BANQUET SERVER TRAININGBANQUET SERVER TRAINING• What is  JOB  as a Banquet ServerJ q

The server is responsible for the complete service of food and beverages, catering to all guests’ needs.  The server works closely with the captain or head waiter/waitress to

  j bl  di i   i   provide the guest with an enjoyable dining experience.  

C A R E SC.A.R.E.S. Customers are our focus Attitude affects everythingy g Respect others – have fun.   Earn profits for everyone S i  i  EVERYTHING! Service is EVERYTHING!

BASIC ROLESBASIC ROLES 

Ensure the setting of tables completely according to  Ensure the setting of tables completely according to diagram and/or sample table.

Serve and clear food and beverage quietly, g q y,professionally, and quickly, using proper serving and clearing techniques.

Keep work area clean, and coordinate actions with the Banquet team members, and all other members of  the front and back of the house to ensure flawless front and back of the house to ensure flawless customer service. 

Maintain good grooming and personal hygiene. g g g p yg

Server’s EtiquetteServer s Etiquette Uniform

Whi  T d  Shi White Tuxedo Shirt Black Dress Pants Black Bow Tie Black Apron Black Socks / Natural Colored Hose Rubber Soled ShoesRubber Soled Shoes Name Tag Hair Tied Up (if long)S i tt Serviette

Smile All shirts, pants, and aprons must be ironed.

Server’s Etiquette ‐ continued ‐

Friendly Service  Friendly Service  •• Remember  that  guests  can  see  you  whenever  you  are  in  the  room Remember  that  guests  can  see  you  whenever  you  are  in  the  room g y yg y y

–– be courteous, efficient, and quiet.be courteous, efficient, and quiet.•• Maintain good posture Maintain good posture –– and never slouch, lean, or slumpand never slouch, lean, or slump•• While in the room, smile and, when appropriate, acknowledge guests     While in the room, smile and, when appropriate, acknowledge guests     

h h b i f   h h b i f   through brief eye contact.through brief eye contact.•• All associates shall remain on the floor  while guests are around.  All associates shall remain on the floor  while guests are around.  •• Each server should constantly  monitor his/her station, refilling water Each server should constantly  monitor his/her station, refilling water 

glasses, and serving fresh coffee or tea.  glasses, and serving fresh coffee or tea.  glasses, and serving fresh coffee or tea.  glasses, and serving fresh coffee or tea.  

Handling  Requests  Handling  Requests  D     l        j  b   h    i    i        D     l        j  b   h    i    i        •• Do not neglect a guest request just because the guest is not in your area.   Do not neglect a guest request just because the guest is not in your area.   If  he/she makes a request directly to you, take care of it personally and If  he/she makes a request directly to you, take care of it personally and quickly, if possible. quickly, if possible. 

Server’s Etiquette       ‐ continued ‐

R l  f  R l i   C l iR l  f  R l i   C l iRules for Resolving  ComplaintsRules for Resolving  Complaints

1.1. Listen and EmpathizeListen and Empathize Listening is the most important component of the communication process.Listening is the most important component of the communication process. Having empathy is being aware of and sensitive to the emotions of others Having empathy is being aware of and sensitive to the emotions of others 

‐‐ “I think I know how you feel.”“I think I know how you feel.”‐‐ “I understand what is upsetting you and I am glad you told me”. “I understand what is upsetting you and I am glad you told me”. 

2.2. Apologize and Commit to Solving the ProblemApologize and Commit to Solving the Problem. . p g gp g g Accept responsibility for the problem’s resolution.Accept responsibility for the problem’s resolution. If you are unable to do so, bring in to the attention of the captain or manager.  If the If you are unable to do so, bring in to the attention of the captain or manager.  If the 

complaints regards a meal, remove the plate and replace it.  complaints regards a meal, remove the plate and replace it.  

33 Identify a Mutually Acceptable SolutionIdentify a Mutually Acceptable Solution3.3. Identify a Mutually Acceptable SolutionIdentify a Mutually Acceptable Solution

4.4. Check Back and Follow UpCheck Back and Follow Up

When the Guest Leaves the tableWhen the Guest Leaves the table•• Take napkin and fold it neatlyTake napkin and fold it neatly•• Set napkin back on table.Set napkin back on table.•• Attend to the place setting as neededAttend to the place setting as neededtte d to t e p ace sett g as eededtte d to t e p ace sett g as eeded•• Reposition the chairReposition the chair

Team System of ServiceTeam System of Service- To increase all aspects of service to the guests.

Back Position:   Support the front 

Front Position:    Be on the floor most of 

i      partner running food items from the back aisle to 

time to serve guests handling actual food delivery to each guest from the back aisle to 

the station, responding to special guest requests f  th  f t  t  

delivery to each guest and taking special requests which he/she th      t  th  from the front partner, 

and anticipating the next need of the front 

then passes on to the back position server.

partner.  

COMMUNICATION STANDARDSCOMMUNICATION STANDARDS Controlling Service in the Room

Floor supervisor control service Floor supervisor control service When serving When clearing  Begin and end

Communication with the Kitchen  Head Count

A  l t  i t   t Any last minute requests Any anticipated problems that my arise 

Communication with Guests  “10 and  5” Rule Communication with Guests ‐ 10 and  5  Rule This rule is about the zone between customer and employee in 

terms of hospitality good customer service.‐ Smile, make eye contact with a customer at 10 foot range ‐ Smile, greet them, and offer assistance within a 5‐foot range 

PRE‐MEAL BRIEFINGPRE MEAL BRIEFING• Making the Most of the Most Important 15 Minutes

A pre‐meal briefing is required before all meal functions   It is to be conducted by the floor supervisor functions.  It is to be conducted by the floor supervisor in charge of the event.  Station assignments are given out after the agenda is covered.  

Inspect  :  To insure the staff ready for the function Inform  :  Communicate accurate information; 

Standard Agenda / Station Assignment

Motivate   T  h    Positive & Productive shift Motivate :  To have a Positive & Productive shift

PRE‐ EVENT PREPARATION  GUIDELINES  

Make sure that linens are clean and pressed – no rips, fading or burns.  

Confirm with your Captain / Head Waitress  exactly what place‐settings are required forexactly what place settings are required for each event. 

Fold napkins neatly according to the design selected by the Captain / Head Waitress  

th t t tior the event representative. Confirm that all utensils needed for each 

course are included at each place setting Inspect all dishes and glassware for spots or p g p

blemishes Make sure all wicker baskets are free of 

fraying and crumbs. Be at your post in uniform and ready to work Be at your post, in uniform and ready to work 

at least 15 minutes before any event is  scheduled to begin.

Complete all service setup and ensure the doors can be opened before the event starts

TABLE CLOTHES

Cloths for all table arrangements

TABLE CLOTHES

1. Should be clean and free from rips and burn holes.2. Should be pressed (small wrinkles may be smoothed out with palm of hand;

excessive wrinkles must be pressed with an iron or steamer).3. Creases should be “centered” following the same directional principle in which

the tables for the function were positioned. 4. Cloths should not fall below the seats of the guests’ chairs, but should be

tangent to (i e just touching) the top of each chairs’ seattangent to (i.e., just touching) the top of each chairs seat.5. “Turned under” side of the hemline should be facing the table.

Round Tables

1. Cloths should be “centered” on the tables so there is an equal drop on all sides. 2. Center fold line should run from north to south (head of the room is always

considered north) with corners of the cloth dropping directly over table legs,considered north) with corners of the cloth dropping directly over table legs, depending on where head table is.

Basic Table Setting Method

a. Assembly Line Technique- One server sets one particular item at a time on all the tables

(e.g., all forks, all knives, etc.)

b. Station SetOne server (or team) is responsible for setting all the items- One server (or team) is responsible for setting all the items on his/her(their) particular station. With this method, wellorganized and combined efforts increase efficiency anddecrease setup time.

Table/station assignments can be made prior to the pre-meal briefing with any additional questions/details regarding assignments discussed during the briefingregarding assignments discussed during the briefing.

TABLE SET‐UP The first plate or place setting must always be set in the 12 o’clock chair –

the one that faces the north wall.  Chairs must be lightly touching tablecloth. dd d h bl Two sugar caddies and two creamers on each table. Two sets of salt and pepper shakers completely filled on each table.    The first plate (or place setting) should always be set the center.  

The remainders  are evenly spaced from there.  The remainders  are evenly spaced from there.  

PLACE SETTING REMINDERSC S G S Napkin in ½ inch from table. Knife blade faces inward. Spoon and Knife handles are even. Entrée fork is even with top of knife. Salad fork ¼ inch lower than entrée fork. Appetizer fork ¼ lower than salad fork (if served 5 course) Dessert fork above napkin, handle facing left.  Intermezzo spoon above dessert fork with handle facing right.  (4 and 5 course 

only) Coffee sauce placed near edge of table. Coffee cup handle at 4 o’clock position. Water glass directly above tip of knife. Champagne glass at 11 o’clock to water glass Wine glass at 5 o’clock to water glass Bread and Butter (B&B) plate above forks.  B&B knife handle to the right. 

STANDARD TABLE SETTING forSTANDARD TABLE SETTING for BREAKFAST

Bread and Butter (B&B) plate above forksBread & Butter

W t l di tl b ti f k if

Bread and Butter (B&B) plate above forks

Water

Water glass directly above tip of knife.

Juice

C ff  C  & 

10 – 11”

Entrée Fork

Coffee Cup & Saucer

½”

Napkin

½” from the edgeEntrée Fork

The flatware must be placed no closer than ½” from the edge of the table.

½

STANDARD TABLE SETTING for LUNCHEON 

B d & B ttBread and Butter (B&B) plate above forks.

Bread & Butter

Dessert Water glass directly above tip of knife.

Dessert fork and coffee spoon are always at the top of the place setting.Coffee Spoon on top.

Water

WineEntree

10 11”Wine glass at 5 o’clock

SaladNapkin

10 – 11” to water glass

Entree SoupSalad

½”

½” from the edgeSalad fork ¼ inch lowerthan entrée fork.

Coffee Cup & Saucer

The flatware must be placed no closer than ½” from the edge of the table.

½

STANDARD TABLE SETTING for FORMAL DINNER

Bread and Butter (B&B) plate above forks.

Dessert

Bread & Butter

W t l di tl b ti f k if

Bread and Butter (B&B) plate above forks. Dessert fork and coffee spoon are always at the top of the place setting. Coffee Spoon on top.

Red Wine

Water

Entree

Wine glass at 5 o’clock to water glass

Water glass directly above tip of knife

10 – 11”White WineSalad

Appetizer Napkin

10 11

SaladEntree Soup

Appetizer

S f ¼ “Appetizer fork ¼” lowerthan salad fork

Napkin

½” from the edge Coffee Cup & Saucer

Salad fork ¼ “ lowerthan entrée fork.

than salad fork.

NAPKIN HOLDINGNAPKIN HOLDINGA special table says that you really value your guests 

when you make the extra effort to set the table 

beautifullybeautifully.

The Pyramid Napkin Fold 

The Standing Fan Napkin Fold 

The Bishop's Hat Napkin Fold

Th C dl N ki F ld The Candle Napkin Fold 

The Rosebud Napkin Fold 

The Crown Napkin Fold The Crown Napkin Fold 

The Pyramid Napkin Fold 

This classy napkin folding technique is simple, fast, and can be made easily with most napkins. If the napkin 

b i d i thi d fl il th i it ith li ht t h i t f ldi d it ill t t f tl !being used is thin and flops easily then iron it with light starch prior to folding and it will turn out perfectly! 

Fold Napkin inHalf

Diagonally

FoldCorner toMeet top

TurnNapkinOver and

Pick up atCenter andStand onDiagonally. Meet top

Point.Over and Fold in Half.  

Stand onBase ofTriangle.

The Standing Fan Napkin Fold Elegant and decorative, this is a classic napkin folding technique. As usual, and iron helps but is not necessarynot necessary.

Fold ki i

Starting b tt

Fold up in  Fold upper i ht

Place on table napkin in half.

bottom, accordion pleat 2/3 way up.

half with pleating on the outside

right corner diagonally down to folded base of 

and release pleats to form fan.

y p outside.pleats and turn under edge.

The Bishop's Hat Napkin FoldThis is a classic dinner napkin fold, but it can be difficult to line up the corners in the cap. Some starch and an iron make it easier to be precise while folding this one.starch and an iron make it easier to be precise while folding this one. 

kFold napkin in half making a

Fold corners to create a parallelogram.

Turn napkin over lengthwise. Fold up 

Bring corners together tucking one into the 

Open base of fold and stand upright.

making a rectangle.

pfrom bottom onto itself; pull i ht ti

other.

right tip down from under.

The Candle Napkin Fold So you want something easy and elegant? Something that looks nice and fancy but doesn't take a boat‐load of time? Try this one on for size. 

Fold napkin in half diagonally

Fold up base1/3 way

Turn napkin over and roll from bottom 

Tuck corners inside cuff at base of fold 

Turn one layer of point down and set on bdiagonally 1/3 way.

to top and stand. base.

The Rosebud Napkin Fold This sophisticated cloth napkin design benefits from stiff material or light starch. A hot iron will also make it easier to be exact. 

Fold napkin in half 

Fold corners to meet at top 

Turn napkin over and fold 

Turn napkin around and 

Turn napkin around and 

diagonallyp

point bottom 2/3 way up.

bring corners together, tucking one into the other.

stand on base

the other.

The Crown Napkin Fold Do you want your dinner guests to feel like royalty but have no red carpet? Treat them like kings and give them all crowns! Then you can use this napkin to wipe the cheese out of that i t d tiintroduction.This napkin folding design just doesn't work well without a little starch in the cloth, if it's sagging it's ugly so take your time and get it right.

Lay the napkin F ld h ki O i h F ld h i h R fLay the napkin face‐down in front of you.

Fold the napkin in half diagonally.

Orient the napkin so the open ends are pointing away from you.

Fold the right‐corner up so that the point rests directly on top of the middle‐corner. 

Repeat step four on the other side, bringing the left‐most corner up to meet the middle‐y

The edge of this new flap should lay on the center line of the napkin. 

corner, creating a diamond shape. 

The Crown Napkin Fold ‐ Continued 

Fold the bottom of the napkin up about 2/4's

Fold the smaller t i l d

Stand it up and tug at it where d d t it d

curl the left and right id f th kinapkin up about 2/4 s 

of the way and press 

this fold down well. 

triangle down so the point rests on the near edge of the napkin. Press.

needed to even it up and round it out. If your napkins are too limp then think of starch as napkin viagra and make them good and stiff. 

sides of the napkin up so they meet in the middle and tuck one into the other. 

TRAY STANDARDS

CARRYING TRAYS

TRAY STANDARDS

CARRYING TRAYS• OVAL»» Carry over your left shoulder

Tray jacks should only»» 1 hand under the heaviest part»» Fingers pointed to the back of the tray»» Do not carry in front, at waist level»» Keep your other hand free to balance the tray open doors carry the

Tray jacks should only be placed around theperimeter of the room.

»» Keep your other hand free to balance the tray, open doors, carry the tray stand, etc

• 16” ROUND»» Use as directed for mixed drinks, individual beverage orders, etc.»» Carry on the left for ease, in front of your body

TRAY HANDLING GUIDELINESTrays require special care to avoid accidents. Follow theseguidelinesguidelines.

LOADING TRAYS»» Never load more than you can carry – 2 trips are better than 1 accident»» Before loading, check that the tray is clean and dry»» Place heavier items at center of the tray or on the side closest to your body»» Lay tall glassware down and away from the edge of the tray»» Lay condiment bottles flat on the tray»» Fit plate covers properly before carefully stacking on the tray Never overload trays. Stack heavier 

items at the center of the tray.  

SERVING FROM TRAYS

Always use a tray stand with oval trays Open stand, bend at the knees, gently slide the tray onto center of the standp g y y Never place tray on chair

CLEARING DISHES ON THE TRAYS

Carry oval trays over

When removing soiled plates, the remaining food should never be scrapedOnto the banquet tray.   Instead, place two plates’ side‐by‐side and then Slide the food onto one plate.  This will leave one plate with all the food on it,And one stack of plates with no food or debris.   Carry oval trays over 

your left  shoulder, with one handunder the heaviest part.

Do this with your back to the guests, as quietly as possible.  No noise should be heard.   

TABLESIDE SERVICE STANDARDS:

1. Serving a Whole Table

a. Ladies before gentlemenb. Old before youngb. Old before youngc. Food is served to guest’s left side, and beverage is served

from the guest’s right side. Clearing dishes is from the guest’s right side. d. Walk Forward : After serving someone, walk forward –

in the direction you are facing.in the direction you are facing.

Walk clockwise whileServing beverages and clearing.g g g

Walk counter-clockwise while serving the guest.

Always serve food from the left of the guest.

Always serve drinks from the right of the guest.

Keep cups and glasses on the table when refilling them.

Hold all dishes by the rim of the plate. Keep your fingers away from the food.

Always clear items onto an oval tray.Clear food and beverages from the guest’sright.

TABLESIDE SERVICETABLESIDE SERVICE 

Bread Service :  lunch = bread basket , Bread Service :  lunch   bread basket , dinner = the first bread serve by the server

Soup Service :   using a tureen with a ladleSoup Service :   using a tureen with a ladle

Salad Service :  non‐composed / composed salad

Serving Sauces : to be passed by the server  

Dessert and Coffee Service  :  coffee must be served, followed by dessert. 

Passing Hors D’oeuvres :  carry the plate, platter or tray in white gloved hands, and offer a beverage‐ napkin to the guest. g ff g p g

Types of Food Service Plate or American Service

Most common form of banquet service

Food prepared in kitchen and presented on guests’ plates

Russian Service Food prepared in kitchen

Served from platters onto guests’ plates

30(continued)

Types of Food ServiceTypes of Food Service French Service

(continued)

French Service Food prepared tableside on carts or a gueridon Requires space between tables for carts Requires space between tables for carts

Preset Service First course on tables when guests arriveg

Buffet service Guests serve themselves from arrayed choices

À la Carte Catering Guests have choice of entrées

31

STYLES of SERVICESTYLES of SERVICE AMERICAN STYLE

Plated Service:  Food is plated in the kitchen and served to guests. A la Carte Service :  off the menu service.   Guests are provided a menu as 

they are seated.  Due to the time and cost constraints, the appetizer, salad and dessert are pre selected for all guests  and dessert are pre‐selected for all guests. 

Buffet Style Service :  walk through the buffet as a guest would to help to fine tune the placement of items and ensure maximum accessibility and convenience.  

FAMILY – STYLE SERVICE The guests basically serve themselves after receiving platters of food that 

are passed down the table.  p FRENCH SYTLE

The use of elegant serving pieces; the heating and garnishing of food at table side by a Captain….  y p

Very impressive, but requires ample space.

STYLES of SERVICE  ‐continued‐

RUSSIAN STYLE The food is fully prepared and pre‐cut in the kitchen.  All courses are served either 

from platters or from a special dish called an “Escoffier” dish.  Tureens are used for soup and special bowls for salad.   The rule for Russian service is to place empty plates from the right, by going around the table clockwise.  Food is served from a platter from the left of the guest, continuous service going around the table count‐clockwise.  Clear from the right, moving count‐clockwise.  

BUTLER STYLE This service is similar to Russian Service.  The difference is the guest helps him or g p

herself from the tray which the server holds.  This requires additional portioning, in case the guests take more than their share. 

ENGLISH STYLE ENGLISH STYLE This service is similar to Russian Service and to family‐style service.  Food is brought 

to the table on a tray, or bowls, presented to the host, who either cuts the food him/herself of chooses to have it done by the server, away from the table.  A good / y , y gexample is a whole turkey or roast beef.  

EXAMPLE OF SEQUENCE OF SERVICE OF DINNER SERVICE

1. First course’s food is served to guest’s left side. 2. The first course food plate and silver is cleared from the guest’s right side with the

right hand. 3 The first course wine is cleared from the guest’s right side; leave on table if guest3. The first course wine is cleared from the guest s right side; leave on table if guest

requests. 4. Second course’s wine is served from the guest’s right side. 5. Second course’s food is served from the guest’s left side. 6 The second course food plate and silver is cleared from the guest’s right side6. The second course food plate and silver is cleared from the guest s right side. 7. The second course wine is cleared from the guest’s right side; leave on the table if

guest requests. (Repeat) 8. Entrée is served from the guest’s left side. 9 Entrée is cleared from the guest’s right side9. Entrée is cleared from the guest s right side. 10. Entrée wine is cleared from the guest’s right side. 11. Bread and butter plates and knives are cleared from the guest’s left side as each

guest’s entrée plate is cleared. 12 Butter/margarine salt and pepper are cleared12. Butter/margarine, salt and pepper are cleared. 13. Cream and sugar are served. 14. Coffee cup and saucer is served from the guest’s right side. 15. Coffee is served from the guest’s right side. 16 Dessert is served from the guest’s left side16. Dessert is served from the guest s left side. 17. Dessert is cleared from the guest’s right side. 18. Guests are thanked for coming as they leave. 19. Final clear.

GENERAL BANQUET SERVICE GUIDELINES

1. Tray jacks should only be placed around the perimeter of the room

2. Remove all trays from the room before the meal begins; do not return them until clearing is required or meal service has ended.clearing is required or meal service has ended.  

3. Remain on the floor while guests are eating

4 O l l th fl t di t it i k f d & b it4. Only leave the floor to remove dirty items or pick up food & beverage items.

5. When in the room, keep quietly focused on diners – do not huddle or chat with fellow servers.

6. Constantly monitor the carpet for items that need pickup and removal

7 Carry no more than 3 entrees at a time from the service stand to the table7. Carry no more than 3 entrees at a time from the service stand to the table

8. Warn guests when serving hot plates, beverages, etc.

9. Handle all items as quietly as possible around guests (and try to keep noise to a minimum in areas adjacent to the dining room. 

THE “DON’Ts of BANQUET SERVICE

Don’t place a napkin under your arm. Don’t wipe your face or your mouth with 

your side towel. Don’t use the guest entrance during a 

function Don’t stand in a large group congregating 

during a function Don’t eat  or drink anything in front of the 

guests.  guests.   Don’t eat anything while servicing the 

guests.   Don’t stand around with your hands in your 

pockets or your arms crossedpockets or your arms crossed Don’t pick up glasses by the tops Don’t go to break all together Don’t chew a gum during a functiong g

CLEANILINESS AND SANITATIONCLEANILINESS AND SANITATION

Daily Cleaning Checklistg Banquet Linen Checklist Banquet Equipment Care Checklist

Skirting   Silver Chafers Mirrors Mirrors Candles Coffee Break Urns Number Stands  & Numbers Salt & Pepper Shakers and Sugar Bowls

Side Work Assignment : pre function / post function Side Work Assignment : pre‐function / post‐function

BEVERAGE SERVICE STANDARDBEVERAGE SERVICE STANDARDQuality Customer Service in the Bar areaQ y

Great Attitude A good  attitude and a pleasant personality

Service Skills Art of taking an order, delivering the product and presenting the check.

Sales Skills Proper service skills and the ability to interact with customers

ll k ll Up‐selling skills

Product Knowledge Different flavors and good descriptive elements of the products Different flavors and good descriptive elements of the products

BEVERAGE SERVICE STANDARD    ‐continued‐

Mixology Need to know the beverage recipes  g p

Ingredients, portion size, glassware, mixing technique, garnishes

Draft Beer Draft Beer Proper techniques and knowledge to serve draft beer effectively and efficiently.

Presentation “You eat with your eyes”

Setting the Stage Setting the Stage Setting the atmosphere or ambiance of the bar Lights, music, ashtrays, snacks, televisions etc.  

TYPE OF BAR SERVICETYPE OF BAR SERVICE Hosted Bars 

All beverages consumption charges to the client’s master account

O  B Open Bars Limited number of people and limited time period. Charges to the client’s master account Charges to the client s master account

Cash Bars Self Service Bars Self‐Service Bars

Relative to the Hosted Bar Service without a bartender Suggested only beer, wine, soda, and mineral watersSuggested o y bee , e, soda, a d e a ate s

THANK YOU