Debbie Maynor – City of KilleenLisa Norris  City of Grand PrairieLisa Norris – City of Grand PrairieCarol Holland – City of Terrell

Killeen – 130,000 Population, 1,250 FT Employees; Straight 143

Grand Prairie – 183,000; 1150 FT employees; h llStraight 143 (no M&C or Collective Barg.)

ll l Terrell – 18,000 Population; 165  FT Employees; Straight 143

Walk through major Walk through major sections of TLGC and internal practices as l t  t  CS Di trelates to CS Directors

Provide 

SamplesRepeat!

Sh  A     Share differences

Answer your Questions

All All Provide written orientation to new commissioners▪ Killeen (attach document here)▪ Killeen (attach document here)▪ GP

Provide Chapter 143 and any Local rules as applicable for their use

Introduce Police and Fire Chiefs▪ They share insight as to their departments  culture  any ▪ They share insight as to their departments, culture, any Associations that exist, issues, upcoming appeals, etc.

Explain how meetings run and agenda items that t i ll   ftypically surface

T llT ll TerrellTerrell Meetings scheduled for noon

id    i f   i     i provide some info prior to meeting▪ agenda briefing on each agenda item▪ copy of the previous meeting minutescopy of the previous meeting minutes.▪ do not  provide supporting documentation of an agenda item, just a brief description of the agenda item.

By informing the commissioner of an agenda item, they are able to gage the length of the meeting and it runs more efficientlymeeting and it runs more efficiently.

KillKill Killeen:Killeen: Review the local rules for changes annually.  HR d f  P li  Fi  Ci  A   i  M   HR drafts. Police, Fire, City Attorney review. Meet if significant changes proposed.    Finalized draft sent to commissioners using ‘track  Finalized draft sent to commissioners using  track changes’ function so that they can clearly see the changes.  CSC meeting scheduled. At a subsequent meeting the changes are adopted then posted in accordance with TLGCaccordance with TLGC.

d i id i i Grand PrairieGrand Prairie Police and Fire Chiefs reviewPolice and Fire Chiefs review draft changes with their A i ti   H h  t   diff  i   d   f Associations.  Hash out any differences in advance of meeting.  Outside attorney reviews as well.

CS Commissioners sent copy in advance CS Commissioners sent copy in advance of meetingCS Commissioners sent copy in advance CS Commissioners sent copy in advance of meeting. Signed Summary posted Signed Summary posted of every change. Post via intranet full redlined and clean versions on the intranet and distribute copies.

For extensive revisions (every 5‐7 years), committee formed using a person from every rank.

Killeen Police – outreach and own academy Fire –Vocational Ed program with high school▪ Jr/Sr. years attend Fire Academy and get HS credit

GP Outreach to community leaders Lateral Entry Program for Police Developed our own Police Academy HS internships for Police; developing for Fire

Applications accepted online, screened by HR for MQ.  HR forwards Police eligible list. PD handles their own testing process.   HR handles Fire testing process.   Allow individuals to test if appear eligible ▪ applicant process weeds out dishonesty or lack of documents– so HR does not spend a lot of time verifying transcripts, certifications, etc.  

150‐200 individuals take entry test each time.  

P li E t  E   d A ilit    d  PD h   Police – Entrance Exam and Agility same day; PD has recruitment team that handles all background work

Fire –Agility done about a week following exam.g y g Heavy focus on recruitment efforts to attract a diverse 

pool of candidates Officers/Chiefs work with community leaders on initiatives Officers/Chiefs work with community leaders on initiatives Officers speak in schools Provide reports to Commissioners and CM on pdemographics and education level of candidates on current and past examinations

Provide study sessions in advance of examination led yby department personnel to improve pass rate

Review test writers and Study Materials.  Keeping a study list similar y p g yto test makers keeps cost down.  Questions pulled from test bank.  Department reviews the material; identifies consultant with close match to 

promotional study material.  p y When a test is received, higher ranked person reviews test and answers – where 

questions are confusing or may have multiple answers, based on various sources, new questions are requested.  

Knowing that someone from their department has reviewed the examination seems to give it credibility and fewer questions are challenged. This process has significantly reduced the number of appeals of questions in the promotional examination process   examination process.  

Intent to test done via email to a special email in‐box created by IT.   Emails auto distributed to HR staff.  Auto‐reply of receipt generated to p y p gcandidate.

Process improves efficiency for shift personnel. Can submit intent 24/7. 

Discuss tests with Testmaker

Ensure he/she understands your situation: Do you have only a test? (i.e. Fire – “High Score Wins”) Is there an alternate promotional system?   equal weight on all materials/sections Pass/fail acceptable percentage?

Any of these can impact test writers decision on how difficult to make the test.

Chiefs review material and post 90+ days in advance of test and usually change up materials.  Be considerate of how much material is on the test and whether it is relevant to the job and current.

Si   l  d   li Sign‐up also done online. Current APS (Police only) Election for APS by ballot to adopt or change (24 hrs) –y p g ( 4 )handled through HR and Dispatch. 

APS – 5 parts▪ Written Examination (40 points)Written Examination (40 points)▪ Anonymous Written Exercise (15 points)▪ Panel Review (30 points)▪ 3 internal/2 external3 internal/2 external

▪ Seniority (10 points)▪ Certification Level (3 points for Adv./ 5 for Master)

APS Written Exercise and Panel graded on set criteria APS Written Exercise and Panel graded on set criteria Brief Training done by CS Director for panelists

KillKill KilleenKilleen For those on military, use electronic testing (website with password) given to proctor in (website with password) given to proctor in military Provides immediate resultsProvides immediate results Change order of questions and order of answers from the original so key is different but test itself is the same.

Grand Prairie Grand Prairie – throw out any appealed questions from original  Re order questionsquestions from original. Re‐order questions.

Requires copy of record sent to Chief Executive (City  Requires copy of record sent to Chief Executive (City Manager)

Certification and Appt. Record must include all itemsf d Date notice of exam posted

Date of exam Name of test administrator Position of candidate on list Date of Medical Exam, name of Dr., and Pass/Fail Date vacancy occurred/request to fill made Date vacancy occurred/request to fill made Candidate start date Date pay is to startFailure to comply?  Removal of CS Director Failure to comply?  Removal of CS Director…

Most must have criteria and pay amounts set by ordinance.

Changes to pay amounts must also be d d b dadopted by ordinance.

Use a checklist so no steps missed. GP created Checklist Killeen – uses Checklist provided in Texas Civil Service Reporter (Bettye Lynn publishes)▪ txcivilservice@gmail.com or 817‐332‐8504

Contact attorneys – attempt to agree on H E /i    d   f  l fil dw/in 10 days of appeal filed NO? contact AAA for “List of 7” CS Director Liaison to AAA

Parties have 5 days to agree or begin striking Be sure to include in your local rules who strikes first…appelant strikes first so City gets last strike.

l bl d f h Determine available dates for hearing.

C   d    i Create and post notice

S d  i     ll  i Send notice to all parties.

Li i    C i i    AAA Liaison to Commission or AAA

Review Disciplinary Letters/Documents Review Disciplinary Letters/Documents

Remind parties of key deadlines and Remind parties of key deadlines and upcoming due dates (exhibit lists, subpoenas, etc))

Coordinate with Transcriptionist (if used by your city)

Debbie Debbie MaynorMaynor:: dmaynor@killeentexas.gov

Lisa Norris: Lisa Norris: lnorris@gptx.org

Carol Holland: Carol Holland: Cholland@cityofterrell.org