(parte cuatro) CARACTERÍSTICAS DE LOS

ANÁLISIS DE O y M, UBICACIÓN

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

DR. C. MARIO ABAMBARI ARÉVALO, MBA.

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Los informes de O&M deben contener:

• Propuestas,

• Ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo factibles.

• Estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales (factibilidad).

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CONTENIDO DE LOS ANÁLISIS DE O&M

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ANÁLISIS DE O&M: PASOS

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.

2. Describir el hecho o situación.

3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.

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ANÁLISIS DE O&M: PASOS

5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.

6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

ANÁLISIS DE O&M: CARACTERÍSTICAS

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y Métodos, las cuales se denotan así:

1. Eliminación: Supresión de un sistema de trabajo, de procesos o de procedimientos.

2. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

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ANÁLISIS DE O&M: CARACTERÍSTICAS

3. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

4. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, en las formas, registros e informes.

5. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo, mediante el análisis de las operaciones.

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ANÁLISIS DE O&M: CARACTERÍSTICAS

6. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de trabajo, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

7. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

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ANÁLISIS DE O&M: CARACTERÍSTICAS

8. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

9. PERT (Técnica para la revisión y evaluación de programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones, incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

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ANÁLISIS DE O&M: CARACTERÍSTICAS

10. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real; proporciona datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

11. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:◦ Líneas de espera

◦ Decisiones

◦ Juegos

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ANÁLISIS DE O&M: TEORIAS

Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

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UBICACIÓN DE O&M: POR FUNCION

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La unidad de Organización y Métodos puede situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa; asi:

Según la función de asesoría

Si se le asigna funciones asesoras debe ubicarse en el máximo nivel

jerárquico o máximo nivel de decisión; puede depender

directamente del Gerente General.

Según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir

con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación,

presupuestos, información, administración de recursos

humanos y materiales y control.

El área de Organización y Métodos se ubicará a nivel lineal

dependiendo de una autoridad funcional.

Según la función de los proyectos:

La O&M por programas o proyectos es la resultante del desarrollo de las

relaciones horizontales dentro de las organizaciones.

UBICACIÓN DE O&M: POR ENFOQUE

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Existen dos enfoques para administrar los proyectos de O&M:

El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organigrama.

El segundo se refiere a que el administrador del proyecto

tenga autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta

su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad

lineal original.

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO

Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencia de los demás cargos que existen en la empresa.

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FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGO

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DESCRIPCIÓN DE CARGO

Nombre del Cargo:Fecha de Elaboración:

Fecha de

Revisión:

Código:

Departamento: Dirección:

Descripción General:

Descripción Detallada:

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO

Análisis de cargos:

◦ Una vez que se identifica el contenido del cargo se pasa a analizar el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante.

La descripción del cargo y el análisis de cargo

◦ Están estrechamente relacionados en sus finalidades y en proceso obtenido de datos, a pesar de ello están perfectamente diferenciados entre sí:

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO

Descripción: Contenido del cargo (que hace el ocupante, cuando lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace).

Análisis: Estudia y determina todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO: ESTRUCTURA

El análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo.

1) Requisitos Intelectuales: Factores de especificación: instrucción básica, experiencia básica anterior, adaptabilidad del cargo, iniciativa necesaria, aptitudes necesarias.

2) Requisitos Físicos: Esfuerzo físico necesario, capacidad visual, destreza o habilidad, complexión física necesaria.

3) Responsabilidades Implícitas: Supervisión de personal, material, herramientas o equipo, dinero, títulos o documentos, contactos internos o externos, información confidencial.

4) Condiciones de Trabajo: Ambiente de trabajo, riesgos.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: METODOS

Métodos de Descripción y Análisis de Cargos: La descripción y análisis de cargos son responsabilidad de línea y función de staff.

Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de cargo son:

1) Observación directa,

2) Cuestionario,

3) Entrevista directa, y

4) Métodos Mixtos.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: MÉTODOS

1) Método de Observación Directa: El análisis de cargo se efectúa mediante la observación directa y dinámica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones.

2) Método de Cuestionario: El análisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el cargo que será analizado o sus jefes o supervisores).

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: MÉTODOS

3) Método de Entrevista: Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo y de los porqué y los cuando.

4) Métodos Mixtos: Estos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. Los más utilizados son:

a) Cuestionario y entrevista, ambos por el ocupante del cargo.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: MÉTODOS

b) Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para profundizar y aclarar los datos obtenidos.

c) Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

d) Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.

e) Cuestionario u observación directa, ambos con el ocupante del cargo.

f) Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, etc.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS

La elección de estas combinaciones se hará según las particularidades de cada empresa, como:

• Tiempo,

• Objetivos del análisis y descripción de cargos,

• Personal para esta tarea, etc.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO: OBJETIVOS

Los objetivos del análisis y la descripción de cargos en realidad son muchos, constituyen la base de cualquier programa de RH, entre ellos podemos citar:

1) Ayudar a la elaboración de los anuncios, a la demarcación del mercado de mano de obra, elegir donde debe reclutarse, etc., como base para el Reclutamiento de personal.

2) Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se aplicarán las pruebas adecuadas, como base para la Selección del Personal.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO: OBJETIVOS

3) Suministrar el material necesario según el contenido de los programas de capacitación, como base para la Capacitación Personal.

4) Determinar mediante la evaluación y clasificación de cargos, las franjas salariales, según la posición de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado, como base para la Administración de Salarios.

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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO: OBJETIVOS

5) Estimular la motivación del personal, para facilitar la evaluación del Desempeño y verificar el mérito Funcional.

6) Servir de Guía del Supervisor en el trabajo con sus subordinados y guía del empleado para el desempeño de sus funciones.

7) Suministrar datos relacionados con Higiene y Seguridad industrial, en el sentido de minimizar la insalubridad y peligrosidad comunes a ciertos cargos.

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