Título:

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL BRIEF PARA SOLICITAR SERVICIOS

DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO, O PRODUCCIÓN DE EVENTOS

Código:

DC-PYC-PR-01

Versión:

05

Página:

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y procedimiento para la elaboración, aprobación y distribución del Brief del área

usuaria para solicitar servicios de comunicación y mercadeo o producción de eventos para la ejecución de

campañas o actividades de promoción de las exportaciones, turismo e imagen país; así como para la ejecución de

acciones de comunicación institucional.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es administrado por la Dirección de Comunicaciones e Imagen País, y es fuente de

consulta y aplicación para todas las áreas usuarias de la Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones, y de la

Subdirección de Producción.

El procedimiento se inicia con la elaboración del Brief por el Especialista del área usuaria, y culmina con la

aprobación del Brief del área usuaria y su distribución por la secretaria de la Subdirección u Oficina del área

usuaria.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1. Ley 30075 - Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo –

PROMPERÚ.

3.2. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el

Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.3. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 028-2014-

PROMPERÚ/SG y modificatorias.

4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS

ATL: Above The Line o “sobre la línea”

BTL: Below The Line o “debajo de la línea”

DC: Dirección de Comunicaciones e Imagen País

SMC: Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones

SPR: Subdirección de Producción

5. DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:

5.1. Acciones complementarias de comunicación: Comprende acciones adicionales para reforzar o

complementar campañas de comunicación o actividades de promoción o eventos.

5.2. Acciones de comunicación institucional: Acciones destinadas a modificar un comportamiento, una actitud,

o a conseguir adhesiones a una idea o proyecto específico, dirigidas al personal de la entidad, en forma

masiva o grupal; y cualquier otra acción de comunicación que no esté destinada a la promoción de las

exportaciones, el turismo e imagen país, dirigida a entidades, organismos o instituciones públicas o

privadas, nacionales o extranjeras, entre otras.

5.3. Áreas usuarias: Son los órganos o unidades orgánicas que requieren servicios de comunicaciones y

mercadeo para la ejecución de campañas de comunicación o la producción de eventos para la promoción

de las exportaciones, el turismo y la imagen país, o para la ejecución de acciones de comunicación

institucional.

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DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO, O PRODUCCIÓN DE EVENTOS

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5.4. Brief del área usuaria: Es un documento informativo breve, conciso y completo de una actividad a

desarrollar, elaborado por el área usuaria, para el (las) área(s) responsable(s) de la prestación de los

servicios requeridos para su ejecución.

5.5. Publicidad ATL (Above The Line): Tipo de publicidad que utiliza medios convencionales (masivos) para llegar

a una audiencia más amplia. Los medios utilizados para este tipo de publicidad son: TV, radio, periódicos,

revistas, vía pública e Internet.

5.6. Publicidad BTL (Below The Line): Tipo de publicidad que utiliza medios no convencionales (alternativos) que

sirve para crear relaciones más estrechas con el consumidor y se usa como complemento de campañas de

publicidad en medios masivos. Están enfocados a segmentos específicos del mercado, y pueden ser:

activaciones de gran impacto visual, eventos de promoción, degustaciones, distribución de merchandising

(material promocional), intervenciones en espacios públicos de gran afluencia, etc.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1. Para solicitar los servicios de comunicaciones y mercadeo para la ejecución de campañas de comunicación o

la producción de eventos de promoción, o la ejecución de otras acciones de comunicación institucional, las

áreas usuarias deberán elaborar y remitir a la SMC y/o SPR, según corresponda, el Brief del área usuaria de

la actividad a desarrollar, según modelo Anexo B que forma parte del presente procedimiento. En caso de

ser necesaria, el área usuaria podrá solicitar a la SMC y/o SPR, asistencia técnica para su elaboración.

6.2. Las acciones complementarias de comunicación podrán ser requeridas y coordinadas vía correo electrónico;

no se requiere elaborar un nuevo Brief del área usuaria para ellas, dado que se encuentran enmarcadas

dentro de la estrategia de comunicación de la campaña o actividad original.

6.3. El área usuaria es responsable de verificar que la actividad a desarrollar cuente con disponibilidad

presupuestal y se encuentre prevista en el Plan Operativo Institucional vigente.

6.4. Si la actividad a desarrollar corresponde a una campaña de comunicación u otras acciones de comunicación

institucional relacionadas con publicidad ATL, la SMC es responsable de elaborar y proponer al área usuaria,

la estrategia de comunicación de la actividad a desarrollar; y de su ejecución, coordinación, seguimiento y

evaluación, una vez aprobada esta. Asimismo, en caso se haya previsto realizar además algunas acciones de

comunicación relacionadas con publicidad BTL como soporte a la actividad a desarrollar, estas serán

coordinadas por la SMC con la SPR.

6.5. Si la actividad a desarrollar corresponde a un evento de promoción u otras acciones complementarias de

comunicación relacionadas con publicidad BTL, la SPR es responsable de elaborar y proponer al área

usuaria, la estrategia de comunicación de la actividad a desarrollar; y de su ejecución, coordinación,

seguimiento y evaluación, una vez aprobada esta. Asimismo, en caso se haya previsto realizar además

algunas acciones de comunicación relacionadas con publicidad ATL como soporte a la actividad a

desarrollar, estas serán coordinadas por la SPR con la SMC.

6.6. En otros casos, la responsabilidad de elaborar y proponer al área usuaria la estrategia de comunicación, se

determinará en función a cuál es el conjunto de acciones de comunicación que represente mayor ejecución

presupuestal, ya sean las relacionadas con publicidad ATL o BTL.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS

7.1. El Brief del área usuaria deberá contar con los vistos buenos, firmas y sellos del Coordinador de

Departamento y del Subdirector del área usuaria correspondiente, si el área usuaria es una unidad orgánica

de línea; o por el Jefe de Unidad y/o Jefe de Oficina si el área usuaria es un órgano de apoyo o de asesoría.

Dicho Brief deberá ser distribuido según lo siguiente:

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a. Un original a la Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de comunicación de la

actividad a desarrollar; y de ser el caso,

b. Una copia a la Subdirección responsable de ejecutar las acciones de comunicación de soporte.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Responsable

A. Elaboración del Brief del área usuaria para campañas de comunicación y producción de eventos de promoción.

1 Elabora proyecto de Brief según modelo Anexo B del presente procedimiento, o levanta observaciones efectuadas por el Coordinador del área usuaria, de ser el caso.

Especialista del área usuaria

2 Remite proyecto de Brief al Coordinador del área usuaria para su revisión.

Especialista del área usuaria

3

Revisa Brief y determina: 3.1 Si es conforme, visa y suscribe Brief; y lo remite al Subdirector

del área usuaria para su aprobación. Continúa en el paso 4. 3.2 Caso contrario, coordina con el Especialista del área usuaria el

levantamiento de las observaciones. Regresa al paso 1.

Coordinador del área usuaria

4

Revisa Brief y determina: 4.1 Si es conforme, aprueba y entrega Brief a la Secretaria de la

Subdirección para el trámite correspondiente. Continúa con el paso 6.

4.2 Caso contrario, devuelve Brief al Coordinador del área usuaria con las observaciones del caso para su levantamiento. Continúa con el paso 5.

Subdirector del área usuaria

5 Levanta observaciones y lo remite al Subdirector del área usuaria para su aprobación. Regresa al paso 4.

Coordinador del área usuaria

6

Recibe Brief aprobado y lo distribuye enviando el original a la Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de comunicación, y una copia a la Subdirección responsable de ejecutar las acciones de comunicación de soporte.

Secretaria de la Subdirección del área usuaria

7 Entrega copia del cargo del Brief al Coordinador del área usuaria. Secretaria de la Subdirección del área usuaria

8 Remite vía correo electrónico el archivo original del Brief aprobado a la SMC y/o SPR, según corresponda.

Coordinador del área usuaria

B. Elaboración del Brief del área usuaria para acciones de comunicación institucional.

1 Elabora proyecto de Brief según modelo Anexo B del presente procedimiento.

Especialista del área usuaria

2 Gestiona revisión y aprobación del Brief por el Jefe de Unidad y/o Jefe de Oficina según corresponda.

Especialista del área usuaria

3 Aprueba Brief y dispone su distribución. Jefe de Oficina del área usuaria

4

Recibe Brief aprobado y lo distribuye enviando el original a la Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de comunicación, y una copia a la Subdirección responsable de ejecutar las acciones de comunicación de soporte.

Secretaria de la Oficina del área usuaria

5 Entrega copia del cargo del Brief al Especialista o Jefe de Unidad del área usuaria, según corresponda.

Secretaria de la Oficina del área usuaria

6 Remite vía correo electrónico el archivo original del Brief aprobado a la SMC y/o SPR, según corresponda.

Especialista o Jefe de Unidad del área usuaria

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9. REGISTROS

Descripción Código Nº de

ejemplares

Lugar de

archivo

Tiempo de

archivo

(Años)

Brief del área usuaria FO-PYC-001 1 Archivo del

Área Archivo Central

1 año

9 años

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

Modificaciones

04 5 5.5 Se modificó la definición de “Publicidad ATL (Above The Line)” en virtud a lo señalado en el artículo 4° de la Resolución de Secretaría General N° 205-2016-PROMPERÚ/SG.

11. ANEXOS

Descripción Anexo

Diagrama de Flujo 1

Formato Brief del área usuaria 2

ANEXO Nº 1: DIAGRAMA DE FLUJO

A. ELABORACIÓN DEL BRIEF DEL ÁREA USUARIA PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO O DE PRODUCCIÓN DE EVENTOS, PARA CAMPAÑAS DE

COMUNICACIÓN O ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN

Especialista del área usuaria Coordinador del área usuaria Subdirector del área usuaria Secretaria de la Subdirección del área usuaria

¿Conforme?

No

Inicio

Si

1

3

4.2

4

4.1 6

2

Elabora proyecto de Brief, o

levanta observaciones

efectuadas por el Coordinador

del área usuaria.

Revisa Brief y determina si es

conforme.

Devuelve Brief al Coordinador

del área usuaria, con las

observaciones del caso para

su levantamiento.

Aprueba y entrega Brief a la

Secretaria de la Subdirección

para el trámite

correspondiente.

5

Remite proyecto de Brief al

Coordinador del área usuaria

para su revisión.

Revisa Brief y determina si es

conforme.

¿Conforme?

Coordina con el Especialista

del área usuaria el

levantamiento de las

observaciones.

No

Visa y suscribe Brief; y lo

remite al Subdirector del área

usuaria para su aprobación.

Si

Levanta observaciones y lo

remite al Subdirector del área

usuaria para su aprobación.

3.1

3.2

A

A

Proyecto de Brief

Brief

visado y suscrito

Brief

aprobado

Recibe Brief aprobado y lo

distribuye.

Entrega copia del cargo del

Brief al Coordinador del área

usuaria.

7

Brief aprobado - Original(Para la Subdirección responsable

de elaborar y proponer la estrategia

de comunicación)

Brief aprobado – Copia(Para la Subdirección responsable

de ejecutar las acciones de

comunicación de soporte)

Remite vía correo electrónico

el archivo original del Brief

aprobado a la SMC y/o SPR,

según corresponda.

Fin

8

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B. ELABORACIÓN DEL BRIEF DEL ÁREA USUARIA PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO O DE PRODUCCIÓN DE EVENTOS, PARA ACCIONES DE

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Recibe Brief aprobado y lo

distribuye.

Especialista del área usuaria Jefe de Unidad del área usuaria Jefe de Oficina del área usuaria Secretaria de la Oficina del área usuaria

Inicio

1

3

5

2

Elabora proyecto de Brief.

Gestiona revisión y aprobación

del Brief por los niveles

correspondientes.

Aprueba Brief y dispone su

distribución.

Proyecto de Brief

Brief aprobado - Original(Para la Subdirección responsable

de elaborar y proponer la estrategia

de comunicación)

Brief aprobado – Copia(Para la Subdirección responsable

de ejecutar las acciones de

comunicación de soporte)

Fin

Entrega copia del cargo del

Brief al Especialista o Jefe de

Unidad del área usuaria, según

corresponda.

4

Brief aprobado

Remite vía correo electrónico

el archivo original del Brief

aprobado a la SMC y/o SPR,

según corresponda.

6

Cargo de Brief

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ANEXO Nº 2: FORMATO BRIEF DEL ÁREA USUARIA