CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN DEPOSITO DE ARCHIVO Y LAS NORMAS se aplican

IVÁN DARIO CALDERA VERGARA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA cidba

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN DEPOSITO DE ARCHIVO

APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL COMO ARCHIVISTA

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN DEPOSITO DE ARCHIVO

Iván Darío caldera Vergara

María Alexandra león MartínezLicenciada en educación

Universidad del Quindío

Programa ciencias de la información y la documentación bibliotecología y archivistica

Contenido

Introducción 4Objetivos 5Marco normativo 6 – 10Concepto sobre conservación 11 – 12Factores de deterioro 13 – 21Aspectos estructurales 22 – 24 medidores de temperatura 25 – 38Extintores y sus características 39 - 42Tipos de cajas y sus especificaciones 43 – 46Conclusión 47Bibliografía 48

Introducción

Con el presente trabajo se busca que los estudiantes vean los aportes que como Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación puedo hacer a mi profesión archivística y en especial al referenciar los métodos de conservación que existen para conservar los documentos dentro de un deposito de archivo y todas las normas que nos hacen énfasis a la conservación, además entrelazar el trabajo de la Profesión Archivística con todos los temas vistos en la materia de expresión oral y como esta nos puede hacer aportes valiosos a nuestra profesión desde una perspectiva teórico practica.

Objetivos

Conocer como se conservan los documentos dentro de un deposito de archivo

Mostrar la importancia de conservar los documentos de archivo en buen estado

Hacer referencia a las normas sobre conservación de los documentos de archivo

ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

LEY 594 DE 2000 (Julio 14)

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único

ARTÍCULO 34. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:

Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida. 

ARTÍCULO 292: Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público.

ARTÍCULO 293: Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado.

CÓDIGO PENAL delitos con documento

ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002)

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

ACUERDO No. 048 (5 de mayo de

2000)

“Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental”.

ACUERDO No. 049(5 de mayo de 2000)

“Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

ACUERDO No. 050(5 de mayo de 2000)

“Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”

Conservación

PRESERVACIÓN

Acciones que buscan mantener en buenas condiciones los objetos durante su manejo

Se encarga de los procedimientos y medidas que se toman antes de que se presente deterioro y para evitarlo

Uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios, locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores

Conservación preventiva

FACTORES DE DETERIORO

factores INTERNOS:

Papel: Elaborado con fibras de madera (con contenido de lignina, encolantes y cargas); expuesto a la luz, se vuelve amarillento y débil.

Procesos de industrialización de la pulpa: producción de papeles ácidos y blanqueo con cloro, lo que los hace oxidantes.

Algunas causan deterioro son los múltiples contaminantes que posee su contenido. Los

residuos metálicos causan oxidación

AMBIENTALES:

TEMPERATURA: De 15° a 20°C, con fluctuación diaria de 4°C

HUMEDAD RELATIVA: El papel es un material higroscópico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua en su estructura

El exceso de humedad favorece el crecimiento de microorganismos y causa fragilidad al soporte por debilitamiento de las fibras. Puede también cristalizar los adhesivos utilizados en la encuadernación. Se re3comienda una humedad que oscile entre el 45% y 60%

factores EXTERNOS

AMBIENTALES

ILUMINACIÓN: El deterioro por insolación altera los materiales, los reseca y deshidrata. El papel acelera su envejecimiento por oxidación de la celulosa y de la lignina.

Luz UV causa decoloración del soporte y tintas, el papel se vuelve quebradizo y pierde resistencia.

El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.

La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación. La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.

Las principales unidades de medidas de luz son el lumen y lux

Lumen Mide la salida de luz de una lámpara.Lux Mide la intensidad de luz que cae en una superficie. Un Lux equivale a un lumen por metro cuadrado.

ILUMINACIÓN

CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA: Sustancias contaminantes: gases causan corrosión y oxidación. El polvo causa abrasión y en contacto con la humedad, causa manchas; favorece la acidificación y crea un ambiente propicio para los hongos.

VENTILACIÓN: Renovación continua y permanente de aire. La ubicación de estantes y unidades de conservación deben permitir una adecuada ventilación.

factores EXTERNOS

factores EXTERNOS

antropogénico

MANIPULACIÒN: Desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte, desgarros por tensiones excesivas, empleo de materiales de baja calidad, prácticas incorrectas en el manejo de los documentos.

MATERIALES METÁLICOS DE AGRUPACIÓN: Grapas, clips, anillados, ganchos causan manchas por oxidación, roturas y transmisión de micro partículas metálicas.

VANDALISMO: Deterioro físico causados por manejos malintencionados:

•Rasgaduras.

• Fragmentaciones.

•Roturas.

•Inscripciones.

• Manchas.

factores EXTERNOS

antropogénico

BIODETERIORACIÓN

Todo tipo de deterioración causada por organismos vivos, que en determinadas densidades, pueden producen daños económicos o ecológicos convirtiéndose en PLAGAS

BACTERIAS HONGOS RATAS PALOMAS INSECTOS

Requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales.

Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación.

ASPECTOS ESTRUCTURALES.

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación

Debe estar por lo menos a 10 cm del piso.

Espacio mínimo de 20 cm. entre los

muros y la estantería

2.20 mt de alto La balda superior debe estar a un máximo de 180

cm

Cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal.

La estantería total no deberá tener más de 100 mt de

longitud.

Características de las Estanterías

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor

central mínimo de 120 cm.

120 cm

70 cm

Deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes

con sistemas de fijación a piso

Características de las Estanterías

TIPOS DE HUMIFICADORES

LOS HUMIDIFICADORES ULTRASÓNICOS (Fríos)

Son aquellos que logran crear una atmósfera nebulosa a partir de la emisión constante de vibraciones ultrasónicas, liberando pequeñísimas partículas de agua que logran llegar a las vías respiratorias inferiores con mayor rapidez, sin ningún peligro de sufrir quemaduras.

Ficha técnicaCaracterísticas:- Humidificador con Tecnología Ultrasónica para una buena calidad de aire ambiental- Alta dispersión de las micropartículas emitidas- 2 niveles de intensidad de vaporización-6 Luces láser azules para ambientación- Ahorro de energía consumo reducido-Apagado automático de seguridad con el depósito vacío- Deposito de agua de 680 ml- Horas de utilización con depósito lleno: velocidad 1: 9 horas aprox., velocidad 2: 6 horas aprox.- Admite esencias solubles en agua: eucalipto, jazmín, limón, lavanda y rosa.- Se recomienda utilizar agua poco calcárea: Mineral, de osmosis o destilada.- No añadir aceites esenciales ya que pueden dañar el aparato.

LOS HUMIFICADORES ULTRASÓNICOS

HUMIDIFICADOR

Humidificador Meditec HealthCare®

4201102020• Presentación: Envase Individual y estéril• Material: PVC Grado medico Características:• Modelo HP-3001• Líneas de nivel máximo y mínimo.• Capacidad máxima 600cc aprox.

El lápiz de preservación permite rociar vapor directamente en el área determinada y a la temperatura deseada. Es una gran herramienta para remover adhesivos de origen animal, cinta adhesiva, etiquetas, separadores y manchas de papeles y textiles. Esta diseñado con una ingeniería para utilizarse con humidificadores ultrasónicos, el vapor frío producido por el humidificador es calentado al conectar el lápiz a una manguera ensamblada.

Lápiz de vapor PEL®

TERMÓMETRO

Un termómetro es un instrumento que sirve para medir la temperatura, basado en el efecto que un cambio de temperatura produce en algunas propiedades físicas observables y en el hecho de que dos sistemas a diferentes temperaturas puestos en contacto térmico tienden a igualar sus temperaturas.

TERMÓMETRO DE VIDRIO

TIPOS DE TERMÓMETROS

Estructura principal: líquido de sensibilidad de temperatura, válvula de temperatura sensible, tubo de vidrio, tubo capilar y marcas de medidas

TERMÓMETRO DURANTEMP

Radiologger

Sensor de temperaturaSensor: Termostato de precisiónRango: 0º a 65º CPrecisión: +/-0.1º CResolución: 0.1º CSensor de humedadSensor: Polimero de capacidadRango: 0-100% RH sincondensacionesPrecisión: +/-2%Resolución: 0.1% RH

El ML4106 forma parte de la gama avanzada de radio transmisores dehumedad y temperatura. Permiten una monitorización sin cables, con señal de alarmas en tiempo real, y análisis histórico de datos.

Dataloggers

Temperatura: Rango: 0°C a 50°C Resolución: 0.5 °C Exactitud: + 1°C Humedad: Rango: 0% a 100% HR Resolución: 0.5%HR Exactitud: + 3%HR Pantalla: Cristal líquido Conexión: interfase USB Software de control compatible con Windows CD Software de control. Almacenamiento de datos: 15000 lecturas de Temperatura y 15000 lecturas de Humedad Certificado de calibración trazable a patrón primario.

Temperatura y humedad

HIGRÓMETRO

El higrómetro multifunción medioambiental 4 en 1 reúne un medidor de nivel sonoro, un medidor de luz, un medidor de humedad y un medidor de temperatura.

Especificaciones técnicas

Medidor de nivel sonoro

Rango A/C Lo (low) 35...100 dBA/C Hi (high) 65...130 dB

Resolución 0,1 dB

Rango de frecuencia 30 Hz...10 kHz

Valoración de frecuencia valoración A + C

Valoración temporal rápida

Precisión ± 3,5 dBpara 94 dB nivel sonoro, 1kHz señal sinoidal

Micrófono micrófono condensador eléctrico

Precisión ± 3 % según JISdB(A) estándar

MEDIDOR DE LUZ

Rangos de medición 20 / 200 / 2.000 / 20.000 lux(20.000 rango lux = indicador x 10)

Superación de rango "1" en la posición de más valor(el rango de medición se selecciona una posición más alto)

Precisión ± 5 % del valor de medición + 2 dígitos

Sucesión de medición ± 2 %

Característica de temperatura

±0,1 % / °C

Sensor fotodiodo de silicio con filtro

Medidor de humedad

Rango de medición

25...95 % H.r.

Resolución 0,1 %

Precisión ± 5 %

Medidor de temperatura

Rango de medición -20...+200 °C / -20...+750 °C

Resolución 0,1°C / 1°C

Precisión ±3 % del valor de medición ±2 °C(-20...+200 ºC)± 3,5 % del valor de medición ± 2 °C(-20...+750 °C)

- Punto láser extra claro - Fácil manejo - Alta precisión - Sólida carcasa - Alta resolución óptica - Relación 50:1 - Alto rango de medición hasta + 1000 °C - Pantalla con iluminación de fondo - Data Hold para memoria rápida de los valores de medición - Fija el valor mínimo, máximo, medio y diferencial de una serie de medición - Mantiene el valor límite de alarma ("superior" e "inferior" / "high" y "low") - Posibilidad de calibración ISO opcional

PIRÓMETRO:

Los pirómetros se utilizan para medir temperaturas elevadas.

extintores

Es un artefacto que sirve para apagar fuegos. Consiste en un recipiente metálico (bombona o cilindro de acero) que contiene un agente extintor a presión, de modo que al abrir una válvula el agente sale por una tobera que se debe dirigir a la base del fuego. Generalmente tienen un dispositivo para prevención de activado accidental, el cual debe ser deshabilitado antes de emplear el artefacto.

Partes del extintores

Tipos de fuegos y extintores

CARACTERÍSTICAS DE LOS EXTINTORES

ESPECIFICACIONES TÉCNICASCaracterísticas:1. Extintor de polvo químico seco ABC de10 lb. de presurización directa.2. Modelo 10-A,3. Potencial de Efectividad 4 A, 40 B: C- UL. Con un rango efectivo de 3.5 – 5 metros

Diseñadas para conservación de archivos elaboradas en cartón doble corrugado, tipo Kraft.

Especificaciones Técnicas- Calibre S 7. Tapa superior. - Logo impreso a una tinta. - Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante: troqueladas.- Perforaciones (2) para agarre.- Alta resistencia.

Dimensiones Base 40x30x 26 cm.

Caja x 300

Caja x 200

Diseñadas para conservar archivos elaboradas en cartón doble corrugado

Especificaciones Técnicas- Calibre S 7. Alta resistencia.- Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante: troqueladas.- Abertura de tapa frontal estilo nevera.- Logo impreso a una tinta.

Dimensiones 40x20x 26 cm.

•Especificaciones Técnicas-Calibre de cartón 300, 600, ó 900 grs/m2 según sus necesidades.-Material estable desacidificado. PH Neutro.-Plastificado exterior opcional (según requerimientos).

Dimensiones 34,5 x 24,5 cm.

Carpeta

El cartón debe contar con un recubrimiento interno constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas polimétricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con PH neutro (PH=7) debe ser insoluble al agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherenciassobre los documentos.

Recomendaciones de caja y carpetas

conclusión

Luego de haber realizado este trabajo de conservación de los documentos en un deposito de archivo y analizar las normas que se pueden aplicar para la conservación de los mismos, puedo llegar a la conclusión que hay que tener mucho cuidado con la protección de los documentos, protegerlos de los organismos vivos entre los que encontramos plagas e insectos que pueden dañar la integridad del documento y contra el vandalismo ya que los documentos son la memoria de una institución y sirven de testimonio para el desarrollo de alguna actividad o proceso.

Archivo General de la Nación http://wwwconservatusdocumentos.blogspot.com/ http://es.slideshare.net/davidgadir/preservacin-y-

conservacin-de-documentos

BIBLIOGRAFÍA