Cartilla Instructiva

Gerencia del Talento Humano

Grupo Registro y Control

CARTILLA

INSTRUCTIVA

1. Introducción

2. Objetivos

3. Estructura Orgánica de la Gerencia del Talento Humano.

4. Estructura Orgánica del Grupo de Registro y Control.

5. Historias Laborales.

a. Archivos de las Historias Laborales. b. Clasificación de Historias Laborales.

c. Organización y Archivo de las Historias Laborales.

d. Foliación de las Historias Laborales.

e. Ubicación de las Historias Laborales.

f. Archivo Central de las Historias Laborales.

g. Control y préstamo de las Historias Laborales.

h. Responsables del Archivo de Historias Laborales.

i. Guarda y Conservación de las Historias Laborales.

j. Acceso, reserva y Consulta de las Historias Laborales.

k. Aspectos Generales

TABLA DE CONTENIDO

presnsa@registraduria.gov.co

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CARTILLA INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS INSTRUCTIVA

1. INTRODUCCIÓN

Los archivos de una entidad son fuente de comprobación y de información de todos los hechos y realizaciones reflejadas a través del tiempo. Por tanto cuando no se tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde o temprano comenzarán a verse los efectos de esta deficiencia.

Para la Gerencia del Talento Humano – Grupo Registro y Control es de vital importancia contar con una herramienta donde se reunan todos los aspectos que puedan servir de guía, tanto a la Registraduría Distr i tal como a las Delegaciones Departamentales, para que inicien un seguimiento y control, seguro y confiable, de su archivo de gestión de las Historias Laborales.

Establecer la unificación de procedimientos y pautas de organización en el proceso del ciclo vital de los documentos que forman parte de las historias laborales.

Implementar un modelo de Gestión archivistica para las historias laborales, de los funcionarios activos y retirados de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Despertar el interés y motivar a los funcionarios acerca de la importancia y significado que tienen los archivos de historias laborales, así como de la responsabilidad en su manejo.

Disponer de un archivo de Gestión de Historias Laborales organizado, facilitando

así la toma de decisiones y garantizando la entrega de información confiable y segura.

Proporcionar técnicas modernas que permitan manejar un sistema de archivo preciso ágil y funcional de la información.

Establecer un proceso eficiente y actualizado para modern izar los procesos de ordenamiento, archivo, consulta, depuración y conservación de los documentos, de conformidad con las normas de Archivìstica Nacional.

2. OBJETIVOS

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

ESTRUCTURA ORGÁNICA

GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

Soprte Administrativoy Técnico

SALARIOS YPRESTACIONESREGISTRO Y CONTROLREGISTRO Y CONTROL

DESARROLLO YEVALUACION DE

DESEMPEÑO

Constancias yCertificaciones

SeguridadSocial Capacitación

Novedades Cesantías Bienestar Social

Archivo de Gestiónde Historias Laborales

Nómina Salud Ocupacional

Control deAsistencia

Evaluación deDesempeño

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

ESTRUCTURA ORGÁNICA

GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

GRUPO DEREGISTRO Y CONTROL

Constancias yCertificaciones

NovedadesArchivo de Gestión

de Historias Laborales

Control deAsistencia

4. ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

HISTORIA LABORAL

• Expediente de la Historia Laboral.

• Expediente de carrera

• Expediente de cesantías

• Contenido de Expediente de la Historia Laboral • Contenido de Expediente de

Carreras

Archivo de Gestión: Comprende todas las historia laborales del personal activo, sometidas a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo Central: Es en el que se agrupan las historias laborales transferidas del archivo de gestión, cuando se acaba la vida laboral del funcionario, pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta.

El ordenamiento de los documentos de cada h i s t o r i a l a b o r a l s e d e b e h a c e r cronológicamente clasi f icándolos y depurándolos, respetando el principio de orden original, de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente manteniendo el siguiente orden:

• Registros civiles.

• Afiliación a la Caja de Compensación Familiar.

• Acto Administrativo de nombramiento.

• Oficio de notificación del nombramiento.

• Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.

5. HISTORIAS LABORALES• Acta de posesión.

• Funciones del cargo.

• Oficio de Ubicación.

• Actos administrativos que señalen las s i t uac iones admin i s t ra t i vas de l funcionario, entre los cuales se encuentran las siguientes novedades:

• Vacaciones, Licencias, Comisiones, Ascensos, Tras lados, Encargos, Permisos, Pago de prestaciones, etc.

• Acto admin is t ra t ivo de ret i ro o desvinculación del servidor de la entidad, entre los cuales se encuentran las siguientes novedades:

• Supresión de cargo, Insubsistencia, Destitución, Aceptación de renuncia, término de provisionalidad, etc.

Y las demás novedades que se presenten durante su permanencia.

Este expediente contienen los siguientes documentos

• Lista de elegibles.

• Acto Administrativo de nombramiento en período de prueba.

• Calificaciones período de prueba.

• Solicitud de inscripción en carrera administrativa.

• Acto Administrativo Inscripción carrera administrativa

• Evaluación del desempeño.

a. Los archivos de Historias laborales

b. Clasificación de Historias Laborales

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

HISTORIA LABORAL CARTILLA

INSTRUCTIVA

HISTORIA LABORAL

• Contenido de Expediente de Cesantías

c. Organización de las Historias Laborales

d. Foliación de las Historias Laborales

Estos exped ientes se encuent ran centralizados en Oficinas Centrales de la Registraduría Nacional, y contienen los siguientes documentos:

• Oficio de solicitud de las cesantías, junto con sus respectivos anexos y requisitos, dependiendo de la modalidad que se solicite:

1.Reparaciones y mejoras2.Compra3.Amortización de deuda4.Estudios

• Certificación de tiempo de servicios.

• Certificados de factores salarias.

• Cuando se trate de cesantías definitivas, se archiva además de lo anterior, fotocopia del acto administrativo de retiro del funcionario.

• Acto Administrativo donde se ordena el reconocimiento y pago de las cesantías.

Siguiendo los lineamientos establecidos en la

ley 594 de julio de 2000 “Ley General de

Archivos”, y las pautas dadas por el

Departamento Administrativo de la Función

Pública y el Archivo General de la Nación a

través de Carta Circular conjunta No. 004 de

junio de 2003, se señalarán a continuación

los criterios técnicos esenciales para la

organización, administración y conservación

de las Historias laborales.

• Pasos para la Organización

• Clasificar la documentación, siguiendo el consecutivo de los documentos que contiene cada expediente de la Historia Laboral, respetando el orden cronológico de los mismos.

• La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que dio inicio al trámite (la fecha más antigua) y al final del expediente la última actuación (la fecha más reciente), de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

• La depuración de los documentos consiste en retirar todos los documentos duplicados idénticos, folios en blanco, formatos sin diligenciar y aquellos documentos que no hagan parte de la vida laboral del funcionario.

• La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

• Los documentos en papel de fax, se deben fotocopiar y remplazarlos, toda vez que este papel con el tiempo se deteriora y la información se puede perder.

• Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, teniendo en cuenta que no podrá sobrepasarse de 200 folios por cada unidad.

Es una operación incluida en los trabajos de ordenación, que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

HISTORIA LABORAL

unidad documental. Esta se realizara en el momento en que se prepara la historia laboral para ser transferida al Archivo Central, de tal manera que se pueda evidenciar la vida laboral del funcionario.

La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

• Requisitos para la Foliación

• Materiales para la Foliación

• Pocedimientos para la Foliación

• Documentación previamente Clasificada: Siguiendo el consecutivo enunciado al inicio de este documento y respetando el orden cronológico de los mismos.

• Documentación previamente Ordenada: La fecha más antigua va encima y la más reciente va debajo.

• Documentación previamente Depurada: La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco, formatos sin diligenciar y aquellos documentos que no hagan parte de la vida laboral del funcionario.

• Debe estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

• Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales.

La foliación debe efectuarse utilizando

bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, No

se debe foliar con lápiz de mina roja ya que

este color no es capturado, en la mayoría de

los casos, por la máquinas reprográficas.

• Se debe numerar de manera consecutiva, es decir sin omitir números.

• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio, en el mismo sentido del texto del documento.

• Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales

• No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al papel.

• No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

• C u a n d o s e e n c u e n t r e n v a r i o s documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio.

• Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido.

• Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto, no se deben retirar, ni foliar.

• Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

• La foliación deber ser consecutiva de uno (1) a N, independientemente del número de carpetas, por ejemplo: carpeta 1 folio 1 a 200, carpeta 2 folios 201 a 400, etc.

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

HISTORIA LABORAL

e. Ubicación de las Historias Laborales

En cada Circunscripción electoral debe existir un solo archivo de gestión y un solo Archivo central de Historias Laborales.

Deberá destinarse un lugar específico para el desglose de las Historias Laborales, con los archivos apropiados para su conservación, las cuales deberán ir ordenadas atendiendo la secuencia cronológica y que su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la Entidad.

El acceso a estos archivos son de carácter restringido.

El archivo central de historias laborales esta conformado por los funcionarios retirados, estos deben ser relacionados en un sistema físico y en medio magnético creado para facilitar su posterior búsqueda, por cualquier tipo de requerimiento.

La información debe ser la siguiente:

Las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.

Debe existir un inventario único documental de los expedientes bajo su custodia.

• Los documentos de cada expediente laboral deben ser archivados en unidades de conservación (carpetas) individuales y ordenadas alfabéticamente, rotuladas con el nombre del funcionario y denominación del expediente (Expediente de la Historia Laboral, de Carrera y de Cesantías).

f. Archivo Central de Historias Laborales

AARON

1.APELLIDO 2.APELLIDO NOMBRES

MANJARRÉS FEDERICO GUILLERMO

AARON MERCADO BEATÍZ

ABADÍA DE RAMÍREZ NELLY

ABADÍA NARVÁEZ JORGE ELIECER

ABELLA REYES FRANCISCO EDUARDO

ABELLO QUINTERO IVON JANETH

ABISAMBRA RUÍZ JORGE ALBERTO JOSÉ

10123

1232

8

7

23

48

X

X

X

X

X

4.973.379

26.688.993

29.654.313

6.375.980

17.082.328C.A C.I

C.E

52.263.722

19.404.458

Funcionario Responsable

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL

HISTORIAS LABORALESPERSONAL RETIRADO DE PLANTA

CAJAS 1 A 50

CÉDUILAKARDEX ROLLOCAJAH.V. EXPces

EXPcar

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

HISTORIA LABORAL

f. Archivo Central de Historias Laborales

g. Control y Prestamol de Historias Laborales

h. Guarda y Conservacón de las Historias Laborales

Los expedientes deben ser puestos en cajas

numeradas y marcadas, para ser archivadas

en un espacio dispuesto, donde se garantice

su buena conservación y cumpliendo con

todas las medidas de seguridad industrial.

La información de numeración de cada caja

debe ser incluida en el sistema mencionado

anteriormente, con el fin de facilitar las

búsquedas.

Cada oficina competente para llevar el archivo de historias laborales, deberá llevar un control de préstamo, en el entendido que todos los documentos que contiene dicho archivo son de carácter reservado; este control se llevará con planillas que deberán contener la siguiente información:

• Nombre del solicitante

• Dependencia

• Fecha del préstamo

• Firma del solicitante

• Firma de la persona encargada del archivo

• Fecha de devolución

La ley General de Archivos, establece en los artículos 16 y 17, la Obligación para los funcionarios, a cuyo cargo estén los archivos, de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, así como de su organización y conservación.

Los funcionarios responsables del archivo, trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional y a las disposiciones Constitucionales y legales que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

Estas medidas están establecidas por el

Archivo Nacional y por tanto son las utilizadas

en el archivo de oficinas centrales; es una

guía para que ustedes distribuyan el espacio

y organicen sus historias laborales de

acuerdo con los elementos con que cuenta

cada Delegación.

Frente - 29cm

Altu

ra -

30cm

Fondo - 3

7.5

cm

Fondo - 37.5cm

Frente - 29cm

Altura - 30cm

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CARTILLA

INSTRUCTIVA

HISTORIA LABORAL

i. Acceso, Reserva y Consula de las Historias Laborales

j. Aspectos Importantes

Es importante recordar que todos los datos y documentos contenidos en las Historias Laborales de los servidores públicos están sujetos a reserva y la administración no puede ponerlos en circulación sin previa autorización, por lo tanto cualquier información proveniente de está solamente podrá ser registrada y solicitada mediante orden judicial y con las formalidades establecidas por la ley.

De acuerdo con lo anterior, se debe garantizar en principio la reserva de información de las Hojas de Vida, las cuales contienen elementos que entran dentro de la órbita de la intimidad personal y por lo tanto no son de público conocimiento.

El artículo 14 de la resolución 1131 del 15 de abril de 2003, establece que sólo se podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante acto debidamente motivado, cuando estos tengan carácter reservado conforme a la Constitución y la Ley.

En este orden de ideas, a la luz de la Constitución Política, es viable concluir que los documentos contenidos en las Historias laborales, por regla general, no pueden ser consultados por todas las personas, exceptuando los siguientes casos:

• Solicitud efectuada por un funcionario acerca de información o documentos de su historia laboral,

• Solicitud efectuada por personal retirado acerca de información o documentos de su historia laboral, previo pago de la expedición de copias efectuado de conformidad el artículo 13 de la Resolución No. 1131 del 15 de abril de 2003.

Así las cosas, para todos los efectos es importante tener en cuenta que para las Historias Laborales de todos los funcionarios se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

• Es responsabilidad de los Registradores Distritales y Delegados Departamentales Informar a la Gerencia del Talento Humano Grupo Registro y Control, el nombre del funcionario responsable que tendrán a su cargo el manejo del Archivo de las Historias Laborales e informar con su debida antelación, las novedades que se presenten con este.

• Las Historias Laborales originales, deben guardarse y conservarse en el archivo de gestión o central según sea el caso, de cada Circunscripción electoral, en donde esta trabajando el funcionario vinculado.

• Mediante orden judicial

• Cuando el funcionario es trasladado, copia de la historia laboral deberá ser remitida al nuevo sitio de trabajo y se conservara la original en la respectiva Circunscripción electoral en donde ha permanecido.

• En todos los casos, siempre se enviará a la Gerencia del Talento Humano – Oficina de Registro y Control, copia de toda la Historia Laboral y de los actos administrativos que se generen durante el proceso de vinculación con la entidad.

• Es importante resaltar, que ustedes como nominadores en cada circunscripción, son los directos responsables de la guarda y conservación de los archivos de Historias Laborales, así como del levantamiento del inventario y su actualización.

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El servicio es nuestra identidad

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