determinar los hallazgos auditoria

7/26/2019 Determinar Los Hallazgos auditoria

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D E T E R M I N A R L O S H A L L A Z G O S

Concepto

El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un

resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al

comparar la condición [situación detectada- SER] con el criterio [deber ser]

!gualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que

se complementar" estableciendo sus causas y e#ectos

$odos los hallazgos determinados por la contraloría territorial son

administrativos, sin per%uicio de sus e#ectos #iscales, penales, disciplinarios o

de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan

ine#icaz, ine#iciente, inequitativa, antieconómica o insostenible

ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal

y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado &e#ecto'

En las contralorías territoriales, ante hechos constitutivos de posibles

hallazgos, se utilizar" el t(rmino )observaciones de auditoría*, que

inicialmente se presentan como tal y se con#iguran como hallazgo una vezevaluado, valorado y validado en mesa de traba%o, con base en la respuesta

o descargos presentados por el ente auditado, cuando (sta se da

+entro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación

y validación de hallazgos especialmente con connotación #iscal, ya que (stos

#undamentan en buena parte la opinión y conceptos del auditor

os hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados

de la auditoría, toda vez que el an"lisis pro#esional y ob%etivo re#le%a la

situación del auditado

a aplicación de t(cnicas y procedimientos permite al auditor encontrar

hechos o situaciones que impactan el desempeo de la organización. estas



t(cnicas y procedimientos se aplican sobre in#ormación, casos, situaciones,

hechos o relaciones especí#icas

a evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y

desarrollada en una #orma lógica, clara y ob%etiva, en la que se pueda

observar una narración coherente de los hechos

os procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de

traba%o

Características y requisitos del hallazgo

a determinación, an"lisis, evaluación y validación del

hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que (ste cumpla con las

características que lo identi#ican, las cuales e/igen que (ste debe ser0



C A R A C T E R Í S T I C A /

R E Q U I S I T OC O N C E P T O

1b%etivoEl hallazgo se debe establecer con #undamento en la comparación entre el criterio

condición

2actual

&de los hechos, o relativo a

ellos'

+ebe estar basado en hechos y evidencias precisas que #iguren en los papeles

traba%o 3resentados como son, independiente mente del valor emocional o sub%e

Relevante4ue la materialidad y #recuencia merezca su comunicación e interprete la percep

colectiva del equipo auditor

5laro 4ue contenga a#irmaciones inequívocas, libres de ambig6edades, que est(argumentado y que sea v"lido para los interesados

7eri#icable 4ue se pueda con#rontar con hechos, evidencias o pruebas

8til

4ue su establecimiento contribuya a la economía, e#iciencia, e#icacia, equidad y

sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos p9blicos, a la racionalida

la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al me%orami

continuo de la organización

S E ! S : S 3 E 5 $ 1 S : $ E ; E R E ; 5 < E ; $ : 3 : R : 7 : ! + : R E

= : : > ? 1

<na debilidad o di#erencia que en principio constituye una

observación de auditoría y que potencialmente pueda convertirse en

hallazgo deber" agendarse, debatirse y analizarse en mesa de traba%o

3ara que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo,

la in#ormación que lo soporta, los presuntos responsables y las

conclusiones alcanzadas, en mesa de traba%o se deben tener en cuenta

los siguientes aspectos0



+eterminar y evaluar la condición y compararla con el criterio.

@ 7eri#icar y analizar la causa y el e#ecto de la observación.

@ Evaluar la su#iciencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.

@ !denti#icar servidores responsables del "rea y líneas de autoridad.

@ 5omunicar y trasladar al auditado las observaciones.

@ Evaluar y validar la respuesta

os cuatro primeros aspectos se surten en la #ase de e%ecución y los

dos restantes, en la #ase de in#orme

3ara la modalidad de la auditoría e/pr(s, cuando la contraloría

territorial prescinda del in#orme preliminar, los seis aspectos paravalidar los hallazgos se surtir"n en la #ase de e%ecución

Este an"lisis involucra la evaluación de las di#erencias entre la

condición y los criterios de auditoría, incluyendo las causas principales

y la recopilación de evidencia

En el an"lisis el auditor debe tener en cuenta que0

• as causas y los e#ectos est(n interrelacionados y que el

conocimiento de uno ayuda a comprender me%or el otro. por

e%emplo, conocer el sistema de administración o mane%o de los

recursos humanos ayuda a entender su punto de e#iciencia

• 5ualquier e#ecto adverso debe ser cuanti#icado cuando el caso así

lo e/i%a

• as causas o los e#ectos pueden ser un hecho aislado o patrón que

indique potencialmente la ine#iciencia del control #iscal interno

• as causas pueden ser e/ternas al auditado



• =asta donde sea posible, la relación causa - e#ecto debe ser lo

su#icientemente clara a labor de supervisión debe asegurar que

las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del an"lisis de

causa y e#ecto, sean discutidas en mesa de traba%o y con los

niveles adecuados de la administración del auditado

Determinar y evaluar la condición y compararla con

el criterio

5onsiste en establecer y reunir los hechos de#icientes relativos a la

observación, mediante el debate y la valoración de la evidencia en

mesa de traba%o, para responder el qu(, el cómo, el dónde y el cu"ndo

de la ocurrencia de los hechos o situaciones Este an"lisis incluye la

comparación de operaciones con los criterios o requerimientos

establecidos

a condición es la situación encontrada en el e%ercicio del proceso

auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos

desarrollados por el ente auditado +e la comparación entre )lo que es

- ser* -condición- con )lo que debe ser* -criterio- , se pueden tener los

siguientes comportamientos0

• Se a%usta a los criterios

• ;o se a%usta a los criterios

5uando la condición est" acorde con el criterio se considera que el

auditado est" cumpliendo con la normatividad, políticas y par"metros

establecidos para el desarrollo de su misión y ob%etivos institucionales



5uando la condición no se a%usta a los criterios se considera que el

auditado no est" cumpliendo con la normatividad, políticas y

par"metros establecidos para el desarrollo de su misión y ob%etivos

institucionales

$oda desviación resultante de la comparación entre la condición y

el criterio se identi#ica como una observación, la que es entendida

como el primer paso para la constitución de un hallazgo En la

evaluación de condiciones y criterios o normas, %uega un papel

importante el %uicio pro#esional, la e/periencia, los antecedentes y la

pericia del equipo auditor y por los #allos pro#eridos anteriormente por

hechos de iguales o similares al caso ob%eto de estudio

Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor

culmina su prueba de auditoría y debe quedar documentado en los

papeles de traba%o

Verificar y analizar las causas y efectos de la

observación

<na vez detectada la observación, el auditor debe establecer las

causas ó razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo

por el que no se cumple con el criterio Sin embargo, la simple

observación de que el problema e/iste porque alguien no cumplió el

deber ser, no es su#iciente para con#igurar un hallazgo

El auditor debe identi#icar, revisar y comprender de manera

imparcial las causas de la observación antes de dar inicio a otros



procedimientos Es importante saber el origen de la situación adversa,

por qu( persiste y sí e/isten procedimientos internos para evitarla

?eneralmente, una debilidad del control #iscal interno hace queaparezca una de#iciencia que al no ser corregida desencadene en

nuevas de#iciencias :l comprender la causa de la observación,

#recuentemente se pueden identi#icar otros problemas que requerir"n

que el auditor complemente su e/amen

as causas m"s recurrentes de problemas detectados en la

administración p9blica son0

@ +e#iciencias en la comunicación entre dependencias y

#uncionarios Esta de#iciencia es a9n m"s grave cuando los problemas

de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel e%ecutor

• 2alta de conocimiento de requisitos

• 3rocedimientos o normas inadecuadas, ine/istentes, obsoletas opoco pr"cticas

• <so ine#iciente de los recursos

• +ebilidades de control que no permiten advertir oportunamente el

problema

• 2alta de delegación de autoridad

• 2alta de capacitación

• 2alta de mecanismos de seguimiento y monitoreo

+entro del proceso de evaluación del auditado es necesario

considerar la relación que e/iste entre las causas y los e#ectos de un



hecho o situación determinada, por cuanto le #acilita a su

administrador implementar las acciones correctivas o preventivas que

le permitan me%orar la gestión y los resultados

os e#ectos de una observación se entienden como los resultados

adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición

encontrada. normalmente representa la p(rdida en dinero, ba%o nivel

de economía y e#iciencia en la adquisición y utilización de los recursos

o ine#icacia causada por el #racaso en el logro de las metas

<na de#iciencia signi#icativa puede de#inirse como una omisión,

error o irregularidad que genera resultados adversos para el ente o

asunto auditado y descon#ianza en sus actuaciones. pueden

encontrarse en di#erentes "reas, ciclos o actividades del auditado

:l emitir un %uicio u opinión, se deben considerar las circunstancias

que rodean al auditado, como su naturaleza, organización y el

ambiente en que (ste opera, las cuales en muchas ocasiones

determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones

:lgunos e#ectos pueden ser0

@ <so ine#iciente de recursos

@ 3(rdida de ingresos potenciales

@ !ncremento de costos

@ !ncumplimiento de disposiciones generales



@ !ne#ectividad en el traba%o &no se est"n realizando como #ueron

planeados'

@ ?astos indebidos

@ !n#ormes o registros poco 9tiles, poco signi#icativos o ine/actos

@ 5ontrol inadecuado de recursos o actividades

@ !ne#icacia causada por el #racaso en el logro de las metas

os papeles de traba%o de respaldo deben demostrar los e#ectos enla #orma m"s especí#ica posible, bas"ndose en comprobaciones,

comparaciones, documentos de la entidad, in#ormes de auditoría

interna u otras #uentes apropiadas

Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la

evidencia

a validez de una observación depende de su importancia relativa

a importancia de un hallazgo se %uzga, generalmente, por su e#ecto

:dem"s, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos

aislados o recurrentes y para este 9ltimo caso indicar su #recuencia

os e#ectos, actuales o potenciales, pueden e/ponerse #recuentemente

en t(rminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o

n9mero de transacciones 5ualquiera sea el uso de los t(rminos, la

observación debe incluir datos su#icientes que demuestren su

importancia El an"lisis del auditor no solo debe incluir el e#ecto



inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean (stos

tangibles o intangibles

En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los e#ectos#inancieros o p(rdida causada por una de#iciencia identi#icada Esto

demuestra la necesidad de implementar y argumentar los conceptos y

opiniones emitidos en el in#orme

!denti#icada la observación de auditoría, es necesario establecer con

qu( #recuencia ocurre la de#iciencia e irregularidad y aunque (sta no

sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran

importancia, en t(rminos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial

:sí, una condición adversa percibida en un programa relativamente

nuevo puede no ser recurrente a9n, pero podría tener implicaciones o

posibilidades m"s importantes si no se elimina

En el an"lisis deben tenerse en cuenta la su#iciencia, pertinencia y

utilidad de las evidencias

3ara cada observación se hace necesario evaluar la su#iciencia y

pertinencia de la evidencia que la respalda y si (sta no cumple con

estos requisitos es necesario realizar procedimientos adicionales de

auditoría, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o

e#ectuando pruebas sustantivas a evidencia obtenida a trav(s de

distintas #uentes y t(cnicas, cuando lleva resultados similares,

generalmente proporciona un mayor grado de con#iabilidad

+urante una auditoría es usual que se presente la incertidumbre

sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener



seguridad en la validez de las conclusiones En este caso es necesario

tener en cuenta, #rente a cualquier decisión, la relación

costoAbene#icio a validez de la evidencia depende de las

circunstancias en que se obtienen y la con#ianza que pueda dar al

auditor

Identificar servidores responsables del área y líneas

de autoridad

<na vez analizada la observación, el auditor debe identi#icar los

responsables directos o indirectos de e%ecutar las operaciones, así

como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya

relación directa #rente a la observación #ormulada, especialmente

cuando se considera que (sta puede tener incidencia #iscal, penal,

disciplinaria u otras, con el propósito de obtener la in#ormación

necesaria para los tr"mites posteriores

os manuales de #unciones y reglamentos internos, así como los

ob%etivos concertados para la evaluación de desempeo y las órdenes

de servicio o contratos de prestación de servicios, seg9n la situación

evaluada, son #uente importante para que el auditor determine las

líneas de autoridad y la responsabilidad

Comunicar y trasladar al auditado las observaciones

<na vez logrado el consenso en mesa de traba%o #rente al an"lisis y

alcance de las observaciones de auditoría, (stas deben ser

comunicadas al auditado, en el in#orme preliminar, para que (ste

presente los argumentos y soportes pertinentes Este es el momento



en que auditado dentro del proceso auditor tiene la oportunidad de

e%ercer plenamente el derecho de contradicción

as observaciones deben incluir las presuntas incidencias quehayan sido validadas en mesa de traba%o por el equipo auditor

Nota: Cada contraloría territorial, establecerá

los términos para que el auditado de respuesta al

informe preliminar.

Evaluar y validar la respuesta del auditado

a respuesta del auditado a las observaciones comunicadas, puede,

en ocasiones, develar que en e%ercicio de su discrecionalidad la

administración toma decisiones con las cuales el auditor puede no

estar de acuerdo ;o deben ignorarse dichas decisiones, pues es

posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su

momento

Se debe, en la medida de lo posible, procurar puntos de vista

coincidentes, tanto del auditor como de los #uncionarios

correspondientes, acerca del an"lisis sobre ocurrencia de los hechos.

aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y

necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las

conclusiones deben basarse en los resultados o el e#ecto de la

decisión



5uando la respuesta del auditado requiera de niveles superiores de

consulta para llegar a un consenso al interior del equipo auditor, en la

reunión de mesa de traba%o se convocar" a la sesión al #uncionario

competente para decidir con#orme a las normas de administración del

proceso auditor

: criterio de la contraloría territorial, se puede realizar una mesa de

traba%o con participación del auditado, con el propósito de discutir y

comprender, con mayor acierto, los argumentos planteados en la

respuesta

Si la respuesta del auditado satis#ace y desvirt9a de manera idónea

y soportada la observación de auditoría esta se retira, de%ando

constancia en papeles de traba%o y en la ayuda de memoria de las

razones t(cnicas y los soportes necesarios de la decisión tomada por el

equipo auditorEn mesa de traba%o, una vez valoradas las pruebas

realizadas, las evidencias obtenidas y la respuesta del auditado, seconcluye sobre si la observación se establece como hallazgo,

quedando en #irme las incidencias a que haya lugar

Establecido el hallazgo en mesa de traba%o por el equipo auditor se

sustentar" ante el comit( t(cnico o la instancia competente para su

validación teniendo en cuenta la reglamentación de la administración

del proceso auditor

=abr" de tenerse en cuenta que e/isten situaciones que #inalmente

no son constitutivas de hallazgo con incidencia #iscal, pero que pueden

ser ob%eto del e%ercicio de la #unción de advertencia. en los casos



e/cepcionales en los que dentro de la #ase de e%ecución de la auditoría

y dada la comple%idad del asunto no se tenga certeza sobre la

ocurrencia del hecho, la causación del dao patrimonial, la entidad

a#ectada y la determinación de los presuntos responsables, podr"

ordenarse la apertura de la indagación

2 a s e d e ! n # o r m ed e l a : u d i t o r í a

1 B C E $ ! 7 1 ? E ; E R :

+eterminar los par"metros y directrices que se deben aplicar en la #ase de in#orme

de la auditoría, con el #in de estructurar un documento con los resultados del proceso

auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes

1 B C E $ ! 7 1 S E S 3 E 5 D 2 ! 5 1 S

• +e#inir la estructura del in#orme de acuerdo con la modalidad de auditoría

• Establecer las características y requisitos de los in#ormes emitidos

• +eterminar los responsables de la elaboración, aprobación y comunicación de los

resultados del proceso auditor de las contralorías territoriales

: 5 : ; 5 E

=ace re#erencia a la elaboración del in#orme preliminar y al in#orme #inal que

contienen los conceptos, pronunciamientos, opiniones y los resultados de la evaluación

de la gestión #iscal

5 1 ; 5 E 3 $ 1 3 R 1 3 F S ! $ 1 + E ! ; 2 1 R G E + E : < + ! $ 1 R D :



El in#orme de auditoría es el documento #inal del proceso auditor, que sintetiza el

resultado del cumplimiento de los ob%etivos de#inidos en el memorando de asignación de

auditoría, en el plan de traba%o y el resultado de las pruebas adelantadas en la e%ecución

os propósitos del in#orme de#initivo son0

• Registrar los resultados de la auditoría adelantada.

• +escribir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el

proceso auditor.

• :poyar el control político que e%ercen las respectivas corporaciones p9blicas.

• Servir de insumo para que el ente auditado #ormule el plan de me%oramiento. y

• 5omunicar e in#ormar p9blicamente los resultados de la auditoría

: $ R ! B < $ 1 S 5 : R : 5 $ E R D S $ ! 5 : S + E ! ; 2 1 R G E

El in#orme debe cumplir con los siguientes atributos0

P R E C I S O

+iga lo que tiene que decir Es conveniente ser e/acto &puntual' en cada #rase y en el

in#orme completo Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden

de importancia

C O N C I S O

a redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la breve dad permite mayor

impacto Se debe buscar la #orma de redac tar los hallazgos en #orma concreta, pero sin

de%ar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición &situación detectada'.

asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y la consecuencia, aspectos que

muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la contraloría

territorial

O B J E T I V O$odos los hallazgos deben re#le%ar una situación real, mane%ada con criterios t(cnicos,

analíticos e imparciales



S O P O R T A D Oas a#irmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con

evidencia v"lida, su#iciente, pertinente y competente

O P O R T U N O +ebe cumplir los t(rminos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación ypublicidad

: 5 $ ! 7 ! + : + E S B H S ! 5 : S 3 : R : ? E ; E R : 5 ! F ; + E ! ; 2 1 R G E S

3ara la elaboración de los in#ormes, teniendo en cuenta el memorando de asignación

de auditoría, se deben seguir los siguientes procedimientos0

Equipo auditor

Ce#e del "reao a qui(n se delegue

Ce#e del "rea o a qui(n se delegue

El contralor o a qui(n se delegue



Equipo auditor



El contralor o a qui(n se delegue

Elaboración del informe preliminar

Esta actividad es realizada por el equipo auditor, con base en las observaciones y

conclusiones que se obtengan durante la #ase de e%ecución de la auditoría

Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en

cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos a las

conclusiones detectados y validados en mesas de traba%o los cuales deben tener soporte

en los papeles de traba%o



Nota: Para la modalidad de la auditoría exprés, la

contraloría territorial podrá prescindir del informe

preliminar, previa aprobación de la instancia competente.

Revisión y validación del informe preliminar

+ebe ser de #orma y #ondo, encaminada a validar que se haya cumplido con el &los'

ob%etivo&s' de#inido&s' en el memorando de asignación de auditoría, plan de traba%o y

programas de auditoría En el evento en que se detecten, inconsistencias y debilidades

en los aspectos contenidos, el &los' responsable &s' de la revisión, validación yaprobación del in#orme debe&n' solicitar las aclaraciones, yAo a%ustes correspondientes

Aprobación del informe preliminar

$odo in#orme preliminar que se comunique al auditado debe ser aprobado en la

instancia correspondiente, en el cual se declara la con#ormidad o no del mismo

irma y remisión del informe preliminar

El in#orme preliminar se entiende culminado una vez est( #irmado por las respectivas

instancias y sea remitido al ente auditado

Elaboración de informe definit ivo

Esta actividad es realizada por el equipo auditor, una vez se haya surtido el derecho

de contradicción, con base en los resultados de validación de respuestas y se e#ect9en los

a%ustes a que haya lugar

Revisión del informe definit ivo



5on base en los a%ustes producto del derecho de contradicción, la&s' instancia&s'

competente &s' revisar"n el contenido del in#orme de#initivo, de acuerdo con los

procedimientos establecidos en cada contraloría territorial

Aprobación del informe definitivo

<na vez revisado el in#orme de#initivo se proceder" a su aprobación por parte de la

instancia competente, de acuerdo con los procedimientos establecidos en cada

contraloría territorial

irma y remisión del informe definit ivo

El in#orme se entender" liberado una vez #irmado por las respectivas instancias

Surtido este tr"mite se remitir" al auditado en los t(rminos establecidos por cada

contraloría territorial

5! E R R E

+ E

:

:< + ! $ 1 R D :

5ada contraloría territorial establecer" el t(rmino m"/imo a partir de la #irma y

liberación del in#orme #inal, para dar traslado de los hallazgos a las instancias

competentes. así como para la e%ecución de las actividades posteriores del proceso

auditor de con#ormidad con las normas establecidas

os hallazgos con incidencia disciplinaria, penal y otras incidencias contenidos en elin#orme #inal, ser"n trasladados a las instancias competentes



os hallazgos con incidencia #iscal ser"n trasladados mediante el #ormato establecido

para tal #in, %unto con sus soportes a la dependencia encargada de adelantar estos

procesos

Godelo #ormato entrega hallazgos #iscales

Si dentro del proceso auditor se adelantaron denuncias, se deber" in#ormar de los

resultados a las dependencia de participación ciudadana o a quien haga sus veces, con el

propósito de que se d( respuesta puntual al peticionario

5omo resultado de la auditoría, el ente auditado elaborar" y presentar" a la

contraloría territorial un plan de me%oramiento, en concordancia con las normas de

auditoría del proceso auditor territorial ;:2! I JK 5ada contraloría territorial con base en

su propia reglamentación emitir" o no pronunciamiento de coherencia e integridad sobre

la #ormulación de los planes de me%oramiento, que ser"n evaluados dentro del proceso

auditor

+e igual manera, el in#orme #inal de auditoría debe remitirse a la corporación

administrativa correspondiente y ser" publicado en la p"gina Leb de la contraloría

territorial

: d m i n i s t r a c i ó nd e l 3 r o c e s o : u d i t o r

1 B C E $ ! 7 1 S

Establecer mecanismos de dirección, supervisión, e%ecución y comunicación que

permitan a la contraloría territorial gestionar y controlar el proceso auditor para que (ste

http://186.116.129.40/gat/docs/ModeloEntregaHallazgosFiscales.doc

http://186.116.129.40/gat/docs/ModeloEntregaHallazgosFiscales.doc



cumpla con el propósito de evaluar que la prestación de servicios y provisión de bienes

p9blicos atiendan los #ines esenciales del Estado

+e#inir las actividades generales del proceso auditor seg9n sus etapas y #ases,

describir los roles y sus responsabilidades, y determinar los resultados de las actividades

?estionar el talento humano, los recursos t(cnicos, tecnológicos, #ísicos y #inancieros

necesarios para la e%ecución del proceso auditor

?arantizar la organización, conservación y preservación de la in#ormación generada

en el proceso auditor para apoyar la toma de decisiones y retroalimentar el proceso

auditor

?arantizar que los productos del proceso auditor se generen con la calidad requerida por

la contraloría territorial

: 5 $ ! 7 ! + : + E S E ; : : + G ! ; ! S $ R : 5 ! F ; + E 3 R 1 5 E S 1 : < + ! $ 1 R

: continuación se presentan las actividades del proceso auditor en cada una de las

etapas y #ases, su relación con los responsables y los resultados de la actividad

!laneación estrat"#ica

A C T I V I D A D R E S P O N S A B L E / R O LR E S U L T A D O D E L A

A C T I V I D A D

+e#inición de 3olíticas y

ineamientos para la elaboración

3?:$

+espacho del 5ontralor3lan Estrat(gico y

documento de planeación

Elaboración y consolidación de la

matriz de Riesgo 2iscal

Hrea de 5ontrol 2iscal que desarrolla el proceso

:uditor yAo quien haga las veces de 3laneaciónGatriz de Riesgo 2iscal



+eterminación de 1b%etivos y

Estrategias


:uditor yAo quien haga las veces de 3laneación3?:$

3riorización de entes o asuntos a

auditar



Estimación e identi#icación de

recursos



:probación del 3?:$ 5omit( de :lta +irección yAo 5ontralor $erritorial :cta o resolución

Godi#icaciones y Seguimiento al

3?:$


:uditor yAo quien haga las veces de 3laneación

:cta o resolución de

modi#icación

ase de planeación

A C T I V I D A D R E S P O N S A B L ER E S U L T A D O D E L A

A C T I V I D A D

Elaboración y comunicación del memorando de

asignación de auditoríaCe#e del Hrea de 5ontrol 2iscal Gemorando de asignación

+eclaración de impedimentos de intereses y

con#lictos

2uncionarios que participen del

proceso auditor

+eclaración por escrito de

impedimento

5omunicación al auditado o instalación de la

auditoríaCe#e del Hrea de 5ontrol 2iscal 5omunicación escrita

3rograma de auditoría &:diciones al 3rograma

si se considera necesario'5oordinador y equipo auditor 3rograma de auditoría

ase de e$ecución

A C T I V I D A D R E S P O N S A B L E R E S U L T A D O D E L A



A C T I V I D A D

:plicación de procedimientos, pruebas y obtención

de evidenciasEquipo auditor 3apeles de traba%o

+eterminar observaciones Equipo auditor !n#orme prelinimar

Realizar mesas de traba%oEquipo auditor y

coordinador:cta o ayuda menoria

ase de informe

A C T I V I D A D R E S P O N S A B L E / R O LR E S U L T A D O D E L A

A C T I V I D A D

Elaborar in#orme preliminar y realizar a%ustes Equipo auditor !n#orme preliminar

Revisar y validar de #orma y #ondo el in#orme

preliminar

Ce#e del "reaAquien se

delegue!n#orme preliminar a%ustado

:probación Ce#e del "reaAquien sedelegue

!n#orme preliminar aprobado

2irma y remisiónEl 5ontralor o quien se

delegue!n#orme preliminar



Revisión y an"lisis de respuesta del ente

auditadoEquipo auditor

:cta mesa de traba%o o ayuda de

memoria

Revisa y aprueba in#orme de#initivoCe#e del "reaAquien se

delegue!n#orme de#initivo

Remisión del in#orme de#initivo al ente

auditado

El 5ontralor o quien se

delegue1#icio remisorio

Evaluación

A C T I V I D A D R E S P O N S A B L E

R E S U L T A D O D E

L A A C T I V I D A D

Reportar bene#iacios del proceso auditor Equipo auditor Reporte

Evaluar cumplimiento de ob%etivos del proceso auditor, desempeo

pro#esional del equipo auditor, aplicación de la metodología en el

proceso auditor y el sustento probatorio de los hallazgos

5oordinador o Ce#e

dle "rea2ormato de evaluación

: d m i n i s t r a c i ó nd e l 3 r o c e s o : u d i t o r

: + G ! ; ! S $ R : 5 ! F ; + E 5 : ! + : +

Ase#uramiento de la calidad

5onsiste en asumir y seguir un con%unto de acciones plani#icadas y sistem"ticas, con

el ob%etivo de generar un producto o servicio acorde con los requerimientos de calidad

del control #iscal 3ara lograr dicho propósito esas acciones deben seguir normas de

auditoría y requisitos internos establecidos por cada contraloría territorial



!gualmente, las contralorías territoriales podr"n utilizar instrumentos e/ógenos al

proceso auditor, para analizar, monitorear y veri#icar el desarrollo del mismo, con el #in de

apoyar a los responsables del proceso con in#ormación con#iable y oportuna que #acilite

tomar acciones para me%orar el proceso auditor

!roducto no conforme

El producto no con#orme se con#igura cuando se presenten una o m"s de las

siguientes situaciones0

• !ncumplimiento parcial ó total de los ob%etivos del memorando de asignación de

auditoría.

• 2alta de evidencia y soporte de los hallazgos.

• !ncumplimiento de las actividades y los resultados de las actividades descritas para

cada una de las #ases de planeación, e%ecución e in#orme, en el presente capítulo

<na vez identi#icado el producto no con#orme se de%ara evidencia de la detección de

mismo y las acciones tomadas

!reservación del producto informe

as contralorías territoriales deben preservar la con#ormidad del producto en el

proceso interno y la entrega al destino previsto Esta preservación debe incluir la

identi#icación, manipulación, embala%e, almacenamiento y protección

S 1 < 5 ! F ; + E 5 1 ; $ R 1 7 E R S ! : S

as controversias son situaciones e/presadas en di#erencias de criterio de car"cter

t(cnico yAo %urídico y se presentan entre los di#erentes roles e instancias del proceso

auditor



El an"lisis y solución de las controversias se debe surtir durante el proceso auditor

por parte del equipo auditor o por las instancias de#inidas en cada contraloría territorial

as controversias pueden presentarse entre las siguientes instancias0

Controversias al interior del e%uipo auditor

a primera controversia que se puede presentar es al interior del equipo auditor y en

este caso se comunicar" al %e#e del proceso auditor o a quien haga sus veces, quien en

mesa de traba%o ba%o su orientación, acordar" las alternativas de solución y las acciones

a emprender para dar solución a la controversia

Controversias entre el &efe del 'rea del proceso auditor y

el E%uipo Auditor

En caso de presentarse controversia entre el equipo auditor y el %e#e del "rea de

auditorías, este 9ltimo in#ormar" a su superior inmediato para que emita su opinión y

busque el consenso +e persistir la controversia, la misma ser" dirimida por el superior

inmediato o contralor seg9n el caso

! ; $ E R 3 R E $ : 5 ! 1 ; E S $ M 5 ; ! 5 : S C < R D + ! 5 : S

as interpretaciones t(cnicas sobre el contenido de la ?uía de :uditoria $erritorial le

corresponden, en primera instancia, al %e#e del "rea del proceso auditor yAo a la 1#icina

de 3laneación o qui(n haga sus veces y las de car"cter legal a la 1#icina Curídica o quien

haga sus veces, de cada contraloría territorial

En segunda instancia, le corresponde a la 5ontraloría ?eneral de la Rep9blica por

intermedio del Sistema ;acional de 5ontrol 2iscal &Sinaco#'



3 a p e l e s d e $ ra b a % o

Son los registros e#ectuados por el auditor, de aquella in#ormación obtenida en el

desarrollo de la auditoría En estos documentos deben consignarse las evidencias que

#undamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos

El propósito de los papeles de traba%o es ayudar al auditor a documentar todos los

aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su traba%o se

llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y en

cumplimiento del plan de traba%o y de los programas de auditoría :dem"s, respaldan el

in#orme de auditoría, sirven como #uente de in#ormación y #acilitan la administración de la

auditoría

Se pueden registrar en papel, en #ormato electrónico u otros medios, y deben ser

legibles, lógicos, completos, #"ciles de entender y estar diseados t(cnicamente

os archivos de papeles de traba%o deben ser re#erenciados para la #"cil !denti#icación

de los documentos y se clasi#ican así0

: R 5 = ! 7 1 3 E R G : ; E ; $ E & : A 3 '

Son los documentos que sirven de in#ormación para la auditoría En este archivo se

consigna la normatividad interna y e/terna que rige al ente de control

: R 5 = ! 7 1 ? E ; E R : & : A ? '

Son los documentos que soportan la organización, plani#icación y administración de

la auditoría En este archivo se conserva la correspondencia, los in#ormes de la entidad,

entre otros documentos



: R 5 = ! 7 1 5 1 R R ! E ; $ E & : A 5 '

En este archivo se consignan las evidencias obtenidas en el desarrollo de la auditoría

Se organizan y re#erencian en concordancia con las tres #ases de la auditoría0 planeación,e%ecución e in#orme

R E 2 E R E ; 5 ! : 5 ! F ;

Re#erenciar en auditoría es identi#icar los papeles de traba%o utilizados a

re#erenciación debe hacerse en la parte superior derecha del papel de traba%o y en color

di#erente al utilizado en la elaboración del mismo, que de acuerdo con la norma de

archivo se hace en l"piz ro%o

El "rea de control #iscal en mesa de traba%o de#ine los códigos de re#erenciación

seg9n los componentes y #actores que ser"n utilizados en la auditoría

a contraloría territorial utilizar" una re#erenciación al#anum(rica, es decir, la

combinación de letras y n9meros

a re#erenciación cruzada es la utilización de códigos para seguir el #lu%o de traba%o

de auditoría

as reglas b"sicas de re#erenciación cruzada son0

• Sólo se re#erencian cruzadamente ci#ras id(nticas

• Se deber" hacer siempre en ambas direcciones

• a posición de la re#erencia en relación con el n9mero re#erenciado indica la

dirección del #lu%o



$odas las ci#ras, la in#ormación de los componentes de gestión, resultados y

#inancieros del ente o asunto a auditar deben rastrearse #"cilmente con los papeles de

traba%o

5uando los papeles de traba%o se lleven de manera electrónica el archivo,

re#erenciación y marcas de auditoría se har" de con#ormidad con el sistema que cada

contraloría territorial tenga adoptado

os papeles de traba%os #ísicos o magn(ticos podr"n ser organizados en carpetas y

re#erenciados tal como se muestra en el siguiente esquema0

A R C H I V O

P E R M A N E N T EA R C H I V O G E N E R A L A R C H I V O C O R R I E N T E

:A3-J Dndice

:A3-N eyes

:A3-O +ecretos

:A3-P Resoluciones

:A3-K Estatutos

!nternos:A3-QN 1tros

:A?-J Dndice

:A?-N !n#orme de la Entidad

:A?-O 3lanes de me%oramiento de

vigencias anteriores

:A?-P 5orrespondencia recibida

:A?-K 5orrespondencia +espachada:A?-QJ 1tros Registros

:A5-J Dndice

A/CP FASE DE PLANEACIN

:A53-N Dndice

:A53-O Gemorando de :signación

:A53-P 3lan y 3rogramas de $raba%o

:A53-K 5onocimiento de la Entidad:A53-QJ :n"lisis de la cuenta e in#orme del

asunto a auditar

:A5-QN +eterminación de la muestra

:A53-QO :ctas yAo ayudas de memoria

A/CE FASE DE E!EC"CIN

:A5E-J Dndice

:A5E-N 5omponente ?estión

:A5E-O 5omponente Resultados

:A5E-P 5omponente 2inanciero:A5E-K :ctas yAo ayudas de memoria

:A5E-QJ 1tros

A/CI FASE DE INF#$E

:A5!-J Dndice

:A5!-N !n#orme 3reliminar



:A5!-O Respuesta de la Entidad

:A5!-P :n"lisis Respuesta

:A5!-K !n#orme #inal

:A5!-QJ Bene#icios del 3roceso :uditor

:A5!-QN :ctas yAo ayudas de memoria:A5!-QO 1tros

3 a p e l e s d e $ ra b a % o

G : R 5 : S + E : < + ! $ 1 R D :

os procedimientos de auditoría e#ectuados se pueden indicar mediante símbolos de

auditoría +ichos símbolos o marcas deben ser e/plicados en los papeles de traba%o

:unque no e/ista un sistema de marcas est"ndar, a menudo se utiliza una escala limitada

de estandarización de símbolos para los componentes y #actores, mediante el uso de

leyendas o marcas en c(dulas determinadas

as marcas deben ser distintivas y en color di#erente al utilizado en la elaboración del

papel de traba%o para #acilitar su ubicación

Se deben evitar los símbolos superpuestos comple%os o similares. los n9meros o

letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y #"cil de

seguir

:lgunos requisitos y características de las marcas son los siguientes0 la e/plicación

de las marcas debe ser especí#ica y clara, los procedimientos de auditoría e#ectuados,

que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante

e/plicaciones narrativas, an"lisis, entre otros. una misma marca de auditoría no se debe

utilizar en una misma ho%a de traba%o con signi#icado distinto



M A R C A S S I G N I F I C A D O

5on#rontado con libros o#iciales de contabilidad

5on#rontado con documento #uente

T 5orrección realizada

U 5omparado con au/iliar contable

V 5on#rontado sin e/cepción



W Sumas veri#icadas

X 3endiente de registro

Y ;o re9ne requisitos

Z Solicitud de 5on#ormación enviada

Solicitud de 5on#ormación recibida

\ $otalizado

V 5onciliado

Y 5ircularizado sin e/cepción

!nspeccionado

:plicación de procedimiento

determinar los hallazgos auditoria

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