Traitement du courrier entrant

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Expérience 37 ans d’innovations technologiques et de services à forte valeur ajoutée.

BancTec - A company introductionChiffresRevenus: Monde $400M, Europe $150M, France $20

Effectif : Monde 2 700, Europe 1 200, France 100Clients: Près de 2 000 dans 50 pays

BureauxSiège: Irving, Texas (USA)

Filiales: U.S.A, Canada, 12 pays européensFrance: Noisiel, Marne-la-Vallée

Métiers Traitement du document & des processus de paiementExternalisation des processus métier

Profil BancTec

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Constructeur Fournisseur

de technologies Fournisse

ur de solutions

Prestataire de services

Externalisation de processus métiers

Elevée

Valeur ajoutée

Faible

Temps

1972 2011

« Fournir les technologies, solutions et processus qui valorisent les métiers de nos clients »

Stratégie

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Domaines d’activités

Créateur deTechnologies

Fournisseur deSolutions

Prestataire deServices

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Une offre de service en dématérialisation de flux documentaires

Courrier entrantTraitement des ouvertures de comptes, cartes de créditTraitement de formulaires et d’abonnementsTraitement des Offres de PrêtsDématérialisation et indexation de dossiers clients

Traitement des titres/chèquesDématérialisation de facturesReprise de base documentaireGestion des mandats de signatureTraitement des billets d’avionNumérisation de livres

Logistique ContrôleExploitation

Réception Préparation GestionTraitement & Exceptions

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Les bénéfices de l’offre BancTec

Notre vision du BPO : Une expertise partagée

Approche AnalytiquePlateforme Technologique évolutiveExpertise Métier Industrialisation des moyensAutomatisation des traitementsMise en œuvre rapide de nouveaux processusGestion de pics de volumesTransparence des indicateursPlan de reprise d’activitéInnovation dans la continuité Vecteur de développement

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Un positionnement unique sur le marché

Centres basés sur les principales villes européennes et US

Offre de service diversifiéeo Des applications à haute productivité capables de reproduire les

pratiques organisationnelles de l’entreprise o Tarifications standardisées ou adaptée au processus délégué

Outil de production à la pointe de la technologieo Des technologies documentaire totalement flexibles et adaptables

à des typologies de traitement très variableso Un gestionnaire de flux permettant la sécurisation et la traçabilité

des flux documentaires

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Services d’analyse et d’accompagnement spécialisés dans les flux documentaires et transactionnels

Chicago, US

Heathrow, UK

Tallinn, Estonia

Dallas, US

Harlow, UK

Stockholm, SwedenCologne, Germany

Utrecht, Netherlands

Durham, UK

Paris, France

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Les centres de services

Points forts

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Maitrise de deux métiersFournisseur de solutions / intégrateur de technologies documentaires et prestataire de services de gestion du courrier

ExpertiseService courrier, Hébergement & workflow, Gestion des factures fournisseurs

Microsoft Sharepoint BancTec est partenaire Gold

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Quelques références BancTec

France Monde

Plus de 500 millions de doc/jour traités avec les solutions BancTec

Problématique et enjeux

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Le courrier : définition

Correspondance (lettre, imprimé, paquet) reçue ou envoyée par la posteTotalité des lettres qu’une personne écrit ou reçoitConcept élargi à la gestion des courriels qui représentent en moyenne 25% des flux de correspondance

En entreprise : Diversité des documents et interprétation du contenuComplexité des circuits et délais de traitement

Les gains attendus de la dématérialisation

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source « étude serdalab dématérialisation »

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La gestion du courrier : Les enjeux

Absorber la masse d ’information en circulationAdressage archivage

Réduire le cycle communicationnelcompresser les délais nécessaires à la transmission de documents et au traitement retour

Réduire les coûts d ’acheminementcircuits internesPhotocopies : 42% des documents sont multiservicesmise sous pli

Gérer et contrôler la diffusion limitation des erreurs de transmissiongestion du risque

La gestion du courrier : sécurité des traitements

Assurer le traitement et la traçabilité des documents

compression des délais de traitement

pilotage, état d ’avancement

gestion des pics

respect des délais de réponse

normalisation des types de documents réponses

Courrier urgentGestion de prioritéConfidentialité

Multi objets :Communication, collaboration et coordination du personnel

Profitabilité, Compétitivité,création de valeur, innovation

Réduction des délais, baisse des couts, contrôle des risques opérationnels et des litiges

Gestion du capital humain et efficacité des collaborateurs,Conduite du changement et amélioration des processus

Le courrier : source d’industrialisation des processus

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Valeur

Qualité et productivit

é

Humain et organisationnel

Le processus courrier dématérialisé

Favorise la multi-localisation Traiter le flux documentaires tout en gardant le contrôle sur la gestion et le pilotage des flux :

réversibilité partage de ressources

Sécurisation et PCA

Facilite la croissanceAccroissement des flux

PicsTenue des délais

Accès aux technologies

Un élément :structurantIngrédient d’innovation sur les processus métierDe l’interconnexion à l’interopérabilitéComposant de stratégie organisationnelle

Optimisation du ROI par la globalisation du traitement :

Logistique et bancaireLogistique et administration Logistique et réseau bancaire

Renforcement des rôles de proximité utilisateur, client & marché

Accessibilité aux contenus et Productivité agenceROI renforcé par l’optimisation permanente des capacités et des coûts

Attractivité des métiersEnrichissement du poste de travailAnticipation des départs à la retraite

Pérennité du savoir faireGains de productivité

Convergence et centralisation des flux Réseau , siège et canaux de distribution

Débordement et externalisation et Mutualisation des ateliers

Le Retour sur Investissement - ROI

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Les bénéfices de la dématérialisation du courrierla Vision de BancTec

 

Compétitivité

Bien être

Développement durable

BPO & Développement TechnologiqueQualité et continuité de serviceInnovation

rupture des situations établies, transforme les conditions de marché

Limitation des investissementsS’ inscrire dans un processus de conduite du changement permanent à travers les évolutions techniques ou règlementaires

Respect du réglementaire; stockage probant,Efficacité opérationnelle , gestion de la pénurie de ressources

Une démarche de progrès durable et efficace dans une stratégie de croissance et de compétitivité

Utilisation de standards; méthodes et certifications

Le processus Courrier

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Processus Général

Entrée(Papier, électronique)

Sortie(électronique)

Système BANCTEC

eFIRST Mailroom

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PAPIER/DONNÉES• Multi Centre• Multi Service

TRIE• Personnel• Société• Métier

NUMERISATION• Industrialisé• Mixe

RAD/LAD• Classification• Extraction• Multi Clients/Services/Pole

• Multi SLA

WORKFLOW• Gestion Métier• Gestion Qualité

METIER• Consultation• Affectation• Ré attibution• Routage• Partage collaboratif

ARCHIVAGE• Moyen terme• Long Terme

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Automatisation de la gestion du compte fournisseurde l’achat jusqu’au paiement fournisseur

IdentificationCommande Contrôle ComptabilisationFactureDemande d’achat ApprobationLivraison ArchivePaiement

Option – Exemple de la dématérialisation du flux factures

Gestion des achats

Gestion des contrats Gestion des factures

Gestion des dépensesGestion des fournisseurs

Présentation de la dématérialisation

Accès et implantation

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Portail Client

Indexation

Saas/Cloud

Numérisation

Exemple d’interface

EXEMPLE D’INTERFACE