CHAMPLAIN HEALTHY FOODS IN HOSPITALS SYMPOSIUM

Conference eBook

February 2016 Ottawa Conference & Event Centre

Why a Symposium? Why Now?

With 20 hospitals participating in the Healthy Foods program and making great strides towards meeting our benchmarks, we wanted to bring stakeholders together for a day

f l i ki d h i iof learning, networking, and sharing success stories.

Over 70 participants including hospital food service managers, hospital dietitians, auxiliary members, public health dietitians, and representatives from the major food di t ib t t th t di i i th h it l t il f d i tdistributors came together to discuss improving the hospital retail food environment.

This eBook summarizes the day’s program, speaker presentations, and key takeaways from our discussions together in order to help continue our wonderful momentum as a

iregion.

Agenda

PresentationsPresentationsPresentationsPresentations

Transforming Hospital Food Environments

There are a few key principles on which our program is grounded: 

• Food is foundational to our well‐being

• The food environment influences our personal choices 

• This is about health (not weight); we can all benefit from a healthier k l i tworkplace environment

To our knowledge, no other region in Canada is approaching this issue in the comprehensive and collective manner we are.  

Key Points:

Cholly Boland, CEO, WDMH  

Laurie Dojeiji Program Manager CCPN Key Points: 

• As the food service lead, it is important to surround yourself with a strong team of support in order to ensure success.  

• One of the advantages of our program is its collaborative nature; utilize the collective knowledge of colleagues in other hospitals. 

Laurie Dojeiji, Program Manager, CCPN

Cholly and Laurie took us through how the Healthy Foods in Hospitals initiative all began back in September 2012. 

• There is recognition from senior leadership that this is the right thing to do; the phased implementation strategy helps hospitals implement change in a fiscally responsible manner. 

• We are leaders in this field;  we have the opportunity to model 

Leadership and support from the Champlain LHIN has helped this program succeed. 

successful behaviour and influence best practice in other regions. Slides available here

PresentationsPresentationsPresentationsPresentationsMaking Sense of the Standards

Making sense of and implementing the criteria can be challenging.  Below are some key points to keep in mind at Bronze, Silver, and beyond:

Bronze Key Points: 

• Posting nutrition information at point‐of‐purchase provides a huge opportunity to help customers make healthy choices; focus on  the effectiveness of your chosen format.

• It can be challenging to determine whether a food item is fried or not. Utilize lists on Dropbox, ask distributors and/or manufacturers,  and consult with one another to find great tasting product alternatives.

Silver Key Points: 

• There is a focus on improving the nutritional profile of entrees at Silver (e.g. increasing whole grains and vegetables and decreasing sodium).

Andra Taylor, CCPN Dietitian 

DID YOU KNOW? (e.g. increasing whole grains and vegetables and decreasing sodium). Take time to assess your cycle menu as a whole and identify where changes or recipe reformulation may be required.

• There are separate criteria for “permitted” and “not permitted for sale” snacks/baked goods, the emphasis being on appropriate portion sizes for “permitted snacks” and slow removal of “not permitted snacks”. 

DID YOU KNOW? ....

The nutrition standards are: 

• Based on a nutrition framework which describes our ideal “end state” 

• Crafted by dietitians from public health and  p p

Working with Nutrition Criteria

There are numerous inherent challenges when working with nutrition criteria.  It’s impossible to cover all foods, keep up with new “hybrid” products, and evolving nutrition science. We must take the “10,000 foot view” recognizing that the overall direction represents a positive

hospitals and based on leading practice and programs in other jurisdictions

• Reviewed yearly by a group of RD’s to ensure they are current with best  practice & evidence 

• Centered on food groups (vs. nutrients only) foot view” recognizing that the overall direction represents a positive change that we can feel confident and proud of.  

Centered on food groups (vs. nutrients only)

Slides available here

Helpful Supports Identified: 

BREKAOUT SESSION #1: IMPLEMENTATION STRATEGIES FOR SUCCESS

• Nutrition analysis software or access to analysis support (through Regional Dietitian)

• Product lists (especially for snacks) 

• Dropbox

Ti R l d F d P iS Whi h C ld B

• Dietetic Interns (can do analysis, administer satisfaction surveys, create new recipes, and/or run promotional activities in the cafeteria)

• Contact information for other food service leads 

Tips Related to Food Preperation: 

• Add vegetables and/or potatoes to make low sodium soups more substantive (can be frozen)

• Try to incorporate one “made from scratch” item per week (such as a 

Supports Which Could Be Considered Moving Forward: 

• A way to share successful stories (e.g. blog)  y p p (

soup) as a special 

• Make your own smoothies and place them in ice buckets near the cash

• Focus on improving the nutritional profile of your base products first 

( g g)

• Sharing vending products that work well (especially cold food vending)

• Professional chefs (training, recipe d l ) (e.g. stocks, spices, bread, pasta, sauces) so that sodium targets will 

be easier to meet 

• Cook, steam, season potatoes once per week as a staff favourite 

• Tap into your own kitchen staff’s knowledge of how you could i h fl fil f i

development, etc.)

• Creative ideas for improving staff access to food at night

• Bi‐monthly webinars (focusing onimprove the flavour profile of items

Bi monthly webinars (focusing on various topics of interest)

PresentationsPresentationsPresentationsPresentations

Speaker Panel: Innovative Approaches to Implementation

A central theme within each of the presentations was having a clear plan in place for achieving Bronze. Each hospital set a goal for achieving the benchmark and then identified and engaged staff and customers through tasting panels, surveys, staff huddles, and advisory groups. 

Other tips for success:Other tips for success: 

• Use communication resources that already exist. 

• Meet with food service staff regularly to get their ideas and hear customer feedback; show customers exactly how you are responding to their suggestions.Caralan Dams, Food Service Manager, QCH

• Removing staff favourites can be challenging; reposition as an opportunity to create new staff favourites! 

• It’s important to find ways to make fridges and shelves look attractive even when taking away product; this may require some creative rearrangement in your cafeteria or gift shop layout.

Christina Carnegie,  Food Service Manager, ARH

Andrea Corbett,  Food Service Manager, KDH

Brenda Steacy, Auxiliary Coffee Bar Manager, KDH

This panel featured four food service leads, each of • Create a binder of products used along with their nutritionals, cut out from their original packaging, as it can be difficult to get the information from manufacturers and/or may be out of date online.

• Stay vigilant; products can creep back into vending machines if you are not aware. 

whom spoke about implementation successes in a specific setting (i.e. cafeteria, vending, volunteer‐run café). Moderated by Gilles Cloutier, RD, from Ottawa Public Health, each of the speakers shared tips  and tricks they have learned throughout the process. 

• Maintain a sense of humour, especially in the midst of change. Slides available here

PresentationsPresentationsPresentationsPresentations

Getting the Word Out

In order to ensure continued success when it comes to communicationIn order to ensure continued success when it comes to communication, Jane shared three key points: 

1. Take a Step Back 

• Think about the changes that have been made to date; what worked well, what didn’t?

• Identify who may be missing from your current communications efforts. Perhaps some additional communications can go to harder. to reach populations (e.g. doctors, night staff, volunteers).

• Make sure you are in tune with where staff get their news. 

2. Keep the Momentum Going Jane Adams, Brainstorm Communications

p g

• Recognize that you are in the driver’s seat, you can lead the charge to re‐engage and keep up the positive energy.

• Don’t feel the need to re‐invent the wheel, you have all the tools you need (branding, images, articles); utilize what’s available.

3. Make it Fun

Jane was a part of the team that developed the initial communications plan  and material for the 

Healthy Foods initiative. 

3. Make it Fun

• Staff are bombarded with messages and initiatives; there is an opportunity to stand out by doing things a little differently. 

• Examples of creative events include, retirement party for certain food, welcome party for a new vending machine, cook‐offs, blind taste tests over lunch best recipe contests and piggy backing onto

Slides available here

taste tests over lunch, best recipe contests, and piggy backing onto other wellness initiatives.  

PresentationsPresentationsPresentationsPresentations

Communications in Action! Hôpital Montfort Christianne and Gabriel shared their top 5 tips for weavingChristianne and Gabriel shared their top 5 tips for weaving communications efforts throughout the change process:

1. Involve staff and listen to their comments; find ways to make it easy and fun for them to participate in the process. 

2. Make sure to offer alternatives before removing products (make2. Make sure to offer alternatives before removing products (make sure there’s no gap).

3. Create a positive buzz around new products/changes (taste tests in the cafeteria).

4. Approach each criteria in a step by step fashion; not all at once and 

Christianne Patry, Retail Food Manager

Gabrièle Caza‐Levert, Communications Advisor

Hôpital Montfort is an example of how a concerted pp p y p ;not at the last minute.

5. Work with suppliers to find new products that meet the requirements; don’t forget about local suppliers too.

Slides available here

Hôpital Montfort is an example of how a concerted focus on communication can set your hospital up for success when implementing change. 

They  presented the “Five Stages of Grief” model reminding us that resistance is a normal part of 

hany change process: 

1 Shock and denial of reality

2 Anger and rebellion

3 Negotiation

4 Feedback and self reflection

5 Acceptance (where Montfort is at today!)

Communications Resources  

BREKAOUT SESSION #2: CRAFTING YOUR MESSAGE

• Microsite: Houses all  core messaging (e.g. FAQs, articles) and branding elements (e.g. logos, images)URL: http://ccpnetwork.ca/healthy‐foods‐champlain‐hospitals/ (Please contact the CCPN for the password)

• Implementation Guides: Provide an in‐depth and setting‐specific look at how the criteria should be interpreted and implemented as you move through the benchmarksand implemented as you move through the benchmarks                                                                           NEW:  Gift Shop and Vending Guides now available on the Dropbox

• Partner Newsletters: Quarterly communiqué to help keep our community up‐to‐date on our regional progress (Contact Laurie Dojeiji if you wish to be added to the listserv)

Communication Tips and Tricks: 

• Start promoting not just the health of the food but also the good value.

• Provide an update to leadership team during regular meetings.

Key Groups to Engage Moving Forward: 

• Hospital RD’s 

• Connect with hospital health and wellness group and promote through them. 

• Organize taste tests with a group of employees from all over the hospital to encourage different groups to come to the cafeteria .

Wh l l k t t t t t th d

• Department heads

• Volunteers

• Doctors• Wheel meals, snacks, taste tests to the wards. 

• Create table tent cards (continuously update to highlight new features).

• Present to patient advisory council (if there is overlap with patient food).

• Make a comparison chart to show how you have improved the nutritional profile of specific foods (e g sandwiches soups)

• Senior management (above and beyond leadership group member)

• Franchise employees profile of specific foods (e.g. sandwiches, soups).

• Equip food service staff with a communications “cheat sheet” and place it next to the cash register so they can easily answer customer questions .

• Communications department (to control the rumour mill)

• Clinical leadership 

BREAKOUT SESSION #3: SUSTAINABILITY PLANNINGBuilding the Dropboxh b l h d f l d ll h l h lThe Dropbox is a place to share product information, recipes, cycle menus and all other materials to support hospitals throughout their implementation journey. Everyone is encouraged to share resources (big or small) to capitalize on doing this as a region. If you have resources to share or would like access to the Dropbox, please contact Andra (antaylor@ottawaheart).

Products of Focus Moving Forward 

As a region we are searching for numerous healthy and delicious products to satisfy our customers needs as well as our commitment to healthy food. If you have suggestions for products recipes or people to connect with please let us

The Rising Cost of Food

Many people throughout the day noted that the rising cost of food will pose a challenge moving have suggestions for products, recipes, or people to connect with please let us 

know! 

• Non ‐fried snack products 

• Non ‐fried fish and chicken products (burgers, nuggets, etc.)

• Appropriately portioned desserts and baked goods

will pose a challenge  moving forward.  Although it was 

recognized that all food costs  are rising; not just the price of healthy food. Thus, this is not a challenge 

• Appropriately portioned desserts and baked goods

• Whole grain pizza crust

• Potato products

• Low ‐sodium breads

/

unique to the Healthy Foods initiative. 

However, it was recognized that  there is a broader opportunity (and 

• Low‐calorie / no‐calorie beverages 

• Meat products that are not processed 

In the meantime, the regional dietitian will continue to work with manufacturers to compile product lists. If there is a particular food 

greater impetus) to take a closer look at the overall food operations 

at each hospital (i.e. food inventory, cycle menu, recipes and the need for standardization) and

manufacturer you think would be helpful to have a list for, please let the CCPN know and we will try our best to connect with them. 

The Dropbox will be updated with new lists as they are created.   

the need for standardization) and think more strategically about possible efficiency gains within 

food service.  

Closing RemarksWe know that what we are doing as a region is challenging, but we also recognize it is the right thing to do As the front‐line service providers in this initiative you are making aright thing to do. As the front line service providers in this initiative you are making a 

difference!

Thank you for continuing to approach this initiative with excitement, creativity, patience and dedication As a region we are not only shifting our hospital foodpatience, and  dedication. As a region, we are not only shifting our hospital food 

environments but also the culture surrounding food and its importance to our health; this is no easy feat. As a collective of 20 hospitals, we have the ability to make long‐lasting, systemic changes to how food is purchased and served in our hospitals. We are excited to continue working with you to make the healthy choice the easy choice in Champlain hospitalsworking with you to make the healthy choice the easy choice in Champlain hospitals.