Business Requirements Document 

SR83746 ‐ Open Enrollment and 2013 Benefits Changes 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Document Information 

Document Attributes  Information 

ID  SR83746 

Owner   

Author(s)  Debbie Husary, Ken Smith 

Contributor(s)   

 

 

 

Revision History 

Version   Issue Date  Changes 

1.0  August 1, 2013  Initial Draft 

2.0  August 29, 2012  Add OE Sections 

3.0  September 12, 2012  Changes per feedback from Emma and Beth and add new requirement to change the Supplemental Disability Base . 

4 .0   September 14, 2012  Changes per feedback from Emma and Beth for Supplemental Disability Base requirement. 

5.0   October 3, 2012  Attach signed UPAY form and note that no End to End 

testing is required. 

6.0  October 15, 2012  Added timing of when to change the PPS parameter for 

HFSA maximum. 

7.0    November 14, 2012  Added Systemwide Bargaining Unit Exceptions 

 

 

Document Approvals 

Role  Name  Signature  Date 

       

       

 

 

   

  

Table of Contents 

1  Overview ............................................................................................................................................................... 4 

2  Product/Solution Scope ........................................................................................................................................ 6 

3  Business Rules ....................................................................................................................................................... 7 

4  Business Requirements ......................................................................................................................................... 7 

5  User Requirements ............................................................................................................................................... 7 

6  Functional Requirements ...................................................................................................................................... 7 

7  Attachment A ...................................................................................................................................................... 13 

 

 

   

   

1 Overview  

Implement Benefit Plan changes for Plan Year 2013. 

Update UC H&W rates for plan year 2013. 

Replace existing Ladder Rank Faculty file with the 2013 version. 

Modifications to PIP and PPS 

Increase Supplemental Disability Base from $14,286/mo to $21,429/mo. 

 

1.1 Background  

The Patient Protection and Affordable Care Act (PPACA) and the Health Care and Education Reconciliation Act of 2010 were signed into law by President Obama on March 30, 2010. The legislation requires that the maximum contribution to a Health Flexible Spending Account be $2500 for 2013 Plan Years. The UC maximum contribution has been $5000. 

Dependent Care FSA is not impacted. The maximum annual contribution remains $5000. 

1.2 Objectives  

Update to Health FSA annual limit for 2013. 

Health and Welfare Rate updates for 2013. 

Replace existing Ladder Rank Faculty file (PIP) with the 2013 version. 

Increase Supplemental Disability Base from $14,286/mo to $21,429/mo. 

 

Implementation may require a phased approach and must be coordinated with other year‐end processes and updates.  

The PPS parameter for HFSA maximum can be moved with the next feasible release, preferably before Oct. 29, 2012.   

Health and Welfare rate transactions should be included with the advance transactions in the year‐end processing schedule, and the Supplemental Disability limit should be included with the arrears transactions in the year‐end processing schedule. 

  Generally PIP modifications will need to be complete prior to the beginning of Open Enrollment (10/29) to facilitate end‐to‐end testing. 

 

 

1.3 Related Projects & Dependencies  

AYSO OE Project 

2012 Year End processing schedule 

 

1.4 Stakeholders  

Acronym  Description  Role 

*  Authorize  Has ultimate signing authority for any changes to the document

R  Responsible  Responsible for creating this document

A  Accountable Accountable for accuracy of this document (e.g. project manager)

S  Supports Provides supporting services in the production of this document

C  Consulted Provides input

I  Informed Must be informed of any changes

 

 

Name  Position  *  R  A  S  C  I 

Mark Esteban    X           

Jennifer Damico‐Murphy          X     

Ken Smith, Debbie Husary      X         

Shaun Ruiz              X 

Rowena Wong              X 

 

 

1.5 Proposed Strategy  

 

  

1.6 Glossary  

2 Product/Solution Scope  

2.1 Included in Scope 

Update to Health FSA annual limit for 2013. 

Health and Welfare Rate updates for 2013. 

Replace existing Ladder Rank Faculty file (PIP) with the 2013 version. 

Increase Supplemental Disability Base from $14,286/mo to $21,429/mo. 

 

2.2 Excluded from Scope  

No End to End testing is required.  

Dependent Care FSA Limit 

 

 

 

2.3 Assumptions & Constraints  

 

ID  Assumption / Constraint 

2.3.1  Details about the rate sets and the rates themselves will be provided as soon as they are available.  

 

 

 

 

  

2.4 Outstanding Items  

ID  Description 

2.4.1  Timing of Health FSA annual limit change implementation date  ‐ Oct 15, 2012 Added timing. 

2.4.2  Bargaining Unit Exceptions ‐ Nov 14, 2012 ‐Added Bargaining Unit Exceptions 

 

 

3 Business Rules  

 

4 Business Requirements  

 

5 User Requirements  

Req ID  Requirement Type  Requirement Description  Priority [L/M/H] 

Comments 

         

         

         

         

         

 

6 Functional Requirements 

Update UC H&W rates for plan year 2013, prior to first compute for December 2012 earnings. 

Update to Health FSA annual limit for 2013. 

Replace existing Ladder Rank Faculty file (PIP) with the 2013 version. 

Increase Supplemental Disability Base from $14,286/mo to $21,429/mo. 

  

6.1 Overview of Modifications 

Control Table Updates:  

Test and distribute BRT update transactions. 

Changes to System Parameter Table to support FSA limit change. 

Changes to System Messages Table to support FSA limit change. 

Increase Supplemental Disability Base from $14,286/mo to $21,429/mo. 

Attachment A contains the Benefits Rates Table update (UPAY 549C). 

 

Other Processes: 

 

 

PIPRATEU 

Replace existing Ladder Rank Faculty file (PIPOE) with the 2013 version. 

 

 

Req ID  Requirement Type  Requirement Description  Priority [L/M/H] 

Comments 

R0001  Edit  Testing should be performed to insure that the CICS and batch edits that currently restrict the annual Health FSA maximum to $5000 will enforce the new $2500 limit going forward. 

   

R0002  Message Table  System Messages that refer to $5000 as the maximum contribution for the Health FSA must be changed to reference $2500. 

   

R0003  System Parameter Table 

The $5000 maximum established in the System Parameter Table for Health FSA must be changed to $2500. 

   

R0004   PPS: Obtain the rate transactions from PIP and run PPP004 to test them. Split them into appropriate files for campuses. 

  

R0005  Control Table Table 14 Benefits Rates Table (for entries medical, dental, vision, and legal rates) 

Test and distribute BRT update transactions.  

After final 2013 H&W plan rates have been determined, HR&B will upload a comprehensive file and request that production control run PIP Job PIPRATEU that will use that file to generate BRT update transactions and deliver them to a file in MVS. The transactions should be processed into the BRT of a test instance of PPS for verification.  

The transactions should include the following (no MCB tiers) 

2013 Legal Rates Plan J2 Bargaining Unit ‘00’ 

2013 Dental Rates Plans D1, D3, P3, P4 Bargaining Unit ‘00’ 

2013 Vision Rates Plan VI and P5 Bargaining Unit ‘00’

 

Systemwide Bargaining Unit Exceptions – Distributed to all campuses: 

The transactions should include the following tiered by MCB values of 50, 98, 147, and 999. 

2013 Medical Rates Plans BC, BL, BP, CM, HB,HN, KN, KS, KU, WH Bargaining Unit ’BX’,’CX’,’NX’,’PA’ (to supersede prior BRT entries) 

2013 Medical Rates Plans BC, BL, CM, HB,HN, KN, KS, KU, WH Bargaining Unit ’RX’,’TX (to supersede prior BRT entries) 

2013 Medical Rates Plans BC, BL, BP, CM, HN, WH Bargaining Unit ’SX’ (to supersede prior BRT entries) 

The transactions should include the following tiered by MCB values of 48, 96, 144, and 999. 

2012 Medical Rates Plans BC, BL, BP, CM, HB, HN, KN, KS, KU, WH Bargaining Unit ’EX’,’HX’,’LX’ (to supersede prior BRT entries) 

2012 Medical Rates Plans BP Bargaining Unit ’RX’,’TX (to supersede prior BRT entries) they will have customized rates. 

2012 Medical Rates Plan HB, KN, KS, KU Bargaining 

  

Unit ’SX’ (to supersede prior BRT entries) they will have customized  rates. 

 

Bargaining Units IX and PA do not have rows in the rates tables, they default to bargaining unit 00 rates. 

Bargaining Unit PX plans are under bargaining unit 00. 

 

Local Bargaining Unit Exceptions – Distributed to specific campuses: 

The transactions should include the following tiered by MCB values of 50, 98, 147, and 999. 

2013 Medical Rates Plans BC, BL, BP, CM, HB, HN, KN, KS, KU, WH Bargaining Unit ’K4’,’K6’,’KM’ (to supersede prior BRT entries) 

2013 Medical Rates Plans BC, BL, BP, CM, HB, HN,WH Bargaining Unit ’K9’(to supersede prior BRT entries)  

2013 Medical Rates Plans KN, KS, KU Bargaining Unit ’K9’(to supersede prior BRT entries) they will have customized rates 

 

The transactions should include the following tiered by MCB values of 48, 96, 144, and 999. 

2012 Medical Rates Plans BC, BL, BP, CM, HB, HN, KN, KS, KU, WH Bargaining Unit ’F7’,’GS’ (to supersede prior BRT entries) 

The transactions should include the following tiered by MCB values of 47, 93, 140, and 999. 

2011 Medical Rates Plans BC, BL, BP, CM, HB, HN, KN, KS, KU, WH Bargaining Units ‘K7 (to supersede prior BRT entries) 

 

The following sets of transactions should be created, which contain unique rates by location:  The last 2 are new requirements. 

a file for UCLA which includes rates for K4 (skilled crafts unit)  & KM (skilled crafts, Merced)  

  

a file for San Diego which includes rates for K6 (skilled crafts unit)  

a file for Irvine which includes rates for K9 (skilled crafts unit) 

a file for Santa Cruz  which includes rates for F7 (fire fighters) and K7 (skilled crafts unit) 

a file for Berkeley which includes rates for GS (printing trades) 

R0006  PIPOE  Replace existing Ladder Rank Faculty file with the 2013 version, this file should be tested. 

R0007  BRT  Increase Supplemental Disability Base from $14,286/mo to $21,429/mo. 

 

 

 

  

 

 

  

7 Attachment A