Danish Road Directorate Best-in-class budgeting, ensuring accuracy and predictability of the public budgets

Chief Financial Officer Kristoffer Schantz

Business Controller Jacob Tanggaard

Managing Megaprojects 3 Dec 2015

• Repeated budget overruns and

public criticism

• Studies and experience in several

countries pointed to the desirability

of new budgeting principles.

• In 2006 a legal document

introduced new principles for

construction budgeting in the state.

• The principles should be

implemented at the Ministry of

Transport area (and the Danish

Road Directorate should be first!)

2

New Construction Budgeting: History

Danish Road DirectorateResponsible for the state-owned

roads in Denmark:

Freeways: 1.182 km.

Expressways: 318 km.

Other main roads: 2.295 km.

5% of the roads – 47% of the traffic!

820 employees

6 service centers across the

country – and a traffic tower!

Appropriations 2015 DKKm

Planning, administration,

sector responsibility etc. 308

Large construction projects 2.415

Operation, maintenance &

minor construction projects 1.633

Total 4.356

-

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

Accounts Budget

DK

Km

Roskilde FjordConnection atFrederikssund

Holstebro-Herning

Køge Bugt

Silkeborg

Others

Large construction projects: 2009-2020

Project example: The freeway at Silkeborg

Visualization:http://www.vejdirektoratet.dk/DA/vejprojekter/Funder-Laasby/Visualisering/Sider/Flere-fotos,-film-og-kort.aspx

The industrial area: Before

The industrial area: After

New Construction Budgeting: Main

principles• Establish "the most realistic budget based on existing knowledge“:

• Unit prices & quantities are based on experience with similar projects

• Ensure follow-up via standardized budgets and logging

• Difference between the current budget and previous budget versions must be explained

• Risk management throughout the project process

• Continuous reporting on the development and handling of risks

• Construction budgets ( Project appropriations) above

DKKm 250 are externally reviewed

• Special focus on key technical challenges, documentation of

unit prices, uncertainty assessments and plans for dealing

with risks 8

Construction cost estimation

Project appropriation calculation

Physical costs (6 main elements)

+ Add on: ”Not yet specified works”

= Basic costs

+ 10 %

= Anchor budget (= Project appropriation)

+ 20 %

= Total appropriation

Scope of the projectmanager Scope of

The Road Directorate

Scope of the Ministry of Transport and Building / the Ministry of Finance

The project appropriations offers a higher budget security, but it

requires full transparency (meaning all project changes must be

documented)

Risk LogUncertain/potential

budget changes

=> ”Risk

supplement”

Change Log

Certain/known

budget changes

=> ”Reserve disposition”

Project Change Management

Handling of economic uncertainty and

risks

The objectives of our project

risk management are:

1. Consciousness of

uncertainties (risks and

opportunities)

2. Mitigate risks and follow

up on mitigation action

3. Quantify uncertainty as

part of project forecast

11

”One page per project”, containing:

• General status (text)

• Special issues

• Status concerning vedr.

expropriations, tenders, time

schedule

• Budget status (project economy,

perrenial)

• Status: Reserve disposition

(changes since last time)

• Risk analysis: Top 10 risks, S-

curve

The ”one pagers” are used actively

in the quarterly meetings with the

director and the project heads.

Quarterly budget follow upFinanslovskonto: 28.21.20.10 (igangværende større anlæg)Etapenavne Rute nr. Etape nr. Åbningsår Fase Profit-center Projekt-leder FPL AG FPL PV FPL ES Aktuelt FL-

indeks

UDVIDELSE - BRANDE

OMFARTSVEJ

18 6751 2014 6 B102 SHO HBAN SHO JEKJ 185,48

Generel status:

Særlige problemstillinger:

Status vedr. ekspropriationer:

Status ved. udbud:

Status vedr. fremdrift:

Officiel tidsplan

Aktuel tidsplan

Den budgetmæssige situation:

Overslag, 15-pl Fysik EKB K2A I alt

Oprindeligt 322,4 43,4 35,4 401,2

Aktuelt 251,8 49,2 100,2 401,2

Ændring -70,5 5,8 64,8 0,0

Ændring i projektreserver siden sidste budgetopfølgning Kommende bevillingsændringer

mio.kr. per 1-5 per 1-8 Ændring Ændring

Ikke disponeret EKB 49,2 49,2 0,0 401,2

Ikke disponeret K2A 100,2 100,2 0,0 390,5 -10,7

I alt 149,4 149,4 0,0

Forklaring på ændring i reserver:

Bemærkninger i forhold til den samlede projektøkonomi

Risikoanalyse PL-opdatering den 3.aug 2015

Risikotillæg, 50%: 1,5

Risikotillæg, 75%: 3,0

Når om farts vejen er u d b yg g et til m otorvej, vil d er h erefter

væ re m otorvej p å h ele s træ kn in g en m ellem Vejle og Hern in g .

TB2010 (s om følg e af An læ g s lov) An læ g s lov ved tag et i m aj 2010.Aftale om en g røn tran s p ortp olitik af 29. jan u ar 2009.

Brande omfartsvej Projektstamblad, Budgetopfølgning per 1-8, 2015

Evt. politisk aftale Formål Bevillingshjemmel Anlægshjemmel

Projektet har omhandlet udbygning af ca. 7 km 2 sporet motortrafikvej til 4 sporet motorvej. Anlægslov var

vedtaget i maj 2010, og motorvejen blev taget i brug i maj 2014. Der var indgået aftale med Bestseller om

etablering og finansiering af tunnelforbindelse, som forbinder Bestsellers arealer på motorvejens øst og

vest side.

Projektet har genanvendt linjeføringen for den gamle motortrafikvej.

Der kan rejses erstatningskrav pga. støj op til et år efter ibrugtagning af motorvejen. Der er modtaget og

behandles 2 klager over støj. Desuden er der uoverensstemmelser med ejeren af arealet "sidetag midt"

angående afregningsprincippet. VD forhandler udfaldet med lodsejeren p.t..

Alle ekspropriationer er gennemført og erstatningerne er opgjort.

Ikke flere udbud.

Motorvejen er taget i brug og trafikafviklingen fungerer. Der er udarbejdet Trafiksikkerhedsrapport efter

ibrugtagning af motorvejen. Rapporten har givet mindre justeringer, som blev igangsat og gennemført.

Slutregnskaber for alle entrepriser er færdiggjort nu.

Arbejdet med "Således udført" er afsluttet. Etårs eftersyn for broarbejder er gennemført.

Motorvejen og tilhørende anlæg er overdraget til VD Drift. Det forventes snarligt salg af Tilsynskontoret i

Give. Fase 5 er evalueret internt. Et års eftersyn blev gennemført i maj 2015,- der er konstateret for højt

vandstand ved bassin ved tilslutningsanlæg Tyrgodvej. Problemet overvåges.

Der er udarbejdet en risikovurdering med henblik på anlægsregnskab og vurdering af reserverne i projektet.

Ejendom i Give (tidligere tilsynskontor) er sat til salg, men der er minimal interesse for det.

mio.kr.

Projektbevilling (15-pl)

"Skyggebevilling" (estimat)

FFL16-projektbevilling

Ingen bemærkninger

Projektbevillingen forventes overholdt. Projektet er alligevel ikke - som tidligere udmeldt - med på FFL16.

0 50 100 150 200 250 300 350 400 450

Oprindeligt

AktueltFysik EKB K2A

13

ResultsSeveral projects have been completed before deadline and

below/within the project appropriations

Realized savings DKKm

Finished projects 2.566

Ongoing projects 795

Total 3.361