Commissioner Technology Focus Group (CTFG) Status Report 

May 19, 2021 

As always, please share this widely with your Commissioners. 

Updated Distribution List 

Please continue to send updates to the distribution list for this periodic status report to: 

mfweber112@comcast.net. 

Advancement Reports – Cub Scout Adventures Added 

It was reported as new last month that in my.scouting, in the Reports tab of the Roster tool, four new summary advancement reports display.  Now you can also access a summary advancement report 

for CUB SCOUT ADVENTURES.  Note that due to limits of system resources, all these new advancement 

reports are only for unit, district and council reporting.   

2021 Unit JTE Worksheets 

Working together with the JTE Team, the Commissioner Technology Team is pleased to announce 

that the 2021 UNIT Journey to Excellence Scorecards (PDF files) and Tracking Workbooks (Excel files) 

are now available on the JTE webpage: https://www.scouting.org/awards/journey‐to‐excellence .  

Organizational Security Manager is now Position Manager 

If you are a Key 3 or have access to Organizational Security Manager, you may have noticed that it 

has been replaced by Position Manger.  To access Position Manager, you would first need to select 

Organization Manager and then select Position Manger on the left side.  See examples below. 

      

 Position Manager provides the ability to change positions for registered adults, except the COR or IH 

positions.  Those that are registered as the COR, or COR designee, will be able to change a person’s 

position within a unit.  This applies to both the Registered and Functional roles.  Note that the name 

revision will not allow someone to violate minimum leadership requirements, e.g., no unit leader 

position, no committee chair position, etc. 

 

 

New Merit Badge Report  

A new feature available is the ability to print out a merit badge report.  This report can be found in 

my.scouting in the Reports tab of the Roster tool.  The list can be exported to a CSV file and sorted for district or troop. 

 

 

My.Scouting Applications Index 

Commissioner Tools and the other my.scouting applications have grown over the past few years and are 

continually being updated with new features and access to important/useful information.  Sometimes 

you need a scorecard to keep track of all that is happening. 

With that in mind, three new ‘scorecards’, or better phrased – an Application Index – has been 

developed to help our commissioners find the exact tool or report they need.  Further, this index has 

been broken down to three separate ones – one for Unit Commissioners, one for Administrative 

Commissioners, and one for Roundtable Commissioners.  One last feature of the new Index is that those 

highlighted in bold are tools and reports that are most important for new commissioners and even for 

those experienced commissioners who want to only focus on the simple and most important roles for a 

commissioner, for consistent and meaningful Unit Service. 

The Index is available at the end of this Technology report and will also be available on the 

Commissioner Webpage under the Technology page and eventually be added to our training modules. 

If you have any comments for additions, revisions, or suggestions for improvements, please let us know 

(send emails to mfweber112@comcast.net). 

 

Hails and Farewell 

It is a pleasure to announce a new member to the team, Justin Sprague.  Justin is from the Historical 

Occoneechee Council in Raleigh, NC with expertise in application development and plans to help us out 

with some of the my.scouting applications. 

There are several members that are leaving the team, each of whom have made significant 

contributions over the years since this Technology Team was formed some seven years ago.  Darlene 

Sprague, from Niagara Falls, NY has kept many of the communications and all the website details 

current and looking very ‘professional’.  Garry Lewis from Stafford, VA was a key member helping to 

provide early vision and requirements for the group and focused on Information Management.  Bob 

Hoffmeyer you may remember as the first “voice” of the original Commissioner Tools training videos 

who also helped to test and debug many of the Commissioner Tools features and was a big help to 

ensuring quality control. 

The final member that will be leaving the group is Rick Hillenbrand, the Technology Team’s Chair since 

the group was initiated in 2014, and who has formed and led this group for the entire time.  Rick will 

leave a legacy of enabling commissioners to conveniently service their units, administrative 

commissioners to easily know and report on how their teams are doing, including where help is needed, 

and has tirelessly worked to generate ideas for updates (major and minor ones), resolve fixes, train 

commissioners, address countless email requests, communicate in multiple mediums anything that was 

needed, and personally served as a ‘user’ to test any new change that came down the pike.  Rick has 

made many friends and has many followers along the way and will be sorely missed.  We all need to 

thank Rick for his devotion to Scouting and to Commissioner Tools in particular.  We all wish him all the 

best. 

Replacing Rick will be Michael Weber.  Mike has over 40 years in Scouting, is an Eagle scout, has been in 

commissioner service for over 16 years, was most recently the Central Region Commissioner, is retired 

from General Motors as an engineer in Product Development, is married, has three eagle scout sons, 

and he lives in Grand Blanc, MI.  Please welcome Mike to the Technology Team.  He can be reached by 

email at mfweber112@comcast.net. 

Coming Down the Pike 

My.scouting 

o Ability for members to transfer between councils (ECD 2021 Q3) 

o Rebuild the structure to meet the new BSA territories (June 1) 

o The ability for online renewal for Council and District personnel (ECD 2021 Q4) 

o BeAScout “Coming Soon” units will be able to accept applications (ECD later this month) 

o Improved/Streamlined Online Registration flow (ECD late Summer 2021) 

o Continued tweaks to Membership Manager  

Retire ScoutNet (ECD late 2021, early 2022).  Requires finalization and deployment of Registrar 

Tools  

The Commissioner Technology Focus Group 

 

My.Scouting Applications Index 

Unit Commissioner (note Bold items as most important for specific commissioner role) 

 

   

Administrative Commissioner 

 

Roundtable Commissioner