challenges in performing project governance
TRANSCRIPT
22/09/2015 2
Everyone knows how to carry out a multitask job. But few people are good at it. Most are partially organized and partially disorganized. Spend too much time, too much money, and they make too many mistakes in getting from Point A to Point B.
Project failure Situations
1. Fail to implement
(time; budget; Quality)
2. Complete On time
( Not fully utilize)
3. Abandon after a short while
4. Use for other purpose
( after renovation)
Project Management Problem in Malaysia
based on study of 20 project
1. Controllable
(coordination; contractor; human relationship; payment;
skill; material)
2 Semi controllable
approval; change design, spec discrepancies,
3. Beyond Control
weather
Answer to all these Q produce data to be synthesized and
analyzed from diversed perspective
•Historical background
•Current situation
•Stakeholders needs and interest
•Future option
>>> require intensive efforts and time
consuming.
INISIATIF PEMANTAUAN PEMANTAUAN & PENILAIAN
• Arahan No.1, 2010 Majlis Tindakan Negara
• Pemantauan Melalui SPP II
• Lawatan Tapak
• Mesyuarat Bilateral
• Intervensi
• Troubleshooting
• Healthcheck
• P-Forensic
12
APLIKASI PROJEK
MID TERM REVIEW
NOTICE OF CHANGE
PEMANTAUAN
BAYARAN
PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN
FUNGSI OPERASI
PENILAIAN OUTCOME
EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM
KNOWLEDGE MANAGEMENT
FUNGSI PENTADBIRAN
SPP II
12
PEMANTAUAN & PENILAIAN
GEOGRAPHIC INFORMATION SYSTEM
PELAPORAN
BERKESAN
CETUSAN
PERUBAHAN DASAR
KEBERKESANAN
KEPADAPENGGUNA
PENJIMATAN
MASA DAN KOS
PENINGKATAN
PRODUKTIVITI
KEUPAYAAN
PENGESANAN
AWAL
KEBERKESANAN
PEMANTAUAN
OUTCOME
FA E D A H S P P I I
PENJIMATAN MASA DAN KOS
PENGELAKKAN KOS TAMBAHAN
PENERANGAN:
Tindakan pembetulan bagi projek sakit mengelakkan kos tambahan
sekiranya projek ditamat.
(Purata minima peningkatan 10% -20% jika projek ditender semula)
KOS TAMBAHAN BERJAYA DIELAKKAN
RM73.9 juta – RM147.78 juta
PENGIRAAN:
Bil projek sakit yang diambil tindakan P_Forensic tahun 2015
(sehingga Julai 2015): 35 pojek
Bil projek sakit yang kembali kepada penjadualan asal: 21 projek
Kos projek sakit yang kembali kepada penjadualan asal: RM 738.9
juta
=RM 738.9 juta * 10% = RM73.9 juta
=RM 738.9 juta * 20% = RM147.78 juta
(Nota: P_Forensic adalah inisiatif pemantauan dan pemulihan ke atas
projek sakit iatu kelewatan melebihi 20% atau 60 hari)
RM147.78 juta
Dapat digunakan bagi
membina:
• Lima (5) buah
sekolah dengan 24
bilik darjah; atau
• Sebuah hospital
dengan 100 katil;
atau
• Jalanraya sepanjang
147 km.
PENYELESAIAN ISU PELAKSANAAN MELALUI INISIATIF PEMANTAUAN
Bilangan Projek = 999 Masalah Dikenalpasti : 396 Selesai : 161 masalah (40.7%)
2015
2014
Bilangan Projek = 1119 Masalah Dikenalpasti = 1008 Selesai : 786 masalah (78.0%)
ANALISIS KECEKAPAN BELANJA BAGI TAHUN 2011 HINGGA 2014
KEUPAYAAN PENGESANAN AWAL
3.00 2.18 2.25 0.65
2011 2012 2013 2014
Jumlah Shortfall Perbelanjaan (Tahun 2011 – 2014): RM8.08 bilion
85
.44
%
90
.00
%
93
.92
%
87
.50
%
89
.00
%
95.5
6%
80
.14
%
91.2
0%
94.9
3%
91
.03
%
91
.97
%
98.3
8%
RMKe-8 RMKe-9 RMKe-10
PURATA BELANJA: 86.0% PURATA BELANJA: PURATA BELANJA: 95.7%
PENINGKATAN PRESTASI PERBELANJAAN TAHUNAN
PENINGKATAN PRODUKTIVITI
T1
T2
T3
T4
T1
T2
T3
T4
T1
T2
T3
T4
TAHUN PERTAMA (T1) TAHUN KEDUA (T2) TAHUN KETIGA (T3) TAHUN KEEMPAT
(T4)
CONTOH KEJAYAAN KES PEMANTAUAN OUTCOME
NAMA
PROJEK
ISU INTERVENSI
Kompleks
Pekan Rabu,
Langkawi,
Kedah
RM8.0 juta
• Lokasi tidak strategik
• Masalah rekabentuk
• Kurang penyelarasan
dan sokongan
daripada pihak
berkuasa Tempatan
• Sikap peniaga
• Penglibatan golongan
sasar yang kurang
Sesi bilateral dan lawatan projek
ICU mencadangkan untuk menukar kompleks kepada
sebuah hotel bajet
LADA melantik anak syarikat sebagai penyewa utama
untuk beroperasi hotel bajet.
LADA memperuntukkan RM3.8 juta untuk mengubah suai
bangunan sedia ada
Kerja-kerja pengubahsuaian berjaya disiapkan dan
mendapat kelulusan daripada jabatan-jabatan teknikal
dalam tempoh 8 bulan
Soft launch pada 16 Mac 2014
KAJIAN BERKAITAN PERANAN SPP II DALAM MEWUJUDKAN KOMUNIKASI BERKESAN ANTARA PEMEGANG TARUH (STAKEHOLDERS) DAN KEMENTERIAN
(7) KEBERKESANAN KEPADA PENGGUNA
Penemuan utama kajian ini:
SPP II memberi kesan kepada komunikasi
berkaitan projek di sektor awam
Kepuasan pengguna memberi impak
positif kepada keberkesanan komunikasi.
Keberkesanan sistem memberi impak
positif kepada kepuasan pengguna.
Indikator pengukuran keberkesanan
komunikasi adalah:
o Clarity
o Timeliness
o Up-to-date
o Current information
Kompleks Pekan Rabu
RM8.86 juta
KOS
30 Mei 2008
TARIKH SIAP
1. Bangunan 3 tingkat dengan 136 unit premis niaga (15 x 30 m2)
2. Kawasan tempat letak kereta
3. Kerja-kerja M&E
4. Kerja-kerja pembentungan
SKOP PROJEK
• Langkawi Development Authority (LADA), MOF
AGENSI
• Untuk menempatkan semula peniaga kecil yang beroperasi di lot
tempat letak kereta di hadapan Bayview Hotel (di bandar Kuah
pusat) ke premis perniagaan yang lebih baik.
• Untuk mewujudkan peluang perniagaan baru kepada rakyat
tempatan
• Untuk meningkatkan pendapatan peniaga-peniaga kecil
• Untuk menyediakan persekitaran membeli-belah yang kondusif
kepada pelawat
OBJEKTIF
21
KAJIAN KES
22
Tindakan Susulan
Bilateral
bersama MOF
19 Julai 2012
Lawatan
Tapak
21 Dis 2012
Bengkel
1 Jun 2013
Lawatan
Tapak
13 Mac 2014
‘Follow up and follow through’-
via on site meetings with
MOF/LADA (4 times)
Penubuhan Jawatankuasa Khas
Cadangan baik pulih
Kajian Penilaian Outcome
Pertama Pembentangan di JKTN pada 14
Julai 2011
Handing over the Need Analysis
Report to LADA’s CEO
Kajian Penilaian Outcome
susulan– Need Analysis
KAJIAN KES
Outcome Finding Presentation
CSI Survey On Ground
1
3
2
4
6
5
PROGRAM PENGUKUHAN BEKALAN LADANG KONTRAK KE PASAR TANI (KUKUH)
LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)
LAPORAN PENILAIAN OUTCOME
KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI (MOA)
1. Bilangan pemasar : 129 orang
2. Bilangan pengeluar : 677 orang
3. Kuantiti belian oleh pemasar : 8,186MT
4. Bilangan Forward Agreement : 677
5. Bilangan Rangkaian Pasar Tani : 176
OUTPUT
i. Memperkukuhkan bekalan sayur dan buah di pasaran melalui konsep jualan terus daripada ladang
ke pasar tani.
ii. Meningkatkan pendapatan pengeluar/petani dengan penawaran harga ladang yang lebih baik.
iii. Meningkatkan pendapatan pemasar di pasar tani
iv. Menawarkan harga yang lebih rendah daripada harga pasaran kepada pengguna.
OBJEKTIF PROJEK
24
OUTCOME
KOD
PROJEK P21001004031401
KOS
PROGRAM RM12,300,000.00
SKOP
PROGRAM
Pemberian Insentif Permulaan RM5,000/orang bagi
peladang dan RM10,000/org bagi pemasar - Selepas
Menandatangani FA & bermulanya transaksi pertama.
TARIKH
MULA Jun 2012
TARIKH
SIAP Disember 2015
Peningkatan Pendapatan Pengeluar Dan Pemasar 2
Peningkatan Bekalan Terus Dari Ladang Kepada Pengguna 1
Peningkatan sebanyak 43.40%
Tahap Kepuasan Pengeluar, Pemasar dan Pengguna 5
Pemasar:
Petani 1
Petani 3
Petani 2
Pemasar
53.32% Pengeluar
31%
Purata Peningkatan Nilai Jualan Pengeluar Dan Pemasar 3
Pemasar
166%
Pengeluar
114%
77% 80% 86%
Tahap Kepuasan Pengeluar
terhadap Program KUKUH
Tahap Kepuasan Pemasar
terhadap Program KUKUH Tahap Kepuasan Pengguna
terhadap harga jualan
Penjimatan Harga Kepada Pengguna 4
Sumber : Laporan
Kutipan Harga
Mingguan FAMA
Minggu 1-16 Tahun
2015
Peratus Penjimatan Harga
Semenanjung Malaysia 8%-14.6%
Sabah 5.1%-25.9%
Sarawak 8.5%-29%
Pengurangan Kesesakan Lalu Lintas 1
LOS E pada waktu puncak
Sebelum
LOS B pada waktu puncak
Selepas
80% berpuas hati terhadap pengurangan kesesakan lalu lintas
*kajian kepada 250 orang pengguna
PROJEK PEMBINAAN PERSIMPANGAN BERTINGKAT DI PERSIMPANGAN JALAN TUN RAZAK/ JALAN PUDU/
JALAN CHERAS/ JALAN CHAN SOW LIN, KUALA LUMPUR - DEWAN BANDARAYA KUALA LUMPUR (DBKL)
LAPORAN PENILAIAN OUTCOME
KEMENTERIAN WILAYAH PERSEKUTUAN (KWP)
KOD
PROJEK P32020000450000
KOS PROJEK RM95,000,000.00
SKOP
PROJEK
Pembinaan jejambat dan pelebaran jalan sedia
ada.
TARIKH
MULA 19 April 2007
TARIKH SIAP 14 September 2012
1. Jejambat empat (4) lorong dua (2) hala
sepanjang 500m dari Jalan Tun Razak ke Jalan
Chan Sow Lin.
2. Pembinaan 675m Jalan dua (2) lorong ‘free
flow’ Jalan Pudu/Jalan Cheras.
3. Pelebaran Jalan Susur di Bulatan Yew (60m),
Jalan Gajah (100m) dan Jalan Peel (30m).
OUTPUT
i. Mengurangkan kesesakan di persimpangan Jalan Tun Razak/ Jalan Pudu/ Jalan Cheras/ Jalan Chan Sow Lin.
ii. Mengurangkan tempoh perjalanan pengguna jalan raya
iii. Memberi keselesaan kepada pengguna jalan raya
OBJEKTIF PROJEK
25
OUTCOME
Pengurangan Tempoh Perjalanan 2
Tempoh perjalanan 30 minit
pada waktu puncak
Sebelum
Tempoh perjalanan 15 minit
pada waktu puncak
Selepas
96% berpuas hati terhadap pengurangan tempoh perjalanan
*kajian kepada 250 orang pengguna
Peningkatan Keselamatan/Keselesaan 3
Tiada lampu jalan, tiada papan tanda arah
dan persimpangan berlampu isyarat
Sebelum
Pemasangan lampu jalan, papan tanda arah
dan ‘free flow’
Selepas
83% berpuas hati dengan keselesaan dan keselamatan pengguna
*kajian kepada 250 orang pengguna
GAMBAR PROJEK
SE
BE
L
UM
SE
LE
P
AS
Jejambat empat lorong dua hala
dari Jalan Tun Razak ke Jalan
Chan Sow Lin
Persimpangan lampu isyarat dari
Jalan Tun Razak ke Jalan Chan
Sow Lin
Jalan ‘free flow’ satu lorong dua
hala dari Jalan Cheras ke Jalan
Pudu
SE
BE
L
UM
SE
LE
P
AS
Keadaan sesak “bottleneck” di
persimpangan lampu isyarat
SE
BE
L
UM
SE
LE
P
AS
Pelebaran jalan
Bukaan jalan yang sempit
PROJEK REVIVING MEDAN PASAR - DEWAN BANDARAYA KUALA LUMPUR (DBKL)
LAPORAN PENILAIAN OUTCOME
KEMENTERIAN WILAYAH PERSEKUTUAN (KWP)
1. Kawasan Urban Square seluas 0.32 hektar;
2. Landskap lembut dan landskap kejur :
• Pokok renek
• Lampu hiasan
• Bollard
• Tempat duduk
• Air pancut
• Pavement
3. Menara Jam dinaiktaraf
OUTPUT
26
OUTCOM
E
KOD
PROJEK P32020000460020
KOS
PROJEK RM15,282,000.00
SKOP
PROJEK
1. Merekabentuk dan membina kawasan Urban Square;
2. Menyediakan landskap lembut dan kejur :
• Pokok renek
• Lampu hiasan
• Bollard
• Tempat duduk
• Air pancut
• Pavement; dan
3. Menaiktaraf dan membaik pulih menara jam.
TARIKH
MULA 18 Februari 2011
TARIKH
SIAP 18 November 2013
Transformasi medan pasar menjadi urban square dengan mengekalkan ciri-ciri warisan sebagai satu tarikan
pelancong.
OBJEKTIF PROJEK
Peningkatan Penganjuran Acara/Aktiviti 1
Peningkatan Bilangan Pengunjung
Peningkatan Kadar Sewaan Premis 3
Pencapaian Tahap Kepuasan Penganjur dan Pengunjung 4
GAMBAR PROJEK
Keadaan Medan Pasar sebelum projek dijalankan
Keadaan Medan Pasar selepas projek dijalankan
jumlah
pengunjung
meningkat
melebihi 2 kali
ganda
Penganjuran acara
meningkat 97%
2
Semua premis
mengalami
peningkatan kadar
sewaan melebihi
65%
100% penganjur berpuas
hati dengan kemudahan yang
disediakan
87.26% pengunjung berpuas
hati dengan kemudahan yang
disediakan
STRUKTUR BUKU PENGURUSAN PROJEK AWAM
Pengurusan Projek
Awam
Pembiayaan Projek Awam
Pengurusan Nilai &
Risiko
Kaedah Pelaksanaan &
Pengurusan Projek
Pengurusan Perunding
& Kontraktor
Pengurusan & Kawalselia
Projek
Pemantauan Projek Pengurusan Outcome
Apparatus
Pengurusan Projek
Nilai & Etika
Kerja Kajian Kes