Docente: Mtr. Félix Alberto Atúncar Quispe

Definición e importancia

*Descripción Archivística.

*Descripción: ¿la más “archivística” de las

funciones documentales?*La organización técnica de archivos y la correcta gestión de los documentos a lo largo de su ciclo vital tiene como columna vertebral los sucesivos procesos de clasificación, ordenación y descripción archivística.

*Para qué se describe documentos

archivísticos?*Para el control, gestión y, sobre todo, para el servicio de la información. Pero de una información de calidad.

*La información es el insumo principal de las organizaciones. En cualquier actividad productiva en la que estemos inmersos, día a día debemos tomar decisiones que indicarán el rumbo de nuestra empresa, ya sea hacia el éxito o al fracaso. Pero para tomar una decisión lo más acertada posible es necesario basarnos en información de calidad.

*Importancia de la información

“Para que la información sea considerada de calidad debe ser:

*Exacta - estar libre de errores,

*Oportuna - estar en el momento que se le requiere y ,

*Relevante - estar completa contestando las preguntas del ¿qué?, ¿porqué?, ¿cuando?, ¿donde?, ¿quién?, ¿cómo?, etc.” (M.A. Gutierrez Oliva)

*Características de la información

Estableciendo un adecuado sistema de gestión documental que permita llegar a buen puerto el manejo de la información organizacional. Para ello, la elaboración de instrumentos de descripción archivística es fundamental y así obtener calidad en la gestión.

*Y, cómo logramos ésto?

Eficiencia: cumplimiento de los objetivos.

Eficacia: manejo correcto de los recursos.

*Calidad en la gestión

*Desconexión entre los sistemas de gestión de las áreas de la organización y el sistema de archivo.

*Impedir la toma de decisiones oportuna.

*Lentitud en el acceso a la información.

*Nula consideración y participación en la gestión documental por parte de los miembros de la organización.

* De esta forma podemos evitar algunos problemas, como:

*En palabras de Antonia Heredia Herrera, “La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. […] La descripción persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivero” (Archivística General, Sevilla: 1988).

* Descripción documental: definiciones

*José Ramón Cruz Mundet, refiriéndose a la utilidad de la descripción, destaca que “El objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales. […] La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar”. (Manual de Archivística, Madrid: 1999).

* Otra definición:

*La Norma Internacional General de Descripción Archivística Isad(g) (por las siglas en inglés de General International Standard Archival Description) advierte en su parte introductoria que “La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles”. (ICA, Madrid: 2000).

* Finalmente:

*Describir es referir en bases de datos o en libros tradicionales los contenidos y la situación exacta de los documentos de archivo, con el objetivo de informar.

* En resumen:

Realizar todas las tareas anteriores de identificación y organización.

Permite al archivero el gobierno intelectual y material de todos los documentos: Saber su contenido, su existencia o desaparición y el lugar o caja donde se hallan.

* Una buena descripción implica

Son herramientas de trabajo archivístico que nos facilitan las tareas de ubicación, valoración, conservación y servicio. Pueden ser:

Guías.Inventarios.Catálogos.Índices.Censos.

* Instrumentos descriptivos

La descripción es un proceso técnico archivístico, regulado por nuestra legislación en la directiva SNA 03, aprobada con RJ N° 073-85/AGN-J. Hoy en día se está trabajando en la Comisión Nacional de Archivos y Nuevas Tecnologías con el fin de mejorarla, para enfrentar a la sociedad de la información.

* Descripción es un proceso técnico

*GRACIAS POR SU ATENCIÓN