Come gestiere i file “wks” con Lotus Notes 7 e Office 2007

Topic

• Excel 2007 non supporta i file con estensione “wks”, “wk3”,”wk4”, “wk*” esportati da Lotus Notes.

• In Lotus Notes 7 ci sono due nuove funzionalità per esportare i dati.

• Access 2007 supporta i files con estensione “wks”, “wk3”,”wk4”, “wk*” per aprire file salvati e archiviati in questo formato.

V.1.0 10/11/2008 2

Lotus Notes 7

• In Lotus Notes 7 ci sono due “feature” per esportare i dati.

– la funzionalità Copy Selected as Table che consente di “copiare” i dati da una vista di Lotus Notes in un foglio Excel

– Il formato di esportazione dati “csv” utilizzato da Excel 2007

V.1.0 10/11/2008 3

Copy Selected as Table

• Nuova funzionalità di Lotus Notes 7• Consente di copiare i record da una vista di

Lotus Notes 7 e di incollarli direttamente in Excel.

• Vantaggi: veloce • Controindicazioni: uso limitato.Non supporta

viste con molte colonne. Messaggio di errore.

V.1.0 10/11/2008 4

Copy Selected as Table• selezionare i documenti da

esportare

• da menù selezionare Edit | Copy Selected as Table

• eseguire un “incolla”/ ”paste” in un nuovo documento Excel

V.1.0 10/11/2008 5

Esportazione in formato “csv”

• Esportazione “classica” da Lotus Notes selezionando il formato “csv”

• Apertura diretta in Excel

• Vantaggi: veloce • Controindicazioni: non si può reimportare il

file esportato in un database Lotus Notes

V.1.0 10/11/2008 6

Esportazione file in formato “csv”

• selezionare i documenti da esportare in Lotus Notes

• da menù selezionare File| Export

• selezionare il formato “csv” e specificare il nome del file con “nome.csv”

V.1.0 10/11/2008 7

Importazione file “csv” in Excel

• Aprire Excel e da menù selezionare Open

• Selezionare il tipo di file “csv” da aprire : Text Files (*.pm;*.txt ;*.csv)

• Ricercare o inserire il nome del file da aprire

V.1.0 10/11/2008 8

Access 2007

• Access 2007 supporta un numero maggiore di formati di dati da importare rispetto ad Excel 2007. In Access 2007 si possono :

– Importare in tabelle file archiviati con estensione “wks”, “wk3”,”wk4”, “wk*”

– Esportare i dati in Excel

V.1.0 10/11/2008 9

Conversione file “wks” con Access

• Si utilizza Access 2007 per importare il file in formato “wks”, “wk3”,”wk4”, “wk*” e si esporta in formato “xls”

• Vantaggi: si possono aprire file archiviati• Controindicazioni: per“advanced user”. Si può

affinare e correggere l’importazione controllando il tipo del formato di ogni colonna da importare.

V.1.0 10/11/2008 10

Conversione file “wks” con Access • Aprire Access 2007 , creare un nuovo

database inserendo il nome del file premendo il pulsante Crea

V.1.0 10/11/2008 11

Conversione file “wks” con Access • Posizionarsi sul Tab “External Data”• Cliccare “More”e selezionare Lotus 1-2-3 File

V.1.0 10/11/2008 12

Conversione file “wks” con Access • Specificare il nome del file da importare o

selezionarlo cliccando sul pulsante “Browse”

V.1.0 10/11/2008 13

Conversione file “wks” con Access • Selezionare: “First Row Contains Column

Heading” se il file esportato contiene il titolo delle colonne della vista

V.1.0 10/11/2008 14

Conversione file “wks” con Access • Premere il pulsante “Finish” se il file

importato contiene solo testo

V.1.0 10/11/2008 15

Conversione file “wks” con Access

• Per un’importazione più accurata o quando il file contiene date, valute o numeri con decimali, si deve verificare/modificare il formato del tipo di dato di ciascuna colonna

• Premere il pulsante “Next” e scorrere ogni colonna per verificare/modificare il formato del tipo di dato della colonna

V.1.0 10/11/2008 16

Conversione file “wks” con Access

• Es: cliccare su ogni colonna e verificare / assegnare il tipo di dato opportuno alla colonna

V.1.0 10/11/2008 17

Conversione file “wks” con Access

• Es:Specificare la chiave primaria se necessario

V.1.0 10/11/2008 18

Conversione file “wks” con Access • Es: inserire il nome della tabella

V.1.0 10/11/2008 19

Conversione file “wks” con Access • OPZIONALE : • solo se si devono importare più file con lo

stessa struttura/colonne• selezionare il flag :“Save import steps”

V.1.0 10/11/2008 20

Esportazione file in Excel

• Posizionarsi sul Tab “External Data”• Cliccare “Excel”

V.1.0 10/11/2008 21

Esportazione file in Excel

• Selezionare il formato “Microsoft Excel 5.0/95 Workbook (*.xls) e inserire il nome del file

V.1.0 10/11/2008 22

Esportazione file in Excel

• OPZIONALE : selezionare il flag :“Save import steps”solo se si devono importare più file con lo stessa struttura/colonne

• Premere “Close”

• Aprire il file in excel

V.1.0 10/11/2008 23