business presentation

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Business Presentation

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Presentation 상황

• 업무 지시 , 수명

• 업무 보고 , Briefing

• 회의

• 토론

• 일상 업무관리

• 업무 외 의사소통

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Communication Skill

듣기

말하기

질문하기

질문에 답하기

피드백 주고받기

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• 배우는 자세로

• Key Point 기록

• 말하는 사람의 의도 확인 , 바꾸어 말하기

• 탐색하는 질문

• 발언을 격려하기 위한 반응

듣기

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• 음성 , 표정 , 동작에도 유의

• 상대의 화법에 따라 메시지가 희석되지 않도록 집중

• 경청의 적( 선택적 청취 , 닫힌 마음 , 선입견 , 교만 , Yes, but…)

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말하기

• 목소리를 풍성하고 자신 있고 또렷하게

• 알아들었는지 확인

• 표정 , 시선 , 동작 등의 Body Language

• Issue 의 흐름에 초점

• 말하기 전에 먼저 생각

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• 말하기 전에 다른 사람이 말하는지 확인

• 서두는 짧게 ,

전체 발언이 긴 경우에는 샌드위치 방식

• 충동적인 반응 조심 ( 방어적 , 감정적 )

• 30 초 Rule

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질문하기

• 명확하고 부가적인 정보 획득

• 제안이나 토론에 대한 관심을 증대시키는 질문

• 말하기 전에 상대의 주의를 집중시키는 질문

• 마음이 열려있는지 확인하는 질문

• 비판자를 제안자로 바꾸는 질문

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• 자신의 발언내용이나 행동을 깨닫게 하는 질문

• 차분히 듣고 생각할 수 있게 하는 질문

• 매력적이고 상호작용적인 질문

• 유의점( 장황 , 지나친 염려 / 사과 , 악의적 , 발언자에 대한 비난 )

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질문에 답하기 (Don’ts)

• 질문의 포인트를 놓친다

• 장황하거나 여러 가지 답변을 한꺼번에 한다

• 탐색하는 질문을 자신에 대한 공격 , 모욕으로 생각

• 질문 도중에 성급하게 차단

• 반드시 모든 질문에 답변하여야 한다는 생각

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• 귀여움 , 익살 등으로 부자연스럽게 꾸미기

• 더 수준 높은 참석자를 위협으로 간주

• 통제할 수 없는 상황에 몰입

• 곤란한 질문에 대한 지나치게 빠른 답변

질문에 답하기 (Don’ts)

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Feedback 주고받기

• 사실에 입각

• 구체적

• 비판이 아닌 설명적

• 문제뿐만 아니라 가능한 해결책까지

• 받을 사람이 준비된 것을 확인하고 신중하게

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• 일방적이지 않고 질문하는 형식으로

• Issue 나 행동에 초점을 맞추어 객관적이고 부드럽게

• 어느 정도 일정한 간격으로 주기적으로

• 긍정적 Feedback 과 성공에 대한 칭찬을 균형 있게

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Presentation

Presentation 기획

자료 작성

내용 전달 ( 설득 )

발표 자세

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Presentation Keyword

• 당신이 나를 설득하려면 , 당신은 반드시 내가 생각하는 대로 생각하고 ,

내가 느끼는 대로 느끼고 ,

내가 쓰는 말로 나에게 말해야 한다 . - 키케로 –

• 易地思之 , 내게 무슨 이득이 있는가 ?

(WIIFM, What’s in it for me?)

• 간단명료(KISS, Keep it simple and short!)

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구분 항 목 내 용

정 보 수 집

타당성 확인 수익성 / 시장성 / 개방성 / 기술력을 검증 , 프리젠테이션의 이득이 보이는가 ?

요구정의 고객의 요구가 무엇인지 정의하였는가 ?

평가방법 확인 고객의 의사결정 ( 평가 ) 기준을 정의하였는가 ?

준비일정 수립 프리젠테이션의 준비를 위한 구체적인 일정계획을 수립하였는가 ?

자료수집 수집된 자료는 일반성 / 논리성 / 현실성 / 객관성 / 연관성을 검증하였는가 ?

발표환경 확인 프리젠테이션이 있을 발표장의 환경을 조사하였는가 ?

분 석

고객사 분석 고객이 되는 회사 또는 단위조직의 특성을 분석하였는가 ?

핵심인물 분석 입안자 / 사용자 / 영향자 / 평가자 / 실행자 / 결정자의 요구를 알고 있는가 ?

참석자 분석 발표장소에 참석하는 사람들의 통계적 특성을 분석하였는가 ?

경쟁자 분석 경쟁자의 특성을 기초로 SWOT 분석과 경쟁전략을 수립하였는가 ?

구 도설 계

키워드 정리 발표내용을 함축하는 중요 키워드를 정의하였는가 ?

전개 구도 도입 / 전개 / 강화 / 결론의 흐름을 정의하였는가 ?

동기 부여 고객이 추구하는 욕구를 알고 한 차원 높은 설득요소를 정의하였는가 ?

극적 요소 재미 / 감동 / 의외성 등 고객이 관심을 가질 극적 요소를 갖고 있는가 ?

발표의 기획 발표의 준비를 위한 6W3H 를 정의하였는가 ?

Presentation 기획

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자 료 작 성

충실성 자료는 구체성 / 측정성 / 목표성 / 결과지향성 / 달성기한이 명확한가 ?

헤드라인 각 장의 헤드라인은 내용을 함축하고 있는가 ?

출처 인용한 자료는 출처가 명시되어 있는가 ?

사실과 견해 객관적인 사실과 자신만의 견해가 명확하게 구분되는가 ?

논리적 전개 발표의 전개가 혼동스럽거나 지나친 비약 , 얘기의 단절을 피하고 있는가 ?

설득력 발표의 전개가 자신의 아닌 고객의 입장에서 이루어지는가 ?

친밀한 용어 고객들에게 익숙하고 친밀한 용어를 사용하는가 ?

문법 오탈자 / 띄어쓰기 등 문법이 정확하고 애매모호한 표현을 피하였는가 ?

이미지화

서체의 조화 서체는 시각성 / 가독성 / 흥미성 / 정서적 측면에서 적절한가 ?

시각적 표현 도표 / 일러스트 / 사진 / 동영상이 지나치지 않고 적절하게 사용되었는가 ?

자료의 배치 제목 / 메시지 / 내용 /출처 /페이지 등이 보기 쉽게 배치되었는가 ?

색상의 조화 색상이 지나치게 화려하지 않고 주의를 집중시키는가 ?

멀티미디어 멀티미디어는 가시성 / 조작용이성 / 적합성 / 호환성 / 장애 대응성이 있는가 ?

자료 작성

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도입

유연한 시작 Ice-breaking 을 통하여 편안하고 부드럽게 시작하는가 ?

독특한 소개 자신의 강점과 가치를 간단명료하고 정중하게 소개하는가 ?

감사의 표현 참석자에게 감사를 표하고 자신도 고객에게 중요한 기회임을 알리는가 ?

주제의 가치 발표내용을 미리 요약하고 고객과의 연관성과 얻을 가치를 알리는가 ?

순서와 시간 얘기의 전개순서와 소요되는 시간계획을 명확히 알리는가 ?

질의응답 배정 질의응답의 시간배정과 방법을 알리는가 ?

결론의 암시 결론의 Key-word 를 언급하여 고객으로 하여금 기대감을 갖게 하는가 ?

정성의 표현 충분한 지식 , 다양한 경험 , 치밀한 준비가 되었음을 알리는가 ?

유머의 활용 고객의 주의를 이끌어 내는 해학 / 풍자 /재치를 적절히 활용하는가 ?


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전개

언문의 일치 발표자의 말과 제시되는 자료의 흐름이 일치하는가 ?

내용 숙지 내용을 모르는 인상을 남기지 않도록 지나친 자료 의존을 피하는가 ?

핵심의 전달 특성의 열거보다는 고객의 얻을 가치에 대해 간단명료하게 전달하는가 ?

쉬운 표현 문장이 간결하고 고객들이 이해하기 쉽게 표현하는가 ?

사례의 대입 오래되거나 누구나 알고 있지 않는 자신만의 독특한 사례를 대입하는가 ?

체계적 전개 각각의 테마가 명확하고 연결이 자연스러운가 ?

적절한 질문 주의를 집중시키고 이해 정도를 확인하기 위한 적절한 질문을 하는가 ?

사실과 견해 발표자의 주장을 사실적 / 인지적 / 객관적으로 뒷받침하는가 ?

신지식 전파 참석자에게 도움이 될 새로운 지식이나 정보를 제공하는가 ?

진실한 약속 수행능력 /납기 /품질 / 가격 등에서 이행방법을 명확히 하는가 ?


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강화

고객 연관성 고객에 대한 적합성 / 적용성 / 확장성 / 편의성을 명확히 재인식시키는가 ?

능력의 확신 경험 / 기술력 / 관리체계 등을 통해 확실한 능력이 있음을 재인식시키는가 ?

실천 방법 일의 진행단계와 일정을 명확하게 알리는가 ?

효율과 효과 고객이 얻을 효율과 효과를 수치화하여 구체적으로 보여 주는가 ?

고객의 역할 예상되는 장애요인과 고객이 맡아야 할 역할을 구체적으로 제시하는가 ?

결론

내용의 요약 발표내용 전반에 대해 간단하게 재정리하여 설명하는가 ?

핵심의 재강조 도전 / 자문 / 인정 /흥미 등으로 발표의 가장 중요한 부분을 재강조하는가 ?

세심한 마무리 발표 중 잘못 전달되었거나 언급하지 못한 내용을 정리하는가 ?

시간 준수 배정된 시간 내에 종료하는가 ?

경청에 감사 관심과 열정 , 시간의 배정 , 애정과 지원에 감사하는가 ?

아쉬움과 여운 모두를 전달하지 못한 아쉬움과 현명한 선택에 대하여 언급하는가 ?

관계의 희망 향후 지속적인 관계를 희망하는 적절한 인사법을 사용하는가 ?

정리정돈 발표현장을 처음상태로 만들고 관계자들에게 개별적으로 감사하는가 ?


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질문

질문의 예고 당황하지 않도록 전체에게 먼저 알려 답을 준비할 시간을 주는가 ?

정확한 질문 질문이 발표내용과 관련되고 응답자의 이해수준에 맞으며 간결한가 ?

개방적 질문 응답자가 적극성을 갖고 대응할 수 있는 질문을 던지는가 ?

질문의 분산 질문이 특정인에게 편중되지 않고 골고루 분산되는가 ?

답변에 감사 답변에 대해 감사 / 동의 / 관심 / 정리하는 등 긍정적인 반응을 하는가 ?

답변

확인과 공유 질문내용을 재확인하고 전체에게 공유하는가 ?

질문의 칭찬 질문자가 자부심이 생길 수 있도록 진지하고 구체적으로 칭찬하는가 ?

강력한 답변 질문의 의도를 정확하게 파악하고 질문자보다 강한 답변을 하는가 ?

곤란한 질문 곤란한 질문에 대해 침착하게 이성적으로 대응하는가 ?

만족도 파악 질문자에게 답변의 적절성을 확인하게 전체에게 공유하는가 ?


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용모

청결한 신체 신체가 청결하고 화장이 자연스러운가 ?

세련된 복장 복장이 세련되고 지나치게 화려한 치장을 피하였는가 ?

자연스런 미소 부드러운 미소를 띄고 밝은 표정을 짓고 있는가 ?

정중한 인사 인사의 각도가 적절하고 인사말이 예의에 맞는가 ?

당당한 태도 건방지거나 위축됨이 없이 당당해 보이는가 ?

화법

명확한 발음 중얼거림이 없고 발음이 알아듣기 쉽게 명료한가 ?

적절한 속도 상황이나 대상에 따라 말의 속도에 완급을 주는가 ?

적절한 성량 내용의 상황에 따라 목소리의 크기에 강약을 주는가 ?

적절한 어조 내용의 상황에 따라 말의 강약 / 고저 /완급과 표정을 조화시키는가 ?

어법과 어투 상투적인 사족 , 시쳇말 , 원색적이고 도전적인 말을 삼가는가 ?

표준어 사용 모든 사람이 알아듣기 쉬운 표준어를 구사하는가 ?

확실한 어법 막연한 추측이나 객관성이나 경계가 모호한 어법을 삼가는가 ?

긍정적 어법 회피 / 전가 / 지연 /막연 등을 피하고 긍정적인 어법을 사용하는가 ?

품위있는 경어 존경어 / 겸양어 / 공손어를 적절히 사용하는가 ?

연결과 맺음 순접 /역접 / 인과 /병렬 / 보충 / 요약 / 전환 /예시에 맞는 접속어를 사용하는가 ?

발표 자세

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시 선

시선의 배분 시선을 여러 사람에게 규칙적으로 골고루 배분하는가 ?

충분한 주시 풍부한 설득력으로 한 사람 한 사람마다 대화하듯이 시선을 주는가 ?

정면 주시 곁눈질을 하지 않고 시선의 방향으로 몸과 얼굴이 향하고 있는가 ?

핵심인물 주시 핵심인물의 표정을 수시로 살피고 발표의 리듬을 맞추는가 ?

비판자 배려 부정적이고 비판적인 사람에게도 시선을 골고루 배분하는가 ?

동 작

편안한 자세 거만하거나 쑥스러워하지 않고 자연스럽게 팔을 내린 자세를 유지하는가 ?

제스처 사용 손과 몸을 적절히 사용하여 내용전달에 도움이 되게 하는가 ?

공간 활용 내용전달과 주의집중에 도움이 될 수 있도록 공간이동을 하는가 ?

시선 집중 참석자들이 시선 방해를 느끼지 않도록 적절한 위치에서 발표하는가 ?

Show-See-Speak

자료를 보고 , 참석자를 주시한 후 설명을 하는 순서를 지키는가 ?

도 구 사 용

마이크 활용 마이크를 쥐고 있는 모습이 상스럽지 않고 정중한가 ?

판서 활용 등을 보이지 않고 보기 쉽게 필기하며 불필요한 내용은 빨리 지우는가 ?

기기 조작 기기조작이 서툴지 않고 인지하기 위한 충분한 시간적 배려를 하는가 ?

포인터 활용 지시하는 방향이 정확하고 켜고 끄는 것이 절도가 있는가 ?

발표 자세

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