bureau du vérificateur général : rapport sur les suivis de ... · le bvg assure le suivi des...

Bureau du vérificateur général : Rapport sur les suivis de vérifications, Déposé devant le Comité de la vérification – le 27 octobre 2016, English on reverse

Bureau du vérificateur général

Le 27 octobre 2016

À l’intention du maire, des membres du Comité de la vérification et des membres du Conseil,

C’est avec plaisir que je vous soumets le présent rapport sur les suivis de vérifications réalisées par le Bureau du vérificateur général (BVG) de la Ville d’Ottawa.

Le rapport comporte un aperçu et un résumé de chacun des suivis effectués.

Le tout respectueusement soumis,

Ken Hughes

Vérificateur général

Bureau du vérificateur général – Rapport sur les suivis de vérifications

Le 27 octobre 2016

Personnel du Bureau du vérificateur général

Suzanne Bertrand

Sonia Brennan

Ken Hughes

Vivien Kaye

Ed Miner

Janet Onyango

Louise Proulx

Ines Santoro

Ensen Xie


Le 27 octobre 2016

Table des matières

Progrès réalisés vers l’amélioration ...................................................................... 1

Résumé et évaluation du degré d’achèvement de la mise en œuvre des recommandations des rapports de vérification ..............................................2

........................................4Résumés – Suivis de vérifications ................................

Suivi de la vérification des centres du service à la clientèle ................................


Le 27 octobre 2016

..5

Introduction ....................................................................................................5

Sommaire du degré d’achèvement ................................................................ 5

Conclusion .....................................................................................................7

Remerciements .............................................................................................7

Suivi de la vérification des cartes de crédit municipales .......................................8

Introduction ....................................................................................................8

Sommaire du degré d’achèvement ................................................................ 8

Conclusion ................................................................................................... 10

Remerciements ........................................................................................... 10

Suivi de la vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail ........................................................................................ 11

Introduction .................................................................................................. 11

Sommaire du degré d’achèvement .............................................................. 13

Conclusion ................................................................................................... 14

Remerciements ........................................................................................... 14

1

Progrès réalisés vers l’amélioration Le BVG assure le suivi des vérifications environ deux à trois ans après leur achèvement afin de permettre à la direction de mettre en œuvre les recommandations. Le BVG respecte les pratiques exemplaires et les normes professionnelles de la communauté internationale des vérificateurs, notamment en assurant le suivi des vérifications. Le processus de vérification comporte quatre étapes : la planification, l’enquête sur le terrain, la production du rapport et, finalement, le suivi de vérification. Au cours d’unsuivi de vérification, le BVG évalue la justesse, l’efficacité et l’opportunité des mesures prises par la direction en réponse à ses observations et à ses recommandations. Ce faisant, il s’assure que les mesures requises, promises par la direction et approuvées par le Conseil, ont été mises en œuvre. En l’occurrence, les suivis de vérifications du présent rapport ont été réalisés selon le Plan de vérification de 2014 du vérificateur général.

Voici les suivis de vérifications qui figurent dans le présent rapport :

· Vérification des centres du service à la clientèle · Vérification des cartes de crédit municipales · Vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au

travail

Les résultats des suivis dont fait état la prochaine section montrent clairement que la direction prend très au sérieux le processus de vérification et qu’elle a fait beaucoup d’efforts pour résoudre les problèmes soulevés lors de la vérification et améliorer les pratiques de gestion qui s’y rattachent. La direction peut être fière de ces améliorations, et ses accomplissements doivent être reconnus. Cependant, le BVG souhaite attirer l’attention sur la vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail, où la mise en œuvre des recommandations a relevé du défi. En raison de problèmes persistants liés à la mise en œuvre provinciale du Système automatisé de gestion de l’aide sociale (SAGAS), certains processus et certaines procédures clés sont provisoires. Nous allons donc envisager de reprendre l’examen du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail une fois le système et les procédures normalisés. De plus, le suivi de la vérification des centres du service à la clientèle a révélé que des améliorations ont été apportées quant à l’efficience et à l'efficacité de la manipulation de l'argent comptant, et à la conformité à la politique et aux procédures régissant le traitement de l’argent comptant. Cependant, il est encore nécessaire d’améliorer les procédures pour assurer la sécurité et la responsabilité en matière de traitement de l’argent comptant.

2

Résumé et évaluation du degré d’achèvement de la mise en œuvre des recommandations des rapports de vérification Les vérifications visent à améliorer les pratiques de gestion, à augmenter l’efficacité opérationnelle, à cibler les économies potentielles et à résoudre certains problèmes. L’étape de suivi permet d’évaluer le degré d’achèvement de la mise en œuvre des recommandations des rapports de vérification. L’objet du présent rapport n’est pas d’évaluer chacune des recommandations, mais plutôt de brosser un portrait général des progrès accomplis en réponse aux recommandations de l’ensemble des vérifications. Si le Conseil souhaite examiner plus en détail un suivi particulier, le personnel du BVG est à sa disposition.

Le tableau ci-dessous résume notre évaluation, réalisée dans le cadre des suivis de vérifications mentionnés ci-haut, du degré d’achèvement de la mise en œuvre de chacune des recommandations.

Tableau 1 : Résumé de l’évaluation du degré d’achèvement des recommandations

Action Pourcentage

complété Nombre de

recommandations Pourcentage du total

des recommandations

Peu ou pas de mesures prises 0 à 24 3 6 %

Action amorcée 25 à 49 0 0 %

Complétée en partie 50 à 74 4 8 %

Pratiquement complétée 75 à 99 4 8 %

Complétée 100 37 77 %

Total 48 100 %

Les suivis de vérifications ont été classés selon les critères suivants

· Progrès solides = 50 % ou plus des recommandations évaluées comme ayant atteint un degré d’achèvement de 75-100 %.

· Peu ou pas de progrès = 50 % ou plus des recommandations évaluées comme ayant atteint un degré d’achèvement de 0-49 %.

· Progrès graduels = Toutes les autres vérifications.

3

Progrès solides :

· Vérification des centres du service à la clientèle · Vérification des cartes de crédit municipales · Vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au

travail

Ces suivis de vérifications étant terminés, aucune autre évaluation de la mise en œuvre des recommandations n’est prévue par le BVG, à l’exception de celle touchant le processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail. Comme déjà noté, nous allons envisager de reprendre l’examen du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail une fois le SAGAS et les procédures normalisés. Toutefois, de nouvelles vérifications pourraient être réalisées selon le plan de travail annuel ou à la demande du Conseil.

4

Résumés – Suivis de vérifications La section suivante contient un résumé de chacun des suivis de vérifications.

5

Suivi de la vérification des centres du service à la clientèle

Introduction Le Suivi de la vérification de 2012 des centres du service à la clientèle était inclus dans le Plan de vérification de 2014 du vérificateur général.

Les principales constatations de la vérification initiale de 2012 étaient les suivantes :

· La Ville avait la possibilité de rationaliser ses activités dans ses sept centres de services à la clientèle pour réduire l’effectif et économiser.

· Il y avait également des possibilités d’augmenter le nombre de transactions automatisées pour la prestation des services et ainsi de réaliser des économies grâce à ces autres modes de prestation.

· Selon l’analyse du niveau d’activité à chaque centre, la Ville devait envisager la fermeture de certains centres compte tenu de leur faible achalandage. Les ressources n’étaient pas pleinement utilisées, et il était possible d’éliminer jusqu’à 13 postes, ce qui aurait représenté des économies annuelles de 824 000 $. Le total des économies potentiellement réalisables recensées dans la vérification s’élevait à 860 000 $.

· Aucune évaluation à jour du risque opérationnel n’a été réalisée à l’échelon de chaque centre du service à la clientèle; celle-ci était pourtant requise conformément au cadre et à la politique de gestion des risques approuvés par le Conseil en avril 2010.

Sommaire du degré d’achèvement Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de septembre 2015.

6

Tableau 2 : Degré d’achèvement de chaque recommandation selon le BVG

Catégorie %

Complété Recommandations Nombre de

recommandations % du total des

recommandations

Peu ou pas de mesures prises

0 à 24 s.o. 0 s.o.

Action amorcée

25 à 49 s.o. 0 s.o.

Complétée en partie

50 à 74 9, 10 2 12 %

Pratiquement complétée

75 à 99 5, 6 2 12 %

Complétée 100 1, 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17

13 76 %

Total 17 100 %

Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré d’achèvement de chaque recommandation en date du 9 mai 2016, en réponse à l’évaluation du BVG. Ces évaluations n’ont pas été vérifiées.

Tableau 3 : Degré d’achèvement de chaque recommandation selon la direction

Catégorie %



recommandations


0 à 24 s.o. 0 s.o.

Action amorcée 25 à 49 s.o. 0 s.o.


50 à 74 s.o. 0 s.o.


75 à 99 5, 9 2 12 %

Complétée 100 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17

15 88 %

Total 17 100 %

7

Conclusion Au moment où ont été réalisés ces travaux de suivi, nous avons constaté que 88 % des recommandations pouvaient être considérées comme pratiquement achevées ou achevées. Les recommandations restantes (12 %) étaient partiellement achevées.

Le respect en tout point de la Politique et des Procédures régissant le traitement de l’argent comptant faisait partie de l’une des mesures terminées en partie. Lors du suivi, la conformité aux mesures a été évaluée dans six secteurs, soit : la séparation des tâches, le traitement de la commande de la monnaie, l’impression de talons, l’accès au tiroir de la caisse enregistreuse sur lequel est installé le logiciel CLASS, le traitement des remboursements, et la surveillance adéquate. On a conclu que dans trois secteurs sur six, les centres de service à la clientèle ne se conformaient pas entièrement aux mesures. Nous avons donc évalué cette mesure comme étant achevée à 50 %.

Remerciements Nous tenons à remercier la direction pour la coopération et l’assistance accordées à l’équipe de vérification.

8

Suivi de la vérification des cartes de crédit municipales

Introduction Le suivi de la vérification des cartes de crédit municipales de 2012 faisait partie du Plan de vérification de 2014 du Bureau du vérificateur général (BVG).

Les principales constatations de la vérification initiale de 2012 étaient les suivantes :

· Le programme de cartes de crédit de la Ville, dans le cadre duquel un total de 16,6 millions de dollars d’achats a été effectué en 2011, est correctement administré et soutenu par le Service des finances.

· La Ville est dotée de processus clairs et de mécanismes de surveillance stricts en ce qui concerne la vérification des rapprochements, et sa conformité aux politiques et procédures applicables est satisfaisante.

· Les taux d’erreur, analysés au moyen d’un échantillon aléatoire et discrétionnaire, sont faibles; les procédures de contrôle fonctionnent comme prévu.

· La vérification recommande que la Ville privilégie l’utilisation de cartes de crédit (plutôt que de petites caisses ou de chèques), ce qui pourrait lui faire économiser 250 000 $ par an. Confier les achats au personnel d’échelons inférieurs (plutôt qu’aux employés d’échelons supérieurs) pourrait générer des économies d’environ 10 000 $ par an. Selon la vérification, les économies potentielles s’élèvent à 260 000 $.

Sommaire du degré d’achèvement Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chacune des recommandations au mois d’octobre 2015.

9


Catégorie %


recommandations

% du total des recommandations


0 à 24 s.o. 0 s.o.



50 à 74 2 1 8 %


75 à 99 s.o. 0 s.o.

Complétée 100 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13

12 92 %

Total 13 100 %

Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de juillet 2016 en réponse à l’évaluation du Bureau du Vérificateur général. Ces évaluations n’ont pas fait l’objet d’une vérification.


Catégorie %



recommandations Peu ou pas de mesures prises

0 à 24 s.o. 0 s.o.



50 à 74 s.o. 0 s.o.


75 à 99 2 1 8 %

Complétée 100 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13

12 92 %

Total 13 100 %

10

Conclusion La direction a fait preuve de proactivité en mettant en œuvre les recommandations de la vérification des cartes de crédit municipales de 2012. Au moment du suivi, la mise en œuvre de 12 des 13 recommandations était achevée, et celle de la recommandation restante l’était partiellement.


11

Suivi de la vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail

Introduction Le Suivi de la vérification de 2012 du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail était inclus dans le Plan de vérification de 2014 du vérificateur général.

Les principales constatations de la vérification initiale de 2012 étaient les suivantes.

· L’évaluation de l’admissibilité initiale est exécutée conformément à la Loi sur le Programme Ontario au travail, à son règlement et aux directives applicables. Pour l’essentiel, la réception, la vérification et l’analyse appropriée des informations requises sont étayées en conséquence dans le cadre du processus de demande.

· Nous avons relevé, dans l’échantillon sélectionné, des versements totalisant 3 840 $ en prestations à des bénéficiaires qui n’y avaient pas droit. Cela représente environ 0,6 % de la population analysée. Bien que cet échantillon ne soit pas nécessairement valide sur le plan statistique, si ce taux d’erreur s’est avéré exact pour l’ensemble de la population ayant reçu des versements, on obtient un montant total des paiements non admissibles pour la période de janvier 2011 à juin 2012 d’environ 834 000 $.

· Les conclusions de la vérification révèlent que lorsqu’on augmente le nombre de cas attribué à chaque chargé de cas génériques, il est possible de réduire le nombre de chargés de cas municipaux afin que les effectifs de la Ville soient plus conformes à la médiane provinciale. Une telle mesure de réduction des effectifs se traduirait par des économies annuelles d’environ 1 549 200 $. Le total des économies potentiellement réalisables recensées dans la vérification s’élève à 2 567 750 $.

· Dans les résultats de la vérification, il est aussi recommandé que les Services sociaux et communautaires travaillent en collaboration avec les Ressources humaines dans le cadre d’un programme de gestion des présences, afin de réduire le nombre de congés de maladie pris par les chargés de cas génériques à un taux au moins égal à celui actuellement enregistré dans le centre de services de l’Est (16,5 jours). D’autres centres ont des taux atteignant 21 jours par année, tandis que la moyenne municipale de tous les employés est de 11 jours par année.

12

En novembre 2014, le gouvernement de l’Ontario a mis en œuvre un nouveau logiciel de gestion des cas, le Système automatisé de gestion de l’aide sociale (SAGAS), qui sert à l’administration du programme Ontario au travail, du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, du programme d’Aide à l’égard d’enfants qui ont un handicap grave et des demandes de financement d’aide d’urgence. Bien que le processus de mise en œuvre des fonctionnalités soit géré par le ministère des Services sociaux et communautaires, un groupe de travail provincial/municipal sur le SAGAS a été créé pour se pencher sur les enjeux posés par le SAGAS et les processus administratifs connexes.

Les trois modifications suivantes apportées par le Ministère relativement à la mise en œuvre du SAGAS ont eu une incidence importante sur l’examen de l’admissibilité. De façon plus précise :

· L’exigence de vérification du revenu à faire mensuellement a été modifiée et est devenue une décision fondée sur le risque (si le chargé de cas coche la case « vérification du revenu requise » ou s’il y a une nouvelle source de revenus);

· Comme mesure temporaire de réduction de la charge de travail, le Ministère a renoncé à l’exigence liée à la mise à jour des plans de résultats expirés (les ententes de participation ont été renommées plans de résultats dans le SAGAS);

· Le Programme de vérification approfondie (PVA) est le principal mécanisme servant à surveiller l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements relatifs à la paie que présentent les clients d’OT. Le Ministère a également suspendu les activités du PVA.

Le lancement du SAGAS, combiné aux modifications apportées à la conduite des activités, a eu une incidence sur le suivi de certaines des recommandations formulées dans notre vérification. En ce qui concerne ces recommandations, la direction avait pris des mesures pour s’y conformer, avant la mise en œuvre du SAGAS; cependant, ces mesures ne sont plus pertinentes dans le contexte du SAGAS. De plus, en raison de problèmes persistants liés à la mise en œuvre provinciale du SAGAS, certains des processus principaux ont été reportés, et des procédures de rechange ont été mises en place. Étant donné cette situation temporaire, il s’avère moins judicieux d’évaluer les procédures en place. Nous pourrions reprendre plus tard notre examen du processus d’évaluation de l’admissibilité, une fois que le système et les procédures auront été normalisés. Aux fins du présent rapport de suivi, dans les cas où la direction a mis en œuvre la recommandation dans le contexte pré-SAGAS, nous estimons qu’elles sont achevées à 100 %.

13

Sommaire du degré d’achèvement Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation en date du 30 novembre 2015.


Catégorie %




0 à 24 3, 10, 14 3 17 %



50 à 74 12 1 6 %


75 à 99 2, 13 2 11 %

Complétée 100 1, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 15, 16, 17, 18

12 67 %

Total 18 100 %

Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré d’achèvement de chaque recommandation en date du 16 septembre 2016, en réponse à l’évaluation du BVG. Ces évaluations n’ont pas été vérifiées.


Catégorie %




0 à 24 s.o. 0 s.o.



50 à 74 s.o. 0 s.o.


75 à 99 2 1 5 %

Complétée 100 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18

17 95 %

Total 18 100 %

14

Conclusion L’Unité du soutien social et communautaire de la Ville a mis en œuvre, en totalité ou presque, 14 des 18 recommandations énoncées dans la vérification de 2012, qui ne portaient que sur l’ancien Système de gestion du modèle de prestation des services (SGMPS). L’application d’une des recommandations est partiellement achevée, tandis que trois autres n’ont pas été prises en considération. La direction précise que cet état de fait est attribuable à des problèmes techniques en cours, aux améliorations demandées au SAGAS et au report continuel de la question des règles administratives par le gouvernement provincial.

La mise en œuvre du SAGAS fait toujours l’objet de lacunes fonctionnelles et demeure problématique pour les intervenants et les partenaires municipaux. La direction devra consentir plus d’efforts pour mettre en œuvre les dernières recommandations et s’attaquer aux problèmes sous-jacents. Plus précisément, il lui faudra améliorer ses communications ou la surveillance dans les secteurs de la documentation de l’admissibilité. Il faudra utiliser des renseignements plus détaillés sur les cas aux fins de la surveillance de la charge de travail, utiliser l’outil de gestion des présences, tirer parti des fonctionnalités du SAGAS pour créer des gains d’efficacité et réduire le nombre d’ÉTP de même qu’examiner la possibilité d’utiliser les fonctions du SAGAS pour remplacer les feuilles de calcul pour la production de rapports aux fins du PEA.


bureau du vérificateur général : rapport sur les suivis de ... · le bvg assure le suivi des...

Documents