Revis

 

 

 

 

sed Jan. 10, 2

011 

CoAIM

 

oursMS He

e Inselp D

strucDocu

ctor ment

t

 

 

UTM’s AccessAbility Resource Centre, in partnership with the AccessAbility offices at St. George and UTSC, launched a new online system for students and instructors working with disability-related accommodations in January 2011. This new online tool is the AccessAbility Information Management System - AIMS for short. AIMS will help the university track and meet its legal obligations under the Ontario Human Rights Code when providing appropriate and reasonable academic accommodations for students with disabilities. Additionally, AIMS will provide instructors with real-time access to relevant student information and streamline communications with the Centre. AIMS will give you, as a course instructor, the ability to:

• View the approved accommodations (accommodation letters) of your students through a secure website;

• Provide timely information regarding accommodations for your tests and final exams, including any changes to the original submission (e.g. changes to dates, times, and/or aids allowed);

• Upload your quizzes and tests to AIMS, ensuring content encryption and security that email attachments cannot guarantee; and

• Access the above information online, anytime and anywhere you have web access.  

You may log into AIMs from the following places: 

1) The AccessAbility Resource Centre home website (www.utm.utoronto.ca/access)

2) The Office of the Registrar’s Staff and Faculty Applications site (www.utm.utoronto.ca > Faculty & Staff > Academic Resources) or directly http://www.utm.utoronto.ca/6747.0.html

3) From emails sent from accessexams.utm@utoronto.ca . These emails will be triggered from the AIMs system directly and may require your action.

4) Directly navigating to http://aarc.utm.utoronto.ca/user/instructor/login.aspx

 

UTM“AIMUTOOffic Sherfollow

Step

Once

Proced

M InstructorsMS for InstructORid and passce of the Regi

ridan Institutw the instruct

p1

e you have log

dure To

- To login to tors”. Once ysword. Here istrar Faculty

te Instructortions provided

gged in succe

Acknow

the Instructoryou click on thyou will also f& Staff applic

rs - Please clid.

essfully, you w

wledge S

r’s Page pleahe link you wifind Help doccations page.

ck on the “I d

will see the fo

Student

se go to the sll be taken to

cuments. You

o not have a

ollowing: 

Letter o

second columthe Instructo may also acc

password” lin

of Accom

mn on the Cenr’s Login pagcess AIMS fo

nk at the botto

mmodat

ntre’s homepae where you

or Instructors f

om of the scre

 

 

ions

age titled enter your from the

een and

StepClick 

If youscree

If youthe c

StepSelec

StepSelec

p2on “Courses”

u are teachingen. 

ur courses cocurrent acade

p4ct “Accommo

p5ct the name o

” on the left m

g courses in w

ntain studentemic session.  

dation Letter

of the student

menu. 

which there a

ts registered You will also

rs”. 

t for which yo

are not studen

with AccessA see any resp

ou wish review

nts registered

Ability, you wipective tutoria

w and click 

d with Access

ill see a listingals and labs t

sAbility, you w

g of those couhat are assoc

will see the fo

 

urses you areciated with th

 

 

ollowing 

e teaching in hese courses.

Step 

Click 

Once

p6

on                  

e you have rev

                   

viewed the sttudent’s letteer of accommodation, you  are requiredd to acknowle

 

 

edge receipt aand click on 

Your Othe

 

 

As a submthe c

You m

This allow

Step

Log i

acknowledgeerwise, please

course instrumitted a requeclass test date

may also be p

new on‐line pw you to ente

p1

nto AIMS 

ement will bee Logout. 

Proc

ctor, you maest for accome and time, as

proactive and

procedure wir information

e recorded in 

cedure T

y receive an ammodations fos well as indic

 notify us of a

ll replace then from any pla

the system.  

To Ente

automated emor an upcomicate any relev

an upcoming 

 manual papeace you have 

Click on “Cou

r Term T

mail messageng test.  You vant test deta

test without

er process reqaccess to ou

urses” to retu

Test/Qu

e notifying yoare required ails, such as a

a student req

quired from yr website.   

urn to your co

iz Detail

ou that a studto acknowledids allowed a

quest for acc

you in the pas

 

ourse list if ne

ls

ent in your cldge this requand class writ

ommodation

st academic t

eeded.  

lass has est, confirm ing location.

s.   

terms and 

 

StepClick 

If youcurre

 

If yousee t

 

p2on “Courses”

ur courses coent academic 

u have enterehe entries ap

” on the left m

ntain studentsession and t

ed tests for yoppear in the li

menu. 

ts registered their respecti

our courses inst. 

with AccessAive tutorials a

n the past or 

Ability, you wiand labs.  Clic

if one of you

ill see a listingck on “Tests a

r students ha

g of the coursnd Exams”. 

ave submitted

 

ses you are te

 

d a test reque

eaching in the

est, you will 

e 

To reclick 

 

Step

To en

 

eview/validaton the Updat

**Please for each s

p3

nter a new te

te and updatte link.  

note that youstudent who s

est, click on th

e test inform

u are only reqsubmits a req

he calendar ic

mation or to u

quired to do tquest for acco

con beside th

pload an elec

this ONCE perommodations

e “Date of te

ctronic copy o

r course test as.** 

est” field, 

of the test for

although you

 and click on 

 

r an existing t

u may receive

 

test entry, 

 notifications

. 

s 

You w

   

 

Step 

If this

will be requir

p4

s is a new tes

ed to select t

st without any

the course an

y student req

d enter the te

quests, “None

est start and 

e yet” will app

end times.  P

pear under th

Proceed by cli

he Student Na

 

icking 

ame & ID colu

. 

umn. 

 

Otheacco

If stuwith 

 

Click 

StepYou wseve

 

erwise, you wmmodations 

udent names ayour concern

on  

p5will be requirn questions; 

ill be able to with the Acce

appear, you ans or question

ed to compleremember to

see a list of stessAbility Res

are required tns.   

ete a form cono scroll down 

tudents who source Centre

to either ackn

ntaining detato view the f

have requeste to date. 

nowledge the

ils regarding form in its ent

ted to write t

 

eir request fo

the test.  Pleatirety.  You w

this test with 

r accommoda

ase note thatwill only need 

approved 

ations or noti

t this form coto do this ON

 

ify the Centre

nsists of NCE per test.

e 

Man

Ques

Ques

Ques

Ques

Once

 

Step

You a

If you

clicki

 

 If yo

Cent

datory fields

stion 3.  Is the

stion 4.  Aids 

stion 5.  Locat

stion 7.  Locat

e you have co

p6

are required t

u have an ele

ing on  

ou do not hav

re with a cop

are marked 

ere an audio/

allowed?  

tion in which 

tion to return

ompleted the 

to verify the t

ctronic copy 

and na

e a copy of yo

 to proceey of your test

with a red as

/visual compo

the rest of th

n completed t

form, click on

test details yo

of your test, y

vigating to yo

our test to up

d to the last st at least 5 bu

sterisk *.  The

onent to the t

he class will b

tests. 

n  .

ou have ente

you may uplo

our saved file

pload at this t

step.  Please usiness days 

ese fields incl

test/exam? 

e writing the 

red.  If you ne

oad it into ou

e.  

time, you may

note that youprior to the t

ude: 

 test. 

eed to edit an

r secured, en

y do so at a la

u are requiredtest date.  

ny details, clic

ncrypted data

ater time and

d to provide t

ck on  

 

abase at this t

d click on 

the AccessAb

. 

time by 

ility Resourcee 

Click 

 

Step 

You m

 

Plea

on 

p7

may now retu

Pro

ase note that 

w

urn to the Co

ocedure

you are requ

hen finished 

urse List to su

To Uplo

uired to provi

on this page.

ubmit additio

oad a Te

de the Access

onal test entri

erm Test

sAbility Resou

ies or Log out

t or Cha

urce Centre w

 

t. 

nge Tes

with a copy of

 

st Detail

f your test 

s

at le

If yoelec

Ste

StepClick 

Click 

 

Step 

Click 

east 5 busine

ou wish to edictronic copy o

ep1

p2on “Courses”

on “Tests an

p3

on the Upda

ess days prior

it your previouof your test, p

” on the left m

d Exams” for 

te link. 

r to the test d

usly submittelease use the

menu. 

the course y

date.  

d term quizzee following ste

ou wish to pr

es/tests/midteeps:

rocess. 

erm details or r need to uplooad an

 

 

 

StepYou w

Click 

 

StepYou wthe A

p4will proceed t

on 

p5will be able toAccessAbility 

through the T

. 

o see the list Resource Cen

Test Details sc

of students wntre to date. 

creens allowi

who have requ

ng you to edi

uested to wri

it any details 

ite this test w

required. 

with approved

 

    

d accommodaations with 

If this

If stuwith 

 

Click 

Step

Pleas

 

s is a new tes

udent names ayour concern

on  

p6

se edit fields 

st without any

appear, you ans or question

if necessary i

y student req

are required tns. 

n the Test Inf

quests, “None

to either ackn

formation for

e yet” will app

nowledge the

rm.  Then clic

pear under th

eir request fo

k on 

 

he Student Na

r accommoda

 

. 

 

ame & ID colu

ations or noti

umn. 

ify the Centree 

Step 

On th

datab

 

Click 

p7

he Confirm Ex

base.  Scroll d

on 

xam Details s

down to the F

w

screen, you m

File Upload se

hen finished 

may upload an

ection and clic

on this page.

n electronic c

ck on  

opy of your t

and nav

test into our s

vigate to your

 

 

secured, encr

r saved file. 

rypted 

 

Step 

You m

 

Pleashave

p8

may now retu

se contact the any question

urn to the cou

e AccessAbilitns or concern

urse list to su

ty Test & Exams. 

bmit addition

m Coordinato

nal tests or Lo

or at accessex

og out. 

xams.utm@uutoronto.ca o

 

r 905‐828‐3847 if you