Projekta vadība un Biznesa analīze – duets vai solo?

Gundega Lazdāne, 21.11.2013

Biznesa analīze

Biznesa analīze «Business analysis is the set of tasks

and techniques used to work as a

liaison among stakeholders in order to

understand the structure, policies, and

operations of an organization, and to

recommend solutions that enable the

organization to achieve its goals.»

BABOK® v2.0

«Biznesa analīze ir uzdevumu un

metožu kopums, ko izmanto, lai

strādātu kā starpnieks starp

ieinteresētajām pusēm, lai saprastu

struktūru, politiku un organizācijas

darbību, un ieteiktu risinājumus, kas ļauj

organizācijai sasniegt savus mērķus."

BA ieinteresētās puses “A generic stakeholder represents a class of people that the

business analyst is likely to interact with a specific way”

BABOK® v2.0

“To a BA, a stakeholder is anyone who may contribute to or

have interest in the requirements.”

Carkenord, Barbara A.. "Chapter 2 - Know Your Audience". Seven Steps to Mastering

Business Analysis. J. Ross Publishing. © 2009.

Kas ir risinājums? IT sistēmas, web servisi, biznesa

procesi, biznesa nosacījumi, programmatūra, reorganizēta

uzņēmuma struktūra, outsourcing, insourcing, pārdefinēti amatu apraksti,

vai jebkas cits, kas uzņēmumam nodrošina nepieciešamās iespējas biznesa vajadzības sasniegšanai

Biznesa analīzes pienākumi

Uzņēmējdarbības analīze jeb pirms-projekta analīze

• Biznesa vajadzība

• Esošās iespējas

• Risinājuma ideja

• Risinājuma apjoms

• «Business Case» lēmuma pieņemšanai

BA plānošana un pārvaldība

• Biznesa analīzes pieeja

• Biznesa analīzes aktivitāšu plānošana

• Prasību pārvaldības process

• Ieinteresēto pušu analīze

• Biznesa analīzes komunikācijas plānošana

• Biznesa analīzes izpildes novērtējums

• Risinājuma apjoma pārvaldība

Prasību un vajadzību izzināšana

• Dokumentu analīze

• Intervijas

• Darba grupas

• Fokusa grupas

• Novērošana

• Anketēšana

• Prototipēšana

• Prāta vētras

Darbs ar prasībām • Prioritizēšana

• Trasējamība

• Strukturēšana un dokumentēšana

• Specificēšana un modelēšana

• Pieņēmumu un ierobežojumu definēšana

• Verificēšana un validēšana

• Nokomunicēšana

Prasību nokomunicēšanas mērķis

BA

Testētājs Programmētājs

Pasūtītāji

Risinājuma novērtēšana • Piedāvāto risinājumu izvērtēšana

• Risinājuma komponentes

• Uzņēmuma gatavība pieņemt risinājumu

• Pārejas prasības

• Risinājuma atbilstība biznesa vajadzībai

• Strādājoša risinājuma performance

BA spējas un kompetences • Analītiskā domāšana, radošums

• Problēmu risināšanas spējas

• Lēmumu pieņemšana

• Uzvedība, ētika, pašorganizētība

• Komunikāciju spējas

• Sadarbības spējas

• Biznesa nišu, pārvaldības procesu, organizatorisko

struktūru pārzināšana

• IT risinājumu pārzināšana

“There is something special and rare about the people who can combine technical knowledge, business acumen, analytical skills, and the communication skills necessary to be successful in this role. Excellent BAs bring value to their organizations by understanding true business opportunities, making realistic recommendations, and facilitating the successful implementation of these solutions. “

Carkenord, Barbara A.. "Chapter 1 - Possess a Clear Understanding of Business Analysis". Seven Steps to Mastering Business Analysis. J. Ross Publishing. © 2009.

Biznesa analīzi apzināti veic:

• Biznesa analītiķis

• Biznesa procesu analītiķis

• Biznesa sistēmu analītiķis

• Sistēmu analītiķis

• Prasību analītiķis

• Procesu īpašnieks

• Funkcionālais arhitekts

• Ieviešanas konsultants

• Biznesa konsultants

• Izmaiņu pārvaldnieks

• Projekta vadītājs

• un citi

Mūsdienu biznesa analītiķis ir daudz vairāk nekā

persona, kas pieraksta IT sistēmu funkcionālās

prasības

Klasiskākie scenāriji

In-house izstrādes

Biznesa organizācija

Biznesa analītiķis (Ilze)

Biznesa eksperti Izstrādes komanda

Vadība

Procesu īpašnieki

Projekta vadītājs

Sistēmu administratori

Loma: Biznesa analītiķis (Ilze)

• Dzīves vieta : Pie biznesa

• Galvenie pienākumi:

Definēt biznesa vajadzības

Komunicēt ar biznesa ekspertiem

Komunicēt ar izstrādi

Pārbaudīt piedāvāto/piegādāto risinājumu

• Labas zināšanas, kompetences

Pārzin biznesa organizāciju, mērķus, problēmas

Redz gan «lielo bildi», gan detalizāciju

Biznesa organizācija

Ārējas izstrādes 1

Izstrādātājs

Biznesa analītiķis (Pēteris)

Biznesa eksperti Izstrādes komanda

Vadība

Procesu īpašnieki

Projekta vadītājs

Sistēmu administratori

Projekta vadītājs

Biznesa analītiķis (Ilze)

Programmētāji Testētāji Arhitekti

Loma: Biznesa analītiķis (Pēteris)

• Dzīves vieta: Pie risinājuma

• Galvenie pienākumi:

Definēt risinājuma prasības

Komunicēt ar biznesa pusi

Komunicēt ar izstrādātājiem

Pārbaudīt risinājuma atbilstību prasībām

• Labas zināšanas, kompetences

Pārzin risinājumu, risinājuma tehnoloģijas

Redz «detalizēto bildi»

Biznesa organizācija

Ārējas izstrādes 2

Izstrādātājs

Biznesa analītiķis (Pēteris)

Biznesa eksperti Izstrādes komanda

Vadība

Procesu īpašnieki

Projekta vadītājs

Sistēmu administratori

Projekta vadītājs

Biznesa analītiķis (Ilze)

Programmētāji Testētāji Arhitekti

Biznesa konsultanti

Biznesa analītiķis (Raita)

Projekta vadītājs

Loma: Biznesa analītiķis (Raita)

• Dzīves vieta: Neatkarīgs

• Galvenie pienākumi:

Esošās situācijas analīze

Vēlamās nākotnes analīze

Definēt risinājuma konceptu

Izvērtēt piedāvājumus

Sagatavot «Business case»

• Labas zināšanas, kompetences

Pārzin noteiktu biznesa nišu, saistītos normatīvus, zin labo praksi

Biznesa analīzes pirmssākumi

“The business analysis discipline has emerged from work

previously done by project managers (gathering high-level

business requirements) and systems analysts (designing

functional requirements for software behavior). Currently, in

many organizations there is still an unclear differentiation

between the work of business analysis and project

management.”

Carkenord, Barbara A.. "Chapter 1 - Possess a Clear Understanding of Business Analysis". Seven Steps to Mastering Business Analysis. J. Ross Publishing. © 2009.

Biznesa analītiķa lomas izveidošanās un attīstība notiek

pateicoties vajadzībai pēc arvien labākām un

kvalitatīvākām prasībām.

Biznesa analīzes attīstība

Loma: Projekta vadītājs

• Dzīves vieta: Pie projekta

• Galvenie pienākumi:

Iniciēt, plānot, nodrošināt izpildi, pārraudzīt, kontrolēt un slēgt projektu

Nodrošināt projekta rezultātu piegādi

Projekta komandas darba koordinācija un pārvaldība

Pārvaldīt risinājuma izstrādi, laika plānu un budžetu

Komunikācija ar ieinteresētajām pusēm

Pārvaldīt riskus

Pārvaldīt izmaiņas

• Labas zināšanas, kompetences:

Pārzin «komandas spēli», redz «projekta bildi» - plāns, izmaksas, kvalitāte

Projekta vadība • Projektu vadība ir plānošanas, motivēšanas, organizēšanas un resursu

uzraudzības darbību kopums, lai sasniegtu noteiktu projekta mērķi.

/wikipedia/

• Projekts ir laika un izmaksu ziņā ierobežots pasākums, lai sasniegtu

virkni skaidri definētu rezultātu, ievērojot noteiktus kvalitātes

standartus un prasības.

• Projekta vadītājs nav atbildīgs par projekta biznesa ieguvumu

sasniegšanu.

/NCB – Projektu vadīšanas nacionālās kompetences vadlīnijas versija 3.1/

Praktiskais darbs

Force Field Analysis

BA un PV atšķirības PV

• Mērķis: realizēt projektu laikā, budžetā un kvalitātē • Skata punkts: projekta mērķa «lielā bilde» • Laiks: projekta laika grafika ietvaros • Izmaiņas: nevēlas izmaiņas

BA • Mērķis: apmierināt biznesa, ieinteresēto pušu vajadzību • Skata punkts: biznesa vajadzību lielā bilde un konkrētā projekta max detalizētas prasības • Laiks: vairāku projektu vai ilgstošāka laika perioda ietvaros •Izmaiņas: identificē un uzstāj uz to vajadzību

BA un PV kopīgais • Daudz spējas un kompetences (līderība, lēmumu pieņemšana,u.c) • Komunikācija ar ieinteresētajām pusēm • Tehnikas • Abas lomas ir vienlīdz atbildīgas par projekta veiksmi!

BA un PV bažas vienam par otru

PV • BA prasības var vākt mūžīgi • BA noteikti sastāstīs ieinteresētajām pusēm kaut ko nerealizējamu, kaut ko kas nav paredzētas projektā • BA turpinās komunicēt ar biznesu jau bez PV klātbūtnes • BA nav pietiekamu funkcionālu un tehnisku zināšanu, lai pareizi definētu prasības

BA • PV nav ieinteresēts pilnvērtīgi izanalizēt ieinteresēto pušu vajadzības • PV vienmēr steidzina BA, jo neizprot darbu ar prasībām • PV redz BA tikai kā asistentu, kuram nav nekādas teikšanas • PV pēc projekta būs gabalā, kamēr BA būs jādzīvo ar sponsoru un iesaistītajām pusēm vēl ilgi

Potenciālie PV un BA interešu konflikti

• Projekta apjoma pārvaldība (scope management)

Project scope/Product scope/Solution scope

• Projekta komunikācijas pārvaldība

Stakeholder analysis/ BA communication plan

• Projekta risku pārvaldība

Initial risks/ Risks identification

• Projekta prasību un izmaiņu pārvaldība

Req’s management/ Prioritization/

Tracing/ Documenatation

Risinājuma apjoms (Solution Scope)

• Analizējamais apgabals (biznesa vienības vai process) • Risinājuma prasības (biznesa procesi, reorganizētā struktūrvienība, programmatūra, utt.) • Nodevumu vai iterāciju prasības

• Nepieciešamās uzņēmuma spējas, lai nodrošinātu

biznesa vajadzību

BABOK® v2.0

Scope Definition from Project Perspective

The product scope is the basis for determining the project scope.

Project Scope "The work that needs to be accomplished to deliver a product, service, or result with the specified features and functions." /A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fourth Edition. Project Management Institute, 2008. /

Product Scope "The features and functions that characterize a product, service, or result." /A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fourth Edition. Project Management Institute, 2008. /

Duets vai Solo?

Mīti vai patiesības? Biznesa analītiķa fokuss ir uz prasībām – no to rašanās brīža līdz realizācijai.

Pildot divas lomas noteikti radīsies interešu konflikts un iekšēja cīņa. Biznesa analītiķim nepieciešamas prasmes

un kompetences, ko bieži pārvalda arī pieredzējuši projektu vadītāji. Piemēram, kritiskā domāšana, izzināšanas tehniku pārzināšana, prasību analīze un pārvaldība. Bet projektu vadītājs šīs spējas pielieto atšķirīgā veidā nekā biznesa analītiķi.

Nav iespējams vadīt projektu un vienlaicīgi tajā strādāt.

BA ir labais policists, bet PV ir sliktais policists.

Ir sarežģīti ar vienu un to pašu cilvēku draudzīgi runāt par viņa biznesa vajadzībām un vienlaicīgi skarbi risināt formālas jeb finansiālas sarunas.

Apvienotā BA/PV loma ir labākais komplicētiem projektiem. Sarežģītos apstākļos ar svarīgākajiem cilvēkiem viņi spēj pielietot BA/PV integrētu pieeju.

BA/PV – dynamic duo!

Argumenti PRET • BA fokuss uz biznesa vajadzību, bet PV - uz laiku,

izmaksām un kvalitāti.

• BA redz gan lielo gan detalizēto «bildi», bet PV

nevajag detalizāciju.

• Pildot divas lomas nevar būt izcils abās pusēs.

• Lēkājot no vienas frontes uz otru, tiek samazināts

fokuss gan uz projekta vadību gan biznesa analīzi.

Argumenti PAR • Daudz kopīgu spēju un kompetenču

• Pienākumi daļēji pārklājas

• Zināšanas ir vienuviet

Kad var apvienot • Ja projekts ir neliels un viena cilvēka resurss ir

pietiekams gan PV gan BA pienākumu pildīšanai.

• Ja ir labas iestrādes ar zināmām ieinteresētajām pusēm.

• Ja cilvēks labi pārzin biznesa nišu vai klientu.

• Ja ir iepriekšēja pieredze biznesa analīzē un vēlams arī projektu vadībā.

• Ja tas ir tīrs analīzes projekts.

Project Business Manager

Kad labāk neapvienot • Sarežģīts projekts

o Iesaistītas vairākas biznesa jomas

o Iesaistītas komplicētas ieinteresētās puses

• Jauna veida projekts, jauns pakalpojums, jauns risinājums

• Nepietiks laika

• PV nav pieredze biznesa analīzē

• Ja komunikācija par BA jautājumiem un PV ir ar vieniem un tiem pašiem cilvēkiem

• Ja sirdī esat pārliecināts projektu vadītājs

Rekomendācijas ja tomēr jāapvieno

• Nejaukt kopā PV un BA! Projekta vadības jautājumi jāatdala no biznesa analīzes jautājumiem – plānojiet sapulces citā laikā, vietā.

• Vēlams par PV jautājumiem runāt ar vieniem, bet par BA jautājumiem – ar citiem cilvēkiem.

• Nozīmējat mentoru, kas uzraudzīs tās lomas izpildi, kas ir vājāka.

Veiksmi darbos Gundega Lazdāne

gundega.lazdane@gmail.com

Tālr: 29411660