2: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DocFlow profile

Page 3: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Docflow

installed base: Over 30.000 seats

6.5 million Euros revenue in 2008

Over than 150 active customer

50+ full‐time employees

Headquarter in Milano, Office in Roma and Padova

ISO9001 since year 2000

Private company incorporated in 1996

Page 4: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Three pillars   

DocFlowDocFlow

TECNOLOGY

COLLABORATIVE PROCESS

COMPLIANCE

• Enterprise Content Management• Business Project Management• Imaging & Text Mining• Enterprise Application Integration• …

B2B process & documentautomationCorrespondence trackingProcedures and exceptionmanagement

Digital document regulationsRecord ManagementeGovernmentCompliance, Governance, Regulatory e Investor Relations

Page 5: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Technology Partners

Docflow runs its solutions and services on World‐class technologies and products, ensuring long‐term availability.

In DocFlow reside specific competencies and  deep skills on these technologies and products, in order to support the Customers’ needs in complete authonomy

Page 6: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DocFlow vision

Page 7: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Collaborative Processes

We all agree that almost 80%  of availableInformation  is not structured,  document based and scarcely supported by Information Technology

But few realize that this implies that about 80%  ofcollaborative  processes are  document based and scarcely supported by Traditional Systems like ERPs.  

We see that Traditional Systems sustain onlyproducer/consumer collaborative processes

We see lots of Peer‐to‐Peer processes where workflowinstability and  content (de)structure keep traditionalapplications away and employees alone.

A Content-Enabled ApplicationGeneration is the answer

Page 8: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

A Sea of opportunities

We are in place to introduce effectiveness in supporting collaborative processes by:oFacilitating the knowledge creation and distribution

oAdding efficiency to labour‐intensive processes

oPreserving Regulation Compliance

Page 9: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Content‐enabled applications

DocFlow applications refer to Extended Enterprise model, whereboundaries among business players are not so well‐defined. 

Regardless the company they belong to, people share Information and  operate  around the  same “place” driven by the  “mostinterested in doing that” principle, and synchronized by workflows.

Everyone acts in respect to personal grants, security policy, at oneof the following level:

• Intimacy Level: powerful participation to collaborative processes, wide access to official, confidential and work‐in‐progress contents

Suppliers

CustomersEmployees

Intimacylevel

Confidentialitylevel

Officialitylevel

Company

Extended Enterprise

• Confidential Level:participation to some tasks of collaborative processes, full access to related confidential contents. 

• Official Level:participation to some tasks of collaborative processes, accessing only to “officially approved”contents

Page 10: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

High‐Level schema

Suppliers

CustomersEmployees

Intimacy

Confidentiality

Officiality

Company

Extended Enterprise

Integrate

Reports

eDocs

e-mail

Fax

Paper

Capture

Web

Printel

Fax

E-mail

Distribute

Record

Page 11: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Integrated Information Lifecycle

Transactions of data representingthe real world

Information loss

C.M.S.

Collaborate in the real world sharingexperience, contents and Knowledge

ERP

Page 12: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Docflow applications

Page 13: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Simplicity and Intuitivity

Page 14: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Content enabled vertical applications

Page 15: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Docflow Synergy: AFC Document Management

• Total automation of most of paper intensive AFC processes managed by the ERP:• AP & AR invoices, Purchase Orders, Offers, HR related docs.

• Web and ERP interface to cover all the company user’s typologies

• Special multi‐channel (Web, email, EDI) input connectors to manage electronic (XML, EDI, PDF, spools) incoming fiscal documents 

• Special multi‐channel (Web, email, fax, EDI) dispatching  tool  to  manage  electronic outgoing fiscal documents 

• Tight  ERP  integration  (Host,  SAP,  Oracle Application)• SAP first class integration (part of SAP 

ecosystem)

• Use  of  official  certification  authorities certificates  and  software  tools  for  digital signature and time stamping, in accordance with  EU  legislation,  to  give  documents fiscal and legal value

Page 16: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Docflow Synergy: AFC Document Management

Customer ERP Integration LayerCustomer ERP Integration Layer

Incoming B.P. documents processingIncoming B.P. documents processing

AFC common document B.P. Automation

AFC common document B.P. Automation

OutGoing B.P. document dispatchingOutGoing B.P. document dispatching

XML XML

Document Management InfrastructureDocument Management Infrastructure11

33 44

22

55

“Document enabled” ERP users

“ERP enabled” DM users

Page 17: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Document Archiving

SynergyERP generated documents  are automatically captured  and archived (along with metadata) in PDF 

Documents that needs to be processed manually are first printed with barcode then, after the manual process, left in a multi‐function device for the scanning and storing.

1

2

Incoming documents  are barcoded and scanned in.

3

Desktop documents are automatically archived directly from Office and Windows applications.

5

Email and their attachments are stored directly from Outlook/Lotus clients.

6

ERP

3rd part  Business Partners  electronic documents  are captured, processed and  stored  with  a sophisticated tool

4

Page 18: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Distribution, Management and Documents access

Synergy

ERP UsersSAP ERP Users

Internal Users Business Partners

ERP

A multi‐channer dispatching module will send documents to the business partners

1

Legal and FiscalRecord Management

AipaDocsAipaDocs..

Dispatch

Dispatch

erer

A  clerk, with a smart card, will perform all the legal and fiscal records management specific activities

5

Company users will use a dedicated web application able to access and process the documents

External business partner can use a dedicated web poral application to access their documents.

3 4ERP users are able to access and process documents directly  with the ERP UI

2

Page 19: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Docflow eProcs

Correspondence Tracking

Distributed capture of mail, paper, fax

Corporate taxonomy with department logical view

Organization chart management

Access and distribution by role

Dedicated document process management

Integration with ERP, CRM, …

Record management

Page 20: DOCFLOW PROFILE: collaborative applications

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 [email protected]

www.docflow.com

Thank you

DOCFLOW ITALIADOCFLOW ITALIACARLO PETTICARLO PETTIPresidentTEL: +39 02 57 50 33 66