capitulo ii marco teorico “sistema,...

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17 CAPITULO II MARCO TEORICO “SISTEMA, INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN” 1. SISTEMAS 1.1 CONCEPTO DE SISTEMA 1 Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común de lograr un objetivo. Es un conjunto organizado de cosas o partes interactúantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. 2 Un sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente. 3 Conjunto de principios reunidos entre sí, de modo que formen un cuerpo de doctrina. Sucesión de elementos que ordenadamente relacionados y secuencialmente dispuestos contribuyen en un todo al logro de fines determinados. 4 1.2.2 OBJETIVO DE LOS SISTEMAS. 5 Su objeto es el de optimizar información de una manera confiable y segura para la toma de decisiones así como el de solucionar problemas y necesidades que se presenten en los sistemas de la empresa. 1 Raymond McLeod, Jr. “Sistemas de Información Gerencial”. Séptima Edición. Prentice-Hall. México, 2000 2 www.monografias.com/teoria general de sistemas 3 es.wikipedia.org/wiki/Sistema 4 www.policia.gov.co/inicio/portal/portal.nsf/paginas/GlosarioInstitucional 5 GIGCH, John. “Teoría General de Sistemas”. Segunda edición. Prentice-hall. México, 1981

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CAPITULO II

MARCO TEORICO “SISTEMA, INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN”

1. SISTEMAS 1.1 CONCEPTO DE SISTEMA1

• Un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común

de lograr un objetivo.

• Es un conjunto organizado de cosas o partes interactúantes e

interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.2

• Un sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí

y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre

información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida

información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no

intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente.3

• Conjunto de principios reunidos entre sí, de modo que formen un cuerpo de

doctrina. Sucesión de elementos que ordenadamente relacionados y

secuencialmente dispuestos contribuyen en un todo al logro de fines

determinados.4

1.2.2 OBJETIVO DE LOS SISTEMAS.5 Su objeto es el de optimizar información de una manera confiable y segura para la

toma de decisiones así como el de solucionar problemas y necesidades que se

presenten en los sistemas de la empresa.

1 Raymond McLeod, Jr. “Sistemas de Información Gerencial”. Séptima Edición. Prentice-Hall. México, 2000 2 www.monografias.com/teoria general de sistemas 3 es.wikipedia.org/wiki/Sistema 4 www.policia.gov.co/inicio/portal/portal.nsf/paginas/GlosarioInstitucional 5 GIGCH, John. “Teoría General de Sistemas”. Segunda edición. Prentice-hall. México, 1981

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1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS6

Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han atribuido

a la teoría general de los sistemas son las siguientes:

• Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros

aspectos similares.

• Totalidad.

• Búsqueda de objetivos.

• Insumos y productos.

• Transformación.

• Entropía.

• Regulación.

• Jerarquía.

• Diferenciación.

• Equifinalidad.

2. INFORMACIÓN 2.1 CONCEPTO

• La información es el valor neto que se obtiene con el proceso de igualación de

los elementos de un problema actual, con los elementos apropiados de los

datos.7

• Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un

determinado ente o fenómeno.

• Información es la suma de conceptos y de reglas de actuación que fueron

extraídas de una comunicación.

• Es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica

mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano.

6 GIGCH, John. “Teoría General de Sistemas”. Segunda edición. Prentice-hall. México, 1981 7 Murdick Robert, Ob. Cit. 13

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2.2 CLASES DE INFORMACIÓN. 8 La información puede verse desde tres puntos de vista:

Sintáctico.

Estudia las relaciones que se producen entre los símbolos que representan la

información, sin considerar su contenido y valor para el usuario de la misma.

Semántico.

Este enfoca el problema del contenido de la información, así como su capacidad

para reflejar en símbolos la realidad objetiva.

Pragmático.

Estudia la posible utilización práctica de una información, por cuanto la misma se

destina a un usuario determinado, y con una finalidad dada.

2.3 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN. La información posee varias características las cuales se describen a continuación:

• Objetivo.

La información debe tener un propósito en el momento en que se

transmite a una persona o a una máquina, porque de lo contrario solo

será simplemente ruido o datos.

8 www.inec.gob.ni/mecovi/sisesimn/III.definicion%20%del%20Sistema.pdf

Sintáctico Semántico Pragmático

CLASES DE INFORMACION

20

• Modo y Formato. Los modos de comunicación de la información a los seres humanos son

sensoriales, aunque principalmente son visuales y auditivos en las

organizaciones de negocios. Las máquinas pueden recibir información de

muchos modos distintos, entre los que se incluye los equivalentes a los

de los seres humanos, y también se extienden a medios eléctricos,

químicos y otros.

En cuanto al formato los seres humanos reciben la mayor parte de su

información en los formatos de materiales verbales o documentos y las

máquinas reciben información en el formato de patrones de energía,

cintas magnéticas, tarjetas o aún en forma escrita.

• Redundancia y Eficiencia. La redundancia es el exceso de información que se lleva por unidad de

datos, es una salvaguarda contra errores del proceso de comunicación.

La redundancia ocurre en todas las organizaciones mediante

verificaciones de supervisión de los trabajadores.

La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia,

evidentemente en muchos sistemas de hombres y máquinas, la alta

eficiencia, sin compensar errores, favorece una gran velocidad de

operación así como la economía.

• Proporción. La proporción de transmisión y recepción de la información puede

representarse por el tiempo requerido para comprender una situación

especial.

Para las máquinas, la proporción puede basarse en el número de bits de

información por carácter (signo), por unidad de tiempo.

• Frecuencia. La frecuencia de transmisión o recepción de la información afecta su valor.

Los informes financieros que se preparan semanalmente pueden mostrar tan

poco cambio que resulten de muy poco valor, mientras que los informes

21

mensuales pueden indicar cambios de tamaño suficiente para mostrar los

problemas o tendencias.

• Determinista y Probabilista. La información puede conocerse con certidumbre, como ocurre

ordinariamente con la información histórica. Si la información es probabilista

se dará una gama serie de resultados posibles y de sus probabilidades de

asociación.

• Costo. El costo es un factor limitativo para obtener información. Tanto el diseñador de

sistemas como el gerente, deben valorar o desechar constantemente el valor

de la información comparándola con su costo.

• Valor. La administración tendrá que valorar por medio del criterio la ganancia posible

con la información o la posible pérdida por la falta de ésta.

• Confiabilidad. La confiabilidad puede expresarse como el grado de confianza que el tomador

de decisiones otorgue a la información.

• Validez. La validez de la información es una medida del grado en que la información

representa lo que pretenda representar.

• Estado Constante o Dinámico. La información que no varía con el tiempo es llamada de estado constante,

por el contrario la información de estado dinámico depende diversos factores

asociados a ella.

• Lineal o No Lineal. Cuando las entradas de información son funciones lineales de alguna

variable, la información es lineal en contraste con la no lineal. Una gran

parte de la información que utiliza la información es lineal,

principalmente porque es de fácil comprensión y no hay otra mejor

información disponible.

22

• Continuo o Discreto. La información puede representar una variable continua y ser por la

tanto una entrada continua, o bien puede ser en forma discreta. La

mayor parte de la información es discreta, o sea que los gerentes

reciben informes sobre ventas, producción o problemas de personal,

crisis en la planta o datos financieros en periodos separados.

2.4 FUNCIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Aumentar el conocimiento del usuario.

• Proporcionar a quien Toma de decisiones la materia prima fundamental para

el desarrollo de soluciones y la elección.

• Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para

fines de control.

La información como tal no tiene funciones, pues estas son el funcionamiento

de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de quien emplea

y maneja la información. Pero también es imposible que la información dote al

individuo de más conocimiento, es él quien valora lo significativo de la

información, la organiza y la convierte en conocimiento. No es la información

de modo directo.

2.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA La Información es un recurso vital, producido por los sistemas de información. Las

organizaciones utilizan también otros recursos como materiales, materias primas,

energía y recursos humanos, todos ellos sujetos a cada vez mayores

restricciones en su uso y crecimiento, debido a problemas de escasez y, por

tanto, de coste.

Debe considerarse que un sistema de información no tiene porqué ser asociado a

los sistemas informáticos, con los que muchas veces se les confunde. Por el

contrario, un sistema de información puede ser una persona, un departamento,

toda la empresa (o al menos toda parte o elemento de la empresa, o relación

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entre los mismos, que trate con información). El Sistema de Información

comprende, pues, planificación, recursos humanos y materiales, objetivos

concretos a corto, medio y largo plazo, etc., aunque también tecnología y

técnicas.

Con los adelantos tecnológicos actuales, sobre todo en las tecnologías de

información, es casi imposible que una empresa no haga uso de la información

para el desarrollo de sus actividades cotidianas; tan solo tener la información

adecuada de un estado financiero no necesariamente en computadoras

demuestra que es necesaria la información para todo tipo de actividades y si ha

esto le agregamos el uso de computadoras como herramientas junto con

sistemas capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y

concreta, además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para

cualquier tipo de persona como para cualquier tipo de empresa sabiendo de

antemano que la información es vital en todos los aspectos, muchas empresas

emplean Internet como medio de información con sus posibles consumidores,

proveedores, socios.

La información es la parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel

de competitividad y posibilidades de desarrollo. De esta forma, constituyen un

campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Por otro

lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información

para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante

también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y

den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los

objetivos.

3. SISTEMAS DE INFORMACION 3.1 CONCEPTO.

• “Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de

datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan

elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para

las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y

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control correspondientes (decisiones) desempeñar su actividad de

acuerdo a su estrategia de negocio”. 9

• “Son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con

la organización y producir información, reportes y otras salidas”.

• Conjunto de subsistemas que incluyen hardware, software, medios de

almacenamiento de datos ya sea primarios, secundarios y bases de

datos relacionadas entre si con el fin de procesar entradas para realizar

transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de

información importantes en la toma de decisiones.

3.2 OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACION El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las

actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada,

con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el

momento y lugar especificados con el formato más útil para el receptor.

El sistema de información esta al servicio de los objetivos de la empresa para

lograr dichos objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y

practicas de trabajo que resultan mas útiles y eficaces.

3.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN

Las características que debe tener un sistema de información son las siguientes:

• Contener información interna y externa a la organización.

• Consistencia e Integración. Asegurar una única fuente de información de

gestión para todas las áreas de la empresa.

• Facilitar la comprensión de la información mediante una ordenación

adecuada de las ideas.

• Ser utilizado por todos escalones de la estructura jerárquica. Cada escalón

obtendrá información a su nivel. Se debe evitar que la alta dirección de la

organización viva con una información creada y manipulada para ella misma.

9 Kenneth C. Laudon –Jane Price Laudon “Administración de los sistemas de información”, Editorial Prentice-Hall, 1996

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• Proporcionar la información al ritmo que el negocio requiera.

• Facilitar a los directivos una gestión más ágil, mediante indicadores clave

adecuados a los objetivos y estructura de la organización.

• Rápido acceso a la información actual e histórica.

3.4 PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

En general un Sistema de Información se fundará en los principios siguientes:

• Distribución (recepción) de información a (desde) todos los niveles

jerárquicos

• Clasificación analítica de las informaciones.

• Deducción directa del contenido informacional distribuido (recibido) partiendo

de un análisis funcional (desde los puntos de vista recepción-elaboración-

transmisión).

• Unión estrecha de la selección de informaciones, con la posición del

individuo; con conocimiento, al menos potencial, de las informaciones

recibidas, elaboradas, transmitidas, por las unidades bajo su control y por su

campo de aplicación.

• Especificación explícita de las modalidades de comunicación de la

información, tan trascendente como la selección de su contenido:

informaciones periódicas, esporádicas, etc.

• Medición de la eficacia de la información a través de la comprensibilidad de

su contenido y de la eficiencia de la gestión: procediendo al análisis serio de

una función, el contenido informativo ligado a dicha función puede

determinarse sin dificultad.

• Revisión del sistema informacional en función de las anomalías observadas

y mediciones no alcanzadas; medidas de la eficacia de la información y

control de resultados.

• Verificación de que una misma información no se repita, ni sea producida

paralelamente por fuerzas distintas.

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3.5 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.10 Los elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

• El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema

de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo

periférico que puede conectarse a ellas.

• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está

formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o

utilizando los resultados que genere.

• Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas

las entradas que necesita el sistema de información para generar como

resultado la información que se desea.

• Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados.

Los programas son la parte del software del sistema de información que hará

que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y

generen los resultados que se esperan, cintas magnéticas, impresoras,

computadoras.

• Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que

explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que

conforman el conjunto de datos.

• Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada

elemento del sistema o el contexto.

• Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es

accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.

• Hardward: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la

capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de

extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.

• Softward: Es el conjunto de programas de computación encargados de

suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación

requerida.

10 Daniel Cohen Karen, “Sistema de información para la toma de decisiones”, McGraw Hill, Segunda Edición 1997

27

3.6 ACTIVIDADES BASICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACION Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas ilustrado en la

figura No.1, que son: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de

información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.

FIGURA 1 Actividades que realiza un SI

ENTRADAS PROCESO ALMACENAMIENTO SALIDA

• Entrada de Información.

La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma

los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden

ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se

proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas

son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o

módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema

de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con

el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el

Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las

unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,

las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los

escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse,

entre otras.

-Datos generales del cliente - Políticas de crédito - Factura - Pagos

- Calculo Antigüedad de saldos - Calculo de intereses - Calculo de saldo

- Movimientos del mes - Catalogo de clientes - Facturas

- Reportes de pagos - Estado de cuenta - Pólizas contables - Consultas de saldos

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• Almacenamiento de información.

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más

importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad

el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso

anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de

información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son

los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los

discos compactos (CD-ROM).

• Procesamiento de Información.

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de

acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos

pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o

bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas

permite la transformación de datos, fuente en información que puede ser

utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,

que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de

los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un

año base.

• Salida de Información.

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la

información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades

típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas

magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante

aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la

entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también

existe una interfase automática de salida.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se puede

observar en el diseño ilustrado en la figura 1.2

29

DISENO CONCEPTUAL DE UN SI

FIGURA 1.2

3.7 ORIGEN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 11

“Cuando una empresa crece la supervisión de las actividades relacionadas con

ella, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese

momento el empresario descubre que le seria necesario estar en varios lugares al

mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (ósea

administrar) las diferentes actividades de su empresa. Los enfrentamientos para

resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que

resultaban adecuados cuando la empresa era muy pequeña, se vuelven

demasiado numerosas y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el

administrador propietario se encuentra sumergido en una red compleja de

deberes relacionados recíprocamente, que debe cumplir”. En esta situación es

cuando el propietario debe decidir la implantación de un sistema de información

para la empresa con el fin de cubrir todas las necesidades que han nacido con el

crecimiento de la empresa.

11 BOCCHINO, William, “Sistemas de información para la administración, técnicas e instrumentos”, Trillas, Primera Edición, México, 1975

30

3.8 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información deben diseñarse para responder dinámicamente a

los componentes de la empresa que necesitan saber y tener acceso a todos los

conocimientos de la empresa como respuesta a los cambios locales y rápidos del

entorno de trabajo.

En una empresa los sistemas de información desempeñan un papel crítico. Por

ejemplo, los directores de productos, que se enfrentan a los cambios del

mercado, han de ser capaces de anticiparse y responder a estos cambios lo

antes posible.

Los sistemas de información deben suministrar la información a tiempo, no sólo la

información referente a los mercados y productos, sino también la que se refiere a

los recursos (know-how, procesos,...) disponibles en la organización para

responder a la demanda de productos.

Los sistemas de información también tienen un papel crítico para los procesos

directivos. En una empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar

hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en

el entorno. Los responsables de los procesos no sólo necesitan saber el campo

de variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino también el de mañana

para poder desarrollar procesos capacitativos que respondan a estas nuevas

necesidades.

Las cuestiones hasta ahora planteadas van a tener respuesta a través de

sistemas de información que podemos clasificar como de dos tipos y que a

continuación se revisan:

• Los Sistemas de Información verticales

Los sistemas de información verticales son los que permiten a la organización

obtener, almacenar y suministrar un acceso a la información referente a los

cambios del mercado, los cambios de productos, y el uso de procesos.

De alguna forma los sistemas verticales juegan un papel similar al de los

sistemas de control clásico. Sin embargo los sistemas verticales permiten

31

tomar decisiones efectivas y en tiempo real frente al cambio de productos y

servicios.

Los elementos clave de un sistema vertical cada vez son más accesibles, y

están siendo comercializados como sistemas de soporte de decisión. Los

sistemas de soporte de decisión (DSS: Decision Support Systems) permiten a

los directivos desarrollar sus propios modelos de decisión, bases de datos,

etc. Los sistemas de soporte de decisión aportan flexibilidad y se adaptan a

las necesidades cambiantes. Los sistemas de soporte de decisión que están

más bien orientados hacia los directivos se suelen llamar sistemas de

información para ejecutivos (EIS: Executive Information Systems). El término

GDSS (Group Decision Support Systems), sistema de soporte de decisión de

grupo, también es bastante frecuente.

a) Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.

Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support

Systems) es “un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de

personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz

con un entorno compartido”. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se

mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las

comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el

problema, con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede

dedicarse a un análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una

mejor definición del problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para

identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas aumenta las

posibilidades de encontrar una buena solución.

El sistema de apoyo a decisiones de grupos esta diseñado para disminuir el

comportamiento introvertido de algunos usuarios que por miedo a hablar en

publico o a represiones por parte de sus compañeros no expongan su punto

de vista y que muchas veces estos pueden llegar a ser muy benéficos para la

empresa

Los sistemas de soporte de decisión se caracterizan al menos por:

32

• Soportar tomas de decisión semiestructuradas o no estructuradas.

• Ser lo suficientemente flexibles como para responder a los cambios de

necesidades de la persona que toma las decisiones.

• Ser fáciles de usar.

b) Sistema de apoyo a decisiones. Los sistemas de apoyo a decisiones o de (DSS, Decision Support Systems)

están en un nivel más alto del anterior que hemos visto. Es un sistema de

apoyo a decisiones es muy similar al sistema de información gerencial

tradicional ya que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un

sistema de apoyo a decisiones se caracteriza de los sistemas de información

gerencial tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de

decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del

dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente).

Los sistemas de apoyo a decisiones son hechos de acuerdo a las

características y necesidades específicas de la persona o grupo que los usa a

diferencia de los sistemas de información gerencial tradicionales.

“Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de establecer un

sistema de información para una tarea clave administrativa o de organización;

ciertamente, un sistema de apoyo de decisiones esta hecho para una tarea

administrativa o un problema específico y su uso se limita a dicho problema o

tarea.

Elementos de los DDS:

Se aplican a problemas no mal estructurados,

Ayudan, pero no sustituyen el proceso de toma de decisiones, y

Siempre están bajo control del usuario.

33

Componentes de los DSS:12

Los DSS ofrecen almacenamiento y recuperación de datos pero

mejorando las funciones de acceso y recuperación tradicionales con

ayudas para la construcción del modelo y el razonamiento basado en el

modelo. Ayudan en la estructuración, modelado y resolución del

problema.

Áreas de aplicación típicas de los DSS son: la gestión y planificación de

negocios, atención sanitaria, militar, y cualquier área de gestión en el

que se encuentren situaciones de toma de decisión complejas. Se usan

principalmente para decisiones estratégicas y tácticas en la gestión de

nivel superior (baja frecuencia y consecuencias potenciales altas) en los

que el tiempo dedicado es amortizado generosamente a largo plazo.

Los DSS tienen, tres componentes fundamentales:

• Sistema de Gestión de las Bases de Datos (SGBD): Son los bancos de

datos para los DSS. Separan al usuario de los aspectos físicos de la

estructura, contenidos y procesamiento de la base de datos.

• Sistema de gestión de la base del modelo (SGBM): El papel del SGBM

es análogo al del SGBD. Su función principal es dar independencia

entre los modelos específicos usados en el DSS y las aplicaciones que

los usan. El objetivo es transformar datos en información útil para la

toma de decisiones. Por lo no estructurado de muchos problemas,

debería de asistir también en la construcción del modelo.

• Sistema de generación y gestión del diálogo (SGGD). El principal

producto de la interacción con un DSS es la profundización en el

problema. Como los usuarios son a menudo gestores sin formación

informática, se necesitan interfaces intuitivos y fáciles de usar. Estos

interfaces ayudan en la construcción del modelo y en la interacción con

12 Monografias.com “Los Sistemas de Información”, documento de Internet

34

el mismo, proporcionando una visión y unas recomendaciones. Para

una mayor sencillez en la exposición, en adelante nos referiremos a

SGGD como "interfaz de usuario".

Ventajas del uso de los DSS:

• Menores costos.

• Disponibilidad de una gran variedad de herramientas en el

mercado que operan en el ambiente de microcomputadoras.

• Muy baja dependencia de personas que se encuentran fuera del

control de tomador de decisiones.

Desventajas del uso de los DSS:

• Falta de integridad y consolidación en la administración de la

información.

• Problemas de seguridad de la información.

• Perdida del control administrativa por parte del área de informática.

c) Sistema de información para ejecutivos (EIS). Un Sistema de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information

System) es un sistema de soporte a la decisión que esta destinado a la alta

dirección de una organización.

También se define como “Un sistema computacional que provee al ejecutivo

acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar

seguimiento a los factores críticos del éxito”.

Los sistemas de información para ejecutivos suelen tener acceso a

información financiera, de marketing, de ventas, información de recursos

humanos, de fabricación, e información estratégica y competitiva.

Un sistema de información a ejecutivos (IES) ayuda a estos a organizar sus

interactividades proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en

lugares accesibles tales como salas audiovisuales y oficinas personales

corporativas. Aunque los sistemas de información de ejecutivos se apoyan en

35

los sistemas de operaciones transaccionales y sistemas de información

gerencial por la información que estos le ofrecen, los sistemas de información

de ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no estructurados

creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas

estratégicos de una manera informada.

El trabajo cambia drásticamente cuando el gerente llega a la cima, por lo que

el gerente debe ser capaz de enfrentar el desafío. Los gerentes de nivel más

alto recibirían toda su información de los subsistemas funcionales, y estos

ejecutivos tendrían que analizarla y sacar de ella los datos hasta tenerlos en

una forma que les proporcione la adecuada información para la toma de

decisiones.

Mientras los sistemas verticales que hemos mencionado anteriormente son

sistemas importantes de “conocimiento” (porque implican el desarrollo, la

acumulación, el almacenamiento, y la difusión de varios tipos y niveles de

información), la empresa necesita también sistemas de “actuación”. Es decir

sistemas que coordinen, controlen, e integren la información y las tecnologías

a través de las distintas limitaciones o fronteras.

Las empresas necesitan unas capacidades de procesamiento de información

que sean de “cruce funcional” (“cross-functional”) y de “cruce organizacional”

(“cross-organizational”), o sistemas horizontales, que son flexibles, modulares,

de propósito general, y capaces de enlazarse con otras plataformas existentes

dentro y fuera de la organización.

• Los sistemas de información horizontales Los sistemas horizontales cortan lateralmente tanto las funciones como los

departamentos.

Bajo una demanda de producto importante, es necesario tener distintas

combinaciones de requerimientos de procesamiento de información para

producir y entregar productos y servicios. Así, si los requerimientos de los

productos cambian rápidamente, también han de cambiar los sistemas de

procesamiento de información.

36

Los sistemas horizontales no solo aceleran nuestra respuesta al mercado y la

habilidad de la empresa en suministrar mejores productos deseados por los

clientes, sino que también mejoran la eficiencia y efectividad de importantes

actividades de nuestros procesos.

Estos sistemas facilitan el que todas las áreas de la empresa estén

conectadas entre sí con flujos rápidos de información.

Puesto que las empresas hoy se enfrentan a ciclos de vida de los productos

más cortos, a un incremento de la competencia, y a la necesidad de repartir la

capacidad de producción a través de los requerimientos de los productos que

se caracterizan por sus cambios, han descubierto que los sistemas

horizontales integrados son vitales si quieren responder dinámicamente y de

forma eficiente a los cambios del mercado.

Pero, ¿qué implica el diseño para los sistemas horizontales?

Los sistemas horizontales requieren algo más que unas capacidades de

proceso que permitan una funcionalidad cruzada y tener como objetivo la

entrega rápida y adecuada del producto. Un sistema que por ejemplo reduce

el tiempo de llegada del producto al mercado puede tener ventajas

competitivas a corto plazo, pero las especificaciones del producto cambian.

Los sistemas horizontales tienen que estar diseñados teniendo en cuenta los

cambios - cambios en las especificaciones de los productos, en el

requerimiento de los productos, en las necesidades del servicio.

De este modo, la tendencia hacia arquitecturas abiertas, la modularidad, la

flexibilidad, la posibilidad de reutilización, y otras capacidades que permitirán

en el futuro ciertos cambios, son esenciales en el proceso de diseño de los

sistemas horizontales.

3.9 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 13 Los tipos y usos de los sistemas de información se muestran a continuación

en la figura 1.3

13 Daniel Cohen Karen “Sistemas de información para la toma de decisiones”, McGraw hill, Segunda Edición, 1997

37

FIGURA 1.3 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa estos son:

• Sistemas de procesamiento de transacciones.

• Sistemas de información gerencial.

• Sistemas expertos e inteligencia artificial.

• Sistemas de procesamiento de transacciones. Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información

encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir

son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas

tenemos el pago de nomina, facturación, entrega de mercancía y deposito de

cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa.

“Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que

traspasan sistemas y que permiten que la organización interactué con

ambientes externos. Debido a que los administradores consultan los datos

generados por el TPS para información al minuto acerca de lo que esta

pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones diarias que

estos sistemas funcionen lentamente y sin interrupción”.

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• Sistemas de información gerencial. Los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en ingles no

reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones ni tampoco son

los mismos, sino que estos sistemas incluyen procesamiento de

transacciones. Los sistemas de información gerencial son sistemas de

información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y

computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de

computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un

mismo ritmo.

Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro mas amplio

de tareas organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento

de transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de

decisiones y la toma decisiones.

“Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información

gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda

modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos.

Los sistemas de información gerencial producen información que es usada en

la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede

llegar a unificar algunas de las funciones de información computarizada,

aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio”.

• Sistemas expertos e inteligencia artificial. Primero definiremos que es la inteligencia artificial ya que esta puede ser

considerada la meta de los sistemas expertos. ”La AI es la actividad de

proveer a máquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir

conductas que se consideraría inteligentes si se observarán en seres

humanos. La AI representa la aplicación más sofisticada de las computadoras,

pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano”. Los sistemas

expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial para

resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios.

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El sistema experto o también llamado sistema basado en conocimiento,

captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver

un problema particular experimentado en una empresa.

A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones los cuales dejan el libre

dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema experto

selecciona la mejor solución a un problema en específico y la propone para la

toma de decisiones.

3.10 FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION El Sistema de Información lleva acabo una serie de funciones que se pueden

agrupar en cuatro grandes grupos:

1- Captación y Recolección de Datos:

Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha

información a través del SC a los órganos del Sistema de Información,

encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la

captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se

espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia

del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de

forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más

cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.

2- Almacenamiento: Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un

lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios,

o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier

usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables,

tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine

el sistema a adoptar.

También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información

que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.

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El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede

realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no

necesitan la información puedan acceder a ella.

3- Tratamiento de la Información:

Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información

almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en

la medida y formato que el usuario requiera.

Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad

de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que

representan, esto ha hecho que se generalice su uso.

4- Distribución y Diseminación:

Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información

requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta

interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de

la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la

organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones

que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y

adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la

empresa.

3.11 LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.

La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico

en las organizaciones, las cuales fundamentan cada vez más en los

sistemas de información su competitividad y su adaptación a los cambios

en el medio. El desarrollo de sistemas de información eficaces requiere de

una administración adecuada, que garantice una orientación acorde con

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los objetivos y estrategias de la empresa, dentro de las limitaciones de

recursos y de tiempo. 14

El desarrollo de un nuevo sistema de información es una actividad no

rutinaria en cualquier empresa. Además, un sistema de información

introduce modificaciones en la forma de operación de la empresa. Aunque

es posible pensar en desarrollar sistemas de información sin seguir

metodologías ni planificar, ello aumentaría los costos y los riesgos de

fracaso. Por ello es preferible desarrollar los sistemas mediante

proyectos. “El trabajo a través de proyectos es la forma habitual de

actuación en el desarrollo de sistemas de información. En algunos casos,

la decisión de emprender un proyecto de desarrollo es consecuencia de

un inmediato plan estratégico de la empresa. De esta manera, las

organizaciones en un nivel alto de gestión tecnológica realizan una

prospectiva a largo plazo (3 a 5 años) de sus necesidades, tanto en TI.

(Tecnologías de Información) como en sistemas de información,

generando planes estratégicos de sistemas.

En la actualidad en las empresas es muy importante contar con una

adecuada administración de proyectos ya que esto refleja el grado de

calidad con que se hacen los proyectos, parece ilógico pensar que una

empresa con mala administración de proyectos contara con buenos

sistemas de información basados en computadoras y que en esta hubiera

el buen aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros y

tecnológicos). También seria sorprendente ver una empresa con una

buena administración de proyectos y que esta no contara con un buen

sistema de información que le ayudara a la toma de decisiones.

La administración de proyectos aplicando su metodología en forma estricta

es sin duda una de las mejores herramientas para desarrollar proyectos

estos pueden ser de cualquier tipo o índole (proyectos de investigación de

mercados, proyectos de auditoria contable, proyectos de producción, 14 Conen Karen, Daniel, Enrique Lara. “Sistemas de Información para negocios: un enfoque para la toma de decisiones”, McGraw Hill, Tercera edición, México 2000.

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proyectos de producción, proyectos de desarrollo de sistemas de

información, proyectos de diseño e implantación de redes etc.) sin

importar el tamaño o giro de la empresa sea publica o privada.

La administración de proyectos no es una panacea universal para

cualquier empresa ya que primero hay determinar los costos de

implantación y operación. Para la implantación “Los autores proponen que

se debe seguir el enfoque de contingencia al determinar sin una

determinada organización debe o no implantar la administración de

proyectos.

En otras palabras si una organización diseñada y operada bajo la

estructura funcional tradicional esta alcanzando sus objetivos en forma

satisfecha sin la administración de proyectos, entonces no hay razón para

adoptarla”.

En la actualidad con desarrollos tecnológicos avances en la ciencia

computacional, en la genética, en la medicina en la astronomía, etc., hay

sin duda en todas estas y cualquier otra área un factor clave y decisivo

que es: la información; Se dice que quien tiene la información, clara,

concreta, segura y confiable domina a los demás en cualquier que sea su

área. Por lo tanto los sistemas de información son para la empresa como

el sistema nervioso es para el humano; Si no existieran lo Sistemas de

Información estaríamos en la edad primitiva todo lo que no rodea son

sistemas e información que uniéndolos nos ayudan a la toma de

decisiones.

En nuestros días con el desarrollo computacional y el uso indispensable

del PC como herramientas tanto en el trabajo como en casa. Ha hecho

que los sistemas de información basados en computadora sean

indispensables dentro de la empresa al grado que si no utilizan los

sistemas de información serian obsoletos y no podrían realizar sus

actividades por ejemplo: Un aeropuerto sin su sistema de información para

sus aterrizajes de sus aviones, o una central de trenes sin su sistema de

información de rutas alternas.