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CHECK LIST FOR POLICY COUNCIL

I have reviewed the following information and materials: Initial packet of “orientation” information on Policy Council to include: □ Governance Structure □ Doña Ana County Head Start Organizational Chart □ Overview of Doña Ana County Head Start

Mission Statement Head Start Overall Goal Head Start Statement of Philosophy Program History and Description

□ Policy Council Handbook □ Policy Council Responsibilities □ Policy Council Representative JOB DESCRIPTION □ Letter of intent to run for Head Start Policy Council Office □ Responsibilities of Parents on the Policy Council □ Community representatives serving on the Head Start Policy Council □ Officer Responsibilities □ Policy Council Committees □ Chairperson Campaign Presentation Sheet □ Do’s and Don’ts for Representative □ Doña Ana County Head Start By-Laws □ Doña Ana County Head Start Policies □ Minutes □ Other INFORMATION located on Doña Ana County Head Start web page. ______ Doña Ana County Head Start Program Policies, procedures, Forms Services &

Administrative Guides – POGS (Program Operation Guides) ______ Doña Ana County Head Start Personnel Policies & Procedures Manual and Job Descriptions ______ Head Start Performance Standards (Regulations) – Revised ______ Doña Ana County Head Start Program Written Plans NAME DATE

Please return this verification to your center teacher or bring to next Policy Council Meeting.

LISTA PARA EL CONCILIO DE PÓLIZAS

He revisado la siguiente información y evidencias: Documentación inicial de información para la “orientación” sobre el Concilio de Pólizas que incluyen: □ Estructura Gobernante □ Tabla de la Organización de Doña Ana County Head Start □ Visión general de Doña Ana County Head Start

El informe sobre la misión El objetivo general de Head Start El informe sobre la filosofía de Head Start La historia y la descripción del programa

□ Manual del Concilio de Pólizas □ Responsabilidades del Concilio de Pólizas □ DESCRIPCIÓN DE TRABAJO del Representante del Concilio de Pólizas □ Carta de intención para la posición del Concilio de Pólizas de Head Start □ Las responsabilidades de los padres en el Concilio de Pólizas □ La responsabilidad de la comunidad activa en el Concilio de Pólizas de Head Start □ Las responsabilidades de los oficiales □ El Comité del Concilio de Pólizas □ Planilla de presentación de la campaña del presidente □ Lo que “debe” o “no debe” hacer el representante □ Los estatutos de Doña Ana County Head Start □ Las políticas de Doña Ana County Head Start □ Las minutas □ Otros

INFORMACIÓN ubicada en la página de la red de Doña Ana County Head Start _______ Las Políticas del Programa de Doña Ana County Head Start, Procedimientos,

Servicios para llenar Formas y Guías Administrativas – POG’s (Guías del Programa Operativo)

_______ La Política del Personal de Doña Ana County Head Start y Manual de

Procedimientos y las Descripciones de Trabajos. _______ Las Normas de Funcionamiento (Reglamentos) de Head Start – Revisado _______ Los Proyectos Escritos del Programa de Doña Ana County Head Start

NOMBRE FECHA

Por favor regrese esta verificación al maestro de su centro o llévela a la siguiente Reunión del Concilio de Pólizas.

Board Liaison: Michael MoreheadCollege of Education, Interim Dean

Principle Investigators: Dr. Nancy BaptisteDr. Elizabeth Cahill

Parent RepresentativeCommunity Representatives

All Parents in the Head Start Center

GOVERNANCE STRUCTURE

GRANTEE:

NEW MEXICO STATE UNIVERSITY

Department of Health and Human Services

Parent Committee:

Policy Board: DACHS Policy Council

Governing Board: NMSU Board of Regents

ACF: (Administration for Children and Families)

Region VI Head Start Office - Dallas

Admin/Org_chart/10.09

Doña Ana County Head Start Organizational Chart

Internal Structure

Head Start Director

Health & Nutrition Specialist

Education Specialist Mental Health Specialist

Family Service Specialist

Fiscal Specialist

BuyerSpecialist

Account Tech II

Word ProcessingSpecialist

Receptionist

Maintenance Technician

Nutrition Assistant

FSA Subs

Food Service Attendants

Teacher

Teacher Assistants

Classroom Substitutes

Parent Involvement Assistants (I & II)

Family Outreach Workers

= Lines of Supervision = Lines of Collaboration

Disabilites Specialist

Doña Ana County Head Start Organizational Chart

External Structure

New Mexico State University Board of Regents

College of Education Research and Budget Dept.

Principle Investigators

College of Education

Head Start Director

Policy Council

Parents

Community

= Lines of Supervision = Lines of Collaboration

Overview of Doña Ana County Head Start

Mission Statement

The mission of Doña Ana County Head Start is to provide a quality comprehensive

preschool program that is in a dedicated partnership with parents and the community.

Overall Goal

The overall goal of Doña Ana County Head Start is to bring about a greater degree of social competence in children of low-income families.

Statement of Philosophy

Doña Ana County Head Start believes:

Parents are a child’s primary educator and as such we will have greater success in meeting our program goals by actively supporting and involving a child’s family in his/her education.

In order for a child to learn effectively, he/she must have a strong positive self-concept, which is developed by immersing a child in positive social environments while engaging in learning experiences.

A preschool program must address the needs of the total child. This includes medical, dental and nutritional needs as well as social, cultural, emotional, and intellectual needs.

Children learn actively, using all of their senses to interact with their environment. Children learn best when provided experiences that are:

o age appropriate (correct for that child’s developmental state) o individually appropriate (correct for that child’s uniqueness) o culturally appropriate

Program History and Description Doña Ana County Head Start is administered through New Mexico State University, College of Education, and was initiated in 1984. The Head Start program services the population around Las Cruces, New Mexico, a community of over 84,000 residents. We are presently funded to serve 258 preschool aged children (3 to 5 years of age) and their families. Of this enrollment population, at least 10% of the children are identified as having a developmental delay-disability based on state diagnostic criteria. We offer a center based option at nine locations in Doña Ana County. Our centers are located in Anthony (4 classrooms), Las Cruces (1 classroom, in housing community), Mesilla (1 classroom), New Mexico State University campus (2 classrooms), and Vado (1classroom). Eight centers offer morning and afternoon sessions that meet for three and one-half hours. Our NMSU center, offers one full-day session operating from 7:45 a.m. – 3:30 p.m.

La Visión General de Doña Ana County Head Start

La Misión

La misión de Doña Ana Head Start es proporcionar una calidad comprensiva de programa preescolar que esté dedicada a una asociación con padres y la comunidad.

Objetivo General

El objetivo general de Doña Ana Head Start es de producir un grado más alto de

competencia social en niños de familias de bajos recursos.

Declaración de la Filosofía

En Doña County Head Start creemos que:

Los padres son los principales educadores de sus hijos y como tal tendremos más éxito en lograr las metas del programa al apoyar activamente e incluyendo la participación de la familia del niño en su educación.

Para que un niño aprenda eficazmente, debe tener un concepto positivo seguro de si mismo, el cual se desarrolla introduciéndolo en ambientes sociales positivos mientras se ocupa en experiencias de aprendizaje.

Un programa preescolar debe destacar totalmente las necesidades del niño. Esto incluye las necesidades médicas, dentales y nutricionales así como social, cultural, emocional, e intelectual.

Los niños aprenden activamente utilizando todos sus sentidos para interactuar con su ambiente.

Los niños aprenden mejor cuando se les provee experiencias que son: ○ Apropiadas para su edad (correcto para el estado de desarrollo del niño) ○ Apropiadas individualmente (correcto para individualidad) ○ Apropiadas culturalmente Descripción e Historia del Programa El Doña Ana County Head Start fue iniciado en 1984, y es administrado por la Facultad de Educación de la Universidad Estatal de Nuevo México. El programa de Head Start da servicio a la población alrededor de Las Cruces, Nuevo México, una comunidad de más de 84.000 residentes. Al presente, estamos financiados para asistir a 258 niños de edad preescolar (de 3 a 5 años de edad) y sus familias. De esta población de matrícula, por lo menos 10% de los niños son identificados con una incapacidad tardía de desarrollo basada en los criterios de diagnóstico del estado. Ofrecemos la opción de nueve bases de centros ubicados en el Condado de Doña Ana. Nuestros centros se encuentran en Anthony (4 aulas), Las Cruces (1 aula en una comunidad de viviendas), Mesilla (1 aula), el campus de la Universidad Estatal de Nuevo México (2 aulas), y Vado (1 aula). Ocho centros ofrecen clases por tres horas y media en las mañanas, y en las tardes. Nuestro centro en NMSU (por sus siglas en inglés) ofrece una clase de todo un día de las 7:45 de la mañana hasta las 3:30 de la tarde.

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Doña Ana County Head Start

Policy Council Handbook Revised: September 2009

Index Page

Head Start for Everyone …………………………………….........………. 1 Head Start Facts …………………………………………………....…….. 3 Doña Ana County Head Start ……………………………………...…….. 3 The History of Parent Involvement in Head Start ………………..……… 5 Doña Ana County Head Start Parent Involvement Activities ……...……. 9 * Center Parent Committee ……………………………….....…… 9 * Policy Council …………………………………………….....…. 13 Delineation of Authority …………………………………………...……. 22

Mission Statement: To provide a quality, comprehensive preschool program

that is in a dedicated partnership with parents and the community.

Head Start for Everyone Head Start is a concept To teach our children young Head Start is the people Its song has not been sung I’ve gone to Head Start meetings Wondering what it’s all about And came away feeling It’s togetherness working, No Doubt! It’s parents and staff working With out future generations It’s grantees and directors assuring There will be no stagnation When it comes to teaching Together we’re a team We all get big doses Of much needed self-esteem From child, parent, staff On and on up the line We come together positively And come away feeling fine

Our little ones learn about color Letters and numbers, one, two, three They are given a Head Start in life They learn of choices, keeping our country free There are the staff Who work with parents endlessly, Encouraging former drop-outs to “go for it” And try for a college degree The poor and undernourished With no hope when they come in Receive not only food for body But new hope that does not end I could go on and on with praises And have a list without end When it comes to Head Start It is everybody’s friend! By: Leslie A. Weaver Policy Council Member Mt. Hood Community College H.S. Gresham, Oregon

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Head Start del Condado de Doña Ana

Manual del Concilio de Pólizas Revisado: Septiembre 2009

Índice Página Head Start para todo mundo …………………………………………………….… 2 Los hechos de Head Start ……………………………………………….....……… 4 Doña Ana County Head Start …………………………………….............……….. 4 La historia de la participación de los padres en Head Start …………………….… 6 Actividades de participación de los padres en el Doña Ana County Head Start … 10 * Centro de Comité de Padres ……………………………… …………… 10 * Concilio de Pólizas ………………………………………..……………. 14 La Delineación de Autoridad…………………………………………………... 23

La declaración de la misión: Proveer un programa preescolar extenso y de calidad que esté

totalmente entregado a la asociación entre los padres y la comunidad.

Head Start para Todo Mundo Head Start es un concepto Para enseñar a nuestros niños pequeños Head Start es la gente Su canción está sin cantar He asistido a reuniones de Head Start Sorprendido de que se trata todo esto Y salí sintiéndome ¡Qué unidos estamos trabajando, sin duda! Son los Padres y el personal trabajando Con las generaciones futuras Los concesionarios y directores asegurando Que no habrá estancamiento Cuando se trata de enseñar Juntos somos un equipo Todos recibimos grandes dosis De muy necesaria autoestima Desde el niño, los padres, el personal Así sigue y sigue hasta arriba Nos reunimos de manera positiva Y nos vamos sintiéndonos a gusto

Nuestros niños aprenden sobre los colores Las letras y los números, uno, dos, tres Se les da un comienzo en la vida Aprenden sobre opciones, manteniendo a nuestro país libre Hay el personal Que trabaja con los padres sin fin, Animando al ex que abandonó sus estudios a “ir por todas” Y conseguir un título universitario Los pobres y desnutridos Sin ninguna esperanza al entrar Reciben no sólo alimento pare el cuerpo Sino también una nueva esperanza sin fin Podría seguir y seguir con alabanzas Y tener una lista sin fin Cuando se trata de Head Start ¡Es el amigo de todos! Por: Leslie A. Weaver Miembro del Concilio de Pólizas Mt. Hood Community College H.S. Gresham, Oregon

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I. Head Start Facts

The Head Start program is a comprehensive early childhood education program for low income children and families which instills confidence, strengthens abilities, and encourages creativity. Children are provided with an environment, experience, and services which meet their individual needs in the areas of intellectual, physical, social, and emotional growth. It is recognized that parents are the primary educators of their children and the program encourages their involvement in many ways. Head Start offers a very wide range of services to each family served: educational, parent involvement, medical, dental, psychological, social services, nutritional and volunteers services. Nationally, the program began in 1965 during the “war on poverty”, as a six week summer program to assist “disadvantaged” children in preparing for school.

High quality, comprehensive early childhood development programs, such as Head Start, help to lay the foundation on which many children can build the basic skills they must have for success in school and later at work. A child grows and develops at an unusually rapid pace during the first five years of life. During this period environmental factors have a significant impact. Such positive factors as involvement in a variety of activities, opportunities for positive stimulation, and extensive interaction with other children and adults all can help strengthen a child’s development and later learning capability.

Head Start longitudinal studies of juveniles who were formerly Head Start children verified the lasting, positive effects of a comprehensive early childhood program which increased long term parental involvement in their children’s education. The positive effects include: ºDecreased likelihood of children being “held back”. ºDecreased likelihood of children being placed in remedial or special educational classes. ºEarly diagnosis and treatment of medical, nutritional, and emotional problems. ºIncreased IQ’s. ºImproved performance in school.

II. Doña Ana County Head Start Doña Ana County Head Start, administered through NMSU College of Education, services the population in and around Las Cruces, New Mexico, and was initiated in 1984. We are presently funded to serve 258 preschool aged children (3 to 5 years) and their families. Of this enrollment population, at least 10% of the children are identified as having a developmental delay/disability. We offer the center-based option at nine locations in Doña Ana County. Our centers are located in Anthony, Las Cruces, Mesilla, New Mexico State University, and Vado. Eight of the centers offer morning and afternoon sessions that meet for three and a half hours and our NMSU center operates a full-day program. Doña Ana County Head Start maintains offices in Anthony and at 2540 El Paseo, Suite B, Las Cruces. Our centers currently operate four days a week (Monday through Thursday) during the school year. We maintain an enrollment of fifteen to seventeen children in each double session center. Generally, the centers are staffed with a teacher, teacher assistant, cook, parent involvement assistant, and parents or community volunteers. All center teachers have earned a minimum an Associates Degree in Child Development and are bi-lingual.

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I. Hechos de Head Start El programa de Head Start es un programa integrado de enseñanza de la primera infancia

para los niños y familias de bajos recursos que inculca confianza, fortalece talentos, y alimenta creatividad. Los niños disponen de un ambiente, una experiencia, y de servicios que satisface sus necesidades individuales en las áreas de crecimiento intelectual, físico, social, y emocional. Es reconocido que los padres son los principales educadores de sus hijos y el programa anima su participación de muchas maneras. Head Start ofrece una amplia gama de servicios para cada familia que recibe los servicios: educacional, participación de los padres, médicos, dentales, psicológicos, servicios sociales, nutrición y servicios voluntarios. A nivel nacional, el programa se inició en 1965 durante “la guerra contra la pobreza”, como un programa de seis semanas en verano para ayudar a los niños “en desventaja” en la preparación a la escuela.

Programas integrales de alta calidad para el desarrollo de la primera infancia, tales como Head Start, ayudan a construir los cimientos sobre los que muchos niños puedan desarrollar las destrezas básicas que debe tener para el éxito en la escuela y más después en el trabajo. Un niño crece y se desarrolla a un ritmo sumamente rápido durante los primeros cinco años de vida. Durante este período, los factores ambientales tienen un impacto significativo. Estos factores positivos como la participación en una variedad de actividades, oportunidades para la estimulación positiva, y una amplia interacción con otros niños y adultos pueden reforzar el desarrollo del niño y más tarde la capacidad de su aprendizaje.

Los extensos estudios, de jóvenes quienes en un tiempo fueron niños de Head Start, verifican los duraderos efectos positivos de un temprano programa comprensivo, el cual ha incrementado la participación de los padres a largo plazo en la educación de sus hijos. Los efectos positivos incluyen: º Disminución de la probabilidad de que los niños “se retrasen” º Disminución de la probabilidad de que los niños sean asignados a un programa de emersión o en clases de educación especial. º El diagnóstico precoz y el tratamiento médico, nutricional, y de problemas emocionales. º El incremento de Coeficiente Intelectual (CI). º El incremento de mejora en la escuela.

II. Doña Ana County Head Start El Doña Ana County Head Start fue iniciado en 1984 y es administrado a través de la Facultad de Educación de la Universidad Estatal de Nuevo México, da servicio a la población dentro y alrededor de Las Cruces, Nuevo México. Al momento tenemos fondos para prestar servicios a 258 niños preescolares (de 3 a 5 años de edad) y a sus familias. De esta población matriculada, a lo menos el 10 por ciento de los niños han sido identificados con una discapacidad de desarrollo lento. Ofrecemos la opción de un centro de base en nueve localidades en el Condado de Doña Ana. Nuestros centros están ubicados en Anthony, Las Cruces, Mesilla, la Universidad Estatal de Nuevo México, y Vado. Ocho de estos centros ofrecen sesiones en la mañana y en la tarde que duran tres horas y media. Además, nuestro centro en la Universidad Estatal de Nuevo México, ofrece una sesión de todo el día. El Doña Ana County Head Start mantiene oficinas en Anthony y en el 2540 El Paseo, Suite B, en Las Cruces. Nuestros centros actualmente operan 4 días a la semana (lunes a jueves) durante el año escolar. Mantenemos una matrícula de 15 a 17 niños en cada centro de sesión doble. Generalmente, los centros están dotados con un(a) maestro(a), asistente de maestro(a), cocinero(a), asistente de un padre participante, y los padres o voluntarios de la comunidad. Todos los maestros en los centros tienen un diplomado en el Desarrollo Infantil y son bilingües.

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Doña Ana County Head Start employs 64 regular, full and part-time employees and up to 17 temporary workers. Our administrative and management staff includes a Project Director, Content Area Specialists in Education, Health/Nutrition, Family Services, Mental Health, Disabilities, and Transition Services. Our support staff includes Family Outreach Workers, a Nutrition Assistant, a Buyer Specialist, a Receptionist, Word Processing Specialist, and an Account Tech II.

DACHS/NMSU has a rating of 100% compliance with Federal regulations since 1991. Head Start is unique in that there is true parent input regarding much of the decision-making within the organization. DACHS Parent Policy Council consists of one parent from each classroom and community representatives from collaborating agencies or past Head Start parents. Policy Council members help plan and develop the goals of the program, approve various policies, approve hiring and firing decisions, and approve budget and work plans. Beyond decision-making, parent participation takes place in many other ways. Parents volunteer in the classroom, assist with field trips, provide input on curriculum, and act as liaisons to community groups. Head Start offers positive social experiences for both low-income parents and children. The Head Start families have played a vital role in making our county-wide program a success.

III. The History of Parent Involvement in Head Start

Do you know the history of Parent Involvement? It Hasn’t Always Been What It Is Today. The Evolving Role of Parents Head Start wouldn’t be Head Start without parent and community partnerships! When Head Start was founded in 1964, Congress required programs to: “provide for direct participation of the parents…in the development, conduct, and overall program direction at the local level.” This was a revolutionary concept for public, early childhood programs. Head Start initially saw parents as learners, seeking ways to enrich their child’s experience, and fulfilled its responsibility to them by providing education in such areas as nutrition, budget management and concepts of child development and child rearing. Parents were encouraged to participate, but no one was really sure how they should participate, what is it they should be doing? Some programs established career ladders and began hiring parents as Parent Involvement Coordinators, teachers, aides, bus drivers and cooks. In 1967, it became clear that parents were serving their Head Start programs in constructive and useful ways. Greater recognition and clarification of their involvement became necessary, and the result of this concern was the first formal Manual of Policies and Instructions outlining the four areas of parent participation which are still the hallmark of parent involvement in Head Start today.

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El Doña Ana County Head Start emplea a 64 empleados de medio tiempo y tiempo completo y hasta 17 empleados con contrato temporal. Nuestro personal administrativo y de gerencia incluye un Director de Proyectos, Especialistas de Currículo en Educación, Salud y Nutricionista, Servicios para las Familias, Salud Mental, Discapacidades y Servicios de Transición. Nuestro personal de apoyo incluye trabajadores que ayudan a las familias, un Asistente de Nutrición, un Especialista de Compras, una Recepcionista, una Especialista de Procesamiento de Textos, y una Contadora Técnica II.

El Doña Ana County Head Start y la Universidad Estatal de Nuevo México tienen una calificación de 100 por ciento de cumplimiento con los Reglamentos Federales desde 1991.

El Head Start es único en cuanto a que existe verdadera participación de los padres en muchas de las decisiones que se toman dentro de la organización. El Consejo de la Política de Padres del Head Start del Condado de Doña Ana consiste en un padre de cada salón de clases y representantes de la comunidad de las agencias colaboradoras o padres de hijos que han participado en el programa de Head Start. Los miembros del Concilio de Pólizas ayudan a planear y a desarrollar las metas del programa, aprobar varias pólizas, tomar decisiones en cuanto a emplear y des emplear personal, y también a aprobar planes de trabajo y de presupuesto. Más allá de la toma de decisiones, la participación de los padres toma lugar de muchas otras maneras. Los padres se dan de voluntarios en el salón de clases, ayudan con los viajes y excursiones, dan opiniones sobre el currículo, y funcionan como embajadores en los grupos comunitarios. El Head Start ofrece experiencias sociales positivas tanto a los padres de bajos recursos como a los niños. Las familias de Head Start han desempeñado un papel vital en hacer que nuestro programa, extendido por todo el condado, sea todo un éxito.

III. Las Historia de la participación de los Padres en Head Start ¿Sabe la historia de la participación de los padres? No siempre ha sido lo que es ahora. La evolución de papel de los Padres ¡El Head Start no podría ser Head Start sin la asociación de los padres y la comunidad! Cuando Head Start fue fundado en 1964, el Congreso exigía programas para: “proporcionar la participación directa de los padres…en el desarrollo, la conducta, y en la dirección general del programa a nivel local.” Esto fue un concepto revolucionario para los programas públicos de la primera infancia. Inicialmente Head Start veía a los padres como aprendices, buscando maneras de enriquecer la experiencia de sus hijos, y cumplir con su responsabilidad hacia ellos de mantener la educación en áreas tales como la nutrición, la gestión del presupuesto, y los conceptos de desarrollo infantil y la crianza de los niños. Los padres fueron animados a participar, pero nadie realmente estaba seguro de cómo debían participar. ¿Qué es lo que deberían estar haciendo? Algunos programas establecieron una escala profesional, y empezaron a contratar a los padres como Coordinadores de Participación de Padres, maestros, ayudantes, conductores de los camiones escolares, y cocineros. En 1967, se hizo evidente que los padres estaban cumpliendo con sus programas de Head Start en una forma constructiva y útil. Mayor reconocimiento y la aclaración de su participación se convirtió en algo necesario, y el resultado de esta preocupación fue el primer Manual de Pólizas e Instrucciones formal, enfatizando los cuatro áreas de participación de los padres que sigue siendo la póliza de la participación de los padres hoy en Head Start.

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ºParents as decision-makers ºParents as paid staff, volunteers and observers ºParents involved in activities which they have helped to develop ºParents working at home with their own children in cooperation with Head Start staff Parents as decision-makers headed the list because it was anticipated that this would be the most difficult to implement. Parents, staff and community representatives needed to develop a partnership in decision-making. The manual recommended a staffing formula for parent involvement and a hierarchy of parent advisory committees so that parents would be able to influence the program at all levels. In 1969, Manual 10A appeared, titled Parent Involvement, A Workshop of Training Tips for Head Start Staff. It stated that at least fifty percent of the Parent Advisory Committee or Council must be parents and that they must be democratically elected to their posts by the parents of children currently enrolled in the program. It further strengthened and clarified the role of parents and community representatives in the decision making process. This document established a formal structure that empowered parents with the rights to be involved in policy making and program operations at three critical levels: 1. The Head Start Center Committee in which all eligible parents were automatically members; 2. The Head Start Policy Committee, to which parents were elected at the delegate agency level; and 3. The Head Start Policy Council, to which parents were elected at the grantee agency level. Both the Policy Committee and Policy Council incorporated community representatives into their membership. 1975 - Performance Standards Rule

The Head Start Program Performance Standards were initially announced in 1973 and, then, finalized on June 30, 1975. They established specific requirements for the operation of local Head Start programs. These requirements included: “a planned program of experiences and activities which support and enhance the parental role as the principal influence in their child’s education and development.” Head Start recognized that in order to bring about a greater degree of social competence in children of low income families, “the child’s entire family, as well as the community must be involved.” In addition, the standards stated that parents were to be recognized as “contributors to the Head Start program and to their communities, and to be afforded opportunities for direct involvement in program planning and operations.”

Head Start Policy Manual Instruction I-30, Section B-2, The Parents (70.2), was incorporated as part of the original 1973 Head Start Performance Standards.

In 1978, the Exploring Parenting Program was offered to Head Start Programs throughout the country as a pilot effort in parent education. The program invited “hands on” participation and input by parents as they explored options in working with their children and strengthened the parenting skills they already possessed.

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º Los padres como participantes para tomar decisiones º Los padres como personal pagado, voluntarios y observadores º Los padres participando en actividades, las cuales ellos mismo han ayudado a desarrollar º Los padres trabajando en casa con sus propios hijos en colaboración con el personal de Head Start Los padres como participantes para tomar decisiones, encabezan la lista porque se preveía que sería lo más difícil para implementar. Los padres, el personal y representantes de la comunidad necesitaban desarrollar una asociación para hacer decisiones. El manual recomendaba una fórmula de dotación de personal para la participación de los padres y una jerarquía de comités consultivos de padres que podrían influir en el programa a todos los niveles. En 1969, apareció el Manual 10A, titulado Participación de los Padres. Un Taller de Formación de Advertencias para el Personal de Head Start. Declaró que por lo menos el cincuenta por ciento del Comité Consultivo de Asesoría de Padres o Consejo, deben ser padres y que deben ser elegidos democráticamente a sus puestos por los padres de niños actualmente inscritos en el programa. Asimismo, reforzar y clarificar el papel de los padres y representantes de la comunidad en el proceso de la toma de decisiones. Este documento estableció una estructura formal de la facultad de los padres con los derechos a participar en la formulación de pólizas y operaciones del programa en tres niveles críticos: 1. El Comité del Centro de Head Start en el cual todos los padres elegibles eran automáticamente miembros. 2. El Comité de Pólizas de Head Start, en el cual los padres eran elegidos a nivel del organismo de delegados; y 3. El Concilio de Pólizas de Head Start, en el cual los padres eran elegidos a nivel del organismo de concesionarios. Tanto el Comité de Pólizas como el Concilio de Pólizas, incorporaron representantes de la comunidad en su calidad de miembros.

1975 – Normas de Desempeño del Articulo Las Normas de Desempeño de Head Start se anunciaron inicialmente en 1973 y, fueron adoptadas el 30 de junio de 1975. Ellas establecieron requisitos específicos para el funcionamiento de los programas locales de Head Start. Estos requisitos incluían: “un programa planificado de experiencias y actividades que apoyará y mejorará el papel de los padres como la influencia principal en la educación y desarrollo del niño.” Head Start reconoció que para lograr un mayor grado de competencia social en niños de familias de bajos ingresos, “toda la familia del niño, así como la comunidad debería participar.” Además, las normas declararon que los padres debían ser reconocidos como “contribuyentes al programa de Head Start y sus comunidades, y que se proporcionarán oportunidades para la participación directa en la planificación de programas y operaciones.”

El Manual de Pólizas de Head Start, Instrucción I-30, Sección B-2, Los Padres (70.2), fue incorporado como parte de la original de 1973 de las Normas de Desempeño de Head Start.

En 1978, el Programa de Exploración de Padres fue ofrecido por todo el país en los Programas de Head Start como una iniciativa piloto para la educación de los padres. El programa invitaba la participación “practica” y aportación de los padres según exploraban las opciones para trabajar con sus hijos y fortalecer las habilidades de crianza que ya poseían.

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The 1990’s

Head Start revised its Program Performance Standards and continued to emphasize family partnerships and parent involvement in making decisions about their program’s operation. Head Start programs were required to engage in a process of collaborative partnership-building with parents to establish mutual trust and to identify family goals, strengths, and necessary services and other supports. Into the 21st Century

Head Start continues to emphasize shared decision making, partnerships, and collaborations between the program, parents, and the community. The publication, A Head Start Handbook of the Parent Involvement Vision and Strategies (1996, p. ix) challenges programs to “create and sustain a partnership with all Head Start parents, with goals to: 1. Support parents as primary educators, nurturers and advocates for their children; 2. Provide every parent with opportunities for a significant experience in Head Start; and, 3. Ensure that parents are involved in making policy and program decisions for their Head Start program.

IV. Doña Ana County Head Start Parent Program Activities

We believe that you, as a parent, are the most important influence in your child’s education and development. One of Head Start’s goals is to support you in this role. We make information, experiences, and other resources available throughout the year that can make your job a little easier. Parent involvement in every part of the program is necessary to assure the most benefit for Head Start children. You will have many opportunities for several kinds of direct involvement: ºIn decision-making for planning and operating the program. ºIn activities you and other parents have helped develop. ºIn the classroom and other educational activities. ºIn the home. Head Start is one of the few programs that asks people receiving services to be involved in designing how those services will be delivered. All of the staff will be working to support your participation because we see the partnership between Head Start and the parents as the key…to the success of the child and program.

Center Parent Committee In every classroom all parents are members of a center Parent Committee. There will be a parent/staff get-together once a month, often combined with parent training. The Parent Committee provides you the opportunity to be involved in planning your child’s program, decision-making, and other activities of your choice.

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Los años 1990’s

El Head Start revisó su Programa de Normas de Desempeño y siguió haciendo hincapié en asociaciones familiares y la participación de padres en la toma de decisiones sobre la operación de su programa. Los programas de Head Start estaban obligados a participar en un proceso de la creación de asociaciones colaborativas con los padres para establecer una confianza mutua y para identificar metas familiares, los puntos fuertes, y los servicios necesarios y otros apoyos. En el siglo 21

El Head Start continúa haciendo hincapié en la toma de decisiones compartidas, asociaciones y colaboraciones entre el programa, los padres y la comunidad. La publicación, Manual de la Visión y Estrategias de Participación de Padres de Head Start (1996, p.ix), reta a los programas a “crear y mantener una asociación con todos los padres de Head Start” con objetivos a:

1. Apoyar a los padres como principales educadores, criadores y defensores de sus hijos;

2. Proporcionar a todos los padres con oportunidades para una experiencia significativa en Head Start; y,

3. Asegurarse de que los padres participen en la toma de decisiones de política y de decisiones de programas para el Programa de Head Start.

IV. Programas de Actividades para Padres del Doña Ana County Head Start Creemos que usted como padre, es la influencia más importante en la educación y desarrollo de su hijo. Una de las metas de Head Start es apoyarle en esta función. Hacemos información, experiencias, y otros recursos disponibles durante todo el año que pueden hacer su trabajo un poco más fácil. La participación de los padres en cada parte del programa es necesaria para asegurar el mayor beneficio para los niños de Head Start. Tendrá muchas oportunidades para varios tipos de participación directa: º En la toma de decisiones para la planificación y operación del programa º En actividades que usted y otros padres de familia ha ayudado a desarrollar º En el salón de clase y otras actividades educativas º En el hogar El Head Start es uno de los pocos programas que le pide a las personas que están recibiendo servicios de participar en el diseño de cómo estos servicios se prestarán. Todo el personal estará trabajando para apoyar su participación porque vemos la asociación entre Head Start y los padres como la clave… para el éxito del niño y del programa.

Centro del Comité de Padres

En cada salón de clases, todos los padres son miembros de un Centro de Comité de Padres. Habrá una reunión de padres y personal una vez al mes, a menudo será combinada con un entrenamiento para padres. El Comité de Padres le ofrece la oportunidad de participar en la

planificación del programa de su hijo, hacer decisiones, y otras actividades de su elección.

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Guidelines The Facilitator will be the elected Representative or Alternate for each classroom. The center lead teacher and PIA and/or F.O.W. will assist facilitator in conducting the meetings. Facilitator is responsible for the following: ºLeads the business meeting. ºMakes sure everyone gets a chance to speak. ºCalls the meeting to order and formally closes the meeting when the time is up. ºMeets with lead teacher a week prior to Classroom monthly meeting. ºDoes not vote unless there is a tie. Only then may he/she vote to break a tie. Facilitation involves: ºUtilizing Agenda (Prepared agendas are formatted in advance) ºStarting the meeting on time ºKeeping the group on topic and on time ºBeing aware of the group dynamic/mood/needs ºHelping everyone participate democratically ■ making sure there is agreement about the decision-making method ■ calling on people: ºEncouraging quiet people to talk ºDiscouraging domination by a few people ºChecking for clarity of communication, “I think I hear you saying…” ºSummarizing progress of the meeting from time to time ºMoving the group to the point of decision ºGetting clarity about responsibilities: Task check Note: The Facilitator is normally the Classroom’s Policy Council Representative. Note: The whole group should learn to accept responsibility for the conduct of the meeting and for helping the facilitator. This means individual self-discipline. It also means people should be willing to point out when the group is digressing or to make process suggestions. In addition, be aware that deep involvement in the issue at hand, especially if it is controversial, is incompatible with good, fair facilitation. The facilitator can ask someone else to facilitate temporarily when too personally involved in the issue being discussed. Recorder (Secretary) is responsible for the following: ºNotes who attends the meetings (sign-in sheet) ºWrites down what happens at each meeting (in brief) and keeps a copy of these minutes in a special folder so that any parent can take a look at the Minutes Book. ºShall write up the minutes or type them within 5 days of the monthly meeting and post them in the Classroom Parent Room. ºShall have copies of any documents or forms used for Head Start Parent activities.

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Pautas

El Facilitador será el Representante o Suplente elegido para cada salón de clases. El maestro principal del centro, y el PIA y/o F.O.W. le ayudarán al Facilitador a realizar las reuniones. El Facilitador es responsable de lo siguiente: º Lidera la reunión de negocios. º Se asegura de que todos tengan la oportunidad de hablar. º Llama a la sesión y cierra formalmente la reunión cuando se acabe el tiempo. º Se reúne con el maestro principal una semana antes de la reunión mensual en el aula. º No vota a menos que haya un empate. Sólo entonces podrá él/ella votar para romper un empate. La facilitación involucra: º La utilización del orden del día (agendas preparadas están formateadas de antemano) º Empezar la reunión a tiempo º Mantener al grupo sobre el tema y en los plazos º Ser conscientes de la dinámica del grupo o estado de ánimo y necesidades º Ayudar a que todos participen democráticamente

■ Asegurándose de que haya un acuerdo sobre el método de toma de decisiones

■ Dándole el turno a toda la gente: º Animando a la gente tranquila a que hable º Desalentar el dominio de unas pocas personas º Comprobar la claridad de la comunicación: “Creo que te escucho decir …” º Resumir los avances de la reunión de vez en cuando º Llevar al grupo al punto de una decisión º Conseguir una mayor claridad sobre las responsabilidades; verificación de tareas Nota: El Facilitador es normalmente el Representante del Salón de Clase del Concilio de Pólizas. Nota: Todo el grupo debe aprender a aceptar responsabilidad para el comportamiento de la reunión y para ayudar al facilitador. Esto significa auto-disciplina personal. También significa que la gente debe estar dispuesta a recordar cuando el grupo está en desacuerdo o para hacer sugerencias al proceso. Además, esté consciente de que una profunda implicación en un asunto en cuestión, especialmente si es objeto de controversia, es incompatible con una facilitación buena y justa. El facilitador puede pedirle a alguien más para facilitar temporalmente cuando se encuentra demasiado involucrado personalmente en un asunto objeto de debate. Recordar (Secretario) es responsable de lo siguiente: º Anota quien asiste a las reuniones (planilla de asistencia) º Escribe lo que sucede en cada reunión (en breve) y mantiene una copia de dichas minutas en una carpeta especial para que cualquier padre pueda echar un vistazo al Libro de Minutas. º Deberá redactar las minutas o escribirlas en máquina dentro de 5 días de la reunión mensual y publicarlas en el salón de clase de los padres. º Deberá tener copias de documentos o formularios utilizados para las actividades de los padres de Head Start.

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Policy Council The purpose of the Policy Council is to provide a formal means of involving parents, agency, board, and the community in decisions affecting the operation and management of the Head Start program. Parents and community representatives participate in policy making and the operation of the whole Head Start program by being members of the Policy Council. Parents must make up at least 51% of the Policy Council. A representative from each classroom is elected by the parents to the Policy Council. These representatives will take ideas with them from all parents and, in turn, keep those parents informed of decisions made at the Policy Council meetings. Policy Council members help plan and develop program goals; decide ways of enrolling Head Start families; and approve various policies, hiring and firing decisions, and the budget. They also assist staff in evaluating the program each year. Community Representatives are selected from collaborating agencies and voted on each year. No more that 49% of the Council can be Reps from the community. The Policy Council receives support from the program by receiving training from Head Start so they are able to understand the program and changes within it. Parent representatives also receive reimbursement for child care and transportation, if needed, to attend Policy Council meetings. The role of Parent Representatives to the Policy Council Each classroom (15 to 17 families) elects one of the parents as Policy Council Representative, and one Policy Council Alternate that act as a substitute Representative. Community representatives are also elected to the Policy Council. The role of Policy Council Representative is very important. They act as a link between those people making and carrying out decisions and the people Head Start serves. What do Parent Representatives do? (See detailed responsibilities on Quick Reference Guide) ºAttend all Policy Council Meetings and center Parent Committee meetings. ºFacilitate the Parent Committee Meetings and work closely with the center lead teacher. ºKeep parents informed about issues facing the Policy Council. ºOversee the activities of classroom sub-committees, if any. ºAssist in recruiting volunteers from parents, community and organizations. What else can Parent Representatives do? ºAttend trainings and share the training with other parents. ºDevelop a phone tree for your classroom. ºCoordinate rides and childcare. ºDevelop and carry out new ways of encouraging effective Parent Involvement.

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Concilio de Pólizas El propósito del Concilio de Pólizas es proporcionar un mecanismo formal para la participación de los padres, el organismo, la junta directiva, y la comunidad en las decisiones relacionadas con la operación y administración del programa de Head Start. Los padres y representantes de la comunidad participan en la formulación de las pólizas y el funcionamiento de todo el programa de Head Start por ser miembros del Concilio de Pólizas. Los padres deben representar por lo menos el 51% del Concilio de Pólizas. Un representante de cada aula es elegido por los padres para el Concilio de Pólizas. Estos representantes llevarán ideas con ellos de todos los padres y, a la vez, mantendrán a los padres informados sobre las decisiones adoptadas en las reuniones del Concilio de Pólizas. Los miembros del Concilio de Pólizas ayudan a planificar y desarrollar los objetivos del programa, decidir la manera de inscribir a las familias a Head Start, y aprobar diversas pólizas, decisiones de contratación y despido, y el presupuesto. También ayudan al personal a evaluar el programa cada año. Representantes de la Comunidad son seleccionados de organismos colaboradores y son elegidos cada año. No más del 49% del Consejo pueden ser Representantes de la comunidad. El Concilio de Pólizas cuenta con el apoyo del programa en la forma de entrenamiento de Head Start para que puedan entender el programa y sus cambios. Representantes de los padres también reciben un reembolso, por el cuidado de sus niños y el transporte, si es necesario, para asistir a las reuniones del Concilio de Pólizas. El papel de los representantes de los Padres al Concilio de Pólizas Cada salón de clase (15 a 17 familias) elige a uno de los padres como Representante del Concilio de Pólizas, y a un Alterno del Concilio de Pólizas que actúa como un sustituto del Representante. Representantes de la comunidad también son elegidos para el Concilio de Pólizas. El papel de Representante al Concilio de Pólizas es muy importante. Actúan como un vínculo entre las personas que hacen y llevan a cabo las decisiones, y la gente que Head Start sirve. ¿Qué hacen los Representantes de los padres? (Vea las responsabilidades detalladas en el Guía de Referencia Rápida) º Asistir a todas las reuniones del Concilio de Pólizas y las del Comité de Padres del centro. º Facilitar las reuniones del Comité de Padres y trabajar de cerca con el maestro principal del centro. º Mantener informados a los padres acerca de los problemas que enfrenta el Concilio de Pólizas. º Supervisar las actividades de los subcomités de los salones de clases, si hay alguno. º Asistir en el reclutamiento de voluntarios de padres, la comunidad y las organizaciones. ¿Qué más pueden hacer los Representantes de los padres? º Asistir a los entrenamientos y compartir los entrenamientos con otros padres. º Desarrollar un árbol de teléfonos para su salón de clase. º Coordinar paseos y el cuidado de niños. º Desarrollar y llevar a cabo nuevas formas de animar efectivamente la participación de los padres.

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Policy Council Meetings ºMembers must arrive on time, or even earlier than the meeting is scheduled. ºAll members should sit together, with only the Executive Committee at the head table facing the Policy Council. ºOnly members should participate in the discussions taking place during the meeting. Other people at the meeting should not contribute to the discussion unless they are asked by the

Policy Council to do so. The Head Start Director, and Family Services Specialist act as consultants to the council to provide information and respond to council questions.

ºSome time, either during the Policy Council Meeting, or before or after it, time should be set aside for the Policy Council to hear from other people who have come to the meeting. ºGood records (Minutes) should be kept of the actions taken by the Policy Council at every meeting. Each member of the Policy Council will receive copies of the Minutes. ºThe Policy Council Secretary will take the minutes and Head Start personnel will audio tape

and/or take additional notes to ensure accuracy. An Invitation Whether or not you are a representative, all parents have an open invitation to attend Policy Council meetings. Your Policy Council representative can let you know the exact time and place of meetings. Policy Council alternates may attend all trainings and meetings to assist them in taking the place of the representative, when the need arises. If the representative is in attendance, the alternate may not vote. Parent Program Activities/Training You will have several chances during the year to attend trainings and participate in child educational events or activities with Head Start parents. This is also an important kind of parent involvement. Child Care and Transportation Child Care for Policy Council activities will be reimbursed via stipend, as decided by the current Policy Council and the availability of funds. Whenever possible, Representatives should utilize free child care volunteers. The stipend only applies to official Policy Council activities for low income parent representatives. Stipends will be available for Policy Council Committee Meetings, or parents serving on the personnel committee that assist with screening and interviewing. Transportation will be provided to low income parent Policy Council representatives to and from Policy Council meetings, if needed. Policy Council Agenda The Agenda is the Chairperson’s guide for timing various items of business so that the really important issues are not overlooked. Members will receive the Minutes, with an Agenda attached. It shows the business for the meeting. Here is an example of an Agenda:

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Reuniones del Concilio de Pólizas º Miembros deben llegar a tiempo, o incluso antes de lo que la reunión esté programada. º Todos los miembros deben sentarse juntos, con sólo el Comité Ejecutivo en la mesa principal mirando hacía el Concilio de Pólizas. º Sólo los miembros deben participar en los debates que se llevan a cabo durante la reunión. Otras personas en la reunión no deben contribuir a la discusión, a menos que sean planteadas por el Concilio de Pólizas para hacerlo. El Director de Head Start, y el Especialista de Servicios de la Familia actúan como consultores para el Consejo para proporcionar información y responder a las preguntas del Consejo. º En algún momento, ya sea durante la reunión del Concilio de Pólizas, o antes o después de ella, se debe fijar un tiempo para que el Concilio de Pólizas escuche otras personas que han asistido a la reunión. º Buenos expedientes (minutas) deben mantenerse sobre las medidas adoptadas por el Concilio de Pólizas en cada reunión. Cada miembro del Concilio de Pólizas recibirá copias de las minutas. º El Secretario del Concilio de Pólizas tomará las minutas y el personal de Head Start grabará cintas de audio y / o tomará notas adicionales para asegurar la exactitud. Una Invitación Si usted es o no es un Representante, todos los padres tienen una invitación abierta para asistir a las reuniones del Concilio de Pólizas. Su Representante del Concilio de Pólizas puede hacerle saber la hora exacta y el lugar de las reuniones. Los Alternos del Concilio de Pólizas pueden asistir a todos los entrenamientos y reuniones para ayudarles a tomar el lugar del Representante, cuando surja la necesidad. Si el Representante está en asistencia, el Alterno no puede votar. Programa de Actividades/Entrenamiento para los padres

Usted tendrá varias oportunidades durante el año para asistir a los entrenamientos, y participar en eventos educativos para niños, y actividades con otros padres de Head Start. Estos eventos son importantes para la participación de los padres. Cuidado de Niños y el Transporte El Cuidado de Niños, a causa de las actividades del Concilio de Pólizas, será reembolsado a través de los honorarios, según lo decidido por el actual Concilio de Pólizas y la disponibilidad de fondos. Siempre que sea posible, los representantes deben utilizar voluntarios gratis en el cuidado infantil. Los honorarios sólo se aplican a las actividades oficiales del Concilio de Pólizas para representantes de los padres con bajos recursos. Los honorarios estarán disponibles para las reuniones del Comité del Concilio de Pólizas, o para los padres asistiendo en el Comité de Personal que ayudan seleccionando y entrevistando. Se les ofrecerá transportación a los representantes de los padres, con bajos recursos, para la ida y vuelta a las reuniones del Concilio de Pólizas, si es necesario. Orden del Día del Concilio de Pólizas El orden del día es la guía del Presidente para sincronizar los diferentes negocios para que los verdaderos asuntos importantes no se pasen por alto. Los miembros recibirán las minutas, con un Orden del Día adjunto. Esto demuestra el negocio de la reunión. Enseguida hay un ejemplo de un Orden del Día:

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Agenda Policy Council Meeting

Date: Location: Time:

Call to Order Welcome and Introductions Reading of Minutes of last meeting (Corrections/Approval) Parent Activities Account Report & Balance Standing Committees Director’s Report Committee Reports

- By-Laws - Recruitment - Personnel

Center Representative Reports Old Business New Business Announcements Adjournment

Policy Council Minutes One of the Policy Council Secretary’s duties is to keep accurate records of all Policy Council business. The Minutes are recorded by the Secretary and the Central Office will review and assist with preparation of minutes, if necessary. The Minutes should contain the following information: ºKind of meeting, regular or special ºNames of those in attendance ºApproval of previous Minutes; corrections of previous Minutes ºAll reports, motions, and actions taken ºWho made, seconded the motion and number who abstained ºIf an election took place, a full report of the votes cast ºAll information which is needed at future meetings Parliamentary Procedure In most organizations a process called “Parliamentary Procedure” is used to run the meetings. This process was developed to help meetings run smoothly, to maintain order, and to make sure each member is given equal time and consideration for their input. To follow Parliamentary Procedure, one of the things you must know is…

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Orden del Día Reunión del Concilio de Pólizas

Fecha: Ubicación: Tiempo:

Llamada al orden Bienvenida y presentaciones Lectura de las minutas de la última reunión (correcciones y aprobación) Informe de la Cuenta de Actividades de los Padres y Balance Comités Permanentes Informe del Director Informe del Comité

- Estatutos - Contratación - Personal

Informe del Representante del Centro Asuntos Pendientes Asuntos Vigentes Anuncios Clausura

Minutas del Concilio de Pólizas Una de las funciones del Secretario del Concilio de Pólizas es mantener un registro exacto de todas las pólizas del Concilio de Pólizas. Las Minutas se registran por el Secretario y si es necesario, la Oficina Central revisará y ayudará con la preparación de las minutas. Las Minutas deben contener la siguiente información: ºTipo de reunión, ordinaria o extraordinaria ºLos nombres de los asistentes ºLa aprobación de la Minutas anteriores; correcciones de las Minutas anteriores º Todos los informes, mociones, y las medidas adoptadas ºQuién hizo la moción, secundo la moción, y el número de personas que se abstuvieron. ºSi la elección se llevó a cabo, un informe completo de los votos emitidos ºToda la información que se necesita en las futuras reuniones Procedimiento Parlamentario En la mayoría de las organizaciones hay un proceso denominado “Procedimiento Parlamentario” que se utiliza para dirigir las reuniones. Este proceso fue desarrollado para ayudar a las reuniones sin problemas, para mantener el orden, y para asegurarse de que cada miembro se le asigne el mismo tiempo y consideración para sus aportaciones. Para seguir el Procedimiento Parlamentario, una de las cosas que debe saber es…

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How a Motion is Made ºRecognition. Raise your hand to get the Chairperson’s permission to speak: “Mr. (or Madam) Chairperson…” ºMake the motion. Offer your recommendation to the rest of the group: “I move we have a spring picnic…” ºIt must be seconded. To support your idea, another member should say: “I second the motion…” ºClearly state the motion. The Chairperson puts the motion in words that everyone can understand and then states the motion: “It has been moved and seconded that we have a spring picnic…” ºDiscussion. The Chairperson invites members to discuss the motion: “Is there any discussion?” ºRestate the motion. The discussion ends when the Chairperson prepares the members for voting by restating the motion: “The motion before us is to have a spring picnic.” ºMotion. The Chairperson calls for the vote. The vote can be done by voice, written ballot, or show of hands. If the vote is by voice, the Chairperson says: “All those in favor of a spring picnic, signify by saying, “aye”; those opposed, say “nay”; those abstaining?” ºState the results. The Chairperson announces whether or not the motion has carried or failed: “The motion carried.” Policy Council Training Plan and Key Business Items September New Policy Council Member Orientation - “Nation’s Pride” or “Powerpoint Presentation” (ACF initiatives shared throughout the year) (Content area information reports given to members monthly) October October is Head Start Awareness Month – Staff will wear their Red Ribbons Celebration for past PC Representatives and Alternates Election of Policy Council Officers – officer and committee role and responsibilities VIP tour to all centers – funds permitting Responsibility of Policy Council to review “Community Complaints” November Council Role in Human Resource Personnel Matters and Parent Meetings Review DACHS Employee Handbook - Personnel Policies (if needed) Written plan review and approval December Working Session January Working Session February Recruitment – Policy Revision One-time, Quality, T/TA, Cola Proposal, if RFP is received

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Como se hace un Moción ºReconocimiento. Levantar la mano para conseguir el permiso del Presidente para hablar: “Sr. (o señora) Presidente…” ºHacer la moción. Ofrézcale su recomendación al resto del grupo: “Propongo que tengamos un día de campo (picnic) de primavera…” ºDebe se secundado. Para apoyar su idea, otro miembro debe decir: “segundo la moción…” º Indique claramente la moción. El Presidente pone la moción en palabras que todos puedan comprender y luego afirma la moción: “se ha hecho la moción y secundado que tendremos un día de campo de primavera…” º Discusión. El Presidente invita a los miembros para discutir la propuesta: “¿Hay algún debate? º Ratificación de la moción. La discusión termina cuando el Presidente prepara a los miembros para el voto, ratificando la moción. “La moción que tenemos ante nosotros es de tener un día de campo de primavera.” º Moción. El Presidente pide la votación. La votación se puede hacer mediante la voz, por escrito en boleta, o a mano alzada. Si el voto es por la voz, el Presidente dice: “Todos aquellos a favor de tener un día de campo de primavera, significa diciendo “aye” (sí); los que se oponen, digan “nay” (no); ¿los que se abstienen? º Presente los Resultados. El Presidente anuncia si la propuesta pasó o falló: La moción fue aprobada.” Plan de Formación del Concilio de Pólizas y Elementos Claves de Negocios Septiembre Orientación para nuevos miembros del Concilio de Pólizas – “Orgullo de la Nación” o “Presentación de PowerPoint” (iniciativas de ACF para compartir durante todo el año). (Se otorgan informes mensualmente a los miembros sobre la información del área de conocimiento).

Octubre Octubre es el Mes de la Concientización de Head Start – El personal usará sus listones rojos. Celebración por los últimos Representantes de PC y Suplentes. Elecciones de Oficiales para el Concilio de Pólizas – el papel que desempeñan los oficiales y el comité, y responsabilidades. Un recorrido VIP por todos los centros – Si los fondos lo permiten. La responsabilidad del Concilio de Pólizas para examinar las “quejas de la Comunidad.”

Noviembre El papel que desempeña el Consejo en los Asuntos del Personal de Recursos Humanos, y en las Reuniones de Padres Examinar el Manual de Empleados del Head Start del Condado de Doña Ana (DACHS) – Pólizas del Personal (si es necesario). Planificación escrita de la exanimación y aprobación.

Diciembre Sesión de trabajo

Enero Sesión de trabajo

Febrero Contrataciones – revisiones de las normas Una sola vez, de calidad, T / TA, propuesta de Cola, si se recibe el RFP

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March Council Role in Grant Approval – Continuation Proposal in-put Comprehensive Community Assessment Annual Self-Assessment April Transition into Kindergarten May End of program Year Review Continuation Proposal Review June Continuation Proposal Review Working Sessions July Working Sessions Continuation Proposal Approval/New Hires Approval August Continuation Proposal Approval/New Hires Approval Marzo El papel que desempeña el Consejo en la aprobación de becas –Continuación de Propuestas de entrada. Evaluación Integral de la Comunidad Auto-Evaluación Anual Abril Transición al Jardín de Niños Mayo Evaluación Anual de Fin de Programa Continuación de Evaluación de Propuestas Junio Evaluación de Continuación de Propuesta Sesiones de trabajo Julio Sesiones de trabajo Aprobación de Continuación de Propuestas / Aprobación de Nuevas Contrataciones Agosto Aprobación de Continuación de Propuestas / Aprobación de Nuevas contrataciones

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V. Delineation of Authority Federal Head Start Regulation 1304.50

Planning Functions

Function Board of Regents

Head Start Director

Head Start Policy Council

1. Agency’s procedures for planning.

Legal - General Responsibility

Does (Operating Responsibility)

Must approve/disapprove

2. Philosophy and goals of Head Start program and develop ways to meet them within HHS guidelines.


Does


3. Selection of delegate agencies and their service area in county.


Does Must approve/disapprove

4. Criteria for defining recruitment, selection and enrollment of children within applicable laws and HHS guidelines.



5. All funding applications/amendments prior to submission to HHS



6. Policy Council, Parent Committee reimbursement-to enable low-income members to participate fully in their group responsibility by providing, if necessary, reimbursement for reasonable expenses incurred by members.



7. The annual self-assessment of the grantee or delegate agency’s progress in carrying out the programmatic and fiscal intent of its grant application, including planning or other actions that may result from the review of the annual audit and findings from the Federal monitoring review.



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V. Delineación de la Autoridad Federal de Head Start Reglamento 1304.50

Las Funciones de la Planificación

Función Junta Directiva

Director de Head Start

Concilio de Pólizas de Head Start

1. Procedimientos de planificación del organismo

Responsabilidades Legales o Generales

Hace (Responsabilidades Operativas)

Se debe aprobar o desaprobar

2. Metas y filosofía del programa de Head Start y desarrollar formas para llegar a las pautas de HHS


Hace Se debe aprobar o desaprobar

3. La selección de agencias delegadas y su área de servicio en el condado



4. Criterios para la definición del reclutamiento, la selección, y la inscripción de los niños dentro las leyes aplicables y las pautas de HHS



5. Las solicitudes o enmiendas para fondos antes de presentarlos a HHS



6. Concilio de Pólizas, los reembolsos del Comité de Padres – para permitir que los miembros de bajos recursos puedan participar plenamente con la responsabilidad de su grupo, facilitando, si es necesario, el reembolso de gastos razonables que incurra los miembros



7. El informe anual de autoevaluación del concesionario o agencia delegada sobre el progreso en realizar la intención programática y fiscal de su solicitud de subvención, incluyendo la planificación u otras acciones que pueden ser consecuencia de la revisión anual de auditoría y los resultados de la revisión del seguimiento Federal



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General Procedures

Function Board of Regents

Head Start Director


1. The composition of the Policy Council or the Policy Committee and the procedures by which policy group members are chosen.

Legal - General Responsibility & must approve or disapprove

Does (operating responsibility)


2. Grantee and delegate agencies must have written policies that define the roles and responsi-bilities of the governing body members and that inform them of the management procedures and functions necessary to implement a high quality program.


3. Procedures describing how the governing body and the appro-priate policy group will imple-ment shared decision-making.


Determined locally Must approve/disapprove

4. Internal dispute resolution. Each grantee and delegate agency and Policy Council or Policy Committee jointly must establish written procedures for resolving internal disputes, including impasse procedures, between the governing body and policy group.


Determined locally Must approve/disapprove

5. Establish and maintain procedures for hearing and working with the grantee or delegate agency to resolve community complaints about the program.

Operating Responsibility

Determined Locally Operating Responsibility

6. Grantee and delegate agencies must ensure that appropriate internal controls are established and implemented to safeguard Federal funds in accordance with 45 CFR 1301.13.


Determined Locally

7. The annual independent audit that must be conducted in accordance with 45 CFR 1301.12.


Determined Locally

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Procedimientos Generales

Función Junta Directiva



1. La composición del Concilio de Pólizas o el Comité de Política y los procedimientos mediante los cuales, miembros de la directiva son elegidos

Responsabilidades Legales o Generales y Se debe aprobar o desaprobar

Hace (Responsabilidades Operativas)


2. El concesionario y las agencias delegadas deben contar con pólizas escritas que definen las funciones y responsabilidades de los miembros de la Junta Directiva y que les informe sobre los procedimientos de la administración y las funciones necesarias para aplicar un programa de alta calidad


3. Procedimientos que describen cómo la Junta Directiva y el adecuado Concilio de Pólizas aplican las tomas de decisiones compartidas


Determinado localmente


4. La solución de controversias internas. Cada concesionario y agencia delegada y el Concilio de Pólizas o el Comité Política deben establecer procedimientos escritos en forma conjunta, para resolver conflictos internos, incluso los procedimientos sin solución, entre la Junta Directiva y el Consejo.




5. Establecer y mantener procedimientos para una audiencia y poder trabajar con el concesionario o la agencia delegada para resolver quejas de la comunidad acerca del programa.

Responsabilidades Operativas



6. El concesionario y las agencias delegadas deben asegurarse que se han establecido y aplicado adecuados controles internos para proteger los fondos federales de acuerdo con 45 CFR 1301.13



7. La independiente auditoria anual que se debe llevar a cabo en conformidad con 45 CFR 1301.12



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Human Resource Management

Function Head Start Grantee Board

Head Start Director


1. Program personnel policies and subsequent changes to those policies, in accordance with 45 CFR 1301.31, including standards of conduct for program staff, consultants, and volunteers.


Determined Locally Must approve/disapprove

2. Decisions to hire or terminate the Early Head Start or Head Start director of the grantee agency.



3. Decisions to hire or terminate any person who works primarily for the Early Head Start or Head Start program of the grantee agency.


Operating Responsibility


General Responsibility. The group with legal and fiscal responsibility that guides and oversees the carrying out of the functions described through the individual or group given operating responsibility. Operating Responsibility. The individual or group that is directly responsible for carrying out or performing the functions consistent with the general guidance and oversight from the group holding general responsibility. Must Approve or Disapprove. The group that must be involved in the decision-making process prior to the point of seeking approval. If it does not approve, a proposal cannot be adopted, or the proposed action taken, until agreement is reached between the disagreeing groups. Determined locally. Functions as determined by the local governing body and in accordance with all Head Start regulations.

A Renewed Look at Policy Councils

Policy Councils are a vital link in Head Start - with the grantee’s governing body; with staff, Policy Committees, and Parent Committees; and with local community residents, organizations, and agencies. Ultimately, Policy Council members are responsible for understanding their Head Start program and the community it serves; and for participating fully in making decisions that will affect both. As a member of your agency’s Policy Council, you will meet new people and build new skills. You will participate in the give and take of exchanging ideas and negotiating as a team to make decisions which impact on the children, families, and communities involved in your Head Start program. Head Start Policy Council membership is often a life changing experience for both parents and community representatives.

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Gestión de Recursos Humanos

Función Junta de Concesionarios de Head Start



1. Pólizas del personal del programa y los cambios posteriores a las pólizas de acuerdo con 45 CFR 1301.31, incluyendo las normas de conducta para el personal del programa, los consultores y los voluntarios.




2. Las decisiones de contratar o cancelar el Early Head Start o el Director de Head Start de la agencia del concesionario.



3. Las decisiones de contratar o cancelar cualquier persona que trabaja principalmente para el Early Head Start o el programa de Head Start de la agencia del concesionario.




Responsabilidad General. El grupo con la responsabilidad legal y fiscal que dirige y supervisa la realización de las funciones descritas a través de la persona o grupo con capacidad de responsabilidad de funcionamiento. Responsabilidad de funcionamiento. La persona o grupo que es directamente responsable de llevar a cabo o la realización de las funciones compatibles con la orientación y supervisión general del grupo con responsabilidad general. Deberá aprobar o reprobar. El grupo que debe participar en el proceso de la toma de decisiones antes del punto de obtener la aprobación. Si no aprueba, una propuesta no puede ser adoptada, o tomar acción sobre la propuesta, hasta llegar a un acuerdo entre los grupos en desacuerdo. Decidido a nivel local. Funciones según lo determine el órgano de gobierno local y de conformidad con todos los reglamentos de Head Start.

Una mirada renovada a Concilio de Pólizas

Los Concilios de Pólizas son un eslabón vital en Head Start - con el órgano rector del concesionario, con personal, política de los Comités y Comités de padres, y con residentes de la comunidad local, organizaciones y agencias. En última instancia, los miembros del Concilio de Pólizas son responsables de la comprensión de su programa de Head Start y la comunidad que sirve, y para participar plenamente en la toma de decisiones que afectan a ambos. Como miembro del Concilio de Pólizas de su agencia, podrá conocer a gente nueva y construir nuevas habilidades. Usted participará, en dar y tomar, de un intercambio de ideas y la negociación como un equipo, para tomar decisiones que afectan a los niños, las familias y las comunidades que participan en el programa de Head Start. El participar como miembro del Concilio de Pólizas de Head Start, es a menudo una experiencia que cambia la vida de los padres y representantes de la comunidad.


POLICY COUNCIL REPRESENTATIVE JOB DESCRIPTION

PURPOSE: To participate in the process of making decisions about the nature and

operation of the program. QUALIFICATION:

Must be a parent of a currently enrolled child in Head Start, PCC, or OPP programs, and be elected by parents at the center level.

or A representative of the community that has an interest in low-income

families, can contribute to the program, and has been approved by Policy Council.

Representatives cannot:

Be an employee or a family member of an employee of Doña Ana County Head Start.

Have served on Policy Council for more than three years. TASKS:

Attend an Orientation to Policy Council and read the Policy Council Orientation Manual.

Attend Policy Council meetings the third Wednesday of every month from 5:30 pm to 7:00 pm. Transportation and child care will be provided or reimbursed.

Serve as a link between local centers and Policy Council by attending center meetings and reporting back to the center information from Policy Council.

Serve as a member for Policy Council committees. Share in the decision making process for Doña Ana County Head Start.

AREAS OF RESPONSIBILITY OPERATING RESPONSIBILITY:

Establish and maintain procedures for hearing and working with the grantee to resolve community complaints about the program.


REPRESENTANTE DEL CONCILIO DE POLIZA DESCRIPCIÓN DE TRABAJO

PROPÓSITO: Para participar en el proceso de hacienda decisiones sobre el causo y

operación del programa. CALIFICACIÓN:

Debe ser un padre de un niño matriculado en el programa de Head Start, PCC, o OPP Programas, y ser elegido por los padres en el centro.

O Un representante de la comunidad que tiene un interés en familias de

ingresos bajos, puede contribuir al programa, y fue aprobado por el Concilio de Póliza.

Representantes no pueden:

Ser un empleado o un miembro de la familia de un empleado del Head Start del Condado de Doña Ana.

Asistió en el Concilio de Póliza por más de tres años. TRABAJOS:

Asistió una Orientación del Concilio de Póliza y leyó el Libro de Orientación del Concilio de Póliza.

Asistir juntas del Concilio de Póliza el tercer miércoles de cada mes desde las 5:30 pm hasta a las 7:00 pm. Transportación y el cuidado de niños se va proveer o reembolsado.

Servir como un lazo entre centros locales y el Concilio de Póliza a través de asistiendo juntas del centro y reportando al centro con información del Concilio de Póliza.

Servir como un miembro para comités del Concilio de Póliza. Compartir en el proceso de hacer decisiones para Head Start del Condado

de Doña Ana. AREAS DE RESPONSABILIDAD OPERANDO RESPONSABILIDAD:

Establecer y mantener procedimientos para escuchando y trabajando con otros para resolver quejas de la comunidad sobre el programa.

MUST APPROVE OR DISAPPROVE THE FOLLOWING: Procedures for program planning. Program’s goals and ways to meet them…the written plans. The location of new or relocated centers. The plan/policy for the recruitment, selection and enrollment of children

(ERSEA). The reimbursement rate for Policy Council members expenses. The numbers and members of Policy Council and governing groups and the

methods for recruiting and selecting them. The Employment Policies and periodic changes to them (DACHS

Personnel Policies). The hiring and firing of the Head Start Director and staff. The funding applications and amendments (Grants and Proposals). The annual program self-assessment and audit. The procedures describing shared decision-making. The written procedures for resolving internal disputes.

OTHER FUNCTIONS:

Serve as a link between public, private, and local organizations, the Board of Regents and the community it serves.

Have the opportunity to initiate suggestions and ideas for program improvements.

Recruit volunteer services from parents, community residents and community organizations, and mobilize community resources to meet identified needs.

Distribute and approve Parent Activity Funds.

DEBE APROBAR O DESAPROBAR DE LO SIGUIENTE:

Procedimientos para planeando el programa. Metas y modos para lograr las metas escritas en los planes. La localización de centros nuevos o relocalizados. El plan/póliza para reclutamiento, selección y matriculación de niños

(ERSEA). El reembolso para costos de los membrios del Concilio de Póliza. Los números y miembros del Concilio de Pólizas y manejando grupos y los

métodos para reclutamiento y eligiéndolos. Las Pólizas de Trabajo y cambios hacia ellos (DACHS Personnel Policies). Dando empleo y despidiendo el Director de Head Start y el personal. El dinero para aplicaciones y mejoramientos (Grants and Proposals). El evaluación del programa anual y auditorio. Los procedimientos describiendo el proceso de hacienda decisiones juntas. Los procedimientos escritos para resolver disputas internas.

OTRAS FUNCCIONES:

Servir como un lazo entre organizaciones públicas, privadas, y locales, el Board of Regents y la comunidad que sirve.

Tener la oportunidad para iniciar sugerencias e ideas para mejoramientos del programa.

Obtener servicios de voluntarios de padres, residentes de la comunidad y organizaciones de la comunidad, y movilice recursos de la comunidad para necesidades identificadas.

Distribuir y aprobar Parent Activity Funds. JobDescription/PC/4.02 6.08 6.10

LETTER OF INTENT TO RUN FOR HEAD START POLICY COUNCIL OFFICE

Name ___________________________ Center ______________ Date _________ I want to put my name in nomination for the following office: Please run for just one office. Chairperson Vice-Chair Secretary/Treasurer Please be prepared to make a brief speech, i.e. 2 to 3 minutes, of why you would be a good officer. My experience and/or training for the above office included the following: Why I am interested in the above office:

LTRIntent/ADM/4.02 6.08

CARTA DE INTENTO PARA CORRER PARA OFICINA EN EL CONCILIO DE POLIZA DE HEAD START

Nombre __________________________Centro _____________Fecha _________ Yo quiero poner mi nombre en nombramiento para la siguiente oficinea: Por favor corre por solamente una oficina. Presidente Vice-Presidente Secretario/Tesorero Por favor este preparado en hacer un discurso breve, i.e. 2 a 3 minutos, de por qué Ud. puede ser un buen oficial. My experiencia y/o entrenamiento para la oficina de arriba incluye lo siguiente: Yo estoy interesado en esta oficina porque:

RESPONSIBILITIES OF PARENTS WHO ARE ON THE POLICY COUNCIL

Head Start Policy Council representatives have two special jobs in addition to helping the policy group carry out its responsibilities. When representatives are attending a meeting of the Policy Council, parents are not only representing themselves, but also the parents who elected them. To represent their groups well, parents must know the ideas and feelings of other parents on matters which are being considered by the Policy Council and be able to present them. Parent representatives to the Policy Council should also work with other members of the Policy Council to arrive at decisions made by the Policy Council. For the Head Start program to run well, it is necessary for the Policy Council to know what the parents’ wishes are and for all parents in the program to know the decisions of the Policy Council. As a parent representative to the Policy Council it will be your job to see that as much information as possible travels both ways. Attendance Requirements: 1) Before a meeting of the Policy Council, parent representatives will

want to meet with the parents they are representing and discuss with them the ideas on matters which the Policy Council is deciding. Therefore, it is the parent Policy Council representative’s responsibility to attend all center Parent Committee meetings.

2) Following the meeting of the Policy Council the parent representative

will report back to the center committee on the decisions that were made or business discussed. Therefore, Parent Policy Council representatives must be able to attend all scheduled Policy Council meetings.

Being a parent Policy Council representative is an important job that involves responsibility to other parents. With the parents help, it will be possible for all the parents in the Head Start Program to have a voice. respon/FS/9/95 6.98 6.08

RESPONSABILIDADES DE LOS PADRES QUE ESTÁN EN EL CONCILIO DE PÓLIZAS

Los representantes del Concilio de Pólizas de Head Start tienen dos trabajos especiales, además de ayudar al grupo de política y llevar a cabo sus responsabilidades. Cuando los representantes están asistiendo alguna reunión del Concilio de Pólizas, los padres no solo se representan a si mismos, sino también a los padres que los eligieron. Para representar a sus grupos bien, los padres deben conocer las ideas y los entendimientos de otros padres sobre los asuntos que están siendo considerados por el Concilio de Pólizas y poder presentarlos. Los padres representantes en el Concilio de Pólizas también deben trabajar con otros miembros del Concilio de Pólizas para llegar a las decisiones adoptadas por el Concilio de Pólizas. Para que el programa de Head Start funcione bien, es necesario que el Concilio de Pólizas sepa cuáles son los deseos de los padres y que los padres en el programa sepan las decisiones del Concilio de Pólizas. Como representante de los padres al Concilio de Pólizas, será su trabajo asegurarse que la mayor cantidad de información circule en ambos sentidos. Requisitos de la Asistencia

1) Antes de una reunión del Concilio de Pólizas, los representantes de los padres querrán reunirse con los padres que ellos representan y discutir con ellos las ideas sobre los asuntos que el Concilio de Pólizas está decidiendo. Por lo tanto, es la responsabilidad del representante de padres al Concilio de Pólizas, asistir a todas las reuniones del Comité del Centro de Padres.

2) Después de la reunión del Concilio de Pólizas, el representante de

los padres informará al Comité del Centro sobre las decisiones que se negociaron o sobre los negocios discutidos. Por lo tanto, los representantes de los padres al Concilio de Pólizas deben ser capaces de asistir a todas las reuniones confirmadas por el Concilio de Pólizas.

Ser Representante de los padres al Concilio de Pólizas es un trabajo importante que implica una responsabilidad con otros padres. Con la ayuda de los padres, será posible para todos los padres tener una voz en el programa de Head Start.

Community Representatives

SERVING ON THE HEAD START POLICY COUNCIL

Community representatives might include: Former Head Start parents Persons from local government, business professionals, organizations,

educational institutions, and community groups who are interested in program Community representatives are selected by the Dean of the College of Education and the Principal Investigators. All community representatives must be approved by the parents on the Policy Council. Community representatives should be selected because of skills or contacts which will serve the Head Start program. Examples: An attorney might help with legal work, interpret federal legislation, offer

training in consumer law An architect might advise on the use of center space An auto mechanic might give classes on car repair and help maintain Head Start

vehicles A bank teller might explain checking accounts A board member of a local social action agency might advise on community

activities and needs Former Head Start parents might offer ideas and solutions based on their

experience. SPECIAL NOTE: It is important that all people asked to be on the policy group understand the composition of the group, their role in it, and that it is a working group, requiring regular attendance. Commrep/FS/9/95 6.06 6.08 10.09

Representantes de la Comunidad

EL SERVICIO EN EL CONCILIO DE PÓLIZAS DEL HEAD START

Los representantes comunitarios pueden incluir:

Ex padres del programa de Head Start Personas del gobierno local, profesionales de negocios, organizaciones,

instituciones educativas y grupos comunitarios que estén interesados en el programa

Los representantes comunitarios pueden ser contratados por el Director de Head Start, los padres y / o Especialista de los Servicios de la familia. Todos los representantes de la comunidad deben ser aprobados por los padres del Concilio de Pólizas. Los representantes comunitarios deben ser seleccionados por sus aptitudes o por sus contactos que servirá al programa de Head Start. Ejemplos: Un abogado puede ayudar con el trabajo legal, interpretación de la

legislación federal, y ofrecer entrenamiento en el Derecho de los consumidores

Un arquitecto podría asesorar sobre el uso del espacio del centro Un mecánico automotriz podría dar clases sobre la reparación de

automóviles y ayudar a mantener los vehículos del Head Start Un cajero de banco podría explicar sobre las cuentas de cheques Un miembro del consejo de una agencia local de acción social podría

asesorar sobre las actividades y necesidades de la comunidad. Los ex padres de Head Start, podrían ofrecer ideas y soluciones en base a

sus experiencias NOTA ESPECIAL Es importante que toda la gente que pide participar en el grupo de pólizas comprenda la composición del grupo, su papel en él, y que es un grupo que trabaja, el cual requiere asistencia regular.


OFFICER RESPONSIBILITES

I. Chairperson The chairperson is the presiding officer at the Policy Council meeting. The person is responsible for leading the group in the discussion and tasks of the Policy Council. It is the responsibility of the chairperson to work closely with the Project Director so that agendas can be compiled and pertinent information shared prior to regularly scheduled meetings. The chairperson is responsible for starting and ending the meetings on time and for keeping the council “on task” and following the agenda. In addition, the chairperson should: * Keep the meeting moving and keep speakers on the subject, follow agenda; * See that members understand what is going on, which rules apply, and why; * Promote group participation and full discussion so that all members on the

council are clear about the issues or topics; * Protect the views of all PC members, allowing opportunity for all to voice

their support or opposition for a motion; * Serve as a mediator and vote ONLY in case of a tie (chair person may not

make motions); The chairperson should not push for or against a particular decision;

* Participate in Head Start activities at all center levels and promote positive

public relations in the community at large; * Be aware of all Head Start centers, their location and their parent

representation.


LAS REPONSABILIDADES DE LOS OFICIALES I. Presidente El presidente es el oficial que preside en las reuniones del Concilio de Pólizas. La persona es responsable en dirigir el grupo en el debate y las tareas del Concilio de Pólizas. Es la responsabilidad del presidente de trabajar en estrecha colaboración con el Director de Proyecto, de modo que, los programas se pueden compilar y la información pertinente compartir antes de las reuniones programadas regularmente. El presidente es responsable de iniciar y terminar las reuniones a tiempo y de mantener el consejo "en la tarea" y tras el orden del día. Además, el presidente debe: * Preparar la agenda para las reuniones del PC con la ayuda del Director de Proyecto y asistir la oficina Administrativa preparando los materiales para la reunión; * Mantener la reunión el movimiento y mantener a los oradores sobre el tema, seguir el orden del día; * Ver que los miembros entienden lo que está pasando, qué normas se aplican, y por qué; * Promover la participación y discusión completa en grupos, de modo que,

todos los miembros del Consejo estén claros acerca de cuestiones o temas; * Servir cómo un mediador y solo votar en caso de un empate (no puede hacer mociones); El presidente no debería presionar a favor o en contra de una decisión particular; * Participar en actividades de Head Start en todos los niveles del central, y promover relaciones públicas positivas por toda la comunidad; * Tener en cuenta todos los centros de Head Start, su ubicación y sus representantes de padres.

II. Vice Chairperson The vice chairperson becomes the presiding officer when the chairperson is not available to run the meetings. The primary responsibility of the vice chairperson is to work closely with the Family Services Specialist in gathering any newsworthy information from parents for the monthly newsletter. In addition, the Vice Chairperson should: * Organize the “information dissemination” process among PC members, delegating responsibilities for contacting members by phone or mail concerning up-coming meetings; * Submit any “parent news” to the Word Processing Specialist for the monthly newsletter; * Learn all the responsibilities of the chairperson and assist when needed. III. Treasurer (recording and corresponding) The treasurer is responsible for obtaining current financial information from the Director regarding the “parent activities fund” established through the NMSU business office. The treasurer records the formal discussions of the Policy Council meeting. In addition, the Treasurer should: * Provide a financial report at the regular scheduled PC meetings to include

fund balance and any new fund activity; * Acquire “parent fund account” information through the central office and the Director * Take minutes of the meetings and prepare (type) them for mailout prior to

the next scheduled meeting or see to it they are ready for Central Office to prepare;

* Assist the chairperson in following the agenda; * Write down every motion, who made the motion and if it carried, and read

back WHEN needed;

II. Vicepresidente El vicepresidente se convierte en el presidente cuando el presidente no está disponible para ejecutar las reuniones. La responsabilidad primordial del vicepresidente es trabajar en estrecha colaboración con el Especialista de Participación de Padres, recopilando cualquier información de interés de los padres para el boletín mensual. Además, el Vicepresidente debe: * Organizar el proceso de la “difusión de información "entre los miembros del PC, delegar responsabilidades para comunicarse con los miembros por teléfono o correo acerca de las próximas reuniones; * Presentar cualquier noticia "de padres", al Especialista de Participación de los Padres para el boletín mensual; * Aprender todas las responsabilidades del Presidente y asistir cuando sea necesario. III. Tesorero (registro y correspondiente) El tesorero es responsable de obtener información financiera vigente del Director con respecto al "fondo de actividades de los padres" establecido a través de la oficina de negocios de NMSU. Además, el Tesorero debe: * Tomar las minutas de las reuniones y prepararlas (en máquina) para que salgan por correo antes de la siguiente reunión programada, o ver que estén listas para que la Oficina Central las prepare; * Proporcionar un informe financiero durante las reuniones regulares de PC, a fin de incluir saldo de fondos y cualquier actividad nueva en los fondos; * Tomar las minutas de las reuniones y prepararlas (en máquina) para que salgan por correo antes de la siguiente reunión programada, o ver que estén listas para que la Oficina Central las prepare; * Asistir al presidente en seguir el orden del día; * Anotar cada moción, quien la hizo y si pasó, y leerlo de vuelta cuando sea necesario;

* Record all approvals and all votes taken at the meetings and summarize all discussions briefly; * Write all letters on behalf of Policy Council membership; * See that all notices of meetings (fliers) reach all members, work with Central

Office on sending out information or materials; * Keep a notebook of all correspondence on file for the group. AS A HEAD START OFFICER, YOU TAKE ON LEADERSHIP RESPON- SIBILITIES; KNOW THAT THE STAFF WILL HELP YOU IN WHATEVER WAY THEY CAN AND THAT TRAINING AND TECHNICAL ASSISTANCE WILL BE PROVIDED THROUGHOUT YOUR TERM IN OFFICE. TOGETHER, STAFF AND PARENTS CAN SUPPORT ONE ANOTHER IN ACHIEVING CONTINUED QUALITY PROGRAMMING FOR THE CHILD-REN IN OUR COMMUNITY. offres/FS/9/95 9.98 6.08 10.09

* Registrar todas las aprobaciones y todas las votaciones realizadas en las reuniones y resumir brevemente todos los debates; * Escribe todas las cartas de parte de los miembros del Concilio de Pólizas; * Ver que todos los avisos de las reuniones (volantes le) lleguen a todos los miembros, trabajar con la Oficina Central en el envío de información o material; * Mantener un cuaderno de toda la correspondencia en los archivos para el grupo. COMO UN OFICIAL DE HEAD START, ASUMES RESPONSABILIDADES DE LIDERAZGO; SABER QUE EL PERSONAL TE AYUDARÁ EN CUANTO LO QUE PUEDAN Y CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA SE TE PROPORCIONARÁ A TRAVÉS DE TU MANDATO. JUNTOS, EL PERSONAL Y LOS PADRES PUEDEN APOYARSE UNOS A OTROS EN CONTINUAR EL LOGRO DE PROGRAMACIÓN DE CALIDAD PARA LOS NIÑOS EN NUESTRA COMUNIDAD


POLICY COUNCIL COMMITTEES

PERSONNEL (HIRING) COMMITTEE: Consists of the Head Start Director (as consultant to council and grantee representative), Head Start center parents, Policy Council Representatives and appropriate Coordinators/Specialists, depending on position opening. Members of the Personnel Committee will be involved in screening applications, interviewing candidates and make final recommendations to the Director for submission of candidates to the NMSU Personnel Office for approval. BY-LAWS COMMITTEE: Committee will review current Policy Council By-Laws and make recommendations for any revisions to the Head Start Policy Council as a whole. PUBLIC RELATIONS & RECRUITMENT COMMITTEE: Consists of Policy Council Chairperson and one other Council Representative. The committee will work closely with the Family Services Specialist during the months of recruitment and enrollment. Members may be invited to share their personal Head Start experience with the community and assist with scheduled recruitment activities.

OTHER COMMITEES MAY BE FORMED AS THE NEED ARISES.

PCC/6.98 6.08


COMITÉS DEL CONCILIO DE PÓLIZAS

COMITÉ (contratación) DE PERSONAL: Consiste en el Director de Head Start (como consultor y representante del consejo y consejo de concesionarios), los padres del centro de Head Start, Representantes del Consejo de Políticas y los Coordinadores y Especialistas adecuados, según la oferta de trabajo. Los miembros del Comité de Personal participarán en la selección de solicitudes, entrevistar a los candidatos y hacer recomendaciones finales al Director para presentación de los candidatos a la Oficina de Personal de la Universidad Estatal de Nuevo México (NMSU) para su aprobación. COMITÉ DE ESTATUTOS: El Comité examinará los estatutos del actual Consejo de Políticas y hará recomendaciones para cualquier revisión del Consejo de Política de Head Start como una sola entidad. RELACIONES PUBLICAS Y COMITÉ DE CONTRATACION: Consiste en el Presidente del Consejo de Politices y otro Representante del Consejo. El Comité trabajará en estrecha colaboración con el Especialista de Servicios a la Familia durante el mes de la contratación y la matrícula. Los miembros podrán ser invitados a compartir su experiencia personal de Head Start con la comunidad y ayudar en las actividades de contratación programadas. OTROS COMITÉS PUEDEN FORMARSE CUANDO SURJA LA NECESIDAD.


CHAIRPERSON “CAMPAIGN” PRESENTATION

If you would like to hold an officer position on the Doña Ana County Head Start Policy Council, utilize this form to prepare your campaign “mini speech” (no more than 2 minutes). Thank you. NAME: _________________________________ DATE: ___________________ (1) Why do you feel qualified to be a Policy Council Chair: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ (2) What background and/or work experience do you have that would be useful in fulfilling your responsibilities as a Council Chair: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ (3) What community organizations are you a member of: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ (4) What special skills or talents do you have that would assist you in carrying out council officer duties (Please List): _______________________________ _________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _________________________ (5) What other information would you like to share: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ camp/FS/9/95 6.08


PRESENTACIÓN DE LA “CAMPAÑA” DEL PRESIDENTE

Si usted quisiera tener un puesto de oficial en el Consejo de Políticas del Doña Ana County Head Start, utilice este formulario para preparar su mini discurso de campaña (no más de 2 minutos). ¡Muchas gracias! NOMBRE: __________________________ FECHA: ___________________ (1) ¿Por qué se considera calificado para ser Presidente del Consejo de Políticas: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ (2) ¿Qué antecedentes y / o experiencia de trabajo tiene usted que sería útil para el cumplimiento de sus responsabilidades como Presidente del Consejo?: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ (3) ¿De cuáles organizaciones de la comunidad es usted miembro? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ (4) ¿Qué habilidades o talentos especiales tiene usted que le ayuden a llevar a cabo funciones como oficial del Consejo (Por favor nombrarlos): _______________________________ _________________________ _______________________________ _________________________ _______________________________ _________________________ (5)¿Qué otra información le gustaría compartir?: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

Find out what parents really want. Assume you know what the parents want.

Represent your center parents and their Bring center staff issues to the Parent issues and concerns. Council. There are processes in place

for staff concerns to be addressed.

Make sure you understand something Sit back and be quiet because you arebefore you make a decision. embarrassed to say you do not understand

something.

Visit Head Start classrooms, the Center, Tell yourself you know what's happeningand the Central Office to find out what is because of what your neighbor told you.going on.

Know your rights, responsibilities, and Assume you know the rules or acceptopportunities within the Head Start what others, less informed than you, tellProgram. you about the rules.

Become familiar with important Head Pretend that you know what the rules and Start documents, policies, procedures, regulations are or assume that somethingrules and regulations, such as the Head should be a certain way because it just Start Revised Program Performance "seems right."Standards.

Collaborate with and take the advice of Try to take over the Head Start Programyour Head Start Director, working and be bossy because you hold antogether in partnership. important office on the Head Start

Policy Council.

Get to know teachers and staff; what they Be afraid to ask questions or ask for supposed to do and what assistance they advice from the Head Start Director and can provide you and the parents you staff.represent.

Call your alternate to attend a meeting Assume that someone else will be going to when you are unable to attend. the meeting anyway or that your presence

is not important.

Understand that the Head Start Policy Be afraid to make a decision. You and Council really does make important your children are going to have to live with decisions that affect how your Head Start the decisions made by the Policy Council.Program is run.

DO’S AND DON’TS FOR A GOOD HEAD STARTPOLICY COUNCIL REPRESENTATIVE

DO: DON'T:

Averigüe lo que los padres realmente quieren. Asuma que sabe lo que los padres quieren

Represente a los padres del centro y sus Lleve asuntos del personal del Centro al asuntos y problemas. Concilio de Pólizas. Existen procesos donde

el personal puede presentar sus quejas.

Asegúrese de entender algo antes de tomar Se siente y esté callado porque le da pena una decisión. decir que no entiende algo.

Visite los salones de clases del Head Start, Diga que sabe lo que está pasando sólo porel Centro, y la Oficina Central para descubrir lo que su vecino le dijo.lo que está pasando.

Conozca sus derechos, responsabilidades, Asuma que sabe las reglas o acepte lo que y oportunidades dentro del programa de otros, menos informados que usted, le Head Start. digan sobre las reglas.

Familiarícese con documentos importantes Se haga que sabe las normas y reglamentos de Head Start, políticas, procedimientos, o asuma que algo es de cierto modo normas y reglamentos, tales como las simplemente porque le parece que “así normas Revisadas de la Ejecución del debe de ser.”Programa de Head Start

Colabore y tome el consejo del Director Trate de controlar el programa de Head de Head Start, de trabajar juntos en Start o sea mandón sólo porque tiene un colaboración. puesto importante en el Concilio de Pólizas

de Head Start.

Conozca a los maestros y el personal; Tenga miedo hacer preguntas o pedir lo que se supone que deben hacer y qué consejos del Director y del personal de tipo de asistencia le pueden proporcionar Head Start. a usted y a los padres que representa.

Llame a su suplente para asistir a una Asuma que de todos modos alguien másreunión cuando usted no pueda asistir. irá a la reunión o que su presencia no es

importante.

Entienda que el Concilio de Pólizas de Tenga miedo de tomar una decisión. Usted Head Start realmente hace importantes y sus hijos tendrán que vivir con las decisiones decisiones que repercuten sobre los efectos tomadas por el Concilio de Pólizas. del programa de Head Start.

SÍ: NO:

LO QUE SE PUEDE Y NO SE PUEDE HACER PARA SER UN BUEN

REPRESENTANTE DEL CONCILIO DE PÓLIZAS DE HEAD START

Ask for training on new government rules, Assume that you already know the laws guidelines, laws, and regulations which and rules or that you don't have to followaffect the Head Start Program. them.

Review your Policy Council By-Laws and Leave all of the work for your Policy set up appropriate Committees to carry Council Chairperson to do, or for just a out special tasks. few of the members to carry out.

Appoint people on committees who are Appoint people to committees simply tointerested in what the committee is have "warm bodies" listed on a sheet of supposed to do. paper.

Have committees meet in-between Policy Disregard the work of committees. They Council Meetings so they can report back are an important part of the Head Startto the Council after they have met. Program.

Encourage all parents to get interested in Have the same people on all of the some type of committee work. committees.

Be clear about the functions and Assume that a committee is supposed to doresponsibilities of each committee. something, check it out.

Request information and reports from the Assume that "No News is Good News."Head Start Director on a regular basis.

Set a time limit on your meetings. Allow meetings to "run forever." Allow a meeting to last for more than 1 1/2 hours.

Have parents report on happenings at their Assume that everyone knows what tookcenters and on the results of what happened place or what is happening.at their meetings.

Inform parents well in advance of meetings Assume that someone else sent out the activities, etc. Develop a system to follow notice, or that everyone knows when and up on notices to improve parent attendance. where the meeting, activity, etc. will be held.

Limit your activity on the Policy Council to Try to run the Head Start Program. Thismaking decisions and local Policy for the is the responsibility of the Head Start Program, as a whole. Director.

Plan the agenda for the meetings with the Use the meeting as a place to vent your Head Start Director and follow it. gripes and complaints about your center.

Review all information given to you, Be a Know-it all; Be "bull-headed," or sit examine all alternatives, and make your back and allow others to do your thinking,decision based on facts and advice of planning and decision making.your Head Start Director.

DO: DON'T:

Pida para recibir entrenamiento sobre las Asuma que ya sabe las leyes y reglamentos nuevas normas del gobierno, directrices, o que no tiene que obedecerlas. leyes y reglamentos que afectan el programa de Head Start.

Examine los estatutos del Concilio de Le deje todo el trabajo al Presidente del Pólizas y establezca comités apropiados Concilio de Pólizas para que lo haga, o para para llevar a cabo tareas especiales. que algunos de los miembros se encarguen de todo.

Nombre personas a comités quienes estén Nombre personas a los Comités sólo para interesados en lo que los comités deben tener “nombres” en una lista de un pliego estar haciendo. de papel.

Haga que los Comités se reúnan entre Desatienda el trabajo de los Comités. Son medio de las reuniones del Concilio de una parte importante del programa de Head Pólizas para que los Comités puedan reportar Start.al Consejo después de su reunión

Anime a todos los padres que se a que se Tenga las mismas personas en todos los Comités.interesen en el trabajo de un tipo de Comité.

Sea claro sobre las funciones y las Asuma que un Comité va a logar algo, responsabilidades de cada Comité. asegúrese.

Solicite información y reportes del Director Asuma que “falta de noticias es buena noticias.”de Head Start a menudo.

Establezca un plazo de tiempo en sus Permita que una reunión “dure para siempre.” reuniones. Sólo permita que una reunión dure una 1½ horas.

Pida que los padres informen sobre lo que Asuma que todo mundo sabe de lo ocurrido ocurre en sus Centros y sobre lo que sucede o lo que está pasando.en sus reuniones.

Informe con mucho adelanto a los padres Asuma que alguien más mandó la nota o sobre las reuniones, actividades, etc. que todo mundo sabe cuando y donde va Desarrolle un sistema para darle seguimiento hacer la reunión, actividad, etc. a los avisos pare aumentar la participación de los padres.

Limite su actividad en el Concilio de Pólizas Trate de conducir el Programa de Head Start. a sólo tomar decisiones y cumplir con las Esto es la responsabilidad del Director de leyes del programa en general. Head Start.

Planifique el orden del día para las reuniones Utilice la reunión como un sitio para desahogarse con el Director de Head Start y déle seguimiento con reclamos y quejas de su Centro.hasta el fin.

Revise toda la información que reciba, Sea un sabelotodo, o sea terco, o se sienta y examine todas las alternativas, y haga su permita que otros piensen, planeen, y decidan decisión basada en los hechos, y consejos por usted. de su Director de Head Start. do&dont/Policy Council/9.95 9.98 6.08 9.09

SÍ: NO:


POLICY COUNCIL BY-LAWS I. Doña Ana County Head Start Policy Council II. Scope:

The Head Start Policy Council is the formal structure by which parents and community representatives can participate in the policy making and the operation of the Head Start program. The Doña Ana County Head Start Policy Council is deliberately composed of a majority of parents elected by parents of Head Start children currently enrolled in the program. This is to insure that parents are deeply involved in the decision making process of Head Start in order to guarantee the quality of the education for their children.

Representatives of the community are also invited to join the Policy Council as members by our Board of Regents. These members generally represent agencies in the community which can offer services, share ideas and help to guarantee the quality of our program. All representatives of the community must be approved by elected parent members of the Policy Council (according to Head Start Policy Manual procedures).

Policy Council members can serve no more than three (3) terms.

This policy has been developed to assure a regular influx of new ideas into the program.

III. Purpose:

The Policy Council’s major responsibility is to insure that the concerns of Head Start parents are adequately addressed. Its existence insures a system of checks and balances whereby a formal structure is provided for parent involvement in decision-making activities.

IV. Functions & Responsibilities: (1304.50 d i, ii, iii, iv,) The Policy Council serves as a link between center parent committees, governing board, public

and private organizations, and the community;


ESTATUTOS DEL CONCILIO DE PÓLIZAS I. Concilio de Pólizas de Doña Ana County Head Start. II. Campo de acción:

El Concilio de Pólizas de Head Start es una estructura formal por la cual los padres y representantes de la comunidad pueden participar en la formación de reglas y la operación del Programa Head Start. El Concilio de Pólizas de Doña Ana County Head Start deliberadamente está compuesto por una mayoría de padres electos por padres de niños actualmente matriculados en el programa Head Start. Esto es para asegurar que los padres están altamente envueltos en el proceso de tomar decisiones de Head Start para garantizar la calidad de la educación de sus niños. Los representantes de la comunidad también son invitados a unirse como miembros el Concilio de Pólizas. Estos miembros generalmente representan agencias en la comunidad, los cuales pueden ofrecer servicios, compartir ideas y ayudar a garantizar la calidad de nuestro programa. Todos los representantes de la comunidad deben de ser aprobados por padres electos miembros el Concilio de Pólizas (de acuerdo con el manual de procedimiento el Concilio de Pólizas de Head Start).

Los miembros el Concilio de Pólizas no pueden servir más de tres (3) años. Esta regla se ha desarrollado para asegurar la entrada de nuevas ideas al programa.

III. Propósito:

La responsabilidad el Concilio de Pólizas es asegurar que los asuntos de Head Start son tratados adecuadamente. Su existencia asegura un sistema de control y balanceo mediante el cual se provee una estructura formal para la participación de los padres en la toma de decisiones.

IV. Funciones y Responsabilidades: El Concilio de Pólizas sirve como una conexión entre las organizaciones privadas y públicas y la

comunidad;

has the opportunity to initiate suggestions and ideas for program improvements and to receive a report on any action taken by the administration; assists parent committees in planning, coordinating and organizing agency-

wide activities for parents with assistance from staff utilizing program funds; recruits volunteer services from parents, community residents and community organizations, and mobilize community resources to meet identified needs. Policy Councils must work in partnership with key management staff and the governing board to develop, review and approve or disapprove the following:

A. Operating Responsibilities: Establish and maintain procedures for hearing and resolving complaints about the Head Start Program. (“In Put Sheets” are used f or receiving agenda items and addressing concerns or program issues).

B. Procedures for program planning:

Conduct annual evaluation of the Head Start Program

C. Must Approve or Disapprove: 1. Long and short term goals of Head Start and ways to meet them

within HHS guidelines; 2. Plans to use community resources; 3. Criteria for defining recruitment, selection, and enrollment priorities; 4. Policy Council meetings, Parent Committee meetings, reimbursement

for reasonable expenses, if necessary; 5. Composition of the Policy Groups and method of how members are

chosen; 6. Services provided from DACHS Central Office to Head Start; 7. Head Start Personnel Policies, including standards of conduct for

staff; 8. Hiring and firing of Head Start Director; 9. Hiring and firing of Head Start staff; 10. Proposals (grant application’s) prior to the submission of such

applications to HHS; 11. Provide necessary information to HHS for pre-review (OSPRI).

tiene la oportunidad de iniciar sugerencias e ideas para mejorar el programa y recibir un reporte de alguna acción tomada por la administración;

planea, coordina y organiza, con la ayuda del personal, actividades de la

agencia para los padres; recluta servicios voluntarios de los padres, residentes y organizaciones de la

comunidad y mobiliza los recursos de esta para satisfacer las necesidades identificadas.

A. Responsabilidades Generales:

Establecer un método de audiencia y solución a las quejas sobre el Programa Head Start. (Las “hojas de información” son usadas para recibir artículos para el orden del día y tratar problemas o asuntos del programa).

B. Responsabilidades para el Funcionamiento: Conducir un anual evaluación de la agencia del Programa Head Start. (OSPRI - Instrumento de Revisión al Programa en el Sitio)

C. Debe aprobar y desaprobar:

1. Las metas de Head Start y la manera de lograrlas dentro de las guías de HHS (Salud y Servicios Humanos)

2. Planes para usar los recursos de la comunidad 3. Criterio para la selección de niños dentro de las leyes aplicables y las guías de HHS

4. Las reuniones del Concilio de Pólizas, Reuniones de Comité de Padres, el reembolso para gastos razonables, si necesario;

5. Servicios provistos desde la Oficina Central de DACHS para Head Start

6. Reglamentos para el personal de Head Start 7. Emplear y des emplear a un Director 8. Emplear y des emplear al personal 9. Propuestas (aplicación para concesiones) antes de ser enviadas a HHS.

10. Cambios en el presupuesto o trabajo del programa 11. Proveer información necesaria a HHS para pre-revisión

(OSPRI).

D. Council will be consulted: Assuring that the rules they have followed themselves to acquire space, team and material. E. Council will be consulted: In the daily operations of the program.

V. Meetings:

At the beginning of each new program year, a vote will be taken from the Policy Council membership and a date and time of the meeting will be determined by a majority vote. This same procedure will be carried out for any changes in date and time within the program year. Meetings will follow a prepared agenda and be conducted following Parliamentary Procedures. Items must be presented for the agenda prior to the meeting (in-put sheets). All members must report to their respective centers or organizations on Policy Council business and be able and willing to attend both the Parent Committee meeting and Policy Council meeting.

VI. Membership:

The membership will be comprised of a representative from each Head Start classroom and Community Representatives (not to exceed 49% of the total membership). Upon the selection and seating of the new Policy Council members. The grantee will submit the names of Community Representatives for approval by the Policy Council members.

1) Eligible: a. Current Head Start Parents

b. Community Representatives (organization, agency or former parent)

NOTE: No staff, even occasional subs, can serve on Policy Council.

2) Selection of members: a. Each Head Start center Parent Committee will elect one (1)

Policy Council parent representative and one (1) alternate who may attend as an observer or voting member in absence of the representative.

b. Policy Council votes to approve Community Representatives. 3) Term of Office for ALL representatives:

a. One (1) year. Number of one year terms will not exceed three (3) such terms.

D. Debe ser consultado: Asegurar que se han seguido las reglas para adquirir espacio, equipo y materiales.

E. Podrá ser consultado: En las operaciones de día a día. V. Reuniones:

Al inicio de cada año en el programa, los socios el Concilio de Pólizas votarán para determinar la fecha y la hora de la reunión. Este proceso se seguirá para cualquier cambio de fecha y hora durante el año. Las reuniones seguirán un orden del día preparado y se conducirá siguiendo los procedimientos parlamentarios. Los asuntos deberán ser presentados antes de la reunión (hoja de entrada). Todos los miembros deberán reportar a sus respectivos centros o organizaciones sobre los asuntos del Policy Council.

VI. Miembros:

El total de miembros en el Concilio de Pólizas serán 10 (diez). De estos, siete (7) serán padres y cuatro (4) representantes de la comunidad. Basado en la selección y el número de personas del nuevo el Concilio de Pólizas, el concesionario someterá los nombres de representantes de la comunidad para ser aprobados por éste.

1) Elegible: a. Padres actualmente en Head Start

b. Representantes de la comunidad (organización, agencia o ex- padre de Head Start)

2) Selección de miembros:

a. El comité de cada centro de Head Start elegirá un (1) representante el Concilio de Pólizas y un (1) sub-alterno quien puede asistir como observador o con derecho a votar en ausencia del representante.

b. El Concilio de Pólizas vota para aprobar a los representantes de la comunidad.

3) Duración:

a. Un (1) año. Término de un año, no excederán tres (3) términos.

b. Parent representatives serving more than one term must be re-

elected by their center committees. Prior years’ attendance at parent meeting must be considered if parent is running for a Policy Council representative position for a second term. Community reps are re-submitted for approval each program year.

4) Removal of Policy Council Members:

With the exception of Community Representatives, Absence from two (2) meetings with or without notification to the Policy Council Chairperson is grounds for removal from the Council seat. If they want to continue to serve and have missed more than 2 meetings they must return to their center for re-instatement. Roll call will take place at each meeting to track attendance. It is the Chairperson’s responsibility to investigate absences. Member will be notified in writing of said action. It is a personal responsibility for each member of the Council to carry out the trust that goes with the office. When one finds that the press of personal obligations prevents him/her from attending most of the meetings or otherwise taking an active interest in the program, they should resign.

5) Vacancies:

Parent representative replacements will be elected at their center Parent Committee meetings. For replacing community representatives, Policy Council will seek out new volunteers from the community to fill vacancy.

6) Voting Rights of Members:

All Policy Council members have equal voting rights, and are eligible to vote on all motions either by voice, written ballot, or show of hands. Majority rules. Chairperson votes only to break a tie.

7) Quorum:

The number of members needed to be present at a meeting for official business to be carried out is five (5) members from a combination of parent Policy Council representatives or Community Representatives. DACHS understands the necessity of having all members present.

b. Representantes que sirvan más de un término podrán ser re-

electos por los comités de sus centros. Representantes de la comunidad son re-sometidos a aprobación cada año.

4) Remoción de un miembro:

Dos (2) ausencias consecutivas a las reuniones sin dar noticia al presidente es motivo para remover a una persona de la junta directiva. Los miembros serán notificados por escrito de tal acción. Es responsabilidad personal de cada miembro cumplir con la confianza que va con su puesto o que renuncie cuando las obligaciones personales le impidan asistir a la mayoría de las reuniones o tomar parte activa en el interés del programa.

5) Vacantes:

El representante reemplazante será electo en la reunión del comité de su centro. Para reemplazar representantes de la comunidad, el Concilio de Pólizas buscará voluntarios para llenar la vacante.

6) Derecho de votar de los miembros:

Todos los miembros el Concilio de Pólizas tienen igual derecho a votar y pueden votan en todas las proposiciones ya sea por voz, boleta escrita o indicando con su mano. La mayoría domina. El presidente vota solo para romper un empate.

7) Quórum:

El número de miembros que necesitan estar presentes en una reunión para que se traten los asuntos oficiales, en Doña Ana County Head Start, es el cinco (5) miembros de la junta directiva, combinados padres o representantes de la comunidad.

NOTIFICATION IF UNABLE TO ATTEND: Contact alternate to serve in your absence and call Policy Council Chairperson or Central Office.

VII. Officers: 1) Officer Names:

a. Chairperson (Current Head Start Parent Representative or past parent (previous year only) serving as Community Representative

b. 2. Vice-Chairperson c. 3. Secretary/Treasurer

2) Election of Officers:

Nominees (including returning members) are to be voted on or re-elected by all Policy Council members with the person receiving the majority of votes to take office. Elections of new officers will be held at the second meeting. Officers must be committed to attending all Parent Meetings. All Policy Council members must be willing to actively participate at their center functions and in the community when Head Start activities are planned.

3) Duties of Officers: (See attached detailed responsibilities)

a. Chairperson: Plan, call to order and lead the meeting. Keep in touch with Project Director about needs of program. Votes only in case of a tie.

b. Vice-Chairperson: Substitute for absent Chairperson and notify by telephone all members of up-coming meetings.

c. Secretary/Treasurer: Take minutes of meetings and submit to Central Office for review and typing. Keep records about Parent Fund finances (parent activities account) and explain them at meetings.

VIII. Committees: All regular committees should have a minimum of 2 (two)

members. These committees are: 1) Personnel Committee (can utilize Parent Committee members); 2) By-Laws Committee (called when needed); 3) Recruitment/Public Relations Committee (when needed); 4) Other Committees, as needed. IX. How These By-Laws Can Be Changed:

By a Policy Council quorum amending a specific article in the By-Laws. By-Laws will be reviewed or up-dated every three years, or as needed.

AVISO SI NO PODRA ASISTIR: Comuníquese con su sub-alterno, para que sirva en su ausencia y llame al presidente.

VII. Oficiales: 1) Nombre de los Oficiales:

a. Presidente (padre representante de Head Start solamente) b. Vice-presidente c. Secretario/Tesorero

2) Elección de Oficiales:

El candidato será elegido por votación de todos los miembros de la junta directiva, la persona con mayoría de votos tomará el puesto. Las elecciones se llevarán a cabo en la primera reunión de orientación.

3) Deberes de Oficiales:

a. Presidente: Planear, convocar y dirigir la reunión. Se mantendrá en contacto con la Directora del Proyecto acerca de las necesidades del programa. Vota solo en caso de empate.

b. Vice-presidente: Sustituye al presidente en su ausencia. c. Secretario/Tesorero: Levanta el acta de la reunión y las

prepara para su presentación y mantiene un archivo de finanzas (cuenta de actividades de los padres) y las explica en la reunión.

VIII. Comités: Todos los comités regulares deberán tener un mínimo de 2 (dos) miembros.

1) Comité del personal. 2) Comité de los estatutos (llamado cuando se necesita). 3) Comité de reclutamiento/relaciones públicas. 4) Otros comités como sean necesitados. IX. Cómo pueden cambiar estos estatutos:

El quórum el Concilio de Pólizas puede enmendar un artículo específico en los estatutos. Los estatutos serán revisados y actualizados cada tres años o conforme sea necesario.

Polcounbylaws_spanish/policycouncil/9/95 6.98 8.98 2.00 5.05 6.08 9.09

Child Abuse/Neglect Abuso y Negligencia Child Abuse Report Documentation Form Forma Para Reporta Abuso Communicable Disease Enfermedades Contagiosas

Complaints Quejas Comment & Complaint Form Forma de Comentarios y Quejas Comments & Complaint Form Follow-Up Forma de Comentarios y Quejas Futuro Chequeo

Confidentiality Records Archivos deConfidenciality

Eligibility, Recruitment, Selection, Eligibilidad, Reclutamient, Seleccion, Enrollment and Attendance Matricula y Asistencia Eligibility Priority Criteria Form Forma de Eligibilidad Prioridad Criterio

Guidance/Discipline Guianza/Disciplina

Hiring Contratar Empleados

Impaired Parent Padre Deteriorado

Late Pick-Up Recojer Tarde

Medication Medicamentos

Missing Child Caso de Niños Desaparecidos

Referral Referencia

Temporary Exclusion Exclusion Temporariro Temporary Exclusion Agreement Concordancia de Exclusión Temporal

Transportation Transportacion

All Policies that are Underlined are to be Posted at the Center

Doña Ana County Head StartPolicies

66

Doña Ana County Head Start Policies

CHILD ABUSE & NEGLECT POLICY & PROCEDURES:

One of Doña Ana County Head Start‟s most important jobs is to keep children safe. We feel that it is

important that parents be as informed as possible about the law(s) that are designed to protect their

children. The Doña Ana County Head Start program has the following policy regarding the required

reporting of suspected child abuse and/or neglect:

New Mexico law (Section 32-1-15, NMSA 1978) requires the reporting of any known or suspected

situations in which a child is abused or neglected.

Any Head Start employee who knows or has a reasonable suspicion that a child is an abused or

neglected child must report the matter immediately, by phone, to

1) Children, Youth, and Families Department (CYFD) by dialing 1-855-333-7223 or from

a cell phone dial #SAFE ( #7223)

AND

2) Child Care Licensing at 373-6609

If the employee feels that the child has been abandoned (please refer to the DACHS

Late Pick-up Policy posted at your center), or is in immediate danger or in a life

threatening situation, the employee must report the matter to law enforcement by

calling 911, prior to calling 1-855-333-7223 the Children, Youth and Families

Department and Child Care Licensing.

For example, this means that our staff is required to call in a report to CYFD if a child discloses that

they have been hurt or neglected in any way or if a staff member feels there may be reason to call in a

report due to noticeable signs of potential abuse or neglect. Staff is not allowed, by law, to call the

family to alert them that they have been reported to CYFD. If CYFD staff determines that an

interview with the child is necessary, they may legally come to the center and interview the child and

review their center file. Once again, staff is not allowed to alert the family that the child has been

interviewed. The reason for this is to avoid tampering with the investigation. It should be clarified

that our staff is responsible for reporting suspected child abuse/neglect, not investigating child

abuse/neglect. Whether or not we believe what the child has told us, if they say they‟ve been hurt, we

must take all information seriously and call in the report.

FOR THE GOOD OF THE CHILD, WE REPORT IMMEDIATELY!

NOTICE New Mexico law requires the reporting of any known or suspected situations in

which a child may be the subject of abuse or neglect. Doña Ana County Head

Start is dedicated to ensuring the health and safety of each child. Therefore, all

staff are required to follow the “Child Abuse/Neglect” and “Impaired Parent”

Policies. We have included in this handbook copies of these policies and

procedures so you will be able to understand these requirements and the roles our

staff are mandated to follow. (See Abuse/Neglect Policy and Impaired Parent

Policy).

67

Pólizas de Doña Ana County Head Start

PÓLIZA Y PROCEDIMIENTOS

DEL ABUSO Y NEGLIGENCIA A LOS NINOS: Mantener a los niños sanos y seguros es una meta importante de Doña Ana County Head Start. Es

importante que los padres estén bien informados de las leyes diseñadas para proteger a sus niños.

DACHS hace cumplir el siguiente reglamento de denunciar si hay sospecha de un abuso y/o

negligencia a un niño:

La ley de New Mexico (Sección 32-1-15, NMSA 1978) requiere denunciar cualquier y todas

situaciones donde un niño sea abusado o abandonado.

Cualquier empleado de Head Start que tenga una sospecha razonable de que un niño está siendo

abusado o es olvidado tendrá que reportar el asunto por teléfono a las siguientes organizaciones:

1) Departamento de Children, Youth and Families (CYFD) al 1-855-333-7223 o al

cellular #SAFE ( #7223) Y

2) Child Care Licensing at 373-6609

En caso que el empleado crea o sospecha que el niño sea abandonado (por favor refieres a la

Reglamento de Late Pick-up de DACHS en su centro), o está en grave peligro o está en una

situación que arriesga su vida, el empleado deberá denunciar el caso a las autoridades

marcando el 911, antes de hablar al 1-855-333-7223, el número del departamento de

Children, Youth and Families y Child Care Licensing.

Por ejemplo, esto significa que nuestro personal reportará todos los casos donde a un niño se le haga

daño o es descuidado en una manera que el empleado crea que exista razón para llamar y denunciar el

caso debido a los señas de abuso o descuido de un niño. El personal no debe, por ley, comunicarse o

hablar a la familia del niño para alertarles que han sido reportados al CYFD. En caso que el personal

de CYFD decide que una entrevista con el niño es necesaria, ellos mismos visitarán el centro

legalmente y entrevistan al niño y revisan el archivo del centro. El personal de Head Start no está

autorizado a alertar a la familia de que el niño ha sido entrevistado. Queremos evitar que alguíen

quiera interferir en la investigación. Será clarificado que el personal es responsable por denunciar la

sospecha de abuso o descuido a un niño, y no en investigar el caso. Aunque creamos o no creamos lo

que el niño ha dicho, si han dicho que han sido dañados, tenemos que tomar toda la información

seriamente y con gravedad y llamar a denunciar el caso.

¡PARA LA SEGURIDAD Y EL BENEFICIO DEL NIÑO,

DENUNCIAMOS INMEDIATAMENTE!

NOTIFICACIÓN

La ley de Nuevo México requiere la denuncia de cualquier situación sospechosa en

que un niño pueda ser objeto de abuso o descuido. Head Start del Condado de

Doña Ana se dedica a azegurar la salud y seguridad de cada niño. Por lo tanto

todo el personal debe seguir las Pólizas del Abuso y Descuido de Niños y El

“Impaired Parent”. Incluimos copias de estas reglamentos y procedimientos en

este libro para que Ud. pueda entender los deberes y procedimientos que nuestro

personal debe seguir. (Puede ver – Abuse/Neglect Policy, Impaired Parent Policy).


COMMUNICABLE DISEASE POLICY:

In keeping with state licensing requirements and promoting a healthy and safe environment for all children, Doña Ana County Head Start program has established a communicable, notifiable diseases and medication policies. IDENTIFICATION OF CHILDREN WITH COMMUNICABLE DISEASES Communicable diseases are defined as diseases caused by infectious agents that may be transmitted directly or indirectly from person to person. For the purpose of this policy, communicable diseases include, but are not limited to: The simplex, hepatitis B virus, human immune deficiency virus, measles, pertussis, whopping cough, rubella, salmonella, tuberculoses, typhoid fever and similar communicable diseases with serious consequences. For communicable diseases of short and well known duration, parents or guardians will be asked to absent their children from school during the contagious period. For communicable diseases of less well determined duration, parents or guardians may absent their children from school for any period during which the child’s condition is infectious or communicable. CHILDREN WILL NOT BE ALLOWED TO REMAIN IN THE CENTER IF THEY HAVE A FEVER, PINK-EYE, HEAD LICE, IMPETIGO, COMPLAINT OF SORE THROAT WITH FEVER, DIARRHEA, VOMITING, OR CHICKEN POX. THE CHILD WILL BE ISOLATED UNTIL HE/SHE CAN BE PICKED UP BY THE PARENT OR EMERGENCY CONTACT. PARENTAL REPORTING RESPONSIBILITIES NOTIFIABLE DISEASE Policy on notifiable conditions in New Mexico will be consistent with the reporting policy of NMAC 4.3.11 published by the office of Epidemiology of the N.M. Dept. of Health. COMMUNICABLE DISEASE Parents or guardians of children presently attending or enrolling in Head Start, have a legal obligation, if there is no health care professional attending the child, to report to the Children’s, Youth & Families, Child Care Licensing Authority division of the State of New Mexico, the fact that the child is a carrier of, or is infected with a communicable disease, as soon as the parent or guardian becomes aware of the condition. CONFIDENTIALITY The number of staff who will be informed of the child’s communicable disease will be kept to a minimum to assure the confidentiality of records and other information regarding the child. The Dona Ana County Head Start program confidentiality policy will be adhered to.


PÓLIZA PARA CASOS DE ENFERMEDADES CONTAGIOSAS: Para mantener los requisitos de la licencia con el estado y promover un ambiente sano y seguro para todos los niños, el Programa Head Start del Condado de Doña Ana ha establecido las siguientes reglas para casos de enfermedades contagiosas, enfermedades que se deben reportar y administración de medicamentos. IDENTIFICACIÓN DE NIÑOS CON ENFERMEDADES CONTAGIOSAS

Las enfermedades contagiosas están definidas como enfermedades causadas por agentes infecciosos y que pueden ser transmitidas directa o indirectamente de persona a persona. Esta regla incluye las enfermedades contagiosas, pero no se limita a las de primer grado, hepatitis B, deficiencia del sistema inmune (HIV), sarampión, tos ferina, rubeola, salmonella, tuberculosis, fiebre tifoidea y otras enfermedades similares y que traen serias consecuencias. Para enfermedades contagiosas bien conocidas y de corta duración, se les pedirá a los padres que mantengan sus niños ausentes de la escuela durante el período contagioso. Para casos de enfermedad contagiosa determinada de menos duración, los niños permanecerán en su casa durante el tiempo que su condición sea infecciosa o contagiosa. NO SE PERMITIRA QUE LOS NIÑOS PERMANEZCAN EN EL CENTRO SI TIENEN: FIEBRE, MAL DE OJOS, PIOJOS O LIENDRES, IMPETIGO (INFECCIÓN DE LA PIEL, ALTAMENTE CONTAGIOSA), DOLOR DE GARGANTA CON FIEBRE, DIARREA, VOMITO, O VIRUELAS LOCAS. SE AISLARA AL NIÑO/A HASTA QUE SEA LEVANTADO POR SUS PADRES O UNO DE LOS CONTACTOS DE EMERGENCIA. RESPONSABILIDAD DE REPORTAR ENFERMEDADES QUE SE DEBEN REPORTAR

El reglamento para los casos de enfermedades que se deben reportar será de acuerdo con las leyes del Estado de Nuevo México. Sección VIII, No. 2064. ENFERMEDADES CONTAGIOSAS Los padres o tutores de los niños que asisten o que están inscritos en Head Start tienen la obligación legal, si el niño/a no ha recibido atención médica, de reportar a la división de Children’s, Youth & Families, Child Care Licensing Authority del Estado de Nuevo México, que su niño/a es portador/a o que se ha infectado con una enfermedad contagiosa, tan pronto que reciban la noticia de esta condición física. CONFIDENCIALIDAD El número de personas a quienes se les informará de la enfermedad de su niño/a será mínimo para asegurar que su archivo y otra información se mantengan en confidencia. Será adherido al reglamento de confidencialidad del Programa Head Start del Condado de Doña Ana.


COMPLAINTS POLICY:

All the staff and Policy Council members of Doña Ana County Head Start are concerned about the well-being of young children and their families in this community. Therefore, we are anxious to listen to your suggestions and any concerns you may have regarding the day-to-day operations in the classroom or the program, in general. Doña Ana County Head Start promotes open communication between families, staff and the community. The following steps have been established to facilitate the handling of any complaint or concern about the Doña Ana County Head Start program: Receipt of Complaint: Any staff member, parent, guardian, client, or community member may communicate a complaint to any member of the Doña Ana County Head Start staff. A complaint may be received indirectly, for example in a follow-up call with a parent or client, as well as when someone calls specifically to report a complaint. Recording the Complaint: All complaints received will be recorded on the Comment and Complaint Form which will contain the following information: the date the complaint was received; the name, address and telephone number of the person the complaint is against; the name, address and telephone number of the person making the complaint; an indication whether the person will permit his/her name to be used; the name of the staff person receiving and recording the complaint; and a description of the complaint. The description of the complaint will include names of person(s) involved, pertinent dates, addresses, telephone numbers and a statement of the facts and observations described by the person(s) complaining (avoiding the recorder’s own opinions, subjective characterizations and conclusions). The form will also contain a place to record, when appropriate, that a complaint involves allegations of child abuse, neglect of a serious nature, or licensing violations. Complaints can be anonymous, verbal, or written. If a complaint is made verbally, or by telephone, and they are unable or unwilling to put the complaint in writing, the person to whom the complaint is made shall write up the appropriate elements of the complaint and forward it through the Director, appropriate Manager or Supervisor, and Policy Council Chairperson. Community Complaints: Any staff member or Policy Council Board Member informed of a complaint from the community or from program participants, will document in writing on the Comment and Complaint Form, the nature of the complaint and any pertinent details. The information will be routed to the Director. The complaint will be addressed by the DACHS Director and appropriate managers and supervisors. All scheduled Policy Council meetings will review any complaints that have surfaced so that minutes will reflect the complaint and resolution process. Complaints that may come to DACHS Administrative offices will be shared with the Policy Council at the regularly scheduled meetings.


PÓLIZA DE LAS QUEJAS: Todo el personal y miembros del Concilio de Pólizas del programa de Head Start están interesados en el bienestar de los niños y sus familias en esta comunidad. Por lo tanto, ellos están ansiosos de escuchar sus sugerencias y cualquier preocupación que usted pueda tener con respeto a las operaciones de día-a-día en el aula de clase o el programa en general. El Programa de Head Start del Condado de Doña Ana promueve comunicación abierta entre familias, personal y la comunidad. Los siguientes pasos se han establecido para facilitar el manejar cualquier queja o preocupación acerca del programa de Doña Ana County Head Start: Recibo de Quejas: Cualquier miembro de los empleados, padre, guardiá, cliente o miembro de la comunidad puede comunicar una queja a cualguier empleado de Doña Ana County Head Start. La queja puede ser recibia indirectamente, por ejemplo en una llamada de teléfono con un padres, o cliente así tambien como cuando alguien llama específicamente para reportar una queja. Registrar la Queja: Todas las quejas serán registradas en La Forma De Quejas y Comentarios la cual incluirá la siguiente información. La fecha que se recibió la queja, el nombre, la dirección, numero de teléfono de la persona de cual la queja es en contra de; el nombre, la dirección y numero de telefono de la persona que esta haciendo la queja. Una indicación donde la persona permita si se puede usar el nombre; el nombre del personal que recibió y registro la queja; y una descripción de la queja. La descripción de la queja incluirá nombres de persona(s) involucradas, fechas pertinentes, direcciones, números de teléfonos, y una declaración de sucesos y observaciones descritas por la persona(s) quejándose (evite sus propias opiniones, caracterizaciones subjectivas y conclusiones). La forma también incluirá un lugar para registrar, cuando sea apropiado, que la queja involucra alegaciones de abuso de niño, descuido de condición seriamente o violación de la licenciatura. Las quejas pueden ser anónimas, verbal, o por escrito. Si una queja es hecha verbal, o por teléfono y si no están dispuestos a poner la queja por escrito, la persona a la cual la queja se le dio deberá escribir elementos apropiados de la queja y será remitido a la Directora, Supervisor apropiado y Concilio de Pólizas. Quejas de la Comunidad: Cualquier personal o miembro del Concilio de la Pólizas a quien se le informa una queja de la comunidad o de un participante del programa, deberá documentar por escrito en La Forma de Quejas y Comentarios. La naturaleza de la queja y algunos detalles pertinentes. La información será dirigida a la Directora. La queja será investigada por la Directora del programa y los supervisores apropiados. Todas las juntas programadas para El concilio de Pólizas revisaran cualquier queja que han aparecido para que las notas de la junta reflejen la queja y el proceso de resolución. Quejas que sean presentadas a las oficinas administrativas de DACHS serán compartidas con el Concilio de Pólizas en sus juntas programadas.

Complaints Concerning a Staff Member: Complaints or concerns regarding staff should be discussed with the individual(s) involved. If the individuals involved reach no resolution, it should be taken through supervisory lines or brought to the attention of the Director and handled in the same manner as stated above. Other complaints from staff are dealt with through the NMSU and DACHS Employee Handbook, which addresses Personnel Policies. Those who feel that complaints are not resolved satisfactorily may contact the appropriate manager, Director, Policy Council member, COE Associate Dean, or COE Dean for further attention. Follow-up on any complaint will be documented on the “Comment and Complaint Follow-up Form” and submitted to Director for the file. PLEASE KNOW THAT WE RESPECT AND VALUE YOUR CONTRIBUTIONS TO OUR PROGRAM. YOUR IDEAS AND CONCERNS ARE VERY IMPORTANT TO US AND WE TAKE THIS POLICY SERIOUSLY. ALL CONCERNS WILL BE DOCUMENTED, INVESTIGATED, AND RESOLVED WITHIN THE SCOPE OF THE HEAD START PROGRAM OBJECTIVES!

Quejas Acerca de un Miembro del Personal: Quejas o preocupaciones tocante un personal deberán ser discutidos con el individuo(s) involucrados. Si los individuos involucrados no alcanzan alguna resolución, se deberá llevar a la línea de supervisores o llevarla a la atención de la Directora y será manejada en la misma manera como se ha mencionado arriba. Otras quejas del personal son tratados por el Libro manual de empleados de DACHS y NMSU que dirige las pólizas de personal. Aquellos que sienten que las quejas no son resueltas satisfactoriamente pueden ponerse en contacto con el supervisor apropiado, La Directora, miembro del Concilio de Pólizas, Deán Asociado de COE, al COE para atención futura. Todas las perseguísions de las quejas serán documentadas en la forma de “Comentarios y Perseguimiento de Quejas” y sometidas a la Directora para archivarse. POR FAVOR SEPA QUE RESPETAMOS Y VALORAMOS SUS CONTRIBUCIONES A NUESTRO PROGRAMA. SUS IDEAS Y PREOCUPACIONES SON MUY IMPORTANTES PARA NOSOTROS. ESTA POLIZA LA TOMAMOS MUY SERIAMENTE Y TODOS LOS CONCERNIMIENTOS SERAN DOCUMENTADOS, INVESTIGADOS, Y RESUELTOS DENTRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE HEAD START.


COMMENT AND COMPLAINT FORM

Staff Member Name: __________________________ Date: ___________________

Person making the complaint: ______________________________________________

Address: _______________________________________________________________

Home Phone: _______________________ Work Phone: _______________________

Can we use their name? ___Yes ___ No Conditions: _________________________ ______________________________________________________________________________________________________________

Person complaint is against: _______________________________________________

Address: _______________________________________________________________

Home Phone: _______________________ Work Phone: _______________________

Description of complaint (Include names of persons involved and record events, dates and locations, statements made and other facts and observations reported by the person making the complaint): ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Does the complaint involve allegations of child abuse/neglect or a serious licensing violation? ___ Yes ___ No

If yes, has a report been made to: State Office for Services to Children and Families? ___ Yes ___ No The licensing agency? ___ Yes ___ No Signature of Person making report: _____________________ Date: ____________ Comment/ADM/4.02 6.08


FORMA DE COMENTARIOS Y QUEJAS

Nombre del Empleado: _____________________ Fecha: ___________________

Persona haciendo la queja: ______________________________________________

Dirección: _____________________________________________________________

Télefono del Hogar: __________________ Teléfono del Empleo: _________________

¿Podemos usar su nombre? ___Sí ___ No Condiciones: __________________ ______________________________________________________________________________________________________________

Persona recibiendo la queja: _______________________________________________

Dirección:______________________________________________________________

Teléfono del Hogar: ___________________ Telefóno del Empleo: _________________

Descripción de la queja (Incluye nombres de personas y documenta los eventos, las fechas y localizaciones, frases hechas y otras verdads y observaciones reportada por la persona haciendo la queja): ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿Tiene la queja alegaciones de abuso/descuido de niños o una seria violación de licencia? ___ Sí ___ No

Si marcó que sí, lo reportaron a: State Office for Services to Children and Families? ___ Sí ___ No La Agencia de Licencias? ___ Sí ___ No Firma de la Persona haciendo el reporte: ___________________ Fecha: ____________ Comment/ADM/4.02 8.05 6.08


COMMENT AND COMPLAINT FORM FOLLOW-UP

Name of person conducting follow-up: ___________________ Date: ______________ Follow-up made by: Telephone ____ Site Visit ____ Letter ____ Person Contacted: ____________________________________ Phone: _____________ Address: _______________________________________________________________ Follow-up information (Summarize discussion and other pertinent facts concerning the complaint. Identify any pertinent documents in this section and attach them to this form): __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________ ________________________ Signature of Follow-up Reviewer Date

Followup/ADM/4.02


FORMA DE COMENTARIOS Y QUEJAS FUTURO CHEQUEO

Nombre de la persona haciendo el chequeo: ____________________ Fecha: ________ Tomó a cabo por: Teléfono ____ Visita ____ Carta ____ Persona Contactada: ________________________________ Teléfono: _____________ Dirección: ______________________________________________________________ Información del chequeo (Haga un sumario de la discusión y otras verdades pertinentes sobre la queja. Identifique cualquieras documentos pertinentes en esta sección y júntalo con esta forma): __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________ ________________________ Firma de la persona repasando el futuro chequeo Fecha

Followup/ADM/4.02


CONFIDENTIALITY/RECORDS POLICY: Health Insurance Portability & Accountability Act

Doña Ana County Head Start parents are the primary source of information about themselves and their child and information sought from them will be limited to that which is ESSENTIAL for services. 1. Head Start staff and other related service providers shall not discuss information that has been

shared with them by families or parents unless it is DIRECTLY related to Head Start services. 2. Parents and other Head Start volunteers in the program are prohibited from reviewing records

other than those of their own children. 3. Children’s health and education and social services records on families are open only to Head

Start staff and special consultants on a “NEED TO KNOW” basis. 4. Head Start families must be informed about information that is shared with cooperating Head

Start staff, such as, information and follow-up on communicable diseases, health related subjects, testing, evaluations or therapy regarding the special needs of their child.

5. Written Permission: SPECIFIC release forms should be signed by Head Start parents when there are plans to exchange information with a cooperating community agency.

6. On a yearly basis, staff will review and update, if necessary, all data collection instruments, enrollment packet, Needs Assessments, etc.

7. Information recorded in a child’s record and in family files will pertain ONLY SPECIFICALLY to Head Start services.

8. Any authorized person requesting to view Head Start children’s files/records, must complete the “CHILD’S FILE CHECK OUT” form located in the front of each child’s record file. Viewing of records will take place only at the appropriate center location during work hours. Unauthorized removal of records is a violation of this policy.

9. STAFF records will be maintained by the Head Start Director, supervisors and NMSU Personnel Office. Staff members have access to their own personnel files upon request to the Head Start Director.

10. To insure confidentiality, any required information that is placed in a personnel or child’s file will not refer specifically by name, the identity of the other party or parties involved.

** NOTE: Doña Ana County Head Start employees shall grant law enforcement agencies or the Children, Youth and Families Dept. interviews with DACHS students and access to any of the DACHS student records in the event of an investigation, without permission of the child’s parent, guardian, or custodian. (See DACHS Child Abuse & Neglect Policy). * A “records review” by student practicums and fieldwork interns must be supervised by appropriate Head Start Component staff and the students will abide by this policy.


CONFIDENCIALIDAD/ PÓLIZAS DE LOS ARCHIVOS: Portabilidad de Aseguranza Medica & Acta de Acontabilidad

Los padres de los niños del Programa de Head Start son la fuente primaria de información sobre ellos y su niños. La información adquirida se limitará a aquella información de ellos o del niño/niña que es ESENCIAL para los servicios. 1. Los miembros del Programa de Head Start y otros proveedores de servicios relacionados no deben

discutir información que han compartido con ellos por familias o padres a menos que está información esté DIRECTAMENTE relacionada con el Programa de Head Start.

2. Está prohibido a los padres y otros voluntarios del programa de Head Start de repasar expedientes de los archivos que no sean de sus propios niños.

3. Los expedientes de salud y educación de los niños así como de los servicios sociales de las familias son accesibles sólo a los empleados de Head Start y a consejeros especiales en las bases de lo que “SE NECESITE SABER”.

4. Las familias del Programa de Head Start se deben informar sobre asuntos que se comparten con empleados que ayudan, tal como, información y continuación en enfermedades comunicativas, asuntos relacionados con la salud, pruebas, evaluaciones, o terapia con respecto a las necesidades especiales de su niño.

5. Permiso escrito: Formas para eximir responsabilidades de los empleados del programa de Head Start ESPECIFICAS deben ser firmadas por los padres cuando hay intercambio de información entre agencias de la comunidad, cuando hay eventos especiales o paseos educativos en que los niños participarán.

6. En base anual, el personal revisara y actualizara, si es necesario, toda la información coleccionada en paquetes de matrícula, Evaluaciones necesarias, etc.

7. La información registrada en los expedientes de niños y en los expedientes de la familia corresponden SOLO Y ESPECIFICAMENTE a los servicios de Head Start.

8. Alguna persona autorizada solicitando ver los expedientes/archivos de los niños de Head Start debe completar una forma de PERMISO PARA SACAR EL EXPEDIENTE. Esta forma está localizada en la primera parte del expediente del niño/niña en cada centro individual de Head Start. Ver los expedientes en los archivos se puede solo efectuar durante horas apropiadas de trabajo. Revisando los expedientes sin ninguna autorización es una violación de esta póliza.

9. Expedientes de los EMPLEADOS serán mantenidos por la Directora del Proyecto, supervisores y la Oficina de Personal de NMSU. Los empleados tienen acceso a su archivo personal al solicitar lo a la Directora del Head Start.

10. Para asegurar información privada, información requerida que se encuentra con los documentos personales o los del niño/a no van a tener nombres específicos de las identidades de las persona(s).

***NOTA: Los empleados del Programa de Head Start del Condado de Doña Ana concederán a agencias de en forzamiento de la ley o al Departamento de Niños, Juventud y Familias a entrevistar a los estudiantes de DACHS y a revisar cualquiera de los expedientes de los estudiantes de DACHS en el evento de una investigación, sin permiso del padre o guardián del niño. (Ver DACHS Póliza de Abuso & Abandono). * Un “repaso de los expedientes en los archivos” por practicantes, estudiantes, e internos debe ser supervisado por personal apropiado de Componente de Head Start y los estudiantes observarán esta póliza estrictamente.

32


ELIGIBILITY, RECRUITMENT, SELECTION, ENROLLMENT,

AND ATTENDANCE (ERSEA) POLICY:

Doña Ana County is the target service area of the Doña Ana County Head Start Program. In providing

Head Start services to families in Doña Ana County, The Head Start Performance Standards will be the

basis for the services that are offered. The Eligibility, Recruitment, Selection, Enrollment, and

Attendance Policy is set forth to clarify the requirements for eligibility, the procedures for recruitment,

the selection criteria, the enrollment process, and the procedures for monitoring attendance in the Doña

Ana County Head Start Program.

ELIGIBILITY REQUIREMENTS

All parents of children between the ages of 3 and 5 have the opportunity to apply for Head Start

services. All else being equal, priority is given to children who are 4 by the 1st of September or 1 year

from entering public kindergarten. The following documentation is required in order to determine

eligibility: verification of age, copy of state certified birth certificate, baptismal certificate or hospital

record will be accepted; Also proof of income that shows total family income, copy of prior year‟s tax

return, 3 or more pay stubs, written statement from employer, TANF, scholarships, or financial aid will

be accepted.

RECRUITMENT

The focus of recruitment activities will be areas (geographic localities) in Doña Ana County where a

community needs assessment demonstrates that there is a need for Head Start services and community

support for the program has been established and facilities are available. To maintain full enrollment,

the process of recruiting children will be ongoing.

Specific procedures to recruit children include:

Media advertising through one or all of the following: radio, newspapers, and

public bulletin boards will be used to disseminate information about the program.

Recruitment activities in addition to media advertising will include:

--door-to-door contact,

--phone contact,

--setting up information booths in community agencies, and/or

--posting recruitment fliers in high traffic businesses - post offices, grocery

stores, and Laundromats.

--on-site recruitment

Doña Ana County Head Start application information will be made available to prospective applicants

about eligibility requirements.

To monitor the recruitment process, the DACHS Recruitment/Outreach Data Log will be utilized.

The Log will substantiate recruitment efforts.

33


PÓLIZA PARA CALIFICAR, RECLUTAR, SELECCIONAR,

INSCRIPCIÓN Y ASISTENCIA (ERSEA):

El Condado de Doña Ana es el área principal de servicios del programa Doña Ana County Head Start

(DACHS). Las normas de desempeño representados por Head Start son el enfoque de los servicios que

les ofrece a familias en el Condado de Doña Ana. Las normas para calificar, reclutar, seleccionar e

inscribir, y el reglamento de asistencia fueron establecidas para esclarecer los requisitos para poder

calificar, los procedimientos para el reclutamiento, las normas para la selección, el proceso de

inscripción, y los procedimientos para monitorear la asistencia en el programa de Head Start del

Condado de Doña Ana.

REQUISITOS PARA CALIFICAR

Todos los padres con hijos entre los 3 y 5 años de edad, tienen la oportunidad de aplicar para los

servicios de Head Start. Se les dará prioridad a los niños que tienen 4 años de edad para el 1st de

septiembre o que falte un año para empezar el kindergarten público. Se requieren los siguientes

documentos para poder calificar: verificación de edad, copia del certificado de nacimiento, certificado

de bautismo o registro del hospital serán aceptadas; Prueba de ingreso que enseñe el ingreso total de la

familia también, forma de impuestos, 3 talones de cheques, ó declaración escrita del patrón, TANF,

becas, o asistencia financial.

RECLUTAMIENTO

El enfoque de proceso para reclutar será en las aéreas (lugares geográficos) del Condado de Doña Ana

donde una evaluación de la comunidad demuestre que hay una necesidad para los servicios de Head

Start y donde el apoyo de la comunidad para el programa sea establecido y la ubicación esté

disponible. Para poder mantener una matrícula completa, será necesario mantener el nivel de

reclutamiento constantemente.

Los procedimientos específicos para el reclutamiento de niños son:

Anunciarse en los siguientes medios de comunicación para difundir información sobre el

programa. Radio, periódicos y por medio de boletines públicos. Otros métodos de reclutamiento,

además de los antes mencionados, incluyen:

---Ir de puerta-en-puerta,

---Llamar por telefóno,

---Poner puestos de información en los Agencias comunitarias, y/o

---Poner boletines de reclutamiento en lugares públicos tales como el correo, supermercados,

tiendas y lavanderías.

Habrá información disponible sobre cómo aplicar y cuáles son los requisitos específicos para ser

elegible para el programa de Head Start del Condado de Doña Ana.

Para monitorear el proceso de reclutamiento, se utilizará el cuaderno de procesamiento de datos sobre

reclutamientos y visitas sociales a la comunidad por Head Start del Condado de Doña Ana. El

cuaderno de procesamiento de datos apoyará los esfuerzos para el reclutamiento.

34

The Family Services component staff (Family Outreach Workers) are responsible for organizing and

initiating a yearly recruitment drive that will insure full enrollment of funded slots at all times. The

Disability Specialist is responsible for maintaining contact with appropriate specialized agencies

serving young children with special needs. The Family Services Specialist will maintain records of

outreach, recruitment, and service activities for children with special needs. It will be the main

responsibility of the Family Outreach Workers, ( FOW ) to recruit center families, complete enrollment

packets with families, assist in the development of Family Partnership Agreements, conduct home

visits as needed on assigned families, set-up bus routes with the Administrative Office, set-up child

files and assist with coordination of screenings. It is the responsibility of all Head Start staff to assist

with the recruitment process as needed.

SELECTION CRITERIA

Selection for enrollment in the Doña Ana County Head Start Program will be based on six criteria:

CATEGORICALLY ELIGIBLE: Consist of homeless children, foster children and families

receiving public assistance which includes temporary assistance to needy families and supplemental

social security.

INCOME: At least 90% of the applicants selected will meet the Family Income Guidelines for Head

Start Programs.

AGE: To be selected for enrollment, children must be between the ages of 3 - 5, by September 1 of

the program year. Children who are 4 years of age by September 1 will be given priority.

CHILD’S NEED: At least 10% of the enrollment opportunities will be made available to children who

have been determined eligible on the basis of the child‟s disability and the Doña Ana County Head

Start Program‟s available resources to meet the child‟s needs. A child may also be determined eligible

on the basis of need with documentation from appropriate community agencies, service providers, or

as documented by the Family Services Specialist through pre-enrollment interviews.

FAMILY NEED: Psycho/social and other family needs will be screened based on self-reports from

applicants, referrals from other agencies, and as documented by the Family Services Specialist through

a pre-enrollment interview. Family and child‟s needs will initially be screened from the DACHS

application which addresses needs that have been identified through the DACHS application section;

„Family & Child Needs‟. Selection for enrollment on the basis of a family‟s need for services will be

based on services that a family is receiving at the time of enrollment, so that duplication of services is

minimized.

GEOGRAPHIC LOCATION: In the process of selecting children for enrollment, the distance

between the family‟s residence and the Doña Ana County Head Start Center will be considered. A

family that resides outside of the center‟s geographic location and requires Head Start transportation

services, will not be considered for enrollment. A family may receive emergency transportation for the

period of one (1) week if personal transportation problems arise and the family lives within the service

area of those centers providing transportation for children. This decision is at the discretion of the

Administrative Office and will be decided on a case by case basis. Transportation provided by Head

Start within a 5 ½ mile radius of a Doña Ana County Head Start center.

35

El personal de servicios para las familias (Trabajadores de Familias) son responsable para organizar e

iniciar la campaña de reclutamiento anual que ayudará a mantener una matrícula llena en todo momento de

los espacios que han sido asignados. La) Especialista de Discapacidad es responsable de mantener contacto

con agencias especializadas apropiadas que ayuden a niños con necesidades específicas. La Especialista de

Servicios de Familias mantendrá archivos sobre servicios sociales, reclutamiento, y esfuerzos de servicios

para niños con necesidades específicas. Será la responsabilidad principal de los Trabajadores de Familias

(FOW por sus siglas en ingles) reclutar familias al centro, ayudar a las familias a llenar las matrículas,

ayudar con el desarrollo de los Acuerdos para una Asociación de Familias, llevar a cabo visitas a casa de

las familias asignadas según sea necesario. Además, preparar las rutas de transporte de los camiones con la

oficina administrativa, preparar las fichas de los niños, y ayudar con la coordinación de los exámenes. Es

la responsabilidad de todo el personal de Head Start ayudar con el proceso de reclutamiento según sea

necesario.

REQUISITOS PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN

La selección para la inscripción al programa de Head Start del Condado de Doña Ana, sera basada en

6 puntos:

ELEGIBLES CATEGÓRICAMENTE: Consiste de niños sin hogar, niños de crianza temporal y las

familias que reciben asistencia pública, que incluye la asistencia temporal para familias necesitadas y

la seguridad social suplementaria.

INGRESOS: Al menos el noventa por ciento de los solicitantes seleccionados deberán satisfacer los

reglamentos o guías del Programa de Head Start.

EDAD: Para ser seleccionado para la inscripción, los niños deben tener entre 3-5 años de edad, para el

1st de septiembre del año del programa. Se les dará prioridad a los niños que tienen 4 años de

cumplidos para el 1st de septiembre.

NECESIDAD DEL NIÑO: A lo menos diez por ciento de todos los casos de inscripción serán

disponibles a niños que han sido elegibles en base a sus necesidades y con base en los recursos

disponibles por el Programa de Head Start del Condado de Doña Ana para satisfacer las necesidades

del niño. El niño también puede ser elegible basado en la necesidad con documentación respaldada

por la agencia comunitaria apropiada, proveedores de servicios, o según sea documentado por medio

de entrevistas de preinscripción por el (la) Especialista de Servicios para la Familia.

NECESIDADES DE LA FAMILIA: Necesidades sicológicas y/o sociales y otras necesidades de la

familia serán evaluadas ultra vez de lo que reporte el solicitante, consultas de otras agencias, y según

sea anotado por la Especialista de Servicios de Familias en su entrevista de preinscripción. Se evaluará

a la familia y las necesidades del niño según la solicitud para el Head Start del condado de Doña Ana,

la cual indica las necesidades específicas que han sido identificadas de acuerdo a la sección de

“Necesidades de la Familia y el Niño” de DACHS. Para minimizar el duplicado de servicios, la

selección para la inscripción será basada en las necesidades específicas de la familia.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA: En el proceso para seleccionar a niños para la inscripción, se

considera la distancia entre el Centro de Head Start del Condado de Doña Ana y el lugar de residencia

de la familia. Cualquier familia que resida fuera de la ubicación geográfica del Centro y que además,

requiera del servicio de transporte de Head Start, no será considerara para la inscripción.

Si se presenta un problema de transporte y si la familia reside dentro del área de servicio de los Centros

que provén transporte a niños, puede la familia recibir transporte urgente por un periodo de una

semana solamente. Esta decisión será tomada a discreción de la oficina administrativa y se tomará la

decisión según el caso. Solamente se provee transporte por Head Start dentro de 5, y media millas

(8 km) al alcance del Centro de Head Start del Condado de Doña Ana.

36

ELIGIBILITY PRIORITY CRITERIA

In order to reach families representing the most need, DACHS utilizes a point system to determine

selection for enrollment. Priority for enrollment is evidenced by the point system assignment on the

Eligibility Criteria form attached to each application received. Upon completion of the Criteria form a

total point assignment is documented, dated, and signed by the Family Services Specialist. The

application packet is then placed according to the total point assignment in the waiting list/selection

pool.

Beginning selections during spring months will take place at regular intervals through the first month

of the program year or until full enrollment is obtained. First selections will consist of eligible four

year olds and applications that have a total point assignment of 300 and higher, depending on the

number of applications received. If the number of applications received are low, then selections may

begin with those having total assigned points of 250 and higher. When making selections to enroll or

replace, all else being equal, the child‟s age will determine the final selection.

The following is an explanation of points assigned utilizing the Eligibility Priority Criteria form.

Categorically Eligible: This includes foster children with documentation, homeless children with

documentation, and families receiving Public Assistance, Temporary Assistance to Needy Families

and Supplemental Social Security Income.

Income: Families whose income meets the Income Guideline will receive points. No points will be

assigned to applicants whose income is above the Guidelines.

Age: Children who are 4 years of age by September 1 of the program year will be given priority for

enrollment. This priority is documented by assigning the highest number of points to children who

will be 4 years old by September 1 of the program year.

Geographic Location: Applicant families that reside within the service area or walking distance for

that center will be assigned points. No points will be assigned to applicant families that do not reside

within the service area.

Parental Status: The highest level of points will be assigned to applicant families that are non-

parental guardian/custodian and foster families. The next level of points will be assigned to one parent

families. The next level of points will be assigned to two parent families.

Needs: A pre-enrollment interview may result in assignment of the highest points depending on the

family‟s need. The next level of points will be assigned to applications that contain referrals from

another agency. Families who have children who were served by Early Head Start will be assigned the

next level of points.

Education: Applicant families with a parent attending classes for ESL, GED certificate or those

working with New Mexico Works, will be assigned the highest points. Applicant families with a

parent attending classes for an Associate or Bachelor degree will be assigned the next level of points.

No points will be assigned to those families attending classes for a Master or Ph.D. degree.

37

REQUISITOS PARA CALIFICAR CON PRIORIDAD

Con el propósito de llegar a las familias más necesitadas, DACHS utiliza un sistema de puntuación

para determinar la selección de las matrículas. La prioridad es confirmada por el sistema de puntación

asignado de acuerdo al “Requisito para calificar,” que se encuentra adjunto a la solicitud recibida. Ya

una vez completa la forma de requisitos para calificar, una puntuación total es anotada, fechada y

firmada por la Especialista de Servicios para las Familias. Después, la solicitud (de acuerdo a la

puntuación total) se incluye en una lista de espera para el proceso de selección. El proceso de

selección sera una vez por mes durante los meses de primavera hasta el primer mes del inicio del

programa o hasta que se obtenga una capacidad máxima de inscripciones. Dependiendo en el número

de solicitudes recibidas, la primera selección consistirá de edad de 4 años elegible en las solicitudes

con una puntuación de 300 puntos o más. Si el número de solicitudes recibidas es bajo, entonces el

proceso de selección emperezará con las solicitudes recibidas de 250 puntos o más. La edad del niño

determinará la selección final, cuando se hace una selección para matricularse, siempre y cuando todo

lo demás siga igual.

Lo siguiente es una explicación de puntos asignados utilizando la forma de Requisitos para Calificar

con Prioridad.

Categóricamente Elegibles: Esto incluye niños de crianza temporal con la documentación, niños sin

hogar con la documentación, y las familias que reciben Asistencia Publica, Asistencia Temporal a las

familias necesitadas y seguro suplementario de ingresos.

Ingreso: Las familias que califiquen bajo las guías de ingresos recibirán puntos. No se otorgarán

puntos a solicitantes que estén por arriba de las guías o los requisitos de ingresos.

Edad: A los niños que tienen 4 años de edad para el 1st de Septiembre del año en que inicia el

programa, se les dará prioridad para la matrícula. Esta prioridad es documentada asignando la

puntuación más alta a estos niños de 4 años.

Ubicación Geográfica: Las familias solicitantes que residan dentro del área de servicio o que residan

a pocos pasos del Centro asignado se les acumularan puntos. Sin embargo, no se les asignará puntos a

familias solicitantes que no residan dentro del área de servicios.

Estatus Paterno: La puntuación más alta de puntos sera asignada a las familias solicitantes con tutela

no paternal y a padres adoptivos. El siguiente nivel de puntuación sera asignado a familias con sólo un

padre o una madre. Y el siguiente nivel de puntuación sera asignado a familias con ambos padres.

Necesidades: Una entrevista de preinscripción puede resultar en la asignación de más alta puntuación

dependiendo en la necesidad de la familia. El siguiente nivel de puntuación sera asignado a

solicitantes que tienen referencia de otras agencias. Aquellas familias que tienen niños que fueron

asistidos por Early Head Start serán asignados el siguiente nivel de puntuación.

Educación: Las familias solicitantes con uno de los padres que esté asistiendo a clases de ESL, GED o

certificación, o padres quienes están trabajando para New Mexico Works, se les asignará la

puntuación más alta. Las familias solicitantes con un padre que esté asistiendo a clases para una

carrera técnica o una licenciatura, serán asignadas al segundo nivel de puntuación. No habrá

puntuación asignada a familias que estén asistiendo a clases para recibir una maestría o un doctorado

38

Employment: Applicant families, in which the parent are working full time, 32 hours a week or more,

will be assigned the highest number of points. Applicant families in which parent(s) are working part

time, 20-31 hours per week, will be assigned the next level of points. Applicant families in which

parent(s) are working less than 20 hours per week will be assigned the lower level of points. No points

will be assigned to those families in which no one is working. For two parent families, both parents

must be employed to receive full points.

Disability: Applications that contain documentation that the child has been qualified through the local

education agency as having a special need will be assigned the highest number of points. For

applicants who are suspected to have disabilities and/or have received services from agencies serving

children with disabilities, points may be assigned in the “Needs” section.

Housing: Families that reside in Public or Subsidized Housing will receive points. No points will be

assigned to applicants who live in non-subsidized housing.

ENROLLMENT PROCESS

All applications submitted to the Doña Ana County Head Start Program will be screened for

enrollment by the Family Services Specialist utilizing the DACHS Eligibility Priority Criteria point

system. Selection for enrollment and points will be awarded according to: categorically eligible,

income, age, geographic location, parental status, family needs, education, employment, disability, and

housing. Enrollment is defined as the completion of the Doña Ana County Head Start enrollment

packet, up-to-date/in-process immunization and child‟s first day attendance at their assigned center.

To complete the enrollment process (if accepted), the requirements are:

1. Formal notification of acceptance into the program by FOW.

2. A response from the family, within 7 working days, verifying that the child will be

attending the program.

3. The completion of all enrollment forms for the child‟s record, prior to a child‟s

participation in the class. Parent/Guardian needs to provide: Copy of immunization record

Documentation if child received services from an early intervention program (Doctor‟s

diagnosis, concerns, evaluation, IEP or IFSP)

Copy of Medicaid and/or insurance card (if applicable)

FOW will not be able to tell what classroom the child will attend at this time (excludes

Vado, Lester and NMSU).

4. At the beginning of a program term all eligible children will be placed in a classroom by

the Placement Committee. Any vacancies will be filled within 3 days, if possible. The

Placement Committee will consist of: the Family Service Specialist and FOW‟s. Taking

into account all the factors so that the placement will be beneficial to the child and family.

All children enrolled by July 15 will be staffed to ensure appropriate continuum of care.

All remaining children will be staffed on a regular basis until all vacancies are filled.

39

Empleo: Las familias solicitantes cuyos padres trabajan tiempo completo, 32 horas o más por semana

se les asignarán la más alta puntuación. Aquellas familias solicitantes cuyos padres trabajan medio

tiempo, 20-31 horas por semana se les asignarán el nivel que sigue más bajo de puntuación. Y las

familias solicitantes que tienen uno de los padres trabajando menos de 20 horas por semana, se les

asignará la puntuación más baja. No se asignarán puntos a familias donde ninguno de los padres

trabaja. Para familias con padre y madre, los dos deben estar empleados para poder recibir una

puntuación completa.

Discapacidad: Los solicitantes que tengan información documentada confirmando que el niño(a) ha

sido diagnosticado con necesidades especiales por la agencia local de Educación, serán asignados a la

más alta puntuación. Una puntuación sera asignada de acuerdo en la sección de “Necesidades” a

solicitantes que se sospecha tener discapacidades y/o han recibido servicios de agencies que sirven a

niños con discapacidades.

Vivienda: Las familias que residen en vivienda subsidiaria o pública recibirán puntos. No se

asignarán puntos a solicitantes que residan en vivienda no subsidiaria.

PROCESO DE INSCRIPCIÓN

Toda solicitud sometida al Programa de Head Start del condado de Doña Ana sera investigada para la

inscripción por la Especialista de Servicios de la Familias utilizando la Norma del Sistema de

Puntuación para Calificar con Prioridad de DACHS. Selección para la inscripción y puntuación serán

otorgados de acuerdo a lo siguiente: categóricamente elegibles, ingresos, edad, ubicación geográfica,

estatus paterno, necesidades de la familia, educación, empleo, discapacidad, y vivienda. Se define

como “inscrito” cuando la persona haya completado el paquete de inscripción de Head Start del

Condado de Doña Ana, tiene sus vacunas al corriente o estar en el proceso, y su niño pasó el primer

día de asistencia en el Centro asignado.

Para completar el proceso de inscripción (si es aceptado), los requisitos son:

1. Notificación formal de aceptación al programa por el Trabajador de Familias (FOW).

2. Dar respuesta por parte de la familia dentro de los siguientes 7 días, confirmando que el

niño asistirá al programa.

3. Completar todas las formas de inscripción para incluirse en la folder del niño(a) antes de

asistir a clase. El padre/guardián debe proporcionar: Copia del registro de vacunas al corriente

Documentación si sus niño recibió servicios de intervención temprana (Diagnostico medico,

inquietudes, evaluaciones, Programa Educativo Individualizado, IEP o IFSP)

Copia de la tarjeta de Medicaid y del proveedor de Medicaid (si aplica)

La Trabajadora de familias no podrá decirles cual salón de clase su niño atenderá a este

momento (excluyendo los centros de Vado, Lester y NMSU)

4. Al Principio del término del programa todos los niños elegibles serán colocados por el

comité de colocar. Cualquiera lugar vacante será cubierto dentro de 3 días si es posible. El

comité elegibilidad o el comité de asignación consistirá de la Especialista de Servicios de

Familia y las trabajadoras de familias. Tomando en cuenta todos los factores para que la

colocación sea de beneficio para el niño y la familia. Todos los niños inscritos para Julio

15 serán compartido para asegurar continuo cuidado apropiado. Todos los niños restantes

serán compartido en una base regularmente hasta que todos los vacantes sean llenados.

40

The total number of children enrolled in the program may exceed the ACYF funded enrollment to

insure that Head Start services are available to the greatest number of children possible. When 60

calendar days or less remain in the program year, only the enrollment of eligible 3 year old children

will be considered for families who will qualify for Head Start services the following program year.

The Head Start program may also choose not to fill enrollment vacancies when 60 calendar days or

less remain in the program year.

A waiting list of eligible applicants who meet the selection criteria will be established to minimize the

enrollment time when there is an available slot, however, as eligible applicants are referred to other

programs, there may be times when the waiting list is at a minimum.

Doña Ana County Head Start believes that continuity is an important aspect of Head Start services,

since one of the purposes of the program is to prepare children for entry into public school. We

believe that once a child is enrolled, it is important for the child to continue to build on the gains

achieved in Head Start. In order to maintain these gains, we think that all children should be enrolled

with the understanding that they are to continue receiving Head Start services until they are eligible for

public school. However, because there might be times that a compelling reason may occur not to re-

enroll, such as significant rise in family income, Doña Ana County Head Start may choose to enroll a

different child from a more needy family. These situations will be brought to the Family Services

Specialist and Director for individual consideration.

ATTENDANCE

Monitoring of attendance will be conducted daily through the ChildPlus computer program.

The attendance requirements are:

1. Current or in process immunizations for the child on the first day of class attendance.

2. Minimum 85% attendance goal in each class.

3. Mandatory center staff follow-up after any absence without parental contact.

Attendance Policy Procedures: These procedures include family and staff responsibilities for

implementing the Doña Ana County Head Start attendance policy requirements:

* Assigned center staff will record the daily attendance of each child in ChildPlus for monitoring and

follow-up by the Family Services Staff.

* Families of children enrolled in the program are required to contact the center staff if their child

will not be attending classes. The method of contact may include telephone, correspondence, or

personal contact. In order to determine when action or intervention is appropriate, staff must be aware

of the causes of absence. This is accomplished via the Monthly Attendance Monitoring Form (C.I.R.)

Parents will be urged to provide this information whenever children are absent. It is the responsibility

of the P.I.A. or other staff to seek out the cause of absence when the information is not volunteered.

41

El número total de los niños inscritos en el programa puede rebasar la inscripción aceptada por el

ACYF para asegurar que los servicios de Head Start sean disponibles a un máximo número de niños.

Cuando falten 60 días o menos en el programa, sólo la inscripción de niños seleccionados de 3 años de

edad de familias que califican, serán considerados para los servicios de Head Start el próximo año.

También el programa de Head Start optará por no llenar con inscripciones nuevas los espacios

disponibles cuando sólo queden 60 días dentro del programa escolar.

Una lista de espera de solicitantes calificados será establecida para minimizar el tiempo de inscripción

cuando haya un espacio disponible. Sin embargo según sean referidos los solicitantes a otros

programas, habrá momentos donde la lista de espera estará en un mínimo.

El Head Start del Condado de Doña Ana cree que la continuidad es un aspecto importante del servicio

de Head Start, ya que el propósito del programa es preparar a los niños a ingresar a la escuela pública.

Opinamos que una vez que el niño esté matriculado, es importante que continua construyendo las

ganancias logradas en Head Start. Para mantener estas ganancias, creemos que todo niño debe estar

matriculado y entender que van a continuar recibiendo los servicios de Head Start hasta que califiquen

para la escuela pública. Sin embargo, algunas veces habrá rezones primordiales para no inscribirse, tal

como un alto incremento de los ingreso de la familia, entonces el Head Start del Condado de Doña

Ana optará por inscribir a otros niño con más necesidad. Estas situaciones serán consideradas

individualmente por la Especialista de Servicios de Familias y por la Directora del Proyecto.

ASISTENCIA

La asistencia será monitoreada diariamente por el uso de programa de computadora ChildPlus.

Los requerimientos de asistencia son:

1. Tener las vacunas del niño al corriente o en proceso para el primer día de asistencia a la clase.

2. Mantener un mínimo del ochenta y cinco por ciento de asistencia en cada clase.

3. Después de una ausencia sin el contacto de los padres, es obligatorio que los trabajadores del

Centro investiguen el porqué.

Procedimientos de la Pólizas de Asistencia: Estos procedimiento incluyen las responsabilidades de

la facultad y de los padres para implementar los requisitos de los reglamentos de asistencia de Head

Start del Condado de Doña Ana.

* Los empleados del centro apuntarán diariamente la asistencia de cada niño y prepararán el

reportaje mensual de asistencia para monitorear y seguir las investigaciones por el personal de

los Servicios para las Familias.

* Se requiere que las familias de los niños inscritos en el programa, se comuniquen con el personal del

Centro si su niño no va asistir a clases. El modo de comunicación puede ser por teléfono,

correspondencia, o verbal con el personal. Para determinar si una intervención o acción es apropiada,

el personal deber estar pendiente de las causas de una ausencia. Esto se logra llenando la forma

Monthly Attendance Monitoring Form (C.I.R.). Se recomienda que los padres den esta información las

veces que sus niños estén ausentes. Es la responsabilidad del P.I.A. u otro personal, averiguar la causa

de la ausencia cuando esta información no se consigue voluntariamente por parte de la familia.

42

* Mandatory center staff follow-up after absences without parental contact:

-phone contact, (home, work, or emergency contacts)

-correspondence,

-home visits, or

-personal contacts (i.e., neighbors, relatives or friends)

* If attendance for any child falls below the 85% requirement for any given month, the

information will be referred to the Family Services Specialist for review and follow-up via a

redi-letter from the Word Processing Specialist.

* After mandatory staff follow-up and an assessment of the child absences by the Family

Services staff and all attempts to maintain the enrollment have been exhausted,

disenrollment will be considered based on factors that include:

- parental request,

- relocation of the family out of the program‟s service area,

- chronic absenteeism that persists for 2 months despite program efforts,

- if a child is absent for 8 school days (consecutive) and DACHS has exhausted all

methods of establishing parent contact,

In order to ensure the health and safety of all children enrolled in the DACHS program, a

child may be considered for Temporary Exclusion or possible disenrollment if the

behavior that is expressed by a child during classroom hours endangers or threatens

another child or classroom staff.

43

* Es obligatorio que el personal del Centro investigue las ausencias en las siguientes maneras

cuando los padres no avisan al centro.

-por llamadas teléfonicas (a la casa, al trabajo, los contactos de urgencia)

-correspondencia

-visitas a la casa, o

-contactos personales (es decir, vecinos, parientes, o amigos)

* Si la asistencia de un niño baja del ochenta y cinco por ciento que se requiere cada mes, esta

información sera referida a la Especialista de Servicios para Familias para revision e investigación por

carta redi-letter por la Especialista de Word Processing.

* Después de la investigación obligatoria y una evaluación sobre las ausencias del niño por el

personal de los Servicios para Familias, y cuando todos los intentos para mantener la asistencia

han sido agotadas, entonces se considerará sacar al niño del programa basado en los siguientes

factores que incluyen:

- En la voluntad de los padres

- Cuando la familia se mueve fuera del área de servicio del programa Doña Ana County

Head Start (DACHS)

- Una ausencia crónica que dure 2 (dos) meses a pesar de los esfuerzos del programa

- Si un niño está ausente por 8 (ocho) días (consecutivos) y el DACHS agotó todos los

métodos para comunicarse con los padres

Para asegurar la salud y la seguridad de todos los niños inscritos en el programa de DACHS, un

niño puede ser considerado para una Expulsión Temporal o posiblemente hasta ser sacado del

programa si la conducta del niño, durante las horas de clase, amenazan o ponen en peligro otros

niños o el personal del aula.

DOÑA ANA COUNTY HEAD START

ELIGIBILITY PRIORITY CRITERIA Reviewer Comments:

POINTS: 0

Child's Name: DOB:

Instructions: Check family income first. If over the guidelines, the family is ineligible. Check one box in each area based

on info. provided on the application and required documents. When appropriate, write in COMMENTS to document

reason for selection. Sign form and attach to application.

AREA DESCR PTS SELECT

CATEGORICALLY ELIGIBLE

Foster Child 90 0

Homeless Child 90

Public Assistance SSI, TANF, Etc. 90

COMMENTS:

Total Area Points: 0

INCOME

Meets Income Eligibility 25

Over 131% of Poverty Guidelines 0

Yearly Income:

* Free lunch eligible

COMMENTS:


INCOME

Low Income / 75% Below Poverty Guidelines* 75% 75



Eligible / 0-24% Below Poverty Guidelines* ELIGIBLE 20

Over-income / 100%-130 Above Guidelines ELIGIBLE 0


AGE BY: (Sept. 1)

4 Years of age by Sept. 1 70

3 Years of age by Sept. 1 30


GEOGRAPHIC Center Requested:

Walking Distance 30

Within Service Area Service Area 25

Out of Service Area Out of Service Area 0

COMMENTS:


PARENTAL STATUS

One Parent ONE 20

Two Parent TWO 10

Foster Parent FOSTER 30

Not the child's parent OTHER 30

Total Household Members:

COMMENTS:


Free CACFP

DOÑA ANA COUNTY HEAD START

ELIGIBILITY PRIORITY CRITERIAAREA DESCR PTS SELECT

NEEDS Pre-enrollment Interview or as

assigned by Family Service Specialist

Early Head Start family (that meet eligibility criteria) 20

Referral from another non Head Start agency 40

Family Need / assigned by Specialist up to 80

COMMENTS:


EDUCATION

Working towards GED/trade GED/ESL/Certificate 100

Work Force Investment Act (WIA) NM Works 100

Working towards Associate/Bachelor Assoc./Bachelor 75

COMMENTS:


EMPLOYMENT

(If a 2 parent family, both parent's must be employed to receive full points)

Employed full time (at least 32 hours or more per week) 100

Employed half time (at least 20 - 31 hours or per week) 50

Employed less than 19 hours per week 20

Not employed at this time 0

COMMENTS:


DISABILITY

DIAGNOSED ( Public Schools) 90

COMMENTS:


HOUSING

Lives in HUD or subsidized housing 25

COMMENTS:


TOTAL ELIGIBILITY POINTS: INELIGIBLE :

STAFF SIGNATURE: DATE SCORED:

Points/Excel/Amended 7/98 7.99 2.00 4.02 5.02 4.03 1.04 5.04 7.05 3.08 9.09 5.11 8.11

10/11/11

0


GUIDANCE/DISCIPLINE POLICY: Guidance is a matter of helping children learn socially appropriate behavior and self-control. It involves leading children from adult control to the development of their own inner control. Stated below are the ways in which Doña Ana County Head Start staff and volunteers will prevent undesirable situations from occurring in the center: 1. Encourage desirable behavior both verbally and non-verbally.

Examples of verbal encouragement include: 1. “I notice that you are matching the blocks to the shapes on the shelf. You are putting them exactly where they belong.” 2. “I see you remembered to throw your Kleenex in the trash can. Thank you.” 3. “You’re helping Juan pick up the markers.”

Examples of non-verbal encouragement include: a smile, a hug, your physical presence near the child, etc.

Ignore behavior that is inappropriate or undesirable (i.e. inappropriate language, tattling and whining, etc.)

2. Staff should be positioned so that all children are visible at all times (indoors and outside).

This is to better empower teaching staff to support children’s social interactions. 3. To avoid difficult situations, teaching staff should have individual plans for students with

different needs. Example: if a child is disrupting circle time, invite child to engage in an individual activity.

4. Warn children five minutes ahead of time in order to make transitions from one activity to

another easier for the children. Example: “In five minutes the bell will ring and it will be clean up time.”

5. Arrange the environment to promote positive interactions. Children will have opportunities to

work in small groups and individually with staff. 6. Develop with the children a limited number of simple, positively stated, reasonable rules for the

classroom, playground, and field trips. Post these rules in the center at children’s eye level. Examples include: (Taken from Creative Curriculum)

1. Be kind others. 2. Walk in the classroom / Run outside. 3. Help each other. 4. Keep the room neat.

Review the rules prior to each class transition. Give gentle reminders such as: gentle touches; walking; helping; cleaning up.

7. Spend time planning to provide an interesting, stimulating daily schedule that will encourage positive behaviors.


PÓLIZA DE GUIAR/DISCIPLINA: Guiar es una manera de ayudar a los niños a aprender el comportamiento socialmente apropiado y auto-control. Esto involucra guiar a los niños del control de adultos hacia el desarrollo de su propio control interno. En seguida se expresan las formas en que el personal y los voluntarios de Doña Ana County Head Start evitaran que situaciones indeseables ocurran en el centro.

1. Animar comportamiento deseable verbal y no verbal. Ejemplos de ánimos verbales incluyen:

1.“Yo observé como tu estas igualando los bloques a las formas de el estante.” 2.“Yo veo que te acordaste de tirar el Kleenex en el bote de la basura.” 3.“Estas ayudando a Juan a levantar los marcadores.” Ejemplos de ánimos no verbales incluye: una sonrisa, un abrazo, su presencia física cerca

del niño, etc. Comportamiento que no es apropiado e indeseable (i.e. lenguaje inapropiado, chismeando y lloriqueo, etc.) 2. Los adultos se situaran de tal modo que los niños puedan ser vistos todo el tiempo. En ningún momento los niños serán dejados solos. 3. Para evitar situaciones dificultosas, el personal de enseñanza deberá tener planes individuales para los estudiantes con diferentes necesidades. Ejemplo: si un niño esta interrumpiendo en tiempo del circulo, invite al niño a ocuparse en una actividad individual. 4. Avisar a los niños cinco minutos antes del tiempo para que las transiciones de una actividad a otra sea fácil para los niños. Ejemplo: “En cinco minutos cuando suene la campana será tiempo de recoger.” 5. Arreglar el ambiente para promover relaciones positivas. Los niños tendrán la oportunidad de trabajar en grupos pequeños e individualmente con adultos. 6. Desarrolle con los niños un número limitado de reglas simples, indicadas positivamente y razonables para el salón el área de recreo y los viajes de excursiones. Ponga estas reglas en el salón al nivel de los ojos de los niños.

Ejemplos incluye: (Tomadas del Creative Curriculm) 1. Ser buenos con otros. 2. Caminen en el salón/Corran afuera 3. Ayúdense cada uno 4. Mantengan el salón limpio.

Revise las reglas del salón antes de cada transición. Dar recordatorios suaves así como: contactos ligeros; caminando; ayudando; recogiendo. 7. Tomar tiempo planeando un programa diario interesante y estimulante que anime comportamiento positivo.

8. Physical punishment will NEVER be used as a means of discipline. (Physical punishment is grounds for dismissal.)

9. Withholding food will NEVER be used as a means of punishment. 10. Consequences for behavior need to be immediate. Developmentally our children retain

information for 3 to 5 minutes. Threats are not effective and are inappropriate. Examples include:

1. “Do you want me to call your Mother/Father?” 2. “If you don’t cooperate you will have to stay indoors.”

11. Intimidation and humiliation will NEVER be used as a means of discipline.

Example: “Only babies cry, you are too old to cry.”

12. Staff must be willing to re-evaluate and to change their own behavior as needed in order to prevent a child’s need to engage in challenging behavior.

8. Nunca se usara castigo físico como medio de castigo (Castigo físico es una base de despedida) 9. Nunca se negara los alimentos a los niños como medio de castigo. 10. Las consecuencias del comportamiento deben de ser inmediatamente. Desarrolladamente nuestros niños retienen la información de 3 a 5 minutos. Amenazas no son efectivas y no son apropiadas.

Ejemplos incluyen: 1. “Quieres que le hable a tu mamá/papá” 2. “Si no cooperas te tendrás que quedar adentro”

11. Intimidación y humillación nunca serán usadas como método de disciplina.

Ejemplo: “Nomás los bebes lloran, tu estas muy grande para llorar.” 12. El personal deberá de re-evaluar y cambiar sus propios comportamientos así sea necesario para prevenir la necesidad del niño de ocuparse en comportamientos provocativos.


HIRING POLICY: (Taken and summarized from NMSU

Personnel Policies & Procedures Manual, Section 1)

When a position becomes available within the Doña Ana County Head Start Program, priority will be given to current staff that qualifies for transfer or promotion. Current and past Head Start parents, who qualify, will also be considered as openings occur. Parents will be given preference when all else is equal. However, parents, grandparents or guardians will not be allowed to work in the same building that their child, grandchild or ward is enrolled. The following procedures summarize and incorporate the existing Hiring Policy for New Mexico State University:

1. A “SAF” (Staffing Authorization Form) will be completed on-line with E. Hire through Banner when a vacancy occurs or for a new position and approved by the appropriate NMSU personnel. Approval for filling or requesting a new position must be obtained from the NMSU Personnel Office before it is announced (posted).

2. The “Position Announcement” will be prepared, approved and posted on campus and

throughout the community, as indicated on the staffing form. The announcement will be posted a minimum of 14 days for an exempt position and a minimum of 5 days for a non-exempt position.

3. Commercial ads are placed in local publications for positions that require skills which

may not be readily available in the local area. Any non-exempt position below grade 14, to be advertised, will require prior approval from the NMSU Employee Services Director. Internal promotion announcements also require Employee Services Office approval.

4. The Doña Ana County Head Start Hiring Committee may include a representative of

the Policy Council Personnel Committee, the Director, appropriate component Specialists/Managers, selected Head Start parent(s), and any other appropriate staff needed to assist in the selection process.

5. All application resumes (non-exempt and exempt) will be reviewed by members of the

Hiring Committee which will then select the most qualified candidates for interview.

6. Members of the Hiring committee will then conduct personal interviews with the final candidates that were selected.

7. Following the interviews, recommendations from the Hiring Committee will be

submitted to the Doña Ana County Head Start Director for approval. 8. The Doña Ana County Head Start Director will then make a selection for the position

from the final committee recommendations.


PÓLIZA DE CONTRATAR EMPLEADOS: (Resumen tomado de las reglamentos de Personal y el Manual de

Procedimientos de NMSU Sección 1)

Cuando hay una posición disponible en Doña Ana County Head Start, se da preferencia a los empleados que califican para ser transferidos o promovidos. Los padres que estén o hayan estado inscritos en el programa y que califiquen también serán considerados para llenar esta posición. Se les dara preferencia a los padres cuando todo lo demás es igual. Sin embargo padres, abuelos o guardianes no serán permitidos trabajar en el mismo edificio en donde su niño está inscrito. Los siguientes procedimientos resumen e incorporan los reglamentos actuales para emplear de la Universidad Estatal de Nuevo Mexico (NMSU): 1. Se llenará una forma “Staff Authorization” cada vez que haya una posición

disponible y se firmará por el personal indicado de E. Hire por el Banner NMSU. Se deberá obtener la aprobación de la Oficina de Personal de NMSU para llenar esta posición, antes de que sea anunciado.

2. El “aviso de la posición disponible” será preparado, aprobado y anunciado en la universidad y en la comunidad, como es indicado en la forma de empleo. Las posiciones exempt estarán anunciadas por 14 días y para posiciones non-exempt un mínimo de 5 días.

3. Los anuncios comerciales son publicados localmente, para las posiciones que requieren especialidad (conocimientos especiales) las cuales son escasas en el area. Cualquier posición non-exempt que sea mas bajo que un grado 14 requiere previa aprobación del Director de personal de NMSU para poder ser anunciada.

4. La comisión para empleos de Doña Ana County Head Start incluirá al comité de

personal del Policy Council, al Director/a, a la especialista correspondiente, padres de Head Start y otras personas que se necesiten para ayudar en el proceso de selección.

5. Todas las aplicaciones y resumenes (non-exempt and exempt) serán revisados por los

miembros del comité de empleos, los cuales seleccionaran los candidatos mas competentes para las entrevistas.

6. Los miembros del comité de empleos conducirán entrevistas personales con los

finalistas seleccionados.

7. Después de las entrevistas, todas las recomendaciones hechas por el comité serán sometidas al Director/a de Doña Ana County Head Start para aprobación.

8. El Director/a de Doña Ana County Head Start hará la selección para la posición de

acuerdo a las remendaciones finales hechas por el comité.

9. The “PTO” (Permission to Offer) section of the SAF form must be routed and approved by the NMSU Personnel Director prior to candidate notification.

10. An E-Hire form is prepared, to include the following employment contingencies:

Continued Funding, results of Criminal Records Check, TB test (if applicable), physical exam, verification of references and approval from the Doña Ana County Head Start POLICY COUNCIL, within 30 days of hire during the 9-month service year, and by the first Policy Council meeting scheduled in the fall if hired during the summer months.

Additional hiring information is found in the NMSU Personnel Policies and Procedures Manual. Web page under hiring procedures and NMSU Policy Manual chapter 4 Human Resources – General Policies.

9. El “Permiso para ofrecer” (Permission to Offer) de la sección de la forma “autorización para personal” (Staff Authorization) deberá ser dirigida a, firmada y aprobada por el Director de Personal antes de darle la noticia al candidato.

10. Una forma E-Hire es preparada y firmada por el empleado, y incluye las siguientes

contingentas: Prosupuesto, informe de historia criminal y examen de TB (Tuberculosis si aplica), examen físico, verificación de referencias y aprobación del concilio de pólizas dentro de los primeros días de haber sido empleado. Durante de los 9 meses de servicio anual y en la primer reunión del concilio que estos tengan programada en el otoño, si fue empleado en el verano.

Información adicional acerca de emplear se encuentra en las Pólizas de Personal y en el Manual de Procedimiento Sección 1. Pagina del internet bajo de Hiring procedures and NMSU Policy chapter 4 Human Resources General Policies.


IMPAIRED PARENT POLICY:

If at any time a parent/guardian/authorized person arrives to pick up a Doña Ana County Head Start child and staff suspects that this person is impaired due to alcohol, drugs, medication, or unknown reasons, the following steps will be taken: 1. Staff will immediately refer this situation to the center teacher. 2. Staff will NOT release the child to the suspected impaired person. 3. The teacher will request to speak to the person privately in order to discuss suspected impairment

and the Impaired Parent Policy. 4. If the teacher discovers the concerns to be unfounded, the teacher will explain the policy and Head

Start’s philosophy concerning the health & safety of Head Start families. 5. Should the teacher decide that the parent/authorized person might be impaired, for whatever

reason, they will request that the emergency contact numbers be utilized so that both parent and child can return safely home. Staff will remain with the family until alternate transportation arrives.

6. If the parent/authorized person refuses to locate another means of transportation, the teacher will

notify this person that the Las Cruces Police Department will be notified at once so that they can determine whether or not the parent is impaired. If the person leaves the center, the Teacher will call the police, giving them the make of the vehicle, the license number and the child’s home address.

6A. If the above occurs, staff will complete “Child Abuse Report Documentation Form” and

turn it in to Mental Health Specialist within 24 hours.

7. Staff will contact the Doña Ana County Director to inform her of the incident within 24 hours.


PÓLIZA DEL PADRE EN ESTADO INCONVENIENTE:

Si por alguna razón un padre o persona autorizada llegara recoger a un niño de DACHS y un miembro del personal sospecha que esta persona está bajo la influencia de alcohol, drogas, medicamentos, o razones desconocidas, los siguientes procedimientos serán tomados:

1. El personal denunciará inmediatamente la situación a la maestra del centro.

2. El Personal NO dejará ir al niño con el padre o persona autorizada.

3. La maestra hablará con la persona en privado sobre la condición del padre y la Reglamento del Padre en Estado Inconveniente.

4. En caso que la maestra descubra que las preocupaciones no son establecidas, la maestra

explicará el reglamento y la filosofía de Head Start sobre la salud y seguridad del las familias de Head Start.

5. Si la maestra decide que el padre/persona autorizada está en estado inconveniente, por

cualquier razón, los números de emergencia serán utilizados para que el padre y el niño lleguen a casa sanamente. El personal permanecerá con la familia hasta que el transporte alternativo llegue.

6. Si el padre o persona autorizada se niega a localizar otra forma de transporte, la maestra

reportará esta persona al departamento de policía (Las Cruces Police Department) el Departament de Sheriff del Condado de Doña Ana para que ellos decidan si el padre está en buenas condiciones para llevarse al niño a casa. Si el padre o persona se va del centro, la Maestra llamará a la policía y les dará la descripción del vehículo, número de las placas y el domicilio del hogar del niño.

6A. Si pasa lo indicado, el personal llenará una “Forma Documentando el Abuso a Un Niño” (Child Abuse Documentation Form) y lo entregará al Especialista de La Salud Mental (Mental Health Specialist) en las siguientes 24 horas.

7. El personal llamará a la Directora del Programa Head Start del Condado de Doña Ana para informarle sobre el reporte en las siguientes 24 horas.

52


LATE PICK UP POLICY:

It is important for children to be picked up in a timely manner from their day at Head Start. Doña Ana

County Head Start has adopted the following procedures for children that are not picked up from their

classroom on time.

IF A CHILD IS NOT TRANSPORTED REGULARLY BY THE HEAD START BUS:

Staff will attempt to call parent/guardian at the numbers listed in the child‟s file if they are more

than fifteen (15) minutes late.

If the staff is unable to contact parent/guardian, staff will attempt to contact emergency contacts

listed in the child‟s emergency contact list. Contacts must have authorization to pick up the child.

If staff is not able to make contact with anyone on the emergency/contact list, staff will attempt to

call the parent/guardian again.

If staff are unable to make contact with anyone after one (1) hour staff will proceed with the

following:

1. Call area Police Central Dispatch to report that a child has not been picked up from

Head Start.

2. Contact New Mexico Children, Youth, & Families Department by dialing #SAFE

(#7233) from any cell phone or calling 1-855-333-SAFE (7233) ONLY IF POLICE

ACTION HAS TAKEN PLACE.

3. Contact the State of New Mexico Child Care Licensing @ 373-6609 ext. 115 within 24

hours ONLY IF POLICE OR CYFD ACTION HAS TAKEN PLACE.

4. Contact the Doña Ana County Head Start Director and immediate supervisor as soon as

situation takes place, followed by a written report within 24 hours.

5. Submit completed “Child Abuse & Neglect Report Form” to the Doña Ana County

Head Start Mental Health Specialist within 24 hours. IF APPLICABLE.

Staff will remain with the child until the proper authorities have arrived. If a parent/guardian arrives

after the authorities have been contacted, the parent and staff must remain on-site so the situation can

be resolved.

53

Pólizas Doña Ana County Head Start

PÓLIZA DE RECOGER TARDE:

Es importante que los niños sean recogidos de Head Start a tiempo. DACHS ha adoptado los

siguientes procedimientos para los niños que no sean recogidos a tiempo (Late Pick Up):

SI UN NIÑO NO ES TRANSPORTADO REGULARMENTE POR EL CAMION DE HEAD START:

El personal atentara llamar a padre/persona con autoridad al los números de teléfono en el archivo,

si son más de 15 minutos.

Si el personal no puede contactar al padre/guardián, el personal atentara de contactar a las personas

de emergencia en el archivo. Las personas en la lista de contacto deberán tener autorización para

recoger al niño.

Si no hay respuesta de ninguno de los números de emergencia, el personal llamará al padre o

persona con autoridad otra vez.

Si el personal no puede hacer contacto con nadie después de (1) una hora el personal procederá con

lo siguiente:

1. Hablar al Despacho Central de Policía para reportar que el niño no ha sido recogido de Head

Start.

2. Contactar al Departamento de New México Children, Youth & Families al #SAFE

(#7233) a cellular o al 1-855-333-SAFE (7233) SOLAMENTE SI LA ACCIÓN DE

POLICIA HA TOMADO LUGAR.

3. Contactar al Departamento de Nuevo México de Licenciatura para Cuidados de Niños al 373-

6609 ext. 115 dentro 24 horas. SOLAMENTE SI LA ACCIÓN DE POLICIA Y

DEPARTAMENTO DE CYFD HAN TOMADO LUGAR.

4. Contacte a la Directora de Head Start y al supervisor en cuanto la situación haya tomado lugar,

seguido con un reporte por escrito dentro de 24 horas.

5. El personal llenara la forma de reporte “Abuso y Negligencia de Niño” dentro 24 horas y la

entregara a la Especialista de Salud Mental. SI ES APLICABLE.

El personal se deberá estar con el niño hasta que la autoridad apropiada llegue. Si el padre/guardián

llega después que las autoridades han sido contactadas, el padre y el personal deberán estarse en el sitio

para que la situación se pueda resolver.

54


LATE PICK UP POLICY: For Children Who Ride the Bus

It is important for parents/authorized person(s) to be at the bus stop at the scheduled time so that Doña

Ana County Head Start staff can deliver the children in a timely manner. DACHS has adopted the

following procedures for children that are not picked up at the bus stop:

IF A CHILD IS TRANSPORTED REGULARLY BY HEAD START BUS:

Staff will attempt to transport the child to the designated drop-off destination on the bus route.

If there is no authorized person available to receive the child, staff will complete their bus route

and make a second attempt to drop off child with an authorized party. The family will then be

referred to the Administrative Office for follow-up.

If an authorized person is not available at the designated drop off destination, staff will then

transport the child back to the Head Start center and will attempt to reach the parent and the

emergency contact numbers. Staff will also contact the center Teacher & Administration

Office.

If there is no response from the parent/guardian or emergency contacts, staff will:

1. Call area Police Central Dispatch to report that a child has not been picked up from

Head Start.

2. Contact New Mexico Children, Youth, & Families Department @ 1-855-333-SAFE

(7233) ONLY IF POLICE ACTION HAS TAKEN PLACE.

3. Contact the State of New Mexico Child Care Licensing @ 373-6609 ext. 115 within 24

hours ONLY IF POLICE OR CYFD ACTION HAS TAKEN PLACE.

4. Contact the Doña Ana County Head Start Director and immediate supervisor as soon as

situation takes place, followed by a written report within 24 hours.

5. Submit completed “Child Abuse & Neglect Report Form” to the Doña Ana County

Head Start Mental Health Specialist within 24 hours. IF APPLICABLE.

Staff will remain with the child until the proper authorities have arrived. If a parent/guardian arrives

after the authorities have been contacted, the parent and staff must remain on-site so the situation can

be resolved.

55

Pólizas Doña Ana County Head Start

PARA LOS NINOS QUE USAN EL CAMION:

PÓLIZA DE RECOGER TARDE

Es importante que los padres/persona(s) autorizada(s) estén en la parada de camión en el horario

apropiado para que Head Start deje a sus niños a tiempo. DACHS ha adoptado los siguientes

procedimientos en caso que los niños no sean recogidos a tiempo en la parada del camión:

SI El NIÑO ES TRANSPORTADO REGULARMENTE POR EL CAMION DE HEAD START:

El personal transportara al niño al destino designado de bajarse en la ruta del camión.

Si no hay una persona autorizada para recoger al niño, el personal terminará la ruta del camión y

hará otro esfuerzo para dejar al niño con una persona autorizada. La familia será referida la Oficina

de Administración.

Si la persona autorizada no está disponible en el destino designado para dejar al niño, el personal

llevará al niño al centro de Head Start y el personal llamará a los padres y los contactos de

emergencia. El personal también llamaran al maestro/a de su hijo y a la Oficina de Administración.

Si no hay respuesta de los padres ni los contactos de emergencia, el personal llamará a:

1. Hablar al Despacho Central de Policía para repórter que el niño no ha sido recogido de Head

Start.

2. Contactar al Departamento de New México Children, Youth & Families. Al 1-855-333-SAFE

(7233). SOLAMENTE SI LA ACCIÓN DE POLICIA HA TOMADO LUGAR.

3. Contactar al Departamento de Nuevo México de Licenciatura para Cuidados de Niños al 373-

6609 ext. 115 dentro 24 horas. SOLAMENTE SI LA ACCION DE POLICIA Y

DEPARTAMENTO DE CYFD HAN TOMADO LUGAR.

4. Contacte a la Directora de Head Start y al supervisor en cuanto la situación haya tomado lugar,

seguido con un reporte por escrito dentro de 24 horas.

5. El personal llenara la forma de reporte “Abuso y Negligencia de Niño” dentro 24 horas y la

entregara a la Especialista de Salud Mental. SI ES APLICABLE.

El personal se deberá estar con el niño hasta que la autoridad apropiada llegue. Si el padre/guardián

llega después que las autoridades han sido contactadas, el padre y el personal deberán estarse en el sitio

para que la situación se pueda resolver.


MEDICATION POLICY: Procedures for dispensing medication at Head Start will follow New Mexico State Day Care Licensing regulations. Section 8.16.2.25 (c) (1,2,3,4,5) (Revision 8/31/06). These are as follows: We will allow the administration of prescribed medication under these conditions:

Head Start will give prescribed medication only with written permission from a parent or guardian. Medication will be administered according to written direction from the prescribing physician.

In the case of non-prescription medication, written instructions must be provided by the

parent or guardian. The parent or guardian will also complete the Authorization for Administration Form, which may be obtained from the classroom teacher.

Head Start will keep all medications in a locked file cabinet inaccessible to children and

will refrigerate medications when needed. If the refrigerator is inaccessible to children, medications will be placed in an insulated bag in the refrigerator.

A designated trained staff member will be responsible for giving medications to children.

The designated staff member will ensure non-prescription and prescription medications have a label with the child’s name and the date the medication was brought to the center. The center will keep non-prescription and prescription medication in the original container with written instructions, including the name of medication, the dosage, and the hours and dates the child should receive the medication.

The staff member will keep a written record of the dosage, date and time a child is given

medication. This information will be reviewed and initialed by the parent or guardian who picks up the child on the days the medication is given.

When the medication is no longer needed, it shall be returned to the parents or guardians

or destroyed. The center shall not administer expired medication. SAFETY PRECAUTIONS Staff will be required to wear gloves and follow the Blood borne Pathogens Exposure Control Plan and adhere to Universal Precautions.


PÓLIZA DE MEDICAMENTOS:

Los procedimientos para dar medicinas en Head Start seguirán las regulaciones establecidas por la Licencia del Cuidado de Niños del Nuevo México. Sección 8.16.2.25 (c ) (1,2,3,4,5) (Revisiones 8/31/06). Estos son los que siguen: Permitiremos la administración de medicinas bajo estas condiciones:

Head Start dará medicamentos de prescripción sólo con permiso por escrito de un padre o guardián. La medicina será administrada según las instrucciones escritas del doctor.

En caso de medicamentos sin prescripción, instrucciones escritas se deben proveer por los

padres o guardián. El padre o guardián también completará la Forma de Autorización para Administración, que se puede obtener de la maestra de centro.

Head Start conservará todas las medicinas en un gabinete de archivos cerrado e inaccesible

a los niños y puede refrigerar medicinas cuando sea necesario. Si el refrigerador es inaccesible a los niños, los medicamentos serán puestos en una bolsa aislada en el refrigerador.

Un miembro entrenado del personal designado, será responsable para dar los medicamentos

a los niños. El miembro designado del personal va a asegurar se de que todas las medicinas con receta y sin receta tengan un rótulo con el nombre del niño/a y la fecha en que la medicina fue traída al centro. El centro conservará las medicinas sin receta y con receta en el contenedor original con instrucciones escritas, incluyendo el nombre de la medicina, la dosis, y las horas y fechas que el niño/a debe recibir la medicina.

El miembro del personal conservará un registro escrito de la dosis, fecha, y tiempo en que

el niño/a reciba la medicina. Esta información será revisada por el padre o guardián que recoge al niño/a en el día en que la medicina se recibe.

Cuando la medicina ya no se necesite, será regresada a los padres o el guardián o será

destruida. El centro no administrará medicaments vencidos. PRECAUCIONES DE SEGURIDAD El personal deberá usar guantes y seguir el Blood borne Pathogens Exposure Control Plan and adhere to Universal Precautions.


MISSING CHILD POLICY:

PURPOSE: To protect against the possibility of a child wandering off and becoming lost. 1. The classroom staff will know the whereabouts of all Head Start children during the official service hours. 2. A search for the child will commence immediately when child is determined missing. 3. Teachers will ask other children the whereabouts of the missing child. 4. The initial grounds search will then include the immediate classroom area (bathroom, kitchen, center areas, etc.) and a search of the outdoor play area. 5. If the child is not located then the local community or campus police will be notified and the continuation of a search will be expanded to include surrounding offices and building areas. 6. Parents/guardians will be notified within the hour of the initial search. 7. In a classroom situation, one staff person must remain with the children left in the group and one will respond to the emergency at hand.


PÓLIZAS PARA CASO DE NIÑOS DESPARECIDOS:

PROPOSITO: Protegerse en contra de la posibilidad que un niño/a se desvíe y se pierda. 1. El personal del centro sabrán dónde se encuentran todos los niños de Head Start durante las horas de servicio oficial. 2. La búsqueda de un niño se iniciará inmediatamente cuando se determine ausente. 3. Las maestras preguntarán a los demás niños si saben dónde está el niño que falta. 4. La búsqueda inicial incluirá el área inmediata al salón (baño, cocina, etc) y el área de recreo. 5. Si el niño no se localiza, entonces se notificará a las autoridades correspondientes y se

continuará la búsqueda, se extenderá a las áreas de oficinas y edificios a los alrededores. 6. Padres/tutores serán notificados antes de que pase una hora de la búsqueda inicial. 7. En una situación del salón, un miembro del personal debe permanecer con el resto de los niños

y otra estará al pendiente de la emergencia.


REFERRAL POLICY: The process of getting families to utilize their strengths to make maximum use of community resources is a fundamental goal of the family services component in the Head Start Program. The DOÑA ANA COUNTY HEAD START REFERRAL POLICY is designed to facilitate and systematize the process of assisting families in their efforts to improve the condition and quality of their lives. BASIC ELEMENTS OF THE REFERRAL POLICY: 1. All coordinating staff and FOW’s are responsible for initiating inter-agency referrals to

community agencies and providers. On the rare occasion that the FOW is unavailable, responsibility will fall upon direct service staff. Referrals will be initiated upon request and/or in consultation with Head Start families.

2. DACHS Inter-agency Referral Forms will be completed by the staff who originates the form. The signature of the parent/legal guardian is required on the referral form to demonstrate that the parent/legal guardian has knowledge of the referral.

3. Routing of the 3-part referral form is as follows: White copy goes to the community service providers/agencies; the pink copy goes to the child’s file and the yellow copy goes to the parent. If staff member initiating referral is NOT an FOW, then pink copy must be forwarded to FOW for follow up. FOW will then ensure that pink copy is filed in Child File.

4. The Doña Ana County Head Start “redi-letters” will be utilized to document referrals within the program and to share information between staff.

5. When it is determined that a referral to an outside agency or provider is not required or that an internal referral is not necessary, contact with families should be documented on the contact form (full sheet) and filed in the child file. (Full sheet contact form is to be used for follow-up and documentation purposes ONLY). Copy of this documentation must be forwarded to Family Services Specialist.

EMERGENCY ASSISTANCE REFERRALS include all referrals that are necessary for a family to meet their basic food, shelter, and health needs. Emergency assistance referrals require that the staff complete a DACHS Inter-Agency Referral Form and forward it with the parent and /or legal guardian to community resource agencies or providers. Inter-agency referrals that do not require immediate action and can be routed through the mail or in person.

Referrals are confidential documents and should be handled in a manner that will preserve all families’ right to privacy.


PÓLIZA DE REFERENCIA: El proceso de animar a familias que utilicen sus poderes para usar los recursos de la comunidad a lo máximo es una meta fundamental del componente de los servicios para la familia en el programa Head Start. La PÓLIZA DE REFERENCIA DE DOÑA ANA COUNTY HEAD START esta diseñada para facilitar y sistematizar el proceso de asistir a las familias en sus esfuerzos para mejorar la condición y calidad de sus vidas. ELEMENTOS BASICOS DE LA PÓLIZAS DE REFERENCIA: 1. Todo el servicio directo, y trabajadores de familias (FOWs) son responsables para iniciar

referencias entre agencias a agencias de la comunidad y proveedores. Referencias serán iniciadas cuando se pidan y/o cuando se consulta con las familias de Head Start.

2. Las Forma de Referencia Entre Agencias de DACHS serán llenadas por el personal que origina esta forma. La firma del padre/guardián es requerido en la forma de referencia para demonstrar que el padre/guardián entiende y sabe sobre la referencia.

3. La ruta de la forma de referencia, que consiste de tres partes, es lo siguiente: La copia blanca se manda con las agencias/proveedores de servicios para la comunidad; la copia color rosa se manda el archivo y la copia amarilla se manda al padre (s). Si el personal que inicia la referencia no es la trabajadora de familias, se le dará la hoja rosa a la trabajadora de familias para que continúe con el proceso de ayudas la trabajadora de familias se asegurara que la hoja rosa sea puesta en el archivo principal.

4. Las “redi-letters” de Doña Ana County Head Start serán utilizadas para documentar las referencias entre el programa y para compartir información entre el personal.

5. Cuando es determinado que una referencia a una agencia exterior o proveedor no es requerido o que una referencia interior no es necesaria, el contacto con familias debe de ser documentado en la forma de contacto (hoja completa) y guardada en el archivo de el niño. (Una forma de contacto de hoja completa es usada para “follow-up” y documentación SOLAMENTE).

REFERENCIAS DE ASISTENCIA DE EMERGENCIA incluye todas las referencias que son necesarias para una familia para satisfacer las necesidades de comidas básicas, refugio, y salud. Referencias de asistencia de emergencia requieren que el personal llene una Forma de Referencia Entre Agencia de DACHS (Inter-Agency Referral Form) y mandarla al padre/guardián para los proveedores o agencias de recursos para la comunidad. Las Referencias Entre-Agencia (Inter-agency Referrals) que no requieren acción

inmediata pueden ser enviadas por el correo. Las referencias son documentos confidenciales y deben de ser manejados en una manera que preservan todos los derechos de las vidas privadas de toda la familia.


TEMPORARY EXCLUSION POLICY:

In keeping with federal performance standards (1304.22)(b)(1) and promoting a healthy and safe environment for all children and staff, Doña Ana County Head Start program has established a temporary exclusion policy. Doña Ana County Head Start will temporarily exclude a child with a short-term injury (*) or an acute or short-term contagious illness (**) that cannot be readily accommodated, from program participation in center-based activities or group experiences, but only for that generally short-term period when keeping the child in care poses a significant risk to the health or safety of the child or anyone in contact with the child. A staffing may occur to determine if exclusion is appropriate. Similarly, a child may be considered for possible disenrollment and/or temporary exclusion if the behavior that is expressed by a child during classroom hours, is repetitive and/or endangers or threatens another child or classroom staff. ***Behaviors, just as in the case of injury or contagious illness must be evaluated by a professional. If it is determined that a child needs to be temporarily excluded for any of the reasons outlined above, Head Start staff will refer the child’s family to an appropriate health care professional (e.g., physician, psychologist) and will facilitate necessary assessment and/or intervention. A child may be readmitted to the program when he or she meets the following criteria which is relevant to his/her condition. 1) If a child is medically fragile, a doctor must complete a Medically Fragile form and have it

returned to the program; 2) A staffing about the child is completed with the appropriate Program Specialist, family members,

health care providers, other involved agencies and/or LEA staff to determine service options; 3) If a staffing does not occur, the child’s parent must bring in a note from a health care provider

regarding the child’s condition and recommending the child’s return to Head Start. * Short-term injuries may include, but not limited to, head trauma, post surgery, etc. ** Communicable Disease may include, but not limited to, fever, head lice, impetigo, etc. *** Problem behaviors may reflect individual disorder or family-based problems.


PÓLIZA DE EXCLUSIÓN TEMPORAL:

Manteniendo las normas de conducta federales (1304.22)(b)(1) y promoviendo un ambiente saludable y seguro para todos los niños y empleados, el programa de Head Start del Condado de Doña Ana estableció un reglamento de exclusión temporal. El Head Start del Condado de Doña Ana va a excluir al niño con una lastimadura de corto plazo (*) o una enfermedad contagiosa de corto plazo (**) que no pueda ser atendida, de la participación del programa en actividades o experiencias de grupos, pero solamente por ese periodo de corto plazo, cuando manteniendo al niño en el programa es un riesgo significativo para la salud o seguridad del niño o cualquier otra persona que está en contacto con el niño. Una junta puede ocurrir para decidir si la exclusión del niño es apropiada. Del mismo modo, un niño puede ser considerado para exclusión temporal si el comportamiento expresado por el niño durante las horas de escuela es repetitivo y pone en peligro a otro niño o empleado de la clase. ***Comportamientos, como en el caso del las o heridas o enfermedad contagiosas debe ser revisada por un profesional. Si es determinado que un niño necesita ser excluido temporalmente por las razones mencionada, los empleados de Head Start van a referir la familia del niño a un profesional de salud apropiado (médico, psicólogo) y va facilitar evaluación necesaria y/o intervención. Un niño puede ser admitido otra vez al programa cuando él o ella cumplan los siguientes criterios relevantes a su condición. 1) Si un niño tiene una salud frágil, un doctor debe completar una forma de DACHS y devolverla al

programa; 2) Una junta sobre la salud del niño se realizará con la Especialista del Programa apropiada,

miembros de la familia, proveedor de salud, otras agencias con información sobre el niño y/o empleados de LEA para determinar las opciones de servicios;

3) Si una junta no ocurre, los padres del niño deberán traer una nota médica explicando la condición del niño y dando una recomendación para el regreso del niño al programa.

* Heridas o perjuicios de corto plazo pueden incluir pero no ser limitadas a trauma una herida en la cabeza, operación, etc.

** Enfermedad contagiosa puede incluir, pero no ser limitada a fiebre, piojos, impétigo, etc. *** Problemas del comportamiento puede reflejar un desorden individual o problemas entre la familia.


Temporary Exclusion Agreement

I, __________________________________ understand that __________________________________________________ (Parent/Guardian) (Child) has been temporarily excluded from the Dona Ana County Head Start Program (DACHS) for the following reasons: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ I understand and agree that my child may not return to the classroom until the following conditions are met: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Plan of Action: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ A meeting will be scheduled by Head Start staff once the above conditions have been met to determine when/if _____________________(child) may return to Head Start classroom. ________________________________ __________________ Parent/Guardian Signature Date ________________________________ __________________ Head Start Staff Signature Date TEA/P/7.03 6.08


Concordancia de Exclusión Temporal

Yo, ________________________________ entiendo que _________________________________________________________ (Padre/Guardián) (Niño/a) ha sido excluido del Programa de Head Start del Condado de Doña Ana (DACHS) por las siguientes razónes: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Yo entiendo que mi hijo/a no puede regresar al salón de clase hasta que las condiciones siguientes son reconocidas: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Plan de Acción: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Una junta será citada por el personal de Head Start cuando las condiciones son reconocidas para determinar cuándo/si _____________________ puede regresar al salón de clase de Head Start. (Niño/a) __________________________________ __________________ Firma de Padres/Guardián Fecha __________________________________ __________________ Firma de Personal de Head Start Fecha

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TRANSPORTATION POLICIES AND PROCEDURES:

1. Head Start children will be returned to the place they were picked up. Written notice must be

given to the bus driver at least one day in advance if there is a change in pick-up or delivery.

2. Parent will notify the bus driver no later than 7 a.m. (for morning class) and 11 a.m.

(for afternoon class) if their child will not be attending or in need of transportation.

Failure to do so, will mean the child will not be picked up again until the parent contacts the

bus driver.

3. Parents should notify the Head Start center or bus driver a week in advance prior to moving.

4. Children should be dressed and ready when the bus arrives. The driver will not come to the

door. If the child misses the bus, it is the parent‟s responsibility to take the child to the center.

5. To ensure the safety of the child, parents or an assigned individual will help their child get on

and off the bus.

6. If no one is at home or at the designated drop/pick-up point, at the time the bus arrives, the

bus driver will return the child to the Head Start center. The bus driver will then follow the

DACHS Late Pick-up Policy.

7. It is the responsibility of the driver and monitor to see that no child shall be left unattended in

the vehicle.

8. Children shall remain seated while vehicle is in motion. Keys shall be removed from vehicle

at all times when driver is not in the driver‟s seat.

9. Only the Head Start children, staff, volunteers serving as monitors, will ride the bus to and

from the center. Vehicle capacity is limited to the number of seat belts.

10. Food, drinks, or smoking are not allowed on the bus.

11. Toys and back packs sent with children are not allowed.

12. There must be two adults on the bus at all times (bus driver/monitor); buses will not run if

there is no monitor on board.

13. All bus passengers must wear seat belts. (One seat belt per child/adult).

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PÓLIZA DEL TRANSPORTE:

1. Los niños serán regresados al lugar de donde fueron recogidos. Si va a haber un cambio para

recoger o regresar al niño/a, deberá notificar por escrito al, conductor del autobús cuando

menos con un día de anticipación.

2. Si su niño no va a asistir al centro o si necesita transporte. Usted debe avisar al conductor/a

antes de la 7:00 a.m., si su niño/a está en la clase de la mañana o antes de las 11:00 a.m., si su

niño/a está en la clase de la tarde. De no ser así, no se volverá a levantar a su niño/a hasta que

usted se ponga en contacto con el conductor.

3. Cuando usted se vaya a cambiar de casa, debe de avisar al centro y al conductor del aubobús

una semana antes de mudarse.

4. Los niños deberán estar vestidos y listos para cuando llegue el autobús. El conductor no irá a

tocar a la puerta de la casa. Si el niño/a no está listo/a para irse en el autobús, entonces es

responsabilidad de los padres de llevarlo al centro.

5. Para la seguridad de su niño/a, uno de los padres o una persona asignada deberá subir y bajar al

niño/a del autobús.

6. Si a la hora de llegada de su niño/a, nadie está en casa o en el lugar designado para

recogerlo/dejarlo, entonces el conductor del autobús regresará al niño/a al centro de Head Start.

El conductor entonces debe seguir el Reglamento de Recoger Tarde de DACHS.

7. Es responsabilidad del conductor y del supervisor/a de los niños, vigilar que ningún niño/a haya

sido desatendido en la van (autobús).

8. Los niños deberán permanecer sentados y con el cinturón abrochado mientras el autobús está en

movimiento. El conductor deberá quitar la llave del vehículo cada vez que esté fuera del

asiento.

9. Sólo los niños de Head Start, el personal y los voluntarios que monitor a los niños, viajaran en

el autobús al centro y desde el centro. La capacidad está limitada al número de cinturones.

10. No se permite comida, bebidas o fumar el autobús.

11. No se permite que los niños traigan juguetes o mochilas.

12. Deberá haber dos adultos todo el tiempo (conductor y monitor de niños); el autobús no

empezará si el monito de niños no está abordo.

13. Todos los pasajeros del autobús deben tener sus cinturones abrochados (un cinturón por

niño/adulto).

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14. Parents who transport their own child to or from the Head Start center must accompany the

child into the building and sign the child in or out. Children must not arrive at the center before

regular start-up hour. 15. The bus driver may determine if a child is ill at the time he or she boards the bus. A child will

be returned to the parent if the child becomes ill on the route.

16. All bus monitor‟s position will be filled by the parents. We ask that parents be responsible

for filling that position once a month. Parents must find a friend or relative to serve as

monitors if they are unable to do so. Parents can sign up for a day on a monthly basis.

(Sign with bus driver).

17. Emergency procedures: Bus monitor or driver will call Head Start center and center staff

will notify parents in case of a bus breakdown or emergency.

18. At least four times a year, each Head Start child will be instructed in safe riding practices

and will participate in emergency evacuation drills.

19. Buses will not travel down non-maintained roads, levy roads, alleys, single lanes, or private

driveways or access roads.

20. Children/families living within walking distance of the Head Start center will not be on the

transportation route.

21. Transportation will be provided by Head Start within a 5 mile radius of a Doña Ana County

Head Start center only.

22. If there are any questions or concerns, contact the Administrative Office at 647-8733.

Providing transportation to and from a Head Start center, is not mandated Head Start requirements.

Programs have the option to provide this service if they have the necessary funds to support the effort.

Our Head Start vehicles are not “high stress” buses, such as the pupil transportation vehicles provided

by the public school districts. Therefore, to prevent possible vehicle breakdown, bodily injuries and

high cost of vehicle maintenance, we will abide by a “best practice” philosophy in our transportation

efforts.

We ask for your cooperation in making our Head Start transportation effort safer and more efficient by

adhering to this practice.

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14. Los padres que lleven a su niño/a al centro de Head Start deberán acompañarlo/a hasta adentro

del edificio, y firmar al niño en el centro cuando llegan o cuando los recogen. Los niños no

deben de llegar al centro antes de la hora regular de empezar.

15. El conductor/a puede determinar si su niño/a está enfermo/a antes de que aborde el autobús. Si

algún niño/a se enferma durante la ruta, será regresado a sus padres.

16. Todas las posiciones de monitor de niños deberán ser llenadas por los padres. Les pedimos

que sean responsables en tomar esta posición una vez al mes. Si no puede, entonces, deberá

encontrar una amistad o familiar que sirva como monitor por usted. Los padres pueden firmar

para ayudar un día la mes con el conductor.

17. Procedimientos en caso de emergencia: La ayudante del autobús y el conductor llamará al

centro de Head Start y el personal de Head Start notificará a los padres en caso de que el

autobús se descomponga o que haya una emergencia.

18. Cuando menos cuatro veces al año, los niño de Head Start tendrán prácticas de seguridad y

participaran en ejercicios de evacuación en caso de emergencia.

19. El autobús no viajará por caminos que no estén en buen estado, bordos, callejones, camino de

un solo carril o caminos privados.

20. Los niños/familias que vivan cerca del centro o a una distancia razonable para caminar no serán

incluídos en la ruta.

21. El transporte solamente se proveerá por Head Start entre un radio de cinco millas de un centro

de Head Start del Condado de Doña Ana.

22. Si tiene preguntas o inquietudes, siéntase con libertad de comunicarse con la oficina

administrativa al 647-8733.

No es un requisito obligatorio proveer transporte al centro de Head Start. Los programas tienen la

opción de proveer este servicio, si hay fondos suficientes para sostenerlo.

Nuestros vehículos no son autobuses pesados tales como los que provee el distrito de las escuelas

públicas para transportar estudiantes. Por lo tanto, para prevenir daños mecánicos en el vehículo,

personas heridas y alto costo en el mantenimiento, nosotros creemos en la filosofía de una “buena

práctica” en nuestros esfuerzos de transporte.

Pedimos su cooperación para hacer el servicio de transporte de Head Start más seguro y más eficiente

uniéndose a esta práctica.

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TRANSPORTATION:

Nothing can be more important than the safe transportation of small children to and from their Head

Start Centers. A driver can be one of the most visible links between the center and the home. Often

the driver is one of the main contacts that the children and parents have with Head Start. Although we

think of learning as only taking place in the classroom, in reality children also learn on the way to and

from school -- about safety, about getting along with other children, and about acceptable behavior

while traveling.

It is essential that parents see themselves as partners in the transportation system. Parents can teach

children at home about safety rules on the bus and about the importance of the driver and/or monitor.

In addition, they can also sing with the children, read and/or tell stories, and help them learn the

importance of using the seat belts. All this will make the bus ride a pleasant and safe one for all

children. The Head Start bus will not operate if a parent does not ride the bus as a monitor.

Head Start Provides:

Professionally trained CDL drivers.

A safe and efficient transportation system.

Guidelines for emergency procedures.

Training for bus monitors.

Well maintained and serviced vehicles.

Seat Belts.

The Doña Ana County Head Start Program offers limited transportation for selected centers. Bus

routes are planned based on three (3) considerations; safe transportation, schedule requirements of the

center, and availability of volunteer and vehicle resources. To provide safe transportation for children

who live more than one (1) mile from the center or participate in scheduled field trips, we need your

cooperation to:

Volunteering as bus monitors.

Having your child ready when the bus arrives.

Teaching the children the bus rules.

Following DACHS TRANSPORTATION POLICIES AND PROCEDURES and abide by bus

rules to maintain maximum safety to the children.

Reporting to the bus driver when the child will be absent.

Helping (or assisting) teachers during field trips.

Modeing good safety habits by wearing their own seat belt in their personal vehicle and on the bus.

Without bus monitors, the DACHS buses will not transport children.

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TRANSPORTE:

Nada puede ser mas importante que el transporte seguro de los niños desde centros de Head Start. El

conductor es uno de los vínculos más visibles entre el centro y el hogar – A menudo el conductor es el

principal contacto de Head Start que los niños y los padres ven por las mañanas. Aunque a veces

pensamos que aprender toma lugar solamente en el salón de clases, la realidad es que los niños también

aprenden en el camino de y la escuela – sobre seguridad, cómo llevarse bien con otros niños y sobre el

comportamiento aceptable mientras viajan.

Es indispensable que los paders se vean a sí mismos como compañerso en el sistema de transporte. En

casa pueden enseñar a sus hijos sobre las reglas de seguridad en el camión y sobre la importancia de

conductor y del monitor. También pueden cantar con los niños, leer, contarles cuentos y ayudarles a

aprender la importancia de usar los cinturones de seguridad. Todo hace que el viaje en el camión sea

placentero y seguro para los niños. El camión de Head Start no dará servicios si no hay un padre como

monitor.

Head Start Provee:

Conductores profesionalmente adiestrados y con CDL.

Sistema de transporte seguro y eficiente.

Guía para procesos de emergencia.

Entrenamiento para los ayudantes en el autobús.

Vehículos en buen estado.

Cinturón de seguridad.

El programa Head Start del Condado de Doña Ana ofrece transporte limitado a los centros que son

seleccionados. Las rutas son planeadas tomando en cuenta tres (3) consideraciones: seguridad al

transporar, el horario requerido en el centro y la disponibilidad de los voluntarios y del vehiculo. Para

poder proveer transporte seguro para niños que vivan a más de una (1) milla del centro necesitamos la

cooperación de los padres para:

Los padres nos pueden ayudar en:

Ser voluntarios como ayudantes en el autobús.

Tener a sus niños listos para cuando el autobús llegue.

Enseñar a sus niños las reglas del autobús.

Ayudar a las maestras durante los viajes de excursión.

Usando sus propios cinturones de seguridad en sus vehículos y en el camión.

Sin voluntaries en el autobus, DACHS no puede transportar a los niños.

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