簡報製作技巧

品質管理中心 張基生

POWERPOINT(PPT)

由 來

1.PPT是PowerPoint的簡稱，不是縮寫。

2.PowerPoint的作者Robert Gaskins初始設計，是要掛在APPLE系統，但後期完成時，已融入微軟的規則，如：副檔名不能超過3個。

3.新系統在2007之後，副檔名不再限制，所以新增了X，如PPTX，X=XML語法。

2

簡報大綱

•簡報成功關鍵

•簡報設計原則

•舉例

參考資料來源：

台灣大學圖書資訊學系 謝寶煖副教授，簡報輕鬆做

http://toppresentation.blogspot.com/2008/04/blog-post.html 3

簡報成功關鍵

58% 35%

7%

報告內容

態度/形象

聲音 語調

4

簡報時間 • 12-15分鐘

Conference/Seminar talks

準備10分鐘的內容、2-3個重點

• 30分鐘(Conference talks)

準備20分鐘的內容、3-5個重點

• 60分鐘(Invited talks)

準備50分鐘的內容、4-6個重點

5

剖析觀眾 • Experts

省略專業常識、焦點放在強調差異化(ex:interesting"results")

• Novices

假定觀眾是很聰明的，只是對主題所知有限

80%介紹性資訊

• Mixed

60%介紹性資訊

6

• 簡報設計的原則是KISS(Keep It

Simple and Stupid)。其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。

7

簡報設計原則

KISS：Keep It Simple,Stupid 一、訂好題目

二、列出大綱

三、架構重要觀念和關鍵字的關連性

四、加上創意

五、以視覺工具輔助說明

⊙數據 ⊙圖表 ⊙動畫

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簡報設計原則：KISS

▲善用簡報設計範本 ▲善用數字

▲選用字體 ▲使用關聯資訊

▲使用標題 ▲使用圖表

▲少用標點符號 ▲使用動畫

▲慎用縮寫 ▲註明資訊來源

Keep It Simple,Stupid

9

簡報設計原則

善用PowerPoint簡報設計範本

統一字型、色彩、版式

變換背景、色彩做強調

設計專屬範本

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簡報設計原則

• Magic Seven原則

•7±2=5～9

•每張投影片七行(七個概念)

•每項標題七個字

•可適當留白

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Albert Einstein

阿爾伯特‧愛因斯坦

• 阿爾伯特‧愛因斯坦（德語：Albert Einstein，1879年3月14日－1955年4月18日），舊譯恩斯坦[1]，20世紀猶太裔理論物理學家，科學哲學家，創立了相對論，現代物理學的兩大支柱之一（另一個是量子力學）[2][3]。愛因斯坦的質能方程式E = mc2最著稱於世（世人稱之為『全世界最著名的方程式』），他也因為「對理論物理的貢獻，特別是發現了光電效應」而獲得1921年諾貝爾物理學獎[4][5]，這個發現深深影響量子理論的建立。

• 在愛因斯坦早期職業生涯時，他想牛頓力學的框架已經無法讓古典力學與電磁場相互共存，這也為狹義相對論發展起了開端。然而他了解到相對的性質可以延申到重力場模型以及他在1916年的一些重力理論，就是廣義相對論。接著他著手處理統計力學與量子理論的問題，這也造就他對於粒子與分子運動的解釋。在1917年，愛因斯坦運用廣義相對論建立大尺度結構宇宙的模型。

• 1933年，希特勒掌權，愛因斯坦走訪美國，由於是猶太裔身份，他沒有回到德國，而那時候他早已在普魯士科學院取得教授的職位。在1940年，他定居美國隨後成為美國公民。在二次世界大戰前夕，他署名一封信給當時美國總統羅斯褔，信中提到一種新式且深具威力的炸彈很有可能發展起來，建議美國也盡早進行相關研究，而這也導至曼哈頓計劃的成型。起初愛因斯坦協助增強同盟國的武力但譴責使用當時新發現的核分裂作為一種武器的想法，後來愛因斯坦與英國哲學家伯特蘭‧羅素共同簽署一份羅素—愛因斯坦宣言，強調核武的危險性。

• 愛因斯坦總共發表了300多篇科學論文和150篇非科學作品[6]。愛因斯坦被譽為是「現代物理學之父」及二十世紀世界最重要科學家之一。他卓越的科學成就和原創性使得「愛因斯坦」一詞成為「天才」的同義詞[7]。

12

Albert Einstein

阿爾伯特‧愛因斯坦

• 20世紀物理學家，科學哲學家，

• 相對論

• 質能方程式E = mc2

• 獲得1921年諾貝爾物理學獎

• 發表了300多篇科學論文和

150篇非科學作品

• 被譽為是「現代物理學之父」

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簡報設計原則

• 字型

選用清楚易讀的字型

中文字型：標楷、細明

英文字型 ：

Arial

Verdana

Tahoma

Times New Roman

14

簡報設計原則

• 字體大小

字體要大、行數要少

字體大，行數自然少，符合Magic Seven原則!

標題不小於28點

項目內容不小於20點

標題上下層級間以相差四點為宜

15

• 這是12點的字，您看得到嗎?

• 這是14點的字，您看得到嗎?

• 這是16點的字，您看得到嗎?

• 這是18點的字，您看得到嗎?

• 這是20點的字，您看得到嗎?

• 這是24點的字，您看得到嗎?

• 這是28點的字，您看得到嗎?

• 這是32點的字，您看得到嗎?

• 這是36點的字，您看得到嗎?

• 這是40點的字，您看得到嗎?

•這是44點的字，您看得到嗎?

•這是48點的字，您看得到嗎?

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大標題用44點標楷題粗體

• 標題1是32點，加粗，很清楚

–標題2是28點，加粗，也很清楚

標題3是24點，加粗，還算清楚

標題4用20點，加粗，再小就看不到了

標題5用18點，加粗，快看不到了

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色彩

• 淺色背景 深色字

–背景：白色或淺色

• 深色背景 淺色字 – 紅色跟橘色不適合久看

–不建議使用螢光色系

–黑底白字不適合遠距離觀看

• 20呎遠

深色字

淺色字

淺色字

淺色字

淺色字

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簡報設計原則

• 善用標題

–標題是每張投影片的主軸

–簡潔有力地傳達每張投影片的重點

–最好以5~9字說明

–投影片大小標題的組合，是概念的串連

–每項內容維持在一行，最多不超過兩行

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簡報設計原則

• 少用標點符號

–投影片是大小標題的組合

–以項目符號、字型字體等分段組織

–大標題勿用括號 • 標題上若加上括號就好像在大庭廣眾咬餌多一樣

• 大標題中有家括號的必要，放到次層標題中

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無線射頻辨識系統(Radio Frequency Identification,RFID)

•產值年增22%

•新殺手級應用

•………

21

RFID • 無線射頻辨識系統(Radio Frequency

Identification,RFID) –產值年增22%

–新殺手級應用

………

• 無線射頻辨識系統

(Radio Frequency Identification,RFID) –產值年增22%

–新殺手級應用

–………

22

簡報設計原則

• 縮寫的使用

–英文縮寫可以讓簡報內容更精簡、更專業

–縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用

–聽眾專業多元時

• 第一次出現時略加解釋

• 在投影片固定地方做名詞解釋

COD(cause of death)：死亡原因

MOD(manner of death)：死亡方式

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簡報設計原則

• 數字的使用 –數字會說話

–善用數字來支持我們的觀點或論點

–投影片中宜以精確數字呈現

–口述時，宜使用近似值，因近似值容易記憶容易聯想

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簡報設計原則

• 圖表的使用 –表勝於文，圖勝於表

–圖表自己就能說故事

–圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表

–重要的資訊，要講的內容打在備忘稿

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簡報設計原則

• Simple 簡明

• Audience-specific 觀眾導向

• Visual attractive 視覺魅力

• Economic 經濟

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表格的製作

• 觀察變項或分類變項放在左邊(橫列)

• 統計量放在上面(直欄)

• 目的

–比較

–自明

27

表格的製作

流通量 大學 專科 技術學院

平均值 165432 123456 56789

最小值 5432 12345 1024

最大值 123456 102241 12345

總和 34567890 1234567 198888

個數 44 17 17

28

表格的製作

住院病房 6A 2BI 3BI 3C 5D

通報人數 9 1 1 1 1

照會皮膚科 9 1 1 1 1

經確診疥瘡人數 9 1 1 1 10

29

表格的製作

• 數字

–表格中的數字必須靠右對齊

–千位以上的數字一定要用三位數撇節法

–例：12,345,678

–表格中的所有數值都是以千或百萬計時，省略零同時在欄標題註明

30

表格的製作

• 小數位數

–讓同一張表中的所有小數位數保持一致

–相互比較的數字，小數位是要相同

–不要在同一欄內改變量測的單位或小數位數

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表例

年輕組 年老組

困難度

平均數

標準差

樣本數

平均數

標準差

樣本數

低 X X X X X X

中 X X X X X X

高 X X X X X X

統計取向的呈現方式

表例3.1 年輕族群與年老族群之運動情況

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表例

平均數 標準差 樣本數

困難度

年輕組

年老組

年輕組

年老組

年輕組

年老組

低 X X X X X X

中 X X X X X X

高 X X X X X X

便於比較的呈現方式

表例3.1 年輕族群與年老族群之運動情況

33

Eliminating non-value-adding steps

潛在公司利益

潛在顧客利益 挑戰/限制

改善效率

增加生產力

增加顧客服務能力

公司差異化

增加服務速度

改善效率

轉變顧客和企業間之任務

客製化服務

需要額外顧客

教育和員工訓練來執行得更順暢、更有效率

電子公文

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Eliminating non-value-adding steps

公司潛在利益 顧客潛在利益 挑戰/限制

-改善效率

-增加生產力

-增加顧客服務能力

-公司差異化

-增加服務速度

-改善效率

-轉變顧客

和企業間之任務

-客製化服務

-顧客教育

-員工訓練

-電子公文

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圓餅圖製作範例

• 一圓餅圖所比較的項目應該在5項以內

• 各區塊應該由大到小依序呈現

–最大的區塊由12點鐘方向開始，順時針顯示

–「其他」列為最末項

• 個區塊由淺色到深色依序標示強調差異

• 圓餅圖總和＝100%

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圓餅圖製作範例

6A 37%

2BI 25%

4A 14%

4C 12%

2AI 12%

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分心動作檢核表

• 口頭禪

• 玩弄身上物件

（頭髮、領帶等）

• 調整衣服、首飾、眼鏡

• 手插口袋

（玩零錢、key）

• 雙手交叉抱握胸前

• 目光定三板或會場一角

• 踱步

• 複雜手勢

• 聲音過高或過低

(麥克風)

• 速度太快

• 速度太慢

• pointer晃不停

• 擋住螢幕

38

總結

• 態度/形象很重要

• 用講的，不要念投影片

• KISS：

Keep It Simple,Stupid

• 準時結束

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