1

IMPLEMENTASI PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

STUDI KASUS PADA PT “WHY”

Suster valentina Sri Mulyani CB

Dosen Aksek/LPK Tarakanita, E-mail: valent_cb@yahoo.com

Abstract

As part of a company, Human Resources becomes an important asset. Training and development fo Human Resources is a function that has character to develop and strengthening the employee’s interest through short or long term. How the company strive to develop its Human Resources during the time is becoming problems which try to be discussed in this article. By Taking the case study at one of monetary service firm, the problems mentioned above, are explained by using narrative descriptive, compered between theory and the reality that is exist without searching the relation couse and effect.]Key words : training, development, human resources, competencies

Pendahuluan

Manusia merupakan ciptaan Tuhan yang diberikan akal pikiran serta rasa

yang akan terus berkembang sepanjang hidup. Dengan akal pikiran tersebut

manusia memiliki rasa keingintahuan yang besar tentang diri dan lingkungannya.

Sehingga dapat dikatakan proses hidup manusia adalah proses pembelajaran

menuju kemaksimalan kemampuannya memandang diri dan lingkungannya.

Proses pembelajaran tersebut sangat mempengaruhi kemajuan peradaban

manusia sejak jaman es hingga jaman teknologi canggih saat ini. Mengapa?

Karena manusia adalah subjek sekaligus objek peradaban tersebut; karena

peradaban itu adalah kreasi manusia dari hasil pembelajarannya sehingga

manusia merupakan aset peradaban.

Salah satu contoh nyata dari perubahan peradaban yang merupakan hasil

karya manusia adalah revolusi industri. Seperti kita ketahui bahwa proses

industri sangat dipengaruhi oleh faktor money, material, method dan men, yang

sering disebut sebagai faktor produksi. Sebelum revolusi, perdagangan barang

dilakukan hanya berdasarkan keunggulan kompetitif dari segi material sehingga

2

yang memiliki sumber daya material terbanyaklah yang unggul dalam persaingan

dan hanya dilakukan dengan tenaga manusia yang mengakibatkan terjadinya

perbudakan. Selanjutnya dalam hal perbudakan tercipta beberapa kasta dalam

masyarakat. Yang lemah merupakan mesin penghasil uang bagi yang

kuat,karena itu manusia dianggap sebagai alat untuk produksi. Penghargaan

manusai hanya sebatas gaji dan kemampuan menepati target. Apabila tidak

mampu maka akan mendapat hukuman.

Bertolak dari hal tersebut, manusia mulai belajar bagaimana cara

berproduksi lebih baik dengan memberdayakan akal pikiran manusia. Dengan

adanya revolusi industri manusia bukan lagi sebagai faktor tungal dalam

produksi tetapi faktor yang menentukan produksi dengan kemampuan akal

pikirannya.

Mengapa semua bisa berubah menjadi lebih baik? Karena manusia

belajar dan bekerja. Jika manusia tidak bekesempatan belajar, maka yang

akan terjadi adalah stagnasi dan frustasi, sehingga kemampuan manusia

menjadi tidak optimal. Padahal manusia diciptakan dengan pikiran yang sangat

mungkin untuk dikembangkan.

Lingkup Pembahasan

Berdasarkan pemikiran tersebut dapat dikatakan bahwa manusia harus

berkembang, baik secara fisik maupun mental dengan terukur,kapan saja,siapa

saja,dan dimana saja, sehingga organisasi harus sangat memperhatikan

keadaan karyawannya.

Di dalam organisasi modern, lembaga yang berfungsi sebagai koordinator

karyawan adalah Divisi Sumber Daya Manusia (SDM). SDM memiliki beberapa

fungsi yaitu : rekrutment, seleksi, penilaian, kompensasi, pendidikan dan

pelatihan. Fungsi-fungsi tersebut saling terkait dan bersifat trade-off.

Pendidikan, Pelatihan dan Pengembangan merupakan fungsi SDM yang

bersifat mengasuh dan memperkuat kompetensi karyawan, baik secara jangka

3

pendek ataupun jangka panjang. Dari pengertian di atas dapat disampaikan

bahwa yang bertanggung jawab untuk proses pemberlajaran manusia adalah

Divisi SDM.

Di dalam era globalisasi dengan hambatan-hambatan antar negara yang

semakin rendah, kita sebagai negara berkembang perlu mempersiapkan

karyawan, baik secara mental dan material. Mental berarti mempersiapkan rasa

percaya diri berbasis budaya bangsa, bahwa kita sama dengan karyawan dari

negara manapun. Basis budaya ini yang akan menjadi nilai tambah (value

added) bagi SDM Indonesia yang akan menjadikan SDM Indonesia menjadi unik

dan mempunyai keunggulan kompetitif lebih. Material berarti kemampuan dari

segi pengetahuan (knowledge), keahlian dan perilaku. Proses persiapan tersebut

merupakan bagian dari fungsi Pengembangan dan Pelatihan ( Training &

Development / T&D). T&D bertanggung jawab terhadap perencanaan dan

implementasi perkembangan karyawan. Oleh sebab itu, penulis akan lebih fokus

membahas mengenai T&D.

Dari hal yang diuraikan di atas, dapat dirasakan akan pentingnya

pelatihan dan pengembangan bagi karyawan. Muncul pertanyaan bagaimana

selama ini perusahaan-perusahaan mengupayakan pengembangan bagi SDM-

nya ? Ada banyak metode yang sekarang semakin dikembangkan dalam

program-program pelatihan. Namun di lain pihak tidak banyak perusahaan yang

memberi perhatian terhadap pelatihan dan pengembangan karyawannnya. T&D

lebih dirasakan sebagai pemborosan anggaran perusahaan. Ada juga keluhan

yang mengatakan bahwa T&D tidak membawa dampak bagi perusahaan.

Beberapa pertimbangan tersebut telah mendorong penulis untuk melakukan

penelitian bagaimana perusahaan menerapkan T&D bagi karyawannya.

Penelitian dilakukan terhadap sistem T&D PT WHY yang bergerak di

bidang jasa keuangan dan berkedudukan di Jakarta. Sedangkan sasaran dari

penulisan ini adalah untuk dapat lebih membantu memahami pentingnya T&D

bagi karyawan dalam suatu perusahaan.

Konsep

T & D

Keadaan saat ini di PT WHY

4

Metodologi

Metodologi yang digunakan dalam penulisan ini adalah deskriptif naratif

berupa studi kasus, dengan mencoba memahami kondisi dan membandingkan

antara teori dan realita serta fakta dari fungsi T&D pada PT WHY tanpa mencari

hubungan sebab dan akibat. Metode pengumpulan data diperoleh melalui

wawancara/interview dengan beberapa pihak yang terdiri dari: 2 orang kepala

bagian SDM, 3 orang kepala seksi, beberapa karyawan dari divisi SDM dan

divisi lainnya. Selain itu juga dipergunakan data sekunder serta studi literatur.

Adapun frame work dari penulisan ini

1. Analisis Kebutuhan 1. Analisis kebutuhan2. Desain 2. Desain3. Implementasi 3. Implementasi4. Evaluasi 4. Evaluasi

Analisis Kesenjangan

Kesimpulan& Saran

5

Kerangka Teori

Dalam model sistem program T&D ada beberapa fase yang perlu diamati

sebelumnya. Fase tersebut terbagi dalam 4 bagian (Bohlander and Snell, 2004)

yaitu :

1. Needs Assessment

Ada tiga aspek yang perlu diperhatikan dalam fase ini yaitu

a. Kebutuhan organisasi > Visi dan misi organisasi

b. Kebutuhan unit

c. Kebutuhan individu

Dalam fase ini perusahaan harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang

sesuai dengan kecenderungan strategi perusahaan (notabene dipengaruhi

oleh lingkungan industri dan global). Dengan demikian T&D yang

dilaksanakan dapat diaplikasikan dalam perusahaan pada saat itu, karena

jenis pelatihan yang dilaksanakan merupakan jenis yang dibutuhkan saat itu.

Sehingga karyawan tidak ketinggalan dibandingkan kompetitor. Kebutuhan

unit akan kompetensi SDM yang dibutuhkan perlu dikaji, begitu juga dengan

kebutuhan individu tersebut. Dengan memperhatikan tiga aspek tersebut

diharapkan T&D menjadi tepat sasaran dan tepat guna .

2. Design

Fase ini dapat dilanjutkan jika sudah memiliki data yang lengkap tentang

needs assesment yang benar, sebab fase ini akan melahirkan konsep T&D

perusahaan. Fase ini meliputi tujuan pelatihan, kesiapan calon peserta serta

prinsip pembelajaran. Semakin tidak fokus perusahaan dalam mengamati

kebutuhan pelatihannya maka akan semakin kabur konsep pelatihan yang

akan dilaksanakan. Apabila konsep pelatihan kabur, dapat dikatakan tujuan

pendidikanpun tidak jelas. Akibatnya bisa terjadi kegiatan tersebut hanya

menghabiskan biaya tanpa dampak yang positif bagi perusahaan.

6

3. Implementation

Implementasi adalah tindakan dalam pelatihan. Adapun teknik yang biasa

dilakukan adalah On the job methods, off the job methods dan management

development. Perusahaan dapat memilih salah satu dari ketiga jenis

pelatihan tersebut. Perlu diketahui bahwa implementasi ini tergantung pada

kebutuhan dan metoda serta kemampuan peserta.

4. Evaluation

Proses eveluasi adalah fase terakhir dalam sistem T&D, yang berfungsi untuk

mereview hasil yang diperoleh dari diklat yang dilaksanakan. Apabila terjadi

kesenjangan antara harapan dan kenyataan, maka dapat diartikan terdapat

sesuatu yang salah dalam pelaksanaan model tersebut. Hal ini tentu saja

akan berakibat terhadap keseluruhan fase, mengingat adanya keterkaitan

antara fase satu dengan yang lain.

Dalam proses T&D, evaluasi hasil yang diperoleh dari diklat dikategorikan

dalam 4 hal ( Gary Dessler, 2003) yaitu

a. Reactions, merupakan evaluasi yang paling sering digunakan untuk

mengukur kemajuan peserta. Hal ini hanya merupakan respon spontan

dari pengetahuan baru yang diterima. Respon ini biasanya hanya berupa :

mengerti atau tidak, suka atau tidak. cenderung pada penilaian akan

acara, bukan pada esensi acara tersebut

b. Learning, peserta mengerti tentang materi/event yang diadakan dan

belajar sesuatu yang baru tanpa perubahan tindakan.

c. Results

d. Bahaviour, pengetahuan yang telah diterima kemudian diaplikasikan dan

menjadi faktor pengubah perilakunya menjadi seperti tuntutan pelatihan

yang diikuti. Hasil T&D yang dapat dievaluasi hanya sebatas reactions

dan learnings karena sifatnya short term, sedangkan sisanya merupakan

hasil Development/Pengembangan yang cenderung jangka panjang.

7

Gambaran Umum Perusahaan

PT WHY adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan yang bergerak

di bidang jasa keuangan non-perbankan. Usaha dunia jasa keuangan saat ini

terasa sangat ketat. Di Indonesia terdapat banyak perusahaan jasa keuangan

asing yang beroperasi, baik sebagai Investori langsung (Foreign Direct

Investment) atau Joint Venture. Hal ini menunjukkan perlunya keunggulan

kompetitif perusahaan agar mampu memenangkan persaingan usaha. Salah

satu di antaranya adalah kehandalan sumber daya manusia sebagai nafas

organisasi. SDM yang baik serta berkualitas akan menentukan citra perusahaan.

Penilaian dari keberhasilan usaha yang bergerak di bidang jasa adalah

kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Dengan demikian kepercayaan dan

kepuasan pelanggan dapat tercapai jika memiliki SDM yang kompeten.

Dalam perusahaan jasa keuangan, sumber daya manusia terbagi dalam 2

kelompok yaitu pegawai kantor dan agen. Proses T&D pegawai kantor dan agen

tidak jauh berbeda. Oleh karena itu, penulis akan membahas secara umum

dengan membatasi pengamatan terhadap pegawai kantor. Hal ini mengingat

pegawai kantor memiliki persistensi yang lebih tinggi dibandingkan agen

sehingga sangat berpengaruh pada kondisi sebenarnya. Selain itu dapat

diperoleh data yang lebih reliabel sebab agen dapat berpindah kapan saja

sesuai kontrak kerja.

PT WHY berdiri sejak tahun 1859. Pada awalnya merupakan perusahaan

milik Belanda dan pada perkembangannya dinasionalisasi pada tahun 1955.

Perusahaan ini memiliki kantor pusat yang berkedudukan di Jakarta dengan 17

Regional Office dan 71 Branch Office dan total karyawan sejumlah 1.548 orang

dengan komposisi gender:

Pria : 1.111 orang

Wanita : 437 orang

8

Adapun komposisi pendidikan karyawan adalah sebagai berikut:

Jumlah Tingkat Pendidkan

SD SLTP SLTA D3 S1 S2

Jumlah 42

Orang

50

orang

773 orang 125

orang

542

orang

16 orang

Secara garis besar implementasi T&D pada PT WHY dapat

dikelompokkan dalam kategori:

1. Diklat promosi, yang dilakukan pada saat kenaikan jabatan (promosi sesuai

dengan jenjang jabatan) dan tidak bersifat kontinu, namun sesuai kebutuhan.

2. Diklat seminar dan workshop dengan pihak eksternal. Umumnya dilakukan di

luar perusahaan dengan mengirimkan beberapa karyawan untuk setiap

kegiatan.

3. Diklat gelar profesi, yang diperuntukkan bagi karyawan yang ingin mengikuti

ujian gelar profesi.

4. Diklat pendidikan formal, berupa pengiriman karyawan yang lulus seleksi

untuk melanjutkan pendidikan formal ke jenjang lebih tinggi, seperti

melanjutkan S2. Kegiatan ini baru dilaksanakan dalam 2 tahun terakhir.

Untuk dapat melihat dan menganalisis kondisi implementasi T&D pada PT

WHY, maka perlu dilakukan pembahasan atas setiap kategori diklat yang

dilaksanakan.

1. Diklat Promosi

Promosi merupakan salah satu tujuan karyawan dalam bekerja yang

dapat menjadi motivasi positif dalam peningkatan kinerja dan kemampuannya.

Secara teori promosi juga merupakan salah satu indikator kompetensi karyawan

9

sebab dalam proses pelaksanaan, karyawan akan melewati beberapa tes, baik

konseptual dan teknis yang diselenggarakan oleh bagian SDM atau yang

bekerjasama dengan pihak luar.

PT WHY melaksanakan diklat untuk penjenjangan jabatan, misalnya diklat

penjenjangan calon Kepala Divisi, Calon Kepala Bagian, Calon Kepala Seksi dan

Calon pegawai. Diklat ini tidak dilaksanakan secara rutin, namun hanya sesuai

kebutuhan. Pada saat tertentu bisa terjadi diklat dilaksanakan selama 2 tahun

berturut-turut, namun bisa juga sama sekali tidak.

Jenis materi diklat yang disampaikan pada umumnya berupa penjelasan

administrasi dan operasi standar sesuai lingkup jabatan. Sedangkan materi

bidang manajerial/soft skill hanya merupakan bagian kecil/sangat sedikit.

Sifat pelatihan adalah mass learning yang berarti berlaku secara

menyeluruh, sama untuk semua orang. Dalam hal ini peserta akan

mendapatkan penjelasan administrasi secara sekaligus selama 3 minggu

berturut-turut. Cara ini mengakibatkan peserta pada umumnya menjadi cepat

bosan dan lelah. Rasa bosan timbul karena mereka menganggap hal tersebut

sudah merupakan pekerjaan sehari-hari.

Dapat dijelaskan bahwa kegiatan operasional dilakukan di Branch Office

(BO) sehingga peserta yang berasal dari BO terlihat lebih mahir dan cepat bosan

dibandingkan Regional dan Head Office yang cenderung lebih berhubungan

dengan administrasi. Hal ini mengingat Regional dan Head Office berperan

sebagai fasilitator dan konseptor bagi BO.

Pendidikan di bidang manajerial hanya mendapat porsi yang sangat

sedikit padahal untuk jenjang jabatan dari kepala seksi hingga kepala divisi

adalah posisi manajer sehingga pendidikan manajerial sangat penting. Di

samping itu terdapat kesenjangan usia antar peserta yang terkadang sangat

jauh, terutama antara generasi lama dengan hasil rekrutment 5 tahun terakhir.

Hal ini menimbulkan kesenjangan perilaku dan gaya sosial. Perlu disampaikan,

procurement untuk karyawan secara terbuka dengan berbagai macam test

10

seperti pada umumnya, baru dilakukan beberapa tahun terakhir. Hal ini mungkin

dipengaruhi kultur perusahaan yang masih berbau pemerintahan yang sangat

kental dengan unsur kolusi dalam pengadaan karyawan sehingga procurement

tidak berlangsung secara terbuka. Kondisi ini mengakibatkan terdapat

kesenjangan generasi antar-karyawan yang bahkan hingga masa kerja

mencapai 15 tahun.

Dalam diklat juga terdapat peserta yang sudah lebih dari 1 kali mengikuti

penjenjangan dan belum mendapatkan promosi. Hal ini berakibat pada

kurangnya motivasi peserta yang beranggapan bahwa diklat hanya merupakan

formalitas dan tidak menjanjikan apapun. Meskipun ada ketentuan bahwa

peserta yang boleh mengikuti diklat harus melewati beberapa kriteria, seperti

masa kerja, gelar profesi dan bukan pada kemampuan yang dimiliki saat ini.

Dari pengertian T&D yang disebutkan sebelumnya, esensi diklat

cenderung pada pendidikan/short term sehingga akan menimbulkan reaksi dari

peserta. Reaksi itu hanya memberikan 2 opsi yaitu tertarik atau tidak tertarik atau

secara sederhana mengerti atau tidak mengerti.

2. Seminar dan Workshop

Seperti telah dikemukakan sebelumnya, proses pembelajaran manusia

dapat dilakukan oleh siapa saja, dimana saja, kapan saja dan tentang apa saja.

Pembelajaran tersebut antara lain dapat dilakukan melalui seminar atau

workshop. Kedua jenis diklat ini sangat diminati perusahaan karena sifatnya

yang lebih private dalam arti jumlah peserta lebih sedikit, materi lebih fokus

sehingga memungkinkan terjadinya interaksi antar sesama peserta. Dalam hal

ini PT WHY juga banyak mengirim karyawan untuk mengikuti seminar, baik di

bidang industri ataupun bidang umium lainnya. Dapat dikatakan seminar dan

workshop merupakan diklat yang paling dominan dilakukan.

11

3. Fasilitator Ujian Gelar Profesi

Dewan asuransi Indonesia (DAI) sebagai organisasi induk industri

asuransi Indonesia mengeluarkan peraturan yang mengharuskan setiap

perusahaan asuransi memiliki ahli asuransi sesuai yang bidang usaha. Ujian

gelar profesi dilakukan 2 kali dalam setahun dan diselenggarakan oleh DAI di

beberapa kota-kota besar di Indonesia. PT WHY mengadopsi peraturan tersebut

dan bahkan mencantumkan kepemilikan gelar prosfesi sebagai persyaratan

untuk mengikuti diklat penjenjangan jabatan sehingga banyak karyawan yang

berminat. Namun kondisi ini mengakibatkan 2 sisi yang bertolak belakang. Satu

sisi karena merupakan persyaratan mendapatkan promosi, yang mendorong

karyawan untuk ikut serta. Namun, hanya sebatas kepentingan tersebut,

sehingga banyak yang tidak mengetahui secara benar tentang tujuan dan

manfaat pelatihan.

Sampai saat ini perusahaan telah melahirkan karyawan yang memiliki

gelar profesi untuk berbagai kategori di berbagai kegiatan operasional

perusahaan seperti AAAIJ,AAIJ,HIA,FSAI dan sebagainya. Dari data yang

diperoleh, sejak tahun 1991 jumlah karyawan yang telah memiliki gelar profesi

untuk berbagai kategori yang dikeluarkan asosiasi berjumlah 498 orang atau

32,170 % dari total karyawan. Kondisi ini menunjukkan adanya kecenderungan

terjadinya penurunan.

Perlu disampaikan bahwa kegiatan memperoleh gelar profesi dilaksanakan

bagi karyawan yang berminat untuk mengikuti ujian/fasilitator. Dengan demikian

tidak bersifat wajib.

4. Program Beasiswa Pendidikan Formal

Program ini baru berjalan 2 tahun terakhir. Dari data sebelumnya

diperoleh informasi bahwa karyawan yang menyandang gelar S2 hanya

berjumlah 16 orang dari berbagai disiplin ilmu. Pertimbangan pelaksanaan

program ini adalah untuk menciptakan profesionalisme dalam kinerja

12

perusahaan, dan karena program kerja ini masih baru mulai dan masih berjalan,

dampak kegiatan ini belum berjalan.

Implementasi Program Pelatihan & Pengembangan pada PT WHY

Organisasi sebagai wadah SDM pada umumnya masih menganggap

karyawan/SDM hanya cost center atau sumber biaya. Memang benar, untuk

jangka pendek, SDM adalah cost center, tetapi dalam jangka panjang SDM

adalah profit center bagi perusahaan. Salah satu fungsi SDM yang dianggap

sebagai cost center adalah T&D. Karena itu, perencanaan dan pelaksanaan T&D

sangat dipengaruhi budget constraint (keterbatasan biaya). Kadangkala mereka

menyebutnya kekurangan waktu. Seringkali pembenaran ini dikemukakan untuk

menyembunyikan alasan yang sebenarnya. Meski demikian pentingnya sumber

daya untuk pengembangan merupakan suatu yang tidak dapat dipungkiri.

Sebenarnya penyebab utama organisasi tidak menyediakan sumber daya

pengembangan yang cukup adalah karena tidak memahami pentingnya T&D.

T&D yang baik memerlukan investasi yang tepat, baik dalam bentuk uang

maupun waktu. Tanpa keduanya T&D sulit bisa dijalankan.

T&D berhubungan langsung dalam pengembangan sumber daya manusia

perusahaan karena proses pembelajaran tentang diri dan lingkungan merupakan

sifat dasar manusia yang nota bene berperan sebagai karyawan dalam sebuah

perusahaan. Banyak kegiatan dan jenis diklat yang digunakan sebagai fasilitas

perantara dalam proses pembelajaran tersebut. Pembelajaran tidak harus berarti

berada di dalam ruangan, lengkap dengan buku, alat-alat tulis, pengajar dan

berbagai atribut yang diasosiasikan dengan pembelajaran formal. Belajar dapat

dilakukan dengan berbagai cara, dimana saja dan dengan siapa saja, baik

dengan diklat secara formal atau melalui seminar dan workshop. Jenis

diklat yang dilakukan oleh PT WHY sudah baik dan terlihat sangat umum

dilakukan oleh perusahaan lainnya.

13

Banyak perusahaan mengeluh tentang karyawan yang tidak

menunjukkan peningkatan kinerja padahal telah dikirim untuk mengikuti diklat.

Mengapa bisa terjadi? Dari penelitian yang dilakukan ternyata tidak terdapat

proses pengintegrasian antara visi, misi dan strategi perusahaan dengan

visi,misi dan strategi divisi SDM.

Berdasarkan konsep T&D menurut Bohlander (2004), diperlukan

perencanaan yang sangat baik dan terintegrasi antara visi dan misi perusahaan

dengan konsep diklat. Dengan demikian diharapkan dapat meminimalkan gap

antara harapan dan kenyataan.

Di dalam pelaksanaan T&D, hal yang paling penting yang harus

diperhatikan adalah esensi dari program tersebut, perusahaan harus fokus pada

performance centered objectives yang berarti perusahaan harus fokus pada

kinerja yang menjadi sasaran jenis T&D yang akan dilakukan. Hal ini sangat

berhubungan dengan strategi T&D yang dilakukan. Oleh karena itu, perusahaan

harus terlebih dahulu memahami pengertian T&D dengan baik, mampu

merancang program T&D yang benar sehingga sesuai dengan strategi

perusahaan. T&D sesungguhnya mempunyai pengertian yang berbeda namun

sering terjadi salah persepsi dan bahkan menyamakan pengertian dari T&D

Bohlander and Snell (2004) mengatakan bahwa terdapat perbedaan

antara pendidikan dan pelatihan. Trainning which tends to be more narrowly

focused and oriented toward short term performance concern”. Proses

pembelajaran merupakan inisiatif dari perusahaan, sehingga karyawan

memperoleh pengetahuan mengenai pekerjaannya. Dengan demikian trainning

lebih berfokus pada tujuan kinerja jangka pendek dan pada pengetahuan

(knowledge). Sementara itu “development which tends to be more toward

broardening an individual’s skill for the future responsibility” . menyimpulkan

bahwa pendidikan lebih berorientasi jangka panjang yang bertujuan

meningkatkan Knowledge, skill dan attitude SDM.

14

PT WHY harus mendefenisikan ulang pengertian pendidikan dan

pelatihan sehingga dapat menemukan model dan implementasi yang tepat

dalam pelaksanaan diklat dalam kurun waktu tertentu. Berikut akan ditelaah

tentang implementasi pada PT WHY secara partial dari keempat jenis diklat

yang dilaksanakan.

1. Diklat Promosi

Dari keterangan yang diperoleh terlihat adanya kecenderungan bahwa

pelatihan yang dilaksanakan masih bersifat administrasi, kurang fokus pada

kompetensi. Administrasi merupakan salah satu jenis pekerjaan yang dapat

dilakukan mesin karena sangat operasional, sehingga apabila seorang calon

manajer masih diberikan jenis pendidikan yang lebih bersifat administrasi berarti

taraf KSA ( Knowledge, Skill and Attitude ) masih setingkat pegawai tanpa

kemampuan. Hal yang harus mendapatkan perhatian agar diklat lebih fokus

pada pelatihan manajerial yang sifatnya jangka panjang. Jadi bukan sekedar

pengetahuan (knowledge) tetapi lebih pada KSAO (Knowledge, Skill, Attitude

and Other characteristic). Dengan demikian hasil yang diperoleh tidak hanya

kemampuan yang terlihat dari permukaan yang sifatnya hard skill, namun

iceberg yang tertanam lebih berupa softskill. Apalagi softskill saat ini lebih

dibutuhkan.

Fakta lain yang bisa dikemukakan adalah bahwa diklat ini lebih condong

pada mass learning dimana pengetahuan diberikan pada saat yang bersamaan,

dan tidak memberikan dampak bagi kemajuan seseorang. Pelaksanaan diklat

akan lebih menghasilkan kualitas jika esensi atau pengertian dan tujuan diklat

sudah jelas. Untuk setingkat manajer kemampuan yang dibutuhkan adalah

manajerial yang berfokus pada KSA yang lebih baik. Sebab menjadi manajer

berarti memimpin orang lain dengan berbagai sifat dan kemampuan, sehingga

diperlukan kemampuan untuk mengarahkan agar menghasilkan output lebih

15

baik. Dengan demikian dapat disampaikan bahwa pendidikan dan pelatihan

yang jelas mengarahkan diklat pada pembelajaran manajerial.

Kriteria pelatihan yang lebih mengutamakan persyaratan administrasi

mempunyai dampak negatif dan positif. Dampak negatif berupa sempitnya ruang

gerak bagi calon peserta yang belum memenuhi semua persyaratan

administrasi, meski dari segi kompetensi lebih baik dari yang memenuhi

persyaratan. Hal ini dapat menjadi demotivasi bagi karyawan. Selain itu juga

berakibat pada munculnya kecemburuan antara yang kompeten dengan yang

tidak kompeten. Hal ini kadang sulit untuk diterima karyawan karena sistem

masih berdasarkan masa kerja.

Sisi positif adalah menunujkkan adanya keadilan, yaitu setiap orang dapat

mengikuti diklat. Hal ini secara psikologis meningkatkan motivasi karyawan

karena memiliki gambaran kemungkinan akan mendapat promosi. Namun akan

sangat disayangkan jika tidak diimbangi dengan pengetahuan yang memadai.

Dari permasalahan yang timbul, dapat dikembangkan sistem yang dapat

lebih membantu pelaksanaan diklat sehingga tepat sasaran:

a) Pada tingkat organisasi, perlu dengan jelas ditetapkan pengertian, visi dan

implemantasi diklat. Sehinga sebelum mencari metode yang tepat, SDM

sudah mengetahui dengan jelas hal yang akan menjadi tanggung jawabnya,

lingkup pekerjaan, batas wewenang, serta jenis pekerjaannya (Margaret Dale

2003). Apabila pekerjaan tersebut cenderung didominasi tugas administrasi

maka sebaiknya pelatihan yang diberikan berorientasi jangka pendek berupa

pelatihan. Tetapi apabila pekerjaan tingkat manajer, baik top, middle atau

lower yang diperlukan adalah kemampuan konseptual, manajerial dan

administrasi, sehingga diperlukan pelatihan yang bersifat jangka panjang dan

aplikasi.

b) Melihat kebutuhan unit kerja yang membutuhkan SDM yang berkompetensi

untuk unit kerjanya maka kriteria yang diajukan sebagai syarat keikutsertaan

sebaiknya bukan hanya berdasarkan administrasi, misalnya, masa kerja,

16

gelar profesi tetapi mungkin lebih baik berdasarkan kompetensi ( job spec,

men spec kaitannya dengan job des) yang di miliki calon peserta. Karena

kompetensi bukan hal yang mudah untuk dicapai, lebih mudah memoles

orang yang sudah memiliki kompetensi dibandingkan orang yang hanya

memilki kemampuan adminstrasi. Dapat saja setiap calon peserta diminta

menulis lamaran untuk promosi lengkap dengan alasan dan kemampuan

yang dimilikinya. Sehingga membantu SDM untuk menyaring calon peserta

yang kompeten. Jumlah/kuantitas peserta sebaiknya jangan menjadi

pertimbangan tetapi kualitas peserta harus menjadi keharusan.

c) Sistem pelatihan yang diberikan hendaknya tidak didominasi mass learning

tetapi partial learning. Partial learning akan lebih mudah diterapkan jika calon

peserta sudah memiliki kompetensi standar yang diinginkan, karena itu

sebaiknya persyaratan yang perlu ditambahkan adalah kompetensi yang

dimiliki. Dengan demikian T&D akan menjawab kebutuhan person juga.

d) Pengetahuan tentang teknologi.

Era globalisasi saat ini, faktor informasi sangat memegang peranan penting

dalam denyut nadi perusahaan. Informasi yang baik dan akurat akan sangat

membantu perusahaan unggul dibandingkan pesaing, dimana informasi yang

paling cepat dapat diperoleh melalui media baik on line atau media lainnya,

sehingga lebih baik jikalau peserta juga memiliki kemampuan akan teknologi.

e) Model kelas yang dipergunakan sebaiknya bersifat role play karena akan

mengasah improvisasi dan kapabilitas peserta.

2. Seminar atau Workshop

Seminar atau workshop adalah salah satu alat pembelajaran yang paling

sering digunakan perusahaan dengan pemikiran yang didasarkan pada : jangka

waktu pelaksanaan yang pendek, biaya yang relatif murah.

Memang dalam konteks tertentu seminar atau workshop penting dalam

pengembangan karyawan, hanya saja ada kriteria tertentu untuk mengambil

17

keputusan untuk ikut atau tidak dalam seminar tersebut terutama didasarkan

atas materi yang disajikan.

Seminar atau workshop akan bermanfaat jika materi yang disampaikan

bukan merupakan hal yang teknis hanya bersifat informasi dan menambah

pengetahuan sebab hal teknis tidak mungkin dapat dipelajari hanya dalam waktu

1-2 hari,sehingga dirasakan kurang efektif mengikuti pelatihan untuk pekerjaan

teknis.

Pelaksanaan seminar atau workshop harusnya mempunyai kriteria peserta

yang dianggap cocok untuk materi tersebut. Hal ini sangat perlu untuk

diperhatikan agar tujuan pembelajaran tercapai. Sehingga pada saat

penunjukkan peserta sudah

dipersiapkan dengan baik yang dilihat dari segi :

a. Instructional objective (tujuan pembelajaran)

b. Trainee readiness (kesiapan calon peserta)

c. Learning principles (makna pembelajaran)

Ketika pertimbangan ini sudah dipersiapkan oleh SDM maka pelatihan melalui

seminar dan workshop dapat tepat guna yang dapat memberikan manfaat bagi

karyawan dan perusahaan.

Apabila seminar atau workshop dianggap mahal karena biaya dan jumlah

orang yang sangat sedikit, masih ada jenis diklat lain yang dianggap pribadi

namun dapat menjangkau lebih banyak orang. In house trainning adalah pilihan

paling ekonomis bagi pembelajaran massal bagi seluruh karyawan tentang hal

yang berhubungan dengan tugas masing-masing. Sampai saat ini, in house

trainning sangat jarang dilakukan PT WHY. Sesungguhnya metode ini sangat

baik karena lebih bersifat dialog dan in practise, dapat menambah pengetahuan

nonformal selain pekerjaan rutin sehari-harinya.

18

3. Gelar Profesi

Salah satu ketentuan yang dikeluarkan oleh asosiasi induk organisasi

asuransi adalah kepemilikan gelar profesi asuransi yang biayanya dapat

ditempuh melalui ujian untuk setiap kategori asuransi yang biasanya diadakan 2

kali dalam setahun. Pada awalnya jenis diklat ini diharuskan dan bahkan

dipersyaratkan sebagai kriteria dalam mengikuti kegiatan diklat promosi jabatan.

Dampaknya, banyak orang kemudian ikut ujian ini dan mungkin mereka belum

memahami betul apa gunanya pengetahuan tersebut dan bagaimana

implementasi pengetahuan dalam alur bisnis perusahaan. Tetapi dengan

bergilirnya waktu gelar akademi tidak lagi menjadi fokus dalam jenjang promosi

sehingga kesan yang timul jenis diklat ini ditinggalkan padahal ini adalah

pelajaran bagus untuk mengetahui alur bisnis perusahaan. Hal ini terlihat dari

data yang menggambarkan perkembangan tenaga ahli tidak sesuai dengan

jumlah karyawan.

Seandainya perusahaan mempunyai kebijakan bahwa gelar profesi merupakan

kebijakan umum yang berlaku bagi seluruh karyawan dan merupakan standar

dasar untuk kualifikasi segala lapisan jabatan sebagai bentuk pembelajaran agar

mengetahui alur bisnis perusahaan dan bukan hanya untuk syarat promosi,

maka standar SDM akan lebih baik. Karena sampai saat ini tidak tertutup

kemungkinan terdapat karyawan yang belum paham mengenai alur bisnis

perusahaan. Jika demikian apa yang bisa diharapkan? Kompetensi? Bagaimana

caranya?

Perubahan ketentuan perusahaan agar gelar profesi menjadi kualifikasi standar

SDM akan membantu dalam proses bisnis perusahaan sehingga pelayanan

yang diberikan dapat lebih baik.

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnyaT&D juga merupakan salah

satu faktor pendorong motivasi dan hal ini juga harus diperhatikan dengan baik

oleh divisi SDM, sehingga terdapat perbedaan yang jelas antara orang yang

memiliki kompetensi dengan yang tidak. SDM harus memberikan perhatian lebih

19

bagi yang mampu meraih gelar profesi misalnya pemberian kompensasi untuk

tenaga dan usaha yang telah dikeluarkan karyawan untuk meraih gelar profesi

tersebut. Sehingga akan merangsang orang lain agar mau mengikuti gelar

profesi. Misalkan jika seorang karyawan lulus gelar profesi AAIJ(Ahli Asuransi

Jiwa) yang merupakan gelar setara S1 dalam asuransi jiwa, hendaknya diberi

kompensasi yang juga merupakan penghargaan atas usahanya, baik itu bonus

sekaligus atau partial. Menurut informasi yang kami kumpulkan dari kompetitor

yang umumnya melakukan hal tersebut, usaha itu sangat berpengaruh bagi

motivasi karyawan lainnya.

4. Beasiswa Forma

Kondisi persaingan saat ini memang diperlukan perjuangan ekstra agar

dapat bersaing dengan kompetitor, perjuangan tersebut harus dibekali dengan

pengetahuan, keahlian, perilaku dan wawasan yang handal. Hal ini juga menjadi

pertimbangan perusahaan, dan memutuskan untuk memberikan kesempatan

bagi karyawan yang mampu melewati seleksi untuk melanjutkan pendidikan

formal lebih tinggi, dan saat ini perusahaan fokus pada jenjang Strata-2 (S2).

Berdasarkan data dari pihak SDM jumlah karyawan yang berstatus S-2

berjumlah 16 orang dari 1.548 orang atau sekitar 1.033% dan dikategorikan

sangat kecil dan sangat memungkinkan dikembangkan agar mencetak manusia

profesional. Jenis pendidikan ini tentu memakan waktu dan biaya yang sangat

besar, sehingga diperlukan perencanaan yang baik, sehingga hasil yang

diperoleh akan lebih maksimal. Kami belum memiliki banyak data dan

keterangan dengan diklat ini karena masih sangat baru dan masih dalam proses.

Kesimpulan

Banyak organisasi beranggapan bahwa SDM hanya merupakan cost

center, beranggapan manusia dapat berkembang sendiri dan perkembangan

manusia adalah urusan pribadi jadi proses perencanan dan pelaksanaan

20

sepenuhnya tergantung karyawan tersebut. Padahal dalam proses

perkembangan manusia organisasi dibutuhkan perencanaan yang baik dan

benar dari berbagai segi seperti keuangan, manfaat dan opportunity lost.

PT WHY sebagai objek penelitian, telah melaksanakan pendidikan dan pelatihan

seperti yang umum dilaksanakan misalnya seminar, workshop, beasiswa dan

diklat.

Kesimpulan yang diperoleh antara lain :

1. Jenis pendidikan dan pelatihan yang dilakukan baik internal atau eksternal

berupa seminar, workshop, beasiswa.

2. Sifat pendidikan yang diadakan hanya bersifat administrasi sehingga kurang

efektif untuk menggali “lapisan es dasar/iceberg” karyawan yaitu Softskill

(knowledge, skill dan attitude serta other characteristic ) yang akan

berpengaruh terhadap total performa/kinerja karyawan.

3. Dalam tingkat organisasi perencanaan pelatihan yang kurang terintergrasi

dengan visi, misi dan strategi umum perusahaan, sehingga seringkali output

yang diharapkan tidak sesuai dengan kenyataan.

4. Perencanaan pelatihan tidak terstruktur, karena pengertian Pendidikan dan

Pelatihan masih belum jelas, sehingga sistem model Pendidikan dan

Pelatihan yang dilaksanakan PT WHY menjadi tidak jelas. Hal ini

berpengaruh terhadap kinerja dihasilkan perusahaan.

5. Kurang berjalannya sistem data base perusahaan sehingga agak menyulitkan

SDM mengenali kompetensi masing-masing karyawan yang akan membantu

strategi diklat secara umum (nasional).

Saran

Berdasarkan hasil penelitian memandang perlu untuk memberi

masukan/saran kepada pihak PT WHY umumnya dan divisi SDM khususnya

mengenai pelaksanaan diklat yang telah dilaksanakan dibandingkan dengan

teori yang seharusnya.

Dipandang perlu :

1. Divisi SDM untuk meredefenisi tentang pengertian Pendidikan dan Pelatihan

untuk ruang lingkup perusahaan, sehingga mampu merencanakan program

pelatihan yang terintergrasi dengan visi misi dan strategi perusahaan. Untuk

itu diperlukan pemahaman akan kebutuhan perusahaan dengan

mendiagnosa masalah-masalah dan tantangan-tantangan lingkungan yang

dihadapi organisasai sekarang . Selanjutnya manajemen mengidentifikasikan

berbagai masalah dan tantangan yang dapat diatasi melalui latihan atau

pengembangan jangka panjang.

2. Selaian hal tersebut devisi SDM hendaknya memiliki sistem data base

mutakhir yang memudahkan untuk melihat kompetensi karyawan, sehingga

lebih mudah untuk menentukan jenis pelatihan kompetensi yang dibutuhkan

bagi setiap karyawan.

3. Persyaratan untuk jenis pelatihan hendaknya lebih menitikberatkan pada

kompetensi bukan hanya pemenuhan administrasi saja, sebab yang menjadi

keunggulan kompetitif perusahaan adalah SDM yang kompeten dari

pengetahuan,keahlian dan perilaku, bukan hanya dari bukti administrasi.

4. Pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai cara termasuk melalui media on

line. Penyediaan informasi dan pembelajaran dapat dilakukan melalui intranet

perusahaan sehingga informasi dapat diterima oleh semua orang dan jenis

pelatihan ini dapat menekan biaya diklat. Sebagai contoh Hewlett Packard

menggunakan teknologi informasi sebagai media pembelajaran seluruh

karyawan yang sesuai kebutuhannya masing-masing dan teknik diklat ini

mampu menurunkan (reduce) biaya hingga 30-50%. Sehingga teknologi

dapat dimanfaatkan dengan lebih baik.

5. Jalur karir/career path dan pengembangan karir /(career development)

sebaiknya lebih diperjelas, sehingga setelah mendapatkan diklat, karyawan

sudah mempunyai saran untuk mengimplementasikan pengetahuan yang

telah diterima. Selain itu penghargaan atas peningkatan KSA karyawan harus

diberi kompensasi yang setimpal, sehingga karyawan yang mempunyai

kompetensi harus berbeda dengan yang tidak (dalam hal

kompensasi),misalnya karyawan lulusan SMA tidak mungkin sama dengan

yang telah lulus S2.

6. Jenis pelatihan yang dapat lebih dikembangkan adalah rotasi atau mutasi.

Sering kali diklat ini dianggap suatu bencana/jelek dengan anggapan ada

sesuatu dibalik rotasi/mutasi tersebut. Padahal dengan rotasi/mutasi

karyawan akan belajar dengan bidangnya yang baru, lingkungan yang baru

serta tantangan baru. Ini adalah proses pembelajaran yang hampir tanpa

mengeluarkan biaya namun efektif. Dan dengan rotasi yang rutin secara tidak

langsung semua karyawan akan mengetahui alur bisnis perusahaan dan hal

ini dapat mendorong karyawan untuk menghasilkan kinerja yang maksimal.

Selain itu rotasi dapat mengurangi stagnasi dan kebosanan karyawan

terhadap tugas rutinnya.

7. Pelaksanaan program T & D hendaknya diveluasi untuk melihat apakah

program itu mencapai sasaran yang dikehendaki, dan apakah metode yang

dipakai merupakan metoda yang terbaik untuk mencapai sasaran.

***************************************

Daftar Pustaka

Anthony, William P. Kacmar,Michele. Perrewe,Pamela L.2002.”Human Resource

Management “Fourth Edition , Thomson South – Western.

Armstong, Michael. 2003. Sttategic Human Resource Management A Guide To

Action .terj. Ati Cahayani. Indonesia PT Gramedia Jakarta .

Bohlander and Snell. 2004 . “Humen Resource Management”; International

Student Edition Thomson South- Western .

Boulter, Nick. Dalziel, Murray . Hill, Jackie. People And Competenceis The Route

To Competitie Advantage , terj. Bern Hidayat. PT Gramedia, Jakarta 2003

Dale, Margaret. 2003 Developing Management Skill techniques For Improving &

Performance terj. Ramelan , PT Bhuana Ilmu Populer Jakarta

Dessler, Gery . 2005. Human Resources Management. 9th editon terj. Elly

Tanya, PT Indeks Gramedia, Jakarta

Moekijat. 1998. Perencanaan dan Pengembangan Karier Pegawai. Bandung: PT

Remaja Rosdarkarya.