الرحمن الله بسمالرحيم

Communication

Communication is the transfer of intended meaning or message.

Effective communication

Effective communication is getting the message across to someone else so that he is fully understood with the way you was intended .

To get Effective communication

1-You need to listen effectively. 2- you need to clarify and confirm effectively by asking (e.g.) what & why & how & when. 3-You need to respond effectively.

Communication skills are a part from the human behavior can be acquired and improved by learning and training through our life.

So , for the continuous development program in our company any individual within the company needing to improve his communication and interpersonal skills.

Most problems within a company arise from poor communication, resulting in: 1-Mistakes caused by instructions not being given or understood properly. 2-Frustration caused by the inability to deal with staff or customers or management effectively. 3-problems generated by poor choices of suitable behavior in different situations.

All help to undermine the company’s performance. So the result can at best be a business not firing and full of frustrated, angry and demotivated employees.

Objectives We want to acquired the knowledge and skills to communicate effectively with staff & customers and

management .

مذنب هالى نموذج

إلى التالية التوجيهات العقيد سيادة اصدرمساعده:

" مذنب يظهر سوف مساءا الثامنة الساعة حوالى غداخمسة" كل إال يتم ال الحدث هذا المنطقة، بهذه هالى . الكتيبة بساحة الجنود جمع يجب لذلك عاما وسبعونهذه بشرح أقوم وسوف العمل مالبس يرتدون وهم

. فلن األمطار هطول حالة فى أما النادرة الظاهرةبجمع القيام فعليك لذلك شئ اى رؤية من نتمكن

هذا عن فيلما عليهم اعرض وسوف بالمسرح الجنودالحدث.

السرية قائد إلى العقيد مساعد – غدا العقيد سيادة توجيهات على بناء

" هالى " مذنب يظهر مساء الثامنة الساعةهطول حالة وفى الكتيبة ساحة منطقة فوقالعمل بمالبس وهو الجنود بجمع قم األمطار

تلك تظهر حيث المسرح إلى بهم توجه ثمخمسة كل إال تحدث ال التى النادرة الظاهرة

. عاما وسبعون

مذنب هالى نموذج

المالزم إلى السرية قائد الساعة غدا العقيد، سيادة تعليمات على بناء

" بالمسرح " هالى مذنب يظهر مساءا الثامنةسوف بالساحة األمطار هطول حالة وفىال شئ وهذا آخر آمر بإعطاء سيادته يقوموسبعون خمسة كل واحدة مرة إال يحدث

عاما.

مذنب هالى نموذج

الرقيب إلى المالزم يظهر سوف مساءا الثامنة الساعة غدا

" هالى " مذنب و هو بالمسرح العقيد سيادةوسبعون خمسة كل مرة يحدث شئ هذا . األمطار هطول حالة فى أما فقط عاماإلى بالتوجه المذنب سيادته يأمر سوف

الساحة.

مذنب هالى نموذج

الفرقة أفراد إلى الرقيب فان مساءا الثامنة الساعة غدا تمطر حينما

العمر من يبلغ والذى الظاهرة هالى الجنرالالعقيد، سيادة يرافقه عاما وسبعون خمسة

فى الكتيبة ارض إلى مذنبه يقود سوف. العمل مالبس

مذنب هالى نموذج

The johri window (Joseph and Harry) is a communication and feedback model explain how we give and receive information

about ourselves and others.

THE JOHARI WINDOW

ARENABLIND SPOT

FACADE UNKNOWN

KNOWN TO SELF

UNKNOWN TO SELF

FEEDBACK FROM OTHERS

UNKNOWN TO

OTHERS

KNOWN TO

OTHERS

SELF D

ISC

LO

SU

RE

Four windows:

1-The arena called the public area which contains information that I know about my self and about which the others know. this area characterized by free and open exchange of information. By increasing arena leads to increase trust and communication . 2-The blind spot is the information known about me by others but which I do not know about my self. (e.g.) body language or voice tone or related my job. 3-The facade called the hidden area which contains information that I know about my self but which I withhold from others. (e.g.) opinions & reports . 4-The unknown called the unconscious area

in which neither I nor others know about me .

The ideal window

It is the window with a large arena area and small blind spot & facade and unknown areas as it helps the person for others to be easy to interact with and understand leading to increase the level of the trust in the group then more honest relationships and high

communication .

االتصال Channels of Communicationقنوات

اللفظيه Verbal- 1 القنواتعن و للتعبير نستخدمها التى الكلمات بهذه نعنى

. أما الكلمات وتستعمل للناس نقله نريد الذى المعنىأو توبة. مكمنطوقةاللفظية القنوات Non – Verbal- 2غير

دون نريد عما بها نعبر التى الوسائل كل بها ونعنى . أشياء تشمل وهذه والحروف الكلمات استخداميلى : فيما نلخصها كثيرة

اللفظية لقنواتا Non – Verbalغير

Visualsمرئيات ال- 1إلى المرسل الشخص من المعنى لنقل بها تعبر التى المرئية الوسائل كل وهى

مثل : المستقبلالمالبس الشعر تسريحة العينين نظرة واإليماءات الوجه تعبيرات والحركة الوقوف طريقة والجسم األيدى حركاتاالبتسامة بالكتابة واالتصال المراسالت نوع وفى الورق نوع األظرف تصميم والكلمات الحروف حجم الحبر لون الورق لون

اللفظية القنوات Non – Verbalغير

Vocalالصوتيات- 2نريد الذى المعنى عن للتعبير مؤثرة بطريقة الصوت استعمال تشمل وهى

يلى. : ما العنوان هذا تحت ويندرج نقله ونغمته الصوت درجة الصوت ارتفاع الكالم سرعةالصمت الموسيقى استعمال

“More than 50% of

first impressions

is based on the non-verbal element”

Remember!

Communication styles

Communication styles are concerned only with what we see and hear. Communication styles are divided to four types based on two dimensions: 1-Assertiveness (the way a person attempts to influence others). 2-Responsiveness (how a person expresses emotions).

Assertiveness

-It’s the degree to which a person is perceived as trying to influence the decisions of others.

-It measures whether a person tends to tell versus ask.

-An individual can be categorized as higher assertive or lower assertive or somewhere in between.

Responsiveness

-It’s the degree to which a person is perceived as expressing feelings openly when relating with others.

-It indicates whether a person tends to emote versus control feelings .

-An individual can be categorized as higher responsive or lower responsive or somewhere in between.

LOW RESPONSIVE

(Controls)

HIGH RESPONSIVE

(Emotes)

HIGH ASSERTIVE

)Tells(

LOW ASSERTIVE

)Asks(

ANALYTICAL DRIVER

AMIABLE

EXPRESSIVE

Control Specialist

Technical Specialist

Social Specialist

Support Specialist

Expressive

+

+DriverAnalytical

Amiable

ANALYTICALANALYTICAL

Technical Specialist &

Emotions Controller

Ask & controlDetails orientedFormal dressHard workerPersistentOrganizedTakes time to thinkExamines all sides

Ask

Control

Clues to the AnalyticalEye ContactLimited & direct

FaceSerious & controlled

Voice SpeedSlow pace & words chosen

Voice ToneMonotone

GesturesLimited & maintains large personal space

PostureErect & formal

التحليلى- 1 Analytical Styleالنمط

للتفكير يميل انه حيث عاطفى غير عملى إنسان انهالتخاذ طويال وقتا فيأخذ والتمحيص والبحث المتأنى المتمهل

مميزاته . : ومن القراراتدقيق الفنية التفاصيل يحب والتدقيق البحث يحب – - متعقل حذر حكيم ومتوازن راسخعقالنىموضوعى يتكلم أن قبل كالمه يزن شديدا اهتماما إليه الموكلة بالمهمة يهتم

In the jobIn the job

Requires proofs ObjectiveRespects norms Asks questionsGathers facts & examines all sidesSlower to take a decision “Wait & See”

To influence

Be prepared & organizedProvide proofs Focus on detailsEstablish trustLeave time to decideExamplesBe sincere & patient

AVOIDBe disorganizedBe informal & casualRush the decision-making processBe vagueLeave things to chanceUse someone’s opinions RelaxPutting pressureClosing too quicklyTalk too much

To decide he needs:

• Evidences• Time

فهى اآلخرين نظر وجهة من النمط هذا عيوب أماكاآلتى :

باآلخرين يثق ال تجعله لدرجة جدا حذر إلى االنتباه عدم لدرجة والنظم باللوائح يهتم

اآلخرين مشاعر الوثائق خالل من الصواب يعمل انه يتأكد أن يحب

آرائه عن التعبير عليه فيصعب والتفاصيل واألرقام فال واستقالليته طريقته على بالمحافظة يهتم

اآلخرين من كثيرا يقترب

Disadvantage

DRIVERDRIVER

Control Specialist &

Hide Emotions

Tell & ControlTask orientedAmbitiousTo-the-pointDominantDeterminedNot sociableFinal resultsConservative dress

Tell

Control

Clues to the DriverEye ContactDirect & steady

FaceSerious & determined

Voice SpeedFast pace & words chosen

Voice ToneStrong tone & narrow range

GesturesLimited & maintains large personal space

PostureErect & indicates readiness to act

الصارم- 2 المسيطر Controlling or DriverالقائدStyle

. ومن عاطفى منه اكثر وعملى عنيد ومنافس العزيمة قوىمميزاته:

العملية أهدافه بتحقيق يهتم ومنضبط ملتزممنظمكفءعملى يريد ما محدديعرفموضوعى قوى منافس القرار سريع

Hard workerExpect quick actionsDecide on the spotOrganizedControlling othersBusinesslikeFinal results orientedNot details oriented

In the jobIn the job

Direct to the pointFinal resultsBrief, clear & specificGiving optionsLeave him to decideNot details oriented

To influence

Wasting his timePersonal relationshipsDetailed explanationAsking more questionsNot providing proofs

Avoid

• Give him options• Leave the decision up to him

To decide he needs:

: كاآلتى األخرى الزاوية من الناس يراه وأيضا فال الغرور حد إلى وإمكانياته بنفسه الثقة شديد

آخر رايا يقبل وال ألحد يسمع إهماله لدرجة األهداف بتحقيق بشدة يهتم

معه العاملين لمشاعر فى يقف من تحطيم لدرجة المنافسة فى يبالغ

الشخصية طموحاته تحقيق طريق ديكتاتورا فيصبح القيادة كرسى على جدا حريص

2 -Disadvantage

EXPRESSIVEEXPRESSIVE

Social Specialist using personal power to lead

others and expressing his emotions

Tell & EmoteExcitableNot interested in normsFriendly and sociableWants to be a STAREnthusiasticInitiativeCasual dressImpatient

Tell

Emote

Clues to the Expressive

Eye ContactDirect & widened eyes for emphasis

FaceHigh emotional content

Voice Speed

Varies with emotion

Voice ToneHighly variable & dramatic

GesturesEnergetic, frequent & small personal space

PostureExcited, used to emphasize points

الرائد- – 3 Expressiveالمنفتح– المعبرالنمط

لكل ويتحمس الجديدة األفكار تستهويه الذى المبدع الشخص وهو . ومن بالحياة التمتع ويحب مندفع عاطفى وهو ويجربه جديد شئ

الشخصية : هذه مميزاتاإلبداع الحماس التعبير على القدرة العالية والطاقة الحيويةالتلقائية اآلخرين تشجيع قوى منافس المملة التفاصيل يحب ال القرار سريع

PleasantEnergizingCreativeRelationship builderSociableMotivate othersQuick to take a decisionQuick to start and to change

In the jobIn the job

Have little talksPractical ideasQuick actionsNeeds recognitionBe enthusiasticAsk for his advice

To influence

Only business orientedWasting your timeToo much data/detailsBeing dogmaticLow speed - “Cold”Speaking more than him

Avoid

• Recognize his value• Motivate him

To decide he needs:

كاآلتى :• الشخصية هذه عيوب الناس يرى أخرى ناحية ومن

فى اآلخرين حق معها يلغى لدرجة وآرائه ألفكاره ينحازالتفكير

يضع فال الوقت نفس فى كثيرة أشياء إنجاز يحاولللعمل أولويات

ولو التميز على والحصول والشهرة باألضواء كثيرا يهتمالعمل يشاركه من حساب على

اآلخرين إحراج لدرجة جدا صريح كثيرا يقترب فال واستقالليته طريقته على بالمحافظة يهتم

اآلخرين من

3 -Disadvantage

AMIABLE

Support Specialist&

expresses his emotions

Ask & EmoteFriendlyEmotiveRelaxNeeds reassurancesFollowerGood listenerFlexible

Ask

Emote

Clues to the Amiable

Eye ContactLimited, direct & shows warmth

FaceRelaxed & broad smile

Voice SpeedSlow pace & relaxed

Voice ToneVariable, warm & friendly

GesturesBroad, slow to respond & small personal space

PostureRelaxed & comfortable

للناس- 4 المحب الودود الوديع – AmiableالنمطFacilitating Style

عاطفى فهو المسيطر القائد النمط نقيض الشخص وهذا . اآلخرين مع الصدام أو التنافس يحب ال ومسالم وديع جداويختلف القرارات اتخاذ بطء فى التحليلى النمط مع يتفق

: . باآلتى النمط هذه ويمتاز عاطفيته فى عنه بالناس يهتم وفى مخلصمطيع الموافقة سريعمتعاون وصدي محبمتفهم اآلخرين يدعم جيد مستمع

Loyal and reliableWorks for a bossListen to othersBuild long term relationsPatient and calmPeople orientedCautious

In the jobIn the job

Personal relationshipsPatientsBe friendly Tell him what to doReassure himGo slowlyMake it simple

To influence

Being “cold”Too much dataComplicating informationGoing fastNo relationshipMuch pressure on him

Avoid

• Guarantees / Assurance• Comfort for his patients• Product’s experience• Don’t put too much pressure on him to decide

To decide he needs:

4 -Disadvantage

: فهى اآلخرين عيون فى عيوبه أما يخدعونه أنهم حتى اآلخرين لمشاعر ومراع مجامل

أحيانا الحكم يجيد ال انه لدرجة ويصدقهم الناس يقبل

عليهم بحيث الناس مع االنسجام على بالمحافظة جدا يهتم

وال عليهم والنظام القواعد فرض يستطيع ال انهاآلخرين نقد يستطيع

ال كانوا لو حتى اآلخرين مساعدة على حريصلمساعدته يحتاجون

25%)Analytical(

25%)Amiable(

25%)Expressive(

25%)Driver(

Remember!

No communication style is better than any other, but each does bring with it a unique pattern of strengths and weaknesses.

بمعنى األربعة األنماط هذه من خليط عموما الناس أن

نمطا منا كل يجعل ما وهذا متفاوتة بدرجات . نقول أن نستطيع وال مستقلة وشخصية فريداالشخصيات هذه أحد أن أو مثاليا نمطا هناك أن . األخر من افضل أحدهم أن أو سيئا واألخر جيد

أساس هو األنماط هذه بين التفاضل فمحاولةالنمط يعتبر منا فكل الناس بين المشاكل

يتعامل أن يحب وال سيئا نمطا عنه المختلفمعه.

األنماط مع التعامل كيفيةالمختلفة

نبدأ 1. األخريين مع جيدة اتصال قنوات لبناءالمختلفة األنماط ذات الشخصيات باحترام

. هى كما وقبولها عناأو 2. شخصية كل تفكير طريقة فهم محاولة

نمط .

مع 3. للتعامل المناسب األسلوب استخدام. معه الثقة وبناء النمط هذا

Versatility (Flexibility) المواهب متعدد

Versatility

-Versatility is the most important component of the communication strategy.

-It’s the perceived effort one makes to adapt behaviors to make others comfortable in any social interaction in order to satisfy their needs.

LOW RESPONSIVE

HIGH RESPONSIVE

HIGH ASSERTIVE

LOW ASSERTIVE

•Supportive

•Follower

•Easy going

)AMIABLE(

D C B A

1

2

3

4

ANALYTICAL DRIVER

Support Social

)DRIVER(•Results oriented

•Dominating

•Fast decision maker

)ANALYTICAL(•Details oriented

•Logical

•Systematic

•Initiative

•Enthusiastic

•Enjoyable to be around

)EXPRESSIVE(

ControlTechnical

EXPRESIVEAMIABLE

Versatility Indicators

1-Limited desire to adapt .

2-Prefers to do things for his own reasons.

3-Uses position power 4-Rigid attitude.

5-Closed opinions and actions.

1-High desire to adapt. 2-Prefers to do things for

others reasons. 3-Uses personal power .

4-Flexible attitude. 5-Changeable opinions

and actions.

LOW HIGH

A SMALL TRUTH TO A SMALL TRUTH TO MAKE OUR LIFE MAKE OUR LIFE 100% WHAT IS 100% WHAT IS

THIS?THIS?

Hard workHard work

H+A+R+D+W+O+R+K 8+1+18+4+23+15+18+11 =

98%

KnowledgeKnowledge

K+N+O+W+L+E+D+G+E 11+14+15+23+12+5+4+7+5 =

96%

LoveLove

L+O+V+E

12+15+22+5 = 54%

LuckLuck

L+U+C+K

12+21+3+11 = 47%

Then what makes 100%?

Is it MoneyMoney? ... NO!!!!! [M+O+N+E+Y = 13+15+14+5+25 = 72%]

LeadershipLeadership? ... NO!!!! [L+E+A+D+E+R+S+H+I+P = 12+5+1+4+5+18+19+9+16 = 89%]

what we really what we really need ?...need ?...

ATTITUDE ATTITUDE A+T+T+I+T+U+D+E A+T+T+I+T+U+D+E

1+20+20+9+20+21+4+5 =1+20+20+9+20+21+4+5 = 100%100%

It is It is OUR ATTITUDEOUR ATTITUDE towards Life towards Life and Work that makes OUR Life and Work that makes OUR Life

100% 100%

Every problem has a solution, only if we Every problem has a solution, only if we perhaps change our attitude.perhaps change our attitude.

To go to the top, To go to the top,

to thatto that 100%100%

APPLICATIONS AND RESULTS

Now the pharmacist in our aldawaa company has the ability to deal and communicate effectively with:

1 -customers

2 -managements 3 - Colleagues

4 -labors

Listening

ThankFor

yourActiveyou