F. You have just participated in an important meeting with your superior. How will you ensure that every part of the instructions you received will properly reach all subordinates, suppliers and 

clients, located in different parts of the world?

Communicate with Power

Prepare• Familiarize yourself with the topic to be discussed• Prepare an agenda for the meeting to be shared• Be prepared to answer any questions you think your superior might address• Take notes throughout the meeting• Highlight important action items• Confirm the intended audience if this message is to be shared with others• Confirm how confidential information, if any, is to be secured

Plan - How?• There are various ways to deliver a message to different audiences. The first step 

that I follow is how to communicate this message. Should it be in writing, by phone, in person, by instant messaging services, or by email. 

Plan - How?• Directions of Communication: Centralized vs. Decentralized delivery

Centralized: For example, conducting a web conference or organizing a learning seminar for all participants to learn and adopt the process or information being shared

Decentralized: Communicating the message to senior level managers in each geographical region who will then deliver the message to their respective teams or clients

Plan - Who?• The how factor inevitably relies on the who factor. Subject to the content of the 

meeting with my superior, I should be able to know my intended audience.1. Is the recipient a fellow colleague?2. What position does this recipient hold?3. Does the recipient know me, or is this our first correspondence?4. Is the message intended for one person or multiple audiences?

Plan - Who?Depending on the content and purpose of the intended message, the target audience can also be divided into different tiers :

Responsible: Those involved in propagating the message

Accountable: Those who need to take action

Consulted: Those whose input is sought

Informed: Those who need to be informed

Plan - What?• The topic of my message:1.  How will the topic or subject at hand affect the recipient?2. How much does the recipient already know about the topic?3. What action would I like the recipient to take after receiving my message?4. Are there any obstacles I’m aware of that may exist for the recipient when 

attempting to complete the action or request that I want?5. Is this information confidential or can it be shared with other individuals?

Plan - What?Supporting Documentation• Format to be accessible to all users• Use of Microsoft Word or Adobe PDF versions• Blackberry, iphone, and Android Compatibility

Plan - When?• When sending or communicating this message, I should take into account the 

location and availability of my recipients. Are they in another time zone? Will they be able to respond in a timely fashion if needed?

• I should also consider what is going on in the business prior to sending my message. Will the recipients be too busy to be able to respond?

Organize - Format• Recipients ask themselves:1. Do I have to do anything?2. Why should I care about this? Am I involved?3. When do I have to do this?

To respond to such questions, I must choose between 2 formats: Direct or Indirect

Direct Format• Begin with Main Idea• List Supporting Ideas

Indirect Format• Begin with Supporting Ideas• Follow with Main Idea

Write• Subject Lines• Plain Language• Explain any jargon• Clarify the purpose• Highlight action needed• Specify the timeline for submission or completion

Edit• Message• Spell check/ Grammar check• Ensure attachments are included if needed• Ensure the message is dated

Following Up• This task is intended to determine whether the message was successfully sent 

across and received by all audiences

• Did you receive the feedback which was directed towards the desired outcome?

• Repetition of the key points ensures that the message is understood in several different forms

Evaluation• Periodic measurement of the results is an effective management tool to control 

any deviations

• Comparing actual results with planned objectives can also allow us to consider changes which must be made if the original objective is deemed unattainable