Rubik  Financial  ABN  51  071  707  232      GPO  Box  4808,  Sydney,  NSW,  2001  T:  +61  2  9488  4000  F:  +61  2  9449  1116  www.rubik.com.au      

 

   

     

     

COIN  Rapid  v1.1.16                                  

 USER  GUIDE  

       ©  Copyright  COIN  Financial  Software  2013.      All  rights  reserved.  Complying  with  all  applicable  copyright  laws  is  the  responsibility  of  the  user.  Without  limiting  the  rights  under  copyright,  no  part  of  this  document  may  be  reproduced,  stored  in,  or  introduced  into  a  retrieval  system,  or  transmitted  in  any  form  or  by  any  means  (electronic,  mechanical,  photocopying,  recording,  or  otherwise),  or  for  any  purpose,  without  the  express  written  permission  of  COIN  Financial  Software.  COIN  Financial  Software  might  have  patents,  patent  applications,  trademarks,  copyrights,  or  other  intellectual  property  rights  covering  subject  matter  in  this  document.  Except  as  expressly  provided  in  any  written  license  agreement  from  COIN  Financial  Software,  the  furnishing  of  this  document  does  not  give  you  any  license  to  these  patents,  trademarks,  copyrights,  or  other  intellectual  property.        

 

COIN  Rapid       2  

Table  of  Contents      Client  search  ...........................................................................................................................................................  3  

Searching  for  clients  ........................................................................................................................................  3  

Adding  a  New  Client  ........................................................................................................................................  4  

Using  the  map  function  .................................................................................................................................  5  

Client  Dashboard  ..................................................................................................................................................  6  

Overview  .............................................................................................................................................................  6  

Key  Details  ..........................................................................................................................................................  7  

Balance  Sheet  ....................................................................................................................................................  9  

Income  &  Expenses,  Client  Fees,  Key  Relationships,  Insurances,  Goals  &  Objectives  ..........  11  

Estate  Planning  ..............................................................................................................................................  13  

Tools  Menu  ..........................................................................................................................................................  14  

Overview  ..........................................................................................................................................................  14  

Help  function    .................................................................................................................................................  14  

File  Notes    ....................................................................................................................................................  15  

Viewing/editing  existing  file  notes  .................................................................................  16  Adding  a  photo  to  a  File  Note  ............................................................................................  17  

Email    ............................................................................................................................................................  18  

   

 

COIN  Rapid       3  

Client  search    

Searching  for  clients    1. Click  on  the  white  search  area  on  the  top  left  of  the  home  page.  

2. Enter  a  keyword  (at  least  two  characters)  in  the  search  area.  A  keyword  is  the  start  of  a  client  group  name,  a  clients’  first  name,  a  clients’  surname,  a  partners’  first  name  or  a  partners’  surname.  Note:  if  500  or  more  results  are  returned,  a  message  box  will  appear  asking  for  the  search  criteria  to  be  refined.    

   

3. Highlight  the  relevant  client  to  populate  the  summary  information.    4. Click  ‘open  client’  to  open  to  the  client’s  dashboard.      

 

COIN  Rapid       4  

Adding  a  New  Client    1. +New  button  will  appear  where  you  have  the  permission  to  Add  a  client  in  COIN.  

The  button  will  appear  on  top  of  the  client  search  panel  in  left  hand  panel.  

2. Click  on  the  +New  button  open  the  screen  that  allows  the  capture  of  basic  key  details  for  the  client  and  partner  (if  applicable).  

 

   n Left  hand  panel  displays  a  client  and  partner  icon  n Toggle  between  Client  and  partner  to  key  in  basic  hey  details  n Clicking  on  the  Save  button  will  create  the  client  and  partner  (if  applicable).  

     

 

COIN  Rapid       5  

 

Using  the  map  function    

1. Tap  on  the  map  within  the  home  screen  page  to  open  a  full  screen  display  map  corresponding  to  the  home  address  as  entered  in  Fact  Find  (only  if  it  is  a  valid  address  that  Apple  maps  can  read).  

 

   

2. To  see  directions  to  the  clients’  location,  tap  on  the  directions  tab  on  the  top  left.  This  will  open  Apple’s  map  app  (and  close  Coin  Rapid).    

3. To  get  back  to  Coin  Rapid,  close  maps  and  re-­‐open  Coin  Rapid.  Note  that  you  will  still  be  logged-­‐in  to  the  Rapid  app.    

 

   

             

 

COIN  Rapid       6  

Client  Dashboard    Overview    The  client  dashboard  displays  eight  tiles  each  representing  an  area  of  information  that  can  be  viewed  for  the  client  group.    Each  tile  displays  up  to  three  lines  of  summary  information.  Tapping  on  a  tile  will  open  a  new  screen  containing  more  detailed  information.  

   For  specific  definitions  of  the  summary  data,  please  refer  to  the  Coin  Rapid  Release  Notes.    

 

COIN  Rapid       7  

Key  Details    

1. Tap  the  Key  Details  tile  to  open  the  client  group  dashboard.  It  displays  basic  key  details  for  the  client  and  partner  (if  applicable).  

n Left  hand  column  displays  client/partner  personal  details  whilst  right  hand  column  displays  contact,  address  and  employment  details.  The  right  hand  column  is  vertically  scrollable.  

n Users  can  toggle  between  Client  and  Partner  information  using  the  tabs:    

   

   

 

COIN  Rapid       8  

2. Functions  that  can  be  performed  include:  

n Tap  the  phone  number  to  copy  the  number  or  add  the  number  to  your  iPad  contacts  list.  

n Tap  the  email  address  to  open  the  Quick  Mail  Composer  popup  window  and  send  an  email  to  the  client/partner.    

n The  email  will  save  as  a  file  note  on  sending.  To  facilitate  this  functionality,  the  email  is  first  typed  on  the  Quick  Mail  Composer  (this  is  within  Coin)  then  once  ‘Send  as  email’  is  pressed,  it  will  populate  on  Apple’s  email  composer,  and  can  be  sent.  Note:  Anything  typed  within  this  second  screen  (Apple’s  email  composer)  will  not  be  saved.  

 

n Edit  key  details:  select  the  Edit  button  (top  right)  to  allow  for  the  edit  of  basic  key  details  (personal,  contact,  addresses  and  employment  details).  Click  save  to  save  any  changes  made  or  back  to  cancel  them.  Toggle  between  Client  and  partner  on  the  top  left  as  below.  

 Note:    the  client  group  will  be  locked  to  the  current  user  whilst  editing  is  occurring.  If  another  user  tries  to  view  the  client  group  (in  Coin  Rapid  or  Coin  Desktop),  it  will  be  read  only.  

 

COIN  Rapid       9  

Balance  Sheet    The  balance  sheet  summarises  Investments,  Super,  Pensions,  Lifestyle  Assets,  Personal  Lending,  Home  Lending  &  Investment  Lending.  

 

   

1. Tap  on  the  individual  tabs  on  the  left  to  populate  the  corresponding  details  within  the  main  screen.  Note  that  these  fields  are  vertically  scrollable.      

2. Selecting  investment,  super  or  pension  assets  will  display  a  list  of  all  relevant  direct  assets  and  services  held  by  the  client  group.    The  following  assets  are  not  displayed:    

n Direct  assets  with  a  zero  quantity.  n Direct  assets  that  are  not  unitised  and  have  a  zero  value.  n Service  Holdings  with  a  zero  value.  

 3. Click  on  the  arrow  pointing  left  to  minimise  the  left  column,  allowing  for  more  

room  to  view  financial  details.  This  can  be  utilised  throughout  Coin  Rapid.      

 

COIN  Rapid       10  

   

4. To  expand  the  left  hand  column,  click  the  arrow  pointing  right.  Alternatively,  the  tabs  can  be  selected  while  the  column  is  minimised.    

 

COIN  Rapid       11  

Income  &  Expenses,  Client  Fees,  Key  Relationships,  Insurances,  Goals  &  Objectives    1. Tap  on  the  individual  tabs  on  the  left  to  populate  the  corresponding  details  

within  the  main  screen.  Note  that  these  fields  are  vertically  scrollable.    2. Click  on  the  arrow  pointing  left  to  minimise  the  left  column,  allowing  for  more  

room  to  view  financial  details.  This  can  be  utilised  throughout  Coin  Rapid.    3. To  Navigate  back  to  the  dashboard,  click  the  dashboard  button  on  the  top  right  

hand  corner.      

 

   

 

 

COIN  Rapid       12  

 

   

 

 

COIN  Rapid       13  

   

Estate  Planning    To  toggle  between  the  Client  and  Partner  Info,  click  on  the  tabs  at  the  top  in  the  middle,  similar  to  the  Key  Details  page.    

 

COIN  Rapid       14  

Tools  Menu    

Overview  In  the  bottom  left-­‐hand  corner  of  the  screen  (both  from  the  Client  search  and  Client  dashboard  screens),  tap  this  tools  icon  to  access  Files  Notes,  Email,  Help  and  also  to  Logout.          

 

 

If  the  Tools  menu  is  selected  from  the  Client  search  screen,  only  Help  &  Logout  are  available.  If  selected  from  the  Client  Dashboard  screen,  File  Notes,  Email,  Help  &  Logout  are  available.    

Help  function      ‘Click  here  for  help’  button  will  open  the  user  guide  pdf  in  the  iPad  Previewer  app.      

 

COIN  Rapid       15  

File  Notes      To  access  a  file  note,  tap  on  the  desired  note  on  the  left  hand  column  (which  is  scrollable).  You  will  notice  a  number  next  to  the  file  note,  this  indicates  the  number  of  attachments.    

 

Creating  a  new  file  note  

1. Click  the  ‘New’  button  in  the  top  left  corner  of  the  screen.  This  will  display  a  new  set  of  file  note  fields  on  the  right  hand  side:  

-­‐ ‘Type’  is  set  to  ‘File  note’  and  cannot  be  edited.  -­‐ ‘Added  by’  is  set  to  the  logged  in  user  and  cannot  be  edited.  -­‐ Subject,  category,  date  and  comments  can  be  edited.    

 

 

Note:  only  users  who  have  permission  to  add  and  edit  client  file  notes  in  Coin  desktop  will  be  able  to  perform  these  tasks  in  Coin  rapid.  

 

2. Once  completed  there  is  the  option  to  press  ‘Email  &  Save’  or  simply  ‘Save’.  The  email  recipients  will  be  the  client  and  partner,  subject  the  subject  of  the  file  note  and  email  body  the  comments  of  the  file  note.  

3. Once  saved,  photo  attachments  can  be  added  to  the  file  note.

 

COIN  Rapid       16  

Viewing/editing  existing  file  notes    1. Scroll  on  the  left  hand  column  and  click  to  open.  File  notes  are  listed  in  

descending  order  of  date  created.  From  here,  category  can  be  edited,  comments  added,  attachments  viewed  (PDFs,  Word  documents  [.doc],  PowerPoint  Presentations  [.ppt],  Image  Files  [.png]  &  Excel  worksheets  [.xls])  and  photos  added.  

n Excel,  Powerpoint  and  Word  documents  must  be  saved  as  xls,  ppt  or  doc  using  Microsoft  Office  1997  or  newer.    Note:  xlxs,  pptx  and  docx  files  cannot  be  viewed.  This  is  a  limitation  of  the  Apple  preview  app.  

 

 

2. To  save  any  changes,  simply  press  save  in  the  bottom  right  corner.    

 

   

 

COIN  Rapid       17  

Adding  a  photo  to  a  File  Note    1. Click  on  add  photo  on  the  bottom  right  hand  corner.  2.  From  here  you  will  have  the  option  to  choose  from  existing  (‘Photos’)  or  take  a  

new  photo  (‘Camera’).  Once  complete,  press  ‘Save’  to  upload  to  the  file  note.    

 

 

 

COIN  Rapid       18  

Email      1. Click  Email.  This  will  open  the  Quick  Mail  Composer  (similar  to  within  Key  

Details).  2. Note  that  the  ‘To’  field  automatically  populates  both  Client  and  Spouse  email  

address  when  using  this  function.      

   

3. To  add  additional  contacts,  press  the  recipients  ‘+’  button.  This  will  open  a  list  of  contacts  from  the  iPad  contacts  list.  

 

Note:  Similar  to  emailing  through  the  Key  details  page,  the  email  is  first  typed  on  the  Quick  Mail  Composer  (this  is  within  Coin)  then  once  ‘Send  as  email’  is  pressed  it  will  populate  on  Apple’s  email  composer  and  can  be  sent.