ScenarioErie County ARES/RACES provides Day‐of‐Event communications for two large bicycle events

ADA T  d  C    RidADA Tour de Cure – 1200+ RidersRide for Roswell ‐ 6200+ Riders

Record keeping and management of events of this Record‐keeping and management of events of this magnitude QUICKLY outgrew our previous pen‐on‐paper techniquesp p qRadio communications channels were overrun with position report requests and replies, sometimes i di     bili     i i   iimpeding our ability to mitigate emergencies

An Event Tracking System by N2WLSAn Event Tracking System by N2WLS

What is the Status Board System?Microsoft Access Database system developed by N2WLSUsed to track all Day‐of‐Event communicationsA   t  t t l th t  idAn event management tool that provides

Real‐time status updates for all tactical units involved in the eventReal‐time logging of all communications for the eventSeparation of Routine Traffic from Management Intensive communicationscommunicationsEnd‐of‐Event report generation

Runs on a simplified Local Area Network (LAN)p ( )

Simplified Network Architecture

Main Menu

Three Basic FunctionsThree Basic FunctionsData Entry (Radio)Event ManagementgOperations Center Overhead Screen Di lDisplay

Data Entry ComputersSetup at each radio console at operations center

All data entry computers show the most recent communications from center

Each console staffed by one radio operator and 

communications from each of the tactical units on one main status one radio operator and 

one computer operatorEvery radio 

boardAll entries are time‐

dcommunication is posted simultaneously to both screen and log

stamped

both screen and log

Data Entry Computer Screen

Data Entry (continued)Pull down driven to make data entry quick.Locked to pull down menu to make dataEntry uniform across all users.

Display Driver (Overhead Screen)

Management Menu

Management Console•As communications come in, radio operators can assign an item as “Needs Management Attention”•These communications are logged and then sent to the Management Console screenConsole screen•Event Manager decides how to handle each of these items, tells the radio operators to contact the appropriate field units, and types pp p , ypinto the log the disposition of each of these Action Items•These dispositions are also time‐stamped into the log

Management CustomizationsOn‐the‐Fly ability to add, edit, or delete Tactical assignments and Tactical assignments and frequency assignments

Management Log‐ViewAllows event manager to scroll back through the updated log to retrieve updated log to retrieve information that is no‐longer on the status gboardShows the overall flow of 

f hcommunications for the eventSearchable!Searchable!

End‐of‐Event Reports

Entire Chronological Log

Future improvements pendingNon‐Ham call‐taker screen

Allows for phone‐bank operators to log data into the t  t  tevent management system

Will automatically route all info to the management screen to take the burden off the radio operators to route pcall info

Bike Repair consoleWill allow all bike repair requests to be routed to one i di id l t   i   d t kindividual to assign and track

How ECAR Cut Event Radio Traffic in HALF!How ECAR Cut Event Radio Traffic in HALF!

Why did we add APRS?Increasing numbers of bike riders

L  di t   d b  bik  Large distance covered by bike courses

Trying to manage these increases with the same Trying to manage these increases with the same number of communicators

Newer technology is available to help us out

What did we gain with APRS?Position Tracking

We always know where the tactical units are

Decreased Quantity of Voice CommunicationsN     t  f  “Wh     ?”   th   iNo more requests for “Where are you?” over the air

Quicker Response to EmergenciesQuicker Response to EmergenciesEasier to assign the closest course vehicle to an incident

AbbreviationsAPRS

Automatic Position Reporting SystemPacket radio system used for tracking objects, including 

l   hi l  b   i f   h      y g j g

people, vehicles, boats, aircraft, weather systems, etc. using an Amateur Radio mode called unconnected (UI) packets Developed by Bob Bruninga  WB4APRDeveloped by Bob Bruninga, WB4APR

TNCT i l N d  C t ll   “RF M d ”Terminal Node Controller – “RF Modem”

GPSGlobal Positioning System

APRS SetupsAPRS SetupsCommand Post Station C tCommand Post Station

Position is FixedTuned to 144.39 MHz

Computer

39Map displayed on computer via UI‐View with UI Point 

TNC

with UI‐Point integrationWill translate callsigns

VHF Radiog

of our trackers into tactical callsigns (ex. SWEEP‐105  SAG32b) APRS NetworkSWEEP‐105, SAG32b)

APRS SetupsAPRS SetupsMobile / Tracker GPS R iMobile / Tracker

Routinely transmits position as received 

GPS Receiver

from GPSSmartBeaconsSSID  9 used by 

TinyTrak3

SSID ‐9 used by conventionUses MIC‐E format to 

VHF Radio

increase reliability of transmitted data

APRS Network

APRS SetupsAPRS SetupsDigipeater Computerg p

Was used as a fill‐in digipeater for the northeastern‐most part 

p(optional)

northeastern‐most part of Tour de Cure courseResponds to WIDE1‐1

TNC

Will NOT use computer, just a KPC3+ TNC VHF Radio

APRS Network

TrackersTranslate GPS NMEA position data into APRS format and transmits this to VHF radio without a TNC neededRelatively inexpensiveRelatively inexpensiveKit version and pre‐built versions availableProgramming software for Windows available for freeProgramming software for Windows available for freeMade for Hams by Hams

Trackers We UseTinyTrak3 OpenTracker2

Basic Layout of an ECAR Event Operations CenterBasic Layout of an ECAR Event Operations Center

Front‐of‐Room Layout

Live APRS MapLive APRS Map& Status Board Beneath

Computer Logging at Two Radios

Management Laptop

Live Management Console