Program Pelatihan MSDM Berbasis SKKNI

2 2

Education

Vittria Tattiana

S 1 : Psychology (Psycholog) ,Gadjah Mada University Yogyakarta. 1994 Non Degree:

• Basic Thomas International Training Certificate (DISC) by PT Teamcomindo Persada, 2002

• Advance Thomas International Training (DISC) by PT Para Duta Mandiri, 2003 • Culture Assessor : Using Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI)

and Management Skill Assessment Instrument (MSAI) by HRD Consortium, 2004

• People Development Analyst Program by ISDM, 2007 • Certified Assessor by PPM Institute of Management, 2009 • Talent Assessment by PPM Institute of Management, 2009 • Certified Assessor of Competency dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi

(BNSP), 2015 • Handwriting Analysis (Grafologi) Training by KAROHS Institute

Professional Experience

• Sr. HR Specialist, PT. Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk 1997 – Now • Coaching & Counseling Trainer , 2007 – Now • Team Leader Training Team Buiding (Outbound Training), 2011 - Now • Consultant PT. Armindo Catur Pratama : 2010 – 2013 • Project Team , Value and Leadership Style Program , 2011 - 2017 • Recruitment & Placement Officer, PT. Hexindo Adiperkasa, Tbk, 1996 -

1997 • SDM Recruitment, PT. Matahari Super Ekonomi, 1995 – 1996

3 3

Vittria Tattiana

HR Skills & Competencies

• Recruitment and Selection • Training and Development • Organization Development • Talent Management • People Development • Career Management

Program Overview

Program ini berisikan kegiatan Pengadaan SDM mencakup tahapan rekrutmen dan proses seleksi.

Beberapa teori yang mendasari tentang prinsip-prinsip Pengadaan Sumber Daya Manusia juga akan diuraikan dalam program ini meliputi definisi, filosofi, kajian dari beberapa buku teks.

Untuk menjadikan praktisi Manajemen SDM kompeten dalam bidang Pengadaan SDM, program ini akan dilengkapi dengan tahapan kegiatan rekrutmen dan seleksi secara rinci.

THE PERSON VS THE ORGANIZATION

CAPABILITY Knowledge Skill Attitude

REQUIREMENT Knowledge Skill Attitude

Matching

Recruitment &

Selection

INDIVIDUAL ORGANIZATION

REKRUTMEN

PENGADAAN SDM

• Memberikan organisasi, SDM yang ‘match’, memiliki ‘skills’, ‘knowledge’, dan ‘attitude’ yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya dengan optimal;

• Memastikan bahwa orang yang tepat berada di tempat yang tepat dan waktu yang tepat. (To ensure that the right people will be in the right place at the right time).

FILOSOFI REKRUTMEN DAN SELEKSI

PENCARIAN & MENARIK PELAMAR

LAMARAN YANG

DITERIMA

MENGANALISA/ MELAKUKAN

TES KEPADA PELAMAR

MENEMUKAN SEORANG YANG TERBAIK

UNTUK PENEMPATAN

REKRUTMEN SELEKSI

PROSES MENEMUKAN &

MENARIK MINAT

CALON KARYAWAN YG

DIBUTUHKAN AGAR

MELAMAR MENJADI

KARYAWAN

PROSES MENYARING &

MEMILIH CALON

KARYAWAN/ PELAMAR

UNTUK DITERIMA DI

PERUSAHAAN

• Website Perusahaan • Website Job Ads Services • Career Development Center – Universitas/Institut • Koran • Job Posting ke Disnaker/Kemnaker • Job Fair – Campus recruitment • Head Hunter/ Consultant Recruitment

Serangkaian kegiatan yang dilakukan

secara terencana, guna memperoleh

calon karyawan yang sesuai dengan

tuntutan jabatan (job requirement), yang

terurai secara rinci dalam uraian jabatan

(job description), spesifikasi jabatan (job

specification), dan standar kinerja jabatan

(job performance standard)

REKRUTMEN

(PENARIKAN CALON KARYAWAN)

Dimulai sejak mencari pelamar dan diakhiri

dengan diterimanya surat lamaran. Hasil dari

proses rekrutmen adalah sekelompok

pelamar yang akan dipilih (short-listed)

melalui proses seleksi menjadi pegawai baru

CHR. JIMMY L. GAOL 2014

PROSES REKRUTMEN

surplus

demand

Organizational Recruitment policy

Total Applicant to Hiring Ratio

Applicant to final

interview ratio

Standar Alat Test Recruit to hiring time

Operator 1:20 1:5 • Cognitive Test • Army Alpha • EPPS • Technical test

15 hari kerja

Supervisor – Entry fresh graduate

1:10 1:3 • MBTI • EPPS • Cognitive test • LGD • Technical test

25 hari kerja

Contoh

STANDAR PENTING PROSES REKRUTMEN

Rekrutmen dan Seleksi

Upaya mencari dan menyeleksi SDM yang memenuhi kualifikasi jabatan dan kebutuhan Organisasi Perusahaan.

Identifikasi Sumber Rekrutmen Rekrutmen Internal Rekrutmen Eksternal

Keuntungan : - Imbalan bagi karyawan yang

bekerja dengan baik - Meningkatkan moral karyawan - Kinerja masa lalu dapat diketahui - Suksesi kepemimpinan

Keuntungan - Membawa ide-ide baru - Membawa kompetensi yang

dibutuhkan perusahaan - Pengetahuan dari perusahaan lain - Merekrut yang berpengalaman

dapat mengurangi biaya training

Kerugian : - Pengetahuan terbatas yang telah

dipelajari dari perusahaan. - Biaya training atau pengembangan

tinggi - Menimbulkan politik kantor

Kerugian : - Karyawan yang didapat tidak cocok - Biaya rekrutmen tinggi - Menimbulkan masalah moral pada

kandidat internal - Membuthkan waktu untuk

beradaptasi

REGULASI : UU 13/2003

BAB III

KESEMPATAN DAN PERLAKUAN YANG SAMA

Pasal 5 Setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama tanpa diskriminasi

untuk memperoleh pekerjaan

Pasal 6 Setiap pekerja/buruh berhak memperoleh perlakuan yang sama tanpa

diskriminasi dari pengusaha

REGULASI : UU 13/2003

1. Pemberi kerja yang memerlukan tenaga kerja dapat merekrut sendiri tenaga kerja yang dibutuhkan atau melalui pelaksana penempatan tenaga kerja.

2. Pelaksana penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib memberikan perlindungan sejak rekrutmen sampai penempatan tenaga kerja

3. Pemberi kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam mempekerjakan tenaga kerja wajib memberikan perlindungan yang mencakup kesejahteraan, keselamatan, dan kesehatan baik mental maupun fisik tenaga kerja.

BAB VI

PENEMPATAN TENAGA KERJA Pasal 35

SELEKSI

PENGADAAN SDM

- Rangkaian kegiatan yang dilakukan

oleh perusahaan/organisasi untuk dapat mengambil keputusan tentang siapa-siapa dari calon pegawai yang paling tepat (memenuhi syarat) untuk bisa diterima menjadi pegawai dan siapa-siapa yang seharusnya ditolak untuk diterima menjadi pegawai

CHR. JIMMY L. GAOL 2014

PROSES SELEKSI

Tujuan Seleksi : • Memastikan perusahaan memperoleh karyawan sesuai

persyaratan yang dibutuhkan serta memilih kandidat terbaik melalui persaingan uji kompetensi (Aprianto,2013);

• Merupakan proses penyaringan karyawan untuk menduduki suatu jabatan baik pada ‘entry level’ hingga seluruh tingkatan manajerial maupun untuk promosi jabatan (Aprianto, 2013);

• Seleksi merupakan proses ‘matching’ antara kualifikasi calon karyawan dengan persyaratan jabatan.

1. Informasi tentang visi, misi, strategi bisnis, iklim organisasi, dan budaya kerja

2. Informasi tentang posisi, jumlah, dan waktu pemenuhan tenaga kerja

3. Informasi tentang tugas dan tanggung jawab

4. Standar kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan 5. Informasi tentang kecakapan yang diperlukan untuk suatu

posisi (job specification), serta informasi tentang kompetensi yang harus dimiliki untuk posisi tersebut (man specification)

Job specification dan Man specification disebut juga Kriteria inti, sebagai dasar menentukan metode dan serangkaian alat

seleksi yang digunakan dalam proses seleksi

INFORMASI YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES SELEKSI

Ditolak

Menawarkan

kandidat berikutnya

yang cocok

TAHAPAN SELEKSI

METODE SELEKSI Pemilihan metode seleksi bertujuan untuk memperoleh

karyawan dengan kualitas sesuai persyaratan seseorang untuk menduduki suatu suatu lowongan jabatan

Metode seleksi yang paling baik adalah mendekati penggunaan keahlian pada jabatan yang akan diisi guna memperoleh karyawan sesuai kebutuhan jabatan dan perusahaan (Aprianto,2013)

METODE SELEKSI

EXTERNAL SELECTION

Assessment Methods : • Personality Test

• Cognitive Ability Test • Physical Ability Test

• Work Samples • Structured Interview

INTERNAL SELECTION

Assessment Methods : • Talent Management

• Seniority & Experience (pengalaman dan lama kerja)

• Job Knowledge (penguasaan terhadap konsep yang

diperlukan untuk ‘perform’ di pekerjaan tertentu

• Performance Appraisal (sepanjang reliable & unbiased)

• Assessment Center

Contoh Alur Rekrut/Seleksi

PELAMAR

Admin. Screening + Medical Rec. (ELIGIBILITY) Step 1

Test – Personality/Cognitive/Teknis (SUITABILITY) Step 2

Step 3 Interview – Behavioral/HR

Step 4 Interview - USER

Step 5 Medical Test + Compensation => Job Offer

METODE ASSESSMENT

1. ASSESSMENT CENTER : mengungkap kompetensi, yaitu memotret perilaku yang muncul secara langsung tanpa perlu mengungkap apa yang mendasari seseorang berperilaku tertentu dengan menggunakan simulasi-simulasi.

Assessment Center menggunakan pendekatan multi methods /tools, multi Assessee, dan multi Assessor.

2. PSIKOTES : mengungkap potensi yang ada serta meramalkan kecenderungan perilaku yang akan muncul kemudian. Psikotes juga dapat mengungkap sebab dan alasan munculnya perilaku tersebut.

Asesmen Psikologis (Psikotes)

Asesmen

Psikologis

Potensi

seseorang

Aspek

Kemampuan

Kognitif

Aspek

Kepribadian

Aspek

Sikap Kerja

Aspek

Kepemim-

pinan

Tes Psikologi (Psikotes)

27

Kemampuan Umum

Sikap Kerja Kepribadian Kepemimpinan

• Kecerdasaan • Daya Analisa • Penalaran angka

• Kecermatan • Kesigapan

Kerja • Ketekunan • Prioritas

tugas

• Dorongan berprestasi

• Inisiatif • Kerja sama • Penyesuaian diri

terhadap • perubahan • Daya tahan Stres • Keterampilan

Interpersonal • Daya tahan kerja

• Kemampuan dalam mengambil keputusan

TES KEMAMPUAN KOGNITIF, merupakan tes yang mencakup kegiatan mental (otak), Segala upaya yang menyangkut aktivitas otak, meliputi : 1.Kemampuan pemahaman verbal – Verbal Comprehension mengacu pada kemampuan seseorang untuk memahami serta menggunakan bahasa dan tulisan 2.Kemampuan Kuantitatif – Quantitative Ability meliputi kecepatan dan ketepatan seseorang dalam memecahkan masalah aritmatika . 3.Kemampuan Penalaran – Reasoning ability mengacu pada kemampuan seseorang untuk menemukan berbagai solusi terhadap beragam masalah. 4.Kemampuan Penguraian – Analyze meliputi kemampuan orang dalam menyusun analisa dan membuat sebuah kesimpulan dari suatu masalah.

ALAT SELEKSI (Contoh : Tes Kognitif)

Konsep

Memilih orang untuk berkinerja. Kinerja orang = Kinerja Perusahaan.

MAU

Tidak Mampu tapi Mau

“Capek deh Training-nya”

Sudah Tidak Mampu, Tidak Mau pula

“Biang Kerok, Nyeseel Deh”

Mampu sih… tapi Gak Mau

“Capeek deh Bujukin-nya”

MA

MP

U

- +

-

+

WILL DO ?

CA

N D

O ?

Mampu dan Mau

“Ini dia yang kita cari”

Bagaimana Mengetahui Suitability

Psikotes

=> tes psikologi untuk mengetahui tipe-tipe kepribadian

Wawancara prilaku (Behavioral Interview) =>untuk menggali fakta/evidence sikap/prilaku dan respons yang pernah ditunjukkan saat berhadapan dengan situasi kondisi tertentu.

Cross check referensi kerja

(yg wajib: jika sudah bekerja ke Atasan/HR sebelumnya)

Terdapat 5 kategori aspek kepribadian yang umumnya saat ini diukur adalah:

1. Kepercayaan Diri : Keyakinan pada kemampuan diri sendiri untuk menyelesaikan suatu tugas/tantangan

2. Komunikasi : Kemampuan mengekspresikan isi pikiran secara jelas, lancar, mudah dipahami orang lain

3. Kontrol Diri : Kemampuan mengendalikan & mengontrol emosi

4. Stabilitas emosi: tingkatan emosi seseorang, tenang, mandiri dan otonomi dalam menghadapi masalah.

5. Motivasi Berprestasi: tingkatan/kemampuan seseorang untuk mendorong & memotivasi diri sendiri untuk berprestasi lebih tinggi

TES KEPRIBADIAN, digunakan untuk mengukur sifat, karakteristik pekerja yang cenderung konsisten dan bertahan lama

ALAT SELEKSI (contoh)

ALAT SELEKSI (Contoh : Tes Kepribadian)

WAWANCARA

Merupakan salah satu metode seleksi yang bertujuan melihat kesesuaian calon karyawan terhadap pekerjaan maupun organisasi yang akan dimasuki

Adalah suatu proses dimana

pewawancara menggali pemahaman

spesifik dari ‘knowledge, skills’ dan berbagai karakteristik yang ada pada seorang kandidat/ interviewee

INTERVIEW METHOD STRUCTURED INTERVIEW

ADA STANDARISASI

SEMUA KANDIDAT DIBERI PERTANYAAN YANG SAMA

JOB-RELATED SETIAP JAWABAN DI BERI SKOR HASIL WAWANCARA SECARA

DETIL DICATAT, FOKUS PADA PRILAKU

PAST BEHAVIOR IS GOOD PREDICTOR OF FUTURE

BEHAVIOR

UNSTRUCTURED INTERVIEW

TIDAK TERENCANA, DILAKUKAN

SECARA TEPAT, DAN INFORMAL DIDASARKAN PADA ‘INTUISI’,

BIASANYA UNTUK DILIHAT KESESUAIAN PSIKOLOGIS

CASUAL, PERTANYAAN TERBUKA DAN BERSIFAT SUBJEKTIF

RELIABITIY LOW, TIDAK BISA MEMPREDIKSI KEBERHASILAN

KERJA YANG AKAN DATANG PENILAIAN BIASANYA

DIPENGARUHI OLEH IMPRESI, PENAMPILAN KANDIDAT DAN

‘NON-VERBAL BEHAVIOR

TIPE PERTANYAAN (TYPES of QUESTIONS)

THE TRADITIONAL INTERVIEW : biasanya

pertanyaan didasarkan pada ‘resume’

pelamar dg menggunakan teknik ‘open-

ended questions’. Contoh :

- Ceritakan tentang pekerjaan terakhir anda!

- Mengapa anda keluar dari pekerjaan

terakhir?

- Mengapa anda tertarik dengan pekerjaan

ini?

• BEHAVIORAL INTERVIEW : didasarkan pada pandangan bahwa

prilaku individu di pekerjaan sebelumnya merupakan indikator

terbaik untuk meramalkan kinerja ybs dimasa mendatang

(mengacu pada Job Description)

MACAM-MACAM WAWANCARA

1. Wawancara tidak berstruktur : pewawancara mengembangkan sendiri pertanyaan selama wawancara berlangsung

2. Wawancara berstruktur : pewawancara berpegang hanya pada pertanyaan yang sudah ditentukan sebelumnya.

3. Campuran : pewawancara mencampurkan pertanyaan sebelumnya dan pertanyaan yang timbul pada saat wawancara untuk dapat menggali lebih mendalam.

4. Wawancara Situasi : pewawancara menempatkan calon karyawan pada suatu situasi untuk mengetahui reaksi/tindakannya (kasus)

5. Wawancara kompetensi : pewawancara menggali informasi berdasarkan kejadian-kejadian yang pernah dialami oleh calon karyawan di tempat kerjanya (pengalaman)

BIAS DIDALAM WAWANCARA

1. HALLO EFFECT

Informasi tertentu tentang kandidat mempengaruhi evaluasi karakteristis calon yang lain

2. PERTANYAAN YANG MENJURUSKAN

Pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang diinginkan dan biasanya meggunakan pertanyaan tertutup.

3. BIAS PRIBADI

Prasangka /rasa suka tidak suka terhadap kelompok tertentu karena pengalaman interviewer.

4. DOMINASI WAWANCARA

Pewawancara menguasai dan mendominasi proses wawancara dan bukan untuk menggali info interviewee.

JIKA SESEORANG BELUM MEMILIKI PENGALAMAN KERJA, ISI PERTANYAAN

DIHUBUNGKAN DENGAN KEGIATAN SEKOLAH DAN KEGIATAN SOSIAL

LAINNYA

FINAL DECISION

KEPUTUSAN DIAMBIL BERDASARKAN STANDAR

PERSYARATAN YG DITETAPKAN, BUKAN HASIL

PERBANDINGAN ANTAR KANDIDAT

KESALAHAN DALAM PEMILIHAN AKHIR DISEBABKAN :

1.KURANG MATANG DLM PERENCANAAN

2.KURANG PERSIAPAN DLM PROSES SELEKSI. 3.KURANG PENGETAHUAN TTG POSISI YG AKAN

DIISI 4.TIDAK MENGGALI INFORMASI KANDIDAT DG

LEBIH DALAM 5.MENGAMBIL KEPUTUSAN TERLALU DINI

PENAWARAN KERJA

PENGADAAN SDM

Penawaran Kerja (Job Offering)

A job offer letter is a document provided by the employer providing an offer for a job to the employee on selection through recruitment. (Hospitality Management)

Umumnya berisikan ‘term & condition” mengenai gambaran pekerjaan, posisi, jabatan, kompensasi dan tunjangan secara terinci, jangka waktu kerja, dan lain-lain

Aspek-aspek Penawaran Kerja

1. Jabatan

2. Tugas dan Penempatan

3. Waktu Kerja

4. Status Karyawan (PKWT atau PKWTT)

5. Besaran Gaji

6. Besaran Kompensasi

7. Benefit yang Ditawarkan

8. Hak dan Kewajiban

9. Penyebab Kontrak Berakhir

42

Oooops….. Waktu sudah habis.. TERIMA KASIH