collectiebeleid 2.0 met v-insight voor collecties
TRANSCRIPT
Template v5 October 12, 2012
1 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
1
Beter collectiebeleid met V-eyeQ Informatie aan Zee | Oostende | 12 september 2013
Filip Trenson Sales manager Benelux
Template v5 October 12, 2012
2 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
2
Het probleem en de oplossing
Template v5 October 12, 2012
3 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Welke problemen willen we oplossen?
• collecties die niet genoeg worden gebruikt
• intuitïeve aanpak van collectiebeheer
• ontbreken van een “lokale” kijk op het selecteerproces en performance
• overlap tussen collecties
• geen geïntereerde kijk op collectiebeheer
• verspilling van budgetten
Template v5 October 12, 2012
4 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Wat biedt V-eyeQ?
Gereedschap voor planning planning van collectiebeheer
Performance Analyse wat presteert goed & wat niet
Adviseur afschrijven, kopen, verplaatsen
Selectie-ondersteuning integratie met besteladministratie
oplossing voor centraal collectioneren
= hoeveel aanschaffen, afschrijven = wat aanschaffen
= wat aanschaffen, afschrijven,
verplaatsen = wat aanschaffen voor wie
Template v5 October 12, 2012
5 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
5
Gereedschap voor planning
Template v5 October 12, 2012
6 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
De aanpak
definiëren
collectieregels
(eenmalig)
definiëren van collectie-
onderdelen in regels
definiëren
collectieplan
(jaarlijks)
vastleggen van de
doelstellingen voor
collectiebeheer in een plan:
aanschaf
afschrijven
uitvoeren
plan
(dagdagelijks)
werken met het systeem om
het plan te realiseren
bestellen
afschrijven
verplaatsen
Template v5 October 12, 2012
7 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Wat zijn collectieregels? • onderdelen van de collectie die relevant zijn
voor het collectiebeheer
• de regels “mappen” deze onderdelen naar definities die V-eyeQ kan begrijpen en interpreteren
• collectieclusters: mechanisme om regels te “groeperen”
• hoe kleiner een vestiging, hoe meer clustering
spanning & avontuur
fantasy & science-fiction
Engelstalige romans
wijsbegeerte
bedrijfseconomie
kookboeken
reisgidsen Frankrijk
DVD speelfilms
X-box games
eerste leesboekjes
stripboeken jeugd
daisy-ROMs volwassenen
muziek-CD’s
bladmuziek
Template v5 October 12, 2012
8 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Voorbeelden van collectieregels
Spanning en
avontuur
Taal = Nederlands
Genre = av,de,gr,sp,th,we
Materiaaltype = boek
Niveau = volwassen
X-box games
Materiaaltype = X-box
Niveau = volwassen
Template v5 October 12, 2012
9 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Voorbeelden van collectieclusters
Detectives & thrillers
Avontuur
Fantasy & science fiction
Spanning & avontuur
grote vestiging werkt
met drie regels
kleine vestiging werkt
met één regel
Template v5 October 12, 2012
10 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Voorbeelden van regels
Template v5 October 12, 2012
11 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Collectieplan workflow
definiëren
plan
op basis van regels
verzamelen
data
op basis van V-insight
definiëren
KPI’s
gewenste
uitleenfrequentie
gewenst
afschrijfpercentage
verwacht aantal
uitleningen
berekenen
doelen
voor afschrijven
voor aankoop
gebaseerd op:
beschikbare budget +
gedefinieerde regels +
gemiddelde boekprijs
vastleggen
doelen
manueel aanpassen
van doelen indien
gewenst
aantal aankopen
aantal afschrijven
Template v5 October 12, 2012
12 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Stap1: data wordt verzameld
percentage van de uitleningen
percentage van de collectie
meer dan n keren uitgeleend
ouder dan n dagen
ouder dan n dagen en niet meer uitgeleend sinds
momenteel uitgeleend
uitgeleend in de laatste n jaren
# exemplaren
# uitleningen
uitleenfrequentie
4000
20000
5
Actueel
Actueel
Template v5 October 12, 2012
13 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Stap 2: definiëren verwachtingen
# exemplaren
# uitleningen
uitleenfrequentie
4000
20000
5
Actueel
vervangen
# uitleningen
uitleenfrequentie
12%
20000
6
Verwachte KPI’s
Template v5 October 12, 2012
14 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Stap 3: berekenen doelstellingen
# exemplaren
# uitleningen
uitleenfrequentie
4000
20000
5
Actueel
vervangen
# uitleningen
uitleenfrequentie
12%
20000
6
Verwachte KPI’s
af te schrijven
aan te kopen
nieuwe frequentie
nieuwe collectie
480
116
5.5
3636
Berekeningen
berekende doelstellingen
kunnen worden
overschreven
Template v5 October 12, 2012
15 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Factoren die berekeningen beïnvloeden • gewenst vervang-/afschrijfpercentage
• gewenste uitleenfrequentie
• maar de uitleenfrequentie wordt gemaximaliseerd (d.m.v. parameters)
• bijv. je kunt in 1 jaar niet meer dan .5 stijgen (te veel afschrijven)
• bijv. je kunt in 1 jaar niet meer dan .2 dalen (budgetlimieten)
• gemiddelde prijs (voor de regel)
• totaal beschikbare budget voor de vestiging
• benodigd budget vs beschikbaar budget
Template v5 October 12, 2012
16 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
“Het leeft!” - Het plan in de praktijk
• werken op basis van het plan
• aankopen, afvoeren, verplaatsen
• geïntegreerd in de besteladministratie
• daadwerkelijke voortgang wordt vergeleken met de doelstellingen zoals gedefinieerd in het collectieplan
• plan aanpassen indien nodig
Template v5 October 12, 2012
17 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
17
Adviseur
Template v5 October 12, 2012
18 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Adviseur
onderdeel dat suggesties doet over
• “dode exemplaren”
• “te veel gebruikte exemplaren”
• aanschafadviezen gebaseerd op reserveringsratio
• “niet populair hier, wel populair elders”
Template v5 October 12, 2012
19 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
19
Performance analyse
Template v5 October 12, 2012
20 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Performance analyse
• lijsten van populaire werken
• voor alle werken
• of voor (een beperkt aantal) categorieën (bijv. “jeugd fiction”, “volwassenen non-fiction”, “muziek”)
• lijsten van populaire auteurs, onderwerpen, …
• kan worden gebouwd voor elke authority in de applicatie
• opnieuw voor alle werken of voor (een beperkt aantal) categorieën
• zoeken
• zoeken naar bib records om hun performance te zien
• zoeken naar auteurs, onderwerpen, …
• voor elke bib index
• en voor elke authority index
• met facetten
Template v5 October 12, 2012
21 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Performancewaarde
Template v5 October 12, 2012
22 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Percentiel is niet percentage
• alle werken, alle authorities gerangschikt als percentielen
• om interpretatie en vergelijking eenvoudiger te maken
• bijv. Pieters examenuitslag: hij scoort 94% en heeft een percentiel van 100
• 94% = hij beantwoordde 94 van de 100 vragen correct
• percentiel van 100 = hij is bij de top 1% beste performers (van alle deelnemers)
• hoe hoger het percentiel, hoe hoger de (relatieve) score
• percentiel van 96 = 4% van de deelnemers hebben een betere score
• percentiel van 12 = 11% van de deelnemers hebben een lagere score
Template v5 October 12, 2012
23 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
23
Integratie met V-smart
Template v5 October 12, 2012
24 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Integratie met besteladministratie • integratie op diverse onderdelen
• met selecties: vooral in koppeling met NBD achtergrondbestand
• AFO 111, 211, … (tonen van / toegang tot performancegegevens)
• aanschafquota per collectieregel
• gebaseerd op collectieplan
• hoeveel exemplaren al besteld dit jaar, hoeveel exemplaren nog te bestellen, …
• display van “doelen” uit het plan versus “verplichtingen”
• bijv. “25/70” (het doel voor de regel is 70 en 25 zijn er al besteld)
• geïntegreerd met performancegegevens
• display van performance-samenvatting in de besteladministratie
• toegang tot gedetailleerde performancegegevens
• oplossing voor “centraal selecteren”
Template v5 October 12, 2012
25 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Andere integratie • mogelijkheid om gegevens op te slaan in savelists
• directe export van data via SSP exportformaten
Template v5 October 12, 2012
26 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
26
Vereisten
Template v5 October 12, 2012
27 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Status • vereist V-insight 3.0
• wordt geinstalleerd “bovenop” V-insight versie 3.0
• release is dus afhankelijk van de beschikbaarheid van V-insight 3.0
• link met besteladministratie vereist V-smart 3.0
• dus afhankelijk van de beschikbaarheid van V-smart 3.0
• geen integratie met besteladministratie van Vubis Smart
• ontwikkeling is in een afrondende fase
• beta testinstallatie bij Biblioservice Gelderland
Template v5 October 12, 2012
28 Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com