7/25/2013

1

CMS’ CROWNWeb Application

CROWNWebv4.1.5UpdateandCMS‐2728Tips

July 25, 2013

WithCROWNWebOutreach,Communication,andTraining

7/25/2013

Today’sHost

Janis Grady, RHIT, CPHQ

Contract Officer’s Representative (COR)

CROWNWeb Outreach, Communication, and Training (OCT) Contract

Centers for Medicare & Medicaid Services

Oniel Delva, BA, CTT

Communications and Training Manager

CROWNWeb Outreach, Communication, and Training (OCT) Contract

2 O

7/25/2013

2

7/25/2013

Today’sPresenters

CROWNWeb Outreach, Communication, and Training

Matthew McDonough, MS, CTTProject Director 

Matthew McDonough has worked on the CROWNWeb project in communications and training for seven years. He has led the design and delivery of training for CROWNWeb for the past three years, and has presented both educational and informational session on CROWNWeb at multiple national and regional conventions.

3 O

7/25/2013

Today’sPresenters

CROWN Data Discrepancy Support

Patrice CherryTier 3 Operations Lead 

Patrice Cherry has provided customer and technical support for over 10 years. Patrice has worked on the CROWNWeb project since 2009. Her years of problem solving, troubleshooting and subject matter expertise are key added values to her contribution to the CROWNWeb Project. Currently she is a member of the CROWN Data Discrepancy Support team where she works as the Tier 3 Operations Lead.

4 O

7/25/2013

3

Latest NewsandReminders

7/25/2013O6

• May 2012 to December 2012 clinical months were closed on June 28, 2013 for all collection types, and submission methods.

• CMS is currently reviewing data submitted by facilities.

• Clinical data reported in CROWNWeb will be used for CMS’ Quality Measures reports.

• Currently, the January 2013 to July 2013 clinical months remain open; CMS will announce closure details.

• Facilities must work to ensure that their clinical data, CMS forms, and patient activity are entered in CROWNWeb as soon as possible.  

ClinicalDataReporting

7/25/2013

4

7/25/2013O7

Do we report access‐related infection only?

• No. CROWNWeb’s Infection section collects any infection data that applies for a particular patient for that reporting month. This section is not limited to dialysis‐related infections.

Do we indicate if the patient met the target weight in the “Post‐Dialysis Target Weight for Session” field?

• No. This field asks if the physician prescribed a post‐dialysis target weight. 

WhatShouldWeEnter?

7/25/2013O8

• CMS has implemented CROWNWeb updates since the launch of the system to assist with usability.

• CROWNWeb updates have included both planned enhancements and user‐suggested modifications.

• CMS plans monthly CROWNWeb system updates.

• CMS continues to encourage user feedback and change requests.

• Submit any change requests through http://help.projectcrownweb.org.  

CWSystemUpdates

7/25/2013

5

CROWNWebv4.1.5:ASneakPeek

7/25/2013M10

• CROWNWeb v4.1.5 begins CMS’ monthly “Patch” releases.

• Prior to implementation, each enhancement goes through a review and scoring process that includes:

FrequentUpdatesProcess

Enhancement ListEnhancement List

Enhancement requests are reviewed and scored by CMS and CROWNWeb business requirements team

Enhancement list reviewed by CROWNWeb application development and testing teams

Enhancement list is updated based on feedback from CROWNWeb support teams

Final enhancement list and support needs are defined, and presented to CMS for approval

Testing and DeploymentTesting and Deployment

CROWNWeb application development and testing teams prioritize enhancements based on backlogs and available capacity

CROWNWeb application development team engages in multiple development cycles

CROWNWeb test team assess enhancements in multiple cycles 

Release date is planned

7/25/2013

6

7/25/2013M11

Currently, CROWNWeb v4.1.5 has 20 planned updates. Enhancements will include, but are not limited to:

CROWNWebv4.1.5Features

Module Description

Admit/Discharge Fixed scenario where the "Error occurred while processing your request" message displayed when a user attempted to admit a Transient patient.

Admit/Discharge Fixed scenario where the error message "An error occurred while processing your request" displays during the admission process when the patient is associated with an existing accretion.

Patient Fixed scenario where a patient would display as discharged for 90+ days even when an active admission exists.

Form 2728 Enabled Section D on the CMS‐2728 for patients that are receiving In‐Center Hemodialysis.

Form 2728 Enabled Section D on the Re‐Entitlement CMS‐2728.

Clinical Fixed scenario where multiple "Medication Allergy" data was not being copied to the clinical extract table.

Report Fixed scenario where patients with an Admit Reason of "Transfer" were excluded from the Missing Forms Report.

Report Fixed scenario where patients would display twice in the Audit Forms report.

Report Fixed scenario where the Patient Roster Report generated different patient counts when run by users with different Roles in CROWNWeb.

CMS‐2728:DeletionandPrevention

Tips

7/25/2013

7

7/25/2013O13

• Users must electronically submit their CMS‐2728 forms to CMS using CROWNWeb.

• Users must thoroughly review their forms for completeness and accuracy before submission. If an entry error is discovered, users must do the following (based on the form’s status):

AvoidingEntryError

Status: Saved

Log in to CROWNWeb

Go to the 2728 screen

Edit the saved form

Status: Submitted

Contact the QualityNet Help Desk

Open a ticket for assistance

Wait for the form and request to be reviewed

7/25/2013P14

FormDeletionRequests

71019561

7/25/2013

8

7/25/2013P15

Top five reasons users contact the QualityNet Help Desk for a CMS‐2728 form deletion:

1. Incorrect “Social Security Number (SSN)”

2. Incorrect “Date Patient Started Chronic Dialysis at Current Facility”

3. Incorrect “First and Last Name”

4. Incorrect “Date of Birth”

5. Incorrect “Date Regular Chronic Dialysis Began”

FormDeletion‐ Top5Reasons

7/25/2013P16

Review the Patient Attributes page in CROWNWeb for accuracy:

• Confirm that the SSN and Medicare Claim Number (if applicable) are correct and no numbers are transposed.

• Confirm that the patient’s name is recorded correctly.  Ensure that the patient’s last name is not in the “First Name” field.

• Confirm the patient’s date of birth is accurately reflected and no numbers are transposed.

PreventionTip1– Attributes

Note: Data displayed on this slide is fictitious.

7/25/2013

9

7/25/2013P17

Review the following Patient’s admit/discharge information and treatment summary for accuracy:

• Admit date (automatically entered as the “Date Patient Started Chronic Dialysis at Current Facility” on the CMS‐2728)

• Facility name, CMS Certification Number (CCN), and National Provider Identifier (NPI)

• Treatment summary 

PreventionTip2– AdmitInfo

Note: Data displayed on this slide is fictitious.

7/25/2013P18

Review the patient’s medical chart to ensure that the correct “Date Regular Chronic Dialysis Began” is recorded priorto submitting the CMS‐2728 form via CROWNWeb.

PreventionTip3– MedicalChart

7/25/2013

10

CMSCommentsandWrap‐Up

7/25/2013

FinalComments

20 C

7/25/2013

11

7/25/2013

Questions

21 O

7/25/2013

OurNextSession

CMS Community Town Hall:

TBD

Date: August 29, 2013

Time: 2pm ‐ 3pm ET

22 O

7/25/2013

12

7/25/2013

ThankYou

For Further Information…

Help Me Form: http://help.projectcrownweb.org/

QualityNet Help Desk:  1‐866‐288‐8912

Website:  http://www.projectcrownweb.org 

This material was prepared by FMQAI, the CROWNWeb Outreach, Communication, and Training contractor, under contract with the Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), an agency of the U.S. Department of Health and Human Services. The contents presented do not necessarily reflect CMS policy. OCT contract # HHSM-500-2011-00157G. Publication Number: FL-OCT-2013OCTT2-7-1098

23 O