2018 Spring District WorkshopsAssociation of Idaho Cities

Thank You to Our Platinum Sponsors

Today’s Agenda• 2018 Legislative Session Update

• The Basics of City Budgeting & Revenue Sources

• Crafting & Using an Effective Personnel Policy

• Lunch & District Caucus for Selection of District Director for AIC Board

• Making Sound Land Use Decisions

AIC Board of DirectorsOfficers

President: Jeri DeLange—Councilor, Hayden

1st VP: Elaine Clegg—Council President Pro Tem, Boise

2nd VP: Suzanne Hawkins—Councilor, Twin Falls

3rd VP: Tom Jenkins—Council President, Malad

Past Presidents

Imm. Past Pres.: Brian Blad—Mayor, Pocatello

Past Pres. (15‐16): Greg Lanting—Councilor, Twin Falls

Past Pres. (14‐15): Tammy de Weerd—Mayor, Meridian

Past Pres. (12‐13): John Evans—Mayor, Garden City

Past Pres (05‐06): Mitch Hart‐Council Pres., Soda Sprgs

Past Pres. (03‐04): Garret Nancolas—Mayor, Caldwell

District DirectorsDist. 1:  Shelby Rognstad—Mayor, Sandpoint

Steve Widmyer—Mayor, Coeur d’Alene

Dist. 2:  Bob Blakey—Councilor, LewistonBill Lambert—Mayor, Moscow

Dist. 3:  Darin Taylor—Mayor, MiddletonDiana Thomas—Mayor, Weiser

Dist. 3A:  Lauren McLean—Council President, BoiseGenesis Milam—Councilor, Meridian

Dist. 4:  Casey Andersen—Councilor, BurleyBruce Hossfeld—Mayor, Paul

Dist. 5:  Kevin England—Mayor, Chubbuck

Dist. 6:  Robert “BJ” Berlin—Mayor, RobertsRebecca Casper—Mayor, Idaho Falls

AIC StaffJess Harrison, Executive Director – jharrison@idahocities.org

Justin Ruen, Senior Policy Analyst – jruen@idahocities.org

Johanna Bell, Environmental Policy Analyst – jbell@idahocities.org

Dara Von Lossberg, Financial Services Coordinator – dvonlossberg@idahocities.org

Sheila Christensen, Events Coordinator – schristensen@idahocities.org

GayDawn Oyler, Administrative Assistant – goyler@idahocities.org

Jerry Mason, Legal Counsel – jerry@mslawid.com

Nancy Stricklin, Legal Counsel ‐ nancy@mslawid.com

AIC Contact Information

3100 S. Vista Ave. Suite 201 Boise, ID 83705

Ph: (800) 344‐8594 or (208) 344‐8594Fax: (208) 344‐8677www.idahocities.org

Upcoming AIC Annual Conference JUNE 20‐22ND IN BOISE 

2018 Legislative Update

FIRST OFF…

THANK YOU!We couldn’t have been successful

in our legislative efforts without you.

SECOND – Don’t forget you have resources

Idaho Legislature’s Websitehttps://legislature.idaho.gov

AIC’s Bill Trackerhttp://idahocities.org/?page=Tracker

What I’ll Cover

The Good – What AIC supported

The Neutral – “AKA” Picking your battles

The Bad – What AIC opposed

The (Hopefully Not) Ugly – What we expect to see next session

AIC SPONSORED  AND  SUPPORTED  LEGISLATION

THE

Magistrate Court FundingHB643 – Result of City/County/Court Workgroup

Phases in over 5 years a redistribution of local share of liquor fund revenues.

Current distribution is 60/40 city general fund/county current expense fund.

City share reduced by 2.2% off the statewide distribution per year

By 2023 distribution will be 49/36/15 city general fund/county current expense fund/county district court fund.

Prevents any new city from being ordered to support courts and phases out current city payments.

Fully repeals 1‐2218 upon full implementation. 

Gets cities out of court funding battles.◦ help us ward off public defense funding requests

Planning & ZoningHB568 – Protection for Land Use Decisions◦ Prohibits the use of the initiative and referendum process on city or county land use decisions.

SB1306 – Water Entities Notification◦ Irrigation districts, groundwater districts, canal companies or drainage districts provide updated contact info to cities and counties and request notification.

◦ Cities and counties that consider a proposed subdivision or other site specific land development application shall provide written notice 15 days prior to public hearing date to irrigation districts, groundwater districts, canal companies, or drainage districts.

◦ Puts the onus on water entities to request notice and provide current contact info.

ElectionsHB378 – Sunshine Reports◦ Removes the requirement that candidates for city offices file campaign finance reports electronically.◦ Most cities are not able to accept electronic filings at this time.◦ The SOS’s Office is moving towards taking over all sunshine filings in the next year.

HB620 – Public Integrity in Elections Act◦ Preventative legislation sponsored by School Boards Association.◦ Codifies and clarifies existing case law established by the Idaho Supreme Court.◦ Protects elected officials and public employees freedom of speech First Amendment rights.◦ Prohibits use of public funds to advocate for or against a political candidate or ballot measure.◦ Establishes civil penalties for violations rather than criminal.◦ County Prosecuting Attorney investigates local violations.

Environmental QualitySB1218 – Idaho Pollutant Discharge Elimination System (IPDES)◦ Authorizes Idaho DEQ to take over program from EPA.◦ Establishes a dedicated fund for the program to provide better accountability and transparency.

◦ Fees will not be assessed until one full year after IPDES program approval.◦ Fee collection would start July 1, 2019 for the municipal permittees.

TransportationHB442 – Surplus Eliminator Funding◦ Funding for transportation related local strategic initiatives and children pedestrian safety projects. 

◦ For 2018 the amount was approximately $27M with 40% or $11M going to locals.◦ Selected projects have executed agreements and are progressing through bidding and construction.◦ Any unsuccessful applicants should seek scoring breakdown from LHTAC.

◦ Next year’s (2019) amount will be known in July‐ look for email from LHTAC.◦ 2019 application will most likely be the same as this year, pending council approval.◦ Applications due In December, funding available in February/March.◦ Original Surplus Eliminator legislation sunsets in July 2019◦ AIC supports removing the sunset clause to continue the programs.

TaxationHB578 – Online Sales Tax◦ Establishes that a retailer, selling tangible personal property to Idaho customers is engaged in business in Idaho if the out‐of‐state retailer generates sales of $10,000 or more through affiliated Idaho persons.

◦ Should result in a tangible increase in sales tax collections. ◦ Est. $22‐37 million (state general fund)

◦Any increases in sales or use taxes would impact the General Fund and the revenue sharing with local cities and counties.

THE NEUTRAL

Ballots & Public RecordsHB626 – Bond Ballot Language◦ Requires ballot measures for bonds or levies to include the language:◦ ”A tax of $ per $100,000 of taxable assessed market value, per year, based on current conditions” 

◦ The county clerk will make the calculation and include the financial information on the disclosure statement on the bond ballot.

SB1274 – Public Records◦ Exempts personal information including social security numbers and driver's license numbers from disclosure.

◦ Clarifies that bonuses, severance, and other compensations are public records.◦ Requires public agencies or elected officials to designate at least one person as a custodian to receive records requests.

◦ Allows for the designation of alternate custodians.

TaxationHB559 – New Construction Roll◦ Clarifies that properties that will be exempt from taxation once occupied are exempt while under construction.

◦Allows for taxes to be refunded or credited if incorrectly assessed and collected.

◦Allows for taxes plus interest to be paid on properties erroneously exempted.

Open MeetingsHB611 – Agendas and Posting◦ Requires governmental entities to post meeting notices and agendas to website or social media pages.◦ Only if the entities already have a webpage. 

◦ Requires all agenda items requiring action to be designated as “action items.”◦ Prohibits a meeting agenda from being amended after the meeting started for items which require action and were not on the agenda at the start of the meeting unless an emergency exits.◦ Note: Governor’s transmittal letter calls upon legislature to define the term “emergency” in 2019.

Example Agenda to Comply with HB 611Warm Springs City Council Regular Meeting Agenda

Tuesday, May 15, 2018 at Warm Springs City Hall Council Chambers—111 S. 3rd St.

1. Roll Call and Call to Order.

2. Consent Agenda: Minutes from March 13, 2018 and April 10, 2018; Payables for the Month of April 2018; and Beer/Wine License Renewal for Don’s Convenience Store.  ALL OF THE LISTED CONSENT AGENDA ITEMS ARE ACTION ITEMS.

3.  Public Hearing: Request to Rezone Block 32 of the Original Townsite of Warm Springs (Bounded by Main St., First Avenue, Central Blvd., and Second Ave.) from Local Commercial (LC) to Central Commercial (CC).  ACTION ITEM.

4. Public Comment.

5. Resolution 2018‐36: A Resolution Supporting Enhanced State Transportation Funding for Local Highway Jurisdictions.  ACTION ITEM.

6. Budget Amendment: Approve FY2018 Appropriation Ordinance Amendment for Downtown Streetscape Project.  ACTION ITEM.

7. Approve Public Records Copying Fee Schedule. ACTION ITEM.

8. Adjournment. ACTION ITEM.

THE BAD

LEGISLATION  AIC OPPOSED

The Good Part About the Bad – We Won(on almost everything)!

WE  WERE  ABLE  TO  STOP  

LEGISLATION  HARMFUL  TO  CITIES

Backflows & AnnexationHCR35 & HCR37 – Backflow Test Requirements◦ Would have removed 2 separate sections of rules around backflow testing putting public drinking water systems at risk.

◦ We killed the first bill in House Committee so they never held a hearing on the second one.

HB604 – Annexation ◦ Would have prevented land actively devoted to agriculture from being annexed without the express written permission of the owner.

◦ Our testimony sent it to the amending order in the House and it never received a hearing in the Senate.

TaxationHB450 – Disclaiming Forgone Revenue ◦ Would have eliminated the requirement that a city make the decision to disclaim forgone property tax revenue at the annual budget hearing. 

◦ We killed it in the Senate Local Gov & Tax Committee.

HB487 – Prohibition on Re‐running Bonds and Levies◦ Would have required taxing districts to wait a year after a failed bond or levy election before it can be re‐run.◦ Sent to the amending order, a new bill was printed that passed the House, never heard in the Senate.

HB556 – Business Personal Property Tax Exemption◦ Would have provided county commissioners the authority to grant complete exemption of the personal property tax on those businesses within their county boundaries with no replacement dollars.

◦ Because of our local government coalition efforts it never received a hearing. 

SB1220 – Cooperative Agreements◦ Would have prevented local governments from entering into cooperative agreements using revenue sharing $.

Building CodesHB547 – Local Building Code Adoption & Amendment◦ The original version of the bill removed the ability for cities and counties to make local amendments to all building codes.

◦ That version passed the House 52‐16.◦ We worked to kill the bill in the Senate. ◦ The best we could get were Senate amendments that:◦ Removed the IBC and commercial IECC from the local amendment restriction◦ Removed the administrative and design standards and criteria from the local amendment restriction on the IRC and residential IECC

◦ Clarifies that a jurisdiction cannot not adopt a newer version of the code in its entirety◦ Allows for amendments based on building or life safety issues◦ Grandfather clause allowing city ordinances adopting more recent codes before 3/28/18 to remain in effect

The (Hopefully Not) Ugly

WHAT WE EXPECT NEXT SESSION

Campaign Finance ReformLegislative Interim Campaign Finance Committee◦ Worked over the interim in 2017◦ Reauthorized to continue their work in 2018

Legislation next session is likely to include: ◦ Centralized campaign finance reporting for the entire state within the Secretary of State’s office, including local elections

◦ Expanded reporting to include special, recall, and local elections ◦ Removal of population threshold reporting to those who raise $500 or more for their campaign◦ Narrowed oversight and enforcement to the Secretary of State and Attorney General for statewide, legislative, and judicial races and to the County Clerk and County Prosecutor for all other races

◦ Increased frequency of reporting prior to an election and updated definitions

TaxationBusiness Personal Property Tax Exemption◦ IACI is not going to stop pushing for this◦ It will be a perpetual battle likely fought over replacement funding

HB719 – The Successor to SB1220◦ Requires that “special purpose taxing districts shall use funds received under [revenue sharing] only for the purposes for which the special purpose taxing districts were formed.”

Revenue Sharing Formula◦ HB664 – would change the revenue sharing formula◦ AIC got the sponsor to agree not to move the legislation forward with the promise that the Association would examine the formula over the interim

◦ AIC is in the process of forming a committee of diverse cities to review the issue and possibly issue recommendations 

2018 Elections: VOTE in the May PrimaryNew GovernorNew Lt. GovernorAll 105 legislative seats up◦4 open state senate seats◦13 open house seatsAt least 4 new committee chairs: Senate State Affairs, Senate Finance, House Appropriations, House Local Government

The Basics of City Budgeting

Basics of the Budget ProcessCity Fiscal Year runs October 1 through September 30. 

Each year the city prepares and adopts a budget for the upcoming Fiscal Year.

In conjunction with the budget process the city sets its property tax levy to fund tax‐supported services like streets, police, fire protection, parks, libraries, etc.

Cities also typically review their water, wastewater and sanitation utility rates as part of the budgeting process. 

The Council’s Role in the Budgeting Process• Setting the city’s property tax levy and utility rates to support the budget.

• What new services should the city provide and how should these services be funded?

• What levels of service should the city provide?

• How can the budget support the city’s future growth and development?

• What policy priorities should be fulfilled in the budget process?

April 30, 2018: Notice to County Clerk of Budget Hearing

Deadline for the city to notify the county clerk of the date, time and location of the city’s budget hearing for the upcoming fiscal year.

Failure to do so will prevent the city from increasing the property tax portion of its budget.

Developing the Budget• Every Spring, the city begins the budgeting process, providing a calendar of 

deadlines and meetings, as well as forms for city departments to make their budget requests.

• Department budget requests are checked for mathematical accuracy and compiled into a draft budget.

• City staff make projections for revenue sharing, highway distribution account, state liquor fund revenues, fine revenues, and other city revenues.

• Elected officials review the draft budget and make suggestions to bring it into balance and implement their policy priorities, often at budget workshop council meetings.

Publishing the Budget & Notice of Budget HearingOnce the budget has been balanced and refined to the satisfaction of the elected officials, then: 

1. the council provides its tentative approval, 

2. the budget is reflected in the council meeting minutes, and 

3. the budget and notice of public hearing are published twice in the official city newspaper at least 7 days apart.

The budget establishes a ceiling on the total level of spending and the city’s property tax levy that cannot be exceeded, for that reason it’s wise to set both on the high side.

Elements of the Budget• Actual revenues & expenses for prior FY.

• Budgeted revenues & expenses for current FY.

• Projected revenues & expenses for upcoming FY.

• Spending is classified by department, fund or service.  

• The city’s property tax levy in dollars for the upcoming fiscal year.

• Revenues are classified by source.

Sept. 5, 2018: Last Day for Budget Hearing• At the hearing citizens can testify concerning the 

proposed budget.

• Effective July 1, 2016, cities that wish to use forgone levying authority must also provide notice, hold a public hearing, and adopt a resolution of their intent to do so (more on this later).

Sept. 6, 2018: Deadline to Certify Property Tax Levy

The city’s property tax levy is certified to the county commissioners by filing the L‐2 form, along with a certified copy of the city budget.

Sept. 28, 2018: Deadline to Adopt & Publish Appropriations Ordinance• The appropriations ordinance sets the legal spending authority for city funds or departments.

• It must be passed by the council and published within 30 days after passage as a legal notice in the official newspaper by Sept. 28, 2018. 

• A copy of the ordinance must be sent to the Idaho Secretary of State’s office. 

Amending the Appropriations Ordinance◦ The appropriations ordinance may be amended during the fiscal year to reflect additional revenue from grants, fees, or other nonproperty tax revenues.  

◦ The process for amending is the same as for original adoption: two published legal notices, public hearing, passage of the ordinance by the council and publication of the ordinance.

◦ The council must approve the appropriations ordinance amendment before the money is spent.

Evaluating Competing Budgetary PrioritiesIs it Mandated?

Will Productivity Increase?

Will this Reduce Liability Exposure?

What are the Priorities of the Elected Officials?

Workload Increases Resulting in Overtime.

Difficulty of Accurately Pinning Down Expenses.

Difficulty of Accurately Predicting Revenues.

Can a Program Offset its Costs?

Don’t Use One‐Time Money for Ongoing Expenses.

Don’t Spend it All—Build Up Reserves. 

Budgeting Training & Resources

AIC Budget Manual

State Tax Commission Budget & Levy Trainings in May

AIC Annual Conference in June

ICCTFOA Institute in September

AIC Online Training Videos

Understanding Property Taxes

The Basics• Property tax revenues are a city’s most significant general fund revenue source.

• Property taxes have funded local government since territorial days.

• Local governments have operated under budget freezes and property tax caps since the passage of the 1% Initiative in 1978.

• Your city’s current budget capacity largely reflects the population and budget capacity of your city from the late 1970’s/early 1980’s.

The 3% Cap• Increases in total property tax budgets are limited to 3% over the 

highest dollar levy of the past 3 years.

• Growth factors like new construction and annexation fall outside the 3% Cap.

• Tax increases forgone in previous years can be recovered and are outside the 3% Cap.

• The 3% Cap does not apply to bonds or override levies.

• The 3% Cap works alongside levy limits for specific funds.

Property Tax Override Alternatives

• Cities with a total levy under .004 may increase levy to .004 with 60% voter approval.

• Temporary overrides may be approved for up to 2 years in duration upon a simple majority vote.

• Permanent overrides may be approved by a 2/3 majority vote.

• It is critical to garner public support prior to placing an override levy measure on the ballot.

Understanding Property Tax LeviesCities may levy taxes for general fund purposes of up to .009 on the taxable market value within the city.

Cities may also make special levies for specific purposes, including:

Airport .0004 or .0006 (city only)

Cemetery .0004 

Library .001   

Capital Imp. Fund .0004 

Streets No Limit

Recreation .0006

Growth Factors for New Construction & Annexation• The 3% Cap has growth factors for new construction and annexation 

allowing cities to levy to help offset the costs associated with growth.

• This doesn’t mean that the owner of a newly built building gets a new construction tax bill.  

• This is levying authority that is applied against the city’s entire tax base.

• The maximum levying authority is determined by multiplying the prior year’s levy rate by the new taxable assessed market value of the new construction or annexed area.

New Construction RollPrepared by the county assessor no later than the 1st Monday in June and includes taxable assessed market value increases from:◦ Construction of new structures

◦ Additions or alterations of existing nonresidential structures

◦ Installation of new or used manufactured housing

◦ Changes in land use classification

Make sure to review the new construction roll annually, comparing it to building permits issued for the previous year.  Let assessor know of any discrepancies.

Understanding Forgone Revenues• When a city fails to budget the maximum amount allowed by the 3% Cap, 

the forgone revenues accumulate and can be included in future budgets.  

• The purpose is to ensure that local officials aren’t forced to take the maximum tax increase every year to protect their levying authority in future years.

• This has resulted in over $100 million in tax relief for property taxpayers over the past 20 years.

• Forgone revenues are exempt from the 3% Cap.

Process for Levying Forgone The city must do the following before budgeting or levying forgone:

1. Adopt a resolution stating:

◦ The intent to budget forgone property tax revenues,

◦ The amount of forgone revenues to be budgeted, and

◦ The purposes for which the forgone revenues are being budgeted.

2. Prior to adopting the resolution, the city must notice the meeting and hold a public hearing pursuant to the Idaho Open Meeting Law.

3. The notice and hearing may be done in conjunction with your annual budget hearing. 

Budgeting Non‐Property Tax Revenues

Fees

Fees must be reasonably related 

to, and cannot exceed, the cost of 

providing the service.

FeesUtility Fees

Recreation Fees

Parks Fees

Cemetery Fees

Community Development Fees

Development Impact Fees

Administrative Fees

Records & Copy Fees

Building Permit Fees

FeesNew fees or fees increasing more 

than 5% require legal notice 

(published twice) and public hearing.

LEGAL NOTICE OF PUBLIC HEARING

Notice is hereby given, in accordance with Idaho Code 63‐1311A, by the City of River City, Idaho, that the City Council will meet Monday, May 14, 2018 at 7 pm at the River City Community Center, 169 Halfway Street, River City, Idaho, to consider public comment regarding the institution of new or increased municipal utility fees, traffic school fees, planning and zoning fees, building fees, and engineering fees.  Information about the proposed rates and changes may be obtained at City Hall during regular business hours.John Wayne, City Clerk/TreasurerCity of River City

Sales Tax Revenue SharingLocal governments receive $180 million annually from the state revenue sharing program.

Allocates 11.5% of sales tax revenue to cities, counties and non‐school special districts.  

This is general fund revenue unless the city chooses to dedicate it for a specific purpose.

Revenue Sharing Formulas

Two formulas have developed over the years:

◦ The County Distribution

◦ The State Distribution

County Distribution43.6% of revenue sharing funds allocated through the County Distribution.  

Cities receive a base, the amount received in the 4th quarter of 1999 plus 5%.  Excess above 5% is distributed on per capita basis.

Total revenue received by cities from County Distribution: $33 million.

Revenue Sharing, County DistributionRevenues to Cities FY99 – 19 (proj.)

State Distribution56.4% of revenue sharing funds allocated through the State Distribution, split equally between cities and counties.

Cities’ portion of the State Distribution allocated based on market value (50%) & population (50%). 

Total revenue received by cities from State Distribution: $55 million.

Revenue Sharing, State DistributionRevenues to Cities FY99 – 19 (proj).

Revenue Sharing ProjectionsAIC Projection Actual

FY 2011 +2.5% +2.3%

FY 2012 +3% +5.7%

FY 2013 +3.5% +8.2%

FY 2014 +5% +4.9%

FY 2015 +5% +6.4%

FY 2016 +5% +7.1%

FY 2017 +5% +6% 

FY 2018 +4.5%

FY 2019 +4.6%

NOTE: Revenue sharing projections are based on the state fiscal year, which runs July 1 to June 30.

Highway Distribution Account

Distributes revenue from state fuel tax, vehicle registration, fines & 

fees.

Local highway jurisdictions receive 38% of the revenue, of which 

cities receive 30%, which is distributed based on population.

Revenue must be used for development, construction or 

maintenance of highways & bridges.

Highway Distribution Account, 1996‐2014 Idaho’s fuel tax and vehicle registration fees were last increased in 1996.  

State fuel taxes are levied on a per gallon basis, so inflation substantially eroded the purchasing power of fuel tax revenue since the last increase.

High fuel prices and lack of demand, as well as increasing fuel efficiency also constrained fuel tax revenue growth.

On an inflation‐adjusted basis, HDA revenues to cities had declined 30% from 1999 to 2014.  

Many cities were forced to increase property taxes to fund street and bridge maintenance.

House Bill 312 (2015)Increased revenue for state and local transportation needs by $95 million annually.

Annual vehicle registration fee increase of $21 for passenger vehicles, $10 for motorcycles and $25 for trucks.

New annual registration fees for electric vehicles ($140) and hybrid vehicles ($75).

7 cent per gallon fuel tax increase took effect July 1, 2015.

Cities received an additional $13 million annually for street and bridge maintenance, an increase of 30.5%.

Highway Distribution Account Revenues to Cities FY 99 – 19 (proj.)

Highway Distribution Account ProjectionsAIC Projection Actual

FY 2011 +1.1% +1.9%FY 2012 0% ‐.5%FY 2013 +1% +1.3%FY 2014 +1% +.26%FY 2015 +1% +4.86%FY 2016 +30% +32.8%FY 2017 +1% +5.5%FY 2018 +1%FY 2019 +.8%

NOTE: Projections are based on the state fiscal year, which runs July 1 through June 30.

State Liquor Account

Distributes profits of state liquor stores to the state, cities 

and counties.  

Profits are split equally between the state and 

cities/counties.

The local share is allocated 60% to cities, 40% to counties.  

State Liquor AccountThe cities’ portion is allocated:

◦ 90% to cities with liquor store(s) on point of sale basis

◦ 10% to cities without liquor stores on population basis

Each city is entitled to receive the amount distributed during FY 1981 (hold harmless).

This is general fund revenue unless the city chooses to dedicate it for a specific purpose.

State Liquor Account Revenues to Cities FY99 – 17

Impact to State Liquor Fund of HB 643• Passed to provide sustainable long‐term funding for magistrate courts and 

get cities out of having to provide court facilities, staffing and equipment under Idaho Code 1‐2218.

• Workgroup including Mayors, County Commissioners and court administrators decided to dedicate a portion of State Liquor Account revenues.

• Beginning in FY 2019, 2.2% of cities’ liquor revenue will be dedicated to court funding each fiscal year for the next five fiscal years, for a total of 11% in FY 2023.  

• This comes off the top of the cities’ distribution and will impact cities differently depending on their recent liquor revenue growth trends.

Impact to State Liquor Fund of HB 643• If your city has been experiencing rapid growth in State Liquor Account revenue recently then it would be prudent to plan for no increase or a very small increase for the next five fiscal years.

• If your city’s State Liquor Account revenues have been flat, it would be prudent to budget for a small decrease.

• If your city has been losing revenue recently, then it would be prudent to plan for a somewhat larger decline over the next five fiscal years.

Other City Revenue Sources

Fine Revenue: Cities receive 90% of fine revenue (exclusive 

of court costs) when city ordinances are violated or when 

citations are made by city officers (Idaho Code 19‐4705).

Licenses & Permits. 

Other City Revenue SourcesFranchise Fees: Fees charged to power, natural gas and water utilities, and cable television providers, for use of public rights‐of‐way.

Resort City Local Option Taxes: Resort cities under 10,000 population may enact alcohol by the drink, hotel/motel occupancy, and/or general sales taxes with 60% voter approval.

Crafting & Using Effective Personnel Policies

Understanding Roles & ResponsibilitiesSeparation of Powers.◦ Executive Branch: The mayor is the chief administrative officer of the city.◦ Supervises city employees.

◦ Presides over city council meetings.

◦ Ensures local laws (ordinances) and policies are enforced.  

◦ May call special council meetings, require accounts/reports from officers, & carry out police powers established by ordinance or state law.

◦ May break tie votes of council and veto ordinances (veto subject to council override).

Personnel ManagementRole of the council.◦ Adopt a personnel policy and keep updated

◦ Adopt other policies such as:

◦ Use of vehicles.

◦ Purchasing – who, when, how much.

◦ Computer usage to include internet and e‐mail.

◦ Adopt the budget to include salary/wage rates

◦ Share concerns regarding employee performance or behavior with the Supervisor or the Mayor

“At will” or “For cause”.◦ Do you have confusion?◦ Promise less, give more.

Appointed officials are different.◦ Refer to statute for appointment/disappointment.◦ Do you know who they are?

Access to personnel files.

Harassment – report to?

Resignations – in writing?

Do you have a library?

Personnel Policy Issues to Consider

ICRMP web site for sample policies

Your City Attorney

Human resources 

Involve your management staff

Recognize that public employment is different  ◦ (be careful of “off the shelf”)

Personnel Policy Resources

Role of the Staff Do all of the workKeep everybody happyBe aware of all of the rulesEnforce them (see “happy” above)Get along with co‐workers (at least pretend)Provide service even to difficult customers

EMPLOYEE EXPECTATIONSTo be paid for time worked

To have a safe work place

To be free of unlawful harassment

To be treated fairly (not the same)

To be treated with respect

To have input considered

To be told about problems 

Spend Your Energy on HiringThings you should have known usually prompt adverse employment actionsDon’t expect people to changeNo employee works in isolation ◦must work well with others

Don’t overlook dishonesty or difficulty in relationshipsDon’t be fascinated by technical skills

MILITARY PREFERENCE ON APPLICATIONS FOR  EMPLOYMENT

Are you a veteran or family member who qualifies for and are claiming preference pursuant to Idaho Code § 65‐503 or its successor?  

Have you previously claimed such preference?

Veteran must provide copy of DD‐214. POLICY – POSTING ‐ APPLICATION

SUPERVISOROne who supervises

Judged not on what they do but what they get others to do (or not do)

Represent the employer

Need to (do) set an example

Supervisors create liability by:Hiring the wrong person◦ Conduct background checks◦ Contact at least  the listed references◦ Beware of those you know or think you know

Failing to properly train employees◦ Train on policies (incl. harassment), expectations, and details of the job◦ Document training received

Supervisors create liability by:Failing to properly supervise employees◦ Help employees succeed ◦ Recognize and document deficiencies ◦ Recognize misconduct and discipline appropriately 

Failing to terminate those clearly unfit◦When an employee proves they are unfit they are right◦ Supervisors need to recognize employees dangerous to themselves or others

EVALUATIONSWhat does your policy say?

How often?◦ (Actually every day!)

Who does them?

What about use of notes/documentation?

Who reviews them?

What happens then?

Are they honest?

Documenting!

What is needed◦Don’t document what the employee did as much as…◦Document what YOU did to correct the employee’s performance or behavior.  

If it isn’t written it didn’t happenNeeds to be timely (retaliatory?)Needs to show fairness/balanceAlways known to the employeeDon’t “paper the file”

Documenting!

HarassmentBehavior targeting employees in protected classes.Steps to protect from liability:◦Have a policy and follow it ◦ Provide training for all employees◦All supervisors need additional training◦ Training should be in person (or live online)◦All allegations must be taken seriously◦ Elected officials and managers set the example

Harassment – Supervisor dutyIf unlawful harassment is reported or alleged, it must be followed up.  No complaining party shall be allowed to retract an allegation of unlawful harassment without proving  that it was made erroneously.   If a supervisor receives information that discrimination, unlawful harassment  or retaliation might be occurring, he/she shall follow the Complaint Procedure as set out in policy.

RetaliationAny action taken against an employee for using available benefits or process such as:◦Vacation, sick leave, or FMLA leave◦Using Work Comp benefits◦Filing complaints of harassment◦Filing a lawsuit◦Political activity

Timing is critical!!

TerminationThe action most likely to lead to claims and litigation.

Always ask for assistance before terminating an employee.

Usually the reason is good – maybe not the process.

Timing is critical, especially for retaliation claims.

Consider options – resignation, reassignment, severance.

ICRMP offer of assistance – defense panel attorneys.

$ Related Discipline•Notice of proposed action (Paid leave)

• Detailed reasons for proposed action

•Opportunity for hearing

•Conduct hearing

•Notice of decision

CYA and let us help!

FEDERAL EMPLOYMENT LAWS  (not all inclusive)FLSA : Fair Labor Standards ActFMLA : Family Medical Leave ActADA : Americans with Disabilities ActADAAA:  ADA Amendments ActADEA :  Age Discrimination in Employment ActPDA  : Pregnancy Discrimination ActHIPAA : Health Insurance Portability & 

Accountability ActEEOC: Civil Rights, Harassment, Discrimination

Overview of FLSA

Minimum Wage

Child Labor

Overtime Provisions

Equal Pay Amendment - 1963

Original Act – 1938State and Local Government – Applicability

……Amendments 1966, 1972, 1973……Garcia Vs. San Antonio MTA Ap.1985

Enforcement – Courts or DOLFLSA only establishes the minimums

BASIC RULE: Everyone is HOURLY except for exceptions.

What Does That Mean?1. If not exempt and the employee works 

more than 40 hours a week, OT pay is required.

2. If exempt, the employee is SALARIED (paid fixed compensation) and OT pay is NOT required.

An employee may be exempt IF:

Paid more than $455 per week; and

Fits into 1 of 6 categories:◦ Executive;◦ Administrative;◦ Professional;◦ Computer Personnel;◦ Highly Compensated; or◦ Outside Salesman.

SO, WHO May be Exempt?

Need to be honest.

Policy should state time to round to.(I/4 hr.?)

Signed be employee and supervisor.

Documentation for payroll.

Corrections acknowledged by employee.

Comply with FLSA records requirements. 

Is your system broken? 

Comp time – friend or foe?

Time Sheets

POLICE AND FIRE EXCEPTIONSComp time up to 480 hr max (240 for all others) ‐ limits should be lower by policy.  

“Small” law enforcement agencies.◦ 5 or less officers, does not apply to support staff.◦ May be completely exempt, look to policy. 

Section 7(k)◦ Work periods up to 28 days◦ Premium (1.5)time beyond 212 hrs. for fire.◦ 171 for police.  

Periodically review those considered exempt to make sure they still qualify

Make sure that “contractors” are not really employees

Have honest time sheets◦ Have all time sheets reviewed and initialed by a supervisor◦Make sure that no one is keeping time “off the books” –(answering e‐mails, working at home?)

Avoid FLSA Trouble

“FMLA”FAMILY MEDICAL LEAVE ACT of 1993 

& Federal double speak

“All public agencies are covered employers”

Employees must meet the criteria to be eligible for the benefit

Smaller employers may choose to offer similar benefits.  

Family Medical Leave Act (FMLA)

FMLAEligibility Requirements

To be eligible for FMLA benefits, prior to any leave request, the employee:

must have worked for the City for at least 12 months;

must have worked at least 1,250 hours for the City during the previous 12 months; and

the City must employ at least 50 employees within 75 miles of your place of work.  

Since the City does not employ at least 50 employees, FMLA DOES NOT apply to City employees, and they are not entitled to 12 weeks of job‐protected, FMLA leave.

“ADA”AMERICANS WITH DISABILITIES ACT of 1990

ADA ‐WHO IS PROTECTED?

Prohibits Employment Discrimination against qualified individuals with a disability.

QUALIFIED?Person must meet the skill, experience, education and other job‐related requirements, and who, with or without reasonable accommodation, can perform the essential functions of the job.

Accommodation

Examples of Reasonable Accommodations:◦ Job restructuring◦Modifying work schedules◦ Reassigning to a vacant position◦ Acquiring or modifying equipment◦ Placing on light duty (if available)

Thanks for your 

time & attention!

Please don’t 

hesitate to call 

ICRMP if you have 

questions.

Let’s Break for Lunch

District Caucus

Making Sound Land Use DecisionsFINAL  DECISIONS  AND  PUBLIC  HEARINGS

Exploring Land Use Decision‐MakingUsing a subdivision example

Seeking approval of a new land subdivision

◦ What is a subdivision?◦ How judged?*◦ Why matter?

Other subjects of quasi‐judicial decision‐making

◦ Site‐specific rezoning*

◦ Conditional use permit*

◦ Variance*

Legislative hearings – adopt or revise law (planning and zoning)

Quasi‐judicial hearings

Starting at the Conclusion …Know where you are headedShape the process with the end in mindAvoid aimless wanderingFocus on two important components:◦“Final” decision – after public hearing◦Public hearings – procedural compliance

Final Decision Essentials Must be based on standards and criteria in:◦ Comprehensive plan (zoning changes)◦ Zoning ordinance◦ Other applicable ordinances

Standards must be set forth in express terms

Identify basis of compliance/non‐compliance

Decision must be written – accompanied by reasoned statement◦ Criteria◦ Facts◦ Rationale

Fail – appeal may invalidate decision

In the Shoes of the ApplicantApplicants’ rights are defined by lawApplicant must understand what must be provenSignificant differences between experienced applicants and “never done this before”Process should be somewhat predictable and understandableBurden of persuasion must be appreciated

From the Staff PerspectiveCity staff must project “neutrality” – even if a challenge

If staff knows of route to success, should disclose

Focus on issues in controversy – others are routine

Set the stage to create defensible record

Function may be fulfilled by consulting planner, by staff planner/administrator or by city clerk ‐ fees

Should the staff participant express an ultimate opinion about approval/denial?

Through the Eyes of the PublicMay be first public exposure to planning and zoning – or city gov’t

Procedures may seem foreign and unfamiliar

To create better record, must aid participants in understanding

Be wary of being too “friendly” with frequent flyers

Communicate decision criteria and explain what will be effective from the outset

Take precautions in scheduling for public benefit (and for your decision‐makers) – no all‐nighters

Clearly Expressed Decision CriteriaTrying to avoid arbitrary decisions

Application form, staff reports and final decisions should also focus around decision criteria contained in ordinances

Differences in criteria vary based upon legal standards required

Communication of decision criteria should start with first mailed notice

Criteria should be prominently displayed in hearing room*

A decision worksheet containing applicable criteria may be helpful for commission or council

Amendments to I.C. §67‐6535 (2013)Standards and criteria in comp plan and land use ordinancesMust be set forth in express termsMeant to inform the applicant, residents and decision‐makersIdentify bases for decision in written decisionFailure to comply is grounds to invalidate decision

Subdivisions – Standards/CriteriaPublic hearing not required by state law‐ everybody requires hearing Meet standards of:Road design and circulationWater system capacity and designSewer system capacity and designPedestrian paths

Street lightingSurface water managementBicycle pathsTraffic signsZoning complianceSlope stabilityFlood hazard avoidanceEtc.

Developing a Written DecisionAbandon/suspend Roberts Rules of Order if you have adopted them

Solicit comments before developing decision motion

After hearing from all who wish, have someone shape a motion that includes the primary decision points surrounding contested issues

If decision is routine, without serious contention, the motion may stand on its own – including approval of worksheet

If the decision is contested, seek staff and/or legal support in developing the final written decision.

If developing recommendation, save the time of finalizing

Reaching a Decision Start With the End in MindApplication FormsMailed notice – more than publishedDisplay Decision Criteria in the hearing roomDecision sheets for decision‐makersFinal decision approved by decision‐makers

Public Hearings – A P‐Z EssentialRequired with almost every p‐z procedure (except subdivision)Central to protecting rights of participantsOpen meeting allows observation; public hearing allows participationDecision‐makers are not advocates – applying the lawBeware of ex parte contact

Preliminary Work Before Public HearingWhen a public hearing is required* Publish notices – official newspaper and website (document)*Mail notices – first class USPSSolicit comments from public agenciesPrepare staff report – note compliance/non‐complianceMake sure meeting space will accommodatePrepare hearing materials 

Consistent ProceduresHearing procedures resolution required by Idaho Code §67‐6534*Must draw distinctions between legislative and quasi‐judicial decisionsAlert potential participants to risks of ex parte contactMake rules of procedure readily available – on websiteAdjust hearing procedures resolution as issues arise 

Quasi‐judicial Public Hearing ‐ProceduresIntroduction by presiding officer or designee (mayor or commission chairman) – keep explainingDescription of project by applicantSummary staff report – ultimate opinion or not?Written comments on sign‐up sheets*Testimony by supporters of application – then neutralsTestimony by opponents – spokesman?Rebuttal of opponents by applicant – hearing closes

Appellate ProceduresBefore appeal, must notify possible appellants (§67‐6535)Prospective appellant must seek reconsideration – 14 daysReconsideration must identify specific deficiencies in decisionCity can:◦ Stand by original decision◦ Conduct another public hearing and stand by original decision◦ Conduct another public hearing and change original decision◦ Must act within 60 days or appeal can move forward

Judicial Review – In District CourtCourt will review final decision and decision‐making processCourt will order transcription of proceedingsDecision must address decision criteria and be backed by information in recordDecisions are to be judged “upon sound reason and practical application of recognize principles of law”Remedy available only upon showing of “actual harm or violation of fundamental rights”

Thank You!