INTRODUCTION TO BASICS OF

PARLIAMENTARY PROCEDURE

INTRODUCTION AUX BASES DE

PROCÉDURE PARLEMENTAIRE

Ontario East Municipal Conference

September 12, 2012

Denise Labelle-Gelinas, RP, CMO – Based on Robert’s Rules of Order 11h Edition

What is the fundamental principle of

Parliamentary Law?

Quel est le principe fondamental du droit

parlementaire?

One subject (question) can be considered at a time; once a motion is

before the assembly. *

◦ Must be adopted or rejected by vote ** (or)

◦ Assembly must take action disposing of the question in some other way

before any other business (except certain “privileged questions”) can be

brought up ***

◦ Un sujet (question) peut être considéré à la fois; une fois qu'une motion est

devant l'assemblée. *

Doit être adoptée ou rejetée par un vote ** (ou)

Assemblée doit prendre des mesures disposer de la question d'une autre

manière avant toute autre entreprise (à l'exception de certaines «questions

privilégiées") peut être soulevé ***

What can a deliberative assembly (such as

Council) formally adopt?

Que peut une assemblée délibérative (tels que le

Conseil) d'adopter officiellement?

In basic terms – written rules of procedure. En

termes de base - règles de fonctionnement écrites.

◦ They can confirm / Ils peuvent confirmer

◦ Add to (or) / Ajouter (special rules of order

(règles d'ordre spéciales)

◦ Deviate / dévier

What is the importance of parliamentary Law? And why do

most legally established deliberative assemblies adopt such

authorities?

Quelle est l'importance de la loi parlementaire? Et pourquoi

que la plupart des assemblées délibérantes établisse et adopte

autorités de ces lois?

Democratic Process / Processus démocratique

Members speak freely / Les membres s'exprimer librement

Minority may present their case /Minoritaires peuvent présenter leur

cas

Majority decides / La majorité décide

Minority helps to carry out final decision / Minoritaires aide pour

mener à bien la décision finale

MAIN MOTION

PROPOSITION PRINCIPALE

What does the word motion refer to?

À quoi réfère le mot mouvement?

◦ It is a formal proposal by a Member, in a meeting, that

the assembly take certain action.

◦ Il s'agit d'une proposition formelle par un membre, dans

une réunion, que l'assemblée prenne certaines mesures.

Handling a motion properly

Traitement d'une motion dûment

Six Steps in handling a motion

Six étapes dans le traitement d'une motion

◦ Three (3) steps bring the matter before the assembly

(steps 1, 2 and 3) / Trois (3) étapes porter la question

devant l'assemblée (les étapes 1, 2 et 3)

◦ Three (3) steps allow the matter to be dealt with

(steps 4, 5, 6) / Trois (3) étapes qui permet de la question

d’être régler - (les étapes 4, 5, 6)

Proper Handling of a Motion

Manipulation correcte d'une motion

Steps 1, 2 and 3 / Les étapes 1, 2 et 3 Steps 4, 5 and 6 / Les étapes 4,5 et 6

1. Member makes the

motion / Membre fait la

motion

2. Another Member seconds

the motion / Un autre

membre appuie la motion

3. The Chair States the

Question / Le président

énonce la question

4. Members debate the

question / Membres

débattent la question

5. Chairs puts the

question to a vote /

Présidents met la

question à un vote

6. Chair announces the

result of the vote /

Président annonce le

résultat du vote

Steps 3, 5 and 6 are the most crucial steps from the

perspective of the presiding officer. / Les étapes 3, 5 et 6

sont les étapes les plus importantes du point de vue du

président.

A good chair will have total control of its assembly if

they master these three critical steps and maintain the

ability to have closure on controversial issues. / Un bon

président, aura le contrôle total de son assemblée s'ils

maîtrise ces trois étapes critiques et de maintenir la

possibilité d'avoir la fermeture sur des questions

controversées.

Step 3 – STATING the question

3ième étape - posant la question

The Chair States the question on the motion

Le président énonce la question

Important because it is the

beginning of the presiding officer’s efforts to focus the assembly on the specific motion that is to be discussed

The statement of the motion by the presiding officer is a clear indication to all that, that specific motion, in its exact wording, is the only issue now open for discussion.

Important car c'est le début des efforts de l'officier présidant, à faire concentrer l'Assemblée sur la motion précise qui doit être discuté.

La déclaration de la motion par le président est une indication claire de tout cela, que la motion spécifique, dans son texte exact, est la seule question maintenant ouverte à la discussion.

Continued continuer

Clear statement on the motion

in Step 3, makes it easier for the

chair in Step 4 to keep discussion

focused on exact motion stated.

Conclusion of this step is the

point in time when the

ownership of the motion is

transferred from the Member

who made the motion to the

assembly.

This distinction is very

important…because it has the

ability to change or withdraw the

motion.

Énonciation claire sur la motion à la

3ième étape, car il sera plus facile

pour le président à la 4ième étape

de garder les discussion a porté sur

la motion exacte qui a été déclaré.

Conclusion de cette étape est le

moment où la propriété de la

motion qui est transférée à partir

du membre qui a présenté la

motion à l'assemblée

Cette distinction est très importante

... parce qu'il a la capacité de

modifier ou de retirer la motion.

Step 4 – Debate

4ième étape - Débat

Debate on the motion / débat sur la motion

When a main motion has

been stated by the chair, it

is said to be pending (or

more commonly “on the

floor”.

It is now before the group

for debate and action

Quand une motion principale

a été déclaré par le président,

il est dit d’être en attente (ou

plus souvent "sur le

plancher« ).

La motion est maintenant

devant l’assembler pour le

débat et l'action

Step 4 – Debate

4ième étape - Débat

Debate on the motion Débat sur la motion

Debate mean discussion

on the merits of the

question..that is, whether

the proposed action should

or should not be taken

Generally, after stating the

question on a motion, the

chair normally turns

towards the maker of the

motion to see if he/she

wishes to be assigned the

floor

Débat signifie la discussion

sur les mérites de la question

.. C’est à dire, si l'action

proposée doit ou ne doit pas

être pris

En règle générale, après avoir

énoncé la question sur une

motion, le président se tourne

normalement vers l'auteur de

la motion pour voir si il / elle

souhaite être assigné la

parole

Step 5 – Putting the question

5ième étape - Poser la question

Step 5 – The Chair puts the Question to a Vote

/ Étape 5 - Le président met la question relative au vote

Step 5 ensures that all Members of the assembly understand exactly what they are voting on.

If step 5 is not properly executed by the Chair and once the question is put, all at once the assembly will duck down turn their head to the Member sitting next to them and ask “what are we voting on?”, or stand up and ask the Chair the same question

La 5ième étape veille à ce que tous les membres de l'assemblée comprennent exactement ce qu'ils votent.

Si l'étape 5 n'est pas correctement exécuté par le président et une fois que la question est posée, tout à la fois l'assemblage sera en duvet de canard en tournant la tête au membre assis à côté d'eux et de demander "qu'est-ce qu'on vote?", Ou se mettre debout et de demander au président la même question

Step 5 – Putting the question

5ième étape - Poser la question

When the motion is clearly

and objectively stated, just

before the vote, it has a

settling effect on the

assembly and everyone will

feel that the issue is about

to be resolved using a fair,

democratic process and the

assembly is better able to

accept the decision and

then move on to the next

item on the agenda.

Lorsque la motion est claire

et objective, juste avant le

vote, il a un effet de s'installer

sur l'Assemblée et tous auront

le sentiment que la question

est sur le point d'être résolu

en utilisant un processus

équitable, démocratique et

l'assemblage est mieux en

mesure d'accepter la décision

puis passer à la prochaine

question à l'ordre du jour.

Step 6 – Announcing the result

6ième étape - annonce le résultat

Step 6 – The Chair announces the result of the Vote

6ième étape - Le président annonce le résultat du vote

Controversial or not, Step 6 is

extremely important as part of the process and the Chair’s announcement as part of the vote.

Proper execution of Step 6 is always important and even more critical in controversial situations. It is as if this step gives the assembly permission to move on to the next issue, instead of rehashing the current issue.

Controverse ou pas, la 6ième étape est extrêmement importante dans le cadre du processus et l'annonce du président dans le cadre du vote.

La bonne exécution de l'étape 6 est toujours importante et encore plus critique dans des situations controversées. C'est comme si cette étape donne l'autorisation de l'Assemblée de passer à la question suivante, au lieu de ressasser la question actuelle.

Step 6 – Announcing the result

6ième étape - annonce le résultat

The Chair’s complete

announcement should

include:

◦ If the vote was counted, the

chair should first give the

count before announcing

the prevailing side.

◦ Declaration of whether

the motion is adopted or

lost

L’annonce complète du

président devrait

comprendre:

Si le vote a été compté, le

président doit d'abord

donner le compte avant

d'annoncer le côté

dominant.

◦ Déclaration du fait que la

motion est adoptée ou

perdue

Step 6 – Announcing the result

6ième étape - annonce le résultat

◦ Statement of the effect of

the vote or, if appropriate,

ordering its execution

(ie) the ayes have it; the

motion is adopted; “the

treasurer will issue a…

◦ Announcement of the

next item of business

Déclaration de l'effet du

vote ou, si nécessaire,

ordonner son exécution

(par exemple) les oui

l’emporte et la motion est

adoptée; «le trésorier

émettra un ...

Annonce au point suivant

des affaires

A Council Member’s part in a Productive Meeting

/ La participation à une réunion fructueuse

Obtaining the Floor / Obtenir la parole

◦ (Q) How can a Member obtain the floor?

◦ (Q) Comment un membre peut obtenir la parole ?

First the Member must be recognized by the presiding officer

(while entitled to it.) / D'abord le membre doit être reconnue par

le président (tout droit.)

To claim the floor: / Pour réclamer l’étage:

Member rises and addresses the Chair. / Le membre se lève et

s'adresse au président.

Member is recognized / Membre est reconnue

Member speaks in debate or makes a motion / Le membre

parle au débat ou présente une motion.

When finished, Member yields the floor by sitting \ Lorsque

vous avez terminé, membre cède la parole en s'asseyant \

If two Members rise at the same time, what is the general

rule followed in identifying who gets recognized first?

Si deux membres se lèvent en même temps, qu’elle est la règle

générale suivie dans l'identification de qui sera reconnu en

premier?

◦ The Member who rose and addressed the Chair first, after

the floor was yielded is entitled to be recognized first.

◦ Le membre qui se lève et adresse la parole au président le

premier est donné le droit d'être reconnu en premier.

If the Chair makes a mistake and assigns

the floor to the wrong person what can a

Member do?

Si le président fait une erreur et attribue la

parole à la mauvaise personne que peut faire

un membre?

A Member can raise a “point of order”

◦ When preference in recognition was timely claimed or in

any other case, the Chair’s attention can be called to it by

a member raising a “point of order”, after which the chair

should immediately correct it.

Un membre peut soulever une "rappel au Règlement«

◦ Lorsque la préférence dans la reconnaissance était

opportun réclamé ou dans tout autre cas, l'attention

du Président peut être appelé par un membre en

soulevant un "rappel au Règlement", après où le

président doit immédiatement corriger.

A Time and Place to Interrupt

Une heure et le lieu d'interrompre

Normally it is improper to interrupt a business session

or speaker. However, there are times when interrupting

is the right thing to do.

Normalement, il est inapproprié d'interrompre une session

d'affaires ou haut-parleur. Cependant, il ya des moments où

l'interruption est la bonne chose à faire.

(Q) Can anyone indicate what is a question of

privilege?

(Q) Peut-on indiquer ce qui est une question de privilège?

Use of Subsidiary Motions

L’utilisation des motions subsidiaires

Lay on the Table \ Parier sur la table

◦ To interrupt the pending business as to permit doing something else

immediately.

◦ Pour interrompre les affaires en cours afin de permettre de faire autre

chose immédiatement

.The motion to Lay on the Table enables the assembly to lay the

pending question aside temporarily when something else of

immediate urgency has arisen

◦ La motion visant à poser la question sur la table temporairement

permet à l'assemblée de faire face lorsque quelque chose, d'une

urgence immédiate a surgie

Previous Question / Question

précédente

◦ Immediately to close debate and the making of

subsidiary motions except the motion to Lay on

the Table.

◦ Apporte immédiatement à la clôture du débat et

toute décisions de motions subsidiaires, sauf la

motion visant à déposer sur la table.

This motion is used to bring the assembly to an immediate vote

on one or more pending questions

Ce mouvement est utilisé pour amener l’assembler à un vote

immédiat sur une ou plusieurs questions en attente

Immediately closes debate on, and stops amendment of, the

immediately pending question and such other pending questions;

and prevents the making of any other subsidiary motions except

the higher-ranking Lay on the Table.

Ferme immédiatement le débat sur la motion et arrête la modification

de la question immédiatement en attendant et les autres questions en

suspens, et empêche la réalisation de toutes les motions subsidiaires à

l'exception de ceux qui sont classés supérieur .

Limit or extend debate / Limiter ou

d'étendre le débat

◦ One of two motions by means of which an

assembly can exercise special control over debate

on a pending question or on a series of pending

questions.

◦ L'un des deux motions au moyen de laquelle une

assemblée peut exercer un contrôle spécial sur le

débat sur une question en suspens ou sur une

série de questions en suspens.

Reduces the number or length of speeches permitted / Réduit

le nombre ou la longueur des discours autorisés

Requires that, at a certain later hour or after debate for a

specified length of time, debate shall be closed and the

question shall be put to vote./ Exige que, à une certaine heure

plus tard, ou après le débat doit être fermés et la question doit

être soumise au vote

a specified length of time, debate shall be closed and the

question shall be put to vote. / une longueur de temps spécifiée,

le débat doit être clos et la question doit être soumise au vote.

When adopted, it is said that the assembly has adopted an

“order” / Une fois adopté, il est dit que l'assemblée a adopté une

«ordonnance»

Postpone to a certain time (definitely or

postpone) / Remettre à un certain temps

(définitivement ou retarder)

◦ Is a motion to put off, within limits, to a definite day, meeting or hour,

or until after a certain event. / Est une motion de remettre à un certain

temps, dans certaines limites, à un jour déterminé, réunion ou à l'heure, ou

jusqu'à ce que, après un certain événement.

◦ Note: The expression to defer should be avoided, since it is often

subject to vague usage.

◦ À noté: L'expression de différer doit être évitée, car il est souvent soumis à

une utilisation vague.

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Commit or refer / Commettre ou de

référer

◦ Generally used to send a pending question to a

relatively small group of selected persons – a

committee – so that the question may be carefully

investigated and put into better condition for the

assembly to consider).

◦ Généralement utilisé pour envoyer une question en attente

à un groupe relativement restreint de personnes choisies -

un comité - de sorte que la question peut être étudiée

avec soin et mis en meilleur état pour le montage à

envisager).

Amend / Modifier

◦ What is an amendment?

Amend is a motion to modify the wording – within

certain limits of the meaning – of a pending motion,

before the pending motion is acted on.

oQu'est-ce qu'un amendement?

Modifier une motion visant à modifier le texte - dans

certaines limites de la signification - d'une motion en

cours, avant que le mouvement en attente soit donné

suite.

◦ How many amendments can be introduced?

Two – the Primary Amendment and the Secondary Amendment.

◦ Combien d'amendements peut être introduit?

Deux - La principale modification et l'amendement secondaire

◦ Amend is the most widely used of the subsidiary motions. Its adoption does not adopt the motion thereby amended but rather that motion remains pending in its modified form.

◦ La motion de Modifier est le plus largement utilisé des motions subsidiaires. Son adoption n’est pas d’adopter la motion ainsi modifiée, mais plutôt que la motion reste en attente dans sa forme modifiée.

Rejection of the motion to amend leaves the pending

motion worded as it was before the amendment was

offered.

Rejet de la motion visant à modifier la motion laisse en

attente rédigée comme il était avant la modification a été

offert.

An amendment must always be germane…closely

related to or having bearing on the subject of the

motion to amend.

Un amendement doit toujours être germane ... sont

étroitement liés ou ayant rapport avec le sujet de la motion

visant à modifier.

What does it mean to be germane?

Qu'est-ce que cela signifie d'être germane?

◦ An amendment must in some way involve the same question that is raised by the motion to which it is applied.

◦ Un amendement doit en quelque sorte impliquer la même question qui est soulevée par la motion à laquelle il est appliqué.

◦ A secondary amendment must relate to the primary amendment in the same way.

◦ Une modification du secondaire doivent se rapporter à la principale modification de la même manière.

◦ An amendment cannot introduce an independent question but an amendment can be hostile to, or even defeat, the spirit of the original motion and still be germane.

◦ Un amendement ne peut pas introduire une question indépendante, mais un amendement peut être hostile à, ou même la défaite, l'esprit de la motion originale et toujours pertinent.

Friendly Amendment !

Amendement amicale!

How do you deal with a friendly

amendment?

Comment gérez-vous avec un amendement

amical?

◦ Often while a motion is being debated, someone will get

up and offer what he or she terms a “friendly

amendment” to the motion. The maker of the original

motion will “accept” the amendment, and the chair will

treat the motion as amended. – WRONG

Souvent, tandis que la motion est débattue, quelqu'un va se lever

et offrir ce qu'il ou elle qualifie comme"amendement amical" à

la motion. Le fabricant de la motion originale sera «accepter»

l'amendement, et le président traitera la motion telle

qu'amendée. FAUX

Once a motion has been stated by the chair, it is NO

LONGER the property of the mover, but of the

assembly. Any amendment, “friendly” or otherwise,

must be adopted by the full body, either by a vote or by

unanimous consent.

Une fois qu'une motion a été déclaré par le président, il

n'est plus la propriété de l'auteur, mais de l'assemblée.

Toute modification, «amical» ou autrement, doit être adoptée

par le corps entier, soit par un vote ou par consentement

unanime.

Postpone indefinitely / Reporter indéfiniment ◦ To drop the main motion with a direct vote on it

◦ Pour déposer la motion principale par un vote direct

◦ (Q) does anyone make use of this type of motion?

◦ (Q) what is your understanding of it?

◦ Q) at-il quelqu'un qui utilisent ce type de motion?

◦ (Q) Quelle est votre compréhension de celui-ci?

a. This motion is one that the assembly

decline to take a position on the main

question.

Cette motion est une que l'Assemblée déclin de

prendre une position sur la question principale.

b. Its adoption kills the main motion (for the

duration of the session) and avoids a direct

vote on the question.

Son adoption tue la motion principale (pour la

durée de la session) et évite un vote direct sur

la question.

c. Useful for disposing of a badly chosen main motion

that cannot be either adopted or expressly rejected

without possibly undesirable consequences.

Utile pour se débarrasser de la motion principale, mal

choisi qui ne peut pas être adopté ou rejeté

expressément sans conséquences éventuellement et

indésirables.

d. Can be applied ONLY to a main motion and only

while a main motion is pending.

Peut être appliqué seulement à une motion principale

et seulement pendant que la motion principale est

pendante.

Addressing all remarks through the chair

Adressant tous les remarques à la présidence

◦ Members of an assembly cannot address one another directly,

but must address all remarks through the chair. (if a member

wishes to address a question, while a member is speaking…the

member should rise and address the chair, proceeding as

explained under a Point of Information).

◦ Les membres d'une assemblée ne peuvent pas aborder un autre

directement, mais doit répondre à toutes les remarques à la

présidence. (si un membre souhaite répondre à une question, tandis

qu'un membre a la parole ... le membre doit se lever et s'adresser au

président, en procédant comme expliqué dans un Point d'information).

Refraining from speaking against one’s own

motion / S'abstenir de parler contre sa propre

motion

◦ In debate, the maker of a motion, while he can

vote against it, is not allowed to speak against his

own motion. He need not speak at all, however if

he does he is obliged to take a favorable position.

◦ Au cours du débat, le fabricant d'une motion, alors

qu'il peut voter contre, n'est pas autorisé à parler

contre sa propre motion. Il doivent pas parler du tout,

mais s'il le fait il est obligé de prendre une position

favorable.

Refraining from speaking against one’s own

motion / S'abstenir de parler contre sa propre

motion

If he changes his mind while the motion he

made is pending, he can, in effect advise the

assembly of this by asking permission to

withdraw the motion.

Si il change d'avis pendant que la motion qu'il a

présentée est en cours, il peut, en effet aviser

l’assemblée en demandant la permission de retirer

la motion.

Chair’s Participation in Debate

Président participation au débat

1. As a Member and as an individual, has the

same rights in debate as any other member.

En tant que membre et en tant qu'individu, a les

mêmes droits dans le débat que tout autre

membre.

2. MUST maintain impartiality while presiding

DOIT maintenir l'impartialité tandis qu’il préside

Chair’s Participation in Debate

Président participation au débat 3. Should have nothing to say on the merits of pending

question / Il devrait y avoir rien à dire sur les mérites de

la question en cours

4. On RARE occasions, the chair may believe that crucial

factor relating to such a question has been

overlooked and that his obligation as a member to call

attention to the point outweighs his duty to preside at

the time.

En de rares occasions, le président peut croire qu’un

facteur crucial relatif à une telle question a été négligé et

c’est son obligation en tant que membre d'appeler

l'attention sur le point et est son devoir de présider à

l'époque.

Chair’s Participation in Debate

Président participation au débat

5. To participate in debate, must relinquish the chair and not return

until all pending questions have been disposed. / Pour participer au

débat, doit renoncer à la présidence et ne pas revenir jusqu'à ce que

toutes les questions en suspens ont été disposées.

6. Exception: in debate on an appeal or point of order, that the

chair has submitted to the judgment of the assembly, above rules

do not apply and the presiding officer does not leave the chair,

since his participation in debate relates to the function of

presiding. / Exception: aux débats sur le recours ou le point de

l'ordre, que le président a soumis au jugement de l'assemblée, les

règles ci-dessus ne s'appliquent pas et le président ne quitte pas

la chaise, puisque sa participation au débat porte sur la fonction

de présidence .

Chair’s Participation in Debate

Président participation au débat AS PRESCRIBED UNDER THE MUNICIPAL ACT OF ONTARIO

THROUGH THE FOLLOWING SECTIONS:

243. Except as otherwise provided, every member of a council shall have one vote.

Tie votes

245. Any question on which there is a tie vote shall be deemed to be lost, except

where otherwise provided by any Act.

Recorded vote

246. (1) If a member present at a meeting at the time of a vote requests

immediately before or after the taking of the vote that the vote be recorded, each

member present, except a member who is disqualified from voting by any Act, shall

announce his or her vote openly and the clerk shall record each vote.

Failure to vote

(2) A failure to vote under subsection (1) by a member who is present at the

meeting

Chair’s Participation in Debate

Président participation au débat COMME PRÉVU PAR LA LOI SUR LES MUNICIPALITÉS DE L'ONTARIO PAR LES

SECTIONS SUIVANTES:

243. Sauf disposition contraire, chaque membre d’un conseil dispose d’une voix.

Égalité des voix

245. Sauf disposition contraire de toute loi, en cas d’égalité des voix sur une

question, celle-ci est réputée rejetée.

Consignation des votes

246. (1) Si un membre présent à une réunion au moment d’un vote demande,

immédiatement avant ou après la tenue du vote, que celui-ci soit consigné, chaque

membre présent, sauf s’il est inhabile à voter en application d’une loi, annonce son

vote publiquement, et le secrétaire consigne chaque vote.

Défaut de voter

(2) Les membres qui sont présents à la réunion au moment du vote et qui sont

habiles à voter mais ne votent pas contrairement au paragraphe (1) sont réputés

avoir exprimé un vote de rejet.

QUESTIONS?