Cofep

Servaes Nys IT-Project Toegepaste Informatica

Bachelorproef Hogeschool en Universiteit Brussel

1

Contents

Voorwoord .............................................................................................................................................................. 2

Inleiding .................................................................................................................................................................. 3

Opdracht ................................................................................................................................................................. 4

Start situatie ........................................................................................................................................................... 5

Probleemstelling en analyse ................................................................................................................................... 8

Initieren van het project ......................................................................................................................................... 9

Advies inzake document management ................................................................................................................ 11

Changemanagement van de ICT infrastructuur .................................................................................................... 12

Overeenkomst met IT-bedrijven........................................................................................................................... 13

Planning e-mail overdracht .................................................................................................................................. 14

Fase e-mail server overgang ................................................................................................................................. 18

Service Desk .......................................................................................................................................................... 19

Onderzoek: “Hoe gaan IT-bedrijven te werk?” .................................................................................................... 20

Communicatie binnen het bedrijf ......................................................................................................................... 21

Afsluiten van het project ...................................................................................................................................... 22

Bronvermeldingen ................................................................................................................................................ 24

Bijlages .................................................................................................................................................................. 25

Sollicitatie ......................................................................................................................................................... 26

CV ..................................................................................................................................................................... 32

PID .................................................................................................................................................................... 35

Informatie Cofep .............................................................................................................................................. 45

PRINCE V 2 ........................................................................................................................................................ 47

Start situatie ..................................................................................................................................................... 48

Vraag analyse ................................................................................................................................................... 53

E-mailserver ..................................................................................................................................................... 55

Analyse google for business / Microsoft office 365 ......................................................................................... 57

Communicatie plan .......................................................................................................................................... 60

Manuals ............................................................................................................................................................ 68

Na-Begeleiding ................................................................................................................................................. 81

Beoordeling Offertes ........................................................................................................................................ 82

Aanpak IT-bedrijf .............................................................................................................................................. 84

Documentatie extern IT bedrjif ........................................................................................................................ 91

Time sheets .................................................................................................................................................... 105

Presentatie ..................................................................................................................................................... 108

2

Voorwoord

Dit document heb ik geschreven voor mijn IT-project dat deel is van mijn bachelorproef voor de

Hogeschool Universiteit Brussel. Een IT-project moeten studenten toegepaste informatica maken om

aan te tonen dat ze beschikken over de competenties van een IT-profesional.

Wat mij het meest interesseert in de opleiding toegepaste informatica is het begeleiden en

adviseren van mensen in de informatica wereld. Daarom heb ik ook gekozen voor het project Cofep.

Dit project legt de nadruk op het begeleiden en adviseren van een bedrijf met IT-uitdagingen. Cofep

is een sociale organisatie die mensen klaarstoomt voor het leven van een zelfstandige en voor de

functionering binnen een bedrijf.

Naar aanleiding van mijn IT-project heb ik meerdere mogelijkheden bekeken. De keuze viel

uiteindelijk op Cofep omwille van de sector en ook omwille van de werksfeer. De samenwerking met

Cofep heeft vele mogelijkheden om op een actieve manier verschillende domeinen in het

beroepsleven leren kennen.

Bij deze zou ik ook graag Cofep bedanken voor de kans die mij gegeven is om ervaring op te doen

door middel van dit project. Vervolgens zou ik ook mijn mentor willen bedanken voor de begeleiding

van mijn IT-project.

3

Inleiding

Het project Cofep heeft te maken met change management. In dit project heb ik aanpassingen

voorbereid en gerealiseerd omtrent de IT-infrastructuur van Cofep. In de loop van het project was er

veel samenwerking met andere mensen en bedrijven.

Doorheen het project zijn verschillende elementen verweven:

Communicatie met de stakeholders

Uitwerken van een stappenplan

Onderzoek van het aanbod

Vergelijking van het aanbod van leveranciers

4

Opdracht

Opdrachtgever : Cofep Adres: Contact persoon: Karin Grillet IT contact persoon : Albert Geuens Doestelling van het project: In kaart brengen, analyseren en evalueren van de huidige ICT infrastructuur; Uitwerken van voorstellen voor optimalisering van de ICT infrastructuur;Vergelijking en advies van de oplossingen; Begeleiding bij de implementatie van de gekozen oplossing;Samenwerking extern IT bedrijf

Wat is Cofep?

Cofep is een netwerk voor virtuele bedrijven over heel de wereld waaraan scholen en

opleidingsinstituten kunnen deelnemen. De leerlingen zitten in het secundair onderwijs of in een

beroepsopleiding buiten het regulier onderwijs.

Wie is het externe IT bedrijf?

Het extern IT bedrijf is een bekende IT integrator in België.

In overleg met de opdrachtgever werd bepaald dat het niet nodig is dat de naam van het externe IT

bedrijf wordt vermeld in de hoofdtekst van dit document.

5

Start situatie

Om het project in goede banen te leiden word gekozen voor de methodiek van Prince2. Het

garandeerd sctructuur en consistentie.

Op de afbeelding kan u een overzicht terug vinden van hoe dit project bij cofep georganiseerd werd.

Bij het opstarten van het project is het de bedoeling om de context en de doestelling van het project

vast te stellen.

Op het einde van het opstarten is er duidelijkheid over:

Wat gedaan moet worden

Wie zal beslissen

Wie zal betalen

Wie zal zeggen hetgeen noodzakelijk is

Welke kwaliteitsstandaarden gehanteerd worden

Wie resources zal voorzien om de werken uit te voeren

6

Schematisering van de huidige ICT infrastructuur van Cofep

Om een volledig beeld te krijgen van de huidige infrastructuur werd er contact opgenomen met

enkele verantwoordelijken van de organisatie Cofep.

Eerste interview: Karin Grillet:

Na een eerste interiew met de verantwoordelijke bij cofep kwamen we tot een eerste onvolledige

structuur. De afbeelding ziet u hieronder.

In het schema worden de volgende elementen met elkaar in verband gebracht:

Europen database

ZET Database applicatie

Atron Server

De ZET dabase applicatie bestaat uit verschillende versies:

ZET4 database applicatie (atron)

ZET5 database applicatie (scholen, Duitsland en Europen)

De opdracht gever wenst te onderzoeken wat de implicatie is van de aanwezigheid van de

verschillende versies van de database applicatie.

De scholen die deel uitmaken van het netwerk Cofep zijn verbonden met de ZET5 applicatie server.

Alle wijzegingen van deze database worden gerepliceerd op de ZET database in Duitsland en op de

centrale server Europen, die alle virtuele bedrijven in europa overkoepelt.

7

Tweede interview : Albert Geuens

Het bovenstaande schema werd in een tweede interview behandeld bij een andere contact persoon

van de organisatie Cofep. Hierbij werd het data verkeer veel duidelijker.

Deze tekening toont het verband tussen de verschillende onderdelen van de ICT infrastructuur van

Cofep. Het schema geeft meer informatie over de replicatie van de informatie naar de server in

Duitsland en Europen. De Europen server ontvangt de informatie uit andere landen en geeft die via

Duitsland door aan België. Alle gegevens van de virtuele bedrijven worden gecoordineerd door

Crecor, een onderdeel van VDAB. De Cofep server in België is een virtueel systeem waarop

verschillende applicaties actief zijn:

Database

Mail server

Storage systeem

De communicatie tussen alle systemen verloopt over het internet via TCP/IP.

Meer over de analyse van het netwerk kan u lezen in de bijlage.

8

Probleemstelling en analyse

Op basis van de gemaakte schema’s en de informatie van de opdrachtgever is het mogelijk om tot

een concrete probleemstelling te komen. Het resultaat van de analyse is een lijst van problemen die

geordend zijn volgens prioriteit.

Slechte toegang tot email, onhandig in gebruik

Hoge kost voor server management aan extern IT bedrijf

Geen overzicht over infrastructuur

Gebrek aan tools voor productiviteit, interne communicatie en document management

Op basis van het bovenstaande overzicht was het mogelijk om tot een plan van aanpak te komen en

prioriteiten te stellen. Het is bijvoorbeeld de bedoeling om het contract met het extern bedrijf die de

server beheerd te beeindigen.

9

Initieren van het project

Op volgende afbeelding kan u zien dat we gekomen zijn aan het initieren van het project.

In overleg met de stakeholders is het mogelijk de scope, de kwaliteit van de deliverables en de

deadlines te bepalen.

Scope

Bij het initieren van het project beginnen we met de scope te bepalen. Wat moet er juist gedaan

worden en tot hoe ver moeten we hierop ingaan?

Uitwerken systeem om COFEP-team (dat zeer verspreid zit) te laten werken met gedeelde bestanden en collectief raadpleegbare data

In kaart brengen COFEP-datanetwerk (ZET5,4) , minpunten en pluspunten opsommen en raad geven m.b.t. aanpassingen

Screenen werking ZET5 advies verlenen

Begeleiden van mail server overdracht naar beter systeem & advies verlenen hieromtrent.

10

Requirements

Vervolgens word er met de opdrachtgever besproken wat voor kwaliteit deze puntjes moeten

bevatten.

Uitwerken systeem om COFEP-team (dat zeer verspreid zit) te laten werken met gedeelde bestanden en collectief raadpleegbare data

De kwalilteit van de gedeeldebestanden moet goed zijn. Het moet zeer userfriendly zijn zodat alle werknemers hier makkelijk mee kunnen werken. Vervolgens moet dit aan volgende vragen voldoen: Kan men bestanden delen met meerdere personen? Is het mogelijk om te kiezen met wie men deze bestanden kan delen? Zijn de bestanden altijd en van overal bereikbaar?

In kaart brengen COFEP-datanetwerk (ZET5,4, minpunten en pluspunten opsommen en raad geven m.b.t. aanpassingen

De meeste mensen binnen Cofep hebben geen idee hoe het netwerk in elkaar zit, daarom moeten zij op een gemakkelijke manier kunnen ondekken hoe dit in elkaar zit. Voldoet de documentatie aan volgende criterea: Kan een werknemer van cofep begrijpen waarover het gaat bij het lezen van de documentatie en krijgt de werknemer hierdoor een beter inzicht op het netwerk? Is de bijgevoegde raad bij de documentatie van toepassing bij het netwerk?

Screenen werking ZET5 en advies verlenen Deze kwaliteit requirements komen overeen met het netwerk in kaart brengen.

Begeleiden van mail server overdracht naar beter systeem & advies verlenen hieromtrent.

Bij de overgang van mailserver gaat men de volgende vragen stellen: Worden de gebruikers optimaal begeleid ? Kan elke gebruiker gebruik maken van de nieuwe email infrastructuur? Zijn alle vragen van de gebruikers beantwoord?

Deadlines

In het project is er maar 1 belangrijke deadline. Zo moet de email overdracht gebeuren ten laatste

tegen 1 december. De bedoeling is om het contract met het extern bedrijf die de email server

beheerd te beeindigen eind decemeber 2013.

11

Advies inzake document management

De tools voor produciviteit en communicatie betreffen zowel het management team als de

medewerkers, leerkrachten, leerlingen en cursisten van de scholen die deelnemen aan Cofep.

Na een onderzoek van de markt blijven de volgende tools over om keuze uit te maken:

Google for business

Office 365

De oplossing met google for business is goedkoper dan microsoft office 365. De mogelijkheden van

de tools van microsoft office 365 zijn meer gedetailleerd en uitgebreid. De verschillende

functionaliteiten van de tools werden met elkaar vergeleken. Er werd een koppeling gemaakt met de

vereisten van de opdrachgever.

Applicatie Google for business Microsoft office 365

Email x X

Agenda x X

Contacten x X

Website x

Chat x

Synchronisatie mobiele apparaten

x X

Duscussiegroepen x X

Tekstverwerking x X

Database X

Rekenblad x X

Presentatie software X X

Publishing x

De twee alternatieven zijn aan elkaar gewaagd. Na een analyse naar de relevante functionaliteiten

voor de virtuele bedrijven blijkt dat de eerder beperkte mogelijkheden van Google ruimschoots

volstaan. Door het hoge gebruikers aantal van de applicaties word door de keuze van google een

grote besparing gemaakt.

Om het verslag te lezen dat ik gemaakt heb over de keuze tussen Google for business en Microsoft

office 365 kan u kijken in de bijlages.

12

Changemanagement van de ICT infrastructuur

Cofep beschikt reeds over een uitgewerke ICT infrastructuur. Toch vraagt Cofep zich af of deze

structuur goed in elkaar steekt of niet. Daarom is Cofep opzoek gegaan naar wat er juist zou kunnen

veranderen in de infrastructuur om de ICT infrastructuur te optimalizeren.

Het is al duidelijk dat Cofep vast hangt aan 2 servers. De server in Duitsland en de Europen server.

Dit zijn 2 overkoepelende servers met informatie over de virtuele bedrijven in Europa. Men moet op

een of andere manier gebruik maken van deze server om data te verkrijgen die nodig zijn voor de

applicaties van de gebruikers. Wanneer men deze niet gebruikt ondergaat men een verlies van

functionaliteit die de users nodig hebben.Vervolgens is men ook afhankelijk van het bedrijf CRECOR

die zorgt voor de importering van de nieuwe bedrijven in het systeem. Na een kort onderzoek kan

men direct zien dat zelf implementeren geen optie is.

Ten slotte is er nog de Cofep server waar wel het een en het andere aan te verbeteren valt:

Mail server De mail server die momenteel aanwezig is niet meer up to date. En kan vervangen worden door een nieuwere versie of er kan overgestapt worden naar een extern bedrijf die gespecializeerd is omtrend mail servers.

ZET4 databank De databank applicatie is effectief verouderd maar het is niet noodzakelijk om deze up te daten.

Data storage De data word goed bijgehouden op de server maar een groot deel van de mensen kunnen hier niet aan. Daarom zou men dit open moeten zetten zodat iedereen aan de gegevens kan of men moet overstappen naar google for business app of office 365.

13

Overeenkomst met IT-bedrijven

Zoals Cofep intern een plan heeft opgesteld heeft het IT bedrijf dat

samengewerkt heeft met Cofep ook een plan opgestelt dat het hun project voor cofep beschrijft. Dit

doet het IT bedrijf op de zelfde manier zoals dit bij Cofep gebeurt is. Inplaats dat het uitgewerkte

project intern word voorgesteld zal het IT bedrijf dit initiatie plan voorstellen aan de

verantwoordelijke van Cofep. Wanneer het IT bedrijf en Cofep tot een overeenkomst komen zal het

project plan tot uitvoering gebracht kunnen worden.

Onderhandelingen

Het project plan dat is samengesteld door het externe IT bedrijf word een prijs offerte bijgevoegt.

Deze prijs offerte heeft het Cofep team geanalyseert om te kijken of de uitvoeringen en prijzen die

voorgesteld werden wel overeenkwamen met het budget en de vraag van het bedrijf.

Na deze analyse is Cofep tot de constatatie gekomen dat een groot deel van de uitvoeringen niet

noodzakelijk waren voor het project. Ook stond er in het project plan enkele fouten die na afloop

van het project problemen zouden kunnen veroorzaken. Omdat er in het project plan enkele fouten

stonden zijn er onderhandelingen van start gegaan met het doel om een betere offerte te verkrijgen.

Wanneer deze onderhandelingen afgerond waren kon men duidelijk zien dat Cofep tot 1/3de van de

prijs heeft kunnen besparen door het afwijzen van verschillende onnodige uitvoeringen die waren

voorgesteld door het extern IT bedrijf.

Wanneer u meer wilt weten over deze analyse kan u altijd terecht in de bijlages.

14

Planning e-mail overdracht

Zoals u kan zien in de afbeelding zijn we in een volgend deel van de methodiek terecht gekomen, het

opstellen van een plan.

Om de deliverables gestructureerd en kwalitatief af te leveren moet er een plan worden opgesteld.

In deze planning komt voor:

Welke planning word beschreven in dit document?

Hoe gaat men te werk?

Van welke tools zal er gebruik gemaakt worden?

Zijn er deadlines? (planning)

Wat zijn de stappen die men moet doorlopen?

Aan welke kwaliteit moet het product voldoen? (kwaliteit management)

Wie is de verantwoordelijke binnen de uitvoering?

Aan wie moet gerapporteerd worden?

Hoe worden de requirements van het bedrijf behaald?

Deze aanpak word duidelijk weergegeven in het project plan.

15

Overdracht E-mail server (deel van het project plan)

Welke planning word beschreven in dit document?

In dit document zal gespecificieerd worden hoe de overdracht van de oude Cofep mail server

genaamt ‘Horde’ naar google mail zal gebeuren.

Hoe gaat men te werk?

Bij de overgang van de e-mail server zal er een samenwerking plaats vinden tussen een extern IT

bedrijf die zal zorgen voor de import en export van de email adressen van de oude Cofep mail server

naar de Google mail omgeving. Vervolgens zal dit extern IT bedrijf er ook voor zorgen dat de mails

van de medewerkers van Cofep ook worden overgezet naar de nieuwe Google mail omgeving.

Vervolgens zal het personeel van Cofep zorgen voor de communicatie naar de gebruikers toe. Zo

moeten deze gebruikers op de hoogte gehouden worden van de verandering in de email

infrastructuur. Ook moeten deze gebruikers begeleid worden wanneer ze informatie van hun email

adres willen overzetten naar de nieuwe omgeving.

Van welke tools zal er gebruik gemaakt worden?

Door gebruik te maken van de email adressen zal Cofep de gebruikers op de hoogte stellen. Ook

zullen er Manuals worden voorzien om de gebruikers te begeleiden bij het uitvoeren van acties die

noodzakelijk zijn bij het veilig stellen van de informatie die zich momenteel op de oude server

bevindt.

Zijn er deadlines? (planning)

Om het contract met de oude beheerder van de server te verbreken moet het project afgerond zijn

tegen 1 januari. Toch moet men ervoor zorgen dat de overgang gebeurt is voor 1 december. Zo is er

nog een mogelijkheid voor de mensen die hun emails nog niet hebben overgezet naar de nieuwe

omgeving om dit toch te doen.

Ook word er een planning voorzien wanneer de mails moeten worden verstuurd:

Mail 1: 1 november

Mail 2: 4 november

Mail 3 : 12 november

Mail 4 : 25 november

Mail 5 : 16 december

16

Wat zijn de stappen die men moet doorlopen?

Stap 1 :

Het is noodzakelijk dat de gebruikers geinformeerd worden dat in de toekomst een verandering van

het email systeem zal plaats vinden. Deze informatie zal worden doogespeeld in de eerste mail.

Mail 1: 1 november

Stap 2 :

De gebruikers krijgen opnieuw een reminder dat er een veranding van email systeem zal plaats

vinden. Vervolgens word er meer informatie mee gegeven over deze verandering. Dit word gedaan

om de gebruikers op hun gemak te laten voelen bij de verandering van de infrastructuur. Vervolgens

worden er ook manuals voorzien om de gebruikers te begeleiden bij het overzetten van de emails

naar de nieuwe omgeving. Deze informatie word overgebracht door het versturen van de tweede

mail.

Mail 2: 4 november

Stap 3:

Omdat de gebruikers die hun mails willen behouden dit zelf moeten doen word hier nog een

reminder voor verstuurd. Hierin valt te lezen dat het dringent tijd word om de manual te volgen.

Mail 3 : 12 november

Stap 4 :

De laatste mail voor de email systeem overdracht word verstuurd om de mensen er nogmaals aan te

doen herinneren dat men binnen een korte tijd ergens anders zal moeten inloggen.

Mail 4 : 25 november

Stap 5 :

De overgang naar een nieuw email systeem word uitgevoerd door een extern IT bedrijf.

1 December

Stap 6:

Na 14 Dagen in de nieuwe omgeving word er voor de gebruikers nog eens verduidelijkt dat er nog

een mogelijkheid bestaad om de oude mails over te plaatsen naar de nieuwe omgeving. Deze

informatie word ook gecommuniceerd via een mail.

Mail 5 : 16 december

17

Aan welke kwaliteit moet het product voldoen? (kwaliteit management)

De communicatie moet zo verlopen dat elke gebruiker 100 percent op de hoogte is van de

veranderingen die zullen gebeuren. Ook moet er duidelijk gecommuniceerd worden waar de

gebruikers de manuals kunnen terug vinden.

De manuals moeten zo geschreven zijn dat elke gebruiker zonder probleem zijn of haar emails kan

overzetten naar de nieuwe omgeving.

Vervolgens moet er ook voor gezorgt worden dat de gebruiker op geen enkel moment hinder

ondervind van de overgang.

Wie is de verantwoordelijke binnen de uitvoering?

Albert Geuens is de verantwoordelijke binnen dit deel van het project.

Aan wie moet gerapporteerd worden?

Elk raport moet worden doorgestuurd naar Albert Geuens en naar Karin Grillet.

Wat zijn de risico’s?

De overdracht van de email adressen zullen plaats vinden op 1 december. Zo bestaat het risico dat

de gebruikers een moment gaan hebben dat deze geen emails gaan kunnen ontvangen. Daarom is

het belangrijk dat deze overdracht zo snel mogelijk gebeurt dat er geen kans is op verlies van emails.

De communictie naar de gebruikers toe moet zo goed mogelijk gebeuren zodat iedereen op de

hoogte is. Zo moet men vermijden dat gebruikers geen gebruik meer kunnen maken van hun email

adres.

Wanneer de gebruikers hun emails niet overzetten in de nieuwe omgeving kan het zijn dat bij het

afsluiten van de oude server de emails verdwijnen. Zo is het belangrijk dat de gebruikers deze

overzetten als deze hun emails willen behouden. Wanneer dit niet gebeurt is er een mogelijkheid

dat er geen toegang meer zal zijn tot de oude emails.

18

Fase e-mail server overgang

Wanneer het project geinitialiseerd is kan men starten met het faseren van het project. Cofep gaat

aparte doelstellingen gaan maken om een overzicht te behouden en gestructureerd te werk te

kunnen gaan. In de volgende afbeelding kan u de situering vinden binnen het project.

De email server overgang is slechts een fase van het project. Dit omdat deze overgang slechts 1

aspect is binnen de ICT infrastructuur die moet veranderen. Andere voorbeelden van fases binnen

het project zijn optimalisering van de databank en de overstap naar de cloud. Cofep heeft vervolgens

deze fase nog verdeeld in activiteiten. Deze activiteiten zorgen ervoor dat men delen van deze fase

gestructutreerd zal kunnen uitvoeren.

In het geval van de email server overdracht zijn de activiteiten gebasseerd op het voorbereiden van

de mails die zorgen voor de cummunicatie. Dit wilt zeggen dat elke activiteit beschikt over een

deadline en requirements. Deze deadline en requirements waren al reeds vast gesteld in het project

plan.

19

Service Desk

Wanneer de fase van de email server overdracht volledig is afgerond is er nood aan na-begeleding

voor de gebruikers. Zo bestaat de kans dar er nog gebruikers zijn die nood hebben aan begeleiding

bij het gebruiken van de nieuwe email omgeving of begeleiding bij het overzetten van de mails in de

nieuwe omgeving.

Om een zo kwalitatief mogelijke ondersteuning te geven aan de gebruikers is de beste optie een

centraal informatie punt te creeeren waar de gebruikers terecht kunnen met al hun vragen. Daarom

heeft Cofep gekozen om een call center op te zetten.

Om een call center op te stellen heeft men nood aan een locatie. Deze locatie moet voldoen aan

bepaalde eisen:

Rustige werk omgeving

Telefoon

Werkkracht

Het is de bedoeling dat elke melding van een probleem of vraag van een gebruiker gedocumenteerd

word om in de toekomst, wanneer er dergelijke vragen of meldingen binnen komen, gebruikers

beter te kunnen helpen.

20

Onderzoek: “Hoe gaan IT-bedrijven te werk?”

In de volgende afbeelding ziet u de structuur die Cofep gevolgt heeft bij het uitvoeren van het

project. Dit is ook de structuur die het externe IT bedrijf gebruikt heeft.

De samenwerking met Cofep begint bij Cofep zelf. Cofep neemt contact op met een ICT bedrijf en

geeft vervolgens een situatie schets door met de huidige stand van zaken en de problemen die

opgelost zouden moeten worden. Op dat moment start het ICT bedrijf een project op. Eens het

project is opgstart begint het bedrijf aan het initieren van het project en het opmaken van een

offerte.

Zoals we al hebben kunnen zien bij het onderhandelen over de offerte wacht het bedrijf op een

bevestiging om het project te kunnen uitvoeren. Wanneer het project plan is goed gekeurt begint

het bedrijf aan de uitvoering van het project.

Bij elke uitvoering van een fase word documentatie doorgegeven naar de klant die weergeeft hoe

deze tot een einde is gebracht. Zo kan men ook duidelijk zien hoe de configuratie van de servers

bijvoorbeeld gedaan is.

Op het einde van de samenwerking word het project gesloten door samen te zitten en te kijken of

alle delen van het project perfect zijn uitgevoerd.

21

Communicatie binnen het bedrijf

Communicatie binnen Cofep gedurende het project was zeer belangrijk. Zo moest op elk moment

iedereen op de hoogte zijn. Dit werd gedaan daar mails te schrijven. Hierbij werd ook afgesproken

dat wanneer men een mail stuurde met informatie over het project, de andere betrokken mensen in

CC gezet werden. Zo bleef iedereen tijdens het project op de hoogte over de informatie en de

veranderingen over het project.

Vervolgens was het ook mogelijk om te communiceren via telefoon, dit was handig wanneer men

snel een antwoord moest hebben over ingewikkelede of delicate vragen.

Als men snel een antwoord wilt op een vraag is het belangrijk om te weten wie men juist moet gaan

contacteren. Zo heeft men bijvoorbeeld Karin Grillet, coordinator van cofep. Deze contact persoon

binnen cofep kan men bereiken voor alle algemene vragen. Wanneer de vragen specifiek over ICT

gaan is het gemakkelijker om contact op te nemen met iemand die alls weet omtrend ICT

bijvoorbeeld Albert Geuens.

Omdat communicatie zo belangrijk is binnen Cofep is dit ook een topic waarin ze vooruit willen gaan.

Zo wilt Cofep investeren in nieuwe tools die de communicatie nog meer optimaliseren. Al de

informatie van de organisatie staat centraal, daarom willen ze de doorstroom van informatie van

persoon tot persoon verbeteren door te investeren in tools.

22

Afsluiten van het project

Ten slotte zijn we gekomen aan het laatste deel van het project, het afsluiten van het project. In

volgende afbeelding kan u duidelijk zien waar dit zich bevind in de project aanpak.

Een project kan pas afgelosten worden als al de voorop gestelde fases afgerond zijn.

Fases van het project:

Overdracht email server

Integratie gedeelde bestanden en collectief raadpleegbare data systeem

Analyse ICT infrastructuur

Screening ZET5 applicatie database system

Momenteel zijn slechts 2 fases van dit project volledig afgerond.

Overdracht email server

De email server is volledig uitgevoerd en operationeel.

Integratie gedeelde bestanden en collectief raadpleegbare data systeem

Het delen van de bestanden en collectief raadpleegbare data systeem word momenteel gedeeltelijk

gebruikt door de Cofep medewerkes. Dit moet nog verder worden uitgewerkt omdat deze personen

nog niet aan de centrale documenten op de server kunnen. Vervolgens kunnen deze tools in de

toekomst ook doorgevoerd worden naar de oefenfirma’s.

23

Analyse ICT infrastructuur (hoort eigenlijk bij het initieren van het project)

Er is een analyse gemaakt van de ICT infrastructuur dus deze fase is ook af gerond.

Screening ZET5 applicatie database system

Aan deze fase zijn we niet kunnen beginnen door de prioriteit van de andere fases. Dit was de fase

die het minst belangrijk was. Daarom heeft Cofep er voor gekozen om deze tijdelijk aan de kant te

schuiven om eerst verder te gaan met de belanrijkere fases.

Hieruit kan men besluiten dat het project nog niet is afgewerkt. Zo is er in de toekomst nog werk aan

de winkel.

24

Bronvermeldingen

Cursus ICT & Organisatie 5 Naam Document: Powerpoint presentatie « PRINCE2 » Uitgever: K°SQUAD Auteur: Cauwenbergh Gert

25

Bijlages

In de volgende pagina’s kan u alle bijlages lezen.

26

Sollicitatie

Inleiding

In het begin van het jaar kregen we de opdracht om te gaan solliciteren voor een stage plaats en een

IT-project. Het was de bedoeling dat we leerden wat solliciteren eigenlijk was en hoe we dit moesten

aanpakken. In de volgende bladzijdes kan u mijn aanpak van solliciteren lezen.

Hoe begin ik aan solliciteren ?

Voor ik ben gaan zoeken naar bedrijven of projecten ben ik gestart met het opstellen van een CV. Je

zou kunnen zeggen dat het CV belangrijker is dan een sollicitatiegesprek zelf. Wanneer de CV niet

goed is zal het bedrijf of project verantwoordelijken je nooit uitnodigen voor een gesprek.

Wat is zo belangrijk aan een CV ?

Een CV is heel moeilijk te schrijven als je dit goed wilt maken. Het is de bedoeling dat je de

belangrijkste gegevens over je zelf gaan zoeken. Wanneer men deze dan neerschrijft op papier moet

dit professioneel overkomen naar het bedrijf dus ook in de volgorde hoe je iets schrijft is zeer

belangrijk.

Zo gaat men beginnen met het belangrijkste, de naam van de persoon en persoonlijke gegevens.

Hierbij kan men ook vermelden of men beschikt over een rijbewijs of niet. Dit kan in veel gevallen

een meerwaarde geven. Na de persoonlijke gegevens kan men de opleidingen neerschrijven die men

gevolgd heeft. Het is belangrijk om eerst de recentste opleidingen te schrijven en vervolgens tot het

middelbaar chronologisch rangschikken. Vervolgens kan men ook de reeds verworven werk ervaring

vermelden onder de opleidingen, hierbij is het ook belangrijk om steeds de functie binnen het bedrijf

te vermelden. Ook het vermelden van bepaalde kennis in een vakgebied is zeker een meerwaarde.

Vermelden van talen is ook een must. Om af te sluiten kan men ook nog de reeds verworven sociale

vaardigheden vermelden.

Wanneer de CV geschreven is moet men opzoek gaan naar je eigen interesses. Men wilt natuurlijk

ergens voor gaan solliciteren wat men graag zou doen. Daarom is het belangrijk om even na te

denken in welke richting men wilt gaan zoeken bij het de zoektocht naar een job of stage plaats. Op

basis van de interesses kan men opzoek gaan naar vacatures of bedrijven.

Als men een paar bedrijven gevonden heeft kan men starten met het schrijven van een sollicitatie

brief. Een sollicitatie brief gaat duidelijk maken aan het bedrijf dat men gemotiveerd is en wilt gaan

werken bij het bedrijf in kwestie.

27

Sollicitatie gesprek

Wat men eerst gaat doen is alles opzoeken over het bedrijf waar men gaat solliciteren. Men zou

eigenlijk moeten weten wat de visie van het bedrijf is voor men er op gesprek gaat. Deze visie moet

je ook aanspreken anders is het helemaal niet de moeite om er te gaan solliciteren. Vervolgens moet

men achtergrond informatie hebben over het bedrijf omdat dit zeer goed overkomt naar het bedrijf

toe. Het toont aan dat je dingen voorbereid hebt en dat je zeer gedreven bent.

Op een sollicitatie gesprek is het zeer belangrijk om zowel informatie te geven als informatie te

krijgen. De beste manier om met een sollicitatie gesprek om te gaan is te terughoudende methode

aannemen. Dit wilt zeggen dat men zo goed mogelijk gaat proberen te luisteren naar wat de

bepaalde persoon van het bedrijf te zeggen heeft en zo goed mogelijk op de vragen probeert te

antwoorden.

Tijdens het gesprek zal je heel snel merken of het bedrijf effectief was wat je verwacht had of juist

helemaal niet. Daarom is een sollicitatiegesprek zo belangrijk. Men gaat effectief zien hoe het bedrijf

er uit ziet, wat de mentaliteit is van de mensen die er werken en nog zo veel meer, dit zou je nooit

kunnen zien als men alleen kijkt naar een vacature.

Wanneer het bedrijf je wilt aannemen na een sollicitatiegesprek wilt dit niet zeggen dat men daar

moet gaan werken. Wanneer het sollicitatiegesprek je niet bevallen is kan je nog altijd nee zeggen

tegen het bedrijf en andere bedrijven gaan overwegen. Zo is het ook belangrijk om meerdere opties

open te houden. Zo kan men gaan solliciteren bij meerdere bedrijven en achteraf het beste bedrijf

uit deze reeks gaan kiezen. Natuurlijk moet je de bedrijven geen slechte indruk geven en deze

bedrijven zeker niet aan het lijntje houden.

Het komt ook vaak voor dat de uitkomst van het sollicitatiegesprek negatief is. Dit is vaak omdat er

betere kandidaten aanwezig zijn of omdat men niet voldoet aan de eisen. Het is zeer belangrijk om

op deze momenten niet op te geven maar de zoektocht veder te zetten naar een bedrijf die goed bij

je past.

28

Eigen ervaringen

Ik heb heel veel geluk gehad want meneer Yvan Rooseleer had al reeds vele stage plaatsen

opgezocht voor ons, dit wilde zeggen dat wij enkel moesten kiezen uit een lijst. De enige uitdaging

was de zoektocht naar wat ons interesseerde en vervolgens een sollicitatiebrief schrijven of eens

bellen om eventueel een afspraak te maken.

Uit de lijst die we gekregen hadden vond ik 2 interessante vacatures:

De eerste vacature die me interesseerde was de vacature van Muntpunt. Muntpunt is een zeer

“vernieuwde” bibliotheek. Ze hebben veel apparatuur en een uitgebreid netwerk. Men vraagt voor

de zwakke punten binnen het netwerk te gaan opsporen. Het is een uitdaging en daarom zag ik dit

heel goed zitten.

Vacature 1:

Muntpunt

[1] Hacking eventMuntpunt heeft een netwerk dat zowel intern als publiek gebruikt wordt. Er

worden toestellen ter plaatse voorzien (pc, tablet...) maar het is de bedoeling het publiek aan te

moedigen eigen devices te gebruiken. Het spreekt voor zich dat beveiliging een belangrijke rol zal

spelen. De opening van het nieuwe gebouw is gepland op 7 september. Willy Hauben (ICT Manager)

denkt eraan een tijdje voor de opening een 'hacking event' te organiseren. Bedoeling: mensen

uitnodigen die proberen de beveiliging te doorbreken. Misschien is dit interessant voor (enkele van)

onze studenten? Zodra ik meer weet, bezorg ik je concretere informatie.

[2] StagesNaast het beheer van het netwerk zullen er in de toekomst ook applicaties moeten

ontwikkeld worden. Willy Hauben heeft gevraagd Muntpunt op te nemen in onze 'vaste' lijst van

stagebedrijven.

Contactgegevens

Willy HaubenIct & Innovatie management

02 227 18 18

0473 95 79 00

willy.hauben@muntpunt.be

MuntpuntMunt 61000 Brussel

www.muntpunt.be

29

Vacature 2 :

De tweede vacature waarvoor ik gekozen heb is de vacature van cofep. Het gaat over een hoop IT-

problemen binnen een project. Het gaat zowel over computer netwerken als systemen als

communicatie. Vooral het communicatie gedeelde spreekt me aan.

COFEP en het RTC netwerk organiseren de werking van oefenfirma's. Dat zijn virtuele bedrijven die

opgezet worden binnen een leeromgeving. Ook voor deze virtuele omgevingen zijn IT'ers nodig,

zowel developers als netwerkspecialisten. COFEP heeft eveneens interessante internationale

contacten.

Mogelijke opdrachten voor studenten Toegepaste informatica

Uitwerken systeem om COFEP­team (dat zeer verspreid zit) te laten werken met gedeelde bestanden

en collectief raadpleegbare data

In kaart brengen COFEP­datanetwerk (ZET5/4, CC Client, server Peer) , minpunten en pluspunten

opsommen en raad geven m.b.t. aanpassingen

Screenen werking ZET5 en vergelijking met mogelijkheden penapps & advies verlenen

Meer info: http://honim.typepad.com/chroma/2013/05/stageprojecten­bij_cofep.html

Contactpersoon

Karin Grillet Coördinator Cofep

+32 (0) 499 94 88 34

+32 (0) 02 506 17 01

karin.grillet@cofep.be

http://www.cofep.be/

Men voorkeur ging effectief uit naar Cofep, daarom heb ik direct gebeld naar Karin Grillet voor een

afspraak te maken. Zo heb ik gevraagt om eens te kunnen samen zitten om over het project te praten

en om vervolgens in de toekomst een eventuele samenwerking te overwegen. Maar op dat moment

moet je nog altijd realistisch blijven. Er was nog altijd een kans dat dit gesprek slecht ging aflopen.

Dit wilt zeggen dat men zeker niet moet afwachten tot het gesprek maar alvast verder moet zoeken

naar een bedrijf of project. Zo ben ik reeds gaan kijken naar Muntpunt. Ik had nog niet direct contact

opgenomen met iemand maar ik ben al een kijkje gaan nemen. Zo heb ik het zichtbare van het

netwerk grondig bekeken. Tot mijn spijt was het netwerk toch niet wat ik verwacht had. Het netwerk

was zeer gebruiksvriendelijk maar heel moeilijk om binnen te geraken. Ook werkte een aantal van de

elektronische apparaten niet meer dus kon ik ook niet alles testen.

30

Het verslag van het sollicitatie gesprek te Cofep

Maandag 30/09

De eerste indruk van het bedrijf was zeer positief. De mensen zijn heel vriendelijk en bevinden zich

in een comfortabele werk omgeving waar een hele leuke maar serieuze sfeer te vinden valt.

Ik ben het gesprek begonnen met mezelf voor te stellen. Na mezelf te presenteren heeft men mij de

doelen uitgelegd van het bedrijf en hoe het bedrijf zelf nu eigenlijk in elkaar zit.

Vervolgens zijn we direct beginnen praten over de technische kant van het project waar Cofep mee

bezig is op dit moment. Dat is dus vooral de IT in orde brengen en helemaal veranderen.

Er is enorm veel vraag binnen het bedrijf om te gaan werken met Gmail. Zowel de mails zouden bij

Gmail ondergebracht worden net zoals de file server. Toch is men zich er van bewust dat dit

afhankelijk is van de grote van de file server. Het aantal documenten dat hier momenteel op staat is

onbekend en zal worden gevraagd op de volgende vergadering die plaats vindt op 7 oktober.

Het bedrijf staat open voor allerlei soorten oplossing, de enigste vereiste is dat alles goed moet

werken en door iedereen aanvaardbaar is.

Om mijzelf in te werken hebben we besloten om eerst een analyse te gaan maken over de huidige

IT-infrastructuur. Zo gaat alles eindelijk eens in kaart worden gebracht en kan er meer duidelijkheid

gebracht worden in de ernst van de zaak. Vervolgens kan er dan pas gezocht worden naar deftige en

doeltreffende alternatieven die wel functioneren.

We hebben vervolgens een nieuwe afspraak gemaakt om mogelijk ideeën te bespreken en om reeds

gemaakte analyses te bespreken. Het is zeer belangrijk voor het bedrijf dat we op de zelfde lijn bezig

zijn.

Het verslag van het bezoek aan Muntpunt

Woensdag 25/09

Het hoofddoel van het Muntpunt voor de studenten gaat over de veiligheid van het netwerk.

Hierbij zouden ze willen dat studenten het netwerk probeert te kraken en een vorm van

ondersteuning geven binnen het gebouw van het Muntpunt.

- mogelijke manieren om binnen te geraken in het netwerk internet poort aan de printer

USB ingang op Playstation 3

Eventueel kragen portaal voor internet (wifi)

- werkpuntjes De computers die voorzien zijn voor kranten te bekijken werken niet 100%

Zo is er 1 op 3 die niet werkt.

31

Besluit

Zoals je kan zien is het bij mij niet echt gelopen als een doorsnee sollicitatie proces. De HUB heeft

het zeer gemakkelijk voor ons gemaakt en zo heb ik heel veel geluk gehad met het kiezen van men

IT-project. Wij wisten dat de bepaalde bedrijven opzoek waren naar studenten, daarom was het

makkelijker voor ons om contact op te nemen met deze mensen dit omdat zij mensen reeds in

contact gekomen zijn met de HUB.

Vervolgens ben ik direct van het eerste gesprek betrokken in het project van Cofep. Het was nog

maar het 2de bedrijf waar ik ter plaatse kwam. Het klikte van het eerste moment en ik werd opslag

verliefd op het project. Daarom heb ik er ook voor gekozen om mij vanaf het eerste gesprek 100% in

het project te smijten.

32

CV

Voor ik naar het solicitatie gesprek ben gegaan heb ik een CV opgesteld die mij een overzicht gaven

van mijn ervaringen. Dit was een hulpmiddel om mij te verkopen.

Curriculum Vitae

Servaes Nys

Personalia

Naam: Nys Servaes

Adres: Terlindenweg 126

Postcode + woonplaats: 1730 Asse

Mobiel: 0473/ 22 42 46

E-mail: servaes.nys@student.hubrussel.be

Geboortedatum: 15/05/1992

Geboorteplaats: Anderlecht

Nationaliteit: Belg

Rijbewijs: B

Burgerlijke staat: Ongehuwd

33

Opleidingen

2011 – 2014 Toegepaste Informatica HUB

November 2010 ILA, Institut Linguistique Adenet Montpellier

2009 – 2011 Middejury Anderlecht

2006 - 2009 ASO Sint-Martinus Asse

Werkervaring

2013 - 2014 Mise en place Brussel

Branche: Bediening

Functie: Job coach

Werkzaamheden: Begeleiding & controle

Voltijd/deeltijd: Deeltijds

Adres: Bergstraat 41

Postcode: 1000

Telefoon: 02 514 15 00

Referenties: /

2010 April -

Mei

Colruyt Asse

Branche: Winkel Personeel

Functie: Jobstudent

Werkzaamheden: Rekken vullen - Kassa

Voltijd/deeltijd: Voltijds

Adres: Nerviërsstraat 49A

Postcode: 1730

Telefoon: 02/452.82.81

Referenties: /

34

Automatiseringskennis

Talen

Nederlands Moedertaal

Engels Grondig

Frans Goed

Sociale vaardigheden

Studenten vereniging:

2013 – 2014 Preses Pro Gaudio

2012 – 2013 Schachtentemmer

Chiro:

2010 – 2011 Leiding Toppers

35

PID Project Definition

Wat doet Cofep?

Cofep is oorspronkelijk een project van de VDAB. Sinds kort is Cofep overgestapt naar het RTC-

netwerk maar werkt nog altijd nauw samen met VDAB. Cofep specialeert zich dus in

oefenfirma’s over heel Belgïe.

Het concept van de oefenfirma dat wordt aangeboden door COFEP, de

Belgische centrale die werd opgericht in 1995. De flexibiliteit van het

concept heeft tot gevolg dat het wereldwijd wordt gebruikt. Er

bestaan meer dan 7 500 oefenfirma's verspreid over 42 landen. Alle

centrales zijn aangesloten bij PEN INTERNATIONAL.

Oefenfirma's worden gebruikt voor scholing, training, opleiding,

assessment maar ook als 'laboratoria' voor ondernemerschap. De

kwaliteit van het concept wordt wereldwijd erkend. Grote bedrijven

zoals o.a. Siemens, Bayer, Avis, Bloomberg, Bank of America steunen

het concept of gebruiken het voor de opleiding en training van

personeelsleden.

Wat heeft het bedrijf nodig ?

Het bedrijf heeft vooral nood aan een deftig netwerk en ook deftige systemen om het geheel

beter te kunnen beheren. Zo heeft men een mail server staan (on domain) waar zij zelf niets van

weten maar eigenlijk niet nodig hebben. Er is vraag binnen het bedrijf om over te stappen naar

gmail. Vervolgens is er ook een file server die op niet veel trekt en ook dringend aan vervanging

toe is.

Ook heeft het besturende team geen enkel idee van hoe heel het IT gedeelte in elkaar steekt,

alleen dat er véél geld de deur uit vliegt. Nu is er vraag naar iemand heel de IT kant van het

bedrijf in kaart kan brengen en optimaliseren.

Ook zijn ze opzoek naar iemand die af kan komen met vernieuwende ideeën om al de IT

problemen op te lossen. Ook het vergelijken van prijs en kwaliteit binnen IT zijn ze niet goed in,

daarom kunnen ze daar zeker begeleiding in gebruiken.

36

Wat word er verwacht van de stage student?

De stage student zou heel het huidig netwerk in kaart moeten brengen. En met ideeën kunnen

afkomen voor eventuele oplossingen om het netwerk van het bedrijf te kunnen verbeteren. Er

word ook verwacht dat het een sociaal persoon is omdat hij moet samen werken met collega’s

van het bedrijf zelf en van IT bedrijven waar Cofep mee samenwerkt. De persoon moet ook

flexibel zijn omdat af en toe ook eens verplaatsing zal plaats vinden naar Antwerpen. (waar de

server enz zich bevind)

En ten slotte zoeken ze dus ook iemand die alles in de goeie richting kan leiden zodat alles goed

en perfect gebeurt en dat het gevraagde werk geleverd word.

Welke competenties zijn belangrijk om het project tot een goed einde te brengen?

Aanpassingsvermogen

Actieve Houding

Adviseren

Analytische Vaardigheden

Argumenteren

Besluitvaardig

Betrokken

Betrouwbaar

Communicatie

Computervaardigheden

Coördineren van Werkzaamheden

Doelgericht Aansturen

Effectief

Flexibel

Kwaliteitgericht

Management Identificatie

Mensenkennis

Onafhankelijk

Positief

Samenwerken

37

Wat vind je van het niveau van het project ?

Het niveau vind ik langs een kant heel laag en aan de andere kant heel hoog. Het is zeer

gevarrieerd, ik zal in contact komen met computer systemen (servers) en het netwerk binnen

het bedrijg. Langs de andere kant zal ik moeten kijken naar applicaties en hoe deze gaan

connecteren met de servers en die zelfde tijd moet ik de tussen persoon spelen tussen de IT

mensen en het bedrijf. Dit wilt zeggen dat alles zeer gevarieerd is en je maakt het zo moeilijk als

je zelf wilt want ik mag zo veel voorstellen doen als ik wil.

Project objectives

Voor het project is er zeker en vast geld voorzien. Maar natuurlijk streven we zoals altijd naar iets prijs kwaliteit ten opzichte van het project zelf. Zo moet heel het bedrijf top kunnen functioneren en moet er best nog plaats zijn voor uitbreiding in de toekomst. Ook mag alles niet te moeilijk zijn om te gebruiken aangezien we met veel mensen zitten binnen het project die niet al te veel weten van IT en het moet duidelijk zijn naar de mensen die het moeten gebruiken in het onderwijs.

Werkings processen volgens de goeie praktijken

Kosten efficientie

Architectuur op schaal van de gebruiker

Desired outcomes

Veel eisen hebben de mensen van cofep niet aangezien ze zelf niet veel met IT bezig zijn. Maar

natuurlijk willen ze nog altijd bereikbaar blijven via mail, dus wanneer hier aan gewerkt word

moet dit nog altijd werken.

Vervolgens moet alles beter functioneren dan het deed voordien. (zoals verwacht)

Voor de rest staat cofep open voor de creativiteit van de mensen die mee werken aan het

project. Zolang er maar een goede oplossing gevonden en geintegreerd word.

Kosten efficientie -> we willen zeker besparen op de kosten

38

Project scope and exclusions

De scope is ook heel moeilijk neer te schrijven want aangezien dat cofep zo een vrijheid geeft met nieuwe ideeën enz kan men eigenlijk zeggen dat er geen scope is. Maar vervolgens moet men ook gaan kijken naar wat mogelijk is binnen het project te verwezelijken. Zo zal ik beginnen met de mail adressen van de server te halen en deze goed te gaan zetten. Vervolgens de infrastructuur binnen de server, vooral de data in orde zetten om. Tijdens al deze processen zal ik actief opzoek gaan naar vernieuwende applicaties/hardware om te integreren binnen het bedrijf. En het belangrijkste van allemaal. Ik zal vooral de communicatie doen binnen het bedrijf tussen de IT mensen en de mensen die zich vooral bezig houden met de business kant van het project.

Wat ga ik doen en wat ga ik niet doen

IN SCOPE OUT OF SCOPE

Ik ga een vergelijkende studie doen over netwerk architecturen die passen bij het project

Ik ga geen aankoop doen van een architectuur

Ik ga actief opzoek gaan naar verschillende oplossingen voor problemen om het project te perfectioneren

Er word mij geen oplossing gegeven die ik moet uitvoeren.

Ik ga mij focussen op de belangrijke fases binnen het project en vervolgens verder werken waarvoor ik tijd heb.

Ik moet niet alles afgewerkt afleveren op het einde van het project.

Constraints and assumptions

randvoorwaarden

Om nog eens te benadrukken, een of andere beperking binnen dit project heb ik niet. Ik moet alleen voldoende communiceren met de mensen binnen cofep dat men op de zelfde lijn blijven denken. Dit is zeer belangrijk, want dat we effectief productief werk verrichten ipv achteraf dingen moeten aan wegsmijten omdat men dit niet nodig acht of omdat het gewoon niet past binnen het bedrijf.

39

The user(s) and any other known interested parties

Cofep is alleen gericht op België, maar het is een feit dat mensen over heel de wereld mee op het netwerk zitten om handel te drijven tussen de fictieve bedrijven. Maar als men alleen op gebied van Cofep België gaat kijken hebben we het volgende overzicht :

Waar de applicaties, databanken, enz gebruikt worden :

Belgische scholen VDAB Avond scholen

Om in het kort te vertellen. De applicaties kunnen worden gebruikt bij elke onderwijs instantie in België.

Interfaces

Men project kan je duidelijk indelen in meerdere “interfaces” zo heft men langs een kant het deel met de server vervolgens een deel met de applicaties en ten slotte het sociale aspect, het puur op communicatie gerichte deel.

Deze interfaces liggen naast elkaar en kunnen eigenlijk los van elkaar gebruikt en uitgevoerd worden.

Project Approach

0 voorbereiding

1 specificatie

2 vergelijkende studie

3 implementatie gekozen optie

4 evaluatie

5 roll out

40

Project Management Team Structure & Role Descriptions

Werknemers Cofep

Karin Grillet Stage begeleidster en Coördinator Cofep

Albert Geunens leerkracht bij cofep en Project leider

Werknemers RTC-netwerk

Jan Wilmots Coördinator RTC-netwerk

Quality Management Strategy

Om de kwaliteit te garanderen en de communicatie op punt te stellen word verwacht dat er veel

communicatie is binnen het bedrijf. Alleen worden er geen keuzes gemaakt. Zo word er open

gepraat over alles, dit wilt ook zeggen dat iedereen altijd op de hoogte is van wat er gebeurt en

wanneer het gebeurt en voornamelijk hoe alles gebeurt. Door even samen de problemen en

oplossingen te gaan bekijken is er minder kans dat iets verkeert loopt.

41

Configuration Management Strategy

Alle documenten staan opgeslagen in een dropbox folder die toegankelijk is via volgende link:

https://www.dropbox.com/sh/ai3gjrx7h79neax/ob131qzohP

Vervolgens kan je altijd statussen vinden aan elk document.

_FINAL = afgewerkt document

_Versie# = Dit wilt zeggen dat er nog aan het document gewerkt word

In de folder zelf kan men een To Do document vinden waarin bijgehouden word wat zeker niet

vergeten mag worden.

In de dropbox folder kan je ook een folder “Logboek” vinden hierin bevind zich alle informatie

over wat wanneer gedaan is geweest.

Vervolgens is er nog een folder cofep informative waar alle documenten te vinden vallen.

Afbeeldingen zijn apart gegroepeerd om alles duidelijk te houden.

Risk Management Strategy

(Describing the specific risk management techniques and standards to be applied, and the responsibilities for achieving an effective risk management procedure)

In het project Cofep zijn de users het belangrijkste. Daarom gaan we voor elke fase dat we uitvoeren ons gaan inleven in het project als een user. Door dit te doen ondervinden we vaak problemen en risico’s bij het uitvoeren van deze fases. Wanneer we deze hebben vast gesteld herschrijven wij de processen of voegen we extra processen toe aan de fase om deze risico’s te minimaliseren.

42

Communication Management Strategy

(To define the parties interested in the project and the means and frequency of communication between them and the project)

Alle communicatie die gedaan word via mail moeten ook doorgestuurd worden naar Jan

Wilmots, Albert Geuens en ten slotte ook naar Karin Grillet.

Wanneer er dringende vragen zijn waar zo snel mogelijk een antwoord op moet gegeven

worden kan e rook telefonisch contact opgenomen worden met Karin Grillet op het nummer +32

(0) 499 94 88 34. Mvr Grillet is het aanspreekpunt bij elk mogelijk probleem, wanneer zij geen

antwoord weet op vragen verbind ze mij door naar iemand die bevoegd is en in staat is om het

probleem/vraag te beantwoorden.

Project Controls

Tijdens en na elke fase word er duidelijk gecommuniceerd naar het Cofep team zodat iedereen op de hoogte is. Ook word alles nagekeken op basis van qualiteit. Wanneer iets niet duidelijk is voor iemand moet dit herschreven of opnieuw gemaakt worden voor het naar de users overgebracht word.

Ook word er constant gebruik gemaakt van raportering via e-mails. Deze e-mails worden naar alle mensen binnen Cofep gestuurd die op de hoogte moeten zijn van de veranderingen van het project.

Nieuwe ideeen om het project te optimaliseren worden besproken op vooraf afgesproken vergadering momenten. Zodat hier voldoende tijd aan besteed kan worden.

43

Deliverables

System

Servertype: Mail Cofep heeft nood aan een nieuwe mail infrastructuur, hiervoor

moeten we opzoek gaan naar een nieuw severtype om al de mails op te gaan plaatsen.

Servertype: data De bedoeling is om over te stappen naar een nieuwe infrastructuur om de data die momenteel op de data server staat om een beter beheer te voorzien van de huidige data

Toepassingen

Export Al de mail adressen moeten geexporteerd worden samen met de emails die reeds op oude email server staan.

Vervolgens moet ook de data die op de dataservers staat worden geexporteerd naar een nieuwe data server.

Gegevensbank Een plaats moet voorzien worden om de gegevens te gaan bijhouden

Import Na het exporteren van de mails, email adressen en data moeten we deze importeren in de nieuwe infrastructuren.

Koppeling De nieuwe data structuren zullen moeten gekoppelt worden aan de internationale structuren.

Management delivarables

Ervaringslijst Het is de bedoeling om een lijst van ervaringen te gaan importeren in een document dat een overzicht weergeeft van de verworven ervaringen.

Project initiation document Bij de start van het project al een document moeten opgesteld worden om aan te tonen wat de doelen en de aanpak van het project zullen zijn.

Project plan Het project plan moet geintegreerd worden in de eind documentatie.

Project planning Tijdens het project moet er een overzicht gemaakt worden waar en wanneer aan iets gewerkt word. Dit zorgt er ook voor dat deadlines deftig weergegeven kan worden

Scope definition De scope van het project moet worden vast gesteld in het begin van de het project zodat men doeltreffend te werk kan gaan.

Functionality

Business requirements definition In het begin van het project moet er woren vast gesteld wat het bedrijf juist wilt doen op basis van functionaliteit zodat het project hier rekening mee kan houden. Het is belangrijk dat deze functionaliteiten steeds toepasbaar zijn voor de gebruikers.

Infrastructure environment

Installation instructions Er moeten installation instructions worden opgemaakt voor de gebruikers zodat deze kunnen werken met de nieuwe infrastructuren. Dit zal gedaan worden onder de vorm van manuals.

44

Network

Logical network map Om een deftig beeld de creeeren over het netwerk zal er gebruik gemaakt worden van een logical netwerk plan zodat mensen in de toekomst direct een beeld hebben over de infrastructuur.

45

Informatie Cofep

Stakeholders COFEP: De stakeholders van COFEP worden in de Strategie COFEP 2013-2015

gedefinieerd als:

de Stuurgroep COFEP als adviesorgaan voor COFEP;

de partners, zijnde de VDAB, het Onderwijs en FUNOC: Formation pour l’université ouverte de

Charleroi stelt een leerkracht 3 uur per week ter beschikking voor de hulp aan oefenfirma’s

aangesloten bij COFEP in Wallonië;

de gebruikers, zijnde de oefenfirma’s aangesloten bij COFEP.

Stuurgroep COFEP: De raad van bestuur van RTC Netwerk installeerde een stuurgroep COFEP vanaf

1 juli 2011. De Stuurgroep heeft als taak om mee de strategische lijnen uit te zetten om COFEP naar

een meer zelfstandige werking te begeleiden. De uiteindelijke verantwoordelijkheid blijft echter

liggen bij de raad van bestuur van RTC Netwerk. De Stuurgroep komt 3 à 4 maal per jaar samen.

Samenstelling Stuurgroep COFEP dd. 21-01-2013 :

de heer Jan Wilmots, RTC Netwerk

de heer Walter Dobbelaere, VDAB

de heer Peter Druyts, GO!

de heer Luc Van Acker, VVKSO

de heer Siegfried Desmalines, Logos

de heer Dirk Pype, leerkracht

mevrouw Denise Oeyen , leerkracht

COFEP-team: Het COFEP-team zorgt voor de uitvoering van innovatieve projecten, de dagelijkse

werking van de oefenfirma’s en de ondersteuning van de oefenfirma’s alsook voor de communicatie

m.b.t. de diensten van COFEP binnen de lijnen van de Strategie COFEP 2013-2015. Samenstelling

COFEP-team dd. 21-01-2013:

Coördinator COFEP:

mevrouw Karin Grillet, gedetacheerde VDAB, 1FTE

Projectverantwoordelijken COFEP:

mevrouw Cocky Burger, gedetacheerde VDAB, 0,5 FTE

de heer Albert Geuens, gedetacheerde onderwijs, 0,5 FTE

de heer Steven Dewaele, gedetacheerde onderwijs, 0,5 FTE Administratie COFEP:

mevrouw Ria Cox, gedetacheerde VDAB, betaald door COFEP, 0,5 FTE

mevrouw Pascale Lafontaine, FUNOC, deeltijds (met middelen van FUNOC en Le Ministère de l’Enseignement Secondaire)

46

Contact gegevens

Adres/Adresse

COFEP, Noordervest 23 - 3990 Peer

Dagelijkse werking/Fonctionnement quotidien

Ria Cox - cofep@cofep.be - Tel. 011 63 49 51 / Fax +32 (0)11 61 16 81

Pedagogische ondersteuning - projectverantwoordelijken

Soutien pédagogique - Chefs de projet

Steven Dewaele - steven.dewaele@cofep.be

Albert Geuens - albert.geuens@cofep.be - GSM 0499/ 94 88 25

Cocky Burger - cocky.burger@cofep.be

Morad Tamir - morad.tamir@cofep.be

Netwerkcoördinator/Coordinateur

Karin Grillet - karin.grillet@cofep.be- GSM 0499/94 88 34

47

PRINCE V 2

In de loop van het project kan men duidelijk zien dat zowel het extern IT bedrijf als Cofep

gestructureerd te werk is gegaan. In beide gevallen kan men hierbij het patroon van prince2 terug

vinden.

In deze afbeelding ziet u een stappenplan ven prince2.

Tijdens het project heb ik kunnen ondervinden dat er een proccesgerichte

projectmanagementmethode werd toegepast. Wat me wel opviel was dat de term prince2 nooit

gevallen is geweest. Dit wilt zeggen dat dit toegepast werd zonder daar echt op te gaan focussen.

Ook werd het project in verschillende fases verdeeld die hun eigen deliverables hebben en ook

beschikte over eigen deadlines. Dit is typisch aan prince2.

Tijdens het project hebben we kunnen merken dat er door prioriteiten is moeten afwijken van de

standaard van PRINCE2. Wanneer Cofep een fase moest uitvoeren tegen een bepaalde deadline

(email overdracht), die niet behaalt ging worden, moesten andere minder belangrijke fases hierdoor

tijdelijk aan de kant geschoven worden.

48

Start situatie

Inleiding

Voor we oplossingen kunnen bieden aan Cofep moeten we beginnen aan een analyse van de huidige

situatie. Dit op vlak van het fysieke netwerk, dataverkeer en applicaties die worden gebruikt. In de

volgende pagina’s komt u te weten hoe ik deze analyse heb aangepakt bij Cofep.

Sollicitatiegesprek

De analyse van de infrastructuur en de uitleg over de applicatie kreeg ik al reeds op men sollicitatie

gesprek. Deze uitleg kreeg ik van Karin Grillet, de coördinator van Cofep. Karin is een vrouw die niet

in de informatica sector zit daarom begreep zij zelf niet alles wat er aanwezig was in het bedrijf. Zo

kon zij mij alleen vertellen hoe zij dacht dat de infrastructuur er uit zag. Toch was dit veel meer dan

ik verwacht had.

Dit eerste verkennend gesprek over de infrastructuur hebben we op papier gedaan met enkele

tekeningen om het een beetje duidelijker te maken.

49

Verwerken van informatie

Na het eerste gesprek ben ik direct te werk gegaan met het verwerken van de informatie. Zo vond ik

het noodzakelijk om mijn eigen weergaven van de informatie te maken zodat ik deze kon terug

sturen naar Karin Grillet met de vraag of ik het nu juist begrepen had of er eventueel nog bepaalde

dingen moesten aangepast worden. Het is zeer belangrijk om te weten of je het nu wel juist

begrepen hebt. Dit zorgt er voor dat je niet dubbel werk moet gaan doen in een latere fase van het

project.

De eerste schets bestond alleen uit de apparatuur:

Je kan zien dat de apparatuur mooi gegroepeerd is naar gelang waar deze zich bevind. Ook is het

heel belangrijk om gebruik te maken van naam conventies. Dit doen we voor de mensen die de

documentatie later willen doornemen, zo weten deze mensen direct over welke apparatuur er

gepraat word.

50

Met alleen de apparatuur weer te geven in een document gaan de mensen niet weten hoe het

netwerk en de applicatie juist in elkaar zitten. Daarom heb ik dit document nog meer uit gewerkt. Zo

heb ik er voor gezorgt dat het dataverkeerd visueel word voorgesteld. Dit is belangrijk voor later, zo

kan men kijken welke links belast worden. Deze informatie heb ik gekregen bij het gesprek met Karin

Grillet en Alber Geuens heeft hier nog een groot deel aangevult.

Je kan zien dat er veel dingen duidelijker zijn weergegeven dan in de eerste versie. Zo is er een cirkel

getrokken rond de pc’s van de scholen. Men ziet duidelijk lijnen en pijlen die het data verkeer

weergeeft. Ook vind men tekst die alles nog extra uitlegt. Zo weet een persoon dat dit leest direct

hoe het netwerk in elkaar steekt.

51

Na het maken van dit overzicht heb ik dit verstuurd naar Karin Grillet om te kijken of dit nu net het

netwerk was dat zij mij heeft uitgelegd. Zo kreeg ik ook een positieve reactie weer.

Toch vond ik dat er nog een paar dingen niet klopte aan het netwerk, daarom heb ik nog eens

contact opgezocht met Albert Geuens om enkele vragen te stellen over dit netwerk. Deze persoon

wist me op nog een paar puntjes te corrigeren.

Met samen werking met ATRON heeft Albert Geuens reeds een korte documentatie opgesteld die

als volgt gaat:

52

Inhoud van de server

X-schijf voor stages

S-schijf voor scans?

W-schijf voor beheer (alleen toegang voor personeel Cofep = alleen toegang tot je eigen map en eventuele gedeelde mappen)

Y-schijf voor documenten (toegang voor cursisten en personeel Cofep)

Z-schijf voor ZET4, BankZet (banksoftware voor centrale), order generator (ZET4) voor Crecor

Een backup-systeem

Deze versie is wel redelijk beperkt omdat de grote server er niet bij op vermeld staat, maar deze

geeft wel al een beter zicht op de huidige situatie.

Besluit

Als we gaan terug kijken naar de analyse kan men zien dat het eigenlijk een zoektocht is. Wat ik wel

geleerd heb is dat men zich niet altijd mag gaan baseren op 1 bron van informatie. Men moet de

situatie dus van alle kanten gaan bekijken voor dat men deze analyse als 100% correct gaan

aanschouwen.

Ook communicatie is zeer belangrijk, je moet informatie kunnen opnemen maar het is ook belangrijk

om de informatie nog eens te vertellen aan de persoon waarvan je deze gekregen hebt zodat men

een bevestiging krijgt zo weet men dat de informatie klopt en dat men op de zelfde golf lengte zit.

53

Vraag analyse

Inleiding

Wat heel belangrijk is bij een project voor een bedrijf is weten wat het bedrijf juist wilt. Er zijn veel

problemen binnen het bedrijf en daarvoor bestaan er ook vele oplossingen, de vraag is, waar wilt het

bedrijf naar toe gaan ? wat hebben ze nodig ? en wat volstaat daarvoor? In de volgende pagina’s ga

ik uitleggen hoe ik te werk ben gegaan met het omgaan van de vraag van het bedrijf en hoe ik daar

mee ben omgegaan.

Problemen

Om de vraag van het bedrijf deftig in te schatten moet men eerst de problemen binnen het bedrijf

deftig analyseren. Dit omdat meestal het bedrijf zelf niet weet wat ze juist willen. Zo gaan wij als

informatica mensen kunnen vertellen aan het bedrijf wat ze eigenlijk nodig hebben om al de

problemen binnen het bedrijf op vlak van informatica op te lossen.

De problemen binnen Cofep:

Ze hebben een mailserver maar eigenlijk willen ze die zelf niet onderhouden. Bovendien is het systeem veel te ingewikkeld, zo moeten de gebruikers zelf opgeleid worden om met de mailserver te kunnen werken en dat is zeker niet de bedoeling.

De ZET-databank zou moeten gelinkt worden aan de eigen databank maar dat is momenteel niet het geval.

Er blijkt een connectie te zijn met de Europese databank die gekoppeld is aan de ZET-databank, dit is niet door Cofep zelf gedaan daarom moet dit uitgeklaard worden.

Er is momenteel nog een verschil tussen de software versies, ze zijn niet allemaal up to date.

Ook zijn er problemen met de normalisatie regels van de databank, die zouden niet deftig zijn ingesteld.

De eigen databank is niet toegankelijk voor iedereen van het Cofep team

Men zou vervolgens ook meer databanken willen hebben, per toepassing een andere databank word hierbij bedoeld.

Vervolgens is er geen software om maat voor bijvoorbeeld jaarlijkse facturatie van de lidgelden, jaarlijks versturen van paswoorden, enz.

54

Problemen oplossen

Een probleem moet je eigenlijk bekijken als een uitdaging. De uitdaging is zo snel mogelijk en zo

doeltreffend mogelijk iets op te lossen. Voor elk probleem kunnen er meerdere oplossingen bestaan,

zo is het belangrijk om deze allemaal mee te nemen en voor te stellen aan het bedrijf.

Om een voorbeeld te geven aan de hand van de mailserver:

Men kan overschakelen naar Gmail, waar men niet meer met een eigen mailserver zit dus ook niet meer moet overschakelen en dat zeer user friendly is voor de gebruikers.

Server kan worden overgebracht naar een bedrijf gespecialiseerd in het beheren en onderhouden van mail servers.

Het bedrijf kan dus kiezen uit de verschillende mogelijkheden. In dit geval heeft het bedrijf gekozen

voor over te stappen naar Gmail.

Scope van het project

Toch moeten we niet altijd alle problemen oplossen van het bedrijf, er word namelijk een scope

gevormd waarin wij ons werk moeten gaan beperken. Zo was dat in mijn geval :

Uitwerken systeem om COFEP-team (dat zeer verspreid zit) te laten werken met gedeelde bestanden en collectief raadpleegbare data

In kaart brengen COFEP-datanetwerk (ZET5/4, CC Client, server Peer) , minpunten en pluspunten opsommen en raad geven m.b.t. aanpassingen

Screenen werking ZET5 en vergelijking met mogelijkheden penapps & advies verlenen

Dit is wegens contractuele redenen een beetje veranderd in de loop van he project, zo ben ik

hoofdzakelijk ingezet geweest bij de overstap van de oude mailserver naar Gmail. Dus is hierbij nog

de begeleiding en de communicatie van de overzetting van de mailserver bijgekomen.

Besluit

Het onderzoek naar de doelstelling van het bedrijf was in mijn geval gemakkelijk maar dit zal niet

altijd zo zijn. Aangezien men bepaalde scenario’s kan toepassen in dezelfde situatie moet men met

het bedrijf bekijken wat zij prefereren. Zo word er vaak gevraagd “Wat zou u doen?”. Hier moet men

op elk moment een onderbouwde mening kunnen geven waarom men hiervoor zou kiezen.

55

E-mailserver

Inleiding

Cofep heeft in Boom een server staan die al de e-mail adressen beheerd over heel België. Er is een

IT bedrijf die staat voor het beheer en de onderhoud van deze server. Veel mensen binnen Cofep

klagen over de e-mail adressen daarom moet hier dringent iets aan veranderen. In de volgende

pagina’s kan u lezen wat er juist zo slecht is aan de e-mail server, wat er moet veranderen en waar

men uiteindelijk voor gekozen heeft.

Problemen e-mail server

Aangezien Cofep samen werkt met vele instellingen bereikt men veel mensen via e-mail, het is een

heel gemakkelijk medium om veel mensen te bereiken. Het probleem is dat de mails niet bekeken

worden, dit omdat de meeste mensen beschikken over meer als 1 e-mail adres. Zo hebben ze het e-

mail adres van hun school of hun persoonlijk e-mail adres waardoor het cofep e-mail adres

verwaarloost word.

Om de mails van hun Cofep e-mail adres te bekijken moeten de mensen inloggen op een site waar

men toegang krijgt tot de e-mails. Het is een feit dat vele mensen niet weten hoe men deze e-mail

adressen kan importeren in een applicatie om hun mails te beheren. Dit zorgt er voor dat de mails

veel te laat tot bijna niet bekeken worden, ook al bevatten deze mails belangrijke informatie.

Er zijn al meermaals klachten geweest van gebruikers dat het inloggen op het platform veel te

ingewikkeld is.

Als men gaat kijken naar het financiele gedeelde is dit ver van positief. Men vraagt veel te veel geld

om de server te onderhouden en te beheren.

Mogelijke oplossingen

Aangezien de mails niet worden gelezen zouden we een oplossing moeten zoeken om de mails die

toekomen op de Cofep mail te forwarden naar het ander mail adres van de gebruiker. Bij de huidige

webmail is dit niet mogelijk.

Er zou begeleiding moeten komen voor de mensen om hun e mail adres te importeren in een

applicatie waardoor de gebruikers een beter overzicht krijgen van hun mails en deze ook beter

kunnen beheren.

Men kan overschakelen naar een ander soort webmail die meer user friendly is zodat de gebruikers

hier beter mee kunnen werken.

56

Vraag Cofep

Binnen Cofep is er vraag naar Google mail. Vele mensen die bij Cofep werken worden ook tewerk

gesteld in de VDAB. Zij zijn een aantal jaar geleden ook overgeschakeld naar Google mail. Dit wilt

zeggen dat wanneer er overgestapt word naar Google mail een groot deel van de mensen direct mee

zijn. Het is een feit dat de mensen in de scholen nog altijd ondersteund moeten worden.

Oplossing – vraag

Als we gaan kijken naar de mogelijke oplossingen en de vraag ziet men duidelijk dat deze heel goed

overeen komen. Bij google mail is het mogelijk om de inkomende mails te forwarden naar een ander

e-mail adres. Ook is het platform zeer user friendly. Veel mensen die gebruik maken van de mails

binnen Cofep hebben al reeds ervaring met het werken met Google mail. Dit wilt zeggen dat Google

Mail een zeer goede oplossing is.

Aandachts punt

Wanneer men van mail server gaat veranderen en men wilt de zelfde mail adressen behouden moet

men zorgen voor een deftige communicatie. Het probleem hierbij zal zijn dat de mensen moeten

weten wanneer ze ergens anders moeten in loggen. En alles wat hierbij komt te zien. Hoe deze

overgang juist in elkaar zit kan je verder lezen bij het communicatie plan.

Besluit

Uit een analyse van het probleem blijft effectief dat er nood is aan een betere manier voor het

beheren en managen van de mailserver. Het is een feit dat Cofep zelf met een goed alternatief af

kwam maar dit wilt niet zeggen dat men dat blind moet gaan volgen. Om een goeie service te

verzekeren aan de klant moet men eerst nagaan of dit wel voldoet aan de eisen van het bedrijf. In

dit geval voldoet dit aan de eisen dus de keuze is snel gemaakt.

57

Analyse google for business / Microsoft office 365

Inleiding

Tijdens de gesprekken met Karin Grillet is er ter spraken gekomen om tools te gaan

integreren die zouden helpen bij het werk van de mensen binnen het bedrijf. Zo kwam

Google for business en Microsoft office 365 ter spraken. In de volgende pagina’s zal ik

uitleggen hoe ik hier mee ben omgegaan.

Het is een feit dat er gebruik gemaakt worden van tools binnen een bedrijf om het werk van

de werkkracht te verlichten. Het is ook belangrijk om de juiste tools te kiezen die het best

passen bij het bedrijf. Daarom gaat men best de verschillende opties gaan analyseren om

vervolgens de best passende tool te integreren binnen het bedrijf.

Als informaticus binnen een bedrijf krijgt men vaak de vraag “Maar wat zou jij nemen in

onze plaats?”. De fout die vaak gemaakt word is het aanbieden van de beste programma’s

die er bestaan maar dit is niet altijd de juiste oplossing voor het bedrijf. Men moet gaan

kijken wat het bedrijf nodig heeft en of de werkkracht van het bedrijf hiermee wel zouden

kunnen werken moet ook bekeken worden. Daarom ben ik dit gaan uitzoeken.

Doel groep

De mensen die de tools moeten gebruiken zijn meestal mensen die al jaren in het onderwijs

staan en dus niet gemakkelijk met een complexe programma’s te werk gaan. Vervolgens

hebben deze mensen weinig tot geen tijd om zich bij te scholen. In de scholen word er reeds

gebruik gemaakt van Microsoft office packetten. (word , excel, ..) Het belangrijkste voor de

gebruiker is het delen en bewerken van de bestanden, echt uitgebreide functies worden

zelden tot nooit gebruikt.

Google vs Microsoft

Google for business is een bundel van tools die er voor zorgen dat men online bestanden

kan gaan delen en deze kan bewerken. Vervolgens zijn er veel interactie mogelijkheden naar

de andere mensen binnen het systeem. Maar Microsoft office 365 heeft deze

functionaliteiten ook, daarom ben ik nog dieper gaan graven naar te verschillen tussen deze

bunels van tools.

58

Google for business

Eerst ben ik gaan opzoeken waaruit Google for business nu net bestaat :

Microsoft office 365

Ook bij Microsoft office 365 zijn we gaan kijken waar uit deze bestaat :

Word

Powerpoint

Excel

Outlook

Onenote

Publisher

Acces

Het personaliseren van 5 computers of tablets en online access tot al u applicaties,

documenten en settings via het internet.

Het gootste verschil in het algemeen is dat de programma’s van office 365 veel uitgebreider

zijn. Zo beschikken ze over veel meer opties dan de programma’s in google for business.

59

Het verschil tussen de 2 bundels is duidelijk. Met office 365 kan men veel meer doen. Maar

nu moet men gaan nadenken of dit wel kan gebruikt worden binnen het bedrijf. Een de

meerwaarde dat Microsoft office bied geeft geen meerwaarde naar het bedrijf toe.

Als men vervolgens gaat kijken naar de prijs:

Google for business : 4 euro per gebruiker per maand.

Microsoft office 365 : 10,40 euro per gebruiker per maand.

Opzich gaat dit niet over grote bedragen maar als men dit gaat bekijken binnen het bedrijf

komt men heel grote bedragen uit. Het bevat de tools die men nodig heeft en zijn

gebruiksvriendelijker dan Microsoft office 365. Vervolgens is het op financieel vlak een veel

betere keuze om voor Google for business te kiezen.

Besluit

Het enige wat wij kunnen doen is het advies geven, en effectieve keuze zal gemaakt worden

door het bedrijf. Wat wij in dit geval kunnen doorgeven aan het bedrijf is dat Google for

business goedkoper is en makkelijker te gebruiken. Vervolgens kunnen we ook vertellen dat

Microsoft office 365 uitgebreider is maar wel iets duurder en dat de uitbreiding niet echt

een meerwaarde zal zijn voor het bedrijf. Vervolgens kan men ook uitleggen waar jij zelf

voor zou kiezen in hun plaats en in dit geval is dat Google for business omdat deze

goedkoper is en net is wat het bedrijf nodig heeft, het is gemakkelijk om mee te werken en

heeft alle tools die men nodig heeft.

Extra

Cofep is een project dat mensen leert om een bedrijf op te richten en te onderhouden. Dit

valt in een educatief kader. Dit wilt zeggen dat er een soort van educatief tarief kan worden

aangevraagt bij Google of bij microsoft. In veel gevallen mag de software dan gratis worden

gebruikt.

60

Communicatie plan

Inleiding

Het veranderen van de mailserver kan men niet zo maar doen zonder iedereen iets te laten weten.

Zo zouden alle betrokken partijen op den hoogte moeten gebracht worden. Er komt veel meer bij

zien dan men denkt. Zeker als men met 8000+ e-mail adressen zit is het noodzakelijk om iedereen op

tijd op de hoogte te brengen van de veranderingen die gaan gebeuren. In de volgende pagina’s kan u

lezen hoe het bedrijf en ik alles hebben aangepakt.

Soorten communicatie

Als men kijkt naar het project Google Mail kan men de cummunicatie opsplitsen in een 2 delen:

Informeren

Begeleiden

Met het informeren bedoel ik het aankondigen van verandering van platform. Men moet op de

hoogte zijn dat men van platform gaat veranderen want op een bepaald moment zal men nog altijd

kunnen inloggen op de oude server maar men zal geen mails meer kunnen binnenhalen. Dit omdat

men op een gegeven moment deze e-mail adressen moet verplaatsen naar de nieuwe server, in dit

geval zal dat op een server zijn van google.

Hierbij zal ook vermeld moeten worden dat het niet meer mogelijk zal zijn om de oude mails te lezen

want die zullen dan op de andere server blijven staan. Het is namelijk onhaalbaar om alle mails over

te gaan zetten van server. Dit zou veel te veel werk en geld kosten aan het bedrijf.

Vervolgens heeft men de begeleidende kant van de communicatie. Er zijn vele mensen die nog nooit

men google mail zullen gehoort hebben. Daarom is het noodzakelijk dat men ervoorzorgt dat men

begeleiding bied om de mensen die nog nooit gebruik gemaakt hebben van google mail wegwijs te

maken. Vervolgens moet het ook mogelijk zijn om een backup te maken van de mails op de oude

server, vaak zijn oude mails belangrijk voor mensen, vooral als bewijs dat iets gecommuniceerd is. Zo

moet er uitleg verkrijgbaar zijn om de mensen die een backup willen maken te begeleiden.

61

Deadline

De overdracht van de e-mail adressen had een deadline, dit door contractuele redenen. Wanneer

het contract opgezegt werd moest men nog 3 maand uitbetalen. Het bedrijf had reeds een

aangetekende brief gestuurd dus het was zeker dat we de overdracht optijd moest volbrengen

anders kwamen we met problemen te zitten. Vervolgens moesten we proberen om een maand

reserve te hebben voor de mensen die tijd nodig hadden om hun mails over te zetten. Zo hadden

deze mensen ook tijd genoeg om hulp te vragen indien nodig.

Belangrijke informatie plannen

In het begin hebben we een overzicht gemaakt van wanneer we welke mail gingen sturen zodat deze

op de juiste moment bij de mensen toe zou komen. Dit is belangrijk om er voor te zorgen dat men

het informeren van de mensen zeker niet vergeet. Mensen vertrouwen op het gebruik van hun e-

mail adres. Moest dit plots niet meer werken zou dit voor vele problemen zorgen binnen het bedrijf.

Planning van de mails die verstuurd geweest zijn :

Mail 1: 1 november

Mail 2: 4 november

Mail 3 : 12 november

Mail 4 : 25 november

Mail 5 : 16 december

62

Mail 1

In deze mail word er aangekondigt dat binnen een aanzienlijke tijd het e-mailsysteem zal

veranderen. En dat men dus effectief zal overstappen naar G-mail. Deze mail is verstuurd door

Albert Geuens, een betrouwbaar man waardoor de mensen op hun gemak gesteld worden bij de

aankondig van de e-mailsysteem verandering.

Beste begeleiders,

Facebook, Linkedln, Twitter, Google docs, …. Waarschijnlijk ben jij ook lid van een sociaal

netwerksite en deel je je vakantiekiekjes op Picasa met je vrienden en kennissen. De opmars van de

nieuwe internettoepassingen is niet te stoppen.

Ook professionals gebruiken vandaag steeds meer software en documenten die niet in hun

computer zitten … maar in de lucht, de “cloud”.

Ook Cofep gaat mee op de snelweg van deze nieuwe technologie, de cloudcomputing. Zo kun je je

documenten en mails overal en altijd bekijken en bewerken, op voorwaarde dat je over een

internetverbinding beschikt.

In december vervangen we ons e-mailsysteem ‘Horde’ door G-mail. Het grote voordeel van G-mail is

dat je je mail overal kan raadplegen op gelijk welk toestel. Je pc, laptop, tablet of smartphone.

Bovendien is het mogelijk om de mails van de begeleider samen met je privé e-mails te lezen op

dezelfde plaats. Zo kunnen we samen nog beter samenwerken. Waar je ook bent.

Ondertussen hebben enkele collega’s dit nieuwe systeem uitgetest. Ook jij krijgt de nodige

ondersteuning en opleiding van de Cofep verantwoordelijken.

Albert Geuens

Cofep verantwoordelijke

63

Mail 2

In de 2de mail gaan we nog eens benadrukken wat er juist gaat gebeuren met het e-mailsysteem om

de mensen nog eens extra op de hoogte te brengen. Alleen gaan we deze keer extra informatie

geven. Ook gaan wij de mensen al gaan begeleiden met het nemen van voorzorgsmaatregelen.

Overschakeling naar Gmail

Op 1 december vervangen we ons e-mailsysteem ‘Horde’ door Gmail. Wat houdt dit in?

Wat blijft?

Het e-mailadres van de oefenfirma en van de begeleider blijft.

Vanaf 1 december kan je inloggen op http://gmail.com met jouw e-mailadres en met hetzelfde

paswoord.

Het oude e-mailsysteem ‘Horde’ (http://webmail.pf.cofep.be) blijft beschikbaar tot 31 december

2013.

Welke voorbereiding treffen wij?

Wij zetten een adresboek op de website met de huidige Belgische oefenfirma’s.

Wij maken een handleiding om jouw e-mails te lezen in outlook, MAC en/of web.

Wij maken een handleiding om een extra account aan te maken in outlook, MAC en of web zodat je

niet op 2 plaatsen je mails moet lezen.

Wij bundelen de problemen, vragen met oplossing, in een FAQ op onze website.

Welke voorbereiding tref je zelf?

Exporteer je persoonlijk adresboek uit ‘Horde’. Hoe? Link

Bewaar de bijlage van de mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link

Bewaar belangrijke mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link

Verwijder overbodige en bewaarde mails, zowel inkomende als verzonden mails.

Test of de gmail-site op jouw school bereikbaar is: http://gmail.com. Let op, je kan nog niet

aanmelden. Verwittig de ICT-coördinator indien niet bereikbaar.

64

Mail 3

In de 3de mail gaan we effectief gaan benadrukken dat er echt niet veel tijd meer is. Zo kunnen de

mensen ook beseffen dat ze snel voorzorgsmaatregelen moeten nemen om zich voor te bereiden op

de verandering van het email-systeem.

Ook word nog eens kort benadrukt wat er juist gaat gebeuren, men gaat dus overstappen naar

Gmail. De uitleg wat de verandering juist gaat zijn word weergegeven in de mail.

Ook word de begeleiding van de vorige mails nog eens vermeld zodat de mensen deze zo snel

mogelijk kunnen terug vinden.

Nog 14 dagen voor de overschakeling naar Gmail

Op 1 december vervangen we ons mailsysteem ‘Horde’ door Gmail. Vorige week vroegen we je om

de bereikbaarheid van de Gmail-site http://gmail.com te testen. Nog geen tijd gehad? Of had je

problemen? Doe het nu, zo kan je op 1 december zonder problemen met Gmail werken.

Voer de volgende acties uit indien ze nog niet klaar zijn. Na 31 december 2013 zal de oude

mailserver http://webmail.pf.cofep.be niet meer bereikbaar zijn.

Exporteer je adresboek uit ‘Horde’ Hoe? link.

Bewaar de bijlage van de mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link.

Bewaar belangrijke mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link.

Verwijder overbodige en bewaarde mails, zowel inkomende als verzonden mails.

65

Mail 4

Dit is de laatste mail die verstuurd word naar de oude mailserver. Deze word verstuurd net voor de

overdracht van de e-mail adressen zodat de mensen deze mail als laatste gekregen hebben in hun

mailbox. Zo weten de mensen direct bij het bekijken van hun mails dat ze ergens anders moeten

inloggen vanaf die dag.

Vervolgens word er nogmaals duidelijk gemaakt hoe men alles moet gaan doen wanneer men

bijvoorbeeld een backup wilt maken van adresboek.

Morgen schakelen we over naar Gmail

Vanaf morgen, 1 december 2014, kunnen we enkel nog mails verzenden en ontvangen via Gmail.

Ons oude e-mailsysteem blijft nog actief tot 31 december. Als je inlogt op de oude mailserver

http://webmail.pf.cofep.be lijkt alles als voorheen, maar er komen geen nieuwe mails meer binnen,

die lees je vanaf nu op http://gmail.com.

Wat kan je nog doen tot 31 december indien dit nog niet is gebeurd?

Exporteer je adresboek uit ‘Horde’ Hoe? link.

Bewaar de bijlage van de mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link.

Bewaar belangrijke mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link.

Verwijder overbodige en bewaarde mails, zowel inkomende als verzonden mails.

Mail 5

Dit is de laatste mail die bij de communicatie verstuurd word als alles goed verloopt. Zo word hier

nog eens benadrukt dat de oude mailserver verdwijnt binnen 14 dagen en word er nog eens

weergegeven wat men kan doen wanneer men nog mails wilt bijhouden na 14 dagen.

Horde is nog 14 dagen bereikbaar

Jullie werken nu 14 dagen met Gmail. Wij hopen dat het een positieve ervaring is. Ben je tot de

vaststelling gekomen dat je sommige mails uit het verleden hebt gemist, geen paniek, je hebt nog 2

weken om deze veilig op te slaan.

Het oude e-mailsysteem ‘Horde’ blijft nog actief tot 31 december. Je kan nog steeds inloggen op de

oude mailserver http://webmail.pf.cofep.be om je oude mails veilig te stellen als dit nog niet

gebeurd is.

Wat kan je nog doen tot 31 december indien dit nog niet is gebeurd?

Exporteer je adresboek uit ‘Horde’ Hoe? link.

Bewaar de bijlage van de mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link.

Bewaar belangrijke mails in het elektronisch dossier of druk ze af. Hoe? Link.

Verwijder overbodige en bewaarde mails, zowel inkomende als verzonden mails.

66

Manuals

In de mails die verstuurd zijn staan er links voorzien voor de mensen te begeleiden met het

overzetten van hun mails. Wanneer men op een link drukt komt men uit op de site van Cofep waar

men manuals kan downloaden. Deze manuals leggen de gebruikers uit hoe ze hun mails kunnen

overzetten naar hun g-mail account. Dit wordt gedaan door een backup te maken.

Het maken van een manual is niet zo gemakkelijk. In het begin had ik manuals gemaakt die in detail

beschreven wat men nu net moest doen. Zo zagen de manuals er uit als een verhaal dat men moest

doorlopen om iets te bekomen.

Na het maken van de eerste versie van de manuals heb ik een afspraak gemaakt met een manager

van een groot bedrijf om de eerste versie van de manual eens te bespreken. Met deze manager heb

ik gepraat over hoe de IT-afdeling communiceerd met de werknemers van een bedrijf. Zo wisten ze

mij te vertellen dat wat ik gemaakt heb niet goed genoeg was. Bij een manual moet je zorgen dat

alles in de bevelende vorm word geschreven. De gebruikers willen weten wat ze juist moeten doen

en niet het verhaal daar rond.

Voorbeeld:

We moeten dus gebruik maken van kort en krachtige zinnen die gemakkelijk leesbaar zijn voor de

gebruiker. Wanneer de gebruiker op volgend scherm terecht komt wilt hij alleen weten wat hij

MOET doen. En in dit geval is dit: “Vul de gegevens in “ & “Klik op ‘maak aan’”

Zo weet de gebruiker direct wat hij moet doen en zal deze minder tijd verliezen met het lezen van

overbodige zinnen.

Voor een volledig uitgewerkte manual, kijk naar andere bijlage.

(Ze allemaal in bijlage plaatsen zou te veel plaats in beslag genomen hebben.Er zijn 12 manuals in

totaal)

67

Besluit

Als men kijkt naar de vorige pagina’s kan men zien dat er veel planning gemoeit is bij het begleiden

van een e-mailsysteem overdracht. Zo moeten de mensen optijd verwittigd worden met de

mogelijke gevolgen van deze verandering. Ook moet men vaak mensen er aan herinneren dat ze

voorzorgsmaatregelen moeten treffen. Voor een deftige begeleiding word er best een deftige

documentatie gemaakt zodat de mensen op hun gemak de voorzorgs maatregelen kunnen

uitvoeren.

68

Manuals

In de volgende pagina’s vind u een voorbeeld van een manual die gemaakt is geweest om de

gebruikers te tonen hoe men een email adres kan importeren in Microsoft oulook 2010.

69

Indien dit de eerste keer is dat u met “Microsoft Outlook” werkt, start met A. Zoniet ga dadelijk naar

B.

A) Open “Microsoft Outlook”. Klik op “Next”.

70

Klik op “Yes” om een internet e-mail adres te configureren.

71

Vul uw persoonlijke gegevens in. Bij het vakje “E-mail Address” vult u uw cofep adres in gevolgd door

uw paswoord. Klik op “Next”.

72

Wacht terwijl outlook de server settings configureert.

73

U krijgt een melding dat uw e-mail account geconfigureerd is. Druk op “Finish”.

U zal een mail ontvangen. Deze mag u verwijderen als u wilt.

74

Vervolgens kan u zien dat uw mails opgehaald worden via Outlook.

75

B) U werkt al in outlook maar u wil gewoon nog een e-mail adres toevoegen. Klik op “Add account”.

76

Druk op “New…”.

77

Vul uw persoonlijke gegevens in. Bij het vakje “E-mail Address” vult u uw cofep adres in gevolgd door

uw paswoord. Klik op “Next”.

78

Wacht terwijl outlook de server settings configureert.

79

U krijgt een melding dat uw e-mail account geconfigureerd is. Druk op “Finish”.

U zal een mail ontvangen. Deze mag u verwijderen als u wilt.

80

Vervolgens kan u zien dat uw mails opgehaald worden via Outlook.

81

Na-Begeleiding

Inleiding

In dit deel van mijn paper ga ik het hebben over de na-begeleiding van de e-mailsysteem

verandering. Zoals men weet zijn er nog altijd mensen die met problemen zitten, hoe simpel de

problemen ook maar kunnen zijn. Deze mensen zitten met vragen en deze vragen komen ergens

terecht. In de volgende pagina’s zal ik u weten te vertellen hoe dit verlopen is in het project en wat

we hiervoor gedaan hebben.

De voorgekomen problemen

Ook al was de communicatie perfect verlopen er waren toch nog mensen die met vragen zaten.

Deze mensen namen contact op met Albert Geuens. Hij werd gecontacteerd omdat de mails met de

communicatie verstuurd waren vanuit zijn e-mailadres.

Zo was er een persoon die zich afvroeg hoe hij moest inloggen bij gmail omdat hij geen nieuw

paswoord had gekregen. Dit probleem was makkelijk op te lossen door gewoon terug te mailen dat

het paswoord het zelfde was dan bij de vorige mailserver. Spijtig genoeg lezen niet alle mensen de

mails grondig, anders hadden ze zulke vragen niet moeten stellen.

Vervolgens hadden we nog een probleem dat we volledig over het hoofd gezien hadden. We kregen

reactie van een franstalig persoon die dus helemaal niets verstond van de mail. Zo hebben we heel

de communicatie laten vertalen naar het frans dat deze mensen ook begrepen wat er eigenlijk aan

de hand was.

Moest aan alles gedacht zijn hadden we dat 2de probleem nooit voorgehad. Maar zo zit het nu

eenmaal in elkaar, er zal altijd wel iets beter kunnen. Daarom moet men in gedachten houden dat zo

iets kan gebeuren en op dat moment moet er tijd vrij gemaakt kunnen worden om zo’n problemen

zo snel mogelijk en zo efficient mogelijk op te lossen.

Call center

Tijdens een van de vergaderingen is er ook ter spraken gekomen om een soort van call center op te

bouwen. Zo kunnen de mensen bellen met allerlei soorten vragen over Gmail, en hierover dan direct

antwoord krijgen. Of eventueel hulp vragen aan iemand van het call center, bijvoorbeeld bij het

maken van een backup.

Het enige probleem bij een call center is dat men een plaats moet hebben om iemand te plaatsen bij

een telefoon. Het probleem bij Cofep is dat er geen plaats was voor iemand in een goeie omgeving

te plaatsen. Daarom is het idee van een call center niet door gegaan. Het zou wel een meerwaarde

geweest zijn.

82

Beoordeling Offertes

Inleiding

Het deel van offertes kan ik niet zo uitgebreid uitleggen omdat veel informatie geheim is. Zo zal ik in

de komende pagina’s zo goed mogelijk proberen uit te leggen hoe ik de analyse en vervolgens de

evaluatie van de offertes heb gemaakt.

Wat moet men doen?

Wanneer men een offerte in detaille gaat bekijken staat hier nog veel dingen in die we eigenlijk niet

weten wat ze zijn. Het probleem is wel dat voor al de topics dat vermeld staan ook geld gevraagd

word. Daarom is het noodzakelijk om samen te zitten met het bedrijf waarvan deze offerte komt om

eens te kijken wat daar juist mee bedoeld word en of dit weg gelaten kan worden of niet.

Vervolgens is het ook altijd goed om de verhoudingen na te gaan. Zo willen we tegen gaan dat we te

veel betalen voor iets waar eigenlijk bijna geen werk aan is. Wanneer dit zo blijkt te zijn moet er

contact opgenomen worden met het bedrijf en kan men eventueel onderhandelen over de prijs.

Wanneer beide partijen niet overeen komen kan men nog altijd van IT-bedrijf veranderen en ergens

anders een offerte aanvragen.

Bij Cofep

Bij Cofep hebben we redelijk veel tijd gestoken in het beoordelen van deze offertes, en het heeft dan

ook veel geld bespaard. We hebben bevoorbeeld bepaalde puntjes die vermeld stonden in de

offertes afgewezen omdat deze niet van toepassing waren binnen het project. Vervolgens waren er

fouten in de offecte zelf. Bijvoorbeeld het aanmaken voor login gegevens voor een aantal personen

maar het aantal was foutief.

Ik denk dat we in het totaal meer als 1/3 hebben kunnen besparen. Wat eigenlijk wel veel is door

alleen aandachtig de offertes te gaan analyseren.

Op volgende pagina kan u een beperkte weergave van de offerte bekijken. (Dit is 1 van de 4 offertes

van het IT-bedrijf dat we gekregen hebben)

83

Offerte overschakelen naar de cloud

84

Aanpak IT-bedrijf

Inleiding

In de volgende pagina’s ga ik de samen werking met een IT-bedrijf bespreken. Voor ik aan het

project met Cofep begon had Cofep al contact op genomen met 2 IT-bedrijven voor het overzetten

van de mails en servers. Zo is het heel interessant hoe deze bedrijven omgaan met een relatie.

Stappen plan

Eerst gaat het IT-bedrijf een verkoop overeenkomst maken, dit gebeurt als volgt :

85

De vraag moet worden doorgestuurd naar het IT-bedrijf

Software - database

De Belgische oefenfirma’s werken met ZET5, webbased software ontwikkeld door de Duitse centrale.

De Belgische oefenfirma’s hebben een COFEP e-mailadres ‘ ….@pf.cofep.be’ te lezen op http://webmail.pf.cofep.be . Voordeel: wij beschikken over de paswoorden waardoor wij de mails van alle oefenfirma’s kunnen lezen (is soms zeer handig bij discussies, onderzoek naar kwaliteit). De oefenfirma’s daarentegen vinden dit een verouderd en ingewikkeld systeem.

Belgische oefenbedrijven hebben een skype-adres dat door ons werd aangevraagd. We wensen SKYPE verder te promoten om internationale handelstransacties te bevorderen.

De Belgische oefenfirma’s zullen in de toekomst werken met de cloud-versie van NAV2013 gehost bij Van Roey in Turnhout.

De gegevens van alle Belgische oefenfirma’s wordt door de administratie in Peer ingevoerd in de databank van Europen via ZET5. Bankverrichtingen worden door de administratie in Peer ingevoerd via BankZet (banksoftware voor de centrale). Dagelijks worden ZET4 en BankZet aangepast vanaf ZET5 en worden wijzigingen en betalingen wederzijds doorgegeven tussen CC-Client (Europen databank) en ZET4 en BankZet, vervolgens worden de betreffende wijzigingen dan ook doorgegeven naar ZET5.

Naast deze gegevens in de Europen databank beschikken we over eigen nationale gegevens (onderwijsvorm, afdeling, klas, aantal leerlingen, …) die opgeslagen worden in een eigen databank. (access database)

De eigen databank wordt gekoppeld aan documenten (mailmerge) voor facturatie van de lidgelden, facturatie van water, elektriciteit, …

De eigen databank wordt gekoppeld aan documenten (mailmerge) voor de lonen van de werknemers in de oefenfirma (sociaal secretariaat).

De banksoftware voor de centrale (BankZet) is enkel te raadplegen in Peer.

Probleem

Onze eigen mailserver @pf.cofep.be moeten we zelf onderhouden. Bovendien moeten we opleiding geven aan de gebruikers om deze mailserver te gebruiken, dit zou niet nodig zijn als we overschakelen naar bijvoorbeeld Gmail.

De ZET-databank is niet gekoppeld aan de eigen databank.

De databank van Europen (CC-Client) is gekoppeld aan de ZET-databank. Dit wordt niet door ons geregeld en is voor ons onduidelijk.

De databank van Europen ‘CC-client’ ondergaat momenteel een grondige aanpassing.

BankZet, de banksoftware voor centrales, zou ZET5 worden (nieuwe versie van Bankzet), een webbased versie zoals deze al bestaat voor de oefenfirma’s.

De eigen databank is niet volgens de normalisatie regels opgesteld. De gegevens worden niet uit CC-client gehaald en aangevuld met eigen gegevens.

De eigen databank is (momenteel) niet beschikbaar voor alle leden van het Cofep-team

Meerdere databanken voor de verschillende toepassingen (sociaal secretariaat, facturatie lidgelden, facturatie nutsvoorzieningen oefenfirma’s, …).

Geen software op maat om regelmatig terugkerende taken (jaarlijkse facturatie van de lidgelden, jaarlijks versturen van de paswoorden, maandelijks versturen van de lonen van de werknemers in de ofenbedrijven, …) uit te voeren.

86

Hardware

Een schets van de huidige situatie. Het geheel wordt beheerd door ATRON.

Inhoud van de server

X-schijf voor stages

S-schijf voor scans?

W-schijf voor beheer (alleen toegang voor personeel Cofep = alleen toegang tot je eigen map en eventuele gedeelde mappen)

Y-schijf voor documenten (toegang voor cursisten en personeel Cofep)

Z-schijf voor ZET4, BankZet (banksoftware voor centrale), order generator (ZET4) voor Crecor

Een backup-systeem

87

Probleem

De server is verouderd. Hebben we in de toekomst nog een server nodig?

Hoe kunnen we de bestanden, databanken voor het hele cofep-team toegankelijk maken? Kunnen we rechten toekennen zodat niet iedereen willekeurig kan wijzigen?

88

Voorgestelde oplossing

Mail

De aanvraag om over te schakelen naar Google Apps is ingeleid door EuroSys. De nodige aanvragen

zijn gedaan om onder voorwaarde van Education te vallen.

Indien het zo is dat men niet onder EDU voorwaarden valt, dan is een betalende versie

(40€/gebruiker/jaar) een dre aangelegenheid, wat niet te verantwoorden is naar de scholen toe.

Skype alternatief

Door over te schakelen naar Google Apps kan niet alleen het mailverkeer, maar ook kunnen

documenten gedeeld worden, en kan er geïntegreerd gewerkt worden met Hangouts ipv Skype.

Serveromgeving van Peer

Gebruik Google Apps intern

Momenteel worden door verschillende gebruikers de Gmail (particuliere versie) en de Google Apps

(professionele editie) door mekaar gebruikt.

Hierin is het delen van informatie en agenda niet duidelijk. Graag wil Cofep hier meer duidelijkheid

over hebben, vandaar dat we hiervoor consultancy uren voorzien.

Server omgeving - samenwerken

Momenteel zijn de gegevens op de server enkel in Peer beschikbaar. De server staat in de lokalen

van VDAB Peer, en de voorkeur gaat uit om deze hier ook weg te nemen.

Ook heeft de interne medewerkster dagelijks problemen om te wisselen tussen de 2 netwerken

(Cofep en VDAB). Hier dient best ook een degelijke oplossing voor te komen.

Daarom stellen we voor om de server te voorzien in ons myWingu Datacenter, waarin de diensten

gemakkelijk beschikbaar gesteld kunnen worden, en waarbij de data en applicaties op eender welke

plaats, en op eender welk moment kunnen geraadpleegd worden.

We voorzien een dataserver voor de gegevens en plaatsen hiervoor een applicatie-server die de

programma’s bevat die normaal op een PC geïnstalleerd worden.

Alle gebruikers krijgen een login om vanop afstand veilige toegang te krijgen tot het netwerk.

De applicaties kunnen vlot en flexibel geraadpleegd worden.

Gegevens kunnen centraal geplaatst worden op de server en worden voorzien van backup oplossing.

Best worden de interne toestellen te Peer vast aangekoppeld op het VDAB netwerk zodat ze via de

remote office omgeving kunnen werken op het systeem van Cofep zonder dat er op de PC

wijzigingen moeten gebeuren (oplossing voor het wisselen van netwerk connecties).

89

myWingu Datacenter

Het myWingu Datacenter is gebaseerd op het principe van server virtualisatie en het delen van

syteembronnen (rekenkracht, geheugen, opslag, netwerkconnectiviteit,…) over verschillende

omgevingen heen. U krijgt de nodige systeembronnen toegewezen om uw omgeving vlot te laten

functioneren.

Uw voordelen

Verlaging van uw investering en operationele kosten

U koopt zelf geen dure servers meer, en hoeft ook geen hoog gekwalificeerde technische IT

medewerkers in dienst te hebben.

U betaalt op maandbasis enkel voor wat u echt nodig heeft. U weet op voorhand beter wat uw ICT u

gaat kosten. Deze flexibiliteit en schaalbaarheid maken het mogelijk om uw ICT te laten groeien

wanneer uw organisatie het nodig heeft.

90

Hoge beschikbaarheid

U vertrouwt als bedrijf vandaar steeds meer op de ICT-diensten die u hebt opgezet. Een

onderbreking van enkele uren is vaak direct voelbaar in uw portefeuille.

Door het inzetten van een virtualisatie cluster is uw ICT niet meer afhankelijk van een bepaalde

server die kans heeft tot uitval. Het myWingu Datacenter is voorzien van een cluster van servers die

samen werken. Valt een toestel uit, dan kunnen de andere servers de diensten overnemen,

waardoor u slechts een beperkte, of zelfs geen time-out heeft ervaren.

Uw bedrijfsgegevens worden op een centraal opslagsysteem bewaard, waarbij ook alle actieve

componenten ontdubbeld zijn, waardoor u de kans op gegevensverlies door falende disken tot het

absolute minimum herleid wordt.

Al uw kritische bedrijfsgegevens worden op dagelijkse basis voorzien van back-up en kunnen ook

gearchiveerd worden voor langere periodes, zolang u het zelf kiest. Uw bedrijfsgegevens kunnen wij

naar een 2de datacenter of naar uw eigen kantoren laten repliceren zodat de gegevens ook buiten

het primaire datacenter bewaard worden.

Snelle Back-up/Restore en systeemherstel

Het myWingu Datacenter is voorzien dan uitgebreide mogelijkheden om data- en systeemverlies te

herleiden tot het absolute minimum, met veel kortere hersteltijden dan die u gewoon bent bij een

traditionele back-up / restore oplossing.

De back-up is een volledige ‘foto’ van uw server(s), welke in geen tijd kunnen terug gezet worden.

Het biedt ook de mogelijkheid om individuele bestanden terug te plaatsen, maar het biedt ook de

mogelijkheid om uw server buiten de operationele omgeving op te starten (voor test doeleinden of

dergelijke).

Veiligheid

Het datacenter waar uw toepassingen en gegevens zijn ondergebracht, zijn voorzien van hoge

veiligheidseisen.

Op vlak van elektriciteit is het datacenter voorzien van noodvoedingen en een dieselgenerator om

bij eventuele stroompannen het serverpark operationeel te houden.

De omgeving wordt op een constante koele omgevingstemperatuur gehouden door middel van

ontdubbelde airco’s.

Voor de extreme situatie waarbij brand uitbreekt in het datacenter, zijn er ontdubbelde

blusinstallaties voorzien die bij de minste detectie in werking gaan. De blusinstallatie is voorzien van

gassen die de zuurstof uit de lucht halen zodat de omringende hardware niet beschadigd wordt.

De fysieke toegang tot het datacenter wordt uitgebreid gecontroleerd met videobewaking en

toegangscontroles met fingerprint en badgesystemen.

91

Documentatie extern IT bedrjif

Als men vervolgens gaat kijken naar de uitvoering van deze oplossingen kan men zien dat op elk

moment gewerkt word aan documentatie. In de volgende pagina’s kan u enkele voorbeelden

bekijken van de documentatie van Eurosys.

29/10/2013 (T38) Cofep

Project: Dinsdag 29 oktober 2013

uur in: 8u00

uur uit:

taaknr:

Versienummer template: 13.09a

Uitgevoerde taken:

Opmaak stappenplan

o Stappenplan opgemaakt o Doorgestuurd naar de klant / Projectmanager / Sales verantwoordelijke

Configuratie Datacenter

o Aanmaken VLAN op switches

Op beide LAN switches de VLAN aangemaakt Daar de klant geen MPLS heeft naar ons Datacenter een VLAN

gekozen in een aparte reeks VLAN ID Cofep: 1002

92

Poorten gekoppeld aan de VLAN

o Aanmaken VLANs op ESX Omgeving o o

Binnen de virtuele omgeving de VLANs ook aangemaakt op de virtuele switches

Ok o Aanmaken LUN

o o

Nieuwe LUN aangemaakt voor klant

2x 70Gb server = 140Gb Totaal 6gb RAM *1,5 = 9Gb Swapfile Lun aangemaakt van 160Gb om ook nog logs in kwijt te geraken

o Koppeling LUN aan VMWare omgeving o o

Ok o Aanmaken Recource Pool

o o

Recource pool aanmaken Er zijn dedicated recources verkocht aan de klant Recource pool aangemaakt Pool aangemaakt zonder overcommit mogelijkheid

93

o Aanmaken Rules op vShield

o o

Standaard rules aangemaakt Interne verbindingen op het subnet toegestaan Subnet toegang gegeven tot internet

Configuratie Firewall

o Import gedaan van nieuwste firmware van virtuele XTMv Watchguard o Versie 11.8 o OVF File geimporteerd o Gekoppeld aan de klant folder o Excluded van de vShield o Default config opgesteld o Public IP gekoppeld - 78.41.64.18 o Standaard rules laten staan o Licentie geimporteerd

94

Begonnen met de aanmaak van de virtuele servers

o Beide virtuele servers aangemaakt

o o

Standaard Naming policy

COFEMWU-SD01 - Data server / Domain controller

COFEMWU-ST01 - Terminal server

Installatie COFESMWU-SD01

o Windows 2008R2 installatie gestart o Server voorzien van alle beschikbare updates

95

o o Vast IP toegekend - 172.16.102.1

Installatie COFEMWU-ST01

o Windows 2008R2 installatie gestart o Server voorzien van alle beschikbare updates

o o Vast ip toegekend - 172.16.102.2

[Opnieuw instellen]Verslag doorgemaild naar : luc.slenders@eurosys.be;

iv@eurosys.be; lieve.tijssen@eurosys.be; albert.geuens@cofep.be

Met vriendelijke groeten,Werner Leduc

EuroSys NV

96

30/10/2013 (T38) Cofep

Project: Woensdag 30 oktober 2013

uur in: 8u00

uur uit:17u0

Versienummer template: 13.09a

Uitgevoerde taken:

Gisterenavond heb ik nog geprobeerd data te copy'n over de lijn

o Dit was ENORM traag en niet haalbaar o Data zal dus manueel gemigreerd moeten worden o Ik ga namiddag naar de klant zelf om de Data op te halen.

Beide servers zijn geinstalleerd en up to date

Afwerking van COFEMWU-SD01

o Server gepromote tot Domain controller DCPROMO uitgevoerd

Gekozen voor een nieuw domain te maken

97

cofep.local als internal domain name gekozen

Functional level op 2008 R2 gezet

DNS functie mee geinstalleerd

AD Restore password ingesteld - Installatie is gelukt - Geen foutmeldingen - Ok

98

o Testing van de DC / DNS functionaliteit

Records en zones in DNS gecontroleerd Resolving gecontroleerd DNS forwarding ingesteld

Destiny DNS servers / Google DNS server

DNS is volledig in orde Ok

o Active directory gecontroleerd o o

Resolving van cofep.local = OK Netlogon / Sysvol folder = OK Ok

Aanmaken users

o Controle hoe de users nu aangemaakt zijn op de SBS2003

Login name Settings

99

Meerdere gebruikers aanwezig - Voorlopig enkel de Ria / Albert / Hilla

users aangemaakt o Alle users aangemaakt als gewone domain users o Gebruiker Hilla aangemaakt als Domain Admin gebruiker o Overzicht users

Ria Cox

Username: RiaCox

Password:

Default group: Domain users Albert Geuens

Username: AlbertGeuens

Password:

Default group: Domain users Hilla Eigemeier

USername: Hilla_Admin

Password:

Installatie overige functies

o Fileserver functie toegevoerd

Installatie MS SQL Express 2008 R2

o Installatie uitgevoerd - Alle features geinstalleerd

100

o Alle benodigde updates en security patches hiervoor geinstalleerd

Configuratie COFEMWU-ST01

o Deze server gekoppeld aan het domain

o DNS laten verlopen via de DNS server DC01 o Terminal server role geinstalleerd o Terminal server licensing role geinstalleerd op de SD01

101

Activatie uitgevoerd voor de server

Licentie toegevoegd voor 2 users

102

Installatie Software op COFEMWU-ST01

o Adobe flash o Adobe reader o Java o Google chrome o PDF Printer (Foxit) o MS Office 2010 Basic

Mail gestuurd naar Atron om een DNS wijziging te laten doorvoeren

o 78.41.64.18 IP laten koppelen aan de alias: remote.cofep.be

Bespreking met klant

o Data op USB disk gezet o Bespreking mbt verdere aanpak o Vandaag krijg ik de data op usb disk o Vandaag upload ik de Data naar het DC vanuit houthalen o Dinsdag namiddag zijn ze pas terug op kantoor o Dinsdag ga ik on-site bij de klant en geef ik de gebruikers uitleg waar nodig o Morgen maak ik de documentatie op o Morgen configureer ik de backup o Morgen neem ik contact op met Hilla ivm de ZET-Data software migratie o Ok

Vanuit Houthalen de Data geupload naar ons DC

o Upload uitgevoerd o Data vanuit ES Houthalen geupload naar het DC

Shares aangemaakt op de COFEMWU-SD01

o alle benodigde shares aangemaakt

Login script aangemaakt o Login script aangemaakt en gekoppeld aan de aangemaakte gebruikers

o Overige mappings waren lege folders

Login script getest

103

o Mappings werken o Ok

Installatie COFEMWU-ST01

o Server geconfigureerd als Terminal server

Remote toegang tot de Terminal server geconfigureerd

o Aanpassingen gedaan op de vShield applicatie in VMWare o Aanpassingen gedaan op de virtuele wachtguard o Port forwarding ingesteld o Ok

Remote toegang getest

o Met beide users ingelogd o Ok

Mappings werken ook goed o users krijgen mappings mee

TODO

o Data staat nu over

Enkel de ZET-Software dient nog geinstalleerd te worden Dit doe ik morgen en dan neem ik ook contact op met de

verantwoordelijke voor dit pakket o Backup configureren o Documentatie opmaken

Afwerking / Live gaan project

o Dinsdag namiddag ingepland o Daar ik dubbel geboekt ben heb ik het laten inplannen op Tomas De Hert zijn

agenda Ik bespreek het maandag met hem en hij zal de klant begeleiden

[X]Verslag doorgemaild naar

: iv@eurosys.be, luc.slenders@eurosys.be, albert.geuens@cofep.be

Met vriendelijke groeten,Werner Leduc

EuroSys NV

104

Besluit

Om de vraag van de klant zo goed mogelijk te begrijpen bestaad er een stappen plan dat zo goed

mogelijk gevolgd word om er zeker van te zijn dat het IT-bedrijf het bedrijf zo goed mogelijk kan

helpen. Zo moet het IT-bedrijf ook een akkoord te pakken krijgen dus daarom is het de analyse van

het probleem zo belangrijk. Zonder een deftige analyse van de problemen kan men geen effectieve

oplossingen bieden aan het bedrijf.

De documentatie die je kan vinden onder het stappenplan word mee gegeven bij de inleiding van de

offerte. Zo krijgt het bedrijf direct ook een voerzicht van wat zal kosten en weet men direct ook hoe

de aanpak in elkaar zit.

Wanneer het IT-bedrijf een akkoord heeft gekregen om de werken te gaan uitvoeren, zal elk persoon

binnen het IT-bedrijf alles documenteren wat hij doet. Dit is een soort van bewijs naar de bedrijf toe

van het werk dat zij verricht hebben.

105

Time sheets

Gedurende de volledige duur van het project werden alle relevante activiteiten bijgehouden in een

time sheet. Daarop staat vermeld: datum, duur, activiteit.

De time sheets geven een sterk beeld van de productiviteit en laten in een realistische situatie toe

het geleverde werk te factureren aan de klant/opdrachtgever.

Aantal uur Datum Wat verwezelijkt

2u

Maandag 23/09 Informatie vak en doelstelling uiteggen

2u Dinsdag 24/09 Zoeken IT-project en stage, Cofep, Telefoon gesprek

3u Woensdag 25/09 Zoeken IT-project en stage Muntpunt, ter plaatse gaan kijken

2u Vrijdag 27/09 Onderzoek project cofep, CV opstellen, voorbereiden sollicitatie gesprek

3u Maandag 30/09

Sollicitatie voorbereiden + sollicitatie gesprek, inleiding tot het project + Informatie uitwisselen tussen bedrijf en student

1u Dinsdag 01/10 Aanmaken logboek + Documentatie groeperen

4u Woensdag 2/10

Uit tekenen netwerk (huidige situatie) + uitleg in worde bij + visualisatie voor presentatie + onderzoek Gmail +Verslag solicitatie

2u Donderdag 3/10 Schrijven documentatie voor stagebegeleiding/geintresseerde persoon

- Vrijdag 4/10 Presentatie geven + luisteren naar de andere mensen hun presentatie om ideeen op te doen inverband met uitwerking van documentatie

2u Maandag 7/10 Informatie sessie PDRE + uitschrijven van structuur van het document

2u Dinsdag 8/10 Opzoek werk voor het vormen van het PDRE, brainstorm

4u woensdag 9/10 (Ziek) thuis werken aan PDRE

2u donderdag 10/10 (Ziek) thuis werken aan PDRE

2u +3u

vrijdag 11/10

Mail communicatie met Cofep, + bespreking met begeleidende docent + 2de mail + verbeteren PDRE, moet nog serieus veranderen

2u + 2u

Maandag 14/10 werken aan PDRE + Project initiatie document + les over PID

2u Dinsdag 15/10 Project approach + werken aan PID

4u Woensdag 16/10 Verder werken aan PID + Telefoon gesprek met Cofep (Karin) + Albert

106

2u Donderdag 17/10 Telefoon Albert + Verslagen telefoon gesprekken

4u Vrijdag 18/10 werken PID

4u Zondag 20/10 Alles op orde zetten en opkuisen in documentatie folders,

4u Maandag 21/10 Vergadering met Karin en Albert + Documentatie notatie enz

2u Dinsdag 22/10 Documentatie besproken onderwerpen van vergadering 22/10

2u Woensdag 23/10 Analyse video materiaal voor begeleiding van "bedrijven"

2u Donderdag 24/10 Overzicht maken, filmpjes + planning + communicatie voorstel via mail

1u Maandag 28/10 Gesprek stand van zaken, overlopen communicatie filmpjes

2u Dinsdag 29/10 Handleidingen maken voor outlook (screenshots + stappen)

2u woensdag 30/10 Handleidingen maken voor Mail (apple) (screenshots + stappen)

4u Donderdag 31/10 Schrijven teksten bij handleidingen (duidelijk maken voor gebruiker)

4u Zaterdag 2/11 Analyse handleidingen, gesprek sales manager, aanpassen handleidingen

5u Maandag 4/11

afspraak albert + aanpassen handleidingen + partitioneren handleidingen + Overzicht per mail.

2u Woensdag 6/11 Laatste aanpassingen handleidingen

2u vrijdag 8/11 opkuisen documentatie + mails cofep lezen + reflectie

3u Zaterdag 9/11 Overzicht Documentatie

2u Zondag 10/11 Geschreven overzichten documenteren op pc

2u Dinsdag 12/11 Herstructurering document

Afwezig wegens gebroken hand

2u Donderdag 21/11 Telefoon gesprek met Albert betreffende stand van zaken van e-mail.

4u Maandag 25/11 Samen gezeten met begeleider en informatie opgezocht

2u Dinsdag 26/11 Toepassen van raad van begeleider op huidige documentatie

4u Donderdag 28/11

Lezen informatie gegeven door begeleider voor te verwerken in documentatie

2u Vrijdag 29/11

Bekijken wat nog relevant is voor documentatie en bekijken wat opnieuw moet worden geschreven

2u Maandag Overlopen planning + telefoon gesprek Albert Geuens betreffende

107

2/12 overgang emails

2u Dinsdag 3/12 Groeperen informatie en documentatie van het project

1u Woensdag 4/12 Verder groeperen van de documentatie

2u Vrijdag 6/12 Schrijven van documentatie + verwerken reeds geschreven documentatie

4u Maandag 9/12 verwerken reeds geschreven documentatie + toepassing prince2

1u Dinsdag 10/12 toepassing prince2 verder uitschrijven

2u Woensdag 11/12 Zoeken informatie in bibliotheek

2u Vrijdag 13/12 Structuur maken in documentatie

2u woensdag 18/12 herstructurering documentatie

1u Maandag 23/12 Werken aan documentatie

4u Dinsdag 24/12 Werken aan documentatie

6u

Woensdag 25/12 (kerst) Werken aan documentatie

5u Donderdag 26/12 Werken aan documentatie

4u Vrijdag 27/12 Werken aan documentatie

1u Vrijdag 3/01 Werken aan documentatie

3u Zaterdag 4/01 Werken aan documentatie

3u Zondag 5/01 Werken aan documentatie

2u Maandag 20/01 Werken aan documentatie

5u Dinsdag 22/01 Werken aan documentatie

16u Woensdag 22/01 Werken aan documentatie

17u Donderdag 23/01 Werken aan documentatie

108

Presentatie

109

110