business process design - time management v1.3
DESCRIPTION
SAPTRANSCRIPT
Business Process Design
RIM SAP Project
SAP ERP Implementation
PT. Royal Indo Mandiri
PT. Grand Utama Mandiri
PT. Tintin Boyok Sawit Makmur
PT. Tintin Boyok Sawit Makmur Dua
Module:
Time Management
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Business Process Design ini adalah dokumen RAHASIA antara PT Royal Indo Mandiri dengan PT Hermis Consulting.
Materi di dalam dokumen ini tidak diperkenankan untuk dibuka sebagian ataupun keseluruhan
kepada pihak lain tanpa persetujuan tertulis dari PT Royal Indo Mandiri.
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 1
KENDALI DOKUMEN
Nomor revisi Pembaharuan oleh Tanggal Keterangan
1.0 Sudyarti 11 Februari 2015 Initial Document
2.0 Sudyarti 16 Maret 2015 Aturan pengganti piket libur
Penambahan informasi di tipe absence mangkir
3.0 Sudyarti 27 Maret 2015 Menambahkan kondisi untuk interface aplikasi leave
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 2
PERSETUJUAN
Dokumen ini menandai diterimanya Proses Bisnis Desain untuk Time Management modul.
Business Process Owner:
BPO
W. Sinaga
Tanggal Tanda Tangan
BPO
Jefry Susanto
Tanggal Tanda Tangan
Hermis Consultant
Sudyarti
Tanggal Tanda Tangan
Project Management:
RIM Project Manager
Doni Permana
Tanggal Tanda Tangan
Hermis Project Manager
Pantyo Ardi
Tanggal Tanda Tangan
Catatan:
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 3
Board of Steering Committee:
President Director
Bhaskaran
Tanggal Tanda Tangan
Finance Director
Sylviarini Arifin
Tanggal Tanda Tangan
Director
Patrick Suwarsa
Tanggal Tanda Tangan
Director
Agus Susanto
Tanggal Tanda Tangan
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 4
1. GENERAL OVERVIEW 6
2. ENTERPRISE STRUCTURE 7
2.1. COST CENTER 7 2.2. PERSONNEL AREA 7 2.3. PERSONNEL SUBAREA 8 2.4. EMPLOYEE GROUP 9 2.5. EMPLOYEE SU7BGROUP 9
3. MASTER DATA 12
3.1. PLANNED WORKING TIME (IT0007) 12 3.1.1 Break Schedule 12 3.1.2 Daily Work Schedule 12 3.1.3 Period Work Schedule 13 3.1.4 Work Schedule Rule 13
3.2. TIME RECORDING INFO (IT0050) 15 3.3. ABSENCES (IT2001) 16 3.4. ATTENDANCES (IT2002) 18 3.5. SUBSTITUTIONS (IT2003) 19 3.6. ABSENCE QUOTA (IT2006) 21 3.7. OVERTIME (IT2007) 23 3.8. REMUNERATION INFO (IT2010) 24 3.9. TIME EVENT (IT2011) 25
4. BUSINESS PROCESS 27
4.1. ABSENCE QUOTA 27 4.1.1 Conceptual Design 27 4.1.2 Process Flow 27 4.1.3 Mapping to SAP Functionalities 27 4.1.4 Procedure 28 4.1.5 Changes & Impact 28 4.1.6 Gaps dan Issue 28
4.2. ABSENCE 29 4.2.1 Conceptual Design 29 4.2.2 Process Flow 31 4.2.3 Mapping to SAP Functionalities 31 4.2.4 Procedure 31 4.2.5 Changes & Impact 32 4.2.6 Gaps dan Issue 32
4.3. TIME EVENT RECORDING 33 4.3.1 Conceptual Design 33 4.3.2 Process Flow 33 4.3.3 Mapping to SAP Functionalities 34 4.3.4 Procedure 34 4.3.5 Changes & Impact 34 4.3.6 Gaps dan Issue 35
4.4. SUBSTITUTION 35 4.4.1 Conceptual Design 35 4.4.2 Process Flow 36 4.4.3 Mapping to SAP Functionalities 36 4.4.4 Procedure 36 4.4.5 Changes & Impact 36 4.4.6 Gaps dan Issue 37
4.5. ATTENDANCE 37 4.5.1 Conceptual Design 37 4.5.2 Process Flow 37 4.5.3 Mapping to SAP Functionalities 37 4.5.4 Procedure 38
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 5
4.5.5 Changes & Impact 38 4.5.6 Gaps dan Issue 38
4.6. OVERTIME 39 4.6.1 Conceptual Design 39 4.6.2 Process Flow 39 4.6.3 Mapping to SAP Functionalities 40 4.6.4 Procedure 40 4.6.5 Changes & Impact 40 4.6.6 Gaps dan Issue 41
4.7. TIME EVALUATION 41 4.7.1 Conceptual Design 41 4.7.2 Process Flow 42 4.7.3 Mapping to SAP Functionalities 42 4.7.4 Procedure 42 4.7.5 Changes & Impact 43 4.7.6 Gaps dan Issue 43
5. RICEF 44
5.1. REPORTS. 44 5.2. INTERFACE. 44 5.3. CONVERSION. 44 5.4. ENHANCEMENT. 44 5.5. FORMS. 44
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 6
1. GENERAL OVERVIEW
Time Management membantu Time Administration PT. Royal Indo Mandiri untuk menjalankan proses
Human Resources yang melibatkan perencanaan, penyimpanan, dan pengevaluasian dari waktu
bekerja dan waktu ketidakhadiran karyawan.
Time Management meliputi:
1. Administrasi seperti ketika izin, cuti dan sakit
2. Perencanaan waktu kerja
3. Evaluasi dari kehadiran dan ketidakhadiran untuk pengelolaan waktu
Time Management data akan mengolah informasi mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan
dan aktifitas mereka ketika bekerja. Time data (Actual & Planned) milik karyawan akan dievaluasi di
Time Evaluation.
Fungsi dan proses di dalam Time Management akan mencakup skenario bisnis sebagai berikut:
1. Time Administration (pencatatan data karyawan seperti kehadiran, ijin, cuti, dan lain-lain)
2. Time Evaluation Processing (evaluasi antara jadwal kerja dengan pencatatan data karyawan)
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 7
2. ENTERPRISE STRUCTURE
Company code merupakan unit organisasi terkecil dari akuntansi eksternal, di mana akuntansi
keuangan yang lengkap dan terisolasi dapat diciptakan. Dalam hal ini, yang dimaksud company code
adalah kode dari perusahaan sebagai entitas legal yang diakui secara hukum. Company code
digunakan dalam pembuatan laporan untuk standard laporan keuangan, untuk contoh neraca, dan
perhitungan laba rugi, yang terkandung dalam kode unit organisasi dalam perusahaan. Didalam
customizing, company code direpresentasikan oleh empat character kode alpa-numeric. Detail dari
company code didefinisikan dan dibuat di dalam modul Finance and Controlling.
Didalam modul Personnel Administration, company code memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:
Company code digunakan untuk menghasilkan nilai-nilai awal (default value) untuk data entry
seperti gaji karyawan.
Company code merupakan kriteria seleksi untuk pelaporan.
Company code merupakan unit memeriksa otorisasi.
Company code yang didefinisikan adalah:
Company Description
RIMI Royal Indo Mandiri
GUMI Grand Utama Mandiri
TBSI Tintin Boyok Sawit Makmur
TBSD Tintin Boyok Sawit Makmur Dua
2.1. Cost Center
Cost Center adalah unit organisasi untuk mengendalikan expense / biaya yang dikeluarkan unit
terkecil di Controlling Area. Cost Center ini juga bisa menampung Revenue karena di Cost Center
akan diassign Profit Center, dan Company Code. Desain Cost Center adalah berdasarkan Direktorat,
Divisi dan area fungsional / departemen.
Dalam struktur organisasi, pada umumnya cost center akan dipasangkan atau dihubungkan dengan
setiap organisasi unit yang ada dalam struktur organisasi perusahaan. Dengan sifat turunan yang ada
dalam struktur organisasi, maka setiap orang yang memiliki posisi yang berada dalam suatu
organisasi unit akan memilki cost center yang dimiliki atau telah dipasangkan dengan organisasi unit
tempat karyawan berada.
2.2. Personnel Area
Personnel Area merupakan bagian dari perusahaan. Satu perusahaan dapat memiliki satu atau lebih
Personnel Area. Dalam sudut pandang administrasi kepegawaian, Personnel Area merupakan
pembagian karyawan dalam area-area tertentu yang tergabung dalam satu perusahaan. Sedangkan
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 8
dari sudut pandang organisasi atau bisnis usaha, Personnel Area dapat merepresentasikan
pembagian bisnis usaha dalam satu perusahaan.
Personnel Area memiliki fungsi-fungsi berikut:
Personnel Area digunakan untuk menghasilkan nilai-nilai default untuk entry data, sebagai contoh
penggajian karyawan.
Personnel Area untuk seleksi pelaporan.
Personnel Area merupakan unit check otorisasi.
Personnel Area yang didefinisikan sebagai pembagian berdasarkan area kerja perusahaan. Berikut ini
adalah detail dari personnel area yang ada:
Company Code Deskripsi Personnel Area Deskripsi
RIMI Royal Indo Mandiri 1000 Royal Indo Mandiri
GUMI Grand Utama Mandiri 2000 Grand Utama Mandiri
TBSI Tintin Boyok Sawit Makmur 3000 Tintin Boyok Sawit Makmur
TBSD Tintin Boyok Sawit Makmur Dua 4000 Tintin Boyok Sawit Makmur Dua
2.3. Personnel Subarea
Personnel subarea adalah bagian dari personnel area. Pengendalian organisasi pada enterprise
structure terletak pada personnel subarea. Di dalam customizing, personnel subarea
direpresentasikan dengan empat karakter alpha-numeric.
Personnel subarea memiliki fungsi-fungsi di dalam organisasi sebagai berikut:
1. Mengatur user interface dalam memasukan data country-specific dan pengaturan/pengolahan
wage type dan group pay scale didalam penggajian.
2. Menentukan area pelaporan terkait jamsostek dan pajak.
3. Penentuan kelompok untuk Time Management. Hal ini memungkinkan anda untuk mengatur
jadwal kerja, jenis substitusi, dan absensi berdasarkan suatu Personnel Subarea tertentu.
4. Personnel Subarea dapat menjadi kriteria seleksi untuk proses atau pelaporan.
5. Personnel Subarea digunakan untuk menghasilkan nilai awal pay scale area dan pay scale type
pada pengupahan dasar karyawan.
6. Menentukan kalender hari libur.
7. Mendefinisikan jenis upah Personnel Subarea khusus per daerah
Personnel Subarea yang didefinisikan adalah area yang lebih kecil dan merupakan bagian dari area
kerja. Pembagian Personnel Subarea adalah sebagai berikut:
Personnel
Area Deskripsi
Personnel
Subarea Deskripsi
1000 Royal Indo Mandiri 1001 HO
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 9
2000 Grand Utama Mandiri 2001 HO
2002 Sekadau
3000 Tintin Boyok Sawit Makmur 3001 HO
3002 Sekadau
4000 Tintin Boyok Sawit Makmur Dua 4001 HO
4002 Sanggau
2.4. Employee Group
Employee group merupakan suatu bagian utama dari data kepegawaian. Employee group
didefinisikan sebagai penempatan sekelompok karyawan pada suatu perusahaan. Komponen
employee group membuat perbedaan yang signifikan antara karyawan aktif, karyawan eksternal, dan
sebagainya. Di dalam SAP, employee group direpresentasikan dengan satu digit alpha-numerik.
Employee group memiliki fungsi-fungsi di dalam organisasi berikut ini:
1. Employee group memungkinkan kita untuk menghasilkan nilai data entri awal, misalnya untuk
area penggajian atau dalam penentuan nilai gaji pokok karyawan.
2. Employee group menjadi kriteria seleksi untuk proses dan pelaporan.
3. Employee group merupakan kelompok unit pemeriksaan otorisasi.
Employee group yang didefinisikan adalah:
Employee Group Deskripsi
1 Active
2 Inactive
3 Expatriate
5 Terminated
2.5. Employee Subgroup
Employee Subgroup menggambarkan bagian-bagian employee group yang lebih kecil. Pembagian
tersebut dapat dilakukan karena adanya kebutuhan yang berbeda di setiap kelompok kecil karyawan
di dalam perusahaan misalnya digunakan untuk membedakan jadwal kerja di setiap kelompok
karyawan.
Employee Subgroup memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Employee Subgroup dapat digunakan untuk pengelompokkan karyawan berdasarkan jenis
remunerasi.
2. Employee Subgroup dapat digunakan untuk menentukan jadwal kerja yang dijinkan untuk sub
kelompok karyawan.
3. Employee Subgroup dapat digunakan untuk menentukan nilai entri data awal, misalnya untuk
payroll area atau membayar gaji pokok seorang karyawan.
4. Employee Subgroup sebagai kriteria seleksi untuk proses dan pelaporan.
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 10
5. Employee Subgroup merupakan unit memeriksa otorisasi.
Employee subgroup yang didefinisikan adalah:
Employee Group Deskripsi Employee Subgroup Deskripsi
1 Active 02 Non-Staff
03 Staff
04 Senior Staff
05 Supervisor
06 Asisten Manager
07 Manager
08 General Manager
09 Direksi
2 Inactive 02 Non-Staff
03 Staff
04 Senior Staff
05 Supervisor
06 Asisten Manager
07 Manager
08 General Manager
09 Direksi
3 Expatriate 02 Non-Staff
03 Staff
04 Senior Staff
05 Supervisor
06 Asisten Manager
07 Manager
08 General Manager
09 Direksi
5 Terminated 02 Non-Staff
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 11
03 Staff
04 Senior Staff
05 Supervisor
06 Asisten Manager
07 Manager
08 General Manager
09 Direksi
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 12
3. MASTER DATA
Master data infotype yang digunakan pada proses Time Management adalah sebagai berikut:
Infotype Description Remarks
0007 Planned Working
Time
Jadwal kerja
0050 Time Recording Info Informasi ID mesin absen
2001 Absences Ketidakhadiran karyawan / absen
2002 Attendances Kehadiran karyawan di tempat lain (Dinas Luar &
Training)
2003 Substitution Pergantian jadwal kerja sementara
2006 Absence Quota Kuota cuti (cuti tahunan dan cuti besar)
2007 Overtime Izin Lembur (SPL)
2010 Remuneration Info Tunjangan yang menggunakan hitungan waktu
2011 Time Event Data kehadiran (clock-in & clock-out) karyawan setiap
bekerja
Berikut ini detail dari masing-masing master data infotype yang digunakan.
3.1. Planned Working Time (IT0007)
Planned Working Time Infotype (0007) mendefinisikan kapan dan di mana seorang karyawan harus
bekerja dan juga menentukan bagaimana data waktu karyawan tersebut diproses.
Dengan menetapkan jadwal kerja di Planned Working Time infotype (0007), informasi rencana jam
kerja karyawan untuk jangka panjang akan terbentuk.
Seluruh karyawan memiliki pola kerja. Pola kerja kemudian akan di-maintain menjadi Work Schedule
Rule yang ditentukan berdasarkan pola kerja karyawan dari hari ke hari dimulai jam masuk, jam
pulang, jam istirahat dan hari tidak bekerja (off).
Di dalam SAP, Work Schedule Rule terbentuk dari beberapa bagian yaitu:
3.1.1 Break Schedule
Break schedule adalah jadwal libur yang berlaku di perusahaan. Break schedule akan
digunakan pada saat membuat jadwal harian atau Daily Work Schedule.
Berikut ini Break Schedule yang ada antara lain:
Break No Start End Prev. Indicator Unpaid Paid
B001 1 12:00 13:00 1
B002 2 11.30 13.00 1,5
3.1.2 Daily Work Schedule
Daily Work Schedule adalah jadwal kerja harian karyawan. Setiap hari karyawan dapat
memliki jadwal kerja yang berbeda-beda. Misalnya karyawan yang masuk Senin sampai
Jumat, memiliki jadwal kerja hari Senin sampai dengan Kamis dan hari Jumat memiliki jadwal
kerja yang berbeda. Dengan demikian, pada jadwal kerja karyawan tersebut memiliki Dua
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 13
Daily Work Schedule, yaitu jadwal Senin – Kamis, dan jadwal Jumat. Sementara untuk jadwal
istirahat mengacu pada sub bab 3.1.1 Break Schedule
Berikut ini Daily Work Schedule yang adalah:
DWS Description Working Time Break Time
H521 Head Office (Senin – Kamis) 08:00 – 17:00 12:00 – 13:00
H522 Head Office (Jumat) 08:00 – 17:30 11:30 – 13:00
P521 Head Office Puasa 07:30 – 16:00 12:00 – 13:00
S611 Site Office (Senin – Kamis) 07:00 – 15:00 12:00 – 13:00
S612 Site Office (Jumat) 07:00 – 15:30 11:30 – 13:00
S613 Site Office (Sabtu) 07:00 – 12:00 -
3.1.3 Period Work Schedule
Period Work Schedule adalah kumpulan dari Daily Work Schedule dalam periode tertentu
(pada umumnya perminggu atau kelipatannya). Untuk jadwal normal, satu periode adalah
satu minggu (tujuh hari). Sedangkan untuk jadwal shift, satu periode dapat lebih dari satu
minggu (misalnya dua minggu atau tiga minggu).
Berikut ini adalah list Period Work Schedule yang akan digunakan:
PWS Description Seq 1 2 3 4 5 6 7
H521 Head Office 1 H521 H521 H521 H521 H522 OFF OFF
S611 Site 1 S611 S611 S611 S611 S612 S613 OFF
3.1.4 Work Schedule Rule
Work Schedule Rule adalah jadwal kerja yang akan muncul pada infotype Planned Working
Time. Work Schedule Rule terbentuk dari beberapa bagian yaitu:
Period Work Schedule
Reference Date
Start point in Work Schedule
Holiday Calendar (menggunakan standard Holiday Calendar ID – Indonesia)
Beberapa informasi jumlah jam pada jadwal kerja tersebut:
o Pola kerja 5 – 2
Daily working hours : 8
Weekly working hours : 40
Weekly working days : 5
Monthly working hours : 173 (akan menjadi acuan lembur)
Annual working hours : 2080
o Pola kerja 6 – 1
Daily working hours : 7
Weekly working hours : 40
Weekly working days : 6
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 14
Monthly working hours : 173 (akan menjadi acuan lembur)
Annual working hours : 2080
Jadwal kerja ini akan menentukan jadwal masuk atau libur kerja karyawan. Berikut ini WS
Rule yang ada:
WS Rule Description PWS Ref Date Start point in PWS
H521 Head Office H521 01.12.2014 1
S611 Site Office S611 01.12.2014 1
Berikut adalah field area dan field detail dari layar Planned Working Time:
Work Schedule Rule
Field
Name
Description Field
Type
*
User Input Remarks
Work
schedule
rule
Work schedule rule
menentukan jadwal
kerja yang akan
digunakan untuk
mengatur waktu
kerja dan hari kerja
karyawan pada
periode yang berlaku.
M Work Schedule Rule yang akan
digunakan terdapat pada sub bab 3.1.4
Work Schedule Rule
Selection
button
Time
Manage
ment
Status
Field ini untuk
mengindikasikan
apakah karyawan
berpartisipasi dalam
time evaluation atau
tidak
M
Code Time Management Status
0 No Time Evaluation
1 Time Evaluation of actual
times
Contoh : Time management status 0 - No
time Evaluaton digunakan sebagai time
status untuk direksi.
Sedangkan Golongan 2 dan Golongan 8
diset Time Evaluation of actual times
Drop
down list
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
Working Time
Field Name Description Field
Type
*
User Input Remarks
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 15
Employment
percent
Field ini menunjukkan
persentase kerja sesuai
dengan jadwal kerja. Jika
kita mengubah nilai pada
field ini, sistem akan
menyesuaikannya secara
otomatis
R Otomatis 100 persen. Default by SAP
Daily
working
hours
Field ini menentukan
berapa jam karyawan
harus kerja per hari.
R Nilai dari field ini ditentukan
dari work schedule rule yang
sesuai.
Default by SAP
Weekly
working
hours
Field ini berisi jumlah jam
kerja karyawan per
minggu.
R Nilai dari field ini ditentukan
dari work schedule rule
Default by SAP
Monthly
working
hours
Field ini berisi jumlah jam
kerja bulanan seorang
karyawan.
R Nilai dari field ini ditentukan
dari work schedule rule.
Default by SAP
Annual
working
hours
Rata-rata waktu bekerja
tahunan dalam jam. Field
ini berisi jam kerja tahunan
seorang karyawan.
R Nilai dari field ini ditentukan
dari work schedule rule.
Default by SAP
Weekly
workdays
Field ini menentukan
berapa hari karyawan
biasanya bekerja per
minggu.
R Nilai dari field ini ditentukan
dari work schedule rule.
Default by SAP
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.2. Time Recording Info (IT0050)
Dalam Infotype Time Recording Info, akan dimasukkan master data dari karyawan-karyawan yang
akan melakukan clock in / clock out dalam mesin absensi dan infotype ini digunakan sebagai
informasi pengontrol dalam Time Evaluation. Infotype ini adalah infotype mandatory jika karyawan
akan di proses dalam Time Evaluation.
Detail Field dalam infotype Time Recording Info :
Time Recording ID
Field
Name
Description Field
Type
*
User Input Remarks
Time ID Identitas karyawan dalam
mesin absensi.
M Jika identitas dalam mesin
absensi sama dengan
Default by SAP
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 16
employee number pada
SAP, maka akan dibuatkan
proses otomatis agar
informasi ini dapat terbentuk
pada saat Hiring.
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.3. Absences (IT2001)
Absence Infotype digunakan untuk menyimpan dan memelihara waktu dimana karyawan
meninggalkan tempat bekerja sesuai ijin yang tertera pada peraturan perusahaan dan mencatat
ketidakhadiran tanpa ijin pada saat tidak melakukan absen pada mesin absen.
Sebelum kita masuk ke layar Absence infotype, kita harus memilih subtype. Subtype yang dipilih
adalah Absence Type yang akan menggambarkan tipe ketidakhadiran dan alasan umum
ketidakhadiran karyawan.
Absence
Type
Description Rule
0001 Cuti Tahunan • Secara SOP boleh hutang cuti selama 3
hari
• Tidak memotong gaji
0002 Cuti Bersama • Memotong kuota cuti tahunan
• Jika tidak memiliki kuota cuti tahunan,
maka akan dianggap hutang cuti
0003 Cuti Haid • Berlaku untuk karyawan wanita
• Maksimal 1 hari
• Tidak memotong kuota cuti tahunan
• Bisa digunakan ketika karyawati
mengalami haid
0004 Cuti Haji • Maksimal 40 hari
• Hanya berlaku untuk ibadah haji
pertama
0005 Cuti Umroh • Jika cuti tahunan masih tersedia, maka
akan memotong cuti tahunan
• Jika cuti tahunan sudah habis, maka
akan dianggap unpaid
0006 Cuti Melahirkan • Berlaku untuk karyawan wanita
• Maksimal 3 bulan
• Tidak memotong kuota cuti tahunan
0007 Cuti Keguguran • Berlaku untuk karyawan wanita
• Maksimal 1 bulan
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 17
• Tidak memotong kuota cuti tahunan
0008 Ijin Darurat (Bencana Alam) • Tidak memotong kuota cuti tahunan
0009 Ijin Sakit • Maksimal 1 hari jika tanpa surat dokter
• Lebih dari 1 hari memerlukan surat
dokter
0010 Ijin Keluarga Meninggal • Maksimal 2 hari
0011 Ijin Karyawan Menikah • Maksimal 3 hari
• Hanya berlaku untuk pernikahan
pertama
0012 Ijin Anak Karyawan Menikah • Maksimal 2 hari
0013 Ijin Istri Karyawan Melahirkan /
Keguguran
• Maksimal 2 hari
0014 Ijin Anak Pembaptisan / Khitanan • Maksimal 2 hari
0015 Ijin Anggota Keluarga 1 Rumah
Meninggal
• Maksimal 1 hari
0016 Ijin Terlambat • Maksimal 4 jam, lebih dari 4 jam akan
dianggap cuti
0017 Ijin Pulang Cepat • Maksimal 4 jam, lebih dari 4 jam akan
dianggap cuti
0018 Pengganti Piket Libur • Cuti didapatkan karyawan 1 hari setelah
pengganti piket libur dilakukan
• Berlaku 30 hari, lewat dari 30 hari maka
akan dianggap hangus
• Contoh: karyawan melakukan cuti pada
tanggal 15 maret 2015, maka cuti akan
muncul dari periode 16 maret 2015 – 15
april 2015
0019 Home Trip • Maksimal 2 hari
• Tidak memotong kuota cuti tahunan
• Berlaku untuk karyawan yang lokasi
kerjanya berbeda dengan point of hire
0099 Mangkir • Memotong kuota cuti tahunan
• Maksimal 5 hari, jika lebih dari 5 hari
akan diberhentikan dari perusahaan
(ada SP-I, SP-II, dan SP-Terakhir)
Absence
Field Description Field User Input Remarks
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 18
Name Type
*
Absence type
Setiap aktifitas dari Absence diwakili sebuah Absence type, yang menggambarkan tipe ketidakhadiran dengan lebih terinci.
M Sesuai dengan subtype absence
Selection button
Time Perincian waktu mulai, waktu akhir . Field ini dapat dikosongkan, cukup memasukkan tanggal mulai dan tanggal akhir absen pada field From To.
O hh:mm – hh:mm Manual input
Absence hours
Menentukan durasi dari Absence dalam jam
O Dihitung oleh SAP jika field Time diisi.
Default by SAP
Absence days
Jumlah hari yang ditentukan oleh SAP berdasarkan informasi dari jadwal kerja karyawan, dan pada setiap data yang menimpa jadwal kerja.
O Dihitung oleh SAP Default by SAP
Calendar days
Hari kalender dengan jumlah hari antara tanggal mulai dan tanggal akhir pada saat data direcord.
R Dihitung oleh SAP Default by SAP
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.4. Attendances (IT2002)
Infotype Attendance digunakan untuk mencatat aktifitas karyawan di luar kantor yang dihitung sebagai
jam bekerja. Infotype Attendance memiliki beberapa atendence type yang berfungsi untuk mencatat
alasan kehadiran karyawan di tempat lain secara lebih spesifik.
Sebelum kita masuk ke layar infotype Attendance, kita harus memilih subtype. Subtype yang dipilih
adalah Attendance Type yang akan menggambarkan tipe ketidakhadiran di lokasi bekerja yang
dihitung sebagai waktu bekerja dan alasan umum ketidakhadiran tersebut.
Attendance Type Description
0001 Dinas Luar
0002 Training / Seminar
0003 Meeting Diluar Kantor
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 19
Attendance
Field
Name
Description Field
Type
*
User Input Remarks
Attendanc
e type
Setiap bentuk dari Attendance mewakili
sebuah Attendance type, yang
menggambarkan tipe ketidakhadiran
dengan lebih terinci.
M Sesuai dengan
subtype
Attendance.
Selection
button
Time Dalam field ini, Kita diminta untuk
memasukkan waktu mulai, waktu akhir.
Field ini dapat dikosongkan, cukup
memasukkan tanggal mulai dan tanggal
akhir absen pada field From To.
O hh:mm – hh:mm Manual
input
Attendanc
e hours
Menentukan durasi dari Attendance dalam
jam
O Dihitung oleh
SAP
Attendanc
e days
Jumlah hari yang ditentukan oleh SAP
berdasarkan informasi dari jadwal
pekerjaan karyawan, dan pada setiap data
yang menimpa jadwal kerja.
O Dihitung oleh
SAP
Calendar
days
Hari-hari kalender dengan jumlah hari
antara tanggal mulai dan tanggal akhir
pada saat data direcord.
R Dihitung oleh
SAP
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.5. Substitutions (IT2003)
Infotype Substitutions akan mencatat waktu kerja seorang karyawan yang berubah atau berganti dari
jadwal kerja yang telah di rencanakan. Substitutions ini memungkinkan kita untuk merekam
perubahan jangka pendek pada jadwal pekerjaan.
Berikut ini adalah field area dan detail field dari Infotype Substitution :
Substitution Type
Field Name Description Field
Type
*
User Input Remarks
Substitution
type
Pada field ini kita menentukan
jenis/alasan substitusi
M Code Substitution Type
01 Shift substitution
Selection
button
Substitution
hours
Jam/waktu substitusi
(disarankan tidak menggunakan
O hh:mm – hh:mm Manual
input
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 20
field ini)
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
Daily work schedule
Field Name Description Field
Type
*
User Input Remarks
Daily work
schedule
Substitusi dapat dilakukan
dengan mengganti Daily Work
Schedule.
R
DWS
Daily WS
Text
N52J
Normal HO
52
N61S
Normal Site
61
OFF Not Working
Detail Daily Work Schedule
terdapat pada sub bab 3.1.2
Daily Work Schedule
Selection
button
Daily work
schedule
variant
Versi yang berbeda dari jadwal
kerja harian yang sama.
Contoh : Jam istirahat pada hari
jumat dan hari senin berbeda.
O Selection
button
Daily work
schedule
grouping
Grouping daily work schedule O Selection
button
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
Work schedule rule
Field Name Description Field
Type
*
User Input Remarks
Work
schedule rule
Jadwal kerja O Detail Work Schedule
terdapat pada akhir sub bab
3.1.4 Work Schedule Rule
Selection
button
Holiday
calendar ID
Grouping kalender hari kerja O ID (Indonesia Calendar ID) Selection
button
Personel
Number
Nomor Identitas karyawan
dalam SAP
O Selection
button
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 21
ES Grouping Grouping work schedule
berdasarkan employee group
dan employee subgroup
O Selection
button
PS Grouping Grouping work schedule
berdasarkan personnel
subarea
O Selection
button
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
Breaks
Field
Name
Description Field
Type
*
User Input Remarks
Work
break
Schedule
Jadwal istirahat karyawan. O Break
Name
Break Time
B001 12:00 - 13:00
B002 11:30 - 13:00
Detail Break terdapat pada sub
bab 3.1.1 Break Schedule
Selection
button
1st break Periode dimana karyawan
membutuhkan istirahat.
O hh:mm
2nd break Periode dimana karyawan
membutuhkan istirahat.
O hh:mm
Paid break
period
Bagian dari istirahat yang
dibayar
O Numerik
Unpaid
break
period
Bagian dari istirahat yang tidak
dibayar
O Numerik
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.6. Absence Quota (IT2006)
Infotype ini akan menyimpan detail quota absen (cuti) yang berisi sejumlah hari dimana karyawan
diperbolehkan untuk ijin tidak bekerja.
Infotype ini akan digunakan untuk menyimpan data :
1. Kuota Cuti Tahunan
Cuti tahunan adalah cuti yang diperoleh oleh karyawan setiap satu tahun terhitung sejak
setahun menjadi karyawan
Kuota cuti tahunan karyawan adalah 12 hari kerja
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 22
Hutang cuti max. 3 hari kerja, lebih dari 3 hari kerja akan dianggap unpaid, dan dihitung
potongannya secara manual diluar SAP
Perhitungan cuti tahunan berdasarkan join date karyawan yang disimpan di infotype Date
Specification (IT0041) dengan kode TC – Generate Cuti
Masa berlaku cuti 1 1/2 tahun setelah cuti didapat karyawan
Karyawan dapat mengambil cuti sebelum 1 tahun bekerja, tetapi sudah melewati masa
probation, pada saat kuota cuti tahunan digenerate, maka akan dikurangi dengan hutang cuti
yang sudah pernah diambil
2. Pengganti Piket Libur
Pengganti Piket Libur adalah cuti yang diperoleh oleh karyawan yang masuk di hari libur/off
Cuti ini merupakan pengganti hari libur/off karyawan setelah karyawan masuk di hari libur/off
Cuti ini akan di-generate pada saat infotype substitution di-create
Kuota bisa diambil oleh karyawan 1 hari setelah piket dilaksanakan
Masa berlaku cuti ini adalah 30 hari. Jika setelah 30 hari sejak dilaksanakannya piket tidak
diambil, cuti ini akan hangus
Berikut adalah detail field dalam layar Infotype Absence Quotas :
Absence Quotas
Field Name Description Field
Type
*
User Input Remarks
Type Tipe absence quota. M Quota
Type Quota Text
01 Cuti
Tahunan
02 Pengganti
Piket Libur
Quota Text Quota text M Default by
SAP
Number Jumlah hari status kuota waktu. M Numerik
Unit Satuan waktu dari field number. M (hari) Default by
SAP
Start Date Tanggal mulai. R dd.mm.yyyy
End Date Tanggal akhir. R dd.mm.yyyy
Deduction
from
Tanggal matang cuti dapat
dipotong
R dd.mm.yyyy
Deduction to Tanggal matang cuti hangus. R dd.mm.yyyy
From Waktu mulai dimana kuota O hh:mm
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 23
dapat digunakan
To Waktu selesai dimana kuota
dapat digunakan
O hh:mm
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.7. Overtime (IT2007)
Infotype Overtime digunakan untuk mencatat waktu lembur karyawan berdasarkan Surat Perintah
Lembur. Data yang dimasukkan adalah waktu awal dan waktu akhir lembur. SAP akan menghitung
total jam lembur berdasarkan peraturan yang berlaku melalui proses Time Evaluation. Selanjutnya
total jam lembur hasil Time Evaluation ini akan ditransfer oleh proses payroll dan dihitung nilai
uangnya berdasarkan dasar gaji masing-masing karyawan.
Perhitungan lembur hanya dikhususkan untuk karyawan non-staff (office boy dan messanger) dengan
lokasi di head office.
Misalnya karyawan yang memiliki pola 5 hari kerja melakukan lembur pada hari kerja biasa mulai
pukul 17:00 sampai dengam pukul 20:00. Rule yang digunakan adalah Rule 5-2: Hari Kerja Biasa
seperti pada gambar di atas. Perhitungan lemburnya adalah sebagai berikut:
Total jam lembur 3 jam
Rule “1 jam pertama x 1,5” 1 wage type Lembur 1,5Ovt
Rule “Selanjutnya x 2” 2 wage type Lembur 2Ovt
Jika dihitung secara total, jumlah lemburnya adalah:
Atau jika dihitung dalam lembur, jumlah lemburnya adalah:
Nilai ini yang akan dihitung nilai uangnya di dalam proses payroll dengan mengalikan lemburnya:
Gaji adalah komponen yang ada di infotype basic pay yaitu Gaji Tetap.
Karyawan bisa mendapatkan overtime sebelum jam kerja dimulai dan setelah jam kerja
selesai.
Nilai uang = 5,5 x Ovt
= 5,5 x (Gaji Tetap / 173)
(1 x 1,5Ovt) + (2 x 2Ovt) = 1,5 Ovt + 4 Ovt = 5,5 Ovt
1x Lembur 1,5Ovt dan 2x Lembur 2Ovt
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 24
Data infotype overtime dapat diinput maksimal satu hari setelah pelaksanaan lembur.
Overtime
Field Name Description Field
Type
*
User Input Remarks
Time Jadwal overtime (waktu awal
dan waktu akhir overtime)
M hh:mm Manual
input
Prev. Day Indikator jam pulang melewati
hari berikutnya atau tidak
O Ticked / Unticked Manual
Input
Overtime
Hour
Jumlah jam overtime O Dihitung oleh SAP
Overtime
Comp. Type
Jenis kompensasi overtime O Depend on Wage Type Selection
button
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
Breaks
Field
Name
Description Field
Type
*
User Input Remarks
Break Waktu istirahat overtime (waktu
awal dan waktu akhir
O hh:mm Manual
input
Unpaid Jumlah jam istirahat yang tidak
dibayar
O Numerik Manual
input
Paid Jumlah jam istirahat yang
dibayar
O Numerik Manual
input
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.8. Remuneration Info (IT2010)
Infotype Employee Remuneration Info digunakan dengan memasukkan jenis upah dan informasi yang
telah dihitung secara manual, seperti jumlah hari uang makan, jumlah hari uang transport dan nilai
lembur untuk selanjutnya di proses dalam payroll.
Remuneration Info
Field
Name
Description Field
Type
*
User Input Remarks
Wage
Type
Tipe/jenis upah M Secara detail jenis wage
type yang akan dimasukkan
ke dalam field ini ini akan
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 25
tercatat pada blueprint
Payroll
Number of
hours
Jumlah jam O Numerik
Number Kuantitas O Numerik
Unit Unit O - Jam
- Hari
Selection
button
Amount Jumlah (uang) O Numerik Manual input
Currency Nilai mata uang O - Selection
button
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3.9. Time Event (IT2011)
Infotype Time Event akan menyimpan aktual waktu kerja (seperti waktu masuk dan waktu selesai
kerja) yang dimasukkan oleh karyawan pada recording terminal. Infotype ini digunakan hanya jika
ingin mengevaluasi waktu kerja karyawan menggunakan time evaluation.
Time events akan diedit secara manual jika kita telah menerima pesan time conflict dari time
evaluation. Apabila terdapat kesalahan atau koreksi dari waktu actual yang telah tersimpan,
perubahan tersebut dapat dilakukan dengan mengubah nilai waktu di infotype ini.
PT. Royal Indo Mandiri memiliki time recording terminal berupa mesin finger print pada setiap tempat
bekerja. Karyawan akan melakukan absensi ketika tiba di tempat bekerja dan pulang dari tempat
bekerja. Data dari time recording terminal akan didownload data secara periodik. Data ini kemudian
akan dibaca secara otomatis oleh enhancement program dan kemudian diupload ke dalam infotype
Time Event. Enhancement Program ini akan dijalankan secara background dalam periode tertentu.
Jika terjadi kegagalan pada saat system secara background, maka personnel admin harus
mengeksekusi enhancement program tersebut secara manual.
Berikut adalah detail field pada layar Time Event :
Time Event
Field
Name
Description Field
Type
*
User Input Remarks
Time Clock time dari time event akan
menunjukkan stamp waktu yang
dibawa dari tanggal dan tipe time
event.
M hh:mm:ss
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 26
Time event
type
Pengelompokan dari time events
menurut aspek-aspek tertentu
dari waktu recording.
M Type
Descriptio
n
P10 Clock-in
P20 Clock-out
Selection
button
Day
Assignmen
t
Penetapan apakah suatu time
event ditugaskan untuk hari saat
ini atau hari sebelumnya
R ' + ' time event seharusnya
diassign untuk hari saat ini.
' - ' time event seharusnya
diassign untuk hari
sebelumnya.
Selection
button
Attendanc
e/absene
reason
Jika kita bekerja dengan time
recording, karyawan dapat
memasukkan kehadiran dan
alasan Time Event ketika mereka
mengentri jam masuk atau keluar
di terminal
O
Terminal
ID
ID dari terminal pada saat Time
Event direkam
O
Origin Indikator apakah time event
dimasukkan secara manual
dalam sistem SAP. Sebuah 'M' di
field menunjukkan entri manual.
Field ini kosong jika data di
upload kedalam system.
M Origin Short Description
Was entered in a
subsystem
M
Was entered or
changed by Time
Administrator
G Not currently in use
E Was entered by
employee in ESS
S
Was entered in a
subsystem and
processed in ESS
Default
by SAP
* M = Mandatory; R = Required; O = Optional
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 27
4. BUSINESS PROCESS
4.1. Absence Quota
4.1.1 Conceptual Design
Infotype Absence Quota akan dibuat dengan menggunakan program standard SAP. Start date jumlah
kuota cuti tahunan karyawan akan dimulai 1 tahun setelah karyawan join berdasarkan join date
karyawan. Detail dari jumlah kuota cuti tahunan mengacu pada sub bab 3.7 Absence Quota (IT2006).
Program standard SAP akan dijalankan secara background dalam periode tertentu, yaitu setiap
tanggal 1 setiap bulannya. Proses background tersebut harus di-setup terlebih dahulu. Setelah proses
dijalankan secara background, HRD dapat mengecek hasil dari proses pembuatan Absence Quota.
Jika karena suatu hal program gagal dijalankan secara background oleh sistem, HRD dapat
menjalankan program standard tersebut secara manual. Infotype Absence Quota selanjutnya akan
digunakan untuk transaksi data ketidakhadiran karyawan dalam infotype Absence.
4.1.2 Process Flow
Absence Quota Generation
Generate Annual
& Periodic Leave
PT_QTA00
Background
End
Sukses? Ya
Generate Annual
& Periodic Leave
PT_QTA00
HRD
Tidak
Absence
TM.01.01.03
Export Quota ke
Aplikasi Leave
RIM
hr.barito.co.id
4.1.3 Mapping to SAP Functionalities
SAP Transactions/Functions Description
PT_QTA00 Generate Absence Quota
PT_QTA10 Display Absence Quota
PA61 Maintain Time Data
SM37 Display Background Job
Key Requirement Solution Map
Menampilkan hak cuti karyawan Display infotype absence quota
Data for Customizing and Naming Conventions
Tidak Ada
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 28
4.1.4 Procedure
Step Activity Role Notes
1 Generate kuota cuti tahunan
(background)
System SAP System
2 Cek kuota cuti tahunan HRD SAP System
3 Generate kuota cuti tahunan secara
manual jika diperlukan
HRD SAP System
4 Export kuota cuti dari SAP ke aplikasi
leave RIM secara background job
System SAP System & Leave
Request RIM
4.1.5 Changes & Impact
Changes (from As-Is) Impacts
Processes & Procedures:
Proses pembuatan Absence Quota
dilakukan secara background (oleh
system) setelah dilakukan scheduling.
Perlu dilakukan pengecekan apakah proses
background berjalan sukses atau tidak. Jika tidak,
perlu dilakukan proses generate Absence Quota
secara manual dengan program standard SAP
Roles & Responsibilities:
Infotype Time Admin Head HR
Work Schedule MAINTAIN
FU
LL A
UT
HO
RIZ
AT
ION
Time Recording Info
Absences Entry & Change Data Lock
Attendances
MA
INT
AIN
Substitutions
Absence Quotas
Attendance Quotas
Employee Remuneration Info
Time Events
Time Evaluation
Time Statement
Report-report
4.1.6 Gaps dan Issue
Diperlukan program untuk mengenerate cuti karyawan. Start date cuti karyawan akan
dimulai 1 tahun setelah karyawan bekerja di perusahaan, dan untuk masa pengambilan
bisa digunakan setelah 3 bulan kerja. Contoh:
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 29
Karyawan mulai bekerja diperusahaan dari 01.02.2015, maka absence quota karyawan
akan seperti dibawah ini:
From To Quota
Number
Deduction From Deduction To
01.02.2016 31.01.2017 12 01.05.2015 31.07.2017
01.02.2017 31.01.2018 12 01.02.2017 31.07.2018
Pada saat kuota cuti karyawan tergenerate, maka tanggal berakhirnya cuti akan
dimasukkan ke infotype monitoring of task sebagai reminder.
Integrasi antara SAP dengan aplikasi leave di RIM, dan dijalankan secara background job
setiap hari pada jam 18.00
4.2. Absence
4.2.1 Conceptual Design
Pencatatan data ketidakhadiran karyawan akan disimpan di dalam infotype Absence. Setiap jenis
ketidakhadiran memiliki jenisnya masing-masing atau dalam infotype Absence disebut dengan
absence type. Absence type tersebut dapat dibedakan menjadi 3 golongan yang berbeda, yaitu:
Absen dengan kuota (cuti).
Karyawan harus memiliki kuota cuti untuk mengambil absen dengan jenis ini. Misalnya cuti
tahunan. Untuk mengambil cuti tahunan, karyawan harus memiliki kuota cuti tahunan yang
umumnya akan dibuat setiap awal bulan. Jika karyawan tidak memiliki kuota cuti tahunan,
karyawan dapat mengambil cuti tahunan dengan maksimal hutang cuti 3 hari.
Karyawan mengajukan cuti terlebih dahulu ke HRD dengan melampirkan form cuti karyawan. HRD
akan mengecek terlebih dahulu kuota cuti tahunan karyawan. Jika cukup, HRD akan
menginformasikan ke atasan karyawan dan menunggu persetujuan dari atasan. Setelah atasan
menyetujui, HRD memasukkan data cuti karyawan ke dalam infotype Absence di SAP. Namun jika
karena keadaan darurat dan atasan mengijinkan, karyawan diperbolehkan mengambil ijin darurat
yang akan memotong kuota cuti tahunan setelah cuti tahunannya dibuat.
Absen tanpa kuota.
Absen jenis ini merupakan ijin-ijin yang ditentukan berdasarkan kebijakan atau peraturan
perusahaan maupun pemerintah. Misalnya ijin karyawan menikah, ijin karena sakit, dan jenis ijin
yang lain.
Karyawan mengajukan ijin kepada atasannya. Setelah atasan menyetujui, admin departemen
memberikan pengajuan ijin karyawan tersebut ke HRD. Kemudian HRD memasukkan data ijin
karyawan ke dalam infotype Absence di SAP.
Cuti bersama.
Cuti bersama pada dasarnya adalah cuti tahunan yang diambil secara masal sesuai dengan
keputusan pemerintah terkait libur hari besar agama. Cuti bersama akan memotong kuota cuti
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 30
tahunan. Jika kuota cuti karyawan tidak cukup, akan dibuat ijin cuti bersama yang akan memotong
kuota cuti bersama setelah karyawan mendapat kuota cuti tahunan.
Pembuatan data cuti bersama karyawan dilakukan oleh HRD dengan menggunakan enhancement
program. Program dijalankan setelah diketahui adanya cuti bersama. Program akan membuat cuti
bersama ke dalam infotype Absence.
Sakit berkepanjangan
Absen jenis ini merupakan absen yang ditentukan berdasarkan kebijakan perusahaan yang
tercantum pada peraturan perusahaan Pasal 93 dan pemerintah. Pemotongan hanya untuk
komponen gaji, sedangkan allowance yang diterima oleh karyawan tetap akan dibayar full oleh
perusahaan.
Berikut ini adalah ketentuan untuk sakit berkepanjangan:
Bulan Paid Leave
1 – 4 100%
5 – 8 75%
9 – 12 50%
13 – dst 25% & proses PHK
Mangkir karena Penahanan
Absen jenis ini merupakan absen yang ditentukan berdasarkan kebijakan perusahaan.
Pemotongan hanya untuk komponen gaji, sedangkan allowance yang diterima oleh karyawan tetap
akan dibayar full oleh perusahaan.
Berikut ini adalah ketentuan untuk mangkir karena penahanan:
Bukan pengaduan dari perusahaan
Jenis Mangkir Bulan Keterangan Paid Leave
Mangkir karena penahanan
(25%)
Max. 6 Bulan,
lebih dari 6 bulan
karyawan tidak
akan dibayar
gajinya
Untuk satu orang yang ditanggung
Dibayar 25% dari gaji
Mangkir Karena Penahanan (35%)
Untuk dua orang yang ditanggung
Dibayar 35% dari gaji
Mangkir Karena Penahanan (45%)
Untuk tiga orang yang ditanggung
Dibayar 45% dari gaji
Mangkir Karena Penahanan (50%)
Untuk empat orang yang ditanggung
Dibayar 50% dari gaji
Pengaduan dari perusahaan
Jenis Mangkir Bulan Paid Leave
Mangkir Karena Penahanan (75%)
Max. 6 Bulan, lebih dari 6 bulan
karyawan tidak akan dibayar gajinya
Dibayar 75% dari gaji dan proses PHK
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 31
4.2.2 Process Flow
Text file cuti
karyawan
Form Cuti
Absence Quota
TM.01.01.01
Selesai
Mengajukan cuti
ke HRD
Employee
Entry Absence
PA61
HRD
Cukup?
Absence without Quota
Form Cuti
Mengajukan ijin
Employee
Approval
Department /
Manager
Memberikan
pengajuan cuti ke
HRD
Department /
User
Approval
Manager HR
Entry Absence
PA61
HRD
Cek Quota
HRD
Tidak
Ya Approval Atasan
Department /
User
HRD menerima
pengajuan cuti
Cuti BersamaGenerate Cuti
Bersama
HRD
Time Evaluation
TM.01.02
Batal Cuti Bersama
Pembatalan Cuti
Bersama
karyawan
Direksi
Delete Absence
PA61
HRD
hr.barito.co.id Mengajukan cuti
Employee
Cukup?
Tidak
Ya
hr.barito.co.id
4.2.3 Mapping to SAP Functionalities
SAP Transactions/Functions Description
PA61 Maintain Time Data
ZHR_IT2001 SAP Query Infotype Absence
Key Requirement Solution Map
Tidak Ada Tidak Ada
Data for Customizing and Naming Conventions
Tidak ada.
4.2.4 Procedure
Step Activity Role Notes
1 Karyawan mengajukan cuti / ijin Employee Manual
2 HRD mengecek kuota cuti karyawan HRD SAP System
3 HRD input data ijin / cuti karyawan HRD / System SAP System
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 32
4 Import data cuti dari aplikasi leave RIM
ke SAP background job
System SAP System & Leave
Request RIM
4.2.5 Changes & Impact
Changes (from As-Is) Impacts
Processes & Procedures:
Pengecekan kuota cuti karyawan.
Pembuatan cuti bersama dilakukan dengan
menggunakan enhancement program
Pengecekan dilakukan dengan melihat
infotype absence quota. Untuk melihat per
karyawan dapat menggunakan tcode standard
PA30. Sedangkan untuk melihat beberapa
karyawan sekaligus dapat menggunakan SAP
Query ZHR_IT2001.
HRD harus menjalankan enhancement
program setelah diketahui dengan pasti
jadwal cuti bersama.
Roles & Responsibilities
Infotype Time Admin Head HR
Work Schedule MAINTAIN
FU
LL A
UT
HO
RIZ
AT
ION
Time Recording Info
Absences Entry & Change Data Lock
Attendances
MA
INT
AIN
Substitutions
Absence Quotas
Attendance Quotas
Employee Remuneration Info
Time Events
Time Evaluation
Time Statement
Report-report
4.2.6 Gaps dan Issue
Tidak ada program standard untuk membuat cuti bersama secara massal. Untuk
melakukannya secara otomatis, perlu dibuatkan enhancement program.
Integrasi antara SAP dengan aplikasi leave di RIM, dan dijalankan secara background job
setiap hari pada jam 18.00
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 33
4.3. Time Event Recording
4.3.1 Conceptual Design
Pencatatan time event atau kehadiran karyawan dilakukan melalui mesin absensi. Mesin absensi
yang digunakan adalah metode Finger Print. Dalam periode tertentu, data kehadiran karyawan
didownload dan diproses. Secara garis besar pencatatan data kehadiran terdiri dari dua bagian, yaitu:
Pencatatan atau upload data kehadiran karyawan dari mesin absensi ke dalam SAP.
Pencatatan data kehadiran karyawan diawali dengan proses absensi karyawan yaitu clock-in /
clock-out pada mesin absensi. Dalam periode tertentu (setiap Sabtu), bagian IT akan
mendownload data kehadiran karyawan dari mesin absensi. Hasil download data kehadiran
karyawan disimpan dalam bentuk text file dan disimpan pada shared folder tertentu. Kemudian
enhancement program SAP akan membaca hasil download tersebut dan mengupload ke dalam
SAP.
Setelah data kehadiran masuk ke dalam SAP, HRD akan menjalankan proses Time Evaluation
untuk mengevaluasi data kehadiran karyawan. Jika terjadi kesalahan data, misalnya karyawan
datang ke kantor melakukan clock-in tetapi ketika pulang tidak melakukan clock-out, HRD
melakukan proses revisi data kehadiran karyawan.
Revisi data kehadiran karyawan.
HRD akan memberikan laporan kehadiran karyawan kepada Departemen berdasarkan laporan
kesalahan data kehadiran hasil proses Time Evaluation. Departemen akan melakukan konfirmasi
kepada karyawan-karyawan yang data kehadirannya tidak sesuai. Setelah data diperbaiki,
Departemen kemudian mengirim hasil revisi ke HRD. HRD melakukan update data kehadiran
karyawan di SAP secara manual berdasarkan revisi dari Departemen. Data kehadiran karyawan
yang sudah diperbaiki kemudian dievaluasi kembali dalam proses Time Evaluation. Jika masih
terjadi kesalahan data, HRD akan melakukan kembali proses revisi data.
4.3.2 Process Flow
Laporan
Absensi
Text File
Time Event Recording
Karyawan
melakukan
absensi
Download time
recording dari
mesin absen
HRD
Selesai
Employee
Program Upload
Time Event
LSMW
Background
Time Evaluation
TM.01.02
Memberikan
laporan absensi ke
Department
HRD
Merevisi laporan
absensi karyawan
Employee
Memberikan
laporan absensi ke
HRD
Department /
User
Update Time
Event
PA61
HRD
Ya
Sukses
Tidak
Upload Time
Event
LSMW
HRD
OK?Ya Tidak
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 34
4.3.3 Mapping to SAP Functionalities
SAP Transactions/Functions Description
PA61 Maintain Time Data
PT60 Time Evaluation
PT_BAL00 Report Time Evaluation Result
PT_ERL00 Time Evaluation Error Message
Key Requirement Solution Map
Tidak Ada Tidak Ada
Data for Customizing and Naming Conventions
Tidak ada.
4.3.4 Procedure
Step Activity Role Notes
1 Karyawan melakukan absensi Employee Manual
2 Download data kehadiran karyawan dari
mesin absensi
HRD Legacy System (software
absensi)
3 Upload data kehadiran karyawan ke
SAP
HRD / System SAP System
4 Time Evaluation HRD SAP System
5 Download hasil Time Evaluation HRD SAP System
6 Revisi data kehadiran karyawan Employee Manual
7 Update data kehadiran karyawan HRD SAP System
4.3.5 Changes & Impact
Changes (from As-Is) Impacts
Processes & Procedures:
Proses download data kehadiran dari mesin
absensi dilakukan secara otomatis dalam
periode tertentu setelah dilakukan scheduling.
Proses upload data kehadiran ke dalam SAP
dilakukan secara otomatis oleh enhancement
program setelah dilakukan scheduling.
Perlu dibuat scheduling untuk program
download data kehadiran dari mesin absensi
dan menyesuaikan hasil download dengan
format upload di SAP
Perlu dilakukan pengecekan apakah proses
background berjalan sukses atau tidak. Jika
tidak, perlu dilakukan proses upload data
kehadiran ke dalam SAP dengan
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 35
Proses evaluasi data kehadiran karyawan
(Time Evaluation) dilakukan secara periodik
(setiap Senin) oleh HRD
Proses revisi data kehadiran dilakukan
mingguan
menggunakan LSMW
Proses Time Evaluation harus dilakukan
mingguan setelah data kehadiran didownload
dari mesin absensi dan diupload ke SAP
HRD harus memberikan laporan kehadiran
karyawan ke Departemen dan karyawan
harus merevisi data-data kehadiran yang tidak
sesuai
Roles & Responsibilities:
Infotype Time Admin Head HR
Work Schedule MAINTAIN
FU
LL A
UT
HO
RIZ
AT
ION
Time Recording Info
Absences Entry & Change Data Lock
Attendances
MA
INT
AIN
Substitutions
Absence Quotas
Attendance Quotas
Employee Remuneration Info
Time Events
Time Evaluation
Time Statement
Report-report
4.3.6 Gaps dan Issue
Selama ini proses download data kehadiran dari mesin absensi dilakukan secara manual.
Dengan adanya proses baru ini, tim IT harus merubah proses download menjadi otomatis
dalam periode tertentu (mingguan)
Program upload standar SAP menggunakan LSMW yang harus dilakukan secara langsung
oleh user. Dengan adanya proses baru ini, perlu adanya enhancement program untuk
membaca file hasil download dari mesin absensi dan mengupload ke SAP secara periodik
(mingguan) dan dilakukan dengan otomatis (dengan scheduling).
4.4. Substitution
4.4.1 Conceptual Design
Pencatatan data substitutions dilakukan secara manual ke dalam SAP. Data substitutions dipicu oleh
permintaan karyawan untuk mengganti jadwal kerja sementara atau perintah atasan untuk pergantian
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 36
jadwal. Setelah admin departemen mengirim informasi tersebut, HRD memasukkan data substitutions
karyawan ke dalam SAP
4.4.2 Process Flow
Permintaan perubahan
jadwal
Entry Substitution
PA61
Selesai
Mengajukan
perubahan jadwal
kerja
Employee
Approval
Manager
Approve? Tidak
Ya
Memberikan
informasi ke HRD
Department /
UserHRD
Perintah perubahan jadwal
Perintah
perubahan jadwal
kerja
Manager
Time Evaluation
TM.01.02
4.4.3 Mapping to SAP Functionalities
SAP Transactions/Functions Description
PA61 Maintain Time Data
ZHR_IT2002 SAP Query Infotype Substitution
Key Requirement Solution Map
Tidak Ada Tidak Ada
Data for Customizing and Naming Conventions
Tidak ada.
4.4.4 Procedure
Step Activity Role Notes
1 Karyawan mengajukan pergantian
jadwal
Employee Manual
2 Atasan memberi perintah pergantian
jadwal
Manager Manual
3 HRD input data pergantian jadwal HRD SAP System
4.4.5 Changes & Impact
Changes (from As-Is) Impacts
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 37
Processes & Procedures:
Tidak ada.
Tidak ada
Roles & Responsibilities:
Infotype Time Admin Head HR
Work Schedule MAINTAIN
FU
LL A
UT
HO
RIZ
AT
ION
Time Recording Info
Absences Entry & Change Data Lock
Attendances
MA
INT
AIN
Substitutions
Absence Quotas
Attendance Quotas
Employee Remuneration Info
Time Events
Time Evaluation
Time Statement
Report-report
4.4.6 Gaps dan Issue
Tidak ada
4.5. Attendance
4.5.1 Conceptual Design
Pencatatan data substitutions dilakukan secara manual ke dalam SAP. Data attendance dipicu oleh
perjalanan dinas karyawan. HRD memasukkan data attendance karyawan ke dalam SAP setelah
perjalanan dinas dimasukkan ke dalam SAP dan disetujui oleh HRD.
4.5.2 Process Flow
Travel Plan/Training/Seminar EndMenerima Surat
Tugas
HRD
Entry Attendance
PA61
HRD
Time Evaluation
TM.01.02
4.5.3 Mapping to SAP Functionalities
SAP Transactions/Functions Description
PA61 Maintain Time Data
ZHR_IT2003 SAP Query Infotype Attendance
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 38
Key Requirement Solution Map
Tidak Ada Tidak Ada
Data for Customizing and Naming Conventions
Tidak ada.
4.5.4 Procedure
Step Activity Role Notes
1 HRD input data attendance HRD SAP System
4.5.5 Changes & Impact
Changes (from As-Is) Impacts
Processes & Procedures:
Tidak ada.
Tidak ada
Roles & Responsibilities:
Infotype Time Admin Head HR
Work Schedule MAINTAIN
FU
LL A
UT
HO
RIZ
AT
ION
Time Recording Info
Absences Entry & Change Data Lock
Attendances
MA
INT
AIN
Substitutions
Absence Quotas
Attendance Quotas
Employee Remuneration Info
Time Events
Time Evaluation
Time Statement
Report-report
4.5.6 Gaps dan Issue
Tidak ada
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 39
4.6. Overtime
4.6.1 Conceptual Design
Pencatatan data lembur dilakukan secara manual ke dalam SAP. Data lembur dipicu oleh adanya
Surat Perintah Lembur dari Department. HRD memasukkan data lembur karyawan ke dalam SAP
berdasarkan Surat Perintah Lembur yang diterima. Ada tiga cara untuk memasukkan data lembur.
Waktu lembur
HRD dapat memasukkan waktu lembur karyawan ke dalam infotype Overtime (IT2007). Misalnya
karyawan lembur pada pukul 17:00 – 21:00. Data yang dimasukkan ke dalam infotype Overtime
adalah tanggal lembur, waktu awal lembur dan waktu akhir lembur. Pada saat HRD melakukan
Time Evaluation, data lembur tersebut akan dihitung berdasarkan rule yang ada pada sub bab 3.7
Overtime (IT2007). Hasilnya adalah durasi lembur (total Ovt) yang akan menjadi input bagi proses
payroll untuk perhitungan nilai uang lemburnya.
Lembur jenis ini digunakan untuk proses waktu lembur normal (Januari – cut off Desember).
Khusus untuk periode 16 Desember sampai 31 Desember, perhitungan akan dilakukan secara
manual diluar SAP, kemudian dimasukkan ke SAP. Sedangkan untuk periode 1 Januari sampai 15
Januari tetap akan dihitung dari SAP.
Durasi lembur (total Ovt)
HRD langsung memasukkan nilai total durasi lembur (total Ovt) ke dalam infotype Remuneration
Info (IT2010). Nilai total lembur ini akan diproses pada payroll untuk perhitungan nilai uang
lemburnya
Lembur jenis ini digunakan untuk proses perhitungan lembur setelah cut off Desember sampai
akhir Desember. Data lembur Desember ini akan dimasukkan sebagai lembur Januari supaya
tidak dihitung kembali pada SPT tahun sebelumnya.
Total uang lembur
HRD langsung memasukkan nilai uang lembur(perhitungan dilakukan di luar system) ke dalam
infotype Additional Payment (IT0015). Nilai uang ini akan diproses pada proses payroll.
Lembur jenis ini digunakan untuk proses perhitungan lembur setelah cut off Desember sampai
akhir Desember. Data lembur Desember ini akan dimasukkan sebagai lembur Januari supaya
tidak dihitung kembali pada SPT tahun sebelumnya.
4.6.2 Process Flow
Overtime EndPerintah Lembur
Manager
Menerima Surat
Perintah Lembur
HRD
Entry Lembur
PA61
HRD
Time Event Recording
TM.01.01.02
Time Evaluation
TM.01.02
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 40
4.6.3 Mapping to SAP Functionalities
SAP Transactions/Functions Description
PA30 Maintain Master Data
PA61 Maintain Time Data
ZHR_IT0015 SAP Query Infotype Additional Payment
ZHR_IT2007 SAP Query Infotype Overtime
ZHR_IT2010 SAP Query Infotype Remuneration Info
Key Requirement Solution Map
Tidak Ada Tidak Ada
Data for Customizing and Naming Conventions
Tidak ada.
4.6.4 Procedure
Step Activity Role Notes
1 Manager membuat SPL Manager Manual
2 HRD input data Overtime HRD SAP System
4.6.5 Changes & Impact
Changes (from As-Is) Impacts
Processes & Procedures:
Tidak ada.
Tidak ada
Roles & Responsibilities:
Infotype Time Admin Head HR
Work Schedule MAINTAIN
FU
LL A
UT
HO
RIZ
AT
ION
Time Recording Info
Absences Entry & Change Data Lock
Attendances
MA
INT
AIN
Substitutions
Absence Quotas
Attendance Quotas
Employee Remuneration Info
Time Events
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 41
Time Evaluation
Time Statement
Report-report
4.6.6 Gaps dan Issue
Penarikan data kehadiran karyawan langsung dari mesin absensi, dimana IT akan
memprovide data sesuai dengan format yang ada di SAP untuk kemudian ditarik secara
background job oleh SAP. Jika penarikan secara background tidak berhasil, maka user akan
melakukan upload manual untuk data kehadiran karyawan.
4.7. Time Evaluation
4.7.1 Conceptual Design
Time evaluation merupakan proses evaluasi aktifitas karyawan terhadap jadwal kerjanya masing-
masing. Data yang dievaluasi adalah sebagai berikut:
Infotype Planned Working Time (0007)
Infotype Time Event (2011)
Infotype Absence (2001)
Infotype Substitution (2002)
Infotype Attendance (2003)
Infotype Overtime (2007)
Infotype-infotype tersebut akan dibandingkan dengan jadwal kerja karyawan setiap harinya. Evaluasi
tersebut akan menghasilkan:
Time Type Terlambat
Time Type Terlambat adalah time type yang dihasilkan oleh Time Evaluation karena perbandingan
kedatangan karyawan (time event / clock – in) dengan jadwal kerja (work schedule rule) masing-
masing karyawan.
Karyawan yang terlambat akan mendapatkan pinalti berupa pengurangan kuota cuti tahunan
dengan ketentuan:
- Terlambat datang sampai dengan Max. 4 jam 1 hari cuti
Time Type Pulang Cepat
Time Type Pulang Cepat adalah time type yang dihasilkan oleh Time Evaluation karena
perbandingan kepulangan karyawan (time event / clock – out) dengan jadwal kerja (work schedule
rule) masing-masing karyawan.
Karyawan yang pulang cepat akan mendapatkan pinalti berupa pengurangan kuota cuti tahunan
dengan ketentuan:
- Pulang cepat sampai dengan Max. 4 jam 1 hari cuti
Wage Type Lembur
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 42
Wage Type Lembur di-generate berdasarkan data waktu lembur yang dimasukkan oleh HRD di
infotype Overtime. Time Evaluation akan memproses perhitungan lembur seperti yang dijelaskan
pada sub bab 3.7 Overtime.
4.7.2 Process Flow
Time Evaluation
Selesai
Time Evaluation
PT60
HRD
Laporan
Time
Statement
OK? Ya
Tidak
Payroll
PY.01.01
Time Event Recording
TM.01.01.02
Substitution
TM.01.01.04
Absence
TM.01.01.03
Attendance
TM.01.01.05
Overtime
TM.01.01.06
4.7.3 Mapping to SAP Functionalities
SAP Transactions/Functions Description
PA30 Maintain Master Data
PA61 Maintain Time Data
PT60 Time Evaluation
PT_BAL00 Report Time Evaluation Result
PT_ERL00 Time Evaluation Error Message
Key Requirement Solution Map
Tidak Ada Tidak Ada
Data for Customizing and Naming Conventions
Tidak ada.
4.7.4 Procedure
Step Activity Role Notes
1 HRD menjalankan proses Time
Evaluation
HRD SAP System
2 HRD download report hasil Time HRD SAP System
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 43
Evaluation
3 Karyawan mengupdate data kehadiran
jika diperlukan
Employee Manual
4 HRD mengupdate data kehadiran
karyawan
HRD SAP System
4.7.5 Changes & Impact
Changes (from As-Is) Impacts
Processes & Procedures:
Prosses Time Evaluation dilakukan seminggu
sekali setelah system melakukan background
job upload data time event karyawan.
HRD mengkonfirmasi data kehadiran
karyawan jika terjadi kesalahan
HRD melakukan pengecekan hasil upload
time event oleh system dan mengevaluasinya
dengan Time Evaluation
HRD men-download error message hasil
Time Evaluation untuk dikonfrmasi ke
karyawan
Roles & Responsibilities:
Infotype Time Admin Head HR
Work Schedule MAINTAIN
FU
LL A
UT
HO
RIZ
AT
ION
Time Recording Info
Absences Entry & Change Data Lock
Attendances
MA
INT
AIN
Substitutions
Absence Quotas
Attendance Quotas
Employee Remuneration Info
Time Events
Time Evaluation
Time Statement
Report-report
4.7.6 Gaps dan Issue
Tidak ada
3. B03 Business Process Design - Time Management V1.3.doc 44
5. RICEF
5.1. Reports.
Report Name Purpose
Laporan kehadiran karyawan Menampilkan data kehadiran karyawan
5.2. Interface.
Enhancement Name Purpose
Penarikan data clock in/out karyawan Untuk menarik data clock in/out kehadiran
karyawan dari folder yang sudah disepakati.
Integrasi dengan aplikasi leave Mengexport data ke aplikasi leave RIM dan menarik
jumlah pengajuan cuti dari karyawan dengan
catatan aplikasi leave minimal ready 2 bulan
sebelum go live
5.3. Conversion.
Enhancement Name Purpose
Tidak ada
5.4. Enhancement.
Enhancement Name Purpose
Generate absence quota pada saat substitution Otomatis mengenerate pengganti piket libur ketika
karyawan site yang melaksanakan piket pada hari
off.
5.5. Forms.
Form Name Purpose
Program upload cuti bersama Program untuk membuat cuti bersama pada
tanggal tertentu secara massal
Program generate cuti karyawan Generate cuti karyawan akan berdasarkan
anniversary karyawan bekerja di perusahaan