1

BOMBAY CONVENTION & EXHIBITION CENTRE 

 RULES AND REGULATIONS 

 A] GENERAL B] ALLOCATION OF FACILITIES C] TARIFFS D] SECURITY DEPOSIT E] STATUTORY PERMISSIONS F] JURISDICTION/ INSURANCE/ INFRINGEMENT G] SURRENDER OF SPACE H] POSTPONEMENT/ CANCELLATION I] HANDOVER & TAKEOVER OF HALLS J] ELECTRICAL REQUIREMENTS K] WORK TIMINGS  L] MEASUREMENT OF AREA [COMERCIAL & NON‐COMMERCIAL AREA] M] PROFILE PROTECTION N] POWER O] BRANDING P] SECURITY Q] FIRE  R] BADGES S] DO’S & DONTS [PENALTIES & BLACLISTED CONTARCTORS] T] MISCELLANEOUS   A] GENERAL  CONTROL AND MANAGEMENT – Bombay Convention & Exhibition Centre (in after referred to as the “BCEC”) is owned by Nesco Ltd. The general control and management of  the BCEC  is with the Board of Directors of Nesco Limited. The day to day management, administration and maintenance of the Exhibition Centre  is  looked after and  regulated by  the Executive Director of  the BCEC  to whom duties are assigned on behalf of the BCEC. They shall, from time to time, prescribe  rules  and  regulations  governing  the  general  management, administration,  maintenance  and  use  of  the  exhibition  centre  (referred  to  as “BCEC”)  including  the  appointment  and  duties  of  employees  connected with BCEC. These  rules are subject  to alteration at any  time, at  the discretion of  the BCEC, without prior notice. 

2

 All the provisions in this manual are taken as read by the event organizers at the time of booking of space at BCEC and that they agree to the terms and conditions of licensing/hiring of services by BCEC spelt out in this manual.  BCEC  reserves  the  right  to  add  new  provisions/delete/change  any  of  the provisions  in  this manual.    The  licence  agreement  for  extending  facilities  by BCEC will be governed by rules and regulations as applicable at the time of the programme.  WAIVING OR REDUCING CHARGES – BCEC shall have the authority to waive or reduce any or all of the charges above for such institutions or societies and in such cases it may in its discretion think firm subject to such regulations as may be laid down from time to time by BCEC. Any reservations as also all receipts for all payments of charges and dues shall BCECome valid only when signed by the office‐bearers of the BCEC. The office bearers are not to be held responsible when BCEC disallows for use – force majure. The use of facilities shall be available in the order of reservations made in advance but, if for any reason, it is not possible to allow the use thereof BCEC shall not be responsible in any respect, and in that event, the amount standing to the credit of the party shall be refunded, but the applicant shall not claim any damage or compensation on that account.  NO RIGHT / IN FAVOUR OF ORGANISER – It is hereby agreed and understood that no right, title or interest is intended to be created in respect of the BCEC area allotted to the Exhibition Organiser(s) and the payment of maintenance charges shall  be  strictly  in  respect  of  the use  of  the Exhibition Centre    for  a  specified period.  B] ALLOCATION OF FACILITIES  The facilities to be allotted for the Exhibition shall be entirely at the discretion of the centre once allotted, except under unforeseen circumstances.   USE OF EXHIBITION FACILITIES – BCEC will permit for use at the discretion of the  centre  for holding Exhibitions  on  such days  and  such  time when  it  is not required  for use by  the centre and on such  terms and conditions as prescribed, from  time  to  time,  by  the  centre.  BCEC  will  be  permitted  to  be  used  for Exhibitions and promotional activities.   

3

 The minimum areas to be booked in respective halls are as under: Hall I  8000 sqm Hall V  3000 sqm Hall VI  4500 sqm Hall II  As per blocks  Confirmation  of  space  booking will  be  done  on  first‐come‐first  basis  and  on receipt of advance licence fee as per the schedule of payment.  In the event of any failure  to honour  this payment schedule, BCEC  reserves  the  right  to cancel  the reservation and allot halls to other exhibition organizer(s) requiring space.  

BCEC will hand over possession of Halls only on receiving full payments against all  dues  along‐with  photo‐copies  of  all  the  mandatory  approvals  from  the statutory authorities.  

C] TARIFFS  

The tariffs for booking of exhibitions at BCEC upto FY 2011 – 12:  

Hall I, V & VI: Exhibition Day  Rs. 125/‐ per square meter per day 

Non‐Exhibition Day (preparation & dismantling days) 

Rs. 100/‐ per square meter per day 

Air‐conditioning rentals  Rs. 75/‐ per square meter per day 

 Hall II: Tariff  inclusive  of  air‐conditioning rentals 

Rs. 75/‐ per square meter per day 

 The following facilities will be chargeable for, as under:   

International Lounge with AC  Rs. 30,000/‐ per day Ground floor office block with AC    Rs. 50,000/‐ per day  The tariffs for booking of exhibitions at BCEC after November 1st 2010 to be held on or after 1st February 2011:     

4

Hall I, V & VI: Exhibition Day  Rs. 135/‐ per square meter per day 

Non‐Exhibition Day (preparation & dismantling days) 

Rs. 110/‐ per square meter per day 

Air‐conditioning rentals  Rs. 85/‐ per square meter per day 

 

Hall II (with effect from 1st April 2012): Tariff  inclusive  of  air‐conditioning rentals 

Rs. 100/‐ per square meter per day 

 Only air‐conditioning rentals of Rs. 85/‐ per square meter per day will be charged for  15%  of  gross  exhibition  space,  booked  initially,  that  is  utilized  non‐commercially  such  as  for  Registration,  VIP  Lounge,  Cafeteria,  Press  Room, Exhibitors room, Rest Area, etc. This rule is specifically applicable for exhibitions happening in halls I, V & VI only and not for Hall II.    The tariff for booking the open ground area is Rs.  100/‐ per square meter per day irrespective of whether the space so utilized is for commercial or non‐commercial purpose, including for storage of materials.  

Prior  permission  of  BCEC would  be  required  for  converting  open  space  into covered space. The guidelines of the statutory authorities and Architect of BCEC will have to be adhered to.  

The Wi‐Fi  facility can be utilized  in  the exhibition halls  I, V & VI at Rs.25,000/‐ per hall per day.  

Additional Services: Sr. #  Services  Charges per day 1.  Wi‐Fi Facility  Rs. 25,000/‐ per hall  

(available  in Hall  I, V & VI) 

2.  Electrical Male Plugs (for Power Tap‐off)   ‐2  Single Phase Plugs ‐3  Three Phase Plugs 

 Rs. 100/‐ Rs. 200/‐ 

3.  Housekeeping  including  stand  build‐up  and dismantling days, trash collection from stalls, carpet cleaning etc. ‐4  Inside halls ‐5  Open area 

   Rs. 10/‐ per sqm Rs. 15/‐ per sqm 

5

 The above tariffs is exclusive of applicable service tax & other taxes, if any, and various other utility service charges;  the electricity/power consumption charges are payable directly to Reliance Energy Ltd.  

Payment schedule shall be as follows:  

    i)       License Fee for Halls  

‐  15% of total licence fee on allotment  ‐  20% of  total licence fee, 12 months before the event ‐  25% six months before the event ‐  30% three months before the event ‐  Remaining 10%, one month before the event 

 ii) Licence Fee for Facilities & Services.  Payments to be made along‐with 

the final installment.  

Organisers are expected to follow the above payment schedule.  Non‐adherence of the schedule will attract additional service charges at 3% per month of the due amount.   Delay shall be worked out as per date of receipt of payment  in BCEC and as per due date of payment as per the payment schedule.    The BCEC reserves the right to cancel, withdraw or change the halls in the event of  unforeseen/unavoidable  circumstances  or  for  non‐compliance  of  payment schedule.  

Applicable Charges at the time of the event  BCEC has prescribed  license  fee and hire charges  for  licensing/hiring halls and other facilities of Bombay Convention & Exhibition Centre.  Organizers wishing to book space and other facilities in advance will be required to pay all dues on account  of  licence  fee,  charges  for  various  services,  penalty  for  surrender  of space/cancellation, violation of guidelines, plan, etc. as per the rates/schedule as prevalent at the time of actual usage.  

D] SECURITY DEPOSIT  

Exhibition  Organiser(s)  who  is  allotted  space  will  have  to  deposit,  with  the centre,  an  interest  free  sum  as  indicated  in  the  schedule,  as General  Security Deposit  for  fulfillment  of  the  terms  and  conditions  applicable  for  proper utilization of the exhibition centre and other amenities.   

6

The  deposit  shall  be  returned  after  adjustment  of  all  outstanding  dues  and payable by the Exhibition Organiser(s). The Exhibition Organiser(s), in any event will have to make good any damage or alterations made to the premises of BCEC and other properties and installations of the BCEC on account of improper use / handling. All  the display  equipment,  exhibits,  fittings  etc will have  to be  free‐standing and self‐supporting  to avoid any damage  to  floors, walls and ceilings etc.  of  the  premises. Nailing,  digging  etc.  is  strictly  prohibited  in  any  part  of building premises. The deposit will be refunded only after satisfactory clearance of  the  site  /  space  allotted  and  after  adjusting  amounts  if  any  due  from  the Exhibition Organiser(s).   

From the amount deposited as per the Rule above, such sums shall be deducted as  are  needed  to  cover  the  amount  of  damage,  if  any,  done  to  the  building, furniture,  fittings, paintings,  facades, electrical and other apparatus etc. during the use of the same by the Exhibition Organiser(s) and the balance, if any, shall be refunded. The decision of BCEC in these matters shall be final and binding on the Exhibition Organiser(s).  

The security deposit shall be refunded on settlement of claims towards repairs / replacement / damages, etc, if any, attributable to your exhibition, within 30 days of post event.  

ORAL AGREEMENTS – Oral agreements  shall BCECome valid only after  they have been confirmed in writing from both sides.  

Space of suppliers of display aids and other material for construction, decoration and  plants  etc.  shall  be  got  allotted  from Marketing  Division  and  exhibition material would  be  allowed  to  enter  Bombay Convention &  Exhibition Centre only after due payments for the space and with a valid “in‐pass”.  

No material will be allowed to be taken out of Bombay Convention & Exhibition Centre by the organizers without “out‐passes” issued by BCEC Authorities.  

E] STATUTORY PERMISSIONS  OBTAINING  VARIOUS  LICENSES  FOR  HOLDING  THE  EXHIBITIONS  –  If admission  to  exhibition  is  by  sale  of  tickets,  the  license  for  the  same must  be obtained  by  the  theatre  department,  office  of  the  police  commissioner.  If  any exception  from  entertainment  tax  is  to  be  claimed,  the  same will  have  to  be obtained prior to the commencement of the exhibition. If a Municipal License is necessary, the same shall be obtained. All formalities shall be completed by the Exhibition  Organiser(s)  before  the  start  of  the  exhibition  and  copies  of  the 

7

relevant document in token of having completed these formalities shall be given to BCEC.    In  case  the  event  involves  an  activity which  attracts  Entertainment  Tax,  then organizers  are  advised  to  take  necessary  clearance/  NOC/  Authorization Certificate  from Entertainment Tax Department before  taking possession of  the venue. BCEC  reserves  the  right not  to give possession of halls  if  the necessary approvals are not availed off.  If  the  exhibition  involves  across‐the‐counter‐sales,  the  organizer  has  to  ensure that the Sales Tax Department and VAT Department is informed in advance and all the payable tax is deposited by the exhibitors.   The Organisers of musical  and other  events  are  also  required  to obtain Public Performance  Licence  from  the  concerned  society  such  as  Indian  Performance Rights Society Ltd., Mumbai. The organizer  is  also  required  to  follow  all  local rules and regulations governing such events.  The allotment of halls  is on  the understanding  that all  liabilities on account of service  tax will accrue  to  the organizers and  that  the organizer will  indemnify BCEC against any amount payable/paid on this account.  List of statutory permissions annexed  F] JURISDICTION / INSURANCE / INFRINGEMENT   INFRINGEMENT  OF  REGULATIONS  –  If  at  any  time  after  the  grant  of permission  for  the use of BCEC,  it considers  that  it has reason  to opine  that  (i) The  exhibition  for  which  permission  has  been  granted  (a)  is  found  to  be objectionable  or  (b)  is  transgressing  or  likely  to  transgress  the  Rules  and Regulations  relating  to  the use  of BCEC.  (ii)  If  the  applicant has made  a  false statement concerning the scope and object of the exhibition, the centre shall be at liberty  to  cancel  the permission  to use BCEC without assigning any  reason.  In such  an  event,  the  advance  and  deposit  received  from  the  applicant  shall  be refunded without  interest.  The  opinion  of  BCEC  shall  not  be  questioned  and shall be  final  and binding  and  the  applicant  shall not be  entitled  to  claim any damage or compensation whatsoever by reason of such cancellation.  

8

PROHIBITED  AND  UNSUITABLE  EXHIBITS  –  BCEC  reserves  the  right  to prohibit exhibition, distribution or sale of any article including printed literature which it considers unsuitable or objectionable and to confiscate the same. BCEC reserves  the  right  to  de‐bar  the  exhibitor  from  selling  /  distributing  or demonstrating to the public  if his conduct or that of his agent  is  likely to cause offence to anyone or is otherwise considered objectionable in any manner.  INTERPRETATION  –  The  decision  of  the  Centre  as  regards  interpretation  / relaxation  of  the  Rules  and  Regulations  shall  be  final  and  binding  on  the Exhibition Organiser(s).  ARBITRATION  –  If  any  dispute  or  difference  arises  between  the  parties,  the same shall be settled by Arbitration in Mumbai, in accordance with rules of the Indian Council of Arbitration and the award of pursuance thereof shall be finally binding on both parties. Arbitrator will be appointed by the CMD, BCEC.  JURISDICTION  –  Courts  of  Mumbai  alone  shall  have  jurisdiction  over  all disputes between the Centre and the Exhibition Organiser(s).  In case of any dispute or difference of opinion,  the decision of BCEC would be final and binding.  The Licensed Premises are public premises as defined in the Public Premises   (Eviction of Unauthorized Occupants) Act,  1971  and  rules  framed  there under which  are  now  in  force  or  which  may  hereafter  come  into  force  shall  be applicable for all matters provided in the said Act.  INSURANCE  –  The  Exhibition  Organiser(s)  shall  make  his  /  their  own arrangement  for  insurance  coverage,  for  all  types  of  risks,  for  his  /  their  own third parties property and life, but not limited to any natural calamity, etc during entire  license period. Similarly  the exhibitors may be advised by  the organizers to take insurance cover for their exhibits against fire, water, handling, transport, terrorism, theft and other risks. BCEC shall not accept any responsibility for any loss  or  damage  to  exhibits  and  life,  in  whatsoever  manner,  or  ant  liability towards the Exhibition Organiser(s) or their parties.  INDEMNIFYING THE CENTRE – Every applicant shall hold an exhibition on his own  risk.  The  applicant  hereby  agrees  to  indemnify  the  Centre  and  keep  it indemnified  against  any  legal proceeding  or  costs,  charges,  expenses  and  /  or 

9

damages  that may be suffered,  incurred or borne or which may arise  from any non‐settlement of payments and  injury or accident caused by property used by him or by his agents, representatives, contractors, employees or his participants. Neither  the applicant nor his agents,  representatives, contractors, employees or his participants will have any claim against  the Centre  for any damages, either for personal injury or damages to any of his property arising from negligence or default  of  any person  or  from  any  other  cause  or  for  any  loss,  sustained  as  a result of  temporary non‐availability of  any of  the  services. The  applicant  shall effectively  indemnify the Centre against any  liability whatsoever  including that of any  injury or harm to the visiting public arising out of the exhibition held at the hall. The applicant shall notify his agents, representatives, contractors and his employees of these conditions.  THEFT OR DAMAGED MATERIAL – Misplacement, theft or damage of material /  exhibits  after  the  close of  the  exhibition will be  the  sole  responsibility of  the Exhibition Organiser / Exhibitor.  STORAGE AND PACKING CASES – All empty cases or other material will be stocked  in  the  store  rooms  and  no  empty  cases  of  packing material  will  be allowed  to be kept  in and around the halls. The Exhibition Organiser(s)  is / are advised to take adequate insurance cover against fire / theft, damage of any other nature etc.    G] SURRENDER OF SPACE  The organizer  is permitted  to  surrender  space booked by  them  subject  to  their paying penalty as follows:  Exhibition  Period (Notice  period    to  be taken from the   date of event) 

Compensatory  Payment  as  %  of  licence fee for surrendered space  

366 days above  3% 271‐365 days  7.5% 181‐270 days  15% 91‐180 days  30% 16‐90 days  45% 0‐15 days  100%   

10

     H] POSTPONEMENT / CANCELLATION  AUTOMATIC FORFEITURE – (i) In the event of cancellation of booking by the party  for  its  own  reasons,  the  amount  as  paid  by  the  party  for  booking  shall stand  automatically  forfeited.  (ii)  An  application  for  postponement  of  a confirmed  booking  shall  be  treated  as  cancellation  of  the  confirmed  booking entailing  forfeiture of  the deposit.  (iii)  In  case  the Exhibition Organiser(s) back out, the maintenance charges paid at the time of application of thereafter shall be forfeited.  NO CLAIM ENTERTAINED – BCEC shall reserve the right to revoke facilities & dates already granted/allotted to any applicant without assigning any reason, if falling within a period of 12 (Twelve) months. The applicant will be refunded the amount already paid by him with  interest @ 12% per annum  from  the date of deposit to date of revocation. The decision of BCEC in such matters will be final and binding on the organizer.  Rescheduling: The  exhibition  organizers may  be permitted  to  reschedule  their events subject to the following conditions:‐  Re‐scheduling will be permitted only once and the rescheduled dates should be within 6 months of the original booking and/ or within the same financial year. Any  rescheduling  not  complying  with  above  criteria  will  be  treated  as cancellation  of  original  booking  and  applicable  penalty  has  to  be  paid  by  the organizers.  Minimum  of  5  months  notice  from  the  date  of  the  original  tenancy  of  the booking.  At least 50% of the committed License Fee should have been paid.  The proposed re‐scheduling should be for the same quantum of area booked in terms of per sqm./day.  In the event of shortfall, the applicable penalty will have to be paid before such re‐scheduling.  Postponement / Cancellation Clause  

11

All postponements / cancellations must be notified in writing to BCEC. If BCEC is  informed  of  the  exhibition  /  event  being  postponed  /  cancelled,  in  part  or completely,  the  compensation paid at  the  time of booking  the  facilities will be forfeited.  The  balance  compensation  paid  will  be  subject  to  the  following postponement / cancellation fee:  Period prior to the exhibition postponement / cancellation fee applicable  Period  of  postponement  / cancellation  prior  to  the exhibition 

Postponement  /  Cancellation  fee applicable as % of total estimated compensation along with taxes 

More than 180 days prior  20% Between 180 days and 121 days  25% Between 120 days and 81 days  50% Between 80 days and 31 days  80% Between 30 days and less  100%  Should  the  deposits  received  be  insufficient  to  meet  the  postponement  / cancellation fee amount, the organizer is liable to pay the balance to BCEC. BCEC reserves  the  right  to postpone  /  cancel  the booking  in  case of non‐payment of compensation as per schedule. All payments need to be made in favor of “Nesco Limited” payable at par in Mumbai.  Except as otherwise provided neither organizer shall have the right to terminate their  obligations  under  the  letter  of  agreement.  The  letter  of  agreement  is, however,  subject  to  termination  for  cause without  liability  to  the  terminating organizer, under any of the following conditions:  The organizers’ performance under  the  letter of agreement  is  subject  to acts of God, war, government regulations, terrorism, disaster strikes, civil order, flood, fire, curtailment of  transportation  facilities, or any other emergency beyond  the organisers’ control, making it inadvisable, illegal or which materially affects the organisers’  ability  to perform  its  obligations under  this  letter  of  agreement.  In such  circumstances where  the  organizer  is  unable  to  perform  its  obligations, BCEC shall use its discretion and decide upon the appropriate action to be taken towards revisions / re‐adjustments / re‐allocations for the exhibition.  Either party may  terminate  this agreement  for anyone or more of such reasons upon written notice to the other party within three (3) days of such occurrences or receipt of notice of any of the above occurrences. Saturday and Sunday will be 

12

treated as non‐working days for the purpose of this letter of agreement.  I] HANDING AND TAKING OVER OF HALLS  The hall(s)  shall be handed over by  the Estate Department on “as  is where  is” condition  to  the  authorized  representative  of  the  Organiser  (the  name  and signature  of  the  representative  of  the  organizer  who  would  take  possession should be conveyed in writing to BCEC at least 10 days in advance).   The hall(s) shall be handed over by the organizer at 23.59 hours on the day of the last  day  of  licence  period.  Should  any  excess  space  be  utilized,  additional compensation towards the same shall be payable by the organizer a week prior to  the  first  day  of  the  event.  The  representative would  have  to  sign  registers maintained by Estate Department of BCEC while handing/  taking over of halls and operation of the air‐conditioning/ air handling unit(s).  The  Organizer must  remove  all  abandoned material/trash  from  the  premises after close of the fair.   If the exhibitors  leave behind such  items,  it will result  in the Organizer being billed for removal and disposal of the same.  The  organizer  has  to  get  the  exhibition  layout  copy,  mentioning  the  gross covered area, certified by BCEC, a week prior  to exhibition. The compensation for the same has to be paid prior to taking possession of the hall.  No  vehicles  shall  be  permitted  within  the  complex  before  the  scheduled possession date, for any reason whatsoever.  J] ELECTRICAL REQUIREMENTS  All the wirings and electrical requirements including fittings etc. will have to be arranged  by  Exhibition  Organiser(s)  at  his  /  their  own  cost.  All  electrical installation, wiring  and  fittings  including  those provided  to  stalls  and  exhibits shall  be  done  by  the  licensed  electrical  contractors  of  PWD  as  per  PWD regulations.   3‐Phase/1‐Phase power requirement  for display/operation of machines needs  to be forwarded to General Manager Incharge at least one month before the start of the event.  Sound  engineering  practice would  be  employed  for work  of  electrical wiring 

13

from the main switches to the lights and other fixtures.  All  electrical  wiring  work  will  be  carried  out  only  by  licensed  electrical contractors. No overloading of connection at any point of electrical output than the sanctioned load is permissible.  Each  stall  should have  an  adequate  rated  switch  fuse unit, MCB or  cut‐out  to enable isolation in case of any emergency/overloading.  Electrical wiring under  the  carpets  is a potential  fire  risk.   Wherever  these are unavoidable, adequate precaution should be  taken by covering  these wiring by wooden ramps.  Wiring with joints should not be provided under the carpet.  The  electrical  equipment  installed  must  be  earthed  as  per  Indian  Electricity Rules, 1956 amended up‐to‐date.  Connections may be made to the nearest BCEC main earth lead.  Power  factor  improvement  capacitor  should  be  provided with  the  connected equipment wherever motors of 5 hp or above are used.  The Organizers  should  not draw  electric  power  in  excess  of  the  requirements projected  to  BCEC  and  released  by  BCEC  for  the  purpose.    Overdraw  of authorized power load will attract 100% penalty.  The Organizer will  be  liable  to  restore  or  pay  restoration  charges,  if  any,  on account of damage to BCEC property.  BCEC will not be responsible for cancellation of licence in case some defects are noticed  by  the  officials  or  PWD  before  or  during  the  running  period  of  the exhibition  and  will  be  subject  to  inspection  and  approval  by  the  electrical engineer of  the Centre and  the power supply authority. The power supply will only  be  given  after  receipt  of  the  test  report  and  completion  of  all  other formalities.   K] WORK TIMINGS  Timings  and  other  relevant  details  of  the  exhibition  should  be  intimated  to BCEC.  If no such intimation is received, it will be presumed that the timings are from  10.00  A.M.  to  07.00  P.M.      BCEC’s  approval  would  be  required  if  the 

14

exhibition extends beyond 8.00 P.M.     L] MEASUREMENT OF AREA  The  length  of  the  gross  area  occupied  by  the  exhibition  should  be measured column to column which is spaced in intervals of 9 meters each. If the length falls short  of  the  column  then  such  intermediate  areas will  be  rounded  of  to  the subsequent nearest column. Such occupied area should begin from the frontage of  the  hall  entrance;  not  situated  at  a  distance  from  the  hall  entrance with  a pathway leading to the exhibition area.  Measurement of the exhibition area will be taken everyday.  Payment  for  utilization  of  additional  space  and  any  other  facilities/  services during  the  exhibition  schedule  is  required  to  be  made  before  close  of  the exhibition.  Joint  Inspection  of  the  exhibition  space  will  be  done  by  representatives  of organizer and Architecture Division, BCEC on 1st day of exhibition at 2.00 PM failing which decision of BCEC would be final and binding.  M] PROFILE PROTECTION  BCEC  in  principle maintains  30  days  buffer,  pre &  post  exhibition,  to  shows competing with shows booked with BCEC. The buffer  is maintained  for  / with exhibitions with focused profiles and not for shows having multiples profiles.  O] BRANDING  BANNERS HOARDINGS ETC. – NO hoardings / banners etc. will be allowed on the  entry/  exit gates of  the premises and  the  complex on  the  roads and  in  the vicinity unless  their design,  specialization,  installation  and  location  shall  have been approved by the BCEC. BMC’s permission shall also be obtained wherever necessary by the Exhibition Organiser(s) at his / their own cost.  HOARDINGS/BANNERS/DIRECTIONAL SIGNS  

15

Display sites are allotted as per their availability. In case more than one event is taking place concurrently in Bombay Convention & Exhibition Centre, allotment of display sites is done as on the basis of event size and proximity to the Halls.  This would also include signage’s at the main entry/ exit Gates.  Sign Cubes at Gates: Organizers can set up sign cubes, independently standing, at the gate of BCEC for displaying the names of the exhibition.   Directional  Sign  Boards:  The  organizer(s)  can  provide  directional  Signboards, independently  standing,  to  be mounted  at  different  locations within  Bombay Convention & Exhibition Centre at the gates of Bombay Convention & Exhibition Centre or on the roads leading to the gates of BCEC.   Bunting  and  Flag  Poles:  To  decorate  the  roads within  Bombay Convention & Exhibition Centre leading to various halls, Flag Poles and Buntings can be placed by exhibition organizers.    Display  of  banners,  buntings,  hoardings  etc without  prior  approval  of  BCEC, would attract compensatory payment and/or removal of such material,   All display space/boards/poles will have to be restored to their original condition  by  the  organizers  at  the  end  of  the  exhibition  by  ensuring  that  the  banners, buntings and other display materials are  removed before  the Halls are handed over back to BCEC, post‐exhibition.  A  suitable  gate  shall  be  identified,  to  the  organizer,  for  setting  up  arch. No exclusivity shall be offered for movement of vehicles or people.   No signboard is to be suspended from the rooftop or parapets as well as the air‐condition ducts inside the hall..  Light weight hangings and buntings can be hung  inside halls with high ceiling and from the existing hanging arrangements.   No hanging, however, should be suspended  from  electric  conduits,  cables,  fixtures  and  air  –  conditioning ducts/ventilator grills.   In case the exhibitor intends to provide specific hanging arrangements,  the  same  should  have  the  prior  approval  of  the  Estate Maintenance Division  of BCEC.   The hanging  arrangements  shall  be  removed after the close of the event by the organizers.    

16

P] SECURITY  BCEC/ NESCO will always control  the security at gates 1, 2, 3 and other gates. No  organiser will  have  the  permission  to  overrule NESCO’s  security  at  these gates. However, the organiser’s can have their own security in their halls.  The  customers  will  have  to  abide  on  the  allocated  entry/exit  gates,  parking grounds and branding sites of any other facilities for the different halls.   TRAFFIC CONTROL – Traffic control through Mumbai R.T.O. is recommended for controlling Vehicular Traffic or crowds on the days of the Exhibition.  CAR  PARK  –  Parking will  not  be  permitted within  the  premises  and  around exhibition halls. Ample  car parking  space  is  available  for visitors  immediately within  the  BCEC  complex.  BCEC  will  charge  for  parking  of  vehicles  at  the allotted parking spaces as per the following table:  

Four Wheelers  Rs. 100/‐ Two Wheelers  Rs.   20/‐ Trucks & Buses  Rs. 200/‐ Trailers  Rs. 500/‐ 

 You are requested to ensure on the followings:  1)  Trucks  and  other  vehicles  should  vacate  all  grounds  to  avoid  paying  for parking.   2) Provide car Nos. stickers & other details of VIP’s & committee members   3) Co‐ordinate with our estate & security  team members  for ensuring harmony during the exhibition schedule.  Neither Nesco  security nor  the organiser’s  security will permit any parking on the internal roads and will allow parking only in the parking grounds.  There are 4 gates  in Bombay Convention & Exhibition Centre, which  could be used for entry and exit.  The number of gates to be utilized for entry and exit is decided depending upon  the  need.   As  far  as  possible  entry &  exit  of  all  the vehicles carrying exhibition goods etc. will be allowed from Gate No.1 only and for maintaining services, entry of vehicles for the following categories is allowed on the basis of permits issued by the Security Division:  

17

Debris  trucks, Water  tankers,  Ambulance,  Cash  Vans  of  Banks, Maintenance Vehicles,  Vehicles  for  carrying  musical  instruments  and  artists  in  costumes, Police Patrol Vehicles.  Entry  of  vehicles  of  all  other  purposes  is  strictly  prohibited during  exhibition hours to ensure free and unhindered movement of visitors.  Security Agencies:  BCEC  provides  general  security  in  the  exhibition  complex.  The  fair organizers may engage private agencies  for providing  security during their  exhibition.    Services  of  any  Security Agency  verified  by Mumbai  Police could be availed of.  A  proper  checking  is  carried  out  of  the  vehicles  with  the  help  of  metal detectors/inverter  mirrors  by  the  Security  Staff  and Mumbai  Police  on  duty under the overall supervision of shift‐in‐charge.  A Log Book will  be maintained  at  each  entry  points  for  entry  of  the  vehicles through  various  gates,  which  will  be  checked  and  signed  by  the  security supervisors on daily basis.    Exit vehicles carrying exhibition materials etc. are allowed only with valid gate passes issued by Estate Maintenance/ Security Team(s).   The  movement  of  the  exhibition  material  on  the  roads  inside  Bombay Convention  &  Exhibition  Centre  would  be  regulated  in  accordance  with  the guidelines specified by Security Division of BCEC.  In‐Pass and Out‐Pass (Exit Permit) In  order  to  regulate  entry  and  exit  of  vehicles  carrying  exhibits, materials  of contractors, permanent stallholders etc., a system of issuing IN‐PASS and OUT‐PASS has been  introduced.   With  the  IN‐PASS, vehicles will be  allowed  entry into the ground while with the OUT‐PASS (Exit‐Permit), vehicles could exit from the  ground  after  fulfilling  the  formalities  of  clearance  from  the  Marketing Division/Central Control Room.  IN‐PASSES and OUT‐PASSES will be issued by the Marketing Division/ Estate Maintenance Team.  Q] FIRE  FIRE PREVENTION – The Exhibition Organiser(s) shall on his/their own provide and maintain  additional  fire  fighting  outfits  at  his  /  their  stalls  as  per  safety 

18

regulations. He  is/ they are requested to acquaint himself / themselves with the position  of  the nearest  fire hydrant/  extinguisher. All  fire  fighting  equipments and arrangements etc. will have to be approved and certified by the fire brigade authorities of the Mumbai Municipal Corporation as may be applicable.  No  gas  stove  and  other  implements  using  live  flame  are  permitted  for  the purpose of any demonstration.  The  use  of  fire  hazard  material  like  thatch,  dry  grass  and  other  similar inflammable materials is not permitted.  The Organiser of  the exhibition  is expected  to  strictly adhere  to  the guidelines laid down by the Mumbai Fire Brigade in order to prevent fire. The Organiser is fully responsible for prevention of any mishap – fire, stampede – in the Halls and BCEC  reserves  the  right  to  cancel  the  holding  of  an  event  at  any  time  if  the arrangements made by the organizer do not meet public safety norms.  The  organizers will  ensure  that  no  exhibitor  keeps  any  hazardous  chemicals, gases, firearms in the stalls.  Public  Safety/Miscellaneous: Organizers will  ensure  that  preventive measures are taken for prevention of fire in line with the regulations and guidelines of the   Fire Authorities in their respective cities.  Cooking,  live  fire,  operation  of  any  machinery/equipment  generating  heat beyond normal      tolerance  level as adjudged by BCEC, will not be  allowed  in exhibition halls.  Due care of hygiene and sanitation has to be maintained in and around exhibition halls.   Public safety is of paramount importance.  The organizers will ensure regulated inflow of visitors to the halls and ensure that no untoward incident takes place.  The  organizers  will  post  trained  personnel  to  manage  visitors’  movement properly.  Adequate  first  aid  services/paramedical  services/medical  services should also be arranged by the organizers.  The  organizers will  ensure  that  no  exhibitor  keeps  any  hazardous  chemicals, gases and firearms in the stalls.  Fire  protection  arrangements  have  been  made  in  Bombay  Convention  & 

19

Exhibition Centre.   Additional requirement of fire safety equipment, for specific exhibits may be got assessed from competent fire safety personnel and provided.  Additional precautionary fire safety implements like fire extinguishers etc. are to be provided by the organizers.  The organizers will deploy adequate number of fire fighting personnel.  Use of fire hazard material like thatch, dry grass and other similar inflammable materials  is  not  permitted.   Only  fire  retardant materials  should  be  used  for construction and decoration of booths.      R] BADGES FOR ATTENDANTS  The organizers shall provide proper identification badges to the attendants, staff and others who are required to work at BCEC.  Visits of VIPs: The organizer should inform BCEC well in advance about visits of VIPs to co‐ordinate Protocol arrangements   AUTHORITY  TO  ENTER  EXHIBITION  –  The General Manager, Officers  and staff of BCEC and of the Centre connected with the Exhibition Department shall have full authority to enter any part of BCEC during the use of the same by the applicant.  P] DOs & DON’Ts  CLEANING – General cleaning of  the exhibition Centre and surrounding areas will be  carried out by BCEC prior  to handing over  the  facility/  facilities  to  the organiser. Cleaning of the space, individual stands both inside the covered space and  in  the  open  areas,  if  any,  shall  be  the  responsibility  of  the  Exhibition Organiser(s)  The organizers will ensure regulated inflow of visitors to the halls and ensure no untoward incident takes place. The organizers will appoint trained personnel to manage  visitors movement  properly.  Adequate  first  aid  services/paramedical services should also be arranged by the organizers. 

20

 SMOKING  AND  OTHER  PUBLIC  NUISANCE  FORBIDDEN  –  Spitting, smoking, committing nuisance of any kind or otherwise making any  is  strictly prohibited  and  the  organizers  shall be  responsible  for  the  observance  of  these Rules.  Clear  access  to main  electrical distribution board’s  emergency  exits,  staircases, service doors, public conveniences and  fire  safety equipment must be ensured. Adequate  working  space  must  be  provided  in  front  of  main  electrical distribution boards and fire safety equipment for easy operation.  Bare space marking has to be undertaken during the day, after taking possession of the hall, and unloading of materials done during the evening of the day prior to taking actual possession of the halls.   BCEC/ Nesco will always have  the right  to appoint  their own caterers or  to do their own catering from either the auditorium or hall 2 or international lounge or any of  the  service  centres. However,  in  case,  the organizer desires  to have  the own catering, they may do so from within their exhibition space (saleable area).       The Organiser will  ensure  removal of  the packing boxes, unused display aids, handling  equipment  from  the  hall  before  opening  of  the  exhibition.  If  storage space is required, the same would be made available on payment to BCEC.  The  damages  caused  during  the  exhibition  schedule  to  BCECs  premises  and infrastructure,  if any, will be  jointly  inspected to see the extent of damages and assess  the  cost  of  restoration.  Such  cost  will  be  directly  deducted  from  the organizers  security  deposit  or  be  payable  by  the  organizer within  7  days  of intimation of the same.  All  precautionary  measures  towards  safety  of  workers  inside  Bombay Convention & Exhibition Centre halls will be the organizer’s responsibility.  The  sound decibel  inside  the Hall  is  to be  regulated  in  the  interest of all other users and visitors.   The sound decibel in common areas and in passages should not exceed 70 decibels, from a distance of 10 metres.   

21

ORDERLY  CONDUCT  OF  PROGRAMME  BINDING  ON  APPLICANT  –  All programmes and activities of the exhibition conducted by the applicant shall be orderly and entirely lawful and strictly within the scope of the objects for which the  use  of  BCEC  is  applied  for  permission.  The  applicant  shall  undertake  all responsibilities  and  the  management  of  BCEC  shall  be  in  now  way  held responsible in this manner.  Exhibitions are business‐oriented events and attended by domestic and overseas business personnel and visitors.  It is therefore necessary that hosts/hostesses and presenters, who often promote different products and services on behalf of  the exhibitors, are decently attired, keeping  in view the  law of the  land and India’s cultural ethos.  The Organizers  and  their designers must  inspect  the hall(s)  and make note  of salient features like locations of columns, fire safety equipment, main electricity distribution  board,  arrangement  for  water  supply/disposal,  arrangements  for compressed  air  supply,  service doors,  entry/exit doors  and  approach  to  toilets etc. Every Gate of the Hall shall be free from display as also the area leading to toilet  or  outside.    All  passages  should  be  of  minimum  3  metres  width  and planned  in such a way that  it will either emerge or terminate at the gates.   The layout of the exhibition must clearly show all such features.   Clear access  to main  electrical distribution boards  emergency  exits,  stair  cases, service doors, public conveniences and  fire  safety equipment must be ensured.  Adequate  working  space  must  be  provided  in  front  of  main  electrical distribution boards and fire safety equipment for easy operation.  Minimum 3.0 meter wide passages  in respect of product specific, business  fairs and minimum 4.0 mtr. wide passages in respect of general fairs meant for public are to be provided.  Passages are to be kept free of any display aids/exhibits.  PENALTIES:  The Organizers will  prepare  and  submit  to  BCEC  the  layout  of exhibition  keeping  in  mind  the  guidelines  mentioned  in  the  succeeding paragraphs.  Penalty for non‐submission of layout plan will be as follows:  Space  Penalty 0‐5000 sqm.  Rs.1,00,000/‐ 5001 sqm.  & above  Rs.1,00,000/‐ plus   Rs.50,000/‐ per 5000 

sqm . or part thereof 

22

 In the case of non‐adherence of any of the approved guidelines/plan, penalty of Rs. 20,000/‐ per violation will be charged.  Compoundable: ‐  Passage less than 3.0 m ‐  Height beyond permissible limit of 3.5 m ‐  No access to electrical panels services like toilets, etc. ‐  Mezzanine construction without approval. ‐       Closing of emergency exit.  Non‐Compoundable ‐  Emergency exists closed and removal charges to be levied.  Penalty  shall be  imposed  in case of not  following  the approved plan/deviation from BCEC guidelines  at Rs.20,000/‐ per violation.    In  case of violation of  any Guidelines specified above or specified by any other law enforcing agency, BCEC reserves  the  right  to  close  the  stand/stall/pavilion  or  levy  a  fine  or  get  the construction removed at the risk and cost of the Organizer/exhibitor.      T] MISCELLANEOUS  WATER SUPPLY – Water will be available at the existing points for normal use. Any special requirements will have to be arranged by the Exhibition Organiser(s) at  his/their  own  cost  with  prior  approval,  in  writing,  of  the  maintenance department of BCEC.  TELEPHONES – BCEC  is well equipped with 400 Telephone  lines provided by MTNL. Exhibition Organiser(s) will have to notify their requirement of telephone connections to MTNL and charges will have to be paid directly by them. MTNL will accordingly activate the lines demanded for.  EXHIBITION SPACE License Fee for exhibition space is charged on the basis of per sq.mtr. per day for gross area. The license fee includes general lighting infrastructure in the ceilings of the halls, air‐conditioning infrastructure, street lighting and general security of the gates at BCEC. The  license  fee excludes electricity/ power consumption  for 

23

operating air‐conditioning, general lighting, etc.  USE FOR ALLOTTED PURPOSE – Space allotted to the Exhibition Organiser(s) shall  be  used  by  him  /  them  only  for  the  purpose  as  enumerated  in  the application of the Exhibition Organiser(s) and accepted by BCEC.  USE OF LIMITED TO SPECIFIED AREA – The permission to use BCEC shall be strictly limited to the area notified and shall not include access to any other part or other hall within the complex.  RIGHT  TO  ALTER  AREA  –  BCEC  reserves  the  right  to  alter,  under  special circumstances, the areas and dimensions of the facilities applied for.  Only  the  contracted  area  of  the  exhibition  Hall  will  be  handed  over  to  the organisers.  BCEC will not permit nor engage in post contract discussions involving:  (a) Reduction of exhibition area  (b)  Reduction  in  exhibition  schedule  (build‐up/break‐down)  after  the  initial deposit has been paid.   Confirmation of space booking will be done on receipt of advance licence fee as per  the schedule of payment. In  the event of any  failure  to honor  this payment schedule, BCEC  is at  liberty  to  cancel  the booking and allot halls  to any other organizer(s) requiring space.  Payment  for  utilization  of  additional  space  and  any  other  additional facilities/services during  the  currency  of  the  exhibition  is  required  to be made before availing of such facilities.  BCEC NOT RESPONSIBLE FOR FAILURE OF SERVICES – BCEC  is equipped with electric supply and water facility infrastructure, etc. While every effort shall be made to maintain the services in order, BCEC shall not be responsible for any failure or breakdown or curtailment thereof or any damage /  loss caused to the Exhibition Organiser(s) thereby.  Office  space  can  be  hired  on  temporary  basis  by  organizers  for  setting  up Offices/Conference/Meeting  facilities. These Office space can be made available only to such Organisers who are organizing exhibition in these halls. 

24

 A fully furnished air‐conditioned Lounge is available in Hall I. This Lounge can be  utilized  for  reception  of  VIPs.  The  Lounge  can  be  used  on  payment  by Exhibition Organisers.   The  customers  will  be  permitted  to  utilize  the  existing  facilities  of  Piped/ Background music to play music of  their choice. No rentals will be charged  for usage of this facility.  BCEC  can  set up PA  system as per  requirement of  customers on  a  chargeable basis.   Stand lighting and air conditioning charges (mentioned at Annexure II) are for 10 hours usage per day.   For  extended hours additional  charges  at pro‐rata basis will be payable by the organizers.    The permissible height of stand construction  is 2.5 mtrs. Only  few  features  like logo in bigger stalls can go up till the height of 3.5 mtrs.  Mezzanine Construction: Mezzanine  construction  should  be  taken up  only  on BCEC’s  approval.  Stand  construction  should  be  independent  of  the  walls, columns and roof of the halls.   The extent of area of Mezzanine construction will be governed by the following:  ‐  Floor at 2.5 m+1.0 m parapet in (Hall 1,5 & 6) ‐       No Mezzanine in Hall 2,  ‐  All mezzanine construction should have a clearance of 2 m  from  the air‐

condition ducts of Hall I,5 & 6                                        The  exhibitor  shall  submit  the  plan with  structural  stability  certificate  from  a qualified  structural  engineer  of  the  stall  for  consideration  of  BCEC.    The responsibility of safety of structure shall lie solely on the exhibitor/organizer.  ERECTION, DISMANTLING AND REMOVAL OF STANDS, EXHIBITS ETC. – Moving machinery  /  exhibits  shall  be  enclosed  by  continuous  rigid  expanded metal  mesh  and  /  or  guard‐rail  of  suitable  height  from  the  ground.  Such machinery shall be manned by responsible and competent technicians on duty to control any machinery in motion. All stands, exhibits and temporary installations shall  be  removed  to  their  original  positions  and  condition  at  the  Exhibition 

25

Organiser(s) cost and responsibility. Failure to clear the site within the stipulated period shall render the Exhibition Organiser(s) liable to pay damages at twice the daily proportionate maintenance charges. Notwithstanding this, the centre shall have the discretion to remove such exhibition structures / stands/ exhibits etc. at the end of the stipulated period at the Exhibition Organiser(s) cost and risk.  If dues are not settled, the exhibition materials would not be allowed to be taken out of Bombay Convention & Exhibition Centre.  Delayed removal of exhibits on account of default in settling dues is liable to be penalized as decided by BCEC.  The  total  compensation  for  the  booked  area  alongwith  compensation  for  the additional area, applicable service tax & security deposit has to be paid a week prior, along‐with copies of various statutory permissions, to taking possession of the halls.  A team of BCEC officers will visit the site of the exhibition.  Any violation of the Guidelines  by  the  organizers  would  result  in  imposition  of  compensatory payment and dismantling of contravening booths/structures at the cost and risk of the organizer.  Serious violations may result in closing down of the exhibition keeping in view the safety of public without any liability to BCEC.    Requisitioning  of  Services:  The  services  requisitioned  by  the  organizer  for Conference  Halls,  air  conditioning,  blowers  for  ventilation,  stand  lighting, temporary power load, trolleys, protocol room, buntings, directional sign boards, fire  extinguishers,  walkie  talkie  sets  etc.  are  provided  subject  to  actual availability.    Only  those  facilities  and  services,  for  which  request  has  been received  from  the Organizer and acceptance of  the same has been conveyed  in writing by BCEC, will be provided. 

 Blacklisted contractors  The  organisers  should  not  avail  services  from  the  contractors  blacklised  by BCEC. Any deviation from BCEC directives  in this regard will entail penalty of Rs. 1,00,000/‐, debited  from security deposit and/ or restriction  from continuing with the services for which they have been appointed as well as barring entering into BCEC premises.  

::::::::::::::::::************* ::::::::::::::::::  

26

    

ANNEXURE Statutory approvals are required from the following agencies: MANDATORY PERMISSIONS: 1. Mahanagar Corporation of Greater Mumbai [P- South Ward office] Health Department – For setting of temporary canteen/snacks outlets etc. 2. Police – Law & Order

– Use of Loudspeakers – Traffic Police 3. O/o. Additional Collector – for paid entry into the exhibition/event; sponsorships & barters 4. Electrical Inspector – for certifying the electrical installations. 5. Third Party Insurance – for indemnifying Bombay Convention & Exhibition Centre against any

untoward incidents that may arise. 6. Sales Tax Officer – NOC from Sales Tax Department for VAT payment on sales during the exhibition / event 7. Fire Brigade – Permission from Chief Fire Officer OPTIONAL PERMISSIONS:

Pest Control Department Solid Waste Disposal for Garbage clearance. Building & Factory Department for erection of temporary stage/ shamiana/ Structure Display of Banners; for branding done outside the venue i.e. at outside of Gates,

boundary walls, street poles, etc. 8. Excise Department – Temporary Club Licence for Serving Alcoholic Beverages. 9. For playback of songs & music: i) I.P.R.S. – for stage performances & music copyright [Indian Performance Rights Society] ii) P.P.L. – copyright for playback of songs & music [Pronographic Performance Licence] iii) Novex Communication – for playback of songs from Yash Raj Films Pvt. Ltd. and/or Shemaroo Entertainment Pvt. Ltd. iv) Big Music & Video – for playback of songs from Reliance Big Entertainment Company

::::::::::::::::::::::