business intelligence the next generation of knowledge management (1)
TRANSCRIPT
Business intelligence:the next generation of Knowledge Management SystemPerancangan e-Business
Oleh:
Fatharani Annisa Azka – Jennifer Ruslam – Muhammad Ichsan Abdillah
Business Intelligence:
the next generation of Knowledge Management
Latar Belakang
KM & Nilai Tambah
KMS & Evolusi
Elemen & Teknologi BI
Roadmap & Studi Kasus
Outline
3
Latar Belakang
4 Latar Belakang
Knowledge (pengetahuan) merupakan aset intelektual
Secara tradisional, pengetahuan ditransfer melalui:
interaksi face-to-face
mentoring
Pada era modern, diperlukan proses yang lebih efisien dan efektif dalam pengelolaan pengetahuan, sehingga digunakan dukungan teknologi informasi
Teknologi informasi dan komunikasi dapat membantu perusahaan dalam mengelola pengetahuan
5progresi data menjadi pengetahuan
6
Data
suatu angka atau kata atau huruf tanpa konteks maupun referensi pada ruang dan waktu,
Tidak memiliki arti pada ruang dan waktu.
contoh: angka 1, 7, 100, merah, A, C
PROGRESI DATA MENJADI PENGETAHUAN
7
Informasi
Kumpulan dari data yang memiliki keterhubungan.
Terdapat konteks khusus yang menjadikan data dalam informasi menjadi bermakna
Contoh: dalam 1 minggu terdapat 7 hari
PROGRESI DATA MENJADI PENGETAHUAN
8
Knowledge (Pengetahuan)
Informasi yang diproses lebih lanjut
Terdapat pola keterhubungan dan implikasi antar data dan informasi yang diproses
Ada tendensi untuk memiliki konteksnya sendiri, karena polanya cenderung dinamik
Pola terus berubah, namun setelah dipahami akan dapat diprediksi
Contoh: dalam 1 minggu, secara umum terdapat 5 hari kerja, dan 2 hari libur
PROGRESI DATA MENJADI PENGETAHUAN
9
Jenis-jenis Pengetahuan
Explicit dan Tacit knowledge saling melengkapi dan berhubungan
Tacit knowledge Explicit knowledge
• Pengetahuan personal dalam benak manusia: dapat berupa pandangan subjektif, intuisi, tebakan
• Diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman
• Dikembangkan melalui interaksi antar manusia
• Spesifik pada konteksnya, sehingga sulit dikomunikasikan, direkam maupun diartikulasikan
• Merupakan aset unik perusahaan yang sulit ditiru, namun sulit juga ditransfer
• Merupakan dasar dari pengambilan keputusan
• Pengetahuan dapat didokumentasikan dalam berbagai media
• Mudah dibagikan dalam bentuk yang sistematis dan formal
• Termasuk laporan, memo, rencana bisnis, paten, gambar, trademarks, metodologi, daftar customer, dsb.
• Biasanya disimpan dalam suatu basis data yang terkomputerisasi dan disokong teknologi informasi
10Interaksi antar jenis Pengetahuan
11Interaksi antar jenis Pengetahuan
Ke Tacit Knowledge Ke Explicit Knowledge
Dari Tacit Knowledge
SosialisasiTraining, komunikasi, sharing
EksternalisasiEkspresi wawasan dalam bentuk diagram, analogi, ide
Dari Explicit Knowledge
InternalisasiBelajar dengan melakukan/menggunakan
KombinasiMenggabungkan explicit knowledge untuk memperoleh knowledge yang baru
12 APA ITU Knowledge Management?
Untuk memperoleh pengetahuan yang tepat pada tempat yang tepat dan waktu yang tepat dalam
format yang tepat
Suatu proses manajemen sistematis di mana suatu pengetahuan diidentifikasi, diciptakan, dikumpulkan,
dibagikan, dan diaplikasikan
Business intelligence + kolaborasi + mesin pencari + agen intelijen
Definisi berorientasi hasil
Definisi berorientasi
proses
Definisi berorientasi
teknologi
13Siklus hidup knowledge management
(Dalkir, 2005)
Knowledge Capture & Creation
Knowledge Sharing /
Dissemination
Knowledge Acquisition
& Application
assessupdate
contextualize
14
Siklus hidup knowledge management
(Dalkir, 2005)
15 Mengapa Perlu Knowledge Management?
Peningkatan kompetisi pada marketplace serta peningkatan laju inovasi
Pengurangan jumlah staff kerja
Perlu menggantikan pengetahuan informal menjadi metoda formal
Adanya tekanan kompetitif yang mengurangi jumlah pekerja yang memiliki pengetahuan bisnis tertentu
Jumlah waktu yang tersedia untuk memperoleh pengetahuan telah berkurang.
Pengetahuan yang telah dibangun oleh perusahaan lama kelamaan hilang begitu saja apabila tidak dikembangkan dan disebarkan
Semakin berkembangnya suatu perusahaan, semakin kompleks perusahaan tersebut dalam transaksi dan transformasi data.
16 Evolusi Knowledge Management
Generasi KM Penyimpanan Pengetahuan
Implikasi
1st Generation: Document-based KM
Dokumen Fokus pada proses pengelolaan dataMenciptakan infrastruktur perusahaan untuk menangkap, mengumpulkan, dan menyempurnakan informasi
2nd Generation: People-based KM
Individual Fokus pada perilaku kolaboratif dan proses pertukaran pengetahuan
3rd Generation: System-based KM
Organisasi Fokus pada proses integrasi dan pemanfaatan pengetahuan pada perusahaan untuk meningkatkan inteligensi perusahaan
17
NILAI TAMBAH km
18 Nilai tambah penggunaan km
Memudahkan proses pengambilan atau penciptaan pengetahuan melalui sistem penyimpanan data secara lebih terstruktur dan otomatis
Meminimasi hilangnya pengetahuan sebagai aset intelektual perusahaan melalui proses pembagian pengetahuan dengan sistem kolaborasi yang efektif
Memfasilitasi transformasi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit sehingga dapat dimanfaatkan oleh seluruh pihak dalam perusahaan
Memudahkan dalam mengakses pengetahuan melalui pengkategorian informasi
Memfasilitasi proses pemberharuan pengetahuan
19 Manfaat untuk Individu
Membantu anggota organisasi menghemat waktu dalam mengerjakan tugasnya melalui proses pengambilan keputusan dan proses pemecahan masalah yang efektif dan efisien
Membantu orang tetap up-to-date terhadap pengetahuan atau informasi yang berada dalam lingkup perusahaan
20 Manfaat untuk Organisasi
Penyelesaian masalah yang lebih cepat
Dilakukan penerapan best practice
Peningkatan pengetahuan dalam produk dan layanan
Membangun “memori” organisasi dengan lebih efektif. Memori organisasi mencakup dokumen, data, serta informasi yang ada dalam perusahaan
Menjadikan perusahaan untuk mampu bertahan dengan lebih baik terhadap kompetisi
21
KM DAN EVOLUSI
E-business focus development
First generation
Selling goods via web
Second generation
Gaining insight from data collected with each transaction.
Interpreting what has happened in past transaction and using this knowledge to support decision about which direction the company should be headed.
Evolution of Knowledge Management
Group Memory Systems
Corporate intranets & Decission Support Portals
Extranets & Interenterprise Portals
e-Commerse & Click stream Analysis
Business Intelegent
Wave 1 : Group Memory System
Penyebaran informasi ke seluruh perusahaan.
Discussion board atau bulletin system
Contoh : lotus notes dan corporate intranet
Wave 1 : Group Memory System
Tujuan Utama
Memudahkan perusahaan untuk menggunakan data yang dimiliki
Memelihara tacit knowledge dan pengalaman individu
Mempercepat perusahaan dalam menyelesaikan masalah
Mempermudah klasifikasi keahlian pegawai
Kendala penerapan GM :
Vendor software menghindari membuat produk GM
Butuh effort yang tinggi namun tidak ada return on investment
Wave 2 : Corporate Intranets and Decision Support Portals
Teknologi ini memfasilitasi dalam menghubungakan aliran data dalam suatu organisasi yang dapat diakses melalui browser sebagai user interface.
Corporate intranet do not create knowledge, much less manage it.
Corporate intranet harus dilengkapi data analysis dengan menggunakan fasilitas decision support portal.
Fungsi decision support portals
Sebagai tools data mining, untuk menganalisis kuantitas data yang besar untuk mecari tahu keterkaitan dan pola suatu kejadian untuk mendukung pengambilan keputusan.
Memungkinkan pembuat keputusan untuk bertanya dan menjawab mission-critical questions dari bisnis mereka, menggunakan data transaksi yang ada
Wave 3 : Extranets and interenterprise Portals
Ability to manage huge data volume , data breath coverage, cross platform support, respon time speed, and a broad range of interface choice.
Contoh penerapan : Vendor Managed Inventory (VMI)
Penerapan Strategi
Supply Chain
Perubahan teknologi informasi (intranet ->extranet)
Informasi dapat diakses partner dan
supplier
Wave 4 : e-Commerse and click stream analysis
User Click-Stream Analysis
Menyediakan kemampuan untuk mengetahui aktivitas pembeli di dalam Web melalui ’mouse click’
Memfasilitasi dalam memahami preferensi pembelian konsumen dan bagaimana cara menghindari perubahan ekspektasi konsumen.
Wave 4 : e-Commerse and click stream analysis
e-Mail Management
Pada awalnya perusahaan menggunakan call center agar komunikasi lebih efektif.
Teknologi email menjadi channel baru dalam berkomunikasi.
Infrastruktur KM memungkinkan perusahaan dan partner untuk berkomunikasi setiap saat dengan cepat dengan beberapa jenis cara komunikasi seperti web, email, telepon dan storefront.
Wave 4 : e-Commerse and click stream analysis
Knowledge Portals (KP)
Memfasilitasi pengguna dalam melakukan pencarian, memproses, dan menampilkan data pada intranet perusahaan melalui web browser.
Vendor : Brio, Business Objects, Cognos, Data Channel, Plumtree
Aplikasi knowledge portals :
Manager call center dapat menganalisis masalah pada customer service dengan cepat sehingga meningkatkan customer retention, berdasarkan dari data transaksi yang ada pada berbagai agen call center.
Wave 5 : Business Intelligence
Fondasi BI adalah data analytic dan broadcast engine technology.
BI merupakan model baru dalam coverting data menjadi transaction revenue.
Customer
Centric Information
Analysis and segmentatio
n
Personalized
for each Customer
Multi-Chann
el Delive
ry
Facillitate
Interaction or Transac
tion
Pengertian Business Intelligence
Aplikasi yang berfungsi untuk mengubah data menjadi pengetahuan.
Aplikasi yang berfungsi untuk mencari, menggali, dan menganalisis informasi dari data bisnis sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan dan proses operasi perusahaan.
“BI is emerging group of applications designed to organized and to structure a business transaction data so that it can be analyzed in ways beneficial to company decision and operation.”
Business Intelligence (2)
Generasi selanjutnya dari BI menggunakan teknologi e-commerce.
Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data untuk meningkatkan hubungan dengan cupplier dan customer serta untuk meningkatkan revenue.
34
Elements & Technology of BI
Data/Content Organization
and Collection
Analysis and
Segmentation
Real-time Personalization Engine
Infrastructure for Broadcast, Retrieval, and
Interaction
Performance Monitoring
and Measurement
Data Organization & Collection
Penerapan BI membutuhkan akses kepada berbagai data yang berasa dari dalam dan luar perusahaan.
Data-data yang ada perlu diintegrasikan agar mudah diakses dan dianalisis
BI harus mampu mengelola data yang sangat besar, mengakomodasi penggunaan berbagai model data dan arsitektur database, dan menyelesaikan information queries yang ada dalam waktu singkat.
Sebagai contoh, Travelocity berinvestasi pada sebuah mutltiterabyte data warehouse untuk menanggulangi masalah pada pertumbuhan data yang mereka miliki, untuk meningkatkan kemampuan dalam mengelola data.
Analysis and Segmentation
Analisis dan segmentasi diperlukan dalam rangka mengolah data yang ada menjadi sebuah informasi yang berguna.
Keberadaan data akan menjadi sia-sia jika tidak mampu memberikan suatu informasi atau insight bagi perusahaan.
Sebagai contoh, Travelocity memiliki sebuah aplikasi yang mampu menganalisa data pelanggan, untuk kemudian dihasilkan berbagai segmen pelanggan yang memperoleh promo travel melalui email
Real-Time Personalization Engine
Banyak perusahaan mengembangkan berbagai aplikasi sebagai sarana pengiriman informasi kepada konsumen mereka.
Aplikasi yang dibuat disesuaikan dengan karakteristik konsumen berdasarkan segmentasi yang ada.
Personalization mampu membantu perusahaan dalam memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan mereka dengan cara memberikan suatu channel atau akses kepada user atau konsumen untuk berinteraksi dengan perusahaan dan menjangkau berbagai informasi terkait perusahaan.
Real-Time Personalization Engine (2)
Personalisasi memungkinkan untuk
Menyediakan laman web yang dipersonalisasi yang memungkinkan pelanggan untuk berinteraksi dengan perusahaan.
Menampilkan informasi sesuai dengan keinginan pelanggan
Secara proaktif memberikan notifikasi terkait dengan pengembangan produk dan upgrade, promosi, dan servis yang relevan dengan kebutuhan pelanggan.
Memberikan informasi dan rekomendasi sesuai dengan preferensi pelanggan.
Memberikan informasi yang relevan terkait dengan produk yang dimiliki pelanggan.
Infrastructure for Broadcast, Retrieval, and Interaction
Infrastruktur yang secara proaktif mengirimkan informasi kepada setiap pelanggan melalui media yang dipilih oleh pelanggan.
Infrastruktur dibangun berdasarkan arsitektur terbuka dan dapat disokong oleh berbagai alat komunikasi yang mampu meningkatkan interaksi dengan pelanggan.
Performance Monitoring and Measurement
Menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh para manajer dalam rangka mengembangkan operasi dan strategi perusahaan
Membantu manajemen memonitor sistem yang sedang berjalan dan pencapaian yang telah dilakukan.
Membantu para manajemen dalam mengambil keputusan strategis berdasarkan informasi yang disajikan.
Sebagai contoh, Interactive and Reporting Information System (IRIS) membantu British Telecom dalam memantau berbagai proyek yang mereka kerjakan. Dimana IRIS mampu menyajikan informasi terkait proyek yang berjalan secara up to date dan membantu para manajer dalam melakukan pengambilan keputusan strategis.
BI Solution Architercture
Online Analytical Processing (OLAP)
Sebuah pendekatan untuk melakukan analisis data yang komplex menggunakan business rules dan dimensions.
Contoh : analisis profitabilitas berdasarkan jenis produk, channel, geography, customer atau fiskal period.
OLAP digunakan untuk mengolah basis data dimensional yang terdapat pada data warehouse.
Data Warehousing
KONSEP DATA WAREHOUSE
Gather all company data together ini one place to give greater business process visibility, learn more, and improve organizational performance.
Data warehouse membantu pengguna dalam :
1. Identifikasi business trends
2. Menemukan jawaban dari permasalahan dalam bisnis
3. Memahami esensi dari historical dan operational data
How Data Warehouse Works
Data Warehouse Component
Transactional Application
Extraction and tranformation tools
Scrubbing tools
Movement tools
Repository tools
Access Tools
Data delivery
CHARACTERISTICS OF DATA WAREHOUSE
Subject Oriented
Integrated
Non-Volatile
Time Variant
Ringkas
Granulation
Tidak ternormalisasi
CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE
Berorientasi subjek
• Data warehouse terorganisasi di seputar subjek kunci (atau entitas-entitas peringkat tinggi) dalam perusahaan, Data warehouse adalah tempat penyimpanan berdasakan subyek bukan berdasakan aplikasi. Subyek merupakan bagian dari suatu perusahaan. Contoh subyek pada perusahaan manufaktur adalah penjualan, konsumen, inventori, daln lain sebagainya.
Terintegrasi
• Data yang tersimpan dalam data warehouse didefinisikan menggunakan konversi penamaan yang konsisten, format-format, struktur terkodekan, serta karakteristik-karakteristik yang berhubungan, Sumber data yang ada dalam data warehouse tidak hanya berasal dari database operasional (internal source) tetapi juga berasal dari data diluar sistem (external source). Data pada sumber berbeda dapat di-encode dengan cara yang berbeda. Sebagai contoh, data jenis kelamin dapat di-enkode sebagai 0 dan 1 di satu tempat dan ”m” dan ”f” di tempat lain.
CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE
Memiliki dimensi waktu
• Data yang tersimpan dalam data warehouse mengandung dimensi waktu yang mungkin digunakan sebagai rekaman bisnis untuk tiap waktu tertentu, Data warehouse menyimpan sejarah (historical data). Bandingkan dengan kebutuhan sistem operasional yang hampir semuanya adalah data mutakhir! Waktu merupakan tipe atau bagian data yang sangat penting didalam data warehouse.
• Didalam data warehouse sering disimpan macam-macam waktu, seperti waktu suatu transaksi terjadi/dirubah/dibatalkan, kapan efektifnya, kapan masuk ke komputer, kapan masuk ke data warehouse; juga hampir selalu disimpan versinya, misalnya terjadi perubahan definisi kode pos, maka yang lama dan yang baru ada semua didalam data warehouse kita. Sekali lagi, data warehouse yang bagus adalah yang menyimpan sejarah.
CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE
Non-volatile
• Data yang tersimpan dalam data warehouse diambil dari system operasional yang sedang berjalan, tetapi tidak dapat diperbaharui (di-update) oleh pengguna (bersifat ‘hanya-baca), Sekali masuk kedalam data warehouse, data-data, terutama data tipe transaksi, tidak akan pernah di update atau dihapus (delete) Terlihat, bahwa keempat karakteristik ini saling terkait kesemuanya harus diimplementasikan agar suatu data warehouse bisa efektif memiliki data untuk mendukung pengambilan-keputusan. Dan, implementasi keempat karakteristik ini membutuhkan struktur data dari data warehouse yang berbeda dengan database sistem operasional.
• Data dalam database operasional akan secara berkala atau periodik dipindahkan kedalam data warehouse sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Misal perhari, perminggu, perbulan, dan lain sebagainya. Sekali masuk ke dalam data warehouse, data adalah read-only . Pada gambar 2 dibawah ini bisa dilihat bahwa database OLTP bisa dibaca, diupdate, dan dihapus. Tetapi pada database data warehouse hanya bisa dibaca.
CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE
Ringkas
• Jika diperlukan, data operasional dikumpulkan ke dalam ringkasan-ringkasan
Granularity
• Pada sistem operasional data dibuat secara real-time sehingga untuk mendapatkan informasi langsung dilakukan proses query. Pada data warehouse pada menganalisis harus memperhatikan level-of-detail misalkan perhari, ringkasan perbulan, ringkasan per-tiga-bulan.
Tidak ternormalisasi
• Data di dalam sebuah data warehouse biasanya tidak ternormalisasi dan sangat redundan.Dasar dari suatu data warehouse adalah suatu data yang besar yang mengandung informasi bisnis. Data-data yang ada di dalam data warehouse bisa berasal dari banyak sumber, misalkan dari database operasional atau transaksional dan sumber dari luar misalkan dari web, penyedia jasa informasi, dari perusahaan lain, dan lain sebagainya.
52
Roadmap for managers
A Road Map for Managers
LANGKAH-LANGKAH PERUSAHAAN DALAM IMPLEMENTASI KNOWLEDGE FRAMEWORK
1. Identifikasi tujuan dari project BI
2. Tentukan dari mana knowledge diperoleh dalam perusahaan
3. Tentukan informasi apa yang harus didapatkan perusahaan
4. Mengumpulkan, membersihkan, dan menyiapkan data
5. Menyeimbangkan data internal dan eksternal
6. Membangun pendekatan baru dala mengkategorikan informasi
7. Membangun data model
8. Deploy the model
9. Monitor the model
10.Melakukan pengukuran ROI
BLUEPRINT KM
55
APLIKASI & STUDI KASUS
Contoh Aplikasi Business Intelligence dan Knowledge Management
Customer Service
Business Planning
Business Operation
Customer Service: Industri Telekomunikasi
Estimasi biaya untuk mendapatkan pelanggan baru sekitar $300-500.
Estimasi biaya untuk mempertahankan pelanggan $50 per tahun.
Rata-rata churn* rate tahunan mencapai 20-25%
Penggunaan BI untuk menganalisa data pelanggan
Penggunaan BI sebagai tindakan pencegahan agar pelanggan tidak pindah ke provider lain.
* Pindahnya pelanggan atau keluar dari suatu kelompok ke kelompok lain
Business Planning: Sear, Roebucks and Co
Departemen store terbesar di dunia dan retailer terbesar ketiga.
Di awal tahun 90’ masih menggunakan sistem informasi penjualan berusia 10-20 tahun.
Terdapat banyak data yang redundan, bertentangan, dan using.
Setiap departemen menggunakan sistem yang berbda dan tidak terintegrasi.
Penggunaan BI dengan menggunakan database tunggal untuk data sales, inventori, dan margin yang menggantikan 18 database yang ada sebelumnya.
Penggunaan BI untuk mengumpulkan data penjualan dan menghasilkan laporan penjualan yang akurat
Business Company: Healthcare
Kesulitan para pegawai di amerika untuk memperoleh informasi terkait kesehatan mereka
Buruknya pelayanan penyedia jasa kesehatan karena keterbatasan konektivitas antar partisipan dan koordinasi antar kesatuan servis.
Sistem manual menyebabkan biaya administrasi tinggi dan sulitnya komunikasi antara dokter, pasien, dan pemberi asuransi.
Permintan para pegawai akan program kesehatan yang lebih baik dan murah.
Penggunaan BI dengan membangun sistem terpusat yang mampu menghubungkan berbagai pihak yang terlibat.
Penggunaan BI memberikan kemudahan dalam mengakses informasi kesehatan para pegawai.