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CAPITULO IV MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA QUE CONTRIBUYA AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS EN LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

El diseño de un modelo de Auditoría Operacional de Gestión Financiera está

orientado a las medianas empresas comerciales, con el propósito de ser utilizado

como herramienta para asegurar el buen funcionamiento de controles,

procedimientos y actividades, relacionadas con la gestión financiera en las áreas

funcionales, que les permita alcanzar los objetivos y metas propuestos.

El Modelo de Auditoría Operacional de Gestión Financiera, está estructurado en

cuatro etapas que son: Planeación, ejecución, informe y seguimiento de la auditoría,

para facilitar su aplicación y desarrollo. Proporcionando cuestionarios y

procedimientos a aplicar específicos para cada área funcional, que facilitan la

detección de deficiencias y su oportuna corrección.

La implementación del modelo permitirá a las medianas empresas comerciales la

optimización de los recursos y una mejor comunicación de los diferentes objetivos,

metas, políticas y estrategias establecidas por la administración, hacia todos los

niveles de la organización, lo que contribuirá a mejorar el trabajo en equipo.

Se considera que la auditoría operacional es un proceso imprescindible para la

gerencia en la toma de decisiones, en el momento preciso.

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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

1. Objetivo General Diseñar un modelo de Auditoría Operacional de Gestión Financiera que contribuya al

logro de los objetivos y metas en las áreas funcionales de las medianas empresas

del sector comercio del área metropolitana de San Salvador.

2. Objetivos Específicos

Proveer a las medianas empresas una herramienta para la identificación de

problemas que afectan la eficiencia, eficacia y economía en el desarrollo de las

actividades de Gestión Financiera.

Elaborar programas que contengan procedimientos para la evaluación ágil y

oportuna de las actividades que se desarrollan en las áreas funcionales.

Proporcionar las estrategias a seguir para la realización de las diferentes

actividades de control, que aseguren el logro de los objetivos y metas propuestos.

Diseñar formatos que faciliten el desarrollo de las actividades de auditoría

operacional en las áreas funcionales.

Proporcionar una metodología que fomente el compromiso para la corrección de

deficiencias detectadas en las diferentes áreas funcionales.

Proveer a las medianas empresas de un plan de incentivos al personal para

motivar la calidad constante en el desarrollo de las actividades de las diferentes

áreas funcionales.

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C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

Actualmente, las medianas empresas se ven obligadas a la búsqueda de alternativas

que faciliten la reducción de sus costos operativos, para lograr un mayor grado de

competitividad, esto originado en parte por los cambios del mundo globalizado, así

como también por los diferentes problemas internos que están afectando el

desarrollo óptimo de sus actividades.

Debido a esto, el diseño de un modelo de Auditoría Operacional, proporciona a las

empresas una herramienta de evaluación para las áreas funcionales, que les

permita mejorar la eficiencia, eficacia y economía, en el desarrollo de sus

operaciones, a través de la planeación, organización y ejecución de las actividades

de control con base a objetivos y metas, así como la optimización de los diferentes

recursos que poseen.

La Auditoría Operacional permite la evaluación de sistemas, controles y desempeño

de una unidad o de una organización completa, con el propósito de detectar las

deficiencias y presentar recomendaciones para el logro de la eficiencia operativa de

la entidad.

Es por ello que el diseño de un modelo de Auditoría Operacional, se considera de

gran utilidad para las medianas empresas, ya que les permitirá el logro de los

máximos resultados minimizando esfuerzos y recursos.

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D. JUSTIFICACION DEL MODELO

Al conocer los diferentes problemas por los que atraviesan las medianas empresas

del sector comercio, así como la disposición de implementar una herramienta de

control, que les facilite la detección oportuna de debilidades en el desarrollo de las

actividades operativas; se considera importante diseñar un modelo de auditoría

operacional de gestión financiera que les permita tener un mayor control de la forma

en que se están desarrollando las actividades en las áreas funcionales.

Debido a que la mayoría de medianas empresas, no poseen una unidad de Auditoría

Interna, para evaluar cada una de las actividades que se desarrollan, se les dificulta

determinar oportunamente el cumplimiento de los lineamientos de control

establecidos por la administración, para asegurar el buen funcionamiento de la

entidad.

La finalidad de la propuesta del modelo de Auditoría Operacional es de proveer de

una herramienta a las medianas empresas que facilite la evaluación de las funciones

que se desarrollan en sus diferentes áreas y asegurar el logro de los objetivos y

metas propuestos.

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E. CONTENIDO DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION FINANCIERA 1. ESQUEMA DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION

FINANCIERA.

ETAPA I PLANEACIÓN DE LA

AUDITORIA OPERACIONAL

ETAPA II

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

ETAPA III INFORME DE AUDITORIA

OPERACIONAL

ETAPA IV SEGUIMIENTO DE

AUDITORIA

DEFINICIÓN DEL PROPÓSITO: OBJETIVOS ALCANCE ASPECTOS A EVALUAR

DETERMINACIÓN DE LA ESTRATEGIA: RECURSOS POLÍTICAS TECNICAS

PLANEACIÓN TÉCNICA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR EVALUACIÓN PRELIMINAR CUESTIONARIOS PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS

PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ASIGNACIÓN DE TAREAS PERFILES DEL RECURSO HUMANO FORMATOS

METODOLOGÍA PARA LA EJECUCION

APLICACIÓN DE FORMATOS:

PAPELES DE TRABAJO HALLAZGOS NARRATIVAS CARTA A LA GERENCIA MARCAS Y NOTAS

INFORME PRELIMINAR ESTRUCTURA DISCUSIÓN PLANES DE ACCIÓN

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

ESTRUCTURA PRESENTACION

ESTRATEGIA PARA SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES PLANES DE ACCIÓN CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

INFORME DE SEGUIMIENTO

ESTRUCTURA

CONTRIBUCIÓN AL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS

G E S T I O N

F I N A N C I E R A

R E T R O A L I M E N T A C I O N

Elaborado Por: Grupo de tesis

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2. MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA. 2.1 OBJETIVOS DEL MODELO:

a) Objetivo General: Proporcionar una herramienta que permita mayor eficiencia, eficacia y economía en

la operatividad de las medianas empresas, a través de la auditoría Operacional de

las actividades de gestión financiera en las áreas funcionales, para contribuir al logro

de los objetivos y metas propuestos.

b) Objetivos Específicos: Detectar deficiencias en las actividades de gestión financiera que se realizan en

las diferentes áreas funcionales, con el propósito de que se efectúen las

correcciones necesarias.

Orientar a las medianas empresas comerciales hacia una mejor ejecución de sus

actividades de gestión financiera, para obtener la maximización de sus recursos.

Proveer alternativas para la solución de los problemas operativos que enfrentan

actualmente las medianas empresas en la ejecución de sus actividades de

gestión financiera.

Proporcionar los controles idóneos para determinar que las actividades de gestión

financiera se están desarrollando adecuadamente.

Proporcionar mayor seguridad a través de la Auditoría Operacional que las

actividades de gestión financiera se desarrollan de acuerdo a objetivos y metas

establecidos.

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2.2 DEFINICIONES:

DEFINICIÓN DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION FINANCIERA:

Representación de información sintetizada que incluye la planeación técnica y

administrativa de la auditoría, así como la ejecución de la misma; informe y

seguimiento de hallazgos y recomendaciones, que constituyen la base para el

proceso de aplicación de mejoras en las áreas funcionales de una entidad.

2.3 CARACTERISTICAS: Ayuda a detectar debilidades que puedan impactar la eficiencia de la operatividad

de la empresa.

Proporciona procedimientos para solucionar problemas en el desarrollo de las

funciones.

Contiene programas y procedimientos para la evaluación de las actividades de

gestión financiera en las áreas funcionales.

Facilita la recopilación de información y evidencia de las deficiencias en las áreas

funcionales.

Provee la información necesaria para la elaboración del informe de Auditoría

Operacional.

Establece recomendaciones para mejorar el desempeño de las actividades de

gestión financiera en las áreas funcionales.

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2.4 BENEFICIOS: Con el modelo de Auditoría Operacional de Gestión Financiera, las medianas

empresas obtendrán los siguientes beneficios:

Obtener un control eficiente de las actividades de gestión financiera que se

desarrollan en las áreas funcionales.

Contribución al logro de los objetivos y metas en las diferentes áreas funcionales,

a través de la aplicación de controles eficientes.

Contarán con los procedimientos de control idóneos para la identificación de

deficiencias en las áreas funcionales.

Facilitará la aplicación de medidas correctivas en forma oportuna y la adecuada

toma decisiones, con la información obtenida a través de la aplicación de los

procedimientos de control,.

Se logrará la maximización de los recursos, tanto humanos, financieros y

tecnológicos, ya que permitirá la descentralización de funciones, reducirá el

tiempo para la ejecución de las actividades y evitará el uso inadecuado de los

mismos.

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ETAPA I: PLANEACION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

DEFINICIÓN DEL PROPÓSITO: OBJETIVOS ALCANCE ASPECTOS A EVALUAR

ETAPA I PLANEACIÓN DE LA


DETERMINACIÓN DE LA

ESTRATEGIA: RECURSOS POLÍTICAS TECNICAS

PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ASIGNACIÓN DE TAREAS PERFILES DEL RECURSO HUMANO FORMATOS

ACTIVIDADES DE GESTION FINANCIERA PLANILLAS SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL REGISTROS CONTABLES PAGOS CUMPLIMIENTO LEYES TRIBUTARIAS CUMPLIMIENTO LEYES MERCANTILES PRESUPUESTOS CLIENTES CREDITOS Y COBROS EFECTIVO FACTURACIÒN PROMOCION Y PUBLICIDAD INVENTARIOS

RETACEOS

PLANEACIÓN TÉCNICA

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR EVALUACIÓN PRELIMINAR CUESTIONARIOS PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS

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3. ETAPA I: PLANEACION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

La planeación constituye la etapa inicial para el desarrollo del trabajo de Auditoria. Se

considera de gran importancia, ya que es en esta etapa donde se desarrolla la

estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance

esperados de la auditoría.

La planeación de la Auditoria Operacional comprende las siguientes partes:

Definición del propósito

Determinación de la estrategia

Planeación técnica y

Planeación administrativa.

3.1 DEFINICIÓN DEL PROPÓSITO: El desarrollo de la Auditoria Operacional tiene como propósito fundamental, la

evaluación del desempeño de las actividades de gestión financiera que se realizan

en las diferentes áreas funcionales de la entidad, enfocados a la obtención de

mayores niveles de eficiencia, eficacia y economía, para contribuir al logro de los

objetivos y metas propuestos para cada una.

a) Objetivos: Para desarrollar la auditoría Operacional de las actividades de gestión financiera en

las áreas funcionales, se establecen los siguientes objetivos:

Identificar las deficiencias en el desempeño de las actividades en las diferentes

áreas funcionales.

Evaluar la eficiencia de los diferentes procedimientos de control.

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Contribuir a la reducción de los niveles de riesgos en el desarrollo de las

actividades de gestión financiera.

Brindar recomendaciones para mejorar las deficiencias encontradas.

Fomentar el crecimiento de fortalezas y oportunidades en las áreas funcionales.

Fomentar un mayor nivel de responsabilidad en la ejecución de las actividades en

las áreas funcionales.

b) Alcance de la auditoria: El alcance de la Auditoria se refiere básicamente a diseñar los procedimientos que se

consideran necesarios para realizar el examen de las actividades de gestión

financiera, que se desempeñan en las distintas áreas funcionales de la entidad.

c) Aspectos a evaluar: El objetivo de la evaluación es determinar las deficiencias existentes en el desarrollo

de las diferentes actividades de gestión financiera de la empresa con el propósito de

mejorar la eficiencia y eficacia, para contribuir al logro de los objetivos y metas

propuestos en cada área funcional.

Dentro de estos aspectos que se evaluarán se encuentran los siguientes:

Evaluación del Sistema de Control Interno: Con el desarrollo de esta evaluación, se determinará si todas las políticas y

procedimientos establecidos por la administración para la conducción ordenada y

eficiente de las actividades de la empresa, se están aplicando en forma adecuada y

oportuna, así como facilitar a la administración la detección de necesidades de

mejora a dichas políticas y procedimientos.

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Es importante examinar el Control Interno para determinar fácilmente, que

actividades requieren mayor atención en el desarrollo de la auditoria, para diseñar los

cuestionarios que permitan minimizar el riesgo de obtener información errónea.

Evaluación de actividades de gestión financiera:

Se evaluarán las actividades relacionadas con la gestión financiera en cada una de

las áreas funcionales de la empresa.

Revisar la economía, eficiencia y eficacia de las actividades de gestión financiera en las áreas funcionales.

Esta fase tiene como finalidad evaluar si los recursos con los que la entidad cuenta

están siendo utilizados en forma idónea y apropiada de acuerdo con lo establecido

por la administración, para que no provoquen impactos negativos en el alcance de

los objetivos y metas, de las diferentes áreas funcionales en que está dividida la

empresa.

Verificar el cumplimiento de leyes aplicables:

Revisar si la entidad le da cumplimiento a las diferentes Leyes que le son aplicables

con el propósito de garantizar que la empresa funciona legalmente en el mundo del

comercio.

Examinar la información que se envía a los entes encargados de recolectar los

tributos e impuestos con los registros que posee la empresa con el fin de obtener la

certeza del cumplimiento de éstas normativas a las que la entidad está sujeta.

3.2 DETERMINACIÓN DE LA ESTRATEGIA: La determinación de la estrategia establece los elementos básicos necesarios para el

desarrollo de la auditoria Operacional de gestión financiera, con el propósito de

obtener los resultados esperados, los cuales se detallan a continuación:

a) Recursos

b) Políticas

c) Técnicas

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a) Recursos: Recursos Humanos: Seleccionar el personal capacitado profesionalmente, el cual

será designado a realizar las actividades de evaluación de las áreas funcionales en

que se encuentra organizada la empresa, para determinar si se desarrollan de

acuerdo a lo establecido por la administración.

Recursos materiales: Proveer de material que será necesario para realizar el trabajo

de evaluación tales como:

Los procedimientos y los formatos que fueron diseñados para tal efecto, papelería y

útiles. Asimismo proporcionar las indicaciones técnicas que les servirán de guía para

realizar la auditoria operacional y obtener la información requerida y oportuna.

Recursos Tecnológicos: Contar con el equipo y los sistemas de computación

adecuados que faciliten el procesamiento de la información, en menor tiempo con el

fin de agilizar la evaluación y obtener los resultados de forma oportuna, para ser

analizados.

Recursos Financieros: Proveer de recursos económicos, prestaciones y otras

remuneraciones que incentiven al personal que ha sido asignado para realizar las

funciones de auditoría en las áreas funcionales de la empresa, así como al personal

de las áreas que cumplan con los objetivos y metas propuestos.

b) Políticas:

Se establecen lineamientos que servirán de guía para efectuar con facilidad las

actividades de auditoría Operacional, con el propósito de que todo el personal

involucrado, esté informado de la forma en que se realizará este trabajo.

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AUDITORIA OPERACIONAL POLÍTICAS A APLICAR

1.-

Se deberá establecer una persona responsable de la coordinación y ejecución de la auditoría

Operacional.

2.-

La auditoría Operacional deberá desarrollarse de acuerdo al programa y procedimientos

establecidos para su ejecución.

3.-

De existir la necesidad de cambios o ampliaciones a los programas y procedimientos

establecidos para el mejor desarrollo de la auditoría, deberá ser el responsable de la auditoría,

quien autorice dichos cambios o ampliaciones.

4.-

Las actividades a desarrollar en la auditoría operacional, deberán ejecutarse en los tiempos

establecidos en el cronograma de actividades.

5.-

Si se necesita utilizar un tiempo adicional al establecido para la ejecución de las actividades,

será también el responsable de la auditoría el que coordine el tiempo necesario.

6.-

La auditoría Operacional deberá realizarse en forma objetiva, veraz y consciente de la

importancia que tiene la información a recopilar.

7.-

El trabajo de auditoría Operacional deberá realizarse con calidad, en forma ordenada y limpia,

para asegurar la obtención de los resultados esperados.

8.-

La información obtenida con el desarrollo de la auditoría, deberá ser estrictamente confidencial,

presentándose únicamente a los responsables de realizar las correcciones necesarias a las

deficiencias encontradas.

9.-

El personal de la empresa deberá mostrar disposición, entusiasmo y responsabilidad en la

realización de la auditoría operacional.

10.- Los responsables de las áreas funcionales deberán aplicar en su área respectiva, medidas

tendientes a minimizar las deficiencias y concientizar a su personal de la importancia de mejorar

la calidad de su trabajo.

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c) Técnicas Con el propósito de lograr el mayor grado de confiabilidad y oportunidad en la

información obtenida a través del desarrollo de la auditoría operacional, se presentan

algunas técnicas a utilizar en su ejecución:

TECNICAS

1.-

Aplicación de programas de auditoría: Las personas encargadas de llevar a cabo la auditoría operacional, deberán aplicar los

procedimientos establecidos en los programas de auditoría, procurando que la información

presentada sea lo más real posible, incluyendo datos adicionales importantes en el campo de

observaciones.

2.-

Solicitar la información requerida, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos. Los encargados de realizar la auditoria operacional, deberán solicitar la documentación que se

especifica en cada uno de los procedimientos, con el propósito de facilitar la obtención de la

información requerida.

3.-

Solicitar documentación adicional: En el caso de considerar necesario, el responsable de realizar la auditoría operacional podrá

solicitar la información adicional que le permita despejar dudas o documentar hallazgos.

4.-

Entrevistas:

Se deberá utilizar ésta técnica en el caso de que existan preguntas en los procedimientos de

auditoría que requieran de información adicional, o con el propósito de despejar dudas existentes

sobre la información.

5.-

Investigación Preliminar: Se deberá llevar a cabo una investigación preliminar de la organización, políticas, objetivos,

metas y procedimientos establecidos por la empresa, para la ejecución de las actividades de las

áreas funcionales, previo a la realización de la auditoría; con el propósito de brindar mayor

conocimiento para el desarrollo de la misma y asegurar la confiabilidad de la información

obtenida.

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3.3 PLANEACIÓN TÉCNICA: Constituye el desarrollo de las siguientes actividades :

a) Investigación Preliminar

b) Evaluación Preliminar

c) Cuestionarios

d) Programa

e) Procedimientos

a) Investigación Preliminar: Constituye la base fundamental que permite a la Auditoria Operacional familiarizarse

con las operaciones a verificar dentro de la empresa en la cual se realizará la

auditoria. Además, conocer en forma general las funciones y actividades que se

realizan en cada área funcional.

Para cumplir con el objetivo establecido en esta investigación, es necesario

desarrollar los siguientes procedimientos:

Conocimiento de los aspectos administrativos y organizativos de la empresa:

La Auditoria Operacional requiere el conocimiento o familiarización con los diferentes

aspectos administrativos y organizativos de las áreas funcionales de la entidad,

tratando de identificar responsabilidades, así como los controles establecidos en el

desarrollo de las actividades.

Dentro de los aspectos administrativos y organizativos que deben conocer los

encargados de la realización de las actividades de auditoría operacional se

presentan los siguientes:

Objetivos, Metas, Políticas, procedimientos y estrategias: Se debe tener pleno

conocimiento de los objetivos y metas propuestos por la administración para poder

determinar si el trabajo se está efectuando de acuerdo a lo planeado. Además, es

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imprescindible conocer cuáles son las políticas aplicables a las diferentes

actividades, así como los procedimientos establecidos para llevarlos a cabo.

A continuación se presentan algunos aspectos que se consideran importantes para el

conocimiento del negocio, de los cuales es necesario solicitar la documentación para

ser evaluados y obtener la información esperada (Formulario F-AOP-01).

FORMULARIO DE CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO (F-AOP-01) AUDITORIA OPERACIONAL

EMPRESA: PERIODO QUE CUBRE LA AUDITORIA:

DETALLE DE INFORMACIÓN

SI NO

Organigrama de la estructura organizativa de la empresa

Objetivos y metas por áreas funcionales e informes de cumplimiento

Políticas y procedimientos por área funcional

Manuales de procedimientos y reglamento interno de la empresa

Listado de productos y precios que se comercializan

Detalle de las características del mercado y naturaleza de la competencia.

Nombre y funciones de sus principales ejecutivos.

Informe de gestión del período actual y anterior

Documentación correspondiente a auditoria externa del año anterior

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Investigación del Control Interno:

Se considera importante para el desarrollo de la auditoria, tener pleno conocimiento

de los lineamientos, políticas y procedimientos de control establecidos por la

administración, para salvaguardar los activos de la empresa y además la prevención

y detección de errores con el fin de obtener resultados óptimos.

Para tener conocimiento de los diferentes aspectos de control interno del área a

evaluar, se presenta a continuación un cuestionario estructurado, el cual deberá ser

completado a través de una entrevista con el responsable de cada área a evaluar,

con el objetivo de obtener información de carácter general de su funcionamiento.

(Formulario F-AOP-02)

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INVESTIGACION DEL CONTROL INTERNO (F-AOP-02)

Empresa: Entrevistado: Fecha: No. PREGUNTA SI NO COMENTARIOS

01

¿Posee la empresa un organigrama de la estructura organizativa?

02

¿Están definidos los diferentes niveles de autoridad en la empresa?

03 ¿Las funciones de los Directores o funcionarios principales de la entidad están reguladas por los estatutos de la escritura de constitución?

04 ¿Conocen los empleados la importancia del control de las actividades que realizan?

05

¿Existe en la empresa un manual de procedimientos contables?

06

¿Poseen lineamientos de control establecidos?

07

¿Todo el personal conoce éstos lineamientos?

08

¿ Se actualizan los lineamientos de control de acuerdo a las políticas de la empresa?

09

¿La actualización se realiza frecuentemente?

10

¿Posee la empresa un sistema de información?

11

¿Se comunica al personal las políticas y procedimientos establecidos?

12

¿Utilizan los medios adecuados para comunicar al personal las políticas y procedimientos?

13

¿Existe una persona responsable de comunicar las políticas y procedimientos?

14

¿Utiliza la empresa para efectos de control, informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados?

15

¿Se verifica que las actividades se realizan bajo los lineamientos de control establecidos?

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¿Se realiza esta verificación en forma periódica y oportuna?

Firma Responsable: Observaciones:

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Investigación del Riesgo:

Consiste en determinar el grado de susceptibilidad a errores en el desarrollo de las

operaciones, con el propósito de la aplicación de los procedimientos idóneos

orientados a detectarlos.

Es necesario que los responsables de realizar las actividades de auditoría

Operacional, posean un amplio conocimiento de las operaciones que se llevan a

cabo en la empresa, esto con el propósito de identificar las actividades de mayor

riesgo y elaborar los procedimientos adecuados para la detección de errores que

contribuyan a minimizar el riesgo de detección.

Se presenta un cuestionario estructurado que servirá para conocer aspectos

relevantes de la operatividad de cada área funcional. (Formulario F-AOP-03)

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INVESTIGACION DEL RIESGO (F-AOP-03)

Empresa: Entrevistado: Fecha: No.

PREGUNTA

SI

NO

COMENTARIOS

01

¿Existen procedimientos de control para todas las actividades?

02

¿Existen actividades que requieren mayor atención?

03

¿Aplican procedimientos de control a las actividades de mayor riesgo?

04

¿Aplican éstos procedimientos frecuentemente?

05

¿Existe una persona responsable de verificar que se apliquen éstos procedimientos?

06

¿El personal encargado de estas actividades es el idóneo para realizarlas?

07

¿Las funciones del Contador General están separadas de las personas encargadas del manejo de fondos?

08

¿Están los libros contables bajo la custodia del Contador General?

09

¿Todos los comprobantes, Estados Financieros e informes, son aprobados por personas distintas a las que los elaboran?

10

¿Existe un control de firmas autorizadas y montos límite autorizados para efectuar desembolsos?

11

¿Se coordina en la empresa las vacaciones de cajeros, bodeguero, a fin de que otro personal de confianza les sustituya en sus labores?

12

¿Poseen los funcionarios o empleados relación con otras entidades relacionadas con la empresa?

13

¿Posee la empresa pólizas de cobertura de fondos y fidelidad, que cubran a funcionarios y empleados claves?


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b) Evaluación Preliminar: Luego de conocer los diferentes aspectos que incluyen el riesgo y el control interno,

se considera necesario realizar una evaluación general de la información obtenida

para determinar el grado de efectividad en el desarrollo de las actividades.

A continuación se establecen algunos parámetros para determinar el nivel de

eficiencia con el que se está aplicando el control interno y además, el grado de

protección de la empresa ante el riesgo. (F-AOP-04 y F-AOP-05).

Este formulario se completará con la información obtenida en los formularios de

investigación del Control interno e investigación del riesgo, debiendo completar un

cuadro de evaluación para cada uno de los formularios de investigación.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO F-AOP-04

EXCELENTE

MUY BUENO

BUENO

MALO

Si todas las respuestas

son afirmativas

Si cuatro respuestas

son afirmativas

Si tres respuestas son

afirmativas

Con menos de tres

respuestas afirmativas

Conclusión:

Recomendación:

Fecha:

Elaborado por:

Compromiso de corrección:

Fecha:

Responsable:

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EVALUACIÓN DEL RIESGO F-AOP-05

BAJO

MEDIO

ALTO

MUY ALTO

Si todas las respuestas

son afirmativas

Si cuatro respuestas

son afirmativas

Si tres respuestas son

afirmativas

Con menos de tres

respuestas afirmativas

Conclusión:

Recomendación:

Fecha:

Elaborado por:

Compromiso de corrección:

Fecha:

Responsable:

c) Cuestionarios:

Constituyen una herramienta que servirá de base para el diseño de los

procedimientos a utilizar en el desarrollo de la auditoría operacional, con el propósito

de conocer las políticas y procedimientos de control que posee la empresa para ser

evaluados en su oportunidad.

A continuación se presenta un cuestionario para las funciones que están vinculadas

con la gestión financiera en cada área funcional, de acuerdo al siguiente detalle:

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AREA ACTIVIDAD A EVALUAR

Administración Recursos Humanos

Planillas

Selección y contratación de personal

Cumplimiento de leyes laborales

Contabilidad

Registros contables

Control de pagos

Cumplimiento de leyes tributarias

Cumplimiento de leyes mercantiles

Finanzas Presupuestos

Cartera de clientes

Créditos y cobros

Efectivo

Mercadeo y ventas Facturación

Promoción y publicidad

Compras Inventarios

Retaceos

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CUESTIONARIO DE AUDITORIA OPERACIONAL C-01

Area: ADMINISTRACION Función a evaluar: RECURSOS HUMANOS – PLANILLAS Entrevistado: _____________________________________________ Fecha: _________________

Objetivo: Obtener la información necesaria para el diseño de los programas de auditoría operacional para el área de: Administración No. Pregunta SI NO COMENTARIOS

1.- ¿La Planilla es elaborada por medio de un sistema informático? 2.- ¿Se controla la información de la planilla en términos de

monetarios y número de empleados con los registros de cada

uno de ellos que posee la empresa?

3.- ¿Las modificaciones en los salarios, retiros o adiciones de

personal son debidamente documentados y autorizados por el

responsable?

4.- ¿Se verifican los cálculos de deducciones efectuadas y

prestaciones aplicadas, de acuerdo a lo estipulado por la ley, en

cada período de pago?

5.- ¿Muestra la planilla la firma de recibido del pago, por cada uno

de los empelados?

6.- ¿Se encuentra adjunto a la planilla el documento que comprueba

el pago a las entidades correspondientes, de las retenciones

efectuadas a los empleado?

7.- ¿Se verifica que el pago corresponda al total de las retenciones

efectuadas?

8.- ¿Se realiza el pago de las retenciones en el período establecido

por la ley?

9.- ¿Existe evidencia de verificación de las firmas que autorizaron

estos pagos?

10.- ¿Existe un archivo que contenga todos los documentos que

comprueban los pagos de planillas?


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CUESTIONARIO DE AUDITORIA OPERACIONAL C-02 Area: ADMINISTRACION Función a evaluar: RECURSOS HUMANOS – SELECCIÓN DE PERSONAL

Entrevistado: _____________________________________________ Fecha: _________________

Objetivo: Obtener la información necesaria para el diseño de los programas de auditoría operacional

para el área de: Administración

No. Pregunta SI NO COMENTARIOS

1.- ¿Elaboran perfiles para el reclutamiento de personal a contratar de

los puestos disponibles?

2.- ¿Establecen rangos de sueldos para cada uno de los puestos de la

empresa?

3.- ¿Reciben un requerimiento de personal para dar inicio el proceso

de reclutamiento y selección de personal?

4.- ¿Archivan en el expediente, las pruebas de conocimiento y de

aptitudes realizadas al personal seleccionado ?

5.- ¿Elaboran un documento que muestre las condiciones pactadas

en la contratación de personal?

6.- ¿ Proporcionan manuales de procedimientos de los puestos a

desempeñar al personal contratado?

7.- ¿Proporcionan capacitación al personal contratado sobre las

diferentes actividades que se realizan en la empresa?

8.- ¿Anexan al expediente de cada empleado contratado, el contrato

individual de trabajo?

9.- ¿Envían el contrato individual de trabajo a la entidad

correspondiente en el plazo estipulado por la ley?

10.-

¿Intervienen diferentes en el proceso de contratación de personal?


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Area: ADMINISTRACION

Función a evaluar: RECURSOS HUMANOS – CUMPLIMIENTO DE LEYES LABORALES


Objetivo: Obtener la información necesaria para el diseño de los programas de auditoría operacional para

el área de: Administración


1.- ¿Se especifica en el contrato de trabajo todas las condiciones

legales bajo las cuales se realiza la contratación del personal?

2.- ¿Se actualizan los contratos de trabajo con los cambios o

modificaciones en las condiciones de contratación de personal?

3.- ¿Se establece una reserva laboral de acuerdo a lo estipulado por la

ley?

4.- ¿Todos los empleados se encuentran afiliados a las diferentes

instituciones de seguridad social?

5.- ¿Existen documentos comprobatorios del pago de vacaciones

anuales al personal?

6.- ¿Se calcula el pago de las vacaciones de acuerdo a lo estipulado por

la ley?

7.-

¿Proporciona la empresa prestaciones adicionales a la ley?

8.-

¿Gozan los empleados sus vacaciones en el tiempo que les

corresponde?

9.-

¿Los aguinaldos son pagados en el tiempo que estipula la ley ?

10.-

¿Paga la empresa horas extras a sus empleados ?


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Area: ADMINISTRACION Función a evaluar: CONTABILIDAD- REGISTROS


Objetivo: Obtener la información necesaria para el diseño de los programas de auditoría operacional para el área de: Administración


1.- ¿Están los registros contables clasificados por ingresos, egresos y

diario?

2.- ¿Están todos los comprobantes contables ordenados

cronológicamente y con número correlativo según el tipo de registro?

3.- ¿Poseen los comprobantes firmas de elaborado, revisado y

autorizado?

4.- ¿Se encuentra anexo al comprobante contable el soporte

correspondiente?

5.- ¿El valor del soporte coincide con el que muestra el registro

contable?

6.- ¿Se registran las operaciones en forma oportuna de acuerdo a la

fecha del soporte?

7.- ¿Las cuentas contables utilizadas en los comprobantes están bien

aplicadas de acuerdo a la naturaleza de la transacción y del catálogo

de cuentas autorizado?

8.- ¿Se registran debidamente las transacciones en los libros

legalizados de contabilidad?

9.- ¿Las provisiones contables se calculan con base a un valor

razonable?

10.- ¿Los comprobantes están debidamente archivados e identificados?


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Función a evaluar: CONTABILIDAD – CONTROL DE PAGOS





1.- ¿Se clasifica la cartera de proveedores, por proveedor y fecha de

vencimientos?

2.-

¿Se efectúan los pagos de acuerdo a la fecha de vencimiento?

3.- ¿Se manejan saldos pendientes de pago con más de 30 días de

su fecha de vencimiento?

4.- ¿Coincide el saldo mostrado en el reporte de proveedores con el

valor registrado en los libros contables?

5.- ¿Poseen los comprobantes contables los soportes

correspondientes?

6.- ¿Coincide el valor del comprobante con el monto total de los

documentos de soporte?

7.- ¿Se firman los comprobantes de pago de elaborado, revisado y

autorizado?

8.- ¿Elaboran documento de confirmación del proveedor sobre la

recepción del pago?

9.- ¿Estos pago son debidamente registrados en la contabilidad?

10.- ¿Se actualizan en la cartera de proveedores los pagos efectuados

en su oportunidad?


30



Función a evaluar: CONTABILIDAD – CUMPLIMIENTO DE LEYES TRIBUTARIAS





1.- ¿Están los libros de IVA debidamente autorizados?

2.-

¿Están los registros en los libros de IVA actualizados ?

3.- ¿Se efectúan verificaciones periódicas de los registros en los libros

de IVA?

4.- ¿Se prepara la declaración con el total presentados en los

registros de IVA?

5.- ¿Se verifican si todos los comprobantes están registrados dentro

del período establecido por la ley?

6.- ¿Se verifican si todos los comprobantes registrados y declarados

pertenecen a la empresa?

7.- ¿Se preparan detalles de las retenciones efectuadas para efectuar

la declaración del mes?

8.- ¿Las declaraciones de IVA y Renta son enteradas y pagadas

oportunamente?

9.- ¿Se verifican oportunamente si los libros de IVA son firmados por

el contador?

10.- ¿Los registros contables están de acuerdo a los valores

presentados en la declaración mensual?


31


Area: ADMINISTRACION Función a evaluar: CONTABILIDAD – CUMPLIMIENTO DE LEYES MERCANTILES





1.- ¿Se efectúa los pagos de matrículas de comercio

correspondientes y en su oportunidad?

2.-

¿Se renuevan las matrículas de comercio anualmente?

3.- ¿Se actualizan las modificaciones del pacto social en los registros

contables y libros correspondientes?

4.-

¿Está el capital social mínimo debidamente autorizado?

5.- ¿Están las acciones debidamente suscritas, pagadas

documentadas de acuerdo al capital social establecido?

6.- ¿Están las aportaciones en bienes debidamente autorizados por

un perito evaluador?

7.- ¿Están debidamente inscritos en el Registro de Comercio los

Balances Generales de la empresa?

8.- ¿Los Estados Financieros están debidamente auditados,

autorizados y firmados por un Contador Público?

9.- ¿Posee la empresa los libros legales estipulados por la ley

debidamente autorizados?

10.- ¿Los Libros de Actas están debidamente actualizados y firmados

por directores y accionistas?


32


Area: FINANZAS

Función a evaluar: PRESUPUESTOS



para el área de: Finanzas


1.-

¿Se elaboran Presupuestos para cada área funcional?

2.- ¿Los presupuestos se elaboran de acuerdo a experiencias de años

anteriores o análisis profesionales?

3.- ¿Verifican continuamente las actividades si se desarrollan de

acuerdo a lo presupuestado?

4.- ¿Poseen algún control de gestión para determinar si existen

desviaciones significativas en los presupuestos?

5.- ¿Se efectúan ajustes a los presupuestos por desviaciones

determinadas?

6.- ¿Se aplican medidas correctivas en las áreas funcionales por las

desviaciones encontradas?

7.- ¿Se comunica a los encargados de cada área de forma oportuna

las desviaciones encontradas, así como las medidas correctivas?

8.- ¿Existe un porcentaje razonable en el alcance de las metas de

acuerdo a los valores presupuestados por área funcional?

9.- ¿Se analizan los resultados obtenidos para la elaboración de los

presupuestos del próximo año?

10.- ¿Se comparan los resultados obtenidos en el presupuesto actual

con el del año anterior, para detectar desviaciones e identificar su

origen?


33


Area: FINANZAS

Función a evaluar: CARTERA DE CLIENTES



para el área de: Finanzas


1.- ¿Los saldos reflejados en la cartera de clientes es igual con los

saldos de las cuentas por cobrar, presentados en el Balance?

2.- ¿Está clasificado el reporte de clientes de acuerdo a plazos de

créditos otorgados?

3.- ¿Existen en la cartera de clientes con una antigüedad mayor a

30 días.

4.- ¿Existe la política de estimación de cuentas incobrables por

créditos otorgados de clientes?

5.- ¿Los créditos otorgados a los clientes están de acuerdo a los

límites establecidos por los responsables?

6.- ¿Se aplica algún porcentaje de recargo por morosidad en las

cuentas de clientes?

7.- ¿Se registran en la contabilidad los ingresos cobrados por

morosidad?

8.- ¿Se pagan los impuestos correspondientes por los ingresos

cobrados por morosidad a clientes?

9.- ¿Existe la política de suspender los créditos a clientes por

morosidad?

10.- ¿Existe la política de aplicar descuentos o cualquier incentivo a

los clientes por pronto pago?


34


Area: FINANZAS Función a evaluar: CREDITOS Y COBROS


Objetivo: Obtener la información necesaria para el diseño de los programas de auditoría operacional para el área de: Finanzas No. Pregunta SI NO COMENTARIOS

1.- ¿Se realiza un análisis previo de la situación financiera de los

clientes para establecer y aprobar el límite de crédito?

2.-

¿Los créditos se otorgan de acuerdo a las políticas establecidas?

3.-

¿Se documentan las garantías a los créditos otorgados?

4.- ¿Existen diferentes rangos para clasificar a los clientes de acuerdo

a la capacidad de pronto pago?

5.- ¿Se verifican la existencia de garantías recibidas por los créditos

concedidos?

6.- ¿Se archivan los documentos de identificación de los clientes en

su expediente respectivo?

7.-

¿Existen políticas establecidas para la recuperación de créditos?

8.-

¿Existe evidencia de la gestión de cobro realizadas a los clientes?

9.- ¿Se verifican periódicamente las condiciones de pago de los

clientes, así como su cumplimiento de los plazos otorgados?

10.- ¿Se revisan oportunamente si los pagos son aplicados a la cuenta

de los clientes a que corresponden?

11.-

¿Incentivan a los encargados de recuperación de moras?


35


Area: FINANZAS Función a evaluar: CONTROL Y MANEJO DEL EFECTIVO


Objetivo: Obtener la información necesaria para el diseño de los programas de auditoría operacional para el área de: Finanzas No. Pregunta SI NO COMENTARIOS

1.- ¿Se verifican las firmas de los responsables de realizar los

arqueos de efectivo?

2.- ¿Se revisan que las remesas sean efectuadas el siguiente día

hábil después de realizado el arqueo?

3.- ¿Se remesan al banco el efectivo íntegro mostrado en el arqueo

realizado?.

4.- ¿Se adjuntan la documentación de respaldo de los valores

mostrado en el arqueo de efectivo?

5.-

¿Revisan si los valores de caja coinciden con las remesas

efectuadas?

6.- ¿Los cortes se contabilizan con los documentos de soporte de las

operaciones realizadas?

7.- ¿Se verifican los saldos de bancos presentados en el estado

bancario con los saldos de bancos registrados en los libros de

contabilidad?

8.- ¿ Se firman las conciliaciones bancarias de revisado y autorizado

por los responsables?

9.- ¿Se efectúan los ajustes correspondientes a las transacciones

pendientes de registrar del mes anterior?

10.- ¿Se verifican que los cheques pendientes de cobros en el período

establecido por los bancos, se reingresen a la cuenta bancaria de

la empresa?


36


Area: MERCADEO Y VENTAS

Función a evaluar: FACTURACION



para el área de: Mercadeo y Ventas


1.-

¿Se facturan diariamente los ingresos en su totalidad?

2.- ¿Se contabilizan los ingresos totales de acuerdo a lo facturado en el

mes?

3.- ¿Se archivan en forma correlativa los documentos de facturación?.

4.- ¿Se registran los documentos de facturación en los libros de ventas

correspondientes?

5.- ¿Poseen los documentos de facturas y crédito fiscal las firmas de

elaborado y autorizado?

6.- ¿Se realizan los documentos fiscales correspondientes para las

rebajas y devoluciones sobre ventas en su oportunidad?

7.- ¿Las ventas al crédito se registran diariamente en el libro auxiliar de

clientes?

8.- ¿Se reflejan las ventas totales del mes en el estado de resultados?

9.- ¿Los impuestos de IVA y Pago a Cuenta declarados son los

correspondientes de acuerdo a las ventas del mes?

10.- ¿Se registran y se archivan los documentos anulados de facturas y

crédito fiscal con sus respectivas copias?


37


Area: MERCADEO Y VENTAS

Función a evaluar: PROMOCION Y PUBLICIDAD



para el área de: Mercadeo y Ventas


1.-

¿Se actualizan las listas de precios periódicamente?

2.-

¿La lista de precios está firmada y autorizada por los

responsables?

3.-

¿Existen por separado una lista de precios de nuevos productos?.

4.-

¿Está el detalle de precios de los productos debidamente

autorizado?

5.-

¿Se planifican las actividades de promoción y publicidad?

6.- ¿Los gastos de promoción y publicidad se consideran en el

presupuesto del área de mercadeo y ventas?

7.- ¿ Las actividades de promoción y publicidad se realizan de

acuerdo a lo planificado?

8.- ¿Las actividades de promoción y publicidad se efectúan de

acuerdo a lo establecido?


38


Area: COMPRAS Función a evaluar: INVENTARIOS Entrevistado: _____________________________________________ Fecha: _________________


para el área de: COMPRAS


1.- ¿Se elaboran y se adjuntan las órdenes de compra en los

comprobantes de ingreso de mercaderías correspondientes?

2.- ¿Las facturas de compras poseen las firmas de recibido así como

evidencia de que se verificó la mercadería y los precios

acordados?

3.- ¿En los egresos de mercaderías se adjunta la hoja de requisición?.

4.- ¿Las hojas de requisiciones de mercaderías poseen firmas de

elaborado y autorizado?

5.- ¿Los precios están de acuerdo a las listas de precios

establecidas?

6.- ¿Se registran debidamente las compras y ventas en el control de

inventarios?

7.- ¿El procedimiento aplicado en el ingreso como egreso de

mercaderías está de acuerdo al manual de procedimientos?

8.- ¿El valor reflejado en el control de inventarios coincide con el

control de existencias de dicho producto en la bodega?

9.- ¿El responsable de la bodega es el único responsable de autorizar

los egresos de mercaderías?

10.-

¿Las instalaciones de la bodega poseen seguridad y vigilancia?


39


Area: COMPRAS

Función a evaluar: RETACEOS



para el área de: COMPRAS


1.- ¿Las facturas de compras y gastos incurridos se adjuntan en el

cuadro de retaceo respectivo?

2.- ¿Los retaceos se elaboran de acuerdo al detalle de productos de la

factura de compras?

3.- ¿Los retaceos se elaboran de acuerdo a los precios de los

productos detallados en la factura?.

4.-

¿Se elaboran los retaceos oportunamente?

5.-

¿Los cuadros de retaceos son firmados de elaborado y autorizado?

6.-

¿Se establecen los costos por cada uno de los productos?

7.-

¿Revisan los cálculos de retaceos que sean correctos?

8.-

¿Se archivan los cuadros de retaceos por proveedor o por pedido?

9.-

¿Se trasladan los cuadros de retaceos a contabilidad?

10.-

¿Los cuadros de retaceos se trasladan en forma oportuna?


40

d) Programa de Auditoría Operacional: Constituye todos los procedimientos a utilizar para el desarrollo de las actividades de

auditoria operacional, considerando su naturaleza, alcance y el objetivo que se

pretende lograr con su aplicación.

Naturaleza: La Auditoria Operacional se desarrollará con base a los tres tipos de

procedimientos: De control, analíticos y sustantivos, específicos para cada área

funcional.

Alcance: El alcance de la Auditoria Operacional a desarrollar será de acuerdo a los

diferentes procedimientos establecidos para su ejecución, para verificar que las

transacciones se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido.

Objetivo: Proporcionar los diferentes pasos y actividades a desarrollar para la

ejecución de la Auditoria Operacional.

e) Procedimientos:

Constituyen el conjunto de técnicas de investigación a aplicar en las actividades de

gestión financiera que se desarrollan en las diferentes áreas funcionales, mediante

las cuales se obtendrá la información necesaria para la elaboración del informe.

Para una mayor certeza de la información obtenida, se aplicarán diferentes pruebas

en forma simultánea o sucesiva, las cuales se detallan a continuación:

Procedimientos de control o cumplimiento: Representan procedimientos para

verificar si las actividades se están desarrollando de acuerdo al sistema de control

interno diseñado por la gerencia.

41

Procedimientos sustantivos: Procedimientos cuya finalidad es comprobar que el

valor monetario de las diferentes actividades desarrolladas sea el correcto de

acuerdo al respaldo de comprobantes de cada transacción.

Procedimientos analíticos: Son aquellos procedimientos que implican un examen

más profundo de transacciones significativas con la finalidad de identificar

desviaciones.

Se presenta a continuación los procedimientos a aplicar en las actividades de gestión

financiera de cada área funcional, de acuerdo a la siguiente estructura:



Planillas



Contabilidad

Registros contables

Control de pagos




Cartera de clientes

Créditos y cobros

Efectivo



Compras Inventarios

Retaceos

42

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA OPERACIONAL P-01

Empresa: “XYZ, S.A. DE C.V.” Ref. ___________

Area Funcional: ADMINISTRACION

Función a evaluar: RECURSOS HUMANOS - PLANILLAS

Período que cubre la auditoría: Del ____________________ al _________________

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las leyes laborales en el pago de salarios y los controles

establecidos en la empresa.

No. Procedimiento Hecho Por Fecha PT

1.- Solicitar al responsable de Recursos humanos, las planillas

correspondientes al período a evaluar

2.- Verifique la forma en que se elaboran las planillas. 3.- Verifique si el número de empleados presentados en la planilla

corresponde al número de empleados contratados.

4.- Compruebe si las modificaciones a los salarios están

debidamente documentadas y autorizadas.

5.- Verifique si los cálculos de salarios y deducciones aplicadas

están de acuerdo a lo estipulado por la ley.

6.- Verifique si las planillas están firmadas de recibido por cada

empleado.

7.- Compruebe que estén adjuntos a la planilla los documentos de

pago de retenciones efectuadas a los empleados.

8.- Verifique si el pago es de acuerdo a las retenciones

efectuadas y si se realizó oportunamente.

9.- Compruebe si las firmas corresponden a las personas

autorizadas.

10.- Compruebe si todas las planillas están archivadas

adecuadamente.

43




Función a evaluar: RECURSOS HUMANOS

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Período que cubre la auditoría: Del ____________________ al _________________ Objetivo: Verificar que el reclutamiento y selección de personal se realice de acuerdo a las políticas

establecidas por la administración.


1.- Seleccione algunos empleados de la nómina y solicite su

expediente de contratación

2.- Verifique en el expediente de los empleados seleccionados, el

control de horas extras, incapacidades y permisos.

3.- Verifique si el reclutamiento de personal se realiza de acuerdo

a los perfiles establecidos.

4.- Compruebe si los sueldos de cada puesto están dentro de los

parámetros establecidos.

5.- Verifique si el reclutamiento se inicia por medio de

requerimientos de personal debidamente autorizados.

6.- Verifique si están en el archivo los documentos comprobatorios

de los requisitos de contratación, como: Exámenes médicos,

pruebas de aptitudes y psicológicas.

7.- Compruebe si existe en el expediente un documento con las

condiciones acordadas en la contratación.

8.- Verifique si existen manuales de procedimientos de los

diferentes puestos.

9.- Compruebe que los expedientes de contratación de personal

están debidamente archivados.

10.- En los expedientes seleccionados, compruebe la aprobación

de su nombramiento, contrato de trabajo, monto del salario y

forma de pago del mismo.

11.- Verifique si se encuentran los contratos de trabajo

debidamente firmados y si han sido enviados al Ministerio de

Trabajo.

44




Función a evaluar: RECURSOS HUMANOS

CUMPLIMIENTO DE LEYES LABORALES


Objetivo: Determinar si la empresa cumple con la legislación laboral establecida.


1.- Verifique en los contratos de trabajo si especifica las

condiciones legales bajo las cuales se realiza la contratación.

2.- Compruebe si se actualizan los contratos de trabajo con los

cambios o modificaciones en las condiciones de contratación

de personal.

3.- Verifique si se establece una reserva laboral de acuerdo a lo

estipulado por la ley.

4.- Compruebe si todos los empleados están afiliados al ISSS y

AFP.

5.- Verifique si existen los documentos comprobatorios de los

pagos de las vacaciones anuales al personal.

6.- Efectúe verificación de operaciones aritméticas del pago de

vacaciones anuales de acuerdo a lo estipulado por la ley.

7.- Verifique si la empresa proporciona prestaciones adicionales a

la ley y si están debidamente autorizadas.

8.- Compruebe si se paga a los empleados la remuneración

correspondiente cuando no gozan el período de vacaciones

anuales.

9.- Verifique si se pagan los aguinaldos de acuerdo a lo

establecido por la ley y si el pago se efectúa en el tiempo

estipulado por la misma.

10.- Verifique el cálculo de las horas extras que estén elaborados

correctamente.

45




Función a evaluar: CONTABILIDAD

REGISTROS CONTABLES


Objetivo: Asegurar que todos los eventos realizados en la empresa se registran adecuadamente, con

el propósito de verificar que la información financiera sea razonable.


1.- Solicite los comprobantes contables del período a evaluar.

2.- Verifique si los registros contables están clasificados por

ingresos, egresos y diarios.

3.- Verifique que estén numerados cronológicamente,

correlativamente y debidamente archivados.

4.- Compruebe si están debidamente firmados y autorizados. 5.- Verifique si cada comprobante posee los documentos de

respaldo correspondientes.

6.- Efectúe verificación aritmética de los valores mostrados en el

comprobante con el mostrado en los documentos de respaldo.

7.- Compruebe que los registros se han efectuado oportunamente

de acuerdo a la fecha de la documentación de soporte.

8.- Verifique si los registros contables se efectúan de acuerdo a la

naturaleza de la transacción y el catálogo de cuentas

autorizado.

9.- Verifique si los comprobantes contables están de acuerdo a lo

registrado en el libro mayor.

10.- Compruebe si las provisiones contables han sido calculadas

con base a un valor razonable.

11.- Verifique si los comprobantes están archivados y debidamente

identificados.

46





CONTROL DE PAGOS


Objetivo: Verificar el proceso para la realización de egresos de efectivo en concepto de pagos.


1.- Solicite al responsable del área la cartera de proveedores del

período establecido.

2.- Compruebe si la cartera de proveedores está clasificada por

proveedor y por fecha de vencimiento.

3.- Compruebe si los pagos están efectuados de acuerdo a la

fecha de vencimiento.

4.- Verifique si existen pagos pendientes con una antigüedad

mayor a 30 días de su vencimiento.

5.- Verifique si coincide el saldo mostrado en el reporte de

proveedores con el valor registrado en los libros contables.

6.- Compruebe que los comprobantes contables de pago poseen

el soporte correspondiente.

7.- Verifique si coincide el valor reflejado en el comprobante

contable con el mostrado en los documentos de soporte .

8.- Verifique si los comprobantes de pago poseen firma de

elaborado, revisado y autorizado.

9.- Compruebe si existe comprobante de recepción del pago al

proveedor.

10.- Verifique si éstos pagos están debidamente registrados en la

contabilidad.

47





CUMPLIMIENTO DE LEYES TRIBUTARIAS


Objetivo: Verificar el cumplimiento de las leyes tributarias.


1.- Solicite al encargado del área los libros de IVA

correspondientes al período a evaluar.

2.- Verifique si están debidamente autorizados y actualizados los

registros, y si poseen firma del contador.

3.- Efectúe una validación aritmética entre los registros en el libro

legal y las facturas por ventas y compras del período.

4.- Solicite las declaraciones de IVA correspondientes al período

a evaluar.

5.- Verifique que el saldo mostrado en las declaraciones coincida

con el libro legal.

6.- Compruebe si los pagos del impuesto son efectuados

oportunamente.

7.- Verifique que todos los comprobantes pertenecen a la

empresa.

8.- Verifique si todos los comprobantes son registrados en el

período establecido por la ley.

9.- Compruebe que las declaraciones de retenciones de renta y

otros posean adjunto un detalle de las retenciones efectuadas

y sean igual al enterado y pagado.

10.- Verifique que los valores presentados en las declaraciones

estén de acuerdo a lo registrado en la contabilidad.

48





CUMPLIMIENTO DE LEYES MERCANTILES

Período que cubre la auditoría: Del ____________________ al _________________ Objetivo: Verificar el cumplimiento de las leyes mercantiles.


1.- Solicite al encargado del área los documentos

correspondientes a las matrículas de comercio, escritura de

constitución, libros de actas, accionistas y libros de estados

financieros.

2.- Verifique si las matrículas de comercio han sido renovadas

oportunamente.

3.- Compruebe en la escritura de constitución si se han registrado

cambios en la misma y si el capital social es mayor o igual a

cien mil colones.

4.- Verificar si las acciones están debidamente suscritas y

pagadas así como documentadas de acuerdo al capital

establecido.

5.- Compruebe que el Balance General está debidamente

autorizado por un auditor y además que ha sido inscrito en el

Registro de Comercio.

6.- Verifique si el libro de actas y accionistas están debidamente

firmado por directores y accionistas.

7.- Compruebe el libro de accionistas está actualizado de acuerdo

al capital social autorizado.

8.- Verifique si posee los libros de contabilidad que de acuerdo al

Registro de Comercio están obligados a llevar.

9.- Compruebe si todos los libros de contabilidad están

autorizados.

10.- Compruebe si están elaborados todos los certificados de

acciones.

49



Area Funcional: FINANZAS

Función a evaluar: PRESUPUESTOS


Objetivo: Verificar si elaboran presupuestos de las diferentes actividades a desarrollar en un período

determinado.

No.

Procedimiento

Hecho Por

Fecha

PT

1.- Solicite al encargado del área los presupuestos elaborados

para el presente ejercicio.

2.- Verifique si existen evidencias de correcciones a los

presupuestos por desviaciones.

3.- Compruebe si existen controles de gestión para determinar

desviaciones en los presupuestos.

4.- Verifique si se comunica a las áreas funcionales las

desviaciones y medidas correctivas a aplicar para el alcance

de los presupuestos.

5.- Compruebe si se realiza una comparación entre los resultados

obtenidos y los esperados con los presupuestos.

6.- Verifique si existen procedimientos de control para que las

actividades se desarrollen conforme a lo presupuestado.

7.- Compruebe si los presupuestos han sido elaborados para cada

área funcional.

8.- Verifique si las bases utilizadas para elaborar los presupuestos

son análisis profesionales o experiencias de años anteriores.

50




Función a evaluar: CARTERA DE CLIENTES


Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas establecidas para el manejo de la cartera de

clientes.


1.- Solicite al encargado del área el reporte correspondiente a la

cartera de clientes.

2.- Solicite los expedientes de los clientes con saldos pendientes

de más de 30 días.

3.- Compruebe que el saldo reflejado en la cartera de clientes

coincida con el saldo mostrado en la cuenta “cuentas por

cobrar”

4.- Verifique si el reporte de la cartera de clientes está clasificado

de acuerdo a plazos de crédito otorgados.

5.- Compruebe en los expedientes de los clientes si existe

evidencias de cobros efectuados.

6.- Verifique si efectúan provisión para cuentas incobrables. 7.- Compruebe si los créditos otorgados coincidan con las

condiciones establecidas por créditos y cobros.

8.- Compruebe si se aplica algún recargo por mora a éstos

clientes.

9.- Verifique si se cancela el crédito a los clientes morosos y si se

aplican descuentos a clientes puntuales.

10.- Compruebe si se registran contablemente los ingresos por los

intereses por mora.

11.- Efectúe confirmaciones de saldos.

51




Función a evaluar: CREDITOS Y COBROS


Objetivo: Verificar la aplicación de las políticas establecidas para créditos y cobros.


1.- Solicite al encargado del departamento un detalle de las

políticas aplicables a créditos y cobros.

2.- Solicite copia del Manual de Procedimientos para el

otorgamiento de créditos y para cobros.

3.- Solicite los expedientes de los últimos diez créditos otorgados. 4.- Verificar en el expediente si existe evidencia de que se efectuó

un análisis de la situación financiera de los clientes antes de

otorgar el crédito.

5.- Compruebe que se haya cumplido con las políticas

establecidas para el otorgamiento y recuperación de créditos.

6.- Verifique que los créditos otorgados tengan la garantía

correspondiente y que cubran los montos otorgados a los

clientes.

7.- Compruebe que las garantías otorgadas sean reales. 8.- Compruebe en los expedientes que exista la información

necesaria para localizar al cliente cuando la empresa lo

requiera.

9.- Compruebe en los expedientes si existe evidencia sobre la

gestión de cobro realizada.

10.- Verifique si pagan incentivos por recuperación de mora y si

éstos están debidamente autorizados.

11.- Verifique si existe un control adecuado de las formas y fechas

de pago de los clientes y si éstos son aplicados contablemente

en forma oportuna.

52




Función a evaluar: EFECTIVO


Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas y controles establecidos para el manejo del

efectivo.


1.- Solicite al encargado del área, los arqueos de efectivo y las

conciliaciones bancarias del período que cubre la auditoría.

2.- Realice una corrección aritmética entre los documentos

adjuntos al arqueo y el valor mostrado en el mismo.

3.- Verifique en los arqueos de efectivo si están debidamente

firmados de elaborado y autorizado.

4.- Compruebe que los ingresos diarios hayan sido remesados

oportunamente.

5.- Verifique si coincide el valor mostrado en el arqueo con la

remesa correspondiente.

6.- Verifique las conciliaciones bancarias para asegurarse que los

saldos reflejados coinciden con los saldos de los estados

bancarios.

7.- Compruebe que las conciliaciones bancarias posean firma de

elaborado y autorizado.

8.- Compruebe que las operaciones pendientes de conciliar se

registren en el mes siguiente.

9.- Verifique si existen operaciones pendientes de más de 30 días

y averigue la causa.

10.- Solicite los comprobantes de pagos con montos significativos y

compruebe su origen, destino y autorización.

11.- Investigue si existen depósitos a plazo y verifique la

documentación correspondiente.

53



Area Funcional: MERCADEO Y VENTAS

Función a evaluar: FACTURACION

Período que cubre la auditoría: Del ____________________ al _________________ Objetivo: Verificar que se estén aplicando los controles adecuados en el área de facturación.


1.- Solicite al encargado del área archivos de facturas y

comprobantes de crédito fiscal, y compruebe que los ingresos

por ventas del mes están documentados en su totalidad.

2.- Compruebe que la suma del valor de las ventas revelado en el

estado de resultados coincide con el valor de las facturas y

comprobantes de crédito fiscal del período en examen y con los

libros de ventas.

3.- Verifique que las facturas y comprobantes de crédito fiscal están

archivados en forma correlativa.

4.- Seleccione 10 facturas y 10 comprobantes de crédito fiscal y

verifique si están debidamente registrados en los libros de

ventas correspondientes.

5.- Compruebe que las facturas y los comprobantes de crédito fiscal

poseen firma de elaborado y autorizado por los responsables.

6.- Verifique que los montos por rebajas y devoluciones están

debidamente documentados con las notas de crédito

correspondientes.

7.- Compruebe que las ventas al crédito del mes coinciden con el

valor registrado en los libros auxiliares de clientes.

8.- Verifique que los impuestos de IVA y pago a cuenta declarados

son los que corresponden a los ingresos por ventas del mes.

9.- Verifique que las facturas y comprobantes de crédito fiscal

anulados estén archivados en original y copias en el archivo de

documentos del mes.

10.- Compruebe que las declaraciones de IVA y pago a cuenta hayan

sido presentadas y pagadas en los períodos correspondientes.

54



Area Funcional: MERCADEO Y VENTAS

Función a evaluar: PROMOCION Y PUBLICIDAD


Objetivo: Verificar que las actividades de promoción y publicidad se realicen de acuerdo a las

políticas establecidas.


1.- Solicite una lista de precios y seleccione 10 productos y

verifique si los precios están actualizados.

2.- Verifique si la lista de precios proporcionada posee firma de

autorizado.

3.- Verifique si las actividades de promoción y publicidad están

consideradas en la planificación.

4.- Verifique si han comunicado en forma escrita las políticas de

promoción y publicidad al personal responsable de su

aplicación.

5.- Compruebe si las actividades de promoción y publicidad se

están desarrollando de acuerdo a lo establecido.

6.- Verifique si los gastos por publicidad y promoción se

provisionan y están debidamente autorizados.

7.- Compruebe si los gastos registrados por promoción y

publicidad poseen la documentación correspondiente.

8.- Verifique si existen contratos con agencias de publicidad y si

se están cumpliendo de acuerdo a lo pactado.

9.- Compruebe si éstos contratos están debidamente autorizados

por el administrador.

55



Area Funcional: COMPRAS

Función a evaluar: INVENTARIOS


Objetivo: Evaluar el control de las entradas y salidas de mercadería de acuerdo a los lineamientos

establecidos por la administración, para garantizar la razonabilidad de los valores mostrados en la

cuenta de inventarios.


1.- Solicite el archivo de las compras y verifique que en los

comprobantes de ingreso de mercaderías se adjunta la orden

de compra correspondiente debidamente autorizada.

2.- Verifique que las facturas de compras posean firma de

recibido.

3.- Verifique que los precios de la factura de compra coincidan

con los precios acordados.

4.- Compruebe que las facturas de compras coincidan con el

monto registrado en las cuentas de inventarios.

5.- Verifique si a los comprobantes de egreso de mercadería se

adjunta la hoja de requisición debidamente firmada.

6.- Verifique si los precios están de acuerdo a la lista de precios

establecidos para la venta.

7.- Seleccione 5 facturas de compra y venta de mercadería y

verifique si están debidamente registradas en el control de los

inventarios.

8.- Seleccione 5 productos y verifique en bodega si coincide la

existencia física con la reflejada en el control de inventarios.

9.- Compruebe si es el encargado de la bodega el único

responsable de autorizar el egreso de mercadería.

10.- Compruebe si en las instalaciones de la bodega poseen

seguridad y vigilancia.

56



Area Funcional: COMPRAS

Función a evaluar: RETACEOS


Objetivo: Verificar que los cálculos en los retaceos incluyan todos los costos y gastos incurridos en el

ingreso de mercadería.


1.- Solicite cinco cuadros de retaceos elaborados y verifique que

las facturas por compras y gastos incurridos se encuentran

adjuntos.

2.- Verifique que las facturas adjuntas corresponden a la compra

de los productos detallados en el cuadro de retaceo.

3.- Verifique que los precios de las facturas coinciden con los

valores reflejados en el cuadro de retaceos.

4.- Verifique que los cuadros de retaceos se elaboran en su

oportunidad.

5.- Compruebe que los cuadros de retaceo poseen firma de

elaborado y autorizado.

6.- Verifique si establecen los precios de costo por cada uno de

los productos.

7.- Seleccione un cuadro de retaceos y verifique que los cálculos

son correctos.

8.- Verifique si los cuadros de retaceos están archivados por

proveedor o por períodos.

9.- Compruebe si existe evidencia del traslado de los cuadros de

retaceos al departamento de contabilidad para sus registros y

si se trasladan en forma oportuna.

10.- Verifique que se hayan elaborado los registros contables

correspondientes en forma oportuna.

57

3.4 PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

Constituye el desarrollo de las siguientes actividades:

a) Cronograma de actividades

b) Asignación de tareas

c) Perfiles del recurso humano

d) Diseño de Formatos.

a) Cronograma de Actividades:

Presenta una calendarización de las diferentes actividades a desarrollar en la

Auditoría Operacional.

Se establece un tiempo prudencial para la ejecución de cada actividad, el cual puede

ser modificado de acuerdo a las necesidades que se presenten en su aplicación.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AUTIDORIA OPERACIONAL

TIEMPO DE EJECUCION (DIAS) ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Planeación de la

auditoría Operacional

Ejecución de la

Auditoría Operacional

Informe de Auditoría

Operacional Preliminar

Informe de Auditoría

Operacional Definitivo

Estrategia para

seguimiento

Evaluación y

elaboración de informe

de seguimiento

58

b) Asignación de Tareas:

En el siguiente cuadro se describen las funciones asignadas para cada uno de los

involucrados en el desarrollo de la Auditoría Operacional, con la finalidad de que

cada uno conozca y se responsabilice de las funciones que le han sido distribuidas.

CARGO FUNCIONES PRINCIPALES

ADMINISTRADOR

Coordinar cada una de las actividades a desarrollar en la ejecución de la


Manejo y control de la información recopilada.

Asignación de responsabilidades a los miembros de las áreas funcionales.

Responsable de la comunicación y discusión de hallazgos

Elaborar el informe final de Auditoría Operacional.

CONTADOR

Desarrollo de las actividades de Auditoría Operacional tales como:

Aplicación de procedimientos, elaboración de papeles de trabajo,

documentación de hallazgos, todo esto en coordinación con el

administrador.

Aportar ideas de mejora en el desarrollo de sus actividades.

Colaborar con la clasificación y orden de la información.

RESPONSABLE DE

AREAS FUNCIONALES

Responsables de brindar la información requerida para el desarrollo de la


Preparación de planes de acción para la corrección de deficiencias

encontradas en su área.

Coordinar la ejecución de los planes de acción con los miembros de su

área.

59

c) Perfiles del Recurso Humano:

Comprende los requisitos mínimos que deben cumplir el personal involucrado en la

ejecución de la Auditoría Operacional.

CARGO

PERFIL

ADMINISTRADOR

Profesional competente en el área de administración, con habilidades en

el manejo de los diferentes recursos de la empresa, capacidad de

análisis, razonamiento y dirección de personal.

Facilidad para la coordinación de las actividades a desarrollar y para

fomentar el trabajo en equipo.

CONTADOR

Profesional, bachiller en comercio, Contador

Experiencia en el área de contabilidad.

Conocimiento amplio de leyes tributarias y mercantiles.

Habilidad para el manejo de documentación

Habilidad para trabajar en equipo.

Con alto grado de responsabilidad e iniciativa.

RESPONSABLE DE

AREAS FUNCIONALES

Profesional competente en el área que se desempeña, habilidad en el

manejo y coordinación de personal, trabajo en equipo, iniciativa y

responsabilidad, actitud de cooperación capacidad para resolver

problemas.

60

d) Formatos: A continuación se presenta el diseño de los diferentes formatos a utilizar en el

desarrollo de la Auditoría Operacional:

Papeles de Trabajo

Hallazgos

Narrativas

Carta a la Gerencia

Marcas y Notas

Papeles de Trabajo:

SOLICITUD DE DOCUMENTACION A UTILIZAR PT-AOP-01

Empresa: ¨ XYZ ¨

Auditoría Operacional Fecha: Señores: (Administrador)

Presente.

Con el propósito de desarrollar la auditoría Operacional de las actividades de gestión financiera

en las áreas funcionales, solicito se me proporcione la siguiente documentación:

Documentos Solicitados

Firma: (Auditor)

61

CEDULA DE EVALUACION POR ACTIVIDAD PT-AOP-02

Empresa “XYZ”

Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Area: ___________________________________________________________________________ Función a Evaluar: Responsable de la función:

Documento según

procedimiento

Procedimiento

aplicado

Resultado de la

evaluación

Observación

Observaciones del Auditor: Elaborado por: Revisado:

62

CEDULA DE AVANCE DEL TRABAJO DE EVALUACION

PT-AOP-03

Empresa “XYZ” Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Area: ___________________________________________________________________________ Período: Del Al

Actividad Realizada

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

No. de Horas:

Observaciones: Elaborado Por: ________________________________________ Revisado: ____________________________________________

63

CEDULA PARA REGISTRO DE HALLAZGOS Y EVIDENCIA PT-AOP-04

Empresa “XYZ”

Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Area: ___________________________________________________________________________ Función a Evaluar: Responsable de la función:

No.

HALLAZGO

EVIDENCIA

POLÍTICAS O

LINEAMIENTOS INFRINGIDOS

Observaciones: Elaborado Por: ______________________________________ Revisado Por: _______________________________________

64

FORMATO PARA CONCLUSIÓN DE PROCEDIMIENTOS

PT-AOP-05

Empresa “XYZ” Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Area: ___________________________________________________________________________ Función: ________________________________________________________________________ Período: Del Al Conclusiones: Fecha: Firma Responsable:

65

FORMATO PARA CONCLUSIÓN DE AUDITORIA OPERACIONAL

PT-AOP-06

Empresa “XYZ” Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Areas Evaluadas: __________________________________________________________________ Funciones Evaluadas: ______________________________________________________________ Período: Del Al Conclusiones: Fecha: Firma Responsable:

66

CEDULA PARA SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS

PT-AOP-07

Empresa “XYZ” Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Area: ___________________________________________________________________________

FUNCION

HALLAZGO

RECOMENDACIÓN

OBSERVACIONES

GRADO DE CUMPLIMIENTO

Elaborado por: _________________________________________ Revisado: _____________________________________________

67

FORMATO DE NARRATIVA PT-AOP-08

Empresa “XYZ” Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Area: ___________________________________________________________________________ Función Evaluada: ________________________ Responsable de la función: ______________ Introducción:

Contenido:

Conclusión:

Recomendación:

Elaborado por:

68

FORMATO DE CARTA A LA GERENCIA

PT-AOP-09

Empresa “XYZ”

Auditoría Operacional Ref. __________________ Fecha: _________________ Area: ___________________________________________________________________________ Función Evaluada: ________________________ Responsable de la función: ______________ Destinatario:

Saludo:

Introducción:

Contenido: (Hallazgo, causa, efecto y recomendación)

Elaborado por: (Nombre y firma)

69

CEDULA DE MARCAS Y NOTAS PT-AOP-10

Verificado Operaciones aritméticas

Verificado

Cotejado a satisfacción estado bancario

Conciliación sin enmendaduras, corrección o alteración.

Debidamente archivado

Actividad efectuada oportunamente

Operaciones con antigüedad mayor a 30 días

Cálculos verificados

> < Debidamente firmado y autorizado

Registros actualizados.

A.

70

ETAPA II EJECUCION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

ETAPA II EJECUCIÓN DE LA


METODOLOGIA PARA LA EJECUCION AREAS Y FUNCIONES A EVALUAR PERSONAL ENCARGADO DE LA EJECUCIÓN MATERIALES A UTILIZAR PREPARACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA RESUMEN DE OBSERVACIONES ARCHIVO DE PT’S

APLICACIÓN DE FORMATOSPAPELES DE TRABAJO HALLAZGOS NARRATIVAS CARTA A LA GERENCIA MARCAS Y NOTAS

ACTIVIDADES DE GESTION FINANCIERA

PLANILLAS SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL REGISTROS CONTABLES PAGOS CUMPLIMIENTO LEYES TRIBUTARIAS CUMPLIMIENTO LEYES MERCANTILES PRESUPUESTOS CLIENTES CREDITOS Y COBROS EFECTIVO FACTURACIÒN PROMOCION Y PUBLICIDAD INVENTARIOS RETACEOS

71

4. ETAPA II EJECUCION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL Constituye la etapa en la que se ejecutan los procedimientos establecidos en la

etapa de la planeación, con el propósito de recopilar la información necesaria, para la

elaboración del informe de Auditoría Operacional. Así como también, proporcionar

recomendaciones para la corrección de deficiencias en el desarrollo de las

actividades.

La etapa de la ejecución de la Auditoría Operacional está dividida en dos partes:

Metodología para la Ejecución

Aplicación de formatos.

4.1 METODOLOGIA PARA LA EJECUCION:

Comprende los diferentes pasos a seguir, para la ejecución de la auditoría

Operacional, los cuales se detallan a continuación:

a) Areas y funciones a evaluar

b) Personal encargado de la ejecución de la auditoría

c) Material a utilizar

d) Preparación de los papeles de trabajo.

e) Recopilación de la información obtenida con la auditoría.

f) Resumen de observaciones

g) Archivo de PT’S.

72

a) Areas y funciones a evaluar: De acuerdo a lo establecido en la etapa de Planeación, las actividades a evaluar son

las vinculadas a la gestión financiera, que se desarrollan en cada área funcional de la

empresa, de acuerdo al siguiente detalle:



Planillas



Contabilidad

Registros contables

Control de pagos




Cartera de clientes

Créditos y cobros

Efectivo



Compras Inventarios

Retaceos

Esto de acuerdo a lo establecido en los cuestionarios y procedimientos diseñados en

le etapa de la Planeación, con el propósito de determinar si éstas actividades están

siendo desarrolladas según lo establecido por la administración y evaluar el

desempeño de las actividades de gestión financiera.

73

b) Personal encargado de la ejecución de la auditoría operacional:

El personal encargado de la ejecución de la auditoría operacional, es el Auditor

Interno o en su defecto, el Contador General, o el administrador, quien tendrá bajo su

responsabilidad el desarrollo de la auditoría, así como la distribución de las funciones

de todos los involucrados.

Además, deberá coordinar la recopilación de la información obtenida, así como, el

análisis y discusión con los responsables de las áreas funcionales.

Preparar el informe de auditoría y la coordinación de las actividades de seguimiento

para la corrección de los hallazgos.

c) Material a utilizar:

Los recursos materiales a utilizar en el desarrollo de la Auditoría Operacional son:

Cuestionarios,

Procedimientos

Formatos

Los cuales han sido diseñados para facilitar la recopilación de la información

deseada.

Adicionalmente, se deberá proporcionar la papelería y útiles necesaria para el

desarrollo del trabajo.

El tiempo a utilizar para llevar a cabo las actividades de Auditoría Operacional, será

el especificado en el cronograma de actividades.

Se deberá proporcionar el equipo tecnológico que les permita realizar las actividades

de auditoría en forma eficiente y oportuna.

d) Preparación de los Papeles de Trabajo Se han diseñado los diferentes formatos de Papeles de Trabajo a utilizar en la

ejecución de la Auditoría Operacional, los cuales serán completados de acuerdo a la

74

información que se les solicita en cada uno de ellos, aplicando los procedimientos

preparados para evaluar las funciones que se realizan en las áreas funcionales.

e) Recopilación de la Información obtenida con la Auditoría. La información obtenida a través de la ejecución de la Auditoría deberá presentarse

en forma ordenada por cada área funcional y por las funciones evaluadas en cada

una de ellos.

Esta información deberá presentarse con la documentación que soporte el contenido

en los Papeles de Trabajo elaborados. La información recopilada deberá ser

manejada por el Contador o por el responsable de la ejecución de la Auditoría.

f) Resumen de Observaciones Se elaborará un resumen de las observaciones determinadas por cada área

funcional, el cual le servirá al encargado de la Auditoría Operacional para coordinar

la discusión de dichas observaciones con los responsables.

g) Determinación de Planes de Acción

Posteriormente de la discusión de las observaciones cada responsable elaborará las

acciones a seguir para la corrección de las deficiencias encontradas.

h) Archivos de Papeles de Trabajo En esta etapa se realizará el archivo de los Papeles de Trabajo elaborados para la

evaluación, identificándose el período al que corresponde la auditoría, el cual deberá

75

contener un índice que facilitará a los interesados cualquier tipo de consulta en el

momento que lo consideren necesario.

2.- APLICACIÓN DE FORMATOS Se presenta a continuación una breve explicación sobre la forma en que deberán ser

completados cada uno de los formados diseñados para la ejecución de la Auditoría

Operacional.

Aplicación de Cuestionarios: Los cuestionarios diseñados en la etapa de la planeación de la auditoría, deberán ser

completados mediante una entrevista con el responsable de cada función a evaluar,

para obtener la información confiable y que los resultados sean los esperados.

Aplicación de los procedimientos: De acuerdo a la información obtenida a través de los cuestionarios, se realizará la

aplicación de los procedimientos, para confirmar que las actividades se desarrollen

de acuerdo a la información recopilada.

Esto se logrará a través del análisis y verificación de la documentación especificada

en cada procedimiento, el cual deberá efectuarse con debido cuidado profesional,

para asegurar la confiabilidad de la información.

PT-AOP-01 Solicitud de Documentación a Utilizar

Este formato se utilizará para solicitar al encargado del área a evaluar, la

documentación establecida en el procedimiento para el desarrollo de la evaluación.

Especificándose la fecha, el detalle de los documentos solicitados y la firma de

responsable de la Auditoría.

76

PT-AOP-02 Cédula de Evaluación por Actividad. Este formato se utilizará para desarrollar la evaluación de las funciones a examinar,

aplicando el procedimiento diseñado para cada función.

En el cual se dejará plasmado el resultado obtenido, asimismo las observaciones

determinadas que servirán de base para las recomendaciones a proporcionar.

También deberá adjuntarse la documentación que respalde el examen realizado.

PT-AOP03 Cédula de Avance del Trabajo

El resumen de las actividades de Auditoría Operacional desarrollados en la semana

de trabajo, detallándose: la fecha, área evaluada, el número de horas utilizadas,

observaciones adicionales, nombre y firma de elaborado y revisado.

PT-AOP04 Formato para Registros de Hallazgos y Evidencias.

Este formato se describirá cada uno de los hallazgos determinados durante la

evaluación, así como la evidencia que soporten tales hallazgos, conteniendo una

columna de observaciones en que se detallan informaciones importantes de los

hallazgos.

Además se ha establecido otro campo de observaciones, que servirá para los

comentarios que considere necesarios el auditor. También llevará la fecha de

elaborado, el área evaluada, la función, el responsable de la función, el nombre y

firma de elaborado y revisado.

77

PT-AOP-05 Formato para Conclusión de Procedimientos:

Este formato se utilizará para describir las conclusiones obtenidas después de

finalizado el procedimiento aplicado por cada función evaluada.

Se especificará el área, la función, el período al que corresponde la auditoría, la

conclusión o conclusiones correspondientes, fecha de elaborado y firma del

responsable de llevar a cabo los procedimientos.

PT-AOP-06 Formato para Conclusión de Auditoría Operacional

Este formato se utilizará para expresar la conclusión final del proceso de Auditoría,

previo a la elaboración del informe preliminar.

Se especificará, el período al que corresponde la Auditoría, detallando: las áreas

evaluadas, las funciones evaluadas, el proceso de Auditoría que se llevó a cabo, el

tiempo de ejecución de dicho proceso, fecha de elaborado y firma de responsable.

PT-AOP-07 Formato para Seguimiento de Hallazgos

Este formato se utilizará para realizar la verificación de correcciones, que se estén

llevando a cabo de acuerdo a lo establecido en los planes de acción.

Conforme la fecha en que se realiza la verificación, el área que se está verificando, la

recomendación efectuada, y el grado de cumplimiento a las recomendaciones, así

como el nombre y firma de elaborado y revisado.

78

PT-AOP-08 Formato de Narrativa. En este formato se resumirá la forma en que se desarrolló el trabajo de Auditoría,

describiendo cada una de las situaciones presentadas en las funciones evaluadas.

Incluyendo una conclusión y recomendación general del trabajo realizado.

Especificando el área evaluada la función, el responsable de la función, la fecha,

nombre y firma de elaborado.

PT-AOP-09 Carta de Gerencia Se utilizará este formato al finalizar la auditoría operacional, para informar a la

gerencia sobre el trabajo realizado y los resultados obtenidos.

Presentará una estructura que encabezará con la fecha, luego un saludo,

posteriormente se hará una breve introducción que expresará el trabajo realizado y el

período que se examinó, continuando con la descripción de los diferentes hallazgos

determinados especificando la causa, el efecto y proporcionando una recomendación

que servirá para desarrollar las medidas correctivas y solucionar los deficiencias

encontradas en un corto plazo.

Finalmente se estampará el nombre y firma del responsable, encargado de enviar

esta documentación a los interesados de la empresa examinada.

PT-AOP-10 Marcas y Notas Este formato estará conformado con una cantidad de símbolos que servirá para

referenciar las revisiones efectuadas, de acuerdo al significado que cada uno posee,

el cual facilitará para exponer brevemente lo evaluado y a la vez describir el

resultado obtenido.

79

Guía de Referenciación 1- Los procedimientos serán referenciados con el código que identifica el

cuestionario correspondiente, según el área y función que se está evaluando.

Ej.: Cuestionario de Auditoría Operacional C-01

Area: Administración.

Función: Recursos Humanos Planillas.

Procedimiento de Auditoría Operacional P-01

Area: Administración

Función: Recursos Humanos Planillas Ref. C-01

2- Los papeles de trabajo de cada función evaluada, deberán ser referenciados

con el código que identifica el procedimiento correspondiente a dicha función.

3- En el procedimiento correspondiente a la función evaluada, se ubicará la

referencia que identifica los papeles de trabajo utilizados en dicha evaluación.

80

ETAPA III INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

ETAPA III INFORME DE AUDITORIA

OPERACIONAL



INFORME PRELIMINAR ESTRUCTURA DISCUSION PLANES DE ACCION

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL ESTRUCTURA PRESENTACION

81

5. ETAPA III INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL 5.1 INFORME PRELIMINAR: Luego de finalizada la etapa de ejecución de la auditoría y habiéndose analizado

toda la información obtenida, el responsable de la Auditoría Operacional, deberá

elaborar un informe borrador, especificando los diferentes hallazgos por área y

función evaluada, así como las recomendaciones para la aplicación de medidas

correctivas por cada una de las deficiencias encontradas.

a) Discusión: Este informe deberá ser discutido con los responsables de las diferentes áreas

funcionales, para determinar las acciones a seguir para la corrección de deficiencias.

b) Planes de acción: Los responsables de las áreas funcionales, deberán elaborar un plan de acción

detallando cada uno de los hechos observados o hallazgos, las recomendaciones y

las acciones a seguir para la corrección de las deficiencias encontradas, indicando la

fecha en la que se espera estén totalmente corregidas, así como también un detalle

de las personas responsables de llevar a cabo estas actividades.

El responsable de la auditoría operacional deberá monitorear que se estén

realizando las actividades detalladas en los planes de acción.

A continuación se presenta un modelo de la estructura que deberá presentar el plan

de acción:

82

PLAN DE ACCIÓN F -AOP- 06

AREA:

Hecho Observado

Recomendación

Acción a tomar

Responsable

Fecha de

Finalización

83

c) Estructura: Al establecer los planes de acción para la corrección de deficiencias, el responsable

de la Auditoría Operacional, elaborará el informe preliminar detallando los hallazgos,

recomendaciones y acciones a seguir para su corrección, el cual deberá ser

presentado a la administración, para subsanar las deficiencias que puedan ser

corregidas a corto plazo y que no sean de mayor relevancia.

A continuación se presenta un modelo para la elaboración del informe preliminar:

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA OPERACIONAL

Destinatario: Se detallará a quién o quienes va dirigido el informe

Saludo: Indicará un breve saludo a las personas a quien va dirigido el informe.

Encabezado: Deberá incluir el período de realización de la Auditoría, a las diferentes

actividades de gestión financiera que se realizan en cada área

funcional.

Hallazgos: En este apartado, se presentará un detalle de las deficiencias

encontradas en el proceso de Auditoría, detallando las causas que

provocan dichas deficiencias, así como los efectos que éstas producen

en el desarrollo de las actividades y además, las políticas o

lineamientos establecidos por la administración que han sido

infringidos.

Recomendaciones: Se incluirá en este apartado las diferentes recomendaciones

necesarias para facilitar la corrección de las deficiencias presentadas

en cada área funcional donde se realizó la auditoría.

Planes de Acción: Se presentará las diferentes acciones a seguir por las áreas

funcionales para la corrección de deficiencias, esto luego de haber

efectuado el análisis y discusión con los responsables de las áreas

observadas.

Fecha: Fecha de realización del informe.

Firma: Nombre, firma y cargo de la persona que presenta el informe

preliminar.

84

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORÍA OPERACIONAL F-AOP-07 Señores: ________________________________

________________________________________

Estimados Señores:

El (día) de (mes) de (año), finalizó la Auditoría Operacional desarrollada a las

actividades de gestión financiera de las diferentes áreas funcionales de la entidad.

A continuación, se presentan las deficiencias encontradas en el proceso de

evaluación, indicando además, las causas que originan dichas deficiencias y los

efectos que producen en el desarrollo de las actividades, por cada una de las áreas

funcionales:

Area: Función:

Hallazgos Causas Efectos Políticas o lineamientos infringidos

Para la corrección de las deficiencias encontradas, se presentan las siguientes

recomendaciones:

a)

b)

c)

85

Después de haber discutido y analizado con las áreas evaluadas las diferentes

deficiencias encontradas, se estableció las acciones a seguir para la corrección de

dichas deficiencias.

El plan de acción con el detalle de éstas actividades elaborado por cada área

funcional, se adjunta al presente informe.

Fecha: (día) de (mes) de (año)

Firma: _______________________

Nombre: _______________________

Responsable de Auditoría Operacional

5.2 INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL:

Después de realizar un análisis de informe preliminar y verificar la aplicación de

medidas correctivas programadas con un tiempo mínimo de finalización, el

responsable de la Auditoría Operacional deberá proceder a la elaboración del

informe definitivo de Auditoria Operacional, presentando un detalle de los problemas

o deficiencias encontradas que no se hayan solventado a la fecha del informe en

cada área, las causas que las originaron, los efectos que producen y las

recomendaciones y planes de acción para solucionar los problemas encontrados.

a) Estructura Para efectos de una mejor comprensión, se deberá presentar en el informe un detalle

por cada área funcional, de acuerdo al modelo que se presenta a continuación.

86

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

Destinatario:

Se detallará a quién o quienes va dirigido el informe.

Saludo:

Indicará un breve saludo a las personas a quien va dirigido el informe.

Párrafo introductorio:

Deberá incluir el período de realización de la Auditoría Operacional, a

las diferentes actividades de gestión financiera que se realizan en

cada área funcional.

Párrafo de Alcance:

Se deberá detallar los objetivos propuestos y el alcance para la

realización de la Auditoría Operacional.

Cuerpo del Informe Hallazgos: causa, efecto, políticas o lineamientos que han sido infringidos, recomendaciones por área funcional

En este apartado se presentará, por cada área funcional, un detalle de

los diferentes hallazgos, las causas que los originan así como los

efectos que produce el problema encontrado, y una descripción de las

políticas o lineamientos establecidos por la administración y que han

sido infringidos, además, las diferentes recomendaciones para

solventarlos.

Planes de Acción: Se detallará las acciones a seguir para la corrección de las

deficiencias encontradas, indicando los responsables de efectuarlas y

las fechas en las que se espera esté corregido el problema, para

aquellas deficiencias que no han sido corregidas.

Recomendaciones: Se detallará en este apartado, recomendaciones o sugerencias

adicionales a las presentadas en párrafos anteriores.

Conclusión: El responsable de la auditoría Operacional dará una conclusión final

sobre el trabajo efectuado.

Fecha y Firma: Fecha en que se elaboró el informe, así como la firma de la persona

que lo elabora.

87

b) Presentación del informe:

El responsable de la Auditoría Operacional, deberá presentar el informe final de

Auditoría Operacional a los directores, propietarios o alta gerencia de la empresa,

convocando a una reunión después de haber finalizado la elaboración del mismo.

Esto con la finalidad de informarles de las diferentes actividades que se han

realizado, así como las medidas correctivas que se aplicarán a las deficiencias

encontradas.

En este informe se detallarán los problemas o deficiencias detectadas en cada área

funcional, las causas que las provocan y los efectos que producen así como las

recomendaciones y planes de acción adoptados para solucionar dichas deficiencias.

Adicionalmente, se informa el compromiso de la administración de dar seguimiento a

los diferentes planes de acción para verificar que se le estén dando solución a las

deficiencias encontradas.

Posteriormente se convocará a otra reunión en la que se les estará informando de

los resultados de la aplicación de los planes de acción y el avance en la solución de

dichas deficiencias.

A continuación se presenta una muestra del Informe definitivo de Auditoría

Operacional: F-AOP-08

88

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL F-AOP-08 Señores: _______________________

Estimados Señores:

El (día) ________ de (mes) ____________ de (año), se finalizó la Auditoría

Operacional a las actividades de Gestión Financiera en las diferentes áreas

funcionales de la entidad: ___________________________________________.

Objetivos: Los objetivos propuestos para la realización de éste trabajo fueron:

a)

b)

Alcance: La Auditoría Operacional comprendió las actividades vinculadas con la Gestión

Financiera de las diferentes áreas funcionales, desarrollándose cuestionarios y

programas con procedimientos claves para la evaluación del control interno.

Se utilizó para su desarrollo diferentes técnicas para la obtención de la información,

como son: Selección de muestras, complementación de cuestionarios, entrevistas

con los responsables de cada área y elaboración de papeles de trabajo.

Se efectúo un análisis de la información obtenida, determinándose recomendaciones

y planes de acción para la solución de los problemas encontrados.

Hallazgos: A continuación se presenta un detalle de todas las deficiencias encontradas en cada

una de las áreas funcionales, así como la causa que ha originado éstas deficiencias

y los efectos que producen en el desarrollo de las actividades, como también las

diferentes políticas o lineamientos establecidos por la administración y que han sido

infringidos, además las recomendaciones necesarias para su corrección.

89

Area: Función:

Hallazgos Causa Efecto Políticas o Lineamientos infringidos

Recomendación

Planes de Acción: En los Planes de Acción se expondrán todas las actividades que realizarán los

responsables de las áreas funcionales, para corregir los distintos hallazgos, por cada

área funcional, estableciendo el personal, las técnicas a utilizar y el tiempo que se

invertirá en estos.



Recomendaciones: Se describen algunas sugerencias que servirán para mejorar la forma de desarrollar

las actividades de gestión financiera en las áreas funcionales, que faciliten a los

encargados a corregir deficiencias, así como a minimizarlas y lograr el alcance de los

objetivos y metas propuestas.

Conclusión: En este apartado, el administrador presentará una conclusión general sobre el

trabajo realizado y sobre los resultados obtenidos.

Fecha de realización del informe.

Firma:______________________

Nombre: ____________________

Responsable de la Auditoría Operacional

90

ETAPA IV: SEGUIMIENTO

ETAPA IV

SEGUIMIENTO DE AUDITORIA



ESTRATEGIA PARA SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES GRADO DE CUMPLIMIENTO A RECOMENDACIONES PLANES DE ACCION

INFORME DE SEGUIMIENTOESTRUCTURA PRESENTACION

91

6. ETAPA IV SEGUIMIENTO:

Con el propósito de verificar que las diferentes recomendaciones proporcionadas en

el informe y planes de acción establecidos para cada área funcional, se estén

desarrollando de acuerdo a lo estipulado; se establece una etapa de seguimiento, en

la que se estará monitoreando las fechas de finalización de las medidas correctivas

que se aplicarán a las deficiencias encontradas, así como el grado de cumplimiento a

las recomendaciones presentadas. En esta etapa el responsable de la auditoría

operacional elaborará un informe de seguimiento, para mantener informados a los

directores, propietarios, o la alta gerencia de la empresa.

6.1 ESTRATEGIA PARA EL SEGUIMIENTO

El responsable de la auditoría operacional deberá coordinar con su equipo de

trabajo, la realización de las actividades de seguimiento, utilizando la misma

programación establecida en el cronograma de actividades.

Debiendo verificar únicamente aquellas actividades pendientes de solucionar que

quedaron establecidas en el informe definitivo de auditoría operacional. Tomando

como base los procedimientos y técnicas establecidas en el proceso de auditoría,

utilizando los formatos diseñados para las actividades de seguimiento.

El responsable de la auditoría operacional deberá elaborar un informe con los

resultados del seguimiento realizado y presentarlo a los directivos o alta gerencia de

la empresa.

Grado de cumplimiento a recomendaciones y planes de acción: De acuerdo a la verificación realizada, se determinará el grado de cumplimiento a

las recomendaciones y planes de acción establecidos en el informe de auditoría

operacional, utilizando los siguientes parámetros:

92

NÚMERO DE HALLAZGOS

Presentados Corregidos Pendientes

% DE

CUMPLIMIENTO

10 5 5 50

Se tomará en cuenta el total de deficiencias encontrados o hallazgos presentados, el

número que de acuerdo a la evaluación realizada ya han sido corregidos y por

diferencia los que a esa fecha aún se encuentren pendientes de corregir; efectuando

una operación aritmética entre las correcciones y el total, para determinar el

porcentaje de cumplimiento a las recomendaciones y planes de acción así:

# de hallazgos corregidos

# de hallazgos presentados

6.2 INFORME DE SEGUIMIENTO:

Al igual que en el informe de auditoría operacional, el responsable de la auditoría

deberá elaborar un informe definitivo del seguimiento, detallando si aún existen

actividades pendientes de finalizar o si ya se dio solución a todas las deficiencias

encontradas en la auditoría operacional.

A continuación se presenta un modelo de informe de seguimiento:

a) Estructura Para efectos de una mejor comprensión, se deberá presentar en el informe de

seguimiento un detalle por cada área funcional, de acuerdo al modelo que se

presenta a continuación.

x 100 = %

93

INFORME DE SEGUIMIENTO AUDITORIA OPERACIONAL

Destinatario:

Se detallará a quién o quienes va dirigido el informe.

Saludo:

Indicará un breve saludo a las personas a quien va dirigido el informe.

Párrafo

introductorio:

Deberá incluir el período de realización de las actividades de

seguimiento de los diferentes hallazgos determinados en la Auditoría

Operacional por área funcional.

Párrafo de Alcance: Se deberá detallar los objetivos propuestos y el alcance para la

realización de las actividades de seguimiento.

Cuerpo del Informe

Hallazgos: causa, efecto, políticas o lineamientos que han sido infringidos, recomendaciones, por área funcional

En este apartado se presentará los diferentes hallazgos pendientes de

solucionar, las causas del incumplimiento de solvencia de las

observaciones determinadas en la Auditoría Operacional,

especificando los posibles efectos resultantes, y además, las políticas

o lineamientos que se han infringido con los mismos, proporcionando

recomendaciones que les ayude a agilizar su corrección.

Medidas correctivas aplicadas:

En este apartado se presentará un detalle de los hallazgos que están

pendientes de solucionar, especificando el % de las deficiencias

corregidas, como el % que a la fecha queda por subsanar; o si ya

fueron corregidas las observaciones al 100%, de acuerdo al

compromiso realizado en los planes de acción.

Recomendaciones: Se detallará en este apartado, recomendaciones o sugerencias para

solucionar los problemas pendientes.

Conclusión: El responsable de las actividades de seguimiento dará una conclusión

final sobre el trabajo efectuado.

Fecha y Firma: Fecha en que se elaboró el informe, así como la firma de la persona

que lo elabora.

94

b) Presentación del informe:

El responsable de la Auditoría Operacional, deberá presentar el informe final de

seguimiento de la Auditoría Operacional a los directores, propietarios o alta gerencia

de la empresa, convocando a una reunión después de haber finalizado la elaboración

del mismo.

Esto con la finalidad de informarles de las diferentes actividades que se han

corregido, así como aquellas deficiencias que aún están pendientes de corregir,

exponiendo la causa del incumplimiento de las correcciones.

A continuación se presenta una muestra del Informe definitivo de Auditoría

Operacional: F-AOP-09

95

INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORIA OPERACIONAL F-AOP-09 Señores: _______________________

Estimados Señores:

El (día) ________ de (mes) ____________ de (año), se finalizó el seguimiento

Auditoría Operacional a las deficiencias encontradas en las diferentes áreas

funcionales de la entidad: ___________________________________________.

Objetivos: Los objetivos propuestos para la realización de éste trabajo fueron:

a)

b)

Alcance: El seguimiento de la auditoría operacional comprendió la verificación de las medidas

correctivas a las deficiencias encontradas en las diferentes áreas funcionales,

utilizándose los formatos diseñados para efectuar las actividades de seguimiento.

Hallazgos: A continuación se presenta un detalle de todas las deficiencias pendientes de

corregir encontradas en cada una de las áreas funcionales, así como la causa del

incumplimiento de la corrección a éstas deficiencias, los efectos que producen, un

detalle de las políticas o lineamientos establecidos por la administración y que han

sido infringidos y las recomendaciones necesarias para su corrección.

Area: Función:

Hallazgos Causa Efecto Políticas o lineamientos infringidos

Recomendación

96

Planes de acción: En los Planes de Acción se expondrán todas las actividades que realizarán los

responsables de las áreas funcionales, para corregir los distintos hallazgos, por cada

área funcional, estableciendo el personal, las técnicas a utilizar y el tiempo que se

invertirá en estos.



Recomendaciones: Se describen algunas sugerencias que servirán para mejorar la forma de desarrollar

las actividades de gestión financiera en las áreas funcionales, que faciliten a los

encargados a corregir deficiencias, así como a minimizarlas y lograr el alcance de los

objetivos y metas propuestas.

Conclusión: En este apartado, el administrador presentará una conclusión general sobre el

trabajo realizado y sobre los resultados obtenidos.

Fecha de realización del informe.

Firma:______________________

Nombre: ____________________

Responsable de la Auditoría Operacional

97

7. CONTRIBUCION AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS

El propósito para el diseño del Modelo de Auditoría Operacional, es proporcionar a

las medianas empresas, una herramienta de fácil aplicación a las diferentes

actividades de Gestión Financiera que se desarrollan en las áreas funcionales; a

través de lineamientos y una guía en la que se detalla cada uno de los pasos a

seguir para el logro de los objetivos esperados, contribuyendo con esto al logro de

los objetivos y metas propuestos por la entidad para cada área funcional.

La contribución al logro de los objetivos y metas con la aplicación del Modelo de

Auditoría Operacional de Gestión Financiera, se verá reflejada en los siguientes

aspectos:

Da inicio a un proceso de creación y aplicación de la cultura de la calidad.

La mejora continua en el desarrollo de las actividades en las áreas funcionales.

Fomenta al recurso humano a trabajar en equipo.

Orienta a una mejor comunicación entre los miembros de las diferentes áreas

funcionales.

Permite mejorar continuamente sus procedimientos de control.

Adicional a los aspectos mencionados anteriormente, con la aplicación del Modelo de

Auditoría Operacional de Gestión Financiera, las empresas lograrán mejores

resultados económicos y financieros; los cuales pueden ser cuantificados mediante la

aplicación de las diferentes razones financieras y un adecuado control de gestión,

que facilite su medición.

De acuerdo a los beneficios obtenidos con la medición del modelo, se propone un

detalle de incentivos al personal por el logro de los objetivos y metas, como un

reconocimiento al empeño y dedicación en el desarrollo de sus actividades.

98

a) Razones Financieras: A continuación se presentan las fórmulas de las diferentes razones financieras que le

permitirán a la empresa medir los resultados obtenidos.

RAZONES FINANCIERAS

INDICADOR

FORMULA

RESULTADO

1. RAZONES DE LIQUIDEZ

1.1 Razones Corrientes o Indice de Liquidez Activo Corriente Veces Pasivo Corriente

1.2 Prueba Acida Activo Corriente - Inventarios Veces

Pasivo Corriente

1.3 Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo Corriente US $

1.4 Rotación del Capital de Trabajo Ventas Veces Capital de Trabajo

1.5 Período Promedio de Cobranza 365 Días

Rotacion de Cuentas por Cobrar

1.6 Rotación de Cuentas Por Cobrar Ventas a Credito Veces Promedio Cuentas por Cobrar

1.7 Rotación de Inventario Costo de la Mercancia vendida Veces

Inventario Promedio

1.8 Dias Promedio de suministros en inventario 365 Días Rotación del Inventario

2. RAZONES DE ACTIVIDAD

2.1 Rotación Activos Fijos Ventas Veces Activos Fijos

2.2 Rotación de Activos Totales Ventas Veces

Activos Totales

3. RAZONES DE RENTABILIDAD

3.1 Margen de Utilidad Bruta Ventas - costo de Ventas % Ventas

99

3.2 Margen de Utilidad Operación Utilidad Operación %

Ventas

3.3 Margen de utilidad neta Utilidad Neta % Ventas

3.4 Rendimiento de los Activos Utilidad Neta %

Activo Total

3.5 Rendimiento del patrimonio Utilidad neta % Patrimonio

4.RAZONES DE ENDEUDAMIENTO

4.1 Razones de endeudamiento Externo Pasivo total %

Activo total

4.2 Razon de endeudamiento interno Patrimonio total % Total activo

A continuación se presenta un detalle de los resultados que obtendrán con la

aplicación de cada una de las razones financieras presentadas:

Razones de Liquidez: Indice de liquidez: Al aplicar esta razón financiera, la empresa va a obtener el

número de veces que el activo de la empresa, da cobertura a sus obligaciones a

corto plazo. El resultado debe ser mayor que 1, para que la compañía tenga un

exceso que sirve de respaldo por cada dólar de pasivo a corto plazo; porque si es

igual que 1, el resultado sería nulo, y no hay respaldo que garantice la cobertura de

las obligaciones a corto plazo.

Prueba ácida: Si la empresa aplica esta fórmula, va a medir cuántas veces el activo

corriente de la empresa, sin tomar en consideración los inventarios, le da cobertura a

sus obligaciones a corto plazo. En esta razón, la empresa no toma en cuenta el

inventario por su naturaleza de menor facilidad para realizarlo en efectivo.

100

El resultado debe ser mayor que 1, porque la diferencia es el respaldo que la

empresa posee por cada dólar presentado en el pasivo a corto plazo.

Activo corriente – Pasivo corriente: El resultado que la empresa determine con la

aplicación de ésta fórmula, le servirá para conocer el monto de disponibilidad que

debe tener para hacerle frente a sus obligaciones a corto plazo.

Rotación del Capital de Trabajo: Si la empresa aplica ésta fórmula financiera, el

resultado significará el número de veces que el capital de trabajo de la empresa ha

rotado para generar los ingresos por ventas. La compañía hará un análisis si el

capital de trabajo es utilizado para tener rendimientos deseados.

Período promedio de cobranza: La empresa al aplicar esta razón, estará

analizando si la gestión de cobros está siendo desarrollada en forma oportuna, de

acuerdo a las condiciones de créditos otorgadas a los clientes. Ejemplo: Si el número

de días es igual a 29 y los créditos están a 30 días, significa que los cobros se están

desarrollando bien.

Rotación de cuentas por cobrar: Al aplicar ésta razón financiera, la empresa

obtendrá el número de veces que tiene en el año para recuperar éstas ventas

concedidas al crédito. Si el resultado es 6, por ejemplo, indica que tiene seis veces

en el año para recuperar ése monto.

Rotación de inventarios: La empresa medirá cuántas veces rotará el inventario

durante el año, indicándoles las veces que tiene que reabastecer la mercadería en

sus existencias durante el período anual. Para este tipo de empresas en estudio,

tiene que ser doce veces en el año, porque se dedican a la comercialización de

productos sin procesar.

Días promedio de suministro de inventarios: Al aplicar ésta razón financiera, la

empresa medirá cuál es el promedio de días que los artículos permanecen en el

101

inventario, el cual deberá hacer una comparación, con la condición de crédito que los

proveedores le otorgan. Esto debido a que debe ser un número de días que les

permita venderlos para recuperar el dinero.

Razones de Actividad:

Rotación de activos fijos: Con la aplicación de ésta razón, la empresa medirá la

eficiencia con la que emplea sus activos fijos para generar ingresos por ventas. Entre

mayor sea el número de veces que resulte, significa que existe más eficiencia en su

uso.

Rotación de activos totales: cuando la empresa aplique ésta razón, va a obtener un

indicador de la eficiencia con que usan sus activos para generar ingresos por ventas,

en cuánto sea mayor el número de veces que resulte, será que están usando los

activos totales con más eficiencia.

Razones de Rentabilidad:

Margen de utilidad bruta: La empresa al aplicar ésta razón va a medir el margen o

el porcentaje de utilidad bruta que resulta después de deducir sus costos de ventas

de los ingresos, efectuando un análisis de éstos valores con los rendimientos

esperados.

Margen de utilidad de operación: La empresa al aplicar ésta razón financiera, va a

medir el margen o porcentaje de utilidad después de deducir sus costos de ventas y

sus gastos de operación a los ingresos, efectuando un análisis de los resultados

determinados con los rendimientos esperados.

Margen de utilidad neta: La empresa cuando aplique ésta razón financiera, estará

midiendo el margen o porcentaje de utilidad neta que queda después de deducir

102

todos los costos y gastos incluyendo los impuestos, de los ingresos; efectuando el

análisis a estos rendimientos y comparando con los esperados.

Rendimiento de los activos: En la aplicación de la razón financiera sobre

rendimiento de los activos, la empresa estará obteniendo un porcentaje que le

indicará la eficiencia y maximización de sus activos para generar utilidades.

Rendimiento del Patrimonio: El resultado que la empresa determinará con ésta

fórmula, es el porcentaje de rendimiento que ha tenido el patrimonio de los

accionistas y ser comparado con el rendimiento que tienen trazado recibir, por el uso

de su capital, en la generación de ingresos de la compañía.

Razones de endeudamiento:

Razones de endeudamiento externo: la importancia de aplicar ésta fórmula, es que

la empresa determinará el porcentaje de utilización de Capital ajeno en la generación

de utilidades para los propietarios, midiendo la proporción del activo que está siendo

aportado por los acreedores de la empresa.

Razón de endeudamiento interno: Esta fórmula al aplicarse, le sería de beneficio a

los propietarios de la empresa, al conocer cuál es el porcentaje de utilización del

patrimonio para generar utilidades de la compañía, el que podrán comparar con los

rendimientos esperados.

b) Control de Gestión:

Se proporciona una herramienta que les permita evaluar los resultados obtenidos con

la aplicación del modelo y compararlos con los resultados obtenidos antes de la

aplicación del mismo.

103

Esto únicamente para efectos de poder determinar la utilidad de la aplicación del

Modelo de Auditoría Operacional, en la eficiencia de las operaciones y por

consiguiente en mejores resultados económicos.

Consta de 17 columnas, en las cuales se presentan los siguientes datos:

Columna 1: se detallan los diferentes rubros a evaluar contenidos en el Estado de

Resultados y Balance General.

Columna 2: Presenta el monto real acumulado de cada rubro en el presente año. Columna 3: muestra el monto real acumulado durante el año anterior de cada

rubro.

Columna 4: Se refleja en esta columna la variación entre el monto real acumulado

del presente año y el monto real acumulado del año anterior, restando la columna

2 menos la columna 3.

Columna 5: Representa en forma porcentual la variación reflejada en la columna

4.

Columna 6: Se muestra el monto del presupuesto acumulado para el corriente

año.

Columna 7: Presenta la variación entre el valor presupuestado acumulado para el

corriente año y el valor real acumulado para el mismo. Debe restarse la columna

2 menos la columna 6.

Columna 8: Representa en forma porcentual la variación reflejada en la columna

7.

Columna 9: Representa el valor real obtenido para cada rubro en el mes que se

esté evaluando.

Columna 10: Muestra el valor obtenido durante este mismo mes pero del año

anterior.

Columna 11: Refleja la variación entre el valor real del presente mes y el valor

obtenido en el mismo mes del año anterior, restando los valores de la columna 9

menos la columna 10.

104

Columna 12: Muestra el valor porcentual de la variación obtenida en la columna

11.

Columna 13: En esta columna se anotará el valor presupuestado para cada rubro

para el mes que se esté evaluando.

Columna 14: Representa la variación entre el valor real obtenido y el valor

presupuestado, por medio de la resta del valor reflejado en la columna 9 menos la

columna 13.

Columna 15: Refleja el valor obtenido en la columna 14 en forma porcentual.

Columna 16: Refleja un porcentaje del alcance del presupuesto total para el año

en curso.

Columna 17: Muestra un porcentaje del alcance del presupuesto del mes que se

está evaluando.

Todo esto le permitirá a la empresa en forma sencilla, conocer si los resultados

obtenidos están cerca o lejos de los valores presupuestados, determinar las

desviaciones y aplicar medidas correctivas.

105

CUADRO CONTROL DE GESTION

CUENTA ACUMULADO MES: ALCANCE PPTO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

REAL 2005

REAL2004

VAR.

% PPTO.2005

VAR. PPTO. 2005

% VAR

.

REAL2005

REAL2004

VAR % PPTO.2005

VAR. PPTO. 2005

% VAR

ACUM. 2005%

MES: %

Ventas Brutas Rebajas Devoluciones Ventas Netas Costo De Ventas Utilidad Bruta Gastos De Venta Gastos De Administración Gastos Financieros Total Gastos Utilidad De Operación Otros Ingresos Otros Gastos Utilidad Antes De Impuestos Impuesto Sobre La Renta Utilidad Por Distribuir

106

CUADRO CONTROL DE GESTION

CUENTA ACUMULADO MES: ALCANCE PPTO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

REAL 2005

REAL2004

VAR.

% PPTO.2005

VAR. PPTO. 2005

% VAR

.

REAL2005

REAL2004

VAR % PPTO.2005

VAR. PPTO. 2005

% VAR

ACUM. 2005%

MES: %

ACTIVO: Caja Y Bancos Cuentas Por Cobrar Est. Ctas. Incob. Inventarios Terreno Edificio Vehiculos Mobiliario Y Equipo Depreciacion Otros Activos TOTAL ACTIVO

PASIVO: Ctas. Por Pagar Prov. Otras Cuentas X Pagar Ctas. X Pag. L.P. Otros Pasivos Capital: Capital Social Reserva Legal Result. Ejerc. Ant. Utilidad Pres. Ejerc. TOTAL PASIVO Y CAPITAL

107

c) Propuesta de incentivos: La presente propuesta de incentivos, es diseñada con el propósito de motivar al

personal al desarrollo de las actividades de control, así como también, incentivarlos a

realizar sus actividades diarias con responsabilidad, empeño y calidad, logrando así

resultados con mayor eficiencia, eficacia y economía.

Base para la aplicación de incentivos:

• Aplicación de incentivo al área que en la evaluación obtenga menor número

de deficiencias.

• Aplicación de incentivos al área que detecte deficiencias más significativos en

el desarrollo de la auto evaluación.

• Inventivos pro alcance de objetivos y metas por área funcional.

• Incentivos al empleado con el mejor desempeño en el desarrollo de sus

actividades.

• Incentivo al empleado más colaborador en el desarrollo de la auto evaluación.

• Aplicación de incentivos por superar deficiencias.

SISTEMA DE APLICACIÓN DE INCENTIVOS

Base de Aplicación Tipos de Incentivos Propuestos

♦ Area con menor número de deficiencia

♦ Area que detecte deficiencia significativas.

♦ Alcance de objetivos y metas por área funcional.

♦ Empleado con mejor desempeño en el desarrollo de sus actividades.

♦ Empleado con iniciativa y colaboración.

♦ Bonificación monetaria

♦ Gratificaciones

♦ Felicitaciones

♦ Remuneraciones especiales

♦ Pago de hora extras

♦ Premios

♦ Vacaciones o descansos

♦ Vales y Viáticos.

108

F. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTIÓN FINANCIERA QUE CONTRIBUYA AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS EN LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR El plan de implementación del modelo de Auditoría Operacional comprende:

Objetivos, plan de acción, determinación de responsabilidades, cronograma de

actividades y el presupuesto correspondiente, para poner en marcha el modelo.

1.- OBJETIVOS: a) General: Proporcionar una guía para la correcta implementación del modelo de Auditoría

Operacional en las áreas funcionales de las medianas empresas comerciales.

b) Específicos:

♦ Proporcionar un programa de actividades a desarrollar para la implementación del

modelo de Auditoría Operacional.

♦ Definir quienes serán los responsables de llevar a cabo la implementación del

modelo de Auditoría Operacional.

♦ Determinar los costos a incurrir en la implementación del modelo.

2. PLAN DE ACCIÓN: Constituye el proceso a seguir para la implementación del modelo de Auditoría

Operacional desde la presentación, aprobación y definición del modelo.

a) Presentación: La presentación del modelo de Auditoría Operacional de Gestión Financiera se hará

a los propietarios, directores o alta gerencia de las medianas empresas, quienes

109

pueden tomar la decisión de implementarlo después de conocer las características y

beneficios a obtener con su implementación.

b) Aprobación: Luego de la presentación del modelo se procederá a su aprobación por parte de los

propietarios, directores o alta gerencia según se el caso, para su correspondiente

aplicación.

c) Definición: Esta fase comprende la comunicación de las diferentes partes del modelo de

Auditoria Operacional a todos los niveles de la empresa, con el objetivo de facilitar su

aplicación.

3. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES: Con la aprobación por parte de los propietarios, directores o alta gerencia para la

implementación del modelo de Auditoría Operacional, deberá el administrador y los

responsables de las diferentes áreas funcionales coordinar las actividades a

desarrollar para implementarlo. Determinándose en ellos, la responsabilidad de que

el modelo se desarrolle en la forma establecida, y en el tiempo oportuno, y que

permita obtener los resultados propuestos.

4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MODELO DE AUDITORIA OPERACIONAL DE GESTION FINANCIERA

Actividades a desarrollar Semanas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Presentación del modelo

Aprobación de la Implementación

Difusión o capacitación

Implementación y puesta en marcha

Ejecución y Control

Seguimiento

110

ACTIVIDADES CAPITAL ASIGNADO

Honorarios de capacitación 60 Horas $ 3,000.00 Atención al personal $ 50.00 Recursos materiales $ 200.00

Papelería $ 50.00 Reproducciones $ 25.00 Imprevistos $ 125.00

TOTAL $ 3,250.00

6.- EVALUACION Y ACTUALIZACION:

6.1 EVALUACIÓN: Al realizar la evaluación del Modelo de Auditoría Operacional se pretende medir los

resultados obtenidos con la aplicación, así como determinar la facilidad con la que se

está implementando.

Para llevar a cabo esta actividad, se ha desarrollado un cuestionario, con preguntas

claves, que permita conocer si el modelo se está desarrollando en una forma ágil y

sencilla.

Adicionalmente se proporcional un cuadro modelo para el control de gestión, el cual

permitirá a la empresa medir los resultados obtenidos con base en los objetivos y

metas propuestos, así como para controlar posibles desviaciones.

5.- PRESUPUESTO:

111

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL MODELO

PREGUNTA RESPUESTA

1.- ¿Han observado dificultades para la aplicación

del modelo?

2.- ¿Son éstas dificultades por el contenido del

modelo?

3.- ¿Han tenido dificultades para la aplicación del

modelo por problemas ajenos a éste?

4.- ¿Qué tipo de dificultades?

5.- ¿Considera necesario aplicar mejoras al

contenido del modelo?

6.- ¿Qué aspectos considera que se deben

mejorar?

7.- ¿Ha obtenido beneficios con la aplicación del

modelo?

8.- ¿Qué tipo de beneficios?

9.- ¿Considera importante que se realice éstas

actividades con mayor frecuencia?

10.- ¿Estaría usted dispuesto a seguir colaborando

con el desarrollo de éstas actividades?

11.- ¿Considera que el tiempo invertido en el

desarrollo de éstas actividades es el adecuado?

112

6.2 ACTUALIZACION:

El modelo de Auditoría Operacional de Gestión Financiera podrá ser actualizado

según las necesidades de mejora que surjan en su implementación.

Quedando a criterio del administrador la modificación de las partes que necesiten

cambios de acuerdo a la evaluación del modelo realizado, sin perder de vista los

objetivos propuestos para su aplicación.

***************************** CONCLUSIÓN CAPÍTULO IV Con el capítulo IV se presenta la Propuesta del Modelo de Auditoría Operacional de

Gestión Financiera, el cual se espera sea implementado por las Medianas Empresas,

para contribuir al logro de los objetivos y metas propuestos.

capitulo iv modelo de auditoria operacional de...

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