Communicatiemanagement

College 8: dialogenMarcel Brosens

RU / B2 / 19 november 2007

Indeling van Grunig & Huntin drie schema’s

Zender Ontvanger

Zender Ontvanger

Actor Actor

(asymmetrisch)eenrichtingsverkeer

asymmetrischtweerichtingsverkeer

symmetrischtweerichtingsverkeer

• Strategisch niveau: wat is de dominante strategie of het dominante beleid van een organisatie?

• Instrumenteel niveau: welke middelen vallen in welke categorie?

8.18.1

Communicatiekruispunt (Van Ruler)

Eenrichtingsverkeer

Tweerichtingsverkeer

Bek

endm

akin

g

Be ï

n vlo

edin

g

Informeren Overreden

FormerenDialoog

Afkondigen, Feiten bekendmaken

ArgumenterenMotiverenVisie geven

MeedenkenRaadplegenBrainstormenVerkennen

In discussie treden Meebeslissen

8.28.2

Ronde van Nederland

• Directie Voortgezet Onderwijs van Ministerie van OCW• Vraag

– Afstand tussen beleid en veld verkleinen– Direct in contact met leerlingen, docenten, ouders

en schoolleiding• Gewenst resultaat

– Visiedocument Koers VO over toekomst voortgezet onderwijs

– Ambtenaren uit ivoren toren– Netwerk opbouwen in het veld

8.38.3

Schoolbezoek

• Vooraf contact met school: waarover praten?• ‘Gemiddeld’ programma

– Rondleiding door de school, lessen volgen– Kringgesprek met schoolleiding– Lunch door leerlingen verzorgd (vmbo’s)– Drie ‘deelsessies’, bijvoorbeeld over:

• ICT en onderwijs• Samenwerking met bedrijfsleven• Integratie van vakken

– Gezamenlijke afsluiting• Journalistiek verslag van de dag, geprint en op internet

8.48.4

Opvolging

• Zorg minimaal voor terugkoppeling resultaten– Waar doe je wel wat mee, waarmee niet?

• Eventueel: veranker de dialoog– Blijf mensen informeren of betrekken– Geef op geschikte momenten gelegenheid om

mee te denken & praten– Maak omgevingsbewustzijn tot een tweede

natuur

8.58.5

Waarachtige dialoog

• De setting gaat voorbij aan staande verhoudingen en structuren.

• Alle partijen luisteren én spreken. Met andere woorden: de initiatiefnemer kan niet alleen maar aanschuiven ‘om te luisteren’.

• Iedereen bekent kleur, geen verborgen agenda’s.• Beide partijen hebben controle over de inhoud van het

gesprek.• Er zijn vooral procesdoelstellingen (een goed gesprek

voeren en kennis delen) en eventueel resultaat- doelstellingen (bijvoorbeeld een actieplan ontwikkelen).

• Er is geen vooropgezette inhoudelijke uitkomst.

8.68.6

Kracht van de dialoog

• Openstellen voor andere denkbeelden en ideeën• De buitenwereld komt binnen• Binnenwereld naar buiten• Verstarde relaties doorbreken• Ruimte voor creativiteit

Let op!• Een dialoog kost tijd• Heb iets om over te spreken• Soms is men het praten beu

8.78.7

Draagvlak in perspectief

Aandacht

Kennis

Begrip

AcceptatieActieve steun

8.88.8

Participatie

Gezamenlijkbesluiten(meebeslissen)

Raadplegen(meedenken)

Discussiëren(meepraten)

Beslisruimte participant

Act

ivite

it pa

rtici

pant

Informeren (meeweten)

ParticipatiegraadDe mate waarin je anderen laat meeweten, meedenken, meepraten en/of meebeslissen

8.98.9

Participatiegraad

• Informeren: je wordt geïnformeerd, maar kunt geen input leveren. [Geen invloed]

• Raadplegen: je wordt geïnformeerd, kunt input leveren, maar hebt geen stem in wat er met die input wordt gedaan. [Enige invloed]

• Discussiëren: je kunt input leveren, neemt kennis van wat anderen vinden en kunt anderen ter verantwoording roepen over wat er met jouw input is gedaan. Je bent niet de uiteindelijke beslisser. [Invloed]

• Meebeslissen: je levert input, neemt kennis van wat anderen vinden en beslist samen met anderen over wat er met alle input wordt gedaan. [Veel invloed]

8.108.10

De sleutelvragen bij participatie

• Heeft de initiatiefnemer voldoende kennis over het vraagstuk?

– Is kennis van anderen nodig?• Is er bij betrokkenen draagvlak voor het eventuele plan

of achterliggende doelen bij het plan?– Is draagvlak voor plan of doelen nodig?

• Is er speelruimte in het vraagstuk en/of het plan?• Is er mogelijkheid dan wel bereidheid om beslisruimte

bij anderen te leggen?

8.118.11

Participatiekeuzes: een handvat

Del

en s

take

hold

ers

plan

/ a

chte

rligg

ende

doe

len?

Ja

Nee

Informeren

RaadplegenDiscussiërenGezamenlijk

besluitenInformerenDiscussiërenGezamenlijk

besluiten

Initiatiefnemer voldoende kennis?

Ja Nee

Afhankelijk vanspeelruimte in plan

Afhankelijk vanmate waarin beslisruimte

wordt weggegeven

8.128.12

Communicatiestrategieënbij verandering

Minimale informatieverstrekking

Leiding beslist, medewerkers achteraf geïnformeerd

Leiding beslist, medewerkers geven advies

Adviezen wegen nadrukkelijk mee in de besluitvorming

Gezamenlijke besluitvorming

Medewerkers controleren het besluitvormingsproces

Mate van participatie, ofwel mate waarin medewerkers mogen meeweten, meedenken, meepraten en/of meebeslissen.

De juiste keuze is situatieafhankelijk!

8.148.14

Nuances bij openheid

Het delen van persoonlijke informatie• Werkrelatie is geen interpersoonlijke relatie• Intieme relaties maken het arbeidsleven complexer

Vrije stroom van niet-persoonlijke informatie• Vertrouwelijke of gevoelige informatie• Openheid nivelleert machtsverhoudingen niet

(omgaan met informatie, machtsbasis voor lagere echelons)• Openheid kan schadelijk zijn voor carrière

Duidelijk en ondubbelzinnig• Openheid gaat niet altijd samen met regels van sociale

interactie• Dubbelzinnige doelstellingen zijn voor ieder wat wils

8.158.15

Openheid hangt samen met…

• Individuele factorenBeweegredenen, voorkeuren, stijlen, …

• Relationele factorenVertrouwen, respect, afhankelijkheid, macht, …

• OrganisatiefactorenAard van informatie, cultuur, structuur, …

• OmgevingsfactorenMondige burgers & consumenten, terrorisme, …

8.168.16

Grenzen aan openheid

1. Wettelijke randvoorwaardenBeursgenoteerde bedrijven, wet op privacy, besluitvormingsregels bij fusies, etc.

2. De ruimte om ideeën te ontwikkelenBrainstormen, innovatie, creativiteit, experimenteren, etc.

3. ImpactVaardigheden om informatie te verwerken (schokeffect), betekenis van informatie, etc.

8.178.17